• Khái niệm tài sản cố định
Tài sản cố định là những tài sản có gía trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đáp ứng đợc tiêu chuẩn về tài tài sản cố định do Nhà nớc ban hành, những tài sản có giá trị từ 10.000.000 đ và thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên đợc xếp vào tài sản cố định.
Đặc điểm của tài sản cố định là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, khi tham gia sản xuất kinh doanh giá trị của nó hao mòn dần vè chuyển từng phần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác riêng tài sản cố định hữu hình, hình thái vật chất không bị thay đổi cho đến khi h hỏng phải loại bỏ.
• Tiêu chuẩn gửi nhận tài sản cố định
Các tài sản đợc ghi nhận là tài sản cố định phải thoả mãn đồng thời cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận sau:
- Chắc chắn thu lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá của tài sản phải đợc xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ớc tính trên 1 năm.
- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
2.7.2 Phân loại tài sản cố định
Do tài sản cố định trong công ty bao gồm nhiều loại với hình thái biểu hiện, tính chất đầu t và mục đích sử dụng khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hoạch toán tài sản cố định, cần phải sắp xếp tài sản cố định theo từng nhóm khác nhau theo những đặc trng xác định. Mỗi cách phân loại có tác dụng khác nhau tới việc hoạch toán và quản lý. Có một số cách phân loại tài sản cố định hay dùng nh: phân theo hình thái biểu hiện; phân theo quyền sở hữu; phân theo công dụng.
• Phân loại tài sản cố định theo hình thái biểu hiện
Theo hình thái biểu hiện, tài sản cố định đợc phân thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình:
- Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào loại tài sản cố định.
- Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, biểu hiện một lợng giá trị đã đợc đầu t chi trả để có đợc các
nguồn lợi về mặt kinh tế mà giá trị của chúng xuất phát từ các đặc quyền của công ty.
• Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu
Theo quyền sở hữu, tài sản cố định đợc chia ra thành tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của công ty và tài sản cố định thuê ngoài
- Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của công ty là những tài sản do công ty tự mua sắm, xây dựng, chế tạo bằng nguồn vốn Ngân sách, quỹ đầu t phát triển, nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản …
- Tài sản cố định thuê ngoài là những tài sản cố định do công ty thuê bên ngoài về để sử dụng trong một thời gian nhất định tuỳ theo hợp đồng thuê (tài sản cố định thuê ngoài tài chính hoặc thuê hoạt động).
• Phân loại tài sản cố định theo công dụng
Theo cách phân loại này, tài sản cố định trong công ty có thể đợc phân thành các loại nh sau:
- Tài sản cố định dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh.
- Tài sản cố định dùng cho hoạt động phúc lợi công cộng (nhà ăn, nhà nghỉ, nhà văn hoá, sân bóng, thiết bị thể thao …).
2.7.3 Hạch toán tài sản cố định
2.7.3.1 Hạch toán tăng tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định của công ty tăng do rất nhiều nguyên nhân nh tăng do mua sắm, xây dựng, cấp phát … Kế toán cần căn cứ vào từng trờng hợp cụ thể để ghi sổ sao cho phù hợp, một số trờng hợp hạch toán nh sau:
• Trờng hợp mua sắm bằng vốn chủ sở hữu
Kế toán ghi các bút toán sau:
BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112: Thanh toán ngay (kể cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ…) - Trờng hợp mua tài sản cố định hữu hình theo phơng thức trả chậm, trả
góp dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 211: Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá mua theo giá mua trả tiền ngay).
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Nợ TK 242: Chi phí trả trớc dài hạn (Lãi trả chậm = Tổng số tiền phải thanh toán - Giá mua trả tiền ngay).
Có TK 331: Phải trả ngời bán.
Định kỳ khi thanh toán tiền cho ngời bán: Nợ TK 331: Phải trả ngời bán.
Có TK 111, 112: Số tiền phải trả định kỳ bao gồm cả gốc và lãi trả chậm, trả góp.
Đồng thời tính lãi trả chậm, trả góp định kỳ: Nợ TK 635: Chi phí tài chính.
Có Tk 242: Chi phí trả trớc
- Trờng hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình (nguyên giá: chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc). Nợ TK 213: TSCĐ vô hình (nguyên giá: chi tiết quyền sử dụng đất). Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có).
Có TK 111,112,331, …
BT2: Kết chuyển tăng nguồn vốn t ơng ứng:
Nợ TK 4141: Nếu dùng quỹ đầu t phát triển để đầu t. Nợ TK 4312: Nếu dùng quỹ phúc lợi để đầu t.
Nợ TK 441: Đầu t bằng vốn xây dựng cơ bản.
Nợ TK 411: Nếu TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh. Có TK 4313: Nếu dùng cho hoạt động phúc lợi.
• Trờng hợp mua sắm bằng vốn vay dài hạn
- Kế toán chỉ phản ánh bút toán tăng nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 211: Nguyên giá.
Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 341: Số tiền vay dài hạn đề mua sắm.
Khi thanh toán tiền vay dài hạn, tuỳ theo kế hoạch sử dụng nguồn vốn đầu t, kế toán mới ghi bút toán (2) là bút toán kết chuyển nguồn vốn tơng ứng trên.
• Trờng hợp mua sắm phải thông qua lắp đặt trong thời gian dài
Kế toán phải tiến hành tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt theo từng đối t- ợng. Khi hoàn thành, bàn giao mới ghi tăng nguyên giá TSCĐ và kết chuyển nguồn vốn.
- Tập hợp chi phí mua sắm, lắp đặt (giá mua, chi phí lắp đặt, chạy thử và các chi phí khác trớc khi dùng).
Nợ TK 241 (2411): Tập hợp chi phí thực tế Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK liên quan (331, 341, 111,112 …)
- Khi hoàn thành, nghiệm thu, đa vào sử dụng:
Ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ TK 311 (Chi tiết theo từng loại) Nợ TK 241 (2411)
Kết chuyển nguồn vốn (Đầu t bằng vốn chủ sở hữu):
Nợ TK 4141, 441, 4312 Có TK 411 (hoặc 4313)
Chi phí đầu t xây dựng cơ bản đợc tập hợp riêng trên TK 241(2412), chi tiết theo từng công trình. Khi hoàn thành, bàn giao đa vào sử dụng phải ghi tng nguyên giá và kết chuyển nguồn vốn giống nh tăng TSCĐ do mua sắm phải qua lắp đặt:
- Tập hợp chi phí về đầu t xây dựng cơ bản phát sinh: Nợ TK 241(2412): Chi phí xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112, 331, 152, 334, 338 ….
- Khi kết thúc quá trình đầu t xây dựng cơ bản, bàn giao tài sản cố định vào sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 211
Có TK 241 (2412): Xây dựng cơ bản dở dang
- Nếu tài sả hình thành qua đầu t không thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình theo quy định của chuẩn mực kê toán, ghi:
Nợ TK 152, 153 (nếu là vật liệu, công cụ nhập kho) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang.
• Trờng hợp tăng do các đơn vị tham gia liên doanh góp
Nợ TK 211: Nguyên giá
Có TK 411 (Chi tiết vốn liên doanh): Giá trị vốn góp
• Trờng hợp nhận lại vốn góp liên doanh với đơn vị khác
Căn cứ vào giá trị còn lại đợc xác định tại thời điểm nhận, kế toán ghi các bút toán nh sau:
BT1: Phản ánh nguyên giá TSCĐ nhận về:
Nợ Tk 211: Nguyên giá (theo giá trị còn lại)
Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn
BT2: Chênh lệch giữa giá trị vốn góp với giá trị còn lại:
Nợ TK liên quan (111, 112, 152, 1388 …)
Có TK 222, 128
• Trờng hợp tăng do đánh giá tài sản cố định
BT1: Phần chênh lệch tăng nguyên giá:
Nợ TK 211 Có TK 412
BT2: Phần chênh lệch tăng hao mòn (nếu có):
Nợ TK 412 Có TK 214
2.7.3.2 Hạch toán giảm tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định hữu hình của công ty giảm do các nguyên nhân nh nhợng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác, tháo dỡ một hoặc một số bộ phận...
Trong mọi trờng hợp giảm TSCĐ hữu hình, kế toán phải làm đầy đủ thủ tục, xác định đúng những khoản thiệt hại và thu nhập (nếu có). Căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ theo từng trờng hợp cụ thể nh sau:
• Trờng hợp thanh lý TSCĐ
Tài sản cố định thanh lý những TSCĐ h hỏng không thể tiếp tục sử dụng đợc, những tài sản cố định lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Khi có tài sản cố định thanh lý, đơn vị phải ra quyết định thanh lý, thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý tài sản cố định có nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự thủ tục quy định trong Chế độ quản lý tài chính Nhà nớc và lập “Biên bản thanh lý tài sản cố định” theo mẫu quy định. Biên bản đợc lập thành 2 bản: một bản chuyển cho phòng kế toán để theo dõi và ghi sổ, một bản giao cho đơn vị đã quản lý, sử dụng tài sản cố định.
• Trờng hợp kế toán tài sản cố định hữu hình phát hiện thiếu
Mọi trờng hợp phát hiện thừa hoặc thiếu tài sản cố định đều phải truy tìm nguyên nhân. Căn cứ vào “Biên bản kiểm kê tài sản cố định” và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời, theo từng nguyên nhân cụ thể:
- Trờng hợp có quyết định xử lý ngay: căn cứ vào “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã đợc duyệt và hồ sơ TSCĐ, kế toán phải xác định chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn của TSCĐ đó làm cơ sơ để ghi giảm tài sản cố định và xử lý vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. Tuỳ thuộc vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
• Đối với tài sản cố định thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Phần giá trị hao mòn). Nợ TK 138: Phải thu khác (1388)
Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh (Nếu đợc phép ghi giảm vốn). Nợ TK 811: Chi phí khác (nếu công ty chịu tổn thất).
Có TK 211: TSCĐ hữu hình.
• Đối với tài sản cố định thiếu dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, ghi:
Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn) Có TK 211: TSCĐ hữu hình
• Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động phúc lợi, ghi:
Nợ TK 4313: Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211: TSCĐ hữu hình
- Trờng hợp phải chờ quyết định xử lý, trớc tiên phản ánh giá trị tổn thất vào Tài khoản 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”, kế toán ghi:
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (2411: giá trị hao mòn)
Nợ TK 138: Phải thu khác (1381: tài sản thiếu chờ xử lý) (giá trị còn lại).
Có TK 211: TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
Khi có quyết định xử lý sẽ ghi Có TK 138 (1381) và ghi Nợ các TK liên quan (111, 1388, 334,411, 821) nh trờng hợp trên.
2.7.3.3 Hạch toán tăng tài sản cố định vô hình
• Tăng tài sản cố định vô hình trong quá trình thành lập, chuẩn bị kinh doanh
Kế toán phải tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thành lập công ty (nghiên cứu, thăm dò, lập luận chứng, chi phí thủ tục pháp lý, khai trơng …) nh quá trình đầu t xây dựng cơ bản:
Nợ TK 241(2412): Tập hợp chi phí thực tế
Nợ TK 133(1332): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Có các TK liên quan (111, 112, 331, 334 …)
Khi kết thúc quá trình đầu t, bớc vào kinh doanh, toàn bộ các khoản chi phí này đợc ghi nhận nh một tài sản của công ty thay cho việc ghi giảm vốn đầu t:
Nợ TK 213(2132) Có TK 214(2142).
Đồng thời nếu sử dụng vốn chủ sở hữu, ghi: Nợ TK liên quan (414, 431, 441). Có TK 411
• Tăng tài sản cố định vô hình do bỏ tiền mua bằng phát minh sáng
chế, đặc nhợng, quyền sử dụng đất (thuê đất)
BT1: Phản ánh nguyên giá tài sản cố định tăng thêm:
Nợ TK 213 (2131, 2133, 2138 …): Nguyên giá
Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Có các TK liên quan (111, 112, 331, 311 … )
BT2: Kết chuyển nguồn vốn t ơng ứng:
Nợ TK liên quan (414, 431, 441). Có Tk 411: nguồn vốn kinh doanh.
• Tăng tài sản cố định vô hình do đầu t nghiên cứu, phát triển
nhằm phục vụ lợi ích lâu dài của công ty
BT1: Tập hợp chi phí đầu t , nghiên cứu (chi tiết theo từng dự án):
Nợ TK 241 (2412): Chi phí thực tế.
Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Có các TK liên quan (111, 112, 331 …)
BT2: Kết chuyển giá trị đầu t , nghiên cứu khi kết thúc quá trình nghiên
cứu: Căn cứ vào kết quả thu đ ợc của từng dự án (thành công, thất bại, đ ợc công nhận là phát minh, sáng chế … ):
Nợ TK 213 (2133): Nếu đợc Nhà nớc công nhận là phát minh, sáng chế.
Nợ TK 213 (2134): Nếu không đợc công nhận là phát minh nhng đợc coi là sáng kiến áp dụng tại công ty.
Nợ TK 627, 641, 642, 1421: Nếu dự án thất bại (phân bổ dần hoặc phân bổ một lần).
Có TK 241 (2412): Kết chuyển chi phí đầu t, nghiên cứu.
BT3: Kết chuyển nguồn vốn:
Nợ TK liên quan (414, 431, 441) Có TK 411.
• Tăng do nhận vốn góp, vốn cổ phần bằng tài sản cố định vô hình
(phát minh, sáng chế, nhãn hiệu, lợi thế thơng mại …)
Nợ TK 213. Có TK 411.
• Các trờng hợp tăng khác (nhận lại vốn góp liên doanh, đợc cấp
phát, biếu tặng )…
Nợ TK 213: Nguyên giá tài sản cố định tăng. Có TK 222: Nhận lại từ vốn góp.
Có TK 411: Nhận cấp phát, biếu tặng.
2.7.3.4 Hạch toán giảm tài sản cố định vô hình
Giảm do nhợng bán và giảm do các trờng hợp khác (góp vốn liên doanh, trả lại vốn góp liên doanh …)
Phản ánh tơng tự nh giảm tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra, trong tr- ờng hợp trích đủ khấu hao, phải xoá sổ tài sản cố định:
Nợ TK 214 (2143): Giá trị hao mòn luỹ kế. Có TK 213: Nguyên giá tài sản cố định.
2.7.4 Hạch toán khấu hao tài sản cố định
2.7.4.1 Khái niệm và phơng pháp tính
Trong quá trình đầu t và sử dụng, dới tác động của môi trờng tự nhiên và điều kiện làm việc cũng nh tiến bộ kỹ thuật, tài sản cố định bị hao mòn. Hao mòn này đợc thể hiện dới hai dạng: hao mòn hữu hình (là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ sát, bị ăn mòn, bị h hỏng từng bộ phận) và hao mòn vô hình (là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra những tài sản cố định cùng loại có nhiều tính năng với năng suất cao hơn và với chi phí ít hơn).
Để thu hồi lại giá trị hao mòn của tài sản cố định, ngời ta tiến hành trích khấu hao bằng cách chuyển phần giá trị hao mòn này vào giá trị của sản phẩm làm ra. Nh vậy, hao mòn là một hiện tợng khách quan làm giảm giá trị và giá trị sử dụng của tài sản cố định, còn khấu hao là một biện pháp