Trình tự thực hiện và chỉ tiêu đánh giá đấu thầu xây lắp

Đánh giá xếp hạng nhà thầu: Việc đánh giá các hồ sơ dự thầu được thực hiện theo trình tự sau: Đánh giá sơ bộ: bên mời thầu xem xét tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, nhằm loại bỏ các hồ sơ k

Trình tự thực hiện và chỉ tiêu đánh giá đấu thầu xây lắp

Bởi:

Học Viện Tài Chính

Trình tự đấu thầu xây lắp

Đấu thầu xây lắp là hoạt động diễn ra thường xuyên, và không thể thiếu trong hoạt động xây dựng Nó đóng vai trò ngày càng lớn, vì vậy ta phải biết được đấu thầu sẽ trải qua các giai đoạn nào để từ đó đề ra chiến lược hợp lý cho từng giai đoạn, giúp cho công tác đấu thầu ngày càng hoàn thiện

Trình tự thực hiện đấu thầu trải qua các giai đoạn:

Lập kế hoạch đấu thầu

Khi thực hiện một công việc gì thì lập kế hoạch là công việc đầu tiên cần thiết phải làm,

có kế hoạch tốt thì công việc mới thực hiện có hiệu quả và đấu thầu cũng vậy, cần phải

có kế hoạch tốt thì đấu thầu mới thành công như mong muốn Để tổ chức tốt công tác đấu thầu ta phải có kế hoạch cụ thể về:

- Lập kế hoạch phân chia dự án thành các gói thầu; khi phân chia dự án thành các gói thầu, chủ đầu tư phải xem xét tới sự phù hợp dựa trên các chỉ tiêu khác nhau, để từ đó

có sự phân chia gói thầu một cách hợp lý về quy mô, thời gian thực hiện

- Lập kế hoạch thời gian thực hiện từng gói thầu: chủ đầu tư phải dựa vào tiến độ thực hiện chung của dự án, quy mô, mức độ của từng gói thầu để có kế hoạch thực hiện cho từng gói thầu đúng tiến độ

- Lập kế hoạch nhân sự: gồm những người có thẩm quyền quyết định đầu tư của bên mời thầu (chủ đầu tư hoặc đại diện) và chỉ định tổ chuyên gia giúp việc

- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết để lập hồ sơ mời thầu

- Lập kế hoạch về giá và nguồn tài chính: chủ đầu tư phải xác định giá gói thầu dự kiến không vượt quá giá dự toán được duyệt

- Lập kế hoạch các tiêu chuẩn và thang điểm đánh giá:

Các tiêu chuẩn đánh như:

+ năng lực kỹ thuật công nghệ

+ năng lực tài chính

+ kinh nghiệm

+ biên độ thi công

Ngoài ra chủ đầu tư còn cần phải lập kế hoạch về nhiều nhân tố khác nữa để từ kế hoạch

đó chúng ta thực hiện công tác đấu thầu đạt hiệu quả cao

Sơ tuyển nhà thầu (nếu có):

Hình thức sơ tuyển chỉ áp dụng cho những dự án lớn, yêu cầu kỹ thuật cao, đề phòng những rủi ro có thể gặp trong quá trình đấu thầu và thực hiện nhiệm vụ đầu tư Chủ đầu

tư có thể tổ chức sơ tuyển Việc sơ tuyển nhằm lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực

về trình độ công nhân, máy móc thiết bị, lĩnh vực sở trường của nhà thầu Giai đoạn này gồm:

- Lập hồ sơ sơ tuyển

- Thông báo mời sơ tuyển

- Nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển

- Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển

- Trình duyệt kết quả sơ tuyển

- Thông báo kết quả sơ tuyển

Lập hồ sơ mời thầu:

Lập hồ sơ mời thầu là công việc hết sức quan trọng bao gồm:

- Thư mời thầu

- Mẫu đơn dự thầu

- Chỉ dẫn đối với nhà thầu

- Các điều kiện ưu đãi (nếu có)

- Các loại thuế theo quy định của pháp luật

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiền lượng và chỉ dẫn kỹ thuật

- Tiến độ thi công

- Tiêu chuẩn đánh giá (bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng

để xác định giá đánh giá)

- Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng

- Mẫu bảo lãnh dự thầu

- Mẫu thoả thuận hợp đồng

- Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Mời thầu:

Bên mời thầu có thể mời thầu bằng thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc gửi thư mời thầu cho các nhà thầu

- Thông báo mời thầu: hình thức này áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc đối với các gói thầu sơ tuyển Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng tuỳ theo quy mô và tính chất của gói thầu theo quy định Thông báo mời thầu gồm những nội dung sau:

+ Tên và địa chỉ bên mời thầu

+ Mô tả tóm tắt dự án, địa chỉ và thời gian xây dựng

+ Chỉ dẫn tìm hiểu hồ sơ mời thầu

+ Thời hạn, địa chỉ nhận hồ sơ dự thầu.

- Gửi thư mời thầu: hình thức này được áp dụng trong thể loại đấu thầu hạn chế bên mời thầu phải gửi thư mời thầu trực tiếp đến từng nhà thầu trong danh sách đã được duyệt

Sau khi mời thầu thì các nhà thầu hoàn tất hồ sơ dự thầu nộp cho bên mời thầu ở trong tình trạng niêm phong trước thời hạn quy định, bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu theo hình thức bảo mật cho đến thời điểm mở thầu

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu xây lắp gồm:

- Các nội dung về hành chính pháp lý:

+ Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người có thẩm quyền)

+ Bản sao giấy đăng ký kinh doanh

+ Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả nhà thầu phụ (nếu có) + Văn bản thoả thuận liên danh (trường hợp liên danh dự thầu)

+ Bảo lãnh dự thầu

- Các nội dung về kỹ thuật:

+ Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu

+ Tiến độ thực hiện hợp đồng

+ Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng

+ Các biện pháp đảm bảo chất lượng

- Các nội dung về thương mại, tài chính:

+ Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết

+ Điều kiện tài chính (nếu có)

+ Điều kiện thanh toán

Mở thầu:

Sau khi nộp hồ sơ dự thầu, những hồ sơ dự thầu nào đúng kế hoạch và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của bên mời thầu sẽ được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý trong điều kiện đảm bảo bí mật Việc mở thầu sẽ được tiến hành công khai theo ngày giờ, địa chỉ đã ghi trong hồ sơ mời thầu Đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu sẽ tham gia mở thầu và

ký vào biên bản mở thầu

Đánh giá xếp hạng nhà thầu:

Việc đánh giá các hồ sơ dự thầu được thực hiện theo trình tự sau:

Đánh giá sơ bộ: bên mời thầu xem xét tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu,

nhằm loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, bao gồm:

- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

+ Kiểm tra giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ hành nghề

+ Kiểm tra tính pháp lý của chữ ký xác nhận hồ sơ dự thầu

- Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu: xem xét năng lực tài chính, kỹ thuật, kinh nghiệm của nhà thầu với yêu cầu của hồ sơ mời thầu

- Làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu cần): trong quá trình đánh giá sơ bộ, bên mời thầu thấy có vấn đề gì cần làm rõ thì yêu cầu nhà thầu giải trình bằng văn bản (nhưng không được làm thay đổi nội dung hồ sơ dự thầu)

Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu:

- Đánh giá về mặt tài chính, thương mại: tiến hành đánh giá tài chính, thương mại các nhà thầu thuộc danh sách ngắn trên cùng một mặt bằng theo tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt

Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm: + Sửa lỗi

+ Hiệu chỉnh các sai lệch

+ Chuyển đổi giá dự thầu sang một đồng tiền chung

+ Đưa về một mặt bằng so sánh

+ Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu.

Đánh giá tổng hợp, xếp hàng nhà thầu theo giá đánh giá và kiến nghị nhà thầu trúng thầu với giá trúng thầu tương ứng:

Dựa vào kết quả đánh giá chi tiết và căn cứ vào thang điểm đã lập bên mời thầu sẽ có đánh giá tổng hợp và cho điểm các hồ sơ dự thầu từ đó xếp hạng nhà thầu để có căn cứ trình người có thẩm quyền quyết định đầy đủ và phê duyệt nhà thầu trúng thầu

Các tiêu chuẩn đánh giá:

+ Tiêu chuẩn kỹ thuật

+ Tiêu chuẩn kinh nghiệm

+ Tiêu chuẩn tiến độ thi công

+ Tiêu chuẩn tài chính

+ Tiêu chuẩn giá dự thầu

Trình duyệt kết quả đấu thầu:

Chủ đầu tư sau khi căn cứ vào kết quả chấm thầu và các quy định của nhà nước, người quản lý công việc đấu thầu lập bản tường trình chi tiết và đầy đủ tới chủ đầu tư và các

cơ quan nhà nước có liên quan để thẩm định và xét duyệt lần cuối cùng Thông thường các gói thầu trúng thầu là các gói thầu có số điểm cao nhất, phù hợp với các tiêu chuẩn của quy chế đấu thầu

Công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng.

Sau khi lựa chọn được nhà thầu (được các cơ quan có thẩm quyền chấp thuận và phê duyệt) chủ đầu tư tiến hành công bố trúng thầu và thương thảo hợp đồng Sau khi thương thảo hợp đồng xong, chủ đầu tư tiến hành trình duyệt nội dung hợp đồng và ký kết hợp đồng

- Khi công bố kết quả trúng thầu và ký kết hợp đồng đảm bảo nguyên tắc chung: bên mời thầu chỉ được công bố kết quả đấu thầu tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu

Trước khi tiến hành thông báo trúng thầu và ký kết hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực nhà thầu cũng như những thay đổi khác liên quan đến nhà thầu, nếu phát hiện những thay đổi liên quan đến việc thực hiện hợp đồng (năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản ) bên mời thầu phải kịp thời thông báo

cho người có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét Huỷ bỏ kết quả đấu thầu, tổ chức đấu thầu lại khi phát sinh các vấn đề:

+ Dự án phải thay đổi mục tiêu khác với dự kiến ban đầu trong thư mời thầu

+ Không có nhà thầu nào đáp ứng được yêu cầu

+ Có chứng cớ chứng minh có sự tiêu cực trong quá trình đấu thầu

- Thông báo trúng thầu:

Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền, bên mời thầu phải gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản kèm theo dự thảo hợp đồng có lưu ý những điều kiện cần thiết phải bổ sung (nếu có) để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu Đồng thời bên mời thầu phải gửi kèm lịch biểu nêu rõ thời gian, địa điểm thương thảo ký kết hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng

- Thương thảo ký kết hợp đồng:

Khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp nhận hoặc từ chối thương thảo trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo, nếu không nhận được thư chấp nhận hoặc từ chối của nhà thầu, bên mời thầu không hoàn trả bảo lãnh dự thầu và báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định

Sau khi đã thống nhất về thời gian, địa điểm, hai bên sẽ tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và tiến tới ký kết hợp đồng chính thức

Các công việc khi tham gia dự thầu của nhà thầu xây lắp:

Nhà thầu khi tham gia vào thị trường xây dựng thông qua đấu thầu với cương vị là người bán Vì vậy khi muốn tham gia vào thị trường xây dựng, các nhà nhà thầu cần phải tìm kiếm, cập nhật thông tin về các dự án đầu tư để tham gia những công trình mà công ty

có đủ năng lực phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư Để ký kết được hợp đồng với chủ đầu tư nhà thầu cần phải tiến hành những công việc khác nhau và phải theo quy trình nhất định

Tìm kiếm thông tin về các dự án đầu tư:

Việc tìm kiếm thông tin trên thị trường xây dựng thường thông qua các hình thức:

- Từ thông báo mời thầu của chủ đầu tư trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Từ thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới: do uý tín của nhà thầu trên thị trường xây dựng, tính chất của công việc xây dựng, hay vì lý do cấp bách mà bên mời thầu trực tiếp

mời dự thầu thông qua thư mời thầu trong trường hợp công trình được tổ chức theo hình thức đấu thầu hạn chế

- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian theo hình thức này nhà thầu phải trả một khoản phí nhất định cho nhà môi giới để biết thông tin mời thầu

Tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu:

Đây là công việc rất quan trọng vì đây là xuất phát điểm để nhà thầu xem xét khả năng của mình có thể đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư không để từ đó lập hồ sơ tham gia

dự thầu Nhà thầu khi đã có thông tin mời thầu thường phân tích đánh giá sơ bộ thông tin về công trình Nhà thầu phải nắm bắt các thông tin cần thiết về công trình dự thầu, từ

đó có sự phân tích cụ thể để đưa ra quyết định có hoặc không tham ra dự thầu Hoặc sau khi phân tích hồ sơ mời thầu mà khả năng của công ty không đáp ứng được yêu cầu thì

có thể đề ra hướng chiến lược là tham gia đấu thầu bằng liên danh, liên kết, liên doanh (tuy nhiên nếu nhà thầu muốn liên doanh trong đấu thầu và muốn giao thầu lại phải được

sự đồng ý của chủ đầu tư)

Tham gia sơ tuyển (nếu có):

Để tham gia sơ tuyển nhà thầu phải nộp một ngân phiếu bảo đảm cho việc tham gia dự thầu (có thể lên 20% chi phí đấu thầu) Nếu nhà thầu không trúng thì khoản tiền này được chủ đầu tư trả lại

Thông thường với những dự án có vốn đầu tư lớn (từ 300 tỷ VNĐ trở lên) thì chủ đầu

tư mới tổ chức sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ khả năng

Khi tham gia sơ tuyển nhà thầu nộp tài liệu sơ tuyển:

+ Tổ chức và cơ cấu của nhà thầu, quyết định thành lập, giấy phép hành nghề xây dựng

+ Các công trình đã tham gia và kinh nghiệm trong 2-5 năm qua: khối lượng thực hiện giá trị hợp đồng, chất lượng thực hiện

+ Các công trình đang thi công, khối lượng thời gian hoàn thành, kinh phí

+ Khả năng về nguồn nhân lực

+ Thực trạng tài chính

+ Khả năng máy móc thiết bị, công nghệ

Chuẩn bị, lập hồ sơ dự thầu:

Sau khi qua vòng sơ tuyển, nhà thầu đạt tiêu chuẩn sẽ dựa vào hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ mời thầu

Khi có yêu cầu trước khi lập hồ sơ dự thầu chủ đầu tư phải tiến hành khảo sát thực địa, dựa vào kết quả khảo sát, năng lực của công ty và hồ sơ mời thầu để từ đó lập hồ sơ dự thầu Nội dung bộ hồ sơ dự thầu gồm:

- Thư trả lời đã nhận được thư mời thầu: sau khi nhận được thông báo mời thầu và tài liệu đấu thầu thì nhà thầu phải đệ trình cho phía mời thầu một lá thư ngắn gọn, rõ ràng thông báo cho chủ đầu tư là công ty đã nhận được thư mời thầu

- Đơn dự thầu: đây là phần việc quan trọng nhất và nó quyết định khả năng thắng thầu của doanh nghiệp Đơn dự thầu thực chất là điền vào mẫu của chủ đầu tư cung cấp có trong hồ sơ dự thầu:

+ Thời hạn khởi công kể từ khi có thông báo của chủ đầu tư trong vòng 5-10 ngày kể từ ngày có lệnh, nhà thầu cần huy động đủ lực lượng xe máy, con người, thiết bị để khởi công

+ Thời gian xây dựng công trình theo yêu cầu của chủ đầu tư hoặc thời gian nhà thầu đề xuất được chủ đầu tư chấp nhận

+ Mức phạt do công trình chậm trễ theo quy định

+ Thời gian bảo hành công trình

+ Thời hạn phải thanh toán cho nhà thầu sau khi nhận được phiếu thanh toán của kỹ sư

tư vấn giám sát

+ Lãi suất đối với phần chậm trả khối lượng hoàn thành để bảo vệ quyền lợi cho nhà thầu

+ Khoản tiền, hoặc phần trăm trên giá trị hợp đồng chủ đầu tư sẽ tạm ứng cho nhà thầu sau khi khởi công công trình để nhà thầu triển khai máy móc, vật tư, thiết bị

+ Các loại tiền dùng thanh toán

+ Thời hạn có hiệu lực của đơn thầu

+ Giấy bảo lãnh dự thầu

+ Quy cách của đơn dự thầu và chữ ký

- Một số yêu cầu giải thích thêm: các nhà thầu sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu có thể yêu cầu chủ đầu tư giải thích thêm về: vật tư thiết bị, giá cả, chỉ dẫn kỹ thuật, tiến độ thi công

- Thư uỷ quyền: đấy là văn bản pháp lý được cấp có thẩm quyền lập uỷ quyền cho người

có thẩm quyền chịu trách nhiệm giải quyết trong quyền hạn cho phép

- Lập chương trình thiết bị ngày công theo quá trình tiến hành công việc

- Lập biểu giá: giá dự thầu nhà thầu phải tính toán cụ thể và điền vào bản giá thầu theo mẫu của chủ đầu tư Điền vào bản giá thầu bao gồm tất cả các chi phí có liên quan đến xây dựng công trình như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, thuế, lãi mức giá mà nhà thầu lập phản ánh trình độ tổ chức thi công của nhà thầu và nó phải được tính toán hợp

lý để mức giá đó có khả năng thắng thầu cao nhất

- Lập vật tư thiết bị chủ yếu cho thi công nhà thầu phải lập biểu vật tư chủ yếu có sự phân loại và hạch toán cụ thể để xem xét, xuất kho cho thi công

- Lập biểu tổ chức lao động: nhà thầu phải lập biểu liệt kê số lượng lao động sử dụng cho thi công công trình và có sự phân công trong tổ chức thực hiện công việc

- Bản vẽ kỹ thuật và bản vẽ thi công nhà thầu phải nghiên cứu kỹ thiết kế kỹ thuật để đưa ra biện pháp thi công hợp lý

- Lập biểu tiến độ thi công: biểu này phải chỉ rõ được chương trình, kế hoạch thực hiện của nhà thầu trong từng giai đoạn và cả quá trình

- Những giải thích thêm của nhà thầu do yêu cầu của chủ đầu tư nhà thầu có thể giải trình thêm một số vấn đề về kỹ thuật, tiến độ thi công 9.5 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu sau khi hoàn thành xong hồ sơ dự thầu (thường với dự án nhỏ thời gian chuẩn bị 30-40 ngày, dự án lớn thời gian chuẩn bị 2-3 tháng) Nhà thầu sẽ nộp hồ sơ dự thầu cho bên mời thầu trong thời hạn quy định Bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản các hồ sơ dự thầu trong điều kiện bảo mật

Việc mở thầu được thực hiện công khai với sự có mặt của bên mời thầu, đại diện của

cơ quan quản lý cấp trên các nhà thầu hoặc đại diện được uỷ quyền của nhà thầu và các hãng thông tấn báo chí địa phương

Công tác mở thầu sẽ tiến hành mở từng hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ ghi tên các ứng thầu hợp lệ và ứng thầu không hợp lệ Sau khi mở thầu, chủ đầu tư đánh giá xếp hạng các nhà thầu theo những tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, giá bỏ thầu để chọn ra nhà thầu phù hợp nhất Kết quả đấu thầu sẽ được công bố chính thức sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt Những nhà thầu không trúng thầu cũng được thông báo và trả lại bảo lãnh dự thầu