Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đạt được những thành công như trên là do những nguyên nhân sau:
- Sự đóng góp sức lực và trí tuệ của những đồng chí lãnh đạo Công ty. Hiện nay, Ban lãnh đạo của Công ty là những người có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức quản lý.
- Công ty đã xây dựng được một đội ngũ các bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Để có đội ngũ cán bộ giỏi, Công ty đã không ngừng quan tâm đến công tác đào tạo cán bộ.
2.3.2 Tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1 Những tồn tại
Hiện nay Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung là một công ty đang phát triển. Tuy với một cơ cấu lao động như vậy Công ty lại chưa xây dựng được cho mình một cơ cấu tổ chức hợp lý, một cơ chế phối hợp hiệu quả để phát huy hiệu quả. Và điều này được thể hiện cụ thể qua một số điểm như sau:
* Chức năng các bộ phận không rõ ràng, cụ thể: Trong khi có những chức năng quan trọng chưa có bộ phận chuyên trách lại có sự trùng lặp chức năng giữa các bộ phận với nhau. Cụ thể là phòng Kỹ thuật phải trợ giúp phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng trong việc tư vấn kỹ thuật trong khi đó thiết kế chức năng của phòng Kỹ thuật lại không có nội dung này.
* Vấn đề trong phối hợp các chức năng, bộ phận: Cơ cấu tổ chức của Công ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian ít song do gặp vấn đề ở cơ chế phối hợp nên mức độ truyền thông trong công ty thấp, tính linh hoạt không cao. Cơ cấu tổ chức chưa gắn con người với nhiệm vụ, vai trò, chưa chỉ rõ cách thức các bộ phận, cá nhân kết hợp với nhau.
* Trong việc ủy quyền, phân chia quyền hạn cho cấp dưới: Ban lãnh đạo chưa thực sự tin tưởng giao quyền cho các phòng ban mà lại tập trung quá nhiều vào Giám đốc. Giám đốc ngoài việc quản trị Công ty còn phải kiêm nhiệm người quản lý siêu thị.
2.3.2.2 Nguyên nhân
* Thiếu sự quan tâm đúng mức tới cơ cấu tổ chức và phân quyền
Các thế hệ lãnh đạo Công ty đã không có sự quan tâm đúng mức, chưa xây dựng một kế hoạch lâu dài để định hướng phát triển cho cơ cấu tổ chức, chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của nó trong quá trình quản trị công ty. Những nhà quản trị cấp cao vẫn giao quyền chỉ trên cơ sở sự tín nhiệm có mức độ, thiếu đi sự tin tưởng và rộng rãi với cấp dưới còn làm gia tăng sự không phù hợp giữa trách nhiệm và phạm vi quyền hạn.
* Đội ngũ nhân viên không đồng đều, công nghệ quản lý lạc hậu:
Đội ngũ nhân viên không đồng đều về trình độ chuyên môn, khả năng làm việc, khả năng tác nghiệp độc lập không cao, cộng với hệ thống tiêu chuẩn công việc thiếu rõ ràng, đầy đủ đẫn đến việc cần nhiều hơn sự hướng dẫn, quản lý, kiểm soát của nhà quản trị trung gian, phạm vi giao quyền thu hẹp và ngay nhân viên cũng không thích có sự đổi mới bởi họ đã quen với cơ chế cũ.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP
VÂN TRUNG
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015
Công ty thực hiện mục tiêu chính trong thời gian tới là vừa duy trì sự phát triển ổn định, đồng thời xử lý những tồn tại nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty sẽ vẫn tập trung phát triển theo những định hướng chính: Kinh doanh thương mại và các hoạt động kinh doanh dịch vụ. Tập trung ưu tiên đầu tư các dự án đang là lợi thế nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
* Kinh doanh thương mại: Đảm bảo sự phát triển ổn định lĩnh vực kinh doanh này vì đây vốn là thế mạnh truyền thống của Công ty, nâng cao toàn diện chất lượng hoạt động thương mại, đặc biệt nâng cao tính chuyên nghiệp trong kinh doanh hàng máy móc thiết bị phục vụ sản xuất công nghiệp hiện đang được ưa chuộng. Chú trọng nâng cao hơn nữa hiệu quả các hoạt động kinh doanh thương mại bằng cách đổi mới phương thức kinh doanh sao cho phù hợp với tình hình phát triển của thị trường.
Đa dạng hóa thị trường và mặt hàng nhập vào, tăng cường bán ra các mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng đồng thời tập trung xây dựng thêm các mặt hàng chủ lực mới. Phát triển hệ thống trung tâm phân phối hàng hóa là định hướng kinh doanh chủ yếu của Công ty nhằm đưa các sản phẩm của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đến gần hơn với các doanh nghiệp trong nước.
* Hoạt động kinh doanh dịch vụ: Công ty sẽ khai thác những lợi thế thương mại có sẵn và lợi thế về vị trí địa lý do Công ty quản lý. Tập trung vào việc xây cung cấp dịch vụ sửa chữa và tư vấn…là những lĩnh vực đầu tư đang được xem là “nóng” với nguồn lợi nhuận hấp dẫn hiện nay.
3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công tyTNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
Trên cơ sở mục tiêu chiến lược đề ra, cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty trong những năm tiếp theo sẽ thay đổi theo hướng như sau:
- Mô hình cơ cấu tổ chức tổng quát như hiện nay được Công ty lựa chọn áp dụng trong thời gian tới, tức là chia Công ty thành hai khối: Khối quản lý và khối kinh doanh. Tuy
nhiên, tùy theo yêu cầu của thực tiễn quản lý mà có sự tổ chức lại các tiểu ban, cơ cấu lại lao động trong từng bộ phận để hình thành nên một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, thích hợp, đảm bảo tính linh hoạt để thích nghi với sự biến động của môi trường kinh doanh trong và ngoài nước.
- Phối hợp với Công ty Tư vấn để xây dựng và sớm đưa vào triển khai đề án tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đi kèm quy chế trả lượng mới để khuyến khích động viên người lao động không ngừng tăng năng suất, chất lượng và hiệu quả trong sản xuất, kinh doanh; thực hiện phân phối theo chất lượng công việc và hiệu quả lao động, chống phân phối bình quân.
- Xây dựng hoàn chỉnh một hệ thống quy chế của Công ty, đặc biệt Quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ để sớm đưa vào thực hiện trên toàn hệ thống nhằm giúp cho Ban Giám đốc điều hành hoạt động chung của Công ty được thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Làm cơ sở cho các đơn vị, phòng ban trong Công ty thực hiện.
- Đầu tư tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin, thay thế một số phần mềm đã lạc hậu về công nghệ và không đảm bảo yêu cầu quản lý mới, bổ sung thêm các phần mềm ứng dụng để mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động trao đổi thông tin, nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ, hiệu quả quản lý điều hành.
3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHHThiết bị công nghiệp Vân Trung. Thiết bị công nghiệp Vân Trung.
3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược, đây là một điều rất quan trọng mà hiện nay Công ty chưa làm được. Do đó trong lần tái cấu trúc sắp tới nhất thiết Công ty phải căn cứ vào các yêu cầu của chiến lược của mình để xây dựng một cấu trúc tổ chức khoa học và phù hợp.
Chiến lược Công ty trong thời gian tới là phát triển sản xuất kinh doanh như đã đề cập ở trên. Mục tiêu là đảm bảo ổn định về tài chính. Nhưng với cơ cấu hiện tại thì Giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều việc, dẫn đến vừa gia tăng áp lực công việc cho ban lãnh đạo, cho cán bộ và nhân viên khối ban quản lý lại vừa không kiểm soát được tình hình hoạt động của các đơn vị. Chính vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách về tài chính. phòng Tài chính-Kế toán thay cho phòng Kế toán trước đây. Phòng Tài chính-Kế toán sẽ:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty.
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho đơn vị trực thuộc.
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty.
- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên khối Văn phòng theo phê duyệt của Giám đốc. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
- Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV. Chủ trì trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
- Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài chính, kế toán.
Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công tác kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về công tác tài chính kế toán.
Phó giám đốc
PhòngKho Vận Giám đốc
Phòng kĩ thuật Phòng Kinh DoanhPhòng Mua HàngPhòng Tài chính, Kế toánPhòngHành ChínhNhân Sự
- Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định.
- Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Và sau đây em xin đưa ra sơ đồ cơ cấu tổ chức mới của Công ty:
Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung
3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong Công ty
Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Công ty là ít hay nhiều thì phải căn cứ vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng công việc mà nó đảm nhiệm. Và thực tế tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phòng ban có quá đông nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, không có việc làm trong khi đó lại có phòng ban quá ít người dẫn đến áp lực công việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc. Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Công ty cần đảm bảo:
- Đúng số lượng, chất lượng: căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, khối lượng công việc cụ thể của từng phòng ban để từ đó bố trí nhân sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên tránh trường hợp điều chuyển những nhân viên không có năng lực phù hợp với yêu cầu công việc giữa các phòng ban.
- Đúng người, đúng việc: trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
- Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: tùy theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên
Do đặc thù công việc là lĩnh vực kinh doanh máy móc, mà các nhân viên phòng Kinh doanh và phòng Mua hàng phần nhiều là tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế chính vì vậy Công ty cần bồi dưỡng thêm kiến thức về kỹ thuật liên quan đến mặt hàng mà công ty đang kinh doanh nhằm tư vấn giúp khách hàng để họ có được những lựa chọn phù hợp nhất để giảm bớt khối lượng công việc cho phòng Kỹ thuật. Ngoài ra, Công ty mới đưa hình thức bán hàng trực tuyến vào hoạt động nên cũng cần đào tạo thêm kiến thức về thương mại điện tử nhằm đưa loại hình kinh doanh này phát triển.
Trong công tác đào tạo cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Công ty cần kết hợp chặt chẽ giữa đào tạo và tuyển dụng nhằm giảm chi phí đào tạo.
Trong vấn đề bồi dưỡng, Công ty nên mở các khóa đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn, nghiệp vụ, giúp họ tiếp cận nhanh chóng với khoa học công nghệ. Như vậy, nếu công ty thực hiện tốt những vấn đề nêu trên, sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết kiệm được chi phí đào tạo, tạo năng lực cạnh tranh với những Công ty khác. Đồng thời, Công ty sẽ giúp cho người lao động ổn định trình độ, gắn bó lâu dài với Công ty.
3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong Công ty
Hiện nay, công tác phân quyền trong Công ty còn nhiều vấn đề vì vậy đã gây một số ảnh hưởng: Việc phân quyền cho cấp dưới chưa rõ ràng kiến cho việc nắm bắt thông tin giữa các phòng ban còn chậm trễ và thiếu chính xác. Chính vì vậy, Công ty cần phải
xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện kế hoạch giữa các phòng ban.
Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa trong công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện thông suốt qua các bộ phận.
Trong công tác phân quyền, cần tạo sự liên hệ mật thiết với nhau giữa các cấp và các bộ phận nhằm tạo 1 ê kíp làm việc nhịp nhàng. Do đó công ty cần:
- Xây dựng qua hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, phải tạo được sự chân thành, cởi mở, cấp dưới tuân thủ chỉ thị của câp trên, cấp trên tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
- Lãnh đạo là tấm gương để cấp dưới noi theo, thân thiện với nhân viên mọi lúc, mọi