Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định tại công ty

Cơ sở phương pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Lời mở đầuCông nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bớcphát triển nh vũ bão trên mọi lĩnh vực hoạt động ở khắp nơi trên toàn thếgiới, điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua ở Việt Nam là sự đầu t ồ ạtvào công nghệ Tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thểthiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào Đặc biệt tin học ngày càng

có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhất làtrong lĩnh vực thu thập thông tin Đối với Việt Nam, tuy công nghệ thôngtin mới chỉ phát triển trong vòng vài năm trở lại đây và đang đi từng bớcphát triển nhng những bớc phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nớc cótiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thốngthông tin đang là thế mạnh của đất nớc Hệ thống thông tin giúp cho côngviệc quản lý đợc dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đợcthời gian và công sức

Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy

hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là mộttrong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đó vìtài sản cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạt động

và phát triển Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chơng nh sau:

thông tin quản lý.

- Chơng III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định

tại công ty.

Chơng I: Tổng quan về công ty cổ phần

phát triển phần mềm Asia

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT

Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA đợc thành lập vào năm

2001 với định hớng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm và cung cấpcác giải pháp công nghệ thông tin ASIA đợc thành lập bởi các chuyên gia

có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu kếthợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng vàkinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao chothị trờng

Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnhvực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn đềquản trị “Chất lợng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinhdoanh của Asia nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Asia chỉ kinh doanh tronglĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm Với sự chuyên nghiệp này ASIA

sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốthơn

“Vì sự thành công của khách hàng!” là phơng châm hành động củaASIA hớng tới khách hàng Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân vàcủa toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng

và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả chokhách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lợng cao của ASIA

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập

Tên công ty

- Tên tiếng Việt: công ty cổ phần phát triển phần mềmasia

- Tên tiếng Anh: Asia SoftWare Development JointStock Company

- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC

- Logo của công ty đợc thể hiện nh sau:

Tốc độ tăng trởng của AsiaSoft đợc thể hiện theo biểu đồ sau:

0 5 10 15 20 25 30 35

2002 2003 2004 2005 2006 2007

Hà Nội

Đà Nẵng Tp.HCM Toàn Asia

Biểu đồ tăng trởng nhân sự (Ngời)

Phßng triÓn khai

Phßng kinh

doanh

Phßng kinh doanh Phßng hµnh

chÝnh

Phßng hµnh chÝnh

Phßng hç trî kh¸ch hµng

Phßng hç trî kh¸ch hµng

V¨n phßng &

KÕ to¸n

V¨n phßng &

KÕ to¸n

Kinh nghiệm của asiasoft

Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinhnghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:

 Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hìnhdoanh nghiệp khác nhau nh sản xuất, xây dựng, thơng mại, xuấtnhập khẩu và dịch vụ Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặcthù, Asia có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thù

đó

 Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác nhphần mềm quản lý nhân sự, tiền lơng, quản lý công văn, quản lý bánhàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất

 Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thùcủa khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA nh

Dự án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, QuảngBình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dự ánPhát triển du lịch MEKONG; T vấn, thiết kế, xây dựng cổng thôngtin điện tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoántrực tiếp (www.agriseco.com.vn)

 Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách cóhiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp

vụ cũng nh tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng chonhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắp ViệtNam

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trên khoảng

700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâm trongviệc sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp Mọi thắc mắc, khókhăn và các nhu cầu mới phát sinh đều đợc Asia giải quyết một cáchhiệu quả thông qua các phơng tiện thông tin nh điện thoại, fax,email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng

1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty

Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực sau:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinhdoanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự ánchính phủ điện tử

Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ s trảI trên 3 miền đất nớc kếthợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã và

đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phơng diện:

 Đầu t phát triển các sản phẩm phần mềm

 T vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

 Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng

 Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm

 Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng

Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bớc liêndoanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm tạo nên sức mạnhtỏng hợp để cung cấp cho thị trờng các sản phẩm phần mềm tốt nhất, vớichi phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất

Nghĩa vụ của công ty:

- Chịu trách nhiệm trớc các cơ quan Nhà nớc về hoạt động của côngty

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năngnhiệm vụ của công ty

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chứcnăng, nhiệm vụ đợc giao phù hợp với mục tiêu, phơng hớng pháttriển của công ty

- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phơng thức quản lý, đào tạo,bồi dỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chức thựchiện khi đợc Hội đồng quản trị phê duyệt

- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với ngời lao động vàquy định của Nhà nớc, đảm bảo cho ngời lao động tham gia đầy đủmọi hoạt động của công ty

- Chấp hành các chính sách chủ trơng của Nhà nớc, thực hiện các quy

định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơ quanquản lý Nhà nớc

- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyênmôi trờng và an ninh quốc gia

- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quy địnhcủa công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nớc theo quy định củapháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vị mình.

- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản

lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nớc theothẩm quyền với mọi hoạt động của công ty

1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

 Sản phẩm:

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server

- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0

- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Managementtrên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý và thanh toán lơng Asia Payrols Managementtrên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý khen thởng trên SQL, ASP

- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…)

- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên

- Ngôn ngữ lập trình: Net, Visual FoxPro, Java …

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, based

Web Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle

1.1.6 Định hớng phát triển của công ty

 Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ nghiệp vụ

đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP (EnterpriseResource Planning)

 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khácnhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…

 T vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theo

đơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112,các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…

 Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốc

đang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft

1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty

ASIASOFT

Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triểnkhai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai,bao gồm các công việc nh cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dungkhông đúng theo nh hợp đồng đã đa ra, nhập một số dữ liệu điển hình màkhách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm Nếu kết quảkiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đó

đa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trong phầnmềm đó để đa ra kết quả chính xác Hớng dẫn, đào tạo khách hàng sử dụng

và khai thác các chơng trình

Phòng triển khai có nhiệm vụ theo dõi khách hàng sử dụng phần mềmtrong khoảng thời gian thờng là một hoặc vài ba tháng, nếu phần mềm cógì sai sót thì nhân viên phòng triển khai phải sửa lại và hớng dẫn kháchhàng sử dụng Sau đó, nếu phần mềm hoạt động tốt thì khi đó sản phẩmphần mềm đó đợc thanh lý và đợc chuyển sang cho bộ phận bảo hành

1.2 Tình hình ứng dụng tin học tại công ty

Công ty đã đợc trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ chocông việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máytính đợc phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên.Trong đó, có máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã đợc nâng cấpvới tốc độ cao hơn để phù hợp hơn với công việc Và ngày nay, với sự pháttriển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã có một sốmáy notebook, trong tơng lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơn với cấuhình và tốc độ cao hơn Mỗi ngời đợc phân quyền sử dụng nên truy cậpvào server với quyền hạn khác nhau và đợc phép sử dụng những tài liệucho phép Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server Tức là để truycập vào server thì mỗi máy có 1 account

Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lýkhách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP và phần mềm kế toánAsiaAccouting 2006 Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 đợc viếtbằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL

Các ngôn ngữ công ty thờng sử dụng để viết phần mềm nh VisualFoxPro, Java và NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở dữliệu SQL Server, Oracle, FoxPro

1.3 Giới thiệu đề tài

đối với mọi cơ quan, tổ chức thông qua việc mua bán các thiết bị, nhập cácthiết bị, quản lý các bộ phận sử dụng các tài sản đó, khấu hao tài sản cố

định, quản lý việc sửa chữa, bảo hành các thiết bị, thanh lý tài sản cố

định…

Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhngcũng hoàn toàn không phải là bài toán dễ Để tiến hành hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố:

t liệu sản xuất, đối tợng lao động và lao động Tài sản cố định là t liệu lao

động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,song không phải tất cả các t liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ cónhững t liệu lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian sửdụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành

Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chínhcông ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cố

định Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố địnhvới mong muốn đợc góp phần vào việc quản lý của công ty

Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức màmình đã đợc học ở trờng cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty và

sự hớng dẫn tận tình của giáo viên hớng dẫn Do đó em quyết định chọn đề

tài “ Phân tích, xây dựng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định tại công ty Asia”.

1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài

 Nội dung

Mục đích chính của đề tài là đợc ngời dùng chấp nhận và thực hiệntrong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty Do đó,chơng trình trớc hết phải đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản nhất của nhânviên kế toán, đó là đơn giản nhng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuậntiện cho việc sử dụng và cài đặt Để trở thành một chơng trình tốt thì mọiphơng pháp tính toán trong chơng trình phải yêu cầu chính xác, dữ liệuphải đợc chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính và của công ty

 Mục đích

Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần pháttriển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tạicông ty trong thời gian thực tập tại công ty Từ đó xây dựng và phát triểnphần mềm quản lý tài sản cố định

Chơng trình đợc xây dựng phải đảm bảo thực hiện đợc các vấn đề sau:

- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sửdụng

- Phân quyền cho ngời sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngời quản

lý phần mềm đặt ra

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị cònlại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nớc sản xuất, năm sản xuất…

- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định

- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao…

1.3.4 Yêu cầu của đề tài

Đề tài đợc xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:

- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải đợc theo dõi thờng xuyênthông qua mỗi bộ hồ sơ riêng Tài sản phải đợc phân loại, thống kê,

đánh số theo từng đối tợng và phải đợc phản ánh trong sổ theo dõiTài sản cố định

- Nguyên giá Tài sản cố định phải đợc dựa trên cơ sở đánh giá cả tìnhhình thực tế trên thị trờng và phụ thuộc vào nguồn hình thành tàisản

- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đợcnhận về và đợc phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trởngnộp Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính

- Việc quản lý tài sản cố định sẽ đợc quản lý qua các kỳ kế toán, quacác nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuốimỗi năm

- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản đểxác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăngthêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại…

Thông tin từ ngoài Thông tin ra ngoài

Thông tin Quyết định

Chơng II: Cơ sở phơng pháp luận xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.1. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

2.1.1 Dữ liệu, thông tin và quản lý

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợcdùng lẫn lộn Dữ liệu (data) là những bản ghi chép của con ngời về các sựkiện, hiện tợng xảy ra trong tự nhiên, xã hội và t duy Hình thức phổ biếnnhất của dữ liệu là các bản ghi chép trên giấy dới dạng các báo cáo, cácbảng biểu, các văn bản hớng dẫn, các số liệu thống kê Ngày nay, phần lớncác dữ liệu đợc lu trữ trên các phơng tiện tin học hiện đại

Thông tin là dạng dữ liệu đã qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu,tiện dụng có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết

định Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin Thông tin do ngờinày, bộ phận này phát ra có thể lại đợc ngời khác, bộ phận khác coi nh dữliệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cầnhoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Và các cấpquản lý khác nhau thì cần thông tin khác nhau, việc ra quyết định khácnhau cần các thông tin khác nhau

Mô hình quản lý một tổ chức dới giác độ tin học

Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động củamột tổ chức Chúng đợc ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sựthành công hay thất bại của tổ chức Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệthống dữ liệu của tổ chức Nó đợc ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chức vậy,một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc Do tính quantrọng của thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc quản lý dữliệu cũng là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt động của tổ chức

Quản lý

Tác nghiệp

Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ năng thiết kế, sửdụng và quản lý các hệ thống nhớ với các phơng tiện hiện đại Các nhàquản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệ thống xã hội đồngthời phải nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật,công nghệ thông tin Sự kết hợp hai phơng diện này sẽ tạo ra một cáchnhìn vừa mang tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạo điều kiện thuậnlợi cho quản lý dữ liệu thành công.

Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các

tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trờng Do đó, đôikhi việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cầnthiết Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nhsau:

- Nhà nớc và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sựquản lý của nhà nớc Mọi thông tin mang tính định hớng của nhà n-

ớc và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trờng, quychế bảo hộ… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũngphải lu trữ và sử dụng thờng xuyên

- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trờng thì thông tin về khách hàng

là tối quan trọng Tổ chức thu thập, lu trữ và khai thác thông tin vềkhách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của một doanhnghiệp

- Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là côngviệc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay Khái niệm gián điệpkinh tế thờng đợc nói đến hiện nay giữa các doanh nghiệp cạnhtranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của những thông tin vềdoanh nghiệp cạnh tranh

- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cóliên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mốithông tin quan trọng thứ t của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thờigian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ

sẽ xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

- Các nhà cung cấp: ngời bán đối với doanh nghiệp là một đầu mốicần có sự chú ý đặc biệt Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch

định đợc kế sách phát triển cũng nh kiểm soát tốt chi phí và chất ợng sản phẩm hay dịch vụ của mình

l-2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông

tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý

và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi ờng

tr-Hệ thống thông tin đợc biểu hiện bởi những con ngời, các thủ tục,

dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources ) và đợc xử lý bởỉ hệ thống

sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý

(Outputs ) đợc chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho

lu trữ dữ liệu (Storage ).

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộphận xử lý, bộ phận lu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra Hệ thốngnày đợc minh hoạ nh hình sau:

ơng hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản kháchhàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng

xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau

và cũng nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứacác bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịchtrong một doanh nghiệp Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi vànhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranhluận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí

là các hệ thống thông tin phi chính thức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay

đợc dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và mộtcách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ khác nhaunhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp.Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống chuyên gia

và Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý

các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng,với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giaodịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các

hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phéptheo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mứctác nghiệp Các hệ thống thuộc loại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặthàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kýmôn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tài liệu của th viện, cập nhậttài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo rabởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói

chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳhoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lợc tình hình về một mặt đặc biệtnào đó của tổ chức Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơngphản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hìnhhiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trongcùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vìcác hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các

hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụthuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệthống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suấthoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trờng là các hệ thốngthông tin quản lý

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp cáchoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh làmột quy trình đợc tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và

đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắcmột hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời

ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêmvào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánhgiá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năngtiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình

để biểu diễn và đánh giá tình hình

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu vềtrí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhữngtri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia

đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xemlĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đối thoạitrợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnhvực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trng riêng của nónằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹthuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc đ -

ợc chuyên gia sử dụng

 Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA

(Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc.Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn

đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc pháttriển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệthống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệchuyên gia Hệ thống thông tin tằng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kêcho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là một kháchhàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùngngành công nghiệp (trong khi ở bốn loại hệ thống trên ngời sử dụng chủyếu là các cán bộ trong tổ chức) Nếu nh những hệ thống đợc xác định trớc

đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thốngtăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồ chiến lợc (vìvậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lợc) Chúng cho phép tổ chứcthành công trong việc đối đầu với các lực lợng cạnh tranh thể hiện quakhách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện,các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành côngnghiệp

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục

vụ Bảng sau đây về phân loại các hệ thống thông tin trong một doanhnghiệp sản xuất sẽ thể hiện rõ cách phân loại này

Bảng 1.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra

Tài chính

chiến

thuật

Marketingchiến thuật Nhân lựcchiến thuật Kinh doanhvà sản xuất

chiến thuậtTài chính

tác nghiệp Marketingtác nghiệp Nhân lựctác nghiệp Kinh doanhvà sản xuất

tác nghiệp

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theoquan điểm của ngời mô tả Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giaodịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuốivới những câu hỏi đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tụccần thực hiện (đa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời cáccâu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lợng tiền vào từ bàn phím,lấy tiền từ hốc trả tiền) Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàngmô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiềnvới giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tàikhoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng Còn cán bộ kỹ thuật tinhọc của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấuthành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau đợc viết trong ngôn ngữ lậptrình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từvới dung lợng cụ thể nào đó

Mỗi một ngời trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một môhình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra mộttrong những nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thốngthông tin Có ba mô hình thờng đợc dùng để mô tả một hệ thống thông tin,

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả

lời câu hỏi “Cái gì?” và Để làm gì?“ ” Nó không quan tâm tới phơng tiện

đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liêu đợc xử lý Môhình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốcdịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này

2.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của

hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc nh hìnhthức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, nhữngdịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủtục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loạimàn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặtthời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử

lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khinào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rúttiền ngân hàng theo mô hình này

2.3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệthống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhânviên kỹ thuật

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc

là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sửdụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có

độ ổn định khác nhau và mô hình lôgíc là ổn định nhất và mô hình vật lýtrong là hay biến đổi nhất

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh là một tập các bớc và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông tin chặt chẽnhng dễ quản lý Phơng pháp đợc dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung củanhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin, banguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khiphân tích và chuyển từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiếtkế.

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là nguyên tắc của sự đơn giản hoá.Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phảihiểu rõ các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Việc áp dụng nguyên tắcnày là vấn đề rất cần thiết Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng

để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thốngbằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn Nhiệm

vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, cónghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgic sang vật lý khithiết kế Ta xem xét một số nguyên tắc sau:

2.4.1 Phơng pháp tổng hợp

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phậnnhng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể sửdụng đợc các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việctheo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác khôngcần thiết

2.4.2 Phơng pháp phân tích

Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo logic toánhọc trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trêntừng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập cácmảng làm việc một cách thủ công

Nhợc điểm: hệ thống chỉ đa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào

sử dụng

2.4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp tổng hợp vàphân tích Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và các thaotác cũng nh các nhiệm vụ cần thiết Phơng pháp này yêu cầu phải tổ chứcchặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống

2.5 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiên cần quan tâm khi pháttriển một hệ thống thông tin mới là điều gì khiến một tổ chức phải tiếnhành phát triển hệ thống thông tin mới Sự hoạt động tồi tệ của hệ thốngthông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ lànhững nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống.Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác nh yêu cầu của nhà quản lý, côngnghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị

Những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhàquản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệthống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mới ban hành nh luậtthuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt độngcủa doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành độngmới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơkhiến doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng

Sự thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng

có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong

hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời đểquyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệmới này

Sự thay đổi sách lợc chính trị: vai trò của những thách thức chính trịcũng không lên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc pháttriển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệthống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lựccủa mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều

đó

2.5.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin đợc thực hiện qua 7 giai đoạn:

đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế lôgíc, đề xuất các phơng áncủa giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt vàkhai thác hệ thống Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theokết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai

đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ đợc thựchiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm

soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệthống và về dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tínhkhả thi và hiệu quả của một dự án phát trỉen hệ thống Giai đoạn này đợcthực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm cáccông đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiểt đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực củanhững vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đốivới hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải

đạt đợc Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếptục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đógiai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cac công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay dổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíccủa một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thốngthực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Môhình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sảnsinh (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan

hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) vàcác dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những

ngời sử dụng xem sét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồm những công đoạnsau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

- Hợp thức hoá mô hình lôgíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y vởi ngời sử dụng thì phân tíchviên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phơng tiện để thựchiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thểhoá mô hình lôgíc Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lýngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên ngời sửdụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lýngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn những mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giácác chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng án và phải cónhững khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sửdụng và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọnlấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất cac yêu cầu của họ mà vẫn tôntrọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn đề xuất cá phơng án của giảipháp bao gồm những công đoạn sau:

- Xây dựng các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phơng án của giải pháp

- Đánh giá các phơng án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng áncủa giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là mộttài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thựchiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cảphần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Nhữngcông đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kê vật lý ngoài.

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kê các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớngdẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm những hoạt động nh sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới đợc thực hiện Để viêc chuyển đổi này đợc thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn cài đặt

và khai thác hệ thống bao gồm những công đoạn sau:

2.6.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống

Sau khi nghiên cứu báo cáo về giai đoạn đánh giá yêu cầu và tham

dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trìnhbày, một quyết định sẽ đợc đa ra là có tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong tr-ờng hợp đợc chấp thuận thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành

Hồ sơ dự án

Ghi chép phỏng vấn, kết quả khảo sát, quan sát các mẫu

Kế hoạch xây dựng HTTT,

lịch phân tích HT, yêu cầu

dịch vụ củ HT…

Chiến lợc đề xuất cho HT mới

Mô tả về HT mới

Mô tả về HT hiện tại

và HT mới Các yêu cầu HT

Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống

James Mckeen đã làm sáng tỏ tính sống còn của giai đoạn này bằngnhận xét: những ngời thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhấtcác ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất,cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt độngphân tích và thiết kế lôgíc

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn

đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định những vấn đề chính cũng

nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc của

hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mụctiêu đó

2.6.2 Các phơng pháp thu thập thông tin

2.6.2.1 Phơng pháp phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin

đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin

2.0

Cấu trúc hoá các yêu cầu

Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trongtài liệu, gặp đợc những ngời chịu trách nhiệm trên thực tế, số ngời này cóthể không đợc ghi trên văn bản tổ chức, thu đợc những nội dung cơ bảnkhái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đợc khi tài liệuquá nhiều Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.

Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn

- Lập danh sách những ngời sẽ đợc phỏng vấn và lịch phỏng vấn Lựachọn số lợng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trênxuống (TOP-DOWN)

- Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm, thái

độ, tuổi đời…)

- Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dới).

- Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

- Gửi trớc những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lu trữ, mẫu biểu, xửlý…)

- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2giờ)

- Phơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

Đề cơng và câu hỏi phỏng vấn

Sơ lợc về phỏng vấn 2 phút

- Đến đúng giờ, thái độ lịch sự, tinh thần khách quan, không đợc tạo

ra cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi

âm nhng phải đợc sự cho phép của ngời đợc phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu rất quan trọng của phỏngvấn Nó thờng đợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48tiếng:

 Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả vềnhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khối l-ợng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý

 Tổng hợp các thông tin thu đợc, kết hợp với thông tin từ các cuộcphỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cần đợc làmrõ…

2.6.2.2 Nghiên cứu tài liệu

Phơng pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu một cách tỉ mỉ

và chính xác về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và pháttriển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúcthứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng củacác thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t-

ơng lai của tổ chức

Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác.

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra

2.6.2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trênmột phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏitrên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cáchthức dễ tổng hợp

Có thể chọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơbản sau:

- Chọn những đối tợng có thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

- Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ chọn những đối tợng thoảmãn một điều kiện nào đó, nh đối tợng phải có từ 1 năm kinhnghiệm trở lên

- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, ngời sử dụng, phục vụ )rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó

Phiếu điều tra thờng đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùngqua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động Phiếu điềutra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu

hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (Closed Ended)

và có một số câu hỏi mở (Opened Ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về

cao và có chất lợng, ngời gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tợng nhậnphiếu

2.6.2.4 Quan sát

Khi phân tích muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệuhoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xêp hoặc khôngsắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không có khoá

Đôi khi phơng pháp này gặp khó khăn vì ngời bị quan sát không thểhiện thái độ bình thờng giống nh mọi ngày thờng, mà có thái độ đề phòng

2.6.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Một trong những vấn đề quan trọng không thể thiếu khi phân tíchmột hệ thống thông tin đó là việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ

thống đó, khi đó cần phải sử dụng một số công cụ tơng đối chuẩn đêr mô

hình hoá nh sơ đồ luồng thông tin (IFD-Information Flow Diagram), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram) và từ điển hệ thống (SD-System Dictionary).

Sơ đồ luồng thông tin(IFD- Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lutrữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

t-trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý,

phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loạiphích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Tài liệu

Lo¹i thø nhÊt: PhÝch luång th«ng tin cã mÉu nh sau:

Kho dữ

liệu

Xử lý

Điều khiển

Tên dòng dữ liệu

Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống đợc thể hiện

nh sau:

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin

nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ baogồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhngkhông hề quan tâm tới nới, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý.Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đểlàm gì

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu:

Nguồn hoặc đích

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Tên ngời/ bộ phận phát/nhận thông tin

Tên tiến trình xử

Tệp dữ liệu

Kho dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): sơ đồ này thể hiện rất khái quát

nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, màmô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thẻ bỏ qua các kho dữ liệu, bỏqua các xử lý cập nhật

Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật

phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ngời ta phân rã ra

thành các sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

Các phích lôgíc

Giống nh phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống

Có 5 loại phích lôgíc, chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý,kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Mô tả lôgíc của xử lý:

Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý lôgic trên phích xử lý

Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang,trộn, cộng trừ, nhân, chia, hãy thực hiện Các phép toán số học và lôgicthờng dùng Ngôn ngữ này cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữliệu trong từ điển hệ thống Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ vàtính từ Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu:

- Tiếp theo (Sequence)

Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên từ luồng giữa xử lý và kho dữliệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn đi cùng nhau thì

có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

- Cố gắng chỉ để 7 xử lý tối đa trên một trang DFD

- Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

- Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFDcon mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải làluồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là

nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD.

- Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệthống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờngdùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, chúng thể hiện haimức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống Những công cụ nàythờng đợc các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quymô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ

2.7 Bài toán quản lý tài sản cố định

2.7.1 Khái niệm và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định

Khái niệm tài sản cố địnhTài sản cố định là những tài sản có gía trị lớn, thời gian sử dụng lâudài, đáp ứng đợc tiêu chuẩn về tài tài sản cố định do Nhà nớc ban hành,những tài sản có giá trị từ 10.000.000 đ và thời gian sử dụng từ 1 năm trởlên đợc xếp vào tài sản cố định

Đặc điểm của tài sản cố định là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuấtkinh doanh, khi tham gia sản xuất kinh doanh giá trị của nó hao mòn dần

vè chuyển từng phần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khácriêng tài sản cố định hữu hình, hình thái vật chất không bị thay đổi cho đếnkhi h hỏng phải loại bỏ

Tiêu chuẩn gửi nhận tài sản cố địnhCác tài sản đợc ghi nhận là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thờicả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:

- Chắc chắn thu lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dụng tài sản

đó

- Nguyên giá của tài sản phải đợc xác định một cách đáng tin cậy

- Thời gian sử dụng ớc tính trên 1 năm

- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành

2.7.2 Phân loại tài sản cố định

Do tài sản cố định trong công ty bao gồm nhiều loại với hình tháibiểu hiện, tính chất đầu t và mục đích sử dụng khác nhau nên để thuận lợicho việc quản lý và hoạch toán tài sản cố định, cần phải sắp xếp tài sản cố

định theo từng nhóm khác nhau theo những đặc trng xác định Mỗi cáchphân loại có tác dụng khác nhau tới việc hoạch toán và quản lý Có một sốcách phân loại tài sản cố định hay dùng nh: phân theo hình thái biểu hiện;phân theo quyền sở hữu; phân theo công dụng

Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện

Theo hình thái biểu hiện, tài sản cố định đợc phân thành tài sản cố

định hữu hình và tài sản cố định vô hình:

- Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụthể, có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào loạitài sản cố định

- Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất

cụ thể, biểu hiện một lợng giá trị đã đợc đầu t chi trả để có đợc cácnguồn lợi về mặt kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặcquyền của công ty

Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu

Theo quyền sở hữu, tài sản cố định đợc chia ra thành tài sản cố địnhthuộc quyền sở hữu của công ty và tài sản cố định thuê ngoài

- Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của công ty là những tài sản docông ty tự mua sắm, xây dựng, chế tạo bằng nguồn vốn Ngân sách,quỹ đầu t phát triển, nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản …

- Tài sản cố định thuê ngoài là những tài sản cố định do công ty thuêbên ngoài về để sử dụng trong một thời gian nhất định tuỳ theo hợp

đồng thuê (tài sản cố định thuê ngoài tài chính hoặc thuê hoạt động)

Phân loại tài sản cố định theo công dụng

Theo cách phân loại này, tài sản cố định trong công ty có thể đợcphân thành các loại nh sau:

- Tài sản cố định dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh

- Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi công cộng (nhà ăn, nhànghỉ, nhà văn hoá, sân bóng, thiết bị thể thao …)

2.7.3 Hạch toán tài sản cố định

2.7.3.1 Hạch toán tăng tài sản cố định hữu hình

Tài sản cố định của công ty tăng do rất nhiều nguyên nhân nh tăng

do mua sắm, xây dựng, cấp phát … Kế toán cần căn cứ vào từng trờng hợp

cụ thể để ghi sổ sao cho phù hợp, một số trờng hợp hạch toán nh sau:

Trờng hợp mua sắm bằng vốn chủ sở hữu

Kế toán ghi các bút toán sau:

BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

- Mua thanh toán tiền ngay:

Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ

Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111, 112: Thanh toán ngay (kể cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ…)

- Trờng hợp mua tài sản cố định hữu hình theo phơng thức trả chậm,trả góp dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá mua theo giá mua trảtiền ngay)

Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình (nguyên giá: chi tiết nhà cửa, vật kiếntrúc)

Nợ TK 213: TSCĐ vô hình (nguyên giá: chi tiết quyền sử dụng đất)

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)