Phân tích thiết kế hệ thống quản lý mua bán hàng tại siêu thị

Phân tích thiết kế hệ thống

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

NỘI DUNG 4

PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4

I.Xác định bài toán, các vấn đề và phạm vi giải quyết 4

1.Bài toán 4

2.Các vấn đề cần giải quyết 4

II.Mô tả hệ thống 4

1.Các phân hệ 4

2 Các chức năng chính 5

3 Quy trình hoạt động 5

3.Các mẫu biểu quan trọng 7

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10

I.Phân tích hệ thống về chức năng 10

1 Sơ đồ phân rã chức năng 10

a Các chức năng chi tiết 10

b Gom nhóm các chức năng đơn giản, chỉnh sửa tên các chức năng 11

c Vẽ sơ đồ phân rã chức năng 12

2 Sơ đồ dòng dữ liệu 13

a Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 (mức đỉnh) 13

b Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 14

II.Phân tích hệ thống về dữ liệu 18

1 Mô hình thực thể liên kết 18

a Đưa về dạng chuẩn 1NF 21

b Đưa về dạng chuẩn 2NF 21

c Đưa về dạng chuẩn 3NF 21

d Vẽ mô hình dữ liệu quan hệ 22

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, khi kinh tế ngày càng phát triển, chất lượng cuộc sống của con người ngàycàng được nâng cao cùng với đó là sự xuất hiện ngày các nhiều các loại hình dịch vụ chuyênnghiệp Trong lĩnh vực kinh doanh, nhiều hệ thống siêu thị đã xuất hiện với những đặc thùkhông giống nhau đòi hỏi từng siêu thị phải có những chiến lược kinh doanh và quản lý khácnhau Sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa máy tính hóa, tin học hóa vào hệ thốngsiêu thị giúp cho việc tính toán, quản lý hiệu quả hơn rất nhiều

Trước tình hình đó ngày càng nhiều công ty phần mềm tổ chức thiết kế và xây dựngquản lý bán hàng trong siêu thị Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế lại nảy sinh một số vấn đềmới mà phần mềm chưa đáp ứng kịp thời Vì vậy để xây dựng được một chương trình quản lýhoạt động hiệu quả, phù hợp với thực tế thì khâu phân tích thiết kế hệ thống đóng vai trò hếtsức quan trọng

Xuất phát từ yêu cầu thực tế đó nên trong thời gian làm bài tập môn Phân tích thiết kế

hệ thống thông tin em chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý mua bán hàng tại siêuthị” Trong tài liệu này, dựa trên việc khảo sát, phân tích hệ thống bán hàng tại siêu thị ĐứcPhương trên đường Trần Cung em đã xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại một siêu thị bán

lẻ Quá trình phân tích do không có điều kiện thực tế nhiều, kinh nghiệm bản thân còn nhiềuhạn chế vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót Rất mong nhận được ý kiến đóng góp từcác bạn và thầy cô để em hoàn thiện đề tài cũng như kiến thức của bản thân

Trong quá trình thực hiện, em xin chân thành cảm ơn thầy Đào Thanh Tĩnh đã giúp

em có những kiến thức cơ bản về môn học này

Hà Nội, ngày 2/4/2011

Cao Thị Mai

NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I Xác định bài toán, các vấn đề và phạm vi giải quyết

1.Bài toán

Siêu thị Đức Phương trên đường Trần Cung là một trong những siêu thị bán lẻ chokhách hàng Hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị này được sử dụng để ghi lại các phiên bánhàng, xử lý và thanh toán nhanh với khách hàng Ngoài ra hệ thống còn giúp Giám đốc siêuthị theo dõi được các hoạt động kinh doanh, tự động kiểm kê các hàng tồn đọng trong kho,các mặt hàng bán chạy…để hỗ trợ ra quyết định trong các hoạt động kinh doanh của siêu thị.Tại mỗi chi nhánh siêu thị bán lẻ đều có các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy đọc mãvạch và phần mềm hệ thống để chạy hệ thống được xây dựng

Hệ thống quản lý bán hàng gồm các bộ phận như sau:

a.Bộ phận Quản lý kho

Bộ phận này đảm nhiệm việc thống kê nhập - tồn kho trong từng ngày ( nhận hóa đơn

từ nhà cung cấp, từ đó cập nhật thống kê tồn kho ) Từ thống kê tồn để đưa ra phiếu dự trù vềhàng hoá để gửi bộ phận mua hàng

b.Bộ phận bán hàng (thu ngân)

Khách hàng tự lựa chọn các mặt hàng cần mua sau đó mang ra quầy thu ngân để tiếnhành thanh toán.

Nhân viên thu ngân sẽ tiến hành tổng hợp tất cả các mặt hàng, tính tiền rồi in hoá đơnthanh toán cho khách hàng, cập nhật hóa đơn, thông tin khách hàng vào CSDL

Tổng hợp số tiền bán hàng tại các quầy thu ngân

Thống kê doanh thu theo tháng, quý

Chi trả cho nhà cung cấp tiền mua hàng hoá khi có phiếu biên nhận nhận hàng từ bộphận quản lý kho

2 Các chức năng chính

- Chức năng quản lý bán hàng

- Chức năng quản lý mua hàng

- Chức năng quản lý kho hàng

- Chức năng quản lý tài chính

3 Quy trình hoạt động

Quy trinh bán hàng

Siêu thị là một hình thức bán hàng cho phép khách hàng tự lựa chọn tất cả mặt hàngcần mua sau đó mới tiến hành thanh toán Tại siêu thị các mặt hàng đều được niêm yết giátrên bao bì để khách hàng tự tính toán số lượng hàng có thể mua. Tại mỗi sạp hàng đều cónhân viên bán hàng phụ trách giới thiệu, tư vấn, giải đáp thắc mắc của khách hàng. Kháchhàng đến các sạp hàng sẽ lựa chọn những mặt hàng cần mua sau đó khách hàng sẽ tới bộ phậnbán hàng để thanh toán tiền hàng

Khi thanh toán nhân viên thu ngân tiến hành kiểm tra hàng, nhập mã hàng và lập hoáđơn cho khách hàng Việc nhập mã thực hiện bằng tay hoặc bằng máy quét mã vạch Nếuhàng không có mã vạch sẽ cập nhật thông tin mặt hàng, còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính

ngược lại tiếp nhận yêu cầu làm thẻ khách hàng thân thiết, in hóa đơn cho khách hàng và lưutrữ hóa đơn trong bảng CTHD Khách hàng phải thanh toán bằng tiền mặt đầy đủ số tiền tronghoá đơn.

Chế độ ưu đãi đối với khách hàng thân thiết:

Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổnggiá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thểđăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản lý Nhân viênquản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ kháchhàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên

Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn,khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự độngtính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng

Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong các đợt muahàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua.Tuy nhiên, cuối năm hệthống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết của siêu thị

Quy trình quản lý kho

Sau mỗi ngày làm việc bộ phận quản lý kho căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơnbán hàng trong ngày để kiểm kê lại số lượng các mặt hàng trong kho Việc kiểm kê này thựchiện trên kho hàng lưu trữ trên máy tính Vào chiều thứ sáu hàng tuần tiến hành kiểm kê trựctiếp hàng hóa trong kho vật lý, so sánh đối chiếu với kho dữ liệu trong máy tính, cập nhật lạithông tin hàng hóa Căn cứ vào số lượng hàng trong kho và nhu cầu mua hàng tiến hành lậpbản dự trù gửi lên bộ phận mua hàng để nhập hàng bổ sung Phiếu dự trù được in trên khổgiấy A4 và được gửi trực tiếp cho bộ phận mua hàng Khi có bổ sung hàng thì tiến hành kiểmtra số lượng, chất lượng, tiến hành lập và in phiếu nhập rồi xác nhận vào hoá đơn thanh toán,hoá đơn thanh toán được gửi lên bộ phận tài chính, sau đó tiến hành phân loại hàng hóa theoloại hàng, theo chủng loại, theo đơn vị tính, thực hiện đánh mã, lưu thông tin về hàng hóa baogồm mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:

- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và ngườitiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để phân biệt vớinhững hàng khác

- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch đối vớinhững mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu một mặt hàng nào không có sẵn mã

vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ đượcdùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều dài 8 ký tự

Quy trình mua hàng

Bộ phận mua hàng căn cứ vào bản dự trù, báo giá của nhà cung cấp và thông tin cácnhà cung cấp có trong kho dữ liệu tiến hành chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng gửi đến các nhàcung cấp, theo dõi quá trình giao nhận hàng khi có hàng bổ sung Bộ phận này cũng có tráchnhiệm nhận thông tin phản hồi từ bộ phận quản lý kho sau đó khiếu nại với nhà cung cấp

Quy trình thống kê tài chính

Bộ phận tài chính thống kê tổng số tiền thu được tại các quầy thu ngân trong ngày,thống kê doanh thu theo tháng, quý Khi nhận được hoá đơn thanh toán đã có xác nhận của bộphận quản lý kho, căn cứ vào phiễu nhập tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, cập nhậttrường trạng thái trong phiếu nhập ( trường trạng thái nhận hai giá trị true or false, true tươngứng với đã thanh toán, false tương ứng với chưa thanh toán)

3.Các mẫu biểu quan trọng

- Hoá đơn mua hàng

- Báo giá của nhà cung cấp gửi cho siêu thị :

PHIẾU BÁO GIÁ

Tên nhà cung cấp :………

Địa chỉ : ………

Ngày lập báo giá : ………

- Bản dự trù các loại mặt hàng cần phải mua :

- Hóa đơn bán hàng

SIÊU THỊ ĐỨC PHƯƠNG

BẢN DỰ TRÙ

Người lập dự trù : ……….Ngày lập : ………

Tổng trị giá hoá đơn : ………

Tiền mặt khách đưa :………

Tiền mặt trả lại khách :…………

Cảm ơn quý khách Hẹn gặp lại !

- Phiếu giao hàng của nhà cung cấp :

- Phiếu biên nhận của bộ phận tài chính :

PHIẾU BIÊN NHẬN NHẬN HÀNG

Số hiệu :………

Ngày giao hàng : ………

Đơn vị nhận : ………

Nhà cung cấp : ………

ST T TÊN HÀNG SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN TỔNG Bên nhận Bên giao SIÊU THỊ ĐỨC PHƯƠNG PHIẾU THANH TOÁN Số hiệu : ………

Ngày lập : ………

Nhà cung cấp : ………

Tổng số tiền : ……… ………Bằng chữ : ………

Số tiền đã trả : ……… Bằng chữ : ………

Số tiền còn nợ : ………

PHẦN 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I.Phân tích hệ thống về chức năng

1 Sơ đồ phân rã chức năng

a Các chức năng chi tiết

Qua mô tả quy trình hoạt động hệ thống gồm các chức năng cụ thể sau:

 Quản lý bán hàng:

- Tiếp nhận yêu cầu thanh toán hóa đơn

- Lập hóa đơn thanh toán

- Cập nhật lưu thông tin khách hàng

- Kiểm tra hàng có mã vạch hay không có mã vạch

- Cập nhật thông tin mặt hàng nếu nếu mặt hàng chưa được đánh mã

- Tính tổng giá trị hóa đơn

- In hóa đơn cho khách

- Giao hàng cho khách

- Lưu trữ hóa đơn vào CSDL

 Quản lý mua hàng

- Chọn nhà cung cấp

- Lập đơn mua hàng và gửi cho nhà cung cấp

- Theo dõi tiến trình giao hàng

- Kiểm tra hàng mới nhập

- Lập và in phiếu nhập hàng

- Xác nhận hóa đơn thanh toán

- Nhận khiếu nại từ bộ phận quản lý kho

 Quản lý kho

- Kiểm tra số lượng tồn hàng

- Phân loại và đánh mã hàng hóa

- Lưu thông tin hàng mới nhập

- Lập bảng dự trù mua hàng

 Bộ phận tài chính

- Thống kê tiền thu được trong ngày

- Tiếp nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp

b Gom nhóm các chức năng đơn giản, chỉnh sửa tên các chức năng

- Giao tiếp với nhà cung cấp

- Theo dõi tiến trinh giao hàng

- Thống kê doanh thu theo ngày

- Thanh toán hóa đơn nhập

- Cập nhật trường trạng thái trong phiếu nhập

c Vẽ sơ đồ phân rã chức năng

2 Sơ đồ dòng dữ liệu

a Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 (mức đỉnh)

b Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1

 Quản lý bán hàng

 Quản lý mua hàng

 Quản lý kho

 Quản lý tài chính

+ Hóa đơn thanh toán

- Sau khi liệt kê các danh từ ta tiến hành xác định xem chúng là một thực thể hay chỉ

là thuộc tính, chúng có bị trùng lặp không và kết hợp với các mẫu biểu để xác định các thựcthể và các thuộc tính Ta được các thực thể như sau:

+ NhanVienBanHang (MaNV, HoTen, NgaySinh, DiaChi, SĐT)

+ NhanVienMuaHang (MaNV, HoTen, NgaySinh, DiaChi, SĐT)

+ NhanVienQlyKho (MaNV, HoTen, NgaySinh, DiaChi, SĐT)

+ KhachHang (MaKH, HoTen, DiaChi, NgayLamThe, DiemTichLuy,NgayMuaGanNhat)

+ HangHoa (MaHH, TenHH, DVT, SoLuong, GiaBan, NgaySX, HanSD)

+ HoaDon (MaHD, MaKH, MaHH, TenLoai, SoLuong, DonGia, ThanhTien,NgayLap, NguoiLap)

+ PhieuNhap (MaPN, MaNCC, MaHH, SoLuong, GiaNhap, NgayNhap, NguoiNhap)+ NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, Email, SDT)

+ DonHang (MaDH, MaNCC, MaHH, SoLuong, NgayLap, NgayHen, NguoiLap)+ DuTruMuaHang (MaDT, NgayLap, NguoiLap, MaHang, SoLuong)

b Xác lập các liên kết

- Từ quy trình hoạt động tìm các động từ mô tả liên kết giữa các thực thể ta có các liênkết sau:

+ Khách hàng yêu cầu thanh toán

+ Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý yêu cầu thanh toán

+ Nhân viên bán hàng kiểm tra hàng, nhập mã HH

+ Nhân viên bán hàng làm thẻ khách hàng thân thiết khi có yêu cầu

+ Nhân viên bán hàng lập hóa đơn bán

+ Quản kí kho kiểm kê hàng hóa

+ Quản lí kho thống kê các mặt hàng bán chạy trong tháng

+ Quản lí kho lập phiếu dự trù mua hàng

+ Quản lí kho gửi phiếu dự trù cho bộ phận mua hàng

+ Quản lí kho lập phiếu nhập

+ Quản lí kho cập nhật thông tin hàng hóa

+ Quản lí kho xác nhận phiếu giao hàng

+ Nhân viên mua hàng lập đơn hàng

+ Nhân viên mua hàng gửi đơn hàng cho nhà cung cấp

+ Nhân viên tài chính thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp

c Vẽ mô hình thực thể liên kết

2 Mô hình dữ liệu quan hệ

- Dựa trên các kiểu thực thể và các thuộc tính đã phân tích, chuyển mỗi kiểu thực thểhoặc liên kết thảnh một bảng hoặc quan hệ, gom nhóm các thuộc tính các kiểu thực thể trùnglặp ta được lược đồ quan hệ sau:

+ NhanVien (MaNV, HoTen, NgaySinh, DiaChi, SDT, BoPhanTrucThuoc)

+ KhachHang (MaKH, HoTenKH, DiaChi, NgayLamThe, DiemTichLuy,NgayMuaGanNhat)

+ HangHoa (MaLoai, MaHH, TenHH, TenLoai, DVT, SoLuong, GiaBan,NgayBatDau, NgaySX, HanSD)

+ HoaDon (MaHD, MaKH, MaMH, DVT, SoLuong, DonGia, ThanhTien, NguoiLap,NgayLap)

+ PhieuNhap (MaPN, MaNCC, MaHH, DVT, SoLuong, GiaNhap, NgayNhap,NguoiNhap, TrangThai)

+ NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, Email, SDT)

+ DonHang (MaDH, MaNCC, MaHH, SoLuong, NgayLap, NgayHen, NguoiLap)

+ HangHoa (MaLoai, MaHH, TenHH, DVT, SoLuong, NgaySX, HanSD)

+ GiaBan ( MaHH, DonGia, NgayBatDau)

+ PhanDauHoaDon (MaHD, MaKH, TongTriGia, NguoiLap, NgayLap)

+ ChiTietHD (MaHD, MaHH, SoLuong, DonGia, ThanhTien)

+ PhanDauPhieuNhap (MaPN, MaNCC, TongTien, NgayNhap, NguoiNhap,TrangThai)

+ ChiTietPN (MaPN, MaHH, SoLuong, GiaNhap)

+ PhanDauDonHang (MaDH, MaNCC, NgayLap, NgayHen, NguoiLap)

+ ChiTietDH (MaDH, MaHH, SoLuong)

c Đưa về dạng chuẩn 3NF

- Các bảng trên đã ở dạng chuẩn 3NF vì không chứa phụ thuộc hàm ngoài khóa

d Vẽ mô hình dữ liệu quan hệ

PHẦN 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I.Một số tiến trình quan trọng

- Dựa trên so đồ phân ra chức năng trong hệ thống quản lý mua bán hàng tại siêu thị

có một số tiến trình quan trọng sau:

+ Tiến trình mua hàng

+ Tiến trình bán hàng

+ Tiến trình quản lý kho hàng

- Trong mỗi tiến trình đó lại được tách thành những tiến trình con phù hợp với điềukiện phần cứng và phần mềm, phương thức xử lý, đáp ứng được yêu cầu đặt ra của

Dữ liệu được lấy từ cơ sở dữ liệu : < >

Dữ liệu được chọn từ danh sách (combobox):

-Dữ liệu được hệ thống tự động tính : <*>

2 Một số giao diện chính

a Lập hóa đơn bán hàng

-b Lập phiếu nhập kho

c Cập nhật danh mục nhà cung cấp

d Cập nhật danh mục hàng hóa

e Lập kế hoạch mua hàng

III Dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu

1 Thiết kế dữ liệu logic

a Bảng khách hàng

b Bảng nhân viên

c Bảng danh mục hàng hóa