tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco

tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung afresco

Trang 1

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỒNG DANH MINH Áo ĐƠ ÁN TÔT NGHIỆP ĐẠI HỌC

TIM HIEUVA TRIEN KHAI HE QUAN

TRI NOI DUNG AFRESCO

Nghé An, thang 12 nam 2012

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BAO CAO

DO AN TOT NGHIEP DAI HOC

TIM HIEUVA TRIEN KHAI HE QUAN TRI NOI DUNG AFRESCO

Giáo viên hướng dẫn: ThS VŨ CHÍ CƯỜNG Sinh viên thực hiện: HOÀNG DANH MINH

Mã sinh viên: 0851079035 Lớp: 49K -CNTT

Nghé An, thang 12 nam 2012

Trang 3

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐÔ ÁN

Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nỗ, máy vi tính đã đi đến tới hầu hết các cơ quan, tổ chức, cá nhân Theo đó các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng đã dần

được chuyển sang lưu trữ dưới đạng tài liệu điện tử (Electronic Document) Công

tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệụ

Việc xây dựng hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu là một vấn đề không dễ

dàng đối với những người học công nghệ thông tin Điều này càng trở nên khó khăn và phức tạp đối với những người không có chuyên môn về tin học Yêu cầu

bức thiết được đặt ra là phải có một hệ thống cho phép mọi người có thể nhanh chóng sử dụng để lưu trữ và quản lý tài liệu của họ Hệ quản trị tài liệu (DMS —

Document Management System) là một bước tiến trong quá trình xây dựng hệ thống Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của cơ quan, doanh nghiệp, tô chức em đã nghiên cứu hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệụ Và phần mềm mã nguồn

Trang 4

LỜI CẢM ƠN

Đạt được kết quả nghiên cứu như trình bày ở đồ án sau đây, em xin được

trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình, có hiệu quả của thầy giáo hướng dẫn Th.S

Vũ Chí Cường, các thầy giáo trong Khoa Công Nghệ Thông Tin, thầy chấm

phản biện, hội đồng chấm khóa luận và đặc biệt là các giáo viên giảng dạy bộ

môn Mạng và Truyền Thông đã quan tâm giúp đỡ và đóng góp các ý kiến quý

báu cho em trong quá trình thực hiện đồ án nàỵ

Do thời gian cũng như kiến thức còn có những hạn chế, trong đồ án khó

tránh khỏi còn có những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được ý kiến đóng góp

của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn nữạ

Xin chân thành cảm ơn!

Ngày 15 thang 11 nam 2012 Người thực hiện Hoàng Danh Minh

Trang 5

MO DAU

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức với sự ra đời

và phát triển mạnh mẽ của Internet mà qua đó mọi người có thể đễ dàng tìm kiếm,

khai thác và trao đổi thông tin Làm thế nào để chúng ta có thể lưu trữ tài liệu

cũng như quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu khi số lượng tài liệu xuất hiện liên

tục và ngày càng nhiềủ Đây là câu hỏi lớn đang đặt ra cho các nhà quản lý

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành

nhu cầu không thẻ thiếu được Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng

nhiều phương tiện khác nhưng chủ yếu nhất là bằng văn bản Đặc biệt là khi nhà nước ra đời thì văn bản trở thành phương tiện không thê thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành xã hộị Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm

Chính vì thế, con người ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản Họ đã biết

giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở

thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời saụ

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người

ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nỗi các thông tin đã được ghi chép lạị Con người cần nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của

xã hội loài ngườị

Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan, có thể nói rằng, tài liệu

lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ

quan nàọ

Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau:

- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương,

chính

sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi caọ

- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế

hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn

- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tông kết tình hình hoạt động qua

các giai đoạn khác nhaụ

- Giúp cơ quan giải quyết các vẫn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ,

Trang 6

Đồ Án Tốt Nghiệp Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

- Giúp các cơ quan giải quyêt các nhu câu chính đáng của công dân như

nhu các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch

- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt

động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan

trong hệ thống chính trị ở nước ta đã làm được

Do đó, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học và

thực tiễn rất lớn đối với một cơ quan, tô chức, cá nhân Đối tượng nghiên cứu

chính là việc xây dựng hệ thống này dự trên nền tảng Alfesco, nhằm mục dich xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tô chức, cá nhân thông qua Internet

Trang 7

MỤC LỤC

Trang

9271003 —5 H,HĂẬHẬ,HH ÔỎ 5

CHUONG I: uọ .đ Ô 7

TONG QUAN VE HE THONG TAI LIEU HIEN NAỴ cceccccccccececececereceeseesees 7

1.1 Vẫn đề lưu trữ văn bản giẫy, - - + ch ch net 8

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin và lưu trữ văn bản số qua ứng dụng đó 9

CHƯƠNG II: TONG QUAN HE THONG LUU TRU VA QUAN LI TAI LIEU 0002.0990 12

2.1 Giới thiệu ẠÍT€SCỌ - - -cc Ăn ng ch gen 12 2.1.1 Tổng quan về A ÏÍT€§CỌ - 5< Evv v vưcưcư cưng crec 12 2.1.2 Kiến trúc mở TỘïg <ccscctEchc vn cv 13 2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản - + +E£E£keEvevv cv cree 15 2.1.4 Lợi ích của ẠÍT€§CO HH ch gưên 16 °“N dễ cău V0 17

2.2 Tìm hiểu về xây dựng và cấu hình hệ thống - 6 5xx xe csc<e 18 2.2.1 Cơ sở dữ liệu: MySQL, Oracle, MS SQLL Servcr -.c<< s55 18 2.2.2 Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, JBoss 5-5 Server czee 18 2.2.3 Cài đặt trên W1ndOWS - - - - ch ng 19 0:160/9))/€011100 5 .Ô 21 HUONG DAN SU DUNG ALFRESCO CO BAN ecsssssssssssesseessessestesseaseaseanes 21 3.1 HUONG DAN SU DUNG DANH CHO QUAN TRI HE THONG 21

3.1.1 Quan ly khong gian va ngurd1 CUNG 200 ee cceeceesscesssssneeaeeceeeeceesceeseeess 21 3.1.2 Quan ly nhom ngurdi AUN 0n 25

3.1.3 Quan ly phan quy€n eẹ cecccccesecssesecscscscsccesescsececseecscecsesesessesevecaeavaeeees 25 3.2 SU DUNG HE THÔNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÍ TÀI LIỆU SỐ 28

An Con 28

3.2.2 SU QUIN 5 29

3.2.2.1 Đăng nhập hệ thốngg - - «text ct 9 EeEE SE che crec 29 KÝ 0 va 6G) vn = 30

3.2.2.3 Cách tạo tài liệu trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệụ 30

3.2.2.4 Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệụ 32

3.2.2.5 Cách download tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệụ 33

3.2.2.6 Cách tìm kiếm tài liệu lên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệụ 33

Trang 8

1.1 Ván đề lưu trữ văn bản giáy

Thực tiển hiện nay trong các công ty, các cơ quan nhà nước, số lượng

công văn, hỗ sơ lưu chuyển của một đơn vị trong một năm có thể từ một ngàn

đến vài ngàn, tông số lượng công văn lưu trữ của viện hàng năm lên tới chục

ngàn hồ sơ, tài liệu, văn bản

Vẫn đề ở đây là với số lượng như vậy dẫn đến tính lưu động thấp với sự

đồ sộ, nặng nè của tài liệu giấy, khả năng truy cập, không dễ dàng tìm kiếm, có thể sắp xếp và đánh chỉ mục cho việc tìm kiếm nhưng tốn kém Xét trong một phạm vi nhỏ, sự lưu trữ văn bản giấy không phải không có những ưu điểm như

giấy giá thấp, ít tốn tiền, linh động, dễ di chuyến Giấy là một người bạn, có thể đọc, viết nhưng trong phạm vỉ qui mô lớn, giấy là thiết bị lưu trữ kém, đồ sộ

mà mức độ thông tin thấp, khó tìm kiếm do thiếu sức mạnh của máy tính, không

dễ dàng phân loại và phục hồị

Tài liệu giấy được lưu trữ dưới nhiều loại hình:

- Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác

Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện

như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, .; các loại số sách hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến

như: số hộ tịch, số địa bạ, số duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm

các loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định,

Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các

lĩnh vực của đời sống xã hội) và có khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu

phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hộị

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công

nghiệp; Các loại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm đò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất) Đây là loại hình tài liệu chiếm khối

lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát

triển của Khoa học kỹ thuật

Trang 9

- Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, phi âm, hình, ): Là tài liệu

được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có gia tri

khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ

theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn

là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu này bao

gồm:

+ Tài liệu ảnh

+ Tài liệu phim điện ảnh:

+ Tài liệu ghi âm:

- Tài liệu điện tử

Theo Kencth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc

Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc

biệt chỉ có thê đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính Trong cuốn “Thuật ngữ lưu

trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988 định nghĩa: Tài liệu

điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máỵ

Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ,

băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi

tính Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử Theo Tiến

sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có

giá trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức

hoặc cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt

cũng như lâu dàị

Hiện nay, tài liệu điện tử ở nước ta chưa nhiều nhưng trước những cơ hội và thách thức mới đang mở ra, ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu

điện tử Nó có ý nghĩa đối với việc thành lập chính phủ điện tử , giảm các phiền

hà sai sót trong việc quản lý hành chính như cấp số đỏ, giấy đóng thuế

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin và lưu trữ văn bản số qua ứng

dụng đó

Tầm quan trọng của công nghệ thông tin và truyền thông đối với sự phát

Trang 10

Đồ Ấn Tot Nghiệp Tim hiéu va trién khai hệ quản trị noi dung Alfresco

thành phân không thê thiêu trong các chiên lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc giạ

Ở Việt Nam, những năm gần đây số người sử dụng máy tính, Internet, số trang web của doanh nghiệp, cơ quan chính phủ tăng lên rất nhiềụ Tuy nhiên,

vẫn thấy hầu hết các ứng dụng công nghệ thông tin còn ở mức rất cơ bản như tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn bản Trong khi các ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay chính phủ

như các hệ thống thông tin quản lý hoặc thương mại điện tử thì còn rất hạn chế Nghiên cứu của thế giới về vẫn đề này cũng cho thấy các doanh nghiệp

cũng như chính phủ ở một số quốc gia đang phát triển hay các nước công nghiệp

hóa mới (NIC) như Trung Quốc, hay các nước ASEAN đều có những hạn chế giống nhau trong ứng đụng công nghệ thông tin vào quản lý

Mục đích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính

là làm tăng lượng thông tin và tài liệu được soạn thảo, lưu trữ, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính Khi đó, các kho tài liệu, công văn, giấy tờ hiện đang tồn tại trong các cơ quan, công sở, trường học sẽ dần dần được số hóa, được quản lý, lưu trữ và khai thác một cách hiệu quả, phục vụ cho các cấp lãnh đạo, chuyên viên khi tham mưu, ra quyết định, dần dần thay thế cho cách thức lưu trữ và trao

đổi hồ sơ — văn bản truyền thống

Nắm bắt được tình hình và nhu cầu của các doanh nghiệp, em đã tập trung

nghiên cứu các công nghệ lưu trữ và quản lý tài liệu cũng như phát triển sản phẩm phần mềm mã nguồn mở Alfresco để hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong

việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử một cách khoa học và hiệu quả nhất Với đặc

tính như sử dụng dễ dàng và thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu quả và đặc biệt khả

năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thật sự là công cụ đắc lực hỗ trợ cho các doanh nghiệp

Chức năng tô chức quản lý tài nguyên số giúp cho người quản trị có thé

quản lý, kiểm soát, xây dựng cấu trúc kho tài nguyên số phục vụ cho người dùng

Việc tổ chức và quản lý tài nguyên số trong hệ thống được xem là một bước khởi đầu quan trọng trong việc hình thành nên một kho tài nguyên số hóa có giá trị

Do đó, hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cho việc tô chức và

quản lý hiệu quả một kho tài nguyên số

Cho đến gần đây, cách thức lưu trữ tài liệu số hóa phố biến vẫn ở dạng tập

tin, được lưu trữ trong các thư mục trên ô đĩa cứng của máy tính hay trên ỗ đĩa

mạng Cách lưu trữ kiểu cây thư mục là khá đơn giản, và hiệu quả, có thể giải

quyết được một số vấn đề tìm kiếm và khai thác văn bản Tuy nhiên hình thức lưu trữ này chỉ thích hợp cho một phòng ban của cơ quan nhỏ, có số lượng tài

liệu hạn chế, hoặc chỉ dùng cho cá nhân, rất khó chia sẻ để dùng chung vì không có cơ chế an toàn đữ liệu và bảo mật thông tin

Trang 11

Đồ Án Tốt Nghiệp _Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

Do đó một hệ thông quản lý văn bản, hô sơ có các tính năng linh hoạt đê phục vụ lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi và khai thác trên mạng máy tính là rat can

thiét

Có thể liệt kê một vài tính năng mà một Hệ thống quản lý văn bản — hồ sơ cần phải đáp ứng như sau:

- Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa

- Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata

- Cho phép phan loai va tim duyét tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm

- Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính,

từng trang hoặc toàn bộ tài liệu

- Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai

thác

- Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e- mail, đĩa mềm, CDROM

Mạng Internet và các máy tìm kiếm hiện là một môi trường cho phép lưu

trữ, tìm kiếm và truy cập thông tin khá hiệu quả, đã được kiểm chứng trong thực

tế Do đó một hệ thống quản lý văn bản hiện đại không thẻ không vận hành theo cơ chế truy cập thông tin trên mạng Internet, cho phép truy cập qua trình duyệt web, có khả năng tìm kiếm (kể cả nội dung toàn văn) bằng các máy tìm kiếm

mạnh, có cơ chế quản lý việc truy cập được cá nhân hóa cao độ và có cơ chế bảo

Trang 12

Đô Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco CHUONG II : TÔNG QUAN HỆ THÔNG LƯU TRỮ VÀ QUẦN LÍ

TÀI LIỆU ALFRESCO

2.1 Giới thiệu A ƒresco 2.1.1 Tổng quan vé Alfresco

Alữesco đã được sáng lập bởi John Newton, đồng sáng lập của

Documentum, va John Powell, cựu COO của doanh nghiệp Những nhà đầu tư

bao gồm lãnh đạo các doanh nghiệp Accel Partners và Mayfield Fund Việc theo dõi các hồ sơ, tính năng trong công nghệ, mã nguồn mở của mô hình kinh doanh,

và vốn đầu tư mạo hiểm của các nhóm đã kết hợp tạo ra sự khác nhau trong

Alfrescọ Tác động nhiều đến quyền lợi của mã nguồn mở

Khách hàng doanh nghiệp có thể giảm chi phí, giảm thiểu các rủi ro kinh

doanh, và nhận được lợi thế cạnh tranh bằng cách áp dụng đúng mã nguồn mở

dựa trên phần mềm giải pháp kinh doanh Bạn có thể giảm bớt chỉ phí cho giải

pháp mua lại phần mềm, triển khai, và bảo trì bởi cộng đồng phát triển, hỗ trợ, và

xử lý dịch vụ

Alfresco là phần mềm mã nguồn mở hàng đầu thay thế doanh nghiệp để quản lý tài liệụ Các mô hình mã nguồn mở cho phép Alfữesco sử dụng công

nghệ mã nguồn mở tốt nhất và đóng góp từ cộng đồng mã nguồn mở để có được

chất lượng cao hơn các phần mềm khác và tại một chi phí thấp hơn nhiềụ Dưới

đây là sơ đồ hiển thị tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài như:

Hệ thống tập tin ảo, ứng dụng web, Cổng kiến thức, và Dịch vụ Web “ ø \Fy C3 a) &) Knowledge Web Services Web YQ ® Portals Applications e “4 ’ \ 4 jel s, Virtual File 9 an System 2 ay Repository High Availability ¿4 ,=, @®) Je) 3 920% 4)3)4))

Hình 1 Sơ đồ tổng quan của Alfresco tích hợp với hệ thống bên ngoài

Kho tài liệu là một máy chủ hoặc một tập hợp các dịch vụ được sử dụng để lưu trữ, tìm kiếm, truy cập, và kiểm soát tài liệụ Kho tài liệu cung cấp các

Trang 13

dịch vụ này đê các ứng dụng tài liệu chuyên gia như quản lý tài liệu, hệ thông quản lý nội đung trang web, lưu trữ hình ảnh và quản lý hệ thống, quản lý hồ sơ,

hoặc các ứng dụng khác trong đó có yêu cầu lưu trữ và quản lý một số lượng tài liệu lớn Các kho tài liệu có các dịch vụ như là tài liệu lưu trữ hoặc import, phan loại nội dung, an toàn trên đối tượng tài liệu, kiểm soát nội dung thông qua check-in va check-out, và dich vu truy van tim kiém tai liéụ

Sự phức tạp của các dịch vụ này như một công việc kinh doanh Kho tài

liệu có thể lớn hoặc lớn hơn cơ sở dữ liệu của riêng mình Hầu như tất cả các kho

tài liệu cung cấp giao diện độc quyền tới các yêu cầu chức năng đơn giản Mặc

dù đã cố gắng qua mười năm để chuẩn hóa các giao diện, nhưng chỉ trong hai

năm vừa qua đã tạo nên sự tiến bộ Trong năm 2005, thông qua cộng đồng Java đạt được giao diện chuẩn JSR-170 và kho tài liệu của Alfresco được dựa trên các tiêu chuẩn nàỵ

2.1.2 Kiến trúc mở rộng

Điều quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống ECM là các kiến trúc cơ bản

Alfresco hỗ trợ các khía cạnh khác nhau theo định hướng kiến trúc của các mã

nguồn mở tiêu chuẩn như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR

170, va JSES

Các kiến trúc Alfresco hỗ trợ cao cho ứng dụng quan trọng bằng cách gom

lại, phân phối đầy đủ bộ nhớ đệm, hỗ trợ và nhân rộng trên nhiều máy chủ Các

Trang 14

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco Content Management Web Client * Portlet « JSF Components * Standalone ® No plug-ins or ActiveX + JSR-223 Content Server APls (Javascript / Web Services) 6S §

| | Content Server System | Pluggable Services Pluggable Aspects =

& * Meta Data (repo, search, behaviour) | * File System * E-mail *Version s Sưmmany =

= |) * implementation * Transformation © RSS * Translate * Archive â

co đ invocation * Composition ise * Approve * Thumbnail E

WY | * Script integration * Categorisation * eEfiectve Lockable ws

— ® Aspects and Services | * Web Navigation e Dublin Cor ° |e 2 = 5 5 3 š | | a b i ạ i L Embeđable Container (Stand-alone, Application Server, Apache) ROBMS

Hình 2 Tính năng và kiến trúc Alfresco

Các kiến trúc được dựa trên các tiêu chuẩn mở, vì vậy việc xây dựng các

ứng dụng bằng cách sử dụng Alfresco có thể được triển khai trên tất cả các môi

trường như: Windows, Linux, Mac ., có thể sử dụng bất kỳ cơ sở dữ liệu quan

hệ nào, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu MySQL, Oracle ., có thể chạy trên nhiều

ứng dụng server chẳng hạn như máy chủ ứng dụng Jboss, Apache Tomcat ., có thể làm việc với bất kỳ trình duyệt như Mozilla Firefox, Microsoft Internet

Explorer, Flock, GoogleChrome ., và có thể tích hợp với bất kỳ cổng như JBoss Portal, Liferay Portal

Trong một doanh nghiệp bắt kỳ, số lượng tài liệu mà bạn sẽ quản lý ngày

càng tăng lên Trong một số tô chức như là truyền thông, được phẩm, y tế ., tài liệu tăng hàng năm theo hàm mũ Do đó quy mô là một vấn đề nghiêm trọng khi đánh giá các giải pháp ECM

Do kiến trúc modular và light-weight nên khả năng Alfresco mở rộng là rat caọ Alfesco cung cấp quy mô theo chiều ngang của mỗi tầng trong kiến trúc

được triển khai trên nhiều máy chủ Tương tự như vậy, Alfresco có thể cung cấp

quy mô theo chiều dọc của các phân vùng và cân bằng tải trong một môi trường đa phục vụ Máy chủ Alfresco có thể phục vụ tìm kiếm thông tin phức tạp bằng

Trang 15

cách sử dụng câu trúc, và phân loại thông tin Máy chủ Alfresco có thê phục vụ

hoạt động thông tin phức tạp cho mỗi lần xem với việc hiển thị năng động và đầy

đủ an toàn cấp độ đối tượng

2.1.3 Thành phần kiến trúc cơ bản

- Tiêu chuẩn mở bảo vệ cho các doanh nghiệp đầu tư, đây mạnh đổi mới

và làm dé dàng hơn cho các sở, ban, ngành CNTT để được hỗ trợ phần mềm

Bằng cách áp dụng tiêu chuẩn mở cho các yêu cầu ECM của doanh nghiệp, các

doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ không tương thích với công nghệ hiện có

Tích hợp các ứng dụng vào trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn với tiêu chuẩn mở - Alfresco được xây dựng trên những tiêu chuẩn mở dưới đây:

+ Java 1.5

+ JSR 170—Java Content Repository API

+ JSR-168 Java Portlet Integration

+ Spring 1.2 Aspect-Oriented Framework

+ ACEGI Aspect-Oriented Security Framework

+ MyFaces 1.0.9 JSF Implementation

+ Hibernate 3.0 ORM Persistence + Lucene 1.4 Text Search Engine

+ JLAN -— Java based File Server supporting Windowns Files sharing

(SMB/CIFS), NFS, FTP

+ WebDAV/DeltaV

+ JBoss App Server 4.0

+ JBoss Portal 2.0

+ Jakartha POI—Java API to Access Microsoft File formats

+ PDFBox—Open Source Java PDF Library

+ Open Office 2.0

+ JSR-223 Java Language Integration—Scripting for Java Platform

- Hỗ trợ toàn cầu

Nếu doanh nghiệp của bạn có một mơ hình kinh doanh tồn cầu, nó là rất

quan trọng để cung cấp nội dung trong nhiều ngôn ngữ Hầu hết các doanh nghiệp thường vươn xa hơn, ra khỏi biên giới địa lý của họ để có những thị trường mớị Phần lớn các người dùng web nói ít hoặc không biết Tiếng Anh Vì

vậy các hệ thống ECM phải được thiết kế với ngơn ngữ tồn cầụ Alfesco hỗ trợ

các ngôn ngữ bao gồm Tiếng Trung Quốc, Tiếng Hà Lan, Tiếng Anh, Tiếng

Pháp, Tiếng Đức, Tiếng Y, Tiếng Nga, và tiếng Tây Ban Nhạ

Trang 16

Bảo vệ chông lại việc truy cập không được phép vào các nội dung là yêu

cầu chìa khóa cho các doanh nghiệp Điều này đúng cho các trang web doanh

nghiệp, intranets, extranets, ứng dụng văn phòng

Ưu điểm của Alfresco là cho phép có thể được áp dụng tại một cấp độ

không

gian (thư mục) hoặc có thê được thiết lập cho các mục nội dung của mỗi cá nhân

Ngoài ra, Alfresco hỗ trợ một hệ thống cơ sở đữ liệu quan hệ và cũng hỗ

trợ các thành viên từ bên ngoài nhận dạng hệ thống quản lý như: LDAP, NTLM, Kerberos, va Active Directorỵ

- Dịch vụ thư viện thiết yếu

Dịch vụ thư viện yêu cầu nếu bạn muốn quản lý, tác động, sửa đổi, và

kiểm soát nội dung trong một hệ thống ECM, Alfresco cung cấp các dịch vụ thư

viện như Checkin/ Check-out, kiểm soát phiên bản, kiểm tra thông tin, và nội dung trực tuyến

Bằng cách sử dụng Alfresco, bạn có thể xác định các dịch vụ thư viện để được tự động thực hiện trên các quy tắc kinh doanh Ví dụ, tất cả các thay đôi đến nội dung đều có thể tự động kiểm soát phiên bản Hoặc khi check-out có thé di chuyển nội dung đến một địa điểm cụ thể, dựa vào quy định của doanh nghiệp

Alfresco cung cấp việc thêm vào nội đung những siêu đữ liệu (đữ liệu về dữ

liệu), quy định doanh nghiệp, quy tắc an ninh, và hợp tác quy định rất năng động, sử dụng các khía cạnh khác nhau theo định hướng lập trình Alfresco cung cấp các tính năng cũng như nội dung của siêu đữ liệu, biến nội dung, bài dịch, và tự động phân loại dé thực hiện các nội đung một cách thông minh

- Tự động xử lý quá trình kinh doanh

Tự động hóa xử lý quá trình kinh doanh, tăng năng suất, giảm chi phi, luồng các quy trình và chu kỳ hoạt động ngắn lạị Alfresco bao gdm JBoss

Business Process Manager (JBPM) như là một doanh nghiệp tự động hóa quá

trình quản lý và giải pháp

Nó giúp quản lý chu kỳ tài liệu an toàn và khả năng đường đi kiểm toán 2.1.4 Loi ich cua Alfresco

Alfresco cung cấp nội dung quản lý doanh nghiép (ECM) chang han như quản lý tài liệu, hợp tác, hồ sơ quản lý, kiến thức quán lý, quản lý nội đung trang

web, và hình ảnh Bạn có thể cấu hình và tuỳ chinh Alfresco dén dia chi doanh

Trang 17

nghiệp yêu câụ Một lợi ích của Alfesco là sử dụng trong việc lưu trữ và quản lý

tài liệụ

2.1.5 Sue dung Alfresco cho quan ly tài liệu

Sử đụng Alfresco, bạn có thể thực hiện các giải pháp quản lý tài liệu như

quản lý tài liệu doanh nghiệp, quản lý tài sản số, và quản lý hợp đồng

Đặc điểm quản lý tài liệu của Alfresco cung cấp cho các tô chức tất cả các

dịch vụ cần thiết cho việc tạo, chuyển đổi, quản lý và chia sẻ tài liệu số Được

xây dựng trên tiêu chuẩn nền tảng mã nguồn mở, Alfresco cung cấp phiên bản quản lý, khả năng tìm kiếm, hiển thị các mối quan hệ và phụ thuộc

Nó sử dụng đầy đủ kiến trúc Service-Oriented bằng cách sử dụng các tiêu

chuẩn công nghiệp như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, và JSE5 Kiến trúc của nó có tính hiệu quả cao bằng cách sử dụng đồng bộ phân phối Master / Slave bên trong một trung tâm đữ liệu thông qua 2 giai đoạn cam

kết từ xa giữa các mô hình trang web Các kiến trúc hỗ trợ zero-footprint khách

hàng một cách dễ dàng để truy cập vào máy chủ thông qua chuẩn Windows

Network File Sharẹ

Giao diện quản tri quan lý tài liệu cho phép bạn 1mport/export không gian

làm việc và các luật Hiệu quả về chi phí nâng cấp và quản lý sự di chuyển dữ

liệu là một số lợi ích quan trọng Quản lý đữ liệu bên trong và phương tiện

chuyển đổi cho phép bạn chuyển đổi các định dạng dữ liệu vào theo yêu cầu dự

trên cơ sở doanh nghiệp quy định Tích hợp workflow cung cấp cho bạn toàn

quyển kiểm soát vòng đời tài liệu, quản lý quá trình lưu thông

Quản lý tài sản số cung cấp một điểm truy cập cho tất cả truyền thông số

phong phú của bạn và các thông tin siêu đữ liệu thông tin cơ sở trên toàn doanh

nghiệp mở rộng Alffesco kiểm soát việc lưu trữ và cung cấp dễ dàng, hiệu quả

cho doanh nghiệp truy cập tới tài sản kỹ thuật số, và cho phép họ được thực hiện

một cách nhanh chóng nhờ quy trình xử lý luồng và tiết kiệm tiền bạc

Cho dù đó là một hợp đồng, thỏa thuận mua bán, bảo trì hợp đồng, hoặc

một phần thỏa thuận hợp tác với một đối tác kinh doanh, hay đầy đủ, hiệu lực, và

không hay đổi phải được đảm bảo, nếu một công ty được bảo vệ các lợi ích thương mạị Tính năng quản lý vòng đời của tài liệu trong Alfresco đảm bảo mọi

người trong các công ty sở, ban, ngành, phòng ban, và các khu vực khác có thể

làm việc cùng nhau để hỗ trợ tất cả các quy trình liên quan đến tài liệu đó 2.1.6 Tính năng của Á ƒresco

Tóm tắt các tính năng bao gồm:

Trang 18

Đồ Ấn Tor Nghiệp Tim hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

- Điêu khiên kiêm soát đây đủ - Chuyển đổi dữ liệu

- Kiểm soát An ninh và Phiên bản

- Đánh chỉ mục và tìm kiếm văn bản đầy đủ

- Khóa, check-in, check-out

- Đồng bộ tài liệu số để truy cập nội dung ngoại tuyến

- Nguyên tắc phân loại và phân loại nội dung

- Tìm kiếm nâng cao kết hợp siêu đữ liệu, địa điểm, và đa thể loại tìm

kiếm

- Xem trước tính năng với trình bày mẫu

- Hỗ trợ phục hồi phần mềm và tài liệu bị xóa

- Lịch trình công việc và hành động

- Quản lý tài sản của trang web

- Quản lý thương hiệu

- Thư viện hình ảnh kỹ thuật số

2.2 Tìm hiểu về xây dựng và cấu hình hệ thống

2.2.1 Co sé dit ligu: MySQL, Oracle, MS SOL Server

Các ứng dụng nội bộ của Alfresco sử dụng một thành phần phần mềm mã

nguồn ở được gọi là Hibernatẹ Hibernate trừu tượng hóa lớp cơ sở đữ liệu và cung cấp sự liên kết liền mạch giữa chỗ chứa của Alfresco và các cơ sở đữ liệu

quan hệ

Nếu bạn đã lựa chọn một hệ điều hành Windows của Microsoft, sau đó lựa

chọn của bạn có thê là MS SQL Server Nếu bạn đã có một giấy phép Oracle, thi

cơ sở đữ liệu Oracle là lựa chọn tốt nhất cho bạn

Nếu bạn không có bất kỳ ưu tiên, tôi khuyên bạn nên đi với cơ sở đữ liệu

MySQL, mà chi phí không có gì nếu bạn đi với phiên bản mã nguồn mở

Các hệ cơ sở đữ liệu MySQL trên thế giới đã trở thành nổi tiếng nhất của mã

nguồn mở, vì cơ sở dữ liệu của nó nhất quán, hiệu quả hoạt động nhanh chóng,

độ tin cậy cao, và dễ sử dụng

Nó được sử dụng trong hơn 10 triệu bản cài đặt khác nhau, từ các tập đoàn

lớn để nhúng vào các ứng dụng chuyên biệt MySQL chạy trên hơn 20 hệ điều

hành bao gồm cả hệ diéu hanh Linux, Windows, OS / X, HP-UX, AIX, va NetWare, dem lai cho bạn sự linh hoạt mà trong sự kiểm soát của bạn

2.2.2 Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, JBoss

Alfresco chay trén bất kỳ J2SE 5.0 - tuân thủ ứng dụng máy chủ Do vậy

không có sự phụ thuộc vào máy chủ ứng dụng cụ thể nàọ Tuy nhiên điều quan

Trang 19

trọng là phải thực hiện một sự lựa chọn của máy chủ ứng dụng trước khi chuyên sang sản xuất Alfresco sử dụng framework là Spring và không phải là Enterprise

Java Beans (EJB) framework Như vậy, sẽ không phụ thuộc vào JBoss hay bất kỳ máy chủ ứng dụng mà cung cấp một EJB container Nếu bạn đang phát triển một

img dung thi Tomcat cé thé 1a mét lua chon tét Apache Tomcat có rất nhiều

quyền hạn quy mô lớn, và sứ mệnh quan trọng trên một trang web với ứng đụng đa dạng của các ngành công nghiệp và các tổ chức Đây là trang web được chấp nhận rộng rãi nhất trong ứng dụng máy chủ trên thị trường

Mặt khác, bạn phải cân nhắc việc sử dụng máy chủ ứng dụng Jboss, nó

nắm bắt thị trường cao nhất (> 35%) trong máy chủ ứng dụng J2EE trên thế giớị Bên trong Jboss sử đụng Tomcat va qua đó bạn sẽ có được những ưu điểm tốt

ctia Tomcat servlet Alfresco sir dung kha nang bộ nhớ cache của Jboss để phân

phối và duy trì lưu trữ đữ liệu , làm cho nó có thể xây dựng một hệ thống quy mô

lớn tốt hơn hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp truyền thống Alfresco cũng

sử dụng các cụm và cân bằng cơ sở tải của các máy chủ ứng dung JBoss để tăng

quy mô Quá trình quản lý các tính năng được hỗ trợ bởi các công cụ JBoss

jBPM

2.2.3 Cài đặt trên Windows

Alfresco cung cấp một gói phần mềm tốt bao gồm tất cả các chương trình

can thiét dé str dung Alfresco trên hệ điều hành Windows

Download ban Alfresco-Labs-3 Stable-Linux-x86-Install

Java SE Development Kit (JDK) phai dugc install trong hé théng truéc khi cai dat Alfrescọ M6t vai ban cai dat Alfresco sẽ phát hiện xem JDK đã được cài hay chưa, nếu chưa JDK sẽ tự động được cài đặt, một vài bản khác thì bắt buộc JDK được cài trước khi cài đặt Alfrescọ

Sau khi JDK được cài đặt, tiến hành cài đặt bản Alfresco-Labs-3Stable-

Linuxx86- Install

Sau khi câu hình xong, Bật trình duyệt web của bạn và trình duyệt đến địa

chỉ http://localhost:8080/alfresco Đợi một vài giây để vào hệ thống Vì là lần

Trang 20

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco ee mi § = <_— bf Enter Login details: User Narme: admi n | Password: (eevee | luan: feng enna TT

Hình 3 Giao diện đăng nhập Alfresco

Trang 21

CHUONG III:

HUONG DAN SU DUNG ALFRESCO CO BAN

3.1 HUONG DAN SU DUNG DANH CHO QUAN TRI HE THONG

Các thao tác hướng dẫn và hình ảnh minh hoạ được em làm thông qua ví

dụ cụ thể dưới đây:

Ví dụ mình hoạ:

Ta sé tao Í khơng gian người dùng có tên là HoàngMinh, sau đó tạo một người dùng là minh1 1 với mật khẩu là 2221989

Tiếp tục ta sẽ tạo một nhóm người dùng mới với tên nhóm là: Hoàng Danh Minh với 2 user 1a minh va hoangdanhminh

Mục đích của việc tạo người dùng là mọi người có một tài khoản riêng và mỗi tài khoản đó có thê tạo không gian cho mình, upload, download,chia sẽ cho moi ngudi về tài liệu của mình và ngược lạị

Khi người dung có một tài khoản riêng thì có thể đăng nhập vào hệ thống với tên và mật khẩu riêng và sau khi đăng nhập vào hệ thống thì chỉ có thể làm

được các thao tác trong quền hạn của mình ví dụ như download,upload chứ

không được làm một số việc như tạo người dùng mới hoặc là xoá, sữa tài liệu của

người khác

3.1.1 Quản lý không gian và người dùng

- Tạo không gian cho tất cả người dùng

Đầu tiên, bạn tạo một không gian cho tất cả người dùng và sau đó bạn

thêm người dùng mớị

Để thêm một không gian mới cho những người dùng, thực hiện theo những bước sau:

+ Click on the Company Home menu link in the tool bar (top left)

+ In the header click on Create | Create Spacẹ

+ The create space dialog is displayed as shown in the following screenshot

Trang 22

Đà Án Tốt Nghiệp Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco _ — (ec i) Gp OR ttp:r7127.0 01.2080 /airrescovtaces/jep/browserbrowse jsp [2] Create Space x F af ie el

x NAVER | ~ || + QW Anti-Virus 4 Tai Videõ GL Chup man hinh> Qf Tirdién 3X Tiénich~ EB Mangxi héĩ =) Tin tức~

©SNAPGO ~ | Enter search term here xz» FOG co Ww Gz») (EmIl B | (Q EEVE

ý3 ØÌ Suggerted Site: v ƠÌ Get more Ađ-ons ¥ Thêm RG—- ®2IRKXM ? lai o © đà Y Bl + 2 we © Pagew Safety Tools>y @x

so Company Home My Home Guest Home My Alfrescọ & đã @® raise an Issue [Logout (admin) l§E]>+ a,

Navigator (~) wo e Company Home

as

| > ()b Data Dictionary ˆ p> reate Space \

Enter information about the new space then dick Create Spacẹ > (Ddemo

> (DB cuest Home 3 Properties Š Create > (Sd HoangMinh _ Create Space _ |

@ Name: Hoang Danh Minh

ĐÔ quan trong [Cancel]

> Dsites Tite: Minh b Ô Tai Lieu Do An Desciption:

»> eo van ban den > (D web Deployed oe © Pp ‘ S © q2 > > > > De web Projects = My Home Guest Home My Alfresco 100% =~ 1:48 AM ae kí °= 12/3/2012

Hình 4: Tạo không gian người dùng - Tạo người dùng mới

Trước khi thêm người dùng mới, bạn cần biết rõ thông tin sau đây về mỗi người dùng: + Họ và tên + Địa chỉ email + Địa chỉ công ty + Username + Password

+ Home space name

Trong khong gian bat ky, click vao mit administration console & trén

toolbar nhu

Trang 23

D6 An Tot Nghiệp Tim hiéu va trién khai hé quan tri ngi dung Alfresco | http —— _ en.r - xin [Q] 4 W Anti-Virus :# TảiVideõ TỰ Chụp mànhình~ [fj Tirdién 3X Tien ich~ GB Mang xd héĩ =] Tin tuiẽ @snarao ~iEntersearchtemhee | > GB )( Ww |) we & Manage System Users x NAVER | - Thêm gig B) Suggested Site: v B) Get more Ađ-ons + + Y CHÍ 8 v Pagev Safetyv Toolsy @y a

| so Company Home My Home Guest Home My Alfrescọ ˆ

[ã @ nase anIssue [#'Logout(admn) §E]+ A,

| | Navigator (~) || “ceceperty Hoste > Hoang Dank ay

on

> (B dats Dictionary $6 Ranage System ters & Create User User Detais (@)

i Manage the users of the repositorỵ > 9 Guest Home

P Ô Hoang Danh Mnh

KP Ô HoangMnh Users (Glose]

> Deauan trong GD To find user search for them using their firstname, last name andjor user namẹ Alternatively to see all users dick ‘Show All, however, this may take some time if there are a lot of users in

> Dsites the system

& (Dai Lieu Do An ee E

> (D web Deployed | Search |(ShowAll)

> (D web Projects Name @ User Name ¥ Home Space Usage Quota Actions Page 1 of i 1 My Home Guest Home a My Alfresco

Hình 5: tạo người dùng mới

Trong administration consolẹ Click vao Manage System Users Trong The

Manage System Users, click vao Create User

Trong New User Wizard, ban cé thé nhin thay danh sách các bước tạo mới

La] New User Wizard —_ x NAVER|~ [@| + WY Anti-Virus 2 Tai Videõ P1 Chụp mànhinh~ ỆÄTừđiển 3€ Tiệních~ EÿJMạngxãhộĩ =) Tin tuc~ Thêm ~ 4 i ) ¬ wil) an Ow ) —— | | on,

@snansiom ens sarchtem hee aw E>) Ge) Oem osm EEF °c 6

og @) suggested Sites» B) Get more Ađ-ons ~ đà ~ Bl + me © Pager Safetỹ Tooky @y ”

ˆ

a = @ New User Wizard

> \D Data Dictionary This wizard helps you ta ađ a user to the repositorỵ

La oe Guest Home

th Ô Hoang Danh Minh Ạ Steps Step One - Person Properties

> DeHoangyinh 1, Person Properties Enter information sbout this person Back

mS 9 % ee 2, User Properti ` Person Properties ` Finis

> (sites 3, Summary

° First Ne 3 hoang > Bra Lieu Do An est Nene

> (D web Deployed 6 Last Name: minh

> Ô Web Projects 6 Email 145@gmail.com Other Options Company ID: Organization: 3 Job Title: Location:

My Home Presence Provider: (None) ¥

Guest Home Presence Username:

My Alfresco Quota: G8 x

To continue cick Next

® Alfresco ‘Community Supplied free of charge with ne support, no certification, no msintensnce, no waranty and no indemnity by Alfresco or its Certified Partners, Click here for support Alfresco Software Inc @ 2005-2010 All rights reserved L5

®100% ~ - #M= Hình 6: giao diện điền thông tin của người dùng mới

Trang 24

L p= ———— ee ¬ =

Lai New User Wizard |

x NAVER | - [Q] 4 W Anti-Virus :# TảiVideõ TỰ Chụp mànhình~ [fj Tirdién 3X Tien ich~ GB Mang xd héĩ =] Tin tuiẽ Thém~ if = a r = Evy! 7: =1 a’ = 1T | _—Ï ws | me ÉSNAP/9.x Enter search term here ia w ES» Ce) 2) Chemo — Cc RES Fieio 3

lồ GB) suggested Sites» B) Get more Ađ-ons + o> Bl + 2 we & Pager Safetye Took~ @~ ”

| ˆ

so Company Home My Home Guest Home My Alfrescọ G@ @ Raise antssue [logout (admin) | BS]~ | | \

| 2 Company Home > Hoang Danh Minh

fea @ New User Wizard

> (DB Dats Dictionary S

This wizard helps you to ađ a user to the repositorỵ > 9 Guest Home

| = 9 Sper Steps Step Two - User Properties

> Brtoangwinh one Enter information about this user

| > Q quan trong 2 User Properties RSG aa

l\>G Finish

lle = pers (rn

Il, « @ User Name: inh11

| Ô Tai Lieu Do An See = E

| |» (D web Deployed @ Passacrd: ° ese

> (D web Projects ® Confm: ——

Home Space

Home Space Location: Tai Lieu Do An

Home Space Name: To continue click Next My Home | | Guest Home a | | My Alfresco

Hinh 7: giao diện đặt tên đăng nhập vào mật khâu

Khi đã hoàn thành các bước trên, nhắn finish để hoàn tất việc tạo mới một

user

- Tìm kiếm người dùng tồn tại

Trong không gian bất kỳ, click vào nút Administration Console ở trên toolbar, vào phần quản lý người dùng, để hiển thị tất cả user, click vào Show all Sp I ht:/127.0.0.1:8080/aifresco/tacesijsp/dialog/containerisp Manage System Users x MAVER | - [| + W2 Anti-Vius 4b Tai Video Ol Chup manhinh~ [J Tirdién 3€ Tiệních~ EỤ] Mạng»ã hộix —j Tin tức+ Thêm ~ 4 eee = “¬ a _—œ mm Ì = | =

Benita cre cearcn rete Bow G+) Ca) b) 6ESERG—-)(@SFEDIKR< 7o 6

sẻ &) Suggested Sites + &) Get more Ađ-ons + là x Y Ô meh + Pager Safety Toosy @Wy ~

| ee Company Home My Home Guest Home My Alfresco: [li @ Raise an issue [E-Logout (admin) | BS} A

NGHỊ NM ® | mẽ na

| > (D data Dictionary S38 ae G create user [=| User Detaiis (Ơ)

ơ Manage the users of the repository, > (Ds cuest Home | '>- Ô Hoang Danh Mnh ll>-€ Users | Ô HoangMnh > BD quan trong sa : : š ;

| cs @ To find a user search for them using their first name, last name and/or user namẹ Alternatively to see all users dick ‘Show All, however, this may take some time if there are a lot of users in

||> @ sites the system 3

| (DB Tai Lieu Do An

| | (DB web Deployed | a

> (D web Projects Name @ UserName w Home Space Usage Quota = Actions ê thaycuong thay thaycuong {Company Home/Guest Home/Tai lieu cua thay cuong 153.5 KB vE& Ô mrhiminh1 minh1 {Company Home/Data Dictionary 66.5KB eee 3 minh minh minh {Company Home/Tai Lieu Do An/Do An 0KB ves he hoangminh {Company HomejTai Lieu Do AnjHoc Tap 0.08 KB eee

& minh Hoang Danh hoangdanhminh {Company Home/HoangMinh/HoangMinh 0KB eee

Ô Guest guest {Company Home/Guest Home 0KB về

My Home & administrator admin {Company Home 16.04 MB vẽ a |

| Guest Home Page 1 of 1 | My Alfresco Total Usage (for this search): 16.26 MB

Total Quota (for this search):

Hinh 8: giao diện quản lí người dùng

Trang 25

3.1.2 Quản lý nhớm người dùng - Tạo nhóm và nhóm con

Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console ở trên

toolbar như hình dưới daỵ Trong administration consolẹ Click vào Manage

System Users Trong The Manage System Users, click vao Create Group

x MAVER | -

QO snarco ~ Enter search term here

Thêm v CES Tia W ES» Ca) GE=sznmo-—- \esc RRS Fimo >

33 ØÏÌ Suggested Sites ¥ BS) Get more Ađ-ons

@y ~ ) gh ~ Pagew Safetyy Toolsv @v sẽ

` cải eee

LL :

| roups Managemen

> (DB Data Dictionary Root Groups @& create Group More Actions(w) S77 Children (w) 5] Groups (~)

> 9 Guest Home Manage the members of a group, create new groups or remove existing groups

> Doang Danh Minh

PB Ô HoangMInh Root Groups

> D quan trong - Groups hmÔstes

> (DB Tai Lieu Do An (® To find a group search for it using group namẹ Alternatively to see all groups dick 'Show All’, however, this may take some time if there are a lot of groups in the system > (D web Deployed 2 as SSS i SS : Show All > (D web Projects Page 1 f1 + Users Page 1 f1 1 My Home Guest Home My Alfrescọ

Hình 9: giao diện tạo nhóm người dùng Đặt tên nhóm vao 4n Create Group

Sau khi tạo xong nhóm, bạn có thể Thêm người dùng vào một nhóm, Rời

người dùng ra khỏi nhóm, tạo Sub_ Group như hình trên

II Groups Management K ~ K=-

x NAVER | - [a] ‘+ Anti-Virus 4b Tai Video &, Chup manhinh+ [EJ Tirdién 3¢ Tienich~ GB Mangxahoix =) Tin tuc+ Thêm x

Ge @) Suggested Sites ~ ØÌ Get more Ađ-ons x

a Company Home My Home Guest Home My Alfresco & ñã ) Raise an Issue [#'Logout (admin) Baler EVE:

Navigator (@) e My Alfresco

| ®o Groups Management - hick Company Home Rot Groups @ create Group More Actions(w) S7 Chidren(w) [=| Groups (w)

My Home Manage the members of a group, create new groups or remove existing groups Guest Home Root Groups Groups UW) To find a group search for it using group namẹ Alternatively to see all groups dick ‘Show All’, however, this may take some time if there are a lot of groups in the system Show All

@@ sinh Vien @@ Hoang Danh Hinh @@ EMAIL_CONTRIBUTORS

Trang 26

Đồ Ấn Tor Nghiệp Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

- Môi người dùng (User) đêu có những quyên khác nhau với mỗi thư mục (space) khác nhaụ Hệ thống cung cấp 5 quyền là:

Consumer (Khách viếng thăm)

Editor (Biên tập viên)

Contributor (Người tham gia) Collaboration (Cộng tác viên)

Coordinator (Điều hợp viên)

Sau đây là bảng mô tả quyền hạn của từng quyền trên:

Consumer | Editor | Contributor | Collaboration | Coordinator

View all spaces and x Xx X Xx x

content

Update / Edit content

Ađ new content x Edit properties X x Invite others Take ownership md a Pep eS eS | ea

Nếu bạn có quyền là Coordinator với một thư mục nảo đó, bạn có thể mời (invite) một User khác làm Consumer (Khách viếng thăm), Editor (Biên tập viên), Contributor (Người tham gia), Collaboration (Cộng tác viên) hay Coordinator

(Điều hợp viên) với thư mục đó bằng cách

+ Trong thư mục bạn làm Coordinator (Điều hợp viên), chọn More

Actions > Manage Space User, trong Manage Space User, chon Invite

"=

lz hittp://127,0.0.1;:9080/alfresco/faces/isp/browse/browsẹjsp

[FE] Manage Space Users Hoar [ull

x NAVER | - |) Anti-Virus 4 Tai Videos 1 Chyp manhinh~ [J Tirdién 3¢ Tignich~ GB Mangxa hgĩ =) Tintuẽ Thém ~

GS @) Suggested Sites ¥ @Ì Getmore Ađ-ons fay ® +

| dep + Pagev Safetyy Tooly @> ”

đề Company Home My Home Guest Home My Alfresco E8 & a ® raise an tssue [Logout (admin) ga

ence || “compeny Home > Hosrghanh

Manage Space Users 'HoangMinh"

> \B ata Dictionary oe User ‘admin’ is the current owner of this spacẹ © tnvite S7Local(y) > (bs Guest Home Manage the permissions you have granted to users who access your spacẹ > (DHosngMinh > Dsites Users and Groups = b (DB Tai Lieu Do an

Trang 27

Hinh11 : giao diện quản lí không gian

+ Trong Invite Users Wizard, bấm nút Search để tìm User hoặc Group

muốn

Invite, trong danh sách User/Group được tìm thấy, bạn chọn ser hoặc Group và Quyền cần cấp cho họ rồi ấn nút Ađ to list Sau đó nhắn nút Next

[E] Imvite Users Wizard

x NAVER | - JQ] W2 Ant-Vius ¿# TảiVideor E, Chụp manhinhy QJ Tudién 3X Tien ich BE] Mạngxãhộĩ =¡ Tintức+ Thêm v

@swario [Ene search term hee ow ES) Ce) OED oar mo s

chs @) suggested Sites ~ §) Get more Ađ-ons + đầ Y BE] > & @Œ v Pagey Safetyx Toosy @x ”

:

Invite Users Wizard

> (D pata Dictionary This wizard helps you to give other users access to your spacẹ

> Db cuest Home

tr Ô HoangMnh Steps Step One - Invite Users

> Dsites Aa tease Select the users and roles they will play in this spacẹ

> Dei Liew Do An 2 Notify Users aan Specify Users/Groups

Ls ` nh : a 1 Select user/group and their role(s) =

> (D Web Projects Cancel

Users ¥ minh Results for ‘minh’ in ‘Users’ Clear Results

Min anh [hoangdanhminh]

minh hoang minh [hoangminh] minhi minh [minh 1] [minh]

Role

Coordinator Collaborator My; Home Contributor

Guest Home Consumer

My Alfresco a

Hình 12: Giao diện phân quyền cho người dùng

+ Ở bước thứ 2, bạn muốn gửi email thông báo cho người bạn muốn mời

thì chọn Yes, còn không muốn thì chọn Nọ Sau đó ấn nút Next

+ Ở bước thứ 3, chọn Finish để hoàn thành việc cấp quyền cho ser hoặc Group

+ Để biết được thư mục ban sở hữu có những ai và quyền gì liên quan,

bạn có thể vào trong thư mục đó, chọn More Actions > Manage Space User (Khung màu đỏ là các User hoặc Group và những quyền của họ sz + = Gu http://127.0.0.1;8080/alfresco/faces/jsp/wizard/container.jsp + ©CX| ine $83

& Manage Space Users ‘Hoan ia

x NAVER | - [a | + QP Anti-Virus ® Tai Videos [Chup manhinh~ QJ Tidién 3x Tiénich~ GB Mangxa héĩ |=] Tin tuc~ Thêm x

swans Ener earch tem er shy @) Suggested Sites ~ ) Get more Ađ-ons ~ CD Bw ES) Gi) 2) Ceo đồ Y B] ~ oan os we v Pageyv Safeyv Toosy @x+ >

Manage Space Users 'HoangMinh" :

a User ‘admin’ is the current owner of this spacẹ GT invite V7 Local @)

Manage the permissions you have granted to users who access your spacẹ Inherited S7 Local

Users and Groups (Gose,)

Nai Us Role: Actions

> web Deployed = mee sername @ oles @ st

& minh 1 minha minh Editor ve

Trang 28

Đồ Án Tốt Nghiệp Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco

Hình 13: Giao diện hiện thị người dùng và nhóm liên quan tới thư mục

3.2 SU DUNG HE THONG LUUTRU VA QUAN LI TAI LIEU SO

3.2.1 Giới thiệu

- Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được xây đựng trên nền tảng phần

mềm mã nguồn mở Alfresco, và được phát triển để phù hợp với công việc lưu trữ

và quản lý tài liệu số cho các doanh nghiệp củng như các cơ quan nhà nước của

Việt Nam

- Hệ thống chạy trên nền Web, nên chỉ cần bạn có một trình duyệt Web như

Internet Explorer, FireFox, Google Chrome, Flock là có thể truy cập và

sử dụng một cách đễ dàng Ở hướng dẫn sử dụng này, tôi xin được trình bày trên

trình duyệt Internet Explorer

- Với hệ thống này, bạn có thê lưu trữ và quản lý tài liệu đễ dàng như tạo

tài liệu ngay trên nó, hoặc upload tài liệu có sẵn lên hệ thống cũng như download

tài liệu về, view tài liệu, tìm kiêm tài liệu

Trang 29

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco 3.2.2 Su dung 3.2.2.1 Đăng nhập hệ thống - Mỗi người dùng được cung cấp l tài khoản bao gồm Username va Password Dé dang nhap vao hé thống, bạn bật FireFox lên, truy cập vào địa chỉ: http://diachi_IP:8080/alfresco

Nếu lần đầu tiên bạn đăng nhập vào hệ thống, bạn sẽ là 1 Guest, ban chon

Logout dé dang xuat

ù ly Hae ye N Ef seas oat) ee

lùn 1 ử Hy dbs

nh Alresco Dashboard

ft 2) Corivetis vena bul you gran fea dat

Hình 14 Giao diện lần đầu tiên đăng nhập (Guesf)

Màn hình đăng nhập xuất hiện cho phép bạn nhập Username và Password

Sau khi nhập Username và Password, bạn có thê chọn 2 ngôn ngữ English và

tiếng việt ( ngôn ngữ tiếng Việt đang trong quá trình hoàn thiện nên tạm thời xin khuyến cáo là nên chọn ngôn ngữ English) Kết thúc ấn login để đăng nhập hệ thống

Trang 30

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco AD wae AllreSco

Enter Login details:

User Name: admin Password: Language: Engish + Login Hình 15: giao diện đăng nhập 3.2.2.2 Các thư mục (Space) - Khi đăng nhập hệ thống thành công, bạn sẽ vào không gian của Viện (company_home)

- Mỗi người dùng (User) đều có một thư mục riêng của mình nằm trong NISCT> Thư mục cá nhân > [Tên user]

3.2.2.3 Cách tạo tài liệu trên hệ thong leu trit va quan lý tài liệu - Hé thống hỗ trợ cho việc tạo trực tiếp các file dạng HTML, plain text và

XML

+ Trong thư mục ban muốn tạo tài liệu ( và có quyền tạo tài liệu), bạn chọn

Create > Create Content

+ Trong Create Content Wizard, ban g6 name (tén), Type (loai), Content

Type (loại nội dung) Sau đó ấn Next

Trang 31

› Greate Content Wizard

7 This wizard helps you to create a new document in a space, Steps Step One - Specify name and select type

1 Dette Specify the name and select the type of content you wish to create, 2, Enter Content 3, Summary General Properties ® Name: | | Type! ‘Content ¥ Content Type: 'HTML v | Other Properties

Rules applied to this content may require you to enter ađitional information Modify all properties when this wizard closes

To continue click Next,

Hình 16: Giao diện bước Ì tạo nội dung dang HTML, XML, plain text

+ Ở bước thứ 2 là form cho phép bạn nhập nội dung của tài liệụ Nhập

xong bạn ấn Next

› Create Content Wizard

T This wizard helps you to create a mew document in a spacẹ Steps Step Two - Enter Content 1, - í A Details Enter your document content into the repositorỵ 2, Enter | Finish | Content : Summary

To continue click Next

Hình 17 Giao dién budc 2 tao né1 dung dang HTML, XML, plain text

Trang 32

› Œeafe Content Wizard

i This wizard helps you to create a new document in a space, ; Steps Summary 1 Details The information you entered is shown below, 2, Enter Content 3, Summary FileName: tien sa Type: Content Content Type: Flain Text

To ađ the content to this space click Finish, To review or change your selections click Back,

Hình 18 Giao diện bước 3 tạo nội dung dang HTML, XML, plain text

+ Trong Modify Content Properties, ban thêm những thong tin nhu Title,

Description, Author cho file duoc tao va ấn OK để tạo tài liệụ

=> Modify Content Properties i= Ỹ Modify the content properties then click OK, Properties ® Name: letien Content Type: | Plain Text vị Encoding: UTE-8 vị Title: Hướng dẫn KL¿ Lệ Tiến Description: Ø Author: LeTien Edit Inline:

Hinh 19 Giao dién Modify Content Properties 3.2.2.4 Cách upload tài liệu lên hệ thống hưu trữ và quản lý tài liệu

- Nếu bạn có một tài liệu bằng giấy, bạn đưa vào máy scan để quét chuyển

sang file TIFF hoac PDF

- Nếu trong máy bạn có một file tài liệu, dang pdf, doc, ppt Để đưa lên

lưu trữ và quản lý trên hệ thống bạn làm theo những bước sau:

+ Vào thư mục bạn cần upload tài liệu lên (Bạn phải có quyền upload tại thư mục này) Chọn Ađ Content

+ Trong Ađ Content Dialog, chọn Browse, và chọn đường dẫn tới file

bạn cần upload Sau đó ấn OK để vào phan Modify Content Properties

Trang 33

+ Trong Modify Content Properties, ban thém những thông tin như Description, Author cho file va 4n OK dé upload tao tai liéụ

Va day 1a 2 file (file dugc Create va File duoc Upload lén thy muc “HoangMinh” Ôswplors==S=== — IEWM (SP - s3 ÊÌ 5uggested Site v £) Getmore Ađ-one x @-@ra = v Pagev Safeyx Toos> @x ” = _ —

ES company Home My Home Guest Home My Alfresco Cees [BrLogout (admin) | Sw ao]

Navigator @) s4 Company Home > HoangMinh > HoangMinh : HoangMinh 2 > Bosta oe vo _ Ađ Content Create(Y) More Actons(¥) [FS] Icon view (Y) > (Bcuest Home rô Ý BrowseSpaces Items Per Page 9 > Dsites

> Dra Lieu Do An No items to displaỵ Click the ‘Create Space’ action to create a space,

D> (Diweb Deployed Page 1 |of1 [I4|[s]1[R|[M

> DB web Projects

¥ Content Items Items Per Page 9

fooc] ‘Dat dai la tai nguyén vé cing qui gid.doc @) 28.5 KB 13 December 2012 03:34 hele Page 1 |of1 [I4|[4]1|*]|[h My Home Guest Home La ‘My Alfrescọ x ®100% +

Hinh 20 Giao dién cac file duoc create va upload

3.2.2.5 Cach download tai liéu lén hé thống hưu trữ và quản Ùý tài liệu

- Để tải về một file tài liệu, người dùng vào không gian chứa file đó, bam

vào nút download như hình vẻ:

¥ Content Items Items Per Page b | m Iidhdt (i 137 KB 4 May 2009 Hải ` :ïÌứ Download’ et ee

Hinh 21: downlaod tài liệu

3.2.2.6 Cách tìm kiếm tòi liệu lên hệ thỗng hưu trữ và quản Ùý tài liệu - Đề tìm kiếm một file tài liệu, người dùng sử đụng chức năng tìm kiếm

của hệ thống Chức năng tìm kiếm này nằm phía trên, góc phải của giao diện hệ

thống

Trang 34

Đồ Án Tốt Nghiệp — Tìm hiểu và triển khai hệ quản trị nội dung Alfresco Œ Raise an Izsus [##Lagnrt (admin)| - lỆEl | ` Chức năng tìm kiêm

[ (m _ quàđ CanEert Create(¥) More Actions (x) |==| Irnn view Cw)

Hinh 22 Phan tim kiém tai liéu

- Để tìm kiếm nâng cao, chọn Advanced Search như hình đưới Giao diện phần chức năng tìm kiếm như sau:

Company Home

Q Advanced Search iil] Reset All S7 My Saved Search Options (¥) | Select a Saved Search ¥

Perform a more detailed search of the repositorỵ : =

Look for: |

O File names and contents Content Type: | Content

Click here to select a Space From: | 4 ¥ | May x | 2009 am

Include child spaces To: |4 v Ì May » | 2009 »| [_] Created Date:

V Show me results in the categories From:|4 | May ` | 2003 | Click here to select a Category To: |4 M|May v|z00s |

[[] Include sub-categories V Ađitional options

Định dạng
Số trang	41
Dung lượng	18,52 MB