Đang tải... (xem toàn văn)
123
TÓM LƯỢC Quản trị hoạt động nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu quả, phối hợp hoạt động người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nguồn lực tổ chức (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006) Tổ chức trình xác định cơng việc cần phải làm người làm cơng việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu chung tổ chức Với luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung” em đưa vào phần: Phần lý luận: Liên quan đến cấu tổ chức phân quyền phân tích thực trạng Cơng ty, em nêu vấn đề tồn Công ty đưa giải pháp như: xác định rõ ràng chức nhiệm vụ phịng ban, bố trí sử dụng hợp lý lao động theo chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động ban lãnh đạo phòng ban cơng ty… Phần thực tế: cụ thể hóa tiêu chuẩn đánh giá thông qua câu hỏi phiếu điều tra, gắn kết số liệu với vấn đề, sử dụng phương pháp thống kê để hỗ trợ cho việc xử lý thông tin thu thập từ phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng tương đối lớn Trên sở đó, em sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng nhân tố môi trường tới cấu tổ chức phân quyền Cơng ty Từ đưa đề xuất, giải pháp thực hữu hiệu khả thi nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Cơng ty LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp em nhận nhiều giúp đỡ từ phía thầy cơ, anh chị công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung Lời cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành cung cấp cho em kiến thức chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giáo Th.S Hồng Thị Phi Yến Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em nhận hướng dẫn tận tình, giúp đỡ em nhiều trong việc bổ sung hoàn thiện kiến thức cịn thiếu để hồn thành khóa luận tốt nghiệp cách tốt Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, đặc biệt anh, chị phịng Hành chính-nhân giúp em tiếp cận với thực tế tình hình hoạt động phát triển công ty Trong thời gian thực tập Công ty, em cung cấp tài liệu q báu giúp em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, thời gian, điều kiện có hạn cách tiếp cận cịn nhiều hạn chế kiến thức kinh nghiệm khóa luận không tránh khỏi khiếm khuyết, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để khóa luận tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Thị Hoa MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN .10 1.1 Các khái niệm có liên quan 10 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức 10 1.1.2 Khái niệm phân quyền .10 1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền 10 1.2 Nội dung cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp .11 1.2.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 11 1.2.1.1 Đặc điểm cấu tổ chức doanh nghiệp 11 1.2.1.2 Các nguyên t c t ch c c a doanh nghi p 11 1.2.1.3 Một số mô hình cấu tổ chức doanh nghiệp 12 1.2.2 Phân quyền doanh nghiệp 17 1.2.2.1 Nguyên tắc phân quyền .18 1.2.2.2 Các yêu cầu phân quyền 18 1.2.2.3 Quá trình phân quyền 18 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền 19 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG .23 2.1 Khái quát doanh nghiệp 23 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 25 2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng nhân tố mơi trường tới tình hình cấu tổ chức phân quyền công ty 25 2.2.1.1 Ảnh hưởng môi trường bên .25 2.2.1.2 Ảnh hưởng mơi trường bên ngồi .26 2.2.2 Phân tích kết liệu thu thập .28 2.2.2.1 Phân tích liệu sơ cấp .28 2.2.2.2 Phân tích liệu thứ cấp 33 2.3 Kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 37 2.3.1 Những thành công đạt nguyên nhân việc hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty 37 2.3.1.1 Những thành công 37 2.3.1.2 Nguyên nhân thành công 38 2.3.2 Những vấn đề tồn nguyên nhân cấu tổ chức phân quyền Công ty 38 2.3.2.1 Những tồn .38 2.3.2.2 Nguyên nhân tồn 38 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 40 3.1 Phương hướng hoạt động công ty thời gian tới năm 2015 40 3.2 Quan điểm giải thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 40 3.3 Các đề xuất, kiến nghị cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 41 3.3.1 Hồn thiện cấu tổ chức cơng ty 41 3.3.2 Tái cấu nhân viên công ty .43 3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán công nhân viên 44 3.3.4 Hồn thiện cơng tác phân quyền công ty .44 3.4 Một số kiến nghị khác 46 3.4.1 Ứng dụng công nghệ đại vào quản lý 46 3.4.2 Sử dụng biện pháp khích lệ, động viên nhân viên Cơng ty 47 3.4.3 Hồn thiện cơng tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên .47 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động Cơng ty theo trình độ 26 Bảng 2.2: Tổng hợp kết khảo sát thưc trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua số năm từ 2010– 2012 34 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính phịng ban năm 2012 35 DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 13 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức 14 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh .15 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực 15 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng .16 Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận 17 Sơ đồ 1.7: Mơ hình tổ chức hỗn hợp .18 Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược A Chandler .21 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 36 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 44 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Một yêu cầu đặt doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí thương trường ln phải hoàn thiện cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện thị trường Như góp phần khơng ngừng tăng suất lao động, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt cho doanh nghiệp xây dựng cho cấu tổ chức phân quyền hợp lý Bởi lẽ có cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đắn cho phép sử dụng tốt nguồn lực, giúp cho việc định xác tổ chức thực có hiệu định đó, điều hoà phối hợp hoạt động nhằm đạt mục đích chung đề Sau năm xây dựng trưởng thành, công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung cung cấp 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều doanh nghiệp Trong thời gian thực tập Công ty, em nhận thấy Công ty có phịng ban đầy đủ song phối hợp phòng ban lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm sốt đánh giá cơng việc chưa hồn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn nhân viên chưa tốt… Để đáp ứng chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động thời gian tới khắc phục tồn có, việc hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung tất yếu khách quan, nhu cầu cấp bách Qua giúp Cơng ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh kinh tế thị trường, đồng thời hồn thiện q trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động chi phí, sử dụng hiệu nguồn lực Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Đề tài hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp Sau em xin đưa số đề tài vậy: Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thương mại Sản xuất da Đại Lợi”, năm 2009 Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương Mại Cường Giang”, năm 2010 Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty cổ phần Intimex địa bàn Hà Nội” năm 2011 Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty cổ phần xây dựng ALINE ” năm 2011 Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại với khóa luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Cổ Phần quốc tế Đông Á” năm 2012 Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài khóa luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH thành viên Nhật Linh”, năm 2012 Trong luận văn khóa luận đề cập tới nhiều góc độ khác cơng tác hồn thiện co cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp thương mại chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em lựa chọn Do chưa có cơng trình nghiên cứu liên quan đến cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Vân Trung ” hồn tồn Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Trên sở đề xuất số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung thời gian tới, định hướng đến năm 2015 Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung năm gần đây, tập trung vào năm 2010, 2011, 2012 Dựa sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty từ năm 2013 đến năm 2015 Về không gian: Đề tài nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập liệu 5.1.1 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp - Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát kiện hành vi ứng xử nhà quản trị, nhân viên làm việc đơn vị thực tập - Phương pháp điều tra trắc nghiệm bảng câu hỏi: Em xây dựng hai loại phiếu điều tra trắc nghiệm: phiếu cho đối tượng nhà quản trị giám đốc trưởng phịng họ người đứng đầu phận nắm quyền tổ chức phiếu cho nhân viên họ người trực tiếp tham gia vào cấu tổ chức chịu phân quyền Sau gửi phiếu điều tra tới đối tượng Công ty để thu thập thông tin cần thiết - Phương pháp vấn: Có vấn đề cấu tổ chức phân quyền Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, em tiến hành vấn chuyên sâu với nhà quản trị công ty Để thực công việc em xây dựng câu hỏi dài phức tạp nhằm có đầy đủ liệu khách thể nghiên cứu Đối tượng lựa chọn Giám đốc Giám đốc người nắm tình hình cấu tổ chức phân quyền công ty cách tổng quát 5.1.2 Phương pháp thu thập liệu thứ cấp - Từ phía Công ty: báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình cấu lao động - Từ cơng trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 44 Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại 5.2 Phương pháp phân tích liệu 5.2.1 Thống kê phân tích Lập bảng thống kê số liệu, thống kê thơng tin, sử dụng phương pháp phân tích kinh tế, phân tích thơng tin để đánh giá thay đổi nguyên nhân thay đổi ảnh hưởng tới khách thể nghiên cứu 5.2.2 So sánh đối chứng Sử dụng phương pháp so sánh đối chứng để so sánh tiêu số tương đối tương đối năm lập để thấy khác biệt, thay đổi qua năm 5.2.3 Phân tích tổng hợp Trên sở thu thập số liệu, thông tin phiếu điều tra, kết vấn, quan sát trực tiếp Sau tổng hợp đánh giá phân tích để thấy từ tổng quan đến chi tiết thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Kết cấu đề tài Ngồi phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung” gồm ba chương sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 10 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 3.1 Phương hướng hoạt động công ty thời gian tới năm 2015 Công ty thực mục tiêu thời gian tới vừa trì phát triển ổn định, đồng thời xử lý tồn nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Công ty tập trung phát triển theo định hướng chính: Kinh doanh thương mại hoạt động kinh doanh dịch vụ Tập trung ưu tiên đầu tư dự án lợi nhằm nâng cao hiệu kinh doanh * Kinh doanh thương mại: Đảm bảo phát triển ổn định lĩnh vực kinh doanh vốn mạnh truyền thống Cơng ty, nâng cao tồn diện chất lượng hoạt động thương mại, đặc biệt nâng cao tính chuyên nghiệp kinh doanh hàng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp ưa chuộng Chú trọng nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh thương mại cách đổi phương thức kinh doanh cho phù hợp với tình hình phát triển thị trường Đa dạng hóa thị trường mặt hàng nhập vào, tăng cường bán mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng đồng thời tập trung xây dựng thêm mặt hàng chủ lực Phát triển hệ thống trung tâm phân phối hàng hóa định hướng kinh doanh chủ yếu Công ty nhằm đưa sản phẩm công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đến gần với doanh nghiệp nước * Hoạt động kinh doanh dịch vụ: Công ty khai thác lợi thương mại có sẵn lợi vị trí địa lý Công ty quản lý Tập trung vào việc xây cung cấp dịch vụ sửa chữa tư vấn…là lĩnh vực đầu tư xem “nóng” với nguồn lợi nhuận hấp dẫn 3.2 Quan điểm giải thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Trên sở mục tiêu chiến lược đề ra, cấu tổ chức phân quyền Công ty năm thay đổi theo hướng sau: - Mơ hình cấu tổ chức tổng quát Công ty lựa chọn áp dụng thời gian tới, tức chia Công ty thành hai khối: Khối quản lý khối kinh doanh Tuy 40 nhiên, tùy theo yêu cầu thực tiễn quản lý mà có tổ chức lại tiểu ban, cấu lại lao động phận để hình thành nên cấu tổ chức gọn nhẹ, thích hợp, đảm bảo tính linh hoạt để thích nghi với biến động mơi trường kinh doanh ngồi nước - Phối hợp với Cơng ty Tư vấn để xây dựng sớm đưa vào triển khai đề án tái cấu tổ chức doanh nghiệp kèm quy chế trả lượng để khuyến khích động viên người lao động khơng ngừng tăng suất, chất lượng hiệu sản xuất, kinh doanh; thực phân phối theo chất lượng công việc hiệu lao động, chống phân phối bình quân - Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống quy chế Công ty, đặc biệt Quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng bổ nhiệm cán để sớm đưa vào thực toàn hệ thống nhằm giúp cho Ban Giám đốc điều hành hoạt động chung Công ty thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Làm sở cho đơn vị, phịng ban Cơng ty thực - Đầu tư tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin, thay số phần mềm lạc hậu công nghệ không đảm bảo yêu cầu quản lý mới, bổ sung thêm phần mềm ứng dụng để mở rộng nâng cao chất lượng hoạt động trao đổi thông tin, nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ, hiệu quản lý điều hành 3.3 Các đề xuất, kiến nghị cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Vân Trung 3.3.1 Hồn thiện cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức phải theo chiến lược, điều quan trọng mà Công ty chưa làm Do lần tái cấu trúc tới thiết Công ty phải vào yêu cầu chiến lược để xây dựng cấu trúc tổ chức khoa học phù hợp Chiến lược Công ty thời gian tới phát triển sản xuất kinh doanh đề cập Mục tiêu đảm bảo ổn định tài Nhưng với cấu Giám đốc phải đảm nhiệm nhiều việc, dẫn đến vừa gia tăng áp lực công việc cho ban lãnh đạo, cho cán nhân viên khối ban quản lý lại vừa khơng kiểm sốt tình hình hoạt động đơn vị Chính vậy, thời gian tới Cơng ty nên thành lập phận chuyên trách tài phịng Tài chính-Kế tốn thay cho phịng Kế tốn trước Phịng Tài chính-Kế tốn sẽ: 41 - Lập kế hoạch thu, chi tài hàng năm Cơng ty tham mưu cho Giám đốc phê duyệt để làm sở thực - Chủ trì thực nhiệm vụ thu chi, kiểm tra việc chi tiêu khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ - Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác phát triển vốn Công ty, chủ trì tham mưu việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn hoàn trả vốn vay, lãi vay tồn Cơng ty - Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ tiêu kế hoạch tài cho đơn vị trực thuộc - Triển khai công tác nghiệp vụ kế tốn tài vụ tồn Cơng ty - Trực tiếp thực chế độ, sách tài chính, kế tốn, thống kê, cơng tác quản lý thu chi tài quan Văn phịng Cơng ty, thực toán tiền lương chế độ khác cho nhân viên khối Văn phòng theo phê duyệt Giám đốc - Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài hành Nhà nước phản ánh trung thực kết hoạt động Cơng ty - Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, cơng nợ Công ty báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu Giám đốc - Chủ trì xây dựng, soạn thảo văn có liên quan đến cơng tác tài chính, kế tốn, quy định quản lý chi tiêu tài trình Giám đốc phê duyệt - Chủ trì làm việc với quan thuế, kiểm tốn, tra tài - Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch quy định huy động vốn từ nguồn khác phục vụ cho hoạt động cơng ích SX-TM-DV Chủ trì cơng tác giao dịch với tổ chức tài có liên quan - Chủ trì hướng dẫn cơng tác hạch tốn nghiệp vụ kế tốn tài tồn Cơng ty theo quy định pháp luật hành, kiểm tra việc thực chế độ hạch tốn kế tốn, quản lý tài chế độ sách khác liên quan đến cơng tác tài chính, kế tốn Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ cơng tác kế tốn hướng dẫn đơn vị thực nghiêm chỉnh quy định cấp cơng tác tài kế tốn 42 - Kiểm tra định kỳ công tác kế tốn, thực chế độ sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế tốn vốn loại tài sản khác tồn cơng ty nhằm thực chế độ sách Nhà nước quy định - Chủ trì phối hợp phịng ban thực cơng tác nghiệm thu tốn theo quy định - Là đầu mối phối hợp với phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên việc mua sắm, lý, nhượng bán tài sản Công ty - Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo yêu cầu Và sau em xin đưa sơ đồ cấu tổ chức Công ty: Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Giám đốc Phó giám đốc Phịng Kinh Doanh Mua HàngTài chính, Kế tốn ChínhNhân Sự thuật Phịng PhịngHành Phịng kĩ PhịngKho Vận Phịng 3.3.2 Tái cấu nhân viên Cơng ty Để kết luận nhân phận Cơng ty hay nhiều phải vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng công việc mà đảm nhiệm Và thực tế Cơng ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo kết điều tra, phân tích có phịng ban có q đơng nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, khơng có việc làm lại có phịng ban q người dẫn đến áp lực công việc lớn, hiệu không cao, dẫn đến ách tắc công việc Do để khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân viên nhằm đạt hiệu cao công việc, cấu lao động Công ty cần đảm bảo: 43 - Đúng số lượng, chất lượng: vào chức nhiệm vụ, khối lượng công việc cụ thể phịng ban để từ bố trí nhân đáp ứng yêu cầu đặt Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên tránh trường hợp điều chuyển nhân viên lực phù hợp với u cầu cơng việc phòng ban - Đúng người, việc: sở lực, sở trường nguyện vọng cá nhân Cơng ty để bố trí xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động động lực làm việc cho nhân viên - Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt: tùy theo nhu cầu thời điểm mà tiến hành xếp nhân cho hợp lý 3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán cơng nhân viên Do đặc thù cơng việc lĩnh vực kinh doanh máy móc, mà nhân viên phòng Kinh doanh phòng Mua hàng phần nhiều tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế Cơng ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức kỹ thuật liên quan đến mặt hàng mà công ty kinh doanh nhằm tư vấn giúp khách hàng để họ có lựa chọn phù hợp để giảm bớt khối lượng cơng việc cho phịng Kỹ thuật Ngồi ra, Cơng ty đưa hình thức bán hàng trực tuyến vào hoạt động nên cần đào tạo thêm kiến thức thương mại điện tử nhằm đưa loại hình kinh doanh phát triển Trong cơng tác đào tạo cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng Công ty cần kết hợp chặt chẽ đào tạo tuyển dụng nhằm giảm chi phí đào tạo Trong vấn đề bồi dưỡng, Công ty nên mở khóa đào tạo nâng cao tay nghề chun mơn, nghiệp vụ, giúp họ tiếp cận nhanh chóng với khoa học công nghệ Như vậy, công ty thực tốt vấn đề nêu trên, nâng cao chất lượng lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí đào tạo, tạo lực cạnh tranh với Công ty khác Đồng thời, Công ty giúp cho người lao động ổn định trình độ, gắn bó lâu dài với Cơng ty 3.3.4 Hồn thiện cơng tác phân quyền Cơng ty Hiện nay, cơng tác phân quyền Cơng ty cịn nhiều vấn đề gây số ảnh hưởng: Việc phân quyền cho cấp chưa rõ ràng kiến cho việc nắm bắt thơng tin phịng ban cịn chậm trễ thiếu xác Chính vậy, Công ty cần phải 44 xây dựng hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ đầy đủ tình hình thực kế hoạch phịng ban Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ phịng ban cơng ty, thực chun mơn hóa cơng việc phải đảm bảo cơng việc thực thông suốt qua phận Trong công tác phân quyền, cần tạo liên hệ mật thiết với cấp phận nhằm tạo ê kíp làm việc nhịp nhàng Do công ty cần: - Xây dựng qua hệ lãnh đạo nhân viên, phải tạo chân thành, cởi mở, cấp tuân thủ thị câp trên, cấp tôn trọng lắng nghe ý kiến cấp - Lãnh đạo gương để cấp noi theo, thân thiện với nhân viên lúc, nơi để tạo thoải mái công việc cho nhân viên - Trong phân công nhiệm vụ giao quyền cho cấp phải dựa sở phân công khoa học, hợp lý Hiện Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Ban lãnh đạo Công ty, phân quyền dừng lại việc dựa tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp Quyền lực tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều dẫn đến tình trạng áp lực cơng việc cao cho cấp cấp lại khơng phát huy tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động cơng việc Từ làm ách tắc, làm giảm hiệu công việc Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên: - Rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe mà sẵn sàng cho họ hội để tự khẳng định Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị phải giữ uy nghiêm Cấp tôn trọng đạo cấp đồng thời nhà quản trị phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến người quyền - Phân phối quyền định tổ chức sở tin tưởng vào cấp Ban Tổng giám đốc Công ty giao bớt quyền hành để Giám đốc Ban có quyền đưa nhiều định phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ Và định tránh trưởng hợp giao quyền thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ cấp trao quyền 45 - Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp để tránh xu hướng lạm dụng quyền lực tránh né quyền lực, dẫn đến hậu xấu 3.4 Một số kiến nghị khác 3.4.1 Ứng dụng công nghệ đại vào quản lý Với khối văn phịng cơng ty: trang bị hệ thống máy tính đại, nhân viên có máy tính cá nhân để làm việc Nhưng thực tế cho thấy, việc phục vụ chức lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, nhận-gửi e.mail…thì hệ thống khơng dùng vào mục đích quản lý khác Có phận kế toán sử dụng số phần mềm kế toán, hay phận thông tin- tin học trì hoạt động cơng ty Với phận bán hàng: phần mềm quản lý siêu thị lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu quản lý số liệu về: trưng bày hàng hóa, quản lý nhập hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý chương trình khuyến mại…theo xu hướng đại Việc đưa phần mềm đại vào phục vụ công tác quản lý tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động công ty, tạo linh hoạt trì kiểm sốt cho tổ chức, hình thành hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị nhân viên mà hồn thành tốt nhiệm vụ Tuy nhiên để phát huy hiệu việc ứng dụng công nghệ vào quản lý cần phải: - Xác định mục tiêu, nhu cầu để đưa tiêu chí lựa chọn cơng nghệ thích hợp, lựa chọn nhà cung ứng tốt - Thực trình chuyển giao cơng nghệ hiệu để phát huy vai trị tác dụng thực tế - Đào tạo, hướng dẫn cán nhân viên để họ tiếp cận sử dụng tốt cơng nghệ 3.4.2 Sử dụng biện pháp khích lệ, động viên nhân viên Công ty Chúng ta biết rằng, nhân viên số phòng ban phòng kinh doanh, phòng kho vận phải làm thêm đặc thù cơng việc Do đó, nhà quản trị phải tìm động lực để tác động mạnh mẽ đến người lao động giúp họ phát huy hết khả làm việc Tuy nhiên, nhận thấy rằng, sách đãi ngộ Cơng ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Vân Trung cịn nhiều bất cập, chưa khuyến khích người lao động 46 hăng say làm việc, cống hiến cho Cơng ty Vì vậy, Cơng ty cần có sách đãi ngộ nhân hợp lý, cần đổi sách tiền lương, sách khen thưởng người lao động giỏi Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm tới đời sống nhân viên, biết khó khăn mà họ gặp phải, từ có phương án giải hiệu 3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên Nơi làm việc điều kiện làm việc tác động trực tiếp đến hiệu làm việc nhân viên Nhận thấy cơng tác tổ chức phịng ban cơng ty cịn số vấn đề như: Diện tích phịng ban nhỏ hẹp, bố trí chưa thưc hợp lý ảnh hưởng tới hiệu làm việc phịng ban Bầu khơng khí tâm lý làm việc yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới kết lao động nhân viên Lãnh đạo công ty cần quan tâm tới vấn đề Tình hình thực kỷ luật lao động nội quy lao động Công ty chưa thực tốt, cịn tình trạng nhân viên làm khơng Chính Cơng ty cần có biện pháp giải vấn đề như: - Xây dựng nội quy, quy chế lao động , phổ biến rộng rãi cho đối tượng Công ty, áp dụng hình thức bắt buộc thực quy định đề Có hình thức khen thưởng khích lệ cá nhân hay đơn vị thực tốt, Khiển trách, kỷ luật người vi phạm để tạo cơng - Có biện pháp tổ chức lao động cách khoa học nhằm hợp lý hóa lao động - Sử dụng biện pháp hành chính, giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm công tác quản lý để nhân viên Công ty tận dụng tối đa thời gian cho công việc 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Nguyên lý Quản trị, Bài giảng Quản trị học (2010), trường Đại học Thương Mại Bộ môn Tin học, Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý (2010), trường Đại học Thương Mại Tạ Thị Chinh, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 41A1- trường Đại học Thương Mại (2009) Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Báo cáo kết kinh doanh (2009, 2010) Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, Tập san đặc biệt kỷ niệm năm thành lập Công ty (2009) PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội PGS.TS Lê Thế Giới, Quản trị chiến lược, NXB Thống kê, Hà Nội Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson John M.Iranclevich (2001), Quản trị học bản, NXB Thống kê, Hà Nội TS Chu Hoàng Hà (2007), Bài giảng Quản trị học, Học viện Hàng không Việt Nam 10 TS Đoàn Thị Hoàng Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính, Hà Nội 11 Phạm Ngọc Phương, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 42A2- trường Đại học Thương Mại (2010) 12 Lê Đức Sơn, Luận văn tốt nghiệp, Lớp 41A1- trường Đại học Thương Mại ( 2009) 13 PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngơ Kim Thanh (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 48 PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA (Dành cho đối tượng nhà quản trị) Kính gửi: Ơng (Bà): ………………………………………………………… Chức vụ cơng tác:………………………………………………… Thưa Ơng (Bà), cấu tổ chức phương tiện để nhà quản trị phối hợp hoạt động chức hay phận khác nhằm khai thác đầy đủ kỹ lực họ Do đó, hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền yếu tố thiếu cho tồn thành bại doanh nghiệp Để có thêm liệu, thơng tin tin cậy xác từ phía Ơng (Bà) nhằm thực đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Vân Trung”, xin Ơng (Bà) vui lịng giúp tơi hồn thành phiếu điều tra Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết cấu tổ chức công ty địa bàn Hà Nội theo mơ hình nào? a Mơ hình tổ chức đơn giản b Mơ hình tổ chức chức c Mơ hình tổ chức theo sản phẩ d Mơ hình tổ chức theo khu vực địa lý e Mơ hình tổ chức định hướng khách hàng f Mơ hình tổ chức ma trận g Mơ hình tổ chức hỗn hợp Xin Ơng (Bà) đánh giá số lượng phòng ban nay? a.Nhiều b.Đủ c.Thiếu Xin Ông (Bà) vui lịng cho biết đánh giá tính hữu hiệu cấu tổ chức công ty nay? a.Rất hữu hiệu b.Hữu hiệu c.Trì trệ d.Rất trì trệ Theo đánh giá Ơng (Bà) cấu tổ chức có thích hợp với chiến lược tổng thể cơng ty? a.Thích hợp b.Chưa thích hợp c.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Xin Ơng( Bà) cho biết đánh giá tính chun mơn hóa phân chức năng? 49 a.Cao b.Bình thường c.Thấp d.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Theo đánh giá Ông (Bà) chế phối hợp chức công ty? a.Tốt b.Khá c.Trung bình d.Kém e.Ý kiến khác:………………………………………………………………… Xin Ơng (Bà) cho biết việc phân cơng nhiệm vụ cho phòng ban thực nào? a.Tốt b.Khá c.Trung bình d.Kém Xin Ông (Bà) đánh giá hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty nay? a.Rõ ràng, đầy đủ b.Thiếu rõ ràng, chưa đủ c.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… 15 Theo Ông (Bà) phạm vi quyền hạn công ty nay? a.Rõ ràng b.Chưa rõ ràng c Ý kiến khác:…………………………………………………………………… 16 Theo Ông (Bà) nhiệm vụ giao có tương ứng với quyền hạn trách nhiệm khơng? a Có b.Khơng c.Ý kiến khác…………………………………………………………………… 17 Ơng (Bà) có muốn gia tăng quyền hạn lên khơng? a.Có b.Khơng 18 Theo Ơng (Bà) việc giao quyền cơng ty đảm bảo yêu tố nào? (Có thể chọn nhiều yếu tố) a.Tín nhiệm có mức độ b.Sử dụng người cách tin cậy c.Tín nhiệm lẫn 19 Sự hài lịng Anh (chị) điều kiện làm việc Công ty a Hài lịng b.Khơng hài lịng 20 Anh (chị) vui lịng cho biết tình trạng trang thiết bị Công ty a Tốt b Không tốt 50 21 Theo Anh (chị) Công ty có cần bổ sung trang thiết bị hay khơng a.Có b Khơng 22 Anh (chị) đánh thân thiện môi trường làm việc a Thân thiện b Bình thường 23 Số mà Anh (chị) phải làm thêm tháng a Dưới 20 Từ 40 đến 60 b Từ 20 đến 39 Ý kiến khác: 24 Nguyên nhân khiến nhân viên công ty Anh (chị) phải làm thêm a Do trình độ c Do đặc thù công việc b Do thiếu nhân lực Ý kiến khác: 25 Thu nhập từ làm thêm Anh (chị) tháng a Dưới 600.000 VND b Từ 600.000 đến 1.170.000 VND c 1.200.000 đến 1.800.000 VND Xin chân thành cảm ơn! 51 PHIẾU ĐIỀU TRA (Dành cho đối tượng nhân viên) Kính gửi: Anh (Chị) ……………………………………………………… Thưa Anh (Chị), cấu tổ chức phương tiện để nhà quản trị phối hợp hoạt động chức hay phận khác nhằm khai thác đầy đủ kỹ lực họ Do đó, hồn thiện cấu tổ chức phân quyền yếu tố thiếu cho tồn thành bại doanh nghiệp Để có thêm liệu, thơng tin tin cậy xác từ phía Anh (Chị) nhằm thực đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung”, xin Anh (Chị) vui lịng giúp tơi hoàn thành phiếu điều tra Xin Anh (Chị) vui lịng cho biết nhân viên ban nào? a.Kỹ thuật d Kế toán b.Kinh doanh e.Hành chính-Nhân c.Mua hàng f.Kho vận Xin Anh (Chị) cho biết cấu tổ chức cơng ty theo mơ hình nào? a Mơ hình tổ chức đơn giản b Mơ hình tổ chức chức c Mơ hình tổ chức theo sản phẩm d Mơ hình tổ chức theo khu vực địa lý e Mô hình tổ chức định hướng khách hàng f Mơ hình tổ chức ma trận g Mơ hình tổ chức hỗn hợp Theo đánh giá Anh (Chị) phối hợp nhân viên phòng ban nay? a Tốt b Bình thường c Kém d Ý kiến khác:……………………………………………………………………… Xin Anh (Chị) cho biết đánh giá phối hợp nhân viên phòng, ban làm việc với nhân viên phịng ban khác? a Tốt b Bình thường c Kém d Ý kiến khác……………………………………………………………………… Theo đánh giá Anh (Chị) mối quan hệ phịng ban cơng ty? a Độc lập b.Phụ thuộc c Hỗ trợ d Ý kiến khác:……………………………………………………………………… Xin Anh( Chị) cho biết mức độ trao đổi thơng tin phịng, ban anh chị phòng ban khác? a Thường xuyên b Thỉnh thoảng d Ý kiến khác:……………………………………………………………………… 52 Xin Anh (Chị) vui lòng cho biết mức độ chun mơn hóa cơng việc nay? a Cao b Bình thường c Thấp Theo Anh (Chị) phân công công việc có phù hợp với khả làm việc khơng? a Có b Khơng c Ý kiến khác:……………………………………………………………………… Theo Anh (chị) phạm vi quyền hạn phịng ban? a Rõ ràng b.Chưa rõ ràng c Ý kiến khác:……………………………………………………………………… 10 Theo Anh (Chị) nhiệm vụ giao có tương ứng với quyền hạn trách nhiệm khơng? a Có b Khơng c.Ý kiến khác:……………………………………………………………………… 11 Anh (Chị) có muốn quyền hạn tăng lên khơng? a Có b Khơng 12 Xin Anh (Chị) đánh giá hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty nay? a.Rõ ràng, đầy đủ b.Thiếu rõ ràng, chưa đủ c.Ý kiến khác:……………………………………………………………………… 13 Theo Anh (Chị) việc giao quyền công ty đảm bảo yêu tố nào? a.Tín nhiệm có mức độ b.Sử dụng người cách tin cậy c.Tín nhiệm lẫn 14 Số mà Anh (chị) phải làm thêm tháng a Dưới 20 c Từ 40 đến 60 b Từ 20 đến 39 Ý kiến khác: 15 Nguyên nhân khiến nhân viên công ty Anh (chị) phải làm thêm a Do trình độ c Do đặc thù công việc b Do thiếu nhân lực Ý kiến khác: 16 Thu nhập từ làm thêm Anh (chị) tháng a Dưới 600.000 VND b Từ 600.000 đến 1.170.000 VND c 1.200.000 đến 1.800.000 VND 53 17 Sự hài lòng Anh (chị) điều kiện làm việc Công ty a Hài lịng b.Khơng hài lịng 18.Sự hướng dẫn cấp công việc Anh (Chị) a Thường xuyên b Thỉnh thoảng 19 Sự hài lòng Anh (chị) điều kiện làm việc Cơng ty a Hài lịng b.Khơng hài lịng 20 Anh (chị) vui lịng cho biết tình trạng trang thiết bị Công ty a Tốt b Không tốt 21 Theo Anh (chị) Cơng ty có cần bổ sung trang thiết bị hay khơng a.Có b Khơng 22 Anh (chị) đánh thân thiện môi trường làm việc a Thân thiện b Bình thường 23.Nhu cầu tham gia khóa học Anh (chị) a Thương mại điện tử c Kỹ thuật b Marketing d Ngoại ngữ Ý kiến khác: Xin chân thành cảm ơn! 54 ... QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG 2.1 Khái quát doanh nghiệp Tên doanh nghiệp: công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung Tên tiếng Anh: Van Trung Machinery Company Limited... bại Và đó, nhà quản trị cần bi? ??t chấp nhận thất bại người quyền - Bi? ??t cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp Cơ cấu tổ chức gắn người với nhiệm vụ, vai trò rõ cách thức người kết... ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua số năm từ 2010– 2012 34 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động công ty TNHH
