Tin học đại cương 4

CHƯƠNG TỔNG QUAN EXCEL I II III IV V Tổng quan EXCEL Quản lý tập tin Định dạng Lập công thức hàm Làm việc với sở liệu CHƯƠNG 1 Tổng quan Khởi động EXCEL  Kích START-PROGRAM-MO-MSEXCEL  Kích đúp biểu tượng EXCEL hình Desktop  Kích biểu tượng EXCEL SHORTCUT/TASKBAR  Kích đúp tập tin EXCEL  Kích C:\PROGRAM FILES\MO\OFFICE11 chọn tập tin EXCEL  Kích START chọn MS EXCEL CHƯƠNG 1 Tổng quan (TT) Thoát EXCEL  Kích FILE-EXIT  Kích biểu tượng X đóng khung đỏ  Bấm tổ hợp phím ALT-F4  Bấm tổ hợp phím CTRL-ALT-DEL, chọn MS EXCEL, chọn END TASK CHƯƠNG 1 Tổng quan (TT) Màn hình giao tiếp  Thanh tiêu đề - Title bar  Thanh thực đơn – Menu bar  Thanh công cụ - Tool bar  Thanh công thức – Formular bar  Nút lật trang  Thanh trạng thái – Status bar CHƯƠNG 1 Tổng quan (TT) Workbook – Worksheet  Mỗi tập tin EXCEL gọi Workbook (tập tin bảng tính)  Mỗi Workbook chứa tối đa 4096 trang bảng tính gọi Worksheet  Mỗi Worksheet chứa 256 cột (phân biệt ký tự A,B,C,…,IV) 65.536 dòng (phân biệt ký số 1,2,3…)  Giao điểm cột dòng ô Một ô gọi tên CỘTDÒNG SHEET#!CỘTDÒNG CHƯƠNG Kiểu liệu  General  Number  Currency  Accounting  Date/Time  Percentage  Text Tổng quan (TT) CHƯƠNG Quản lý tập tin Thao tác tập tin (Workbook)  Mở tập tin mới: chọn FILE-NEW CTRL-N kích biểu tượng  Menu  Mở tập tin có sẵn dĩa: chọn FILE-OPEN nhập vào khung FILE NAME tên tập tin với đường dẫn kích biểu tượng  Menu  Ghi tập tin lên dĩa: chọn FILE-SAVE SAVE AS Hoặc kích vào biểu tượng  Menu (có thể ấn định trước nơi lưu trữ TOOLS/OPTIONS…/GENERAL)  Đóng tập tin: chọn FILE-CLOSE CTRL-F4 CHƯƠNG Quản lý tập tin (TT)  Xem tập tin trước in: chọn FILE-PRINT PREVIEW kích chuột vào biểu tượng  In tập tin: chọn FILE-PRINT bấm CTRL-P  Đổi tên tập tin: chọn tập tin, chọn FILERENAME nhắp chuột phải chọn RENAME  Sao chép, xoá, di chuyển: chọn tập tin, chọn FILE-DELETE (xoá), chọn EDIT-COPY/MOVE TO FOLDERS…(sao chép/di chuyển) CHƯƠNG Quản lý tập tin (TT) Các thao tác trang bảng tính (Worksheet)  Thêm trang: chọn INSERT-WORKSHEET  Đổi tên/xoá trang: chọn trang, nhắp chuột phải, chọn RENAME/DELETE  Di chuyển trang: nhắp chuột trái nút lật trang trang cần đến nhắp chuột phải nút lật trang chọn trang cần đến  Sao chép/di chuyển: chọn trang, nhắp chuột phải, chọn MOVE OR COPY…, chọn nơi đến CHƯƠNG Quản lý tập tin (TT) Nhập liệu  Phần lớn liệu nhập theo dạng chuẩn Excel nhận biết, không cần định dạng trước  Một vài trường hợp lưu ý: với liệu số mặc định GENERAL nhập số dạng TEXT phải thêm dấu ‘ đầu nhập công thức phải bắt đầu dấu =, +, -, @, #  Để chỉnh sữa xoá liệu, chọn vùng liệu cần xử lý sau nhập liệu thay kích phím DEL (để xoá) kích phím F2 để chỉnh sữa CHƯƠNG Định dạng worksheet (TT) Định dạng số, thời gian, tiền tệ  Kích START-SETTINGS-CONTROL PANELREGIONAL LANGUAGE AND OPTIONS  Chọn khung REGIONAL OPTIONS, chọn CUSTOMIZE…  Sau chọn khung NUMBER/ CURRENCY / TIME / DATE để thay đổi kiểu liệu tương ứng  Để tạo dạng riêng nên sử dụng: FORMAT-CELLS…, chọn khung NUMBER, chọn CUSTOM nhập mã định dạng Ví dụ: #,###.00;[red]-#,###.00;;”text”  Để chép phần định dạng, chọn phần định dạng phù hợp, chọn biểu tượng chọn vùng cần định dạng CHƯƠNG Định dạng worksheet (TT) Tìm kiếm – Thay  Sử dụng CTRL+F H, nhập liệu cần tìm vào khung FIND WHAT (và nhập liệu cần thay vào khung REPLACE WITH)  Chọn nơi tìm kiếm WITHIN, chọn MATCH CASE MATCH ENTIRE CELL CONTENT  Sau chọn REPLACE/REPLACE ALL FIND NEXT/FIND ALL CHƯƠNG - HÀM Tham chiếu địa  Tham chiếu sheet: Địa tuyệt đối: $A$4 (sử dụng phím F4); địa tương đối: A4  Tham chiếu sheet khác: [tập tin]sheet! Địa ô VD:[d:\data\donvi]hokhau!$A$4 Toán tử độ ưu tiên  -, %, ^, */, +-, &, =, , =,  Cùng mức ưu tiên thực từ trái sang phải  Toán tử dấu ngoặc () thực trước CHƯƠNG - HÀM Sử dụng hàm  Dạng chung: =hàm(tham số vùng địa điều kiện) VD: =sum(B1:B6)  Có thể nhập trực tiếp hàm vào ô sử dụng chức Insert/function  Trong hàm sử dụng toán tử VD: IF(a3+b3>=1000,”Ngừng bán”,””)  Lưu ý: tuỳ theo cách cài đặt hệ thống mà dấu phân cách tham số dấu , ; CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm số + ABS(number): trả trị tuyệt đối số + INT(number):làm tròn số xuống số nguyên gần + MOD(number;divisor): số dư phép chia number cho divisor +ROUND(number;num-digits): làm tròn số tới số ý nghĩa thứ num-digits +SQRT(number): bậc hai number CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm logic + NOT(logical): phủ định logical + AND(logical1;logiacl2…):kiểm tra logical1, logical2… trả trị TRUE + OR(logical1;logiacl2…): tương tự phép AND trả TRUE có logical TRUE +IF(logical test;TRUE;FALSE): kiểm tra logical, trả TRUE ngược lại CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm thống kê + AVERAGE(N1;N2;…): trung bình N1,N2… + COUNT(value1;value2…):đếm số ô chứa giá trị số dãy đối số value1, value2… + COUNTA(value1;value2…): đếm số ô không trống dãy đối số value1, value2… +COUNTIF(range;criteria): kiểm tra đếm số ô vùng range thoả criteria +COUNTBLANK(range):đếm số ô trống vùng range +SUMIF(range;criteria;sum-range): tính tổng số thỏa criteria vùng range CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm xử lý chuỗi + LEN(TEXT): số ký tự có TEXT + LEFT(TEXT;Number):tách từ bên trái TEXT number ký tự + MID(TEXT;START_N1;N2): tách TEXT từ vị trí START N2 ký tự +TRIM(TEXT): xoá khoảng TEXT trống +CONCATENATE(TEXT1;TEXT2…): tương đương & +VALUE(TEXT):trả giá trị số số dạngTEXT +PROPER(TEXT): trả chuỗi có ký tự đầu chữ in hoa từ TEXT CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm tìm kiếm + VLOOKUP(value;table;column): tìm VALUE TABLE; có trả giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả tồn cột thứ COLUMN TABLE + HLOOKUP(value;table;row): tìm VALUE TABLE; có trả giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả tồn dòng thứ ROW TABLE CHƯƠNG - HÀM Các hàm thông dụng  Nhóm hàm tài chính, kế toán + SLN(cost;salvage;life): khấu hao + DB(cost;salvage;life;period;month): khấu hao giảm nhanh + DDB(cost;salvage;life;period;factor): khấu hao giảm nhanh kép + PMT(rate;nper;pv): phần tiền góp theo lãi suất rate thời hạn nper cho nợ pv CHƯƠNG - HÀM + PV(rate;nper;pmt;fv;type): giá trị dòng tiền + FV(rate;nper;pmt;pv;type): giá trị cuối kỳ nper dòng tiền + NPV(rate;value1;value2;…): giá dòng tiền value1, value2… + IRR(values;guess): suất thu hồi nội CHƯƠNG - HÀM Mã lỗi  #DIV/0!: phép chia cho ???  #NAME?: tên hàm  #NUM!: số hàm có vấn đề  #N/A!: công thức không sử dụng  #REF: địa tham khảo không  #NULL!: vùng tham khảo rỗng CHƯƠNG - CSDL Thiết lập CSDL  Một CSDL thực chất bảng tính bình thường gồm nhiều cột (field) dòng (record) Các field không tên  Dòng dòng tiêu đề, tên cột dài không 255 ký tự  Các dòng phải liên tục  Mỗi bảng tính chứa nhiều bảng liệu phải đặt tên riêng: chọn vùng-chọn INSERT-NAME-DEFINE…-đặt tên vùng-chỉ vị trí tham chiếu  Sau nhập liệu tham khảo CHƯƠNG - CSDL Sắp xếp liệu  Đánh dấu khối vùng cần xếp  Chọn DATA-SORT…  Chọn khoá để xếp (tối đa 3)  Ở khoá chọn chiều xếp tăng/giảm (Ascending/Descending)  Nên chọn ô HEADER ROW  Tuỳ chọn OPTIONS giúp định hướng chọn theo ngày, tháng, phân biệt chữ hoa/thường kiểu xếp trái/phải hay đỉnh/đáy CHƯƠNG - CSDL Lọc liệu  Lọc tự động: DATA-FILTER-AUTO FILTER  Tìm liệu: sử dụng DATA-FORM… sau nhập điều kiện vào criteria kích vào FIND NEXT [...]... ALL CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 1 Tham chiếu địa chỉ  Tham chiếu cùng sheet: Địa chỉ tuyệt đối: $A $4 (sử dụng phím F4); địa chỉ tương đối: A4  Tham chiếu sheet khác: [tập tin] sheet! Địa chỉ ô VD:[d:\data\donvi]hokhau!$A $4 2 Toán tử và độ ưu tiên  -, %, ^, */, +-, &, =, , =,  Cùng mức ưu tiên sẽ thực hiện từ trái sang phải  Toán tử trong dấu ngoặc () được thực hiện trước CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 3 Sử dụng... cách các tham số là dấu , hoặc ; CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm thông dụng  Nhóm hàm số + ABS(number): trả về trị tuyệt đối của số + INT(number):làm tròn số xuống số nguyên gần nhất + MOD(number;divisor): số dư của phép chia number cho divisor +ROUND(number;num-digits): làm tròn số tới số ý nghĩa thứ num-digits +SQRT(number): căn bậc hai của number CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm thông dụng  Nhóm hàm logic +... CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm thông dụng  Nhóm hàm tìm kiếm + VLOOKUP(value;table;column): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả về đang tồn tại trong cột thứ COLUMN của TABLE + HLOOKUP(value;table;row): tìm VALUE trong TABLE; nếu có trả về giá trị tương ứng với VALUE vừa tìm Giá trị trả về đang tồn tại trong dòng thứ ROW của TABLE CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm... horizontal, vertical, orientation, text control  Định dạng theo điều kiện: chọn vùng, chọn FORMAT-CONDITIONAL FORMATTING, sau đó nhập điều kiện và dạng dữ liệu sẽ hiển thị khi điều kiện được thoả CHƯƠNG 1 3 Định dạng worksheet (TT) 4 Định dạng số, thời gian, tiền tệ  Kích START-SETTINGS-CONTROL PANELREGIONAL LANGUAGE AND OPTIONS  Chọn khung REGIONAL OPTIONS, và chọn CUSTOMIZE…  Sau đó chọn khung... CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT) 4 Sắp xếp – thay đổi cửa sổ  Giữ yên dòng/cột: chọn ô bên phải cột và bên dưới dòng cần giữ, kích WINDOWS – FREEZE PANES Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – UNFREEZE PANES  Tách cửa sổ: kích WINDOWS – SPLIT Để trả lại trạng thái cũ, kích WINDOWS – REMOVE SPLIT  Phóng to/thu nhỏ: chọn VIEW, và chọn tỉ lệ tương ứng  Để làm việc với nhiều tập tin: kích WINDOWS – ARRANGE... dòng thông báo trong INPUT MESSAGE hoặc ERROR ALERT CHƯƠNG 1 2 Quản lý tập tin (TT) 3 Nhập dữ liệu (tt)  Nếu dữ liệu cần nhập theo dạng bảng, đễ thuận tiện và đỡ nhàm chán chọn vùng tiêu đề cột, chọn DATAFORM…, chọn OK và nhập liệu vào  Nếu dữ liệu nhập lấy từ một nguồn khác, chọn DATAIMPORT EXTERNAL DATA-IMPORT DATA, chọn tập tin dữ liệu, chọn vùng lưu dữ liệu, chọn OK  Việc sao chép, di chuyển dữ... trả về trị TRUE + OR(logical1;logiacl2…): tương tự phép AND nhưng trả về TRUE nếu có một logical là TRUE +IF(logical test;TRUE;FALSE): kiểm tra logical, nếu đúng trả về TRUE và ngược lại CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm thông dụng  Nhóm hàm thống kê + AVERAGE(N1;N2;…): trung bình của N1,N2… + COUNT(value1;value2…):đếm số ô chứa giá trị số trong dãy các đối số value1, value2… + COUNTA(value1;value2…): đếm... +COUNTIF(range;criteria): kiểm tra đếm số ô trong vùng range thoả criteria +COUNTBLANK(range):đếm số ô trống trong vùng range +SUMIF(range;criteria;sum-range): tính tổng các số thỏa criteria trong vùng range CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 4 Các hàm thông dụng  Nhóm hàm xử lý chuỗi + LEN(TEXT): số ký tự có trong TEXT + LEFT(TEXT;Number):tách từ bên trái TEXT một number ký tự + MID(TEXT;START_N1;N2): tách trong TEXT từ vị trí START N2... lý tập tin (TT) 3 Nhập dữ liệu (tt)  Nếu cần cho dòng ghi chú vào dữ liệu, chọn dữ liệu, kích phím phải chuột, chọn INSERT COMMENT và nhập dòng ghi chú  Để sữa/xoá dòng ghi chú, chọn dòng ghi chú, kích phím phải chuột, chọn EDIT/DELETE COMMENT (lưu ý: dòng ghi chú không mất khi dữ liệu bị xoá)  Nếu cần qui định trước giá trị dữ liệu nhập vào, chọn vùng dữ liệu, chọn DATA-VALIDATION…-chọn SETTINGS,... góp theo lãi suất rate trong thời hạn nper cho món nợ pv CHƯƠNG 1 - 4 HÀM + PV(rate;nper;pmt;fv;type): giá trị hiện tại của dòng tiền đều + FV(rate;nper;pmt;pv;type): giá trị cuối kỳ nper của dòng tiền đều + NPV(rate;value1;value2;…): hiện giá thuần của dòng tiền value1, value2… + IRR(values;guess): suất thu hồi nội bộ CHƯƠNG 1 - 4 HÀM 5 Mã lỗi  #DIV/0!: phép chia cho 0 ???  #NAME?: tên trong hàm ... FILE-CLOSE CTRL-F4 CHƯƠNG Quản lý tập tin (TT)  Xem tập tin trước in: chọn FILE-PRINT PREVIEW kích chuột vào biểu tượng  In tập tin: chọn FILE-PRINT bấm CTRL-P  Đổi tên tập tin: chọn tập tin, chọn...  Accounting  Date/Time  Percentage  Text Tổng quan (TT) CHƯƠNG Quản lý tập tin Thao tác tập tin (Workbook)  Mở tập tin mới: chọn FILE-NEW CTRL-N kích biểu tượng  Menu  Mở tập tin có sẵn...  Tham chiếu sheet: Địa tuyệt đối: $A $4 (sử dụng phím F4); địa tương đối: A4  Tham chiếu sheet khác: [tập tin] sheet! Địa ô VD:[d:datadonvi]hokhau!$A $4 Toán tử độ ưu tiên  -, %, ^, */, +-,