Báo Cáo Quản Lý Thư Viện access HUBT

DANH SÁCH THÀNH VIÊN ( NHÓM LỚP QL18.27) NGUYỄN VĂN TOÀN TRẦN LAN ANH NGUYỄN MẠNH CƯỜNG ĐẶNG XUÂN THIÊM PHẠM THỊ YẾN HOA NGUYỄN THỊ HƯƠNG LỜI MỞ ĐẦU Ngày việc sử dụng máy tính điện tử nghành kinh tế: quản lý sản xuất, kinh doanh gần trở thành yêu cầu bắt buộc Máy tính điện tử với việc sử dụng cách hiệu trở thành lực lượng sản xuất hùng mạnh, tiên tiến thời đại Mức độ tin học hoá quản lý sản xuất, kinh doanh thước đo hàng đầu nhiều doanh nghiệp đảm bảo sống trước cạnh tranh khốc liệt kinh tế thị trường Áp dụng công nghệ thông tin vào nghành sản xuất, lĩnh vực sống trở nên tối cần thiết, đặc biệt ứng dụng tin học lĩnh vự quản lý Vai trò thông tin đời sống, khoa học kỹ thuật, quản lý kinh doanh quan trọng Thông tin đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý đề định đắn mang tính khả thi cao Đế làm điều đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tĩnh lưu trữ, xử lý thông tin cách khoa học nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa thông tin cần thiết, xác theo yêu cầu quản lý Công tác quản lý vật tư coi phận quan trọng hệ thống quản lý kinh tế Có nói việc sử lý xác, tốc độ thông tin liên quan đến vấn đề yêu cầu quan trọng không muốn nói quan trọng hàng đầu, giúp người lãnh đạo có định đắn kịp thời Công nghệ thông tin có vai trò to lớn song đối chiếu với cách thức quản lý cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương trang bị hệ thống máy tính đại chưa có phần mềm ứng dụng tin học vào công tác quản lý mà dừng lại mức khai thác phần mềm soạn thảo như: Word, Excel, Access Xuất phát từ nhu cầu thực tế em xin ứng dụng môn học Access vào công việc qua tập nhóm “quản lý thư viện” Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu nhiều hạn chế chưa có kinh nghiệm, chắn báo cáo em nhiều hạn chế thiếu xót Vì em kính mong thầy cô giáo bảo giúp đỡ đế báo cáo em hoàn chỉnh MỤC LỤC Báo cáo gồm phần: Phần I: Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu ACCESS Phần II: Thiết kế sở liệu Phần III: Kết luận I Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access Giới thiệu chung Access Microsoft Access hệ quản trị có đầy đủ tính định nghĩa dừ liệu, xử lý dừ liệu kiềm soát liệu cần thiết để quán lý lượng liệu lớn Cũng yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ họp lệ tệp bảng CSDL Ngoài Microsoft Access ứng dụng cao Microsoft Window, sử dụng tất phương tiện chế trao đổi dừ liệu tự động (DDE-dynamic date exchange) chúng liên kết đối tượng (OLE-object linking and embcding ) DDE cho phép thực hàm trao đối liệu Microsoft Access ứng dụng dựa Window khác có hỗ trợ DDE với ứng dụng khác bang Macro Access Basic, OLE cao cấp Window cho phép liên kết đối tượng nhúng đổi tượng vào CSDL Microsoft Access 1.2 Một số đối tượng bán Microsoft Access có sẵn công cụ hữu hiệu tiện lợi đế tự' động sản sinh chương trình cho hầu hết toán thường gặp quản lý, thống kê, kế toán Với Access người dùng viết câu lệnh cụ thể mà cần tổ chức liệu thiết kế yêu cầu, công việc cần giải Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy van (Query), Biếu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro Module Mục Đích Sử Dụng Microsoft Access • Mục đích yêu cầu hệ thống quản lý thư viện: 2.1.Mục đích: Mục đích nhàm quản lý thư viện đáp ứng yêu cầu giáo viên, sinh viên, tất độc giả cách nhanh chóng, hiệu xác, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu độc giả Đê đạt hiệu cao công tác phục vụ bạn đọc, hệ thống phải cập nhật thông tin cách kịp thời tài liệu hay tư liệu cần lý, bên cạnh hệ thống phải giúp cho độc giả tra cứu loại sách cách nhanh chóng xác cách đưa mục lục loại sách có thư viện 2.2 Yêu cầu: Cần phải hiểu rõ nắm bắt công việc “Quản Lý Thư Viên” theo yêu cầu cuối phải thiết kế chương trình với chức 2.3 Nhiệm vụ: Nhiệm vụ hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện có, bảo quản sách hệ thống quản lý phải nắm số lượng sách có thư viện, phân loại sách theo chương, mục cụ đế dễ dàng mã hóa, tiện cho việc tìm sách Ngoài hệ thống cung cấp phải biết tình trạng tài liệu, phải cập nhật thông tin mồi có tư liệu lý tư liệu không giá trị Đổi với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa mục lục loại sách có thư viện cho độc giả tìm tư liệu cần thiết, bên cạnh hệ thống phải quản lý độc giả có yêu cầu mưọn sách.Việc phân loại sách quản lý độc giả nhũng công việc phức tạp công tác quản lý thư viện 2.4 Tổ chức quản lý thư viện gồm có: • Bổ sung bảo quản sách: Bộ phận quản lý thư viện nhận sách nhập về, tiến hành phân loại sách đánh mã số sách Tại sách xem xét nội dung, thể loại qua phân loại sách theo chuyên mục có sẵn thư viện Đồng thời sách đánh mã số đê tiện việc tra cứu, qua mã số cán quản lý có thê biết sách nằm vị trí kho luu trữ Sau sách phân loại đánh mã số cung cấp thẻ mục lục, có tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản… Trong trình quản lý sách bị hư hỏng nội dung không phù hợp sè loại bỏ khỏi hệ thống • Phục vụ nhu cầu độc giả: Khi có nhu câu tìm hiêu tài liệu độc giả đăng ký làm thẻ với thư viện Đê làm thẻ thư viện độc giả cung cấp phiếu đăng ký Trong phiếu độc giả phải điền số thông tin cá nhân, phiếu thư viện tiếp nhận luu trữ Đồng thời độc giả cấp thẻ thư viện, thẻ có mã số độc giả thông tin khác thư viện sê quản lý độc giả thông qua mã số Khi có nhu cầu tìm tài liệu, độc giả tìm kiếm mã số sách thông qua hệ thống danh mục sách có phòng mượn thư viện theo chủ đề, nội dung tác giả Tiếp theo độc giả đăng ký mượn sách qua phiếu yêu cầu thư viện Trên phiếu yêu cầu có ghi mã số thẻ thư viện mã số sách cần mưọn, ngày mưọn, ngày hẹn trả sau theo mã số sách cán thư viện tiến hành kiêm tra lại phiếu mượn sách để thống kê sách mượn, sách thư viện thông báo lại cho độc giả biết sách hết, lúc có độc giả yêu cầu, cán thư viện cần phải kiêm tra xem có độc giả vi phạm quy thư viện như: mượn số lượng cho phép, sách mượn hạn, làm hỏng sách đế có biện pháp xử lý • Ưu nhược điếm quản lý thư viện Ưu điểm: Hệ thống quản lý thư viện đáp ứng yêu cầu cần thiết việc quản lý thư viện Nhươc điểm: Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, nhân lực việc bảo quản, tìm kiếm nhiều thời gian Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý gặp nhiều khó khăn độc giả tăng, việc kiểm tra thời gian mượn, sổ lượng sách mượn phải làm thủ công Vì xảy nhiều sai sót trình quản lý, việc phân loại sách nhiều thời gian Nói tóm lại, việc dùng thủ công quản lý thư viện vất vả cồng kềnh Phần II: Thiết kế sở liệu • • Bước Tạo sở liệu với tên: QLTHUVIEN.accdb My Document Bước 2.Thiết kế cấu trúc bảng sau : Bảng BanDoc: Bảng sử dụng để lưu giữ thông tin liên quan đến người mượn sách Bảng thiết kế gồm trường sau: -MaBD -TenBD -Ngaysinh -Phai -DT -Diachi -SDT Trong trường MaBD khoá bảng Thuộc tính ý nghĩa trường thể bảng sau Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MaBD Text Mã Bạn Đọc TenBD Text 30 Tên Bạn đọc Ngaysinh Date Short date Ngày sinh Phai Yes/No DT T Đối Tượng Diachi T 50 Địa Chỉ SDT T 11 Số điện thoại Giới Tính Bảng LOAISACH: Bảng sử dụng để lưu giữ thông tin liên quan đến phân loại sách Bảng thiết kế gồm trường sau: -Maloai -Tenloai - Tengia Trong trường Maloai khoá bảng Thuộc tính ý nghĩa trường thể bảng sau Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Maloai Text Mã Loại Tenloai Text 50 Tên loại Tengia Text Tên Giá Bảng BanDoc: Bảng sử dụng để lưu giữ thông tin liên quan đến đầu sách có thư viện Bảng thiết kế gồm trường sau: -Masach -Tensach -Maloai -Ngankesach -Dongia Trong trường Masach khoá bảng Thuộc tính ý nghĩa trường thể bảng sau Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Masach Text Mã Sách Tensach Text 50 Tên sách Maloai Text Mã loại Kesach Text Ngăn Kê Sách Dongia Number double Đơn Giá Diachi T 50 Địa Chỉ Bảng MUONSACH: Bảng sử dụng để lưu giữ thông tin liên quan đến việc mượn sách trả sách Bảng thiết kế gồm trường sau: -MaBD -Masach -Ngaymuon -Ngaytra Trong trường MaBD Masach khoá bảng Thuộc tính ý nghĩa trường thể bảng sau • Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MaBD Text Mã Bạn Đọc Masach Text Mã Sách Ngaymuon Date Short date Ngày mượn sách Ngaytra Date Short date Ngày trả Bước Tạo mối quan hệ : Bước 4: Nhập liệu cho bảng sau: -Dữ liệu bảng “BANDOC”: - Dữ liệu bảng “LOAISACH”: - Dữ liệu bảng “MUONSACH”: -Dữ liệu bảng “SACH”: • Bước 5: Tạo truy vấn thực yêu cầu: Thể thông tin việc mượn trả sách bạn đọc gồm thông tin sau : MABD; MASACH; NGAYMUON; NGAYTRA; GHICHU, GHICHU hạn số ngày mượn sách 30 ngày, ngược lại để trống Thể thông tin bạn đọc mượn nhiều sách : MABD; TENBD; DIACHI; TSSACH Thể thông tin tiền phạt mượn sách hạn : MABD; MASACH; SONGAYMUON; TIENPHAT (chỉ thể người mượn hạn); biết TIENPHAT=5%dongia sách*songayquahan(Ví dụ mượn 35 ngày hạn ngày) 10 Hãy cho biết sách chưa cho mượn : MASACH; TENSACH; MALOAI; NGANKESACH • - Bước 6: Tạo FORM: Form Menu chính: Chứa Form thực thi nhiệm vụ 11 - Fom Thông tin nhóm: cung cấp thông tin thành viên nhóm  - Form Quản lý đầu sách: Giúp người dùng tương tác với việc nhập sách Form Mượn Sách: Giúp Thư viện quản lý tương tác dễ dàng với người mượn sách 12 - Form Loại Sách: Cung cấp thông tin đầu sách Form quản lý người đọc: Cung cấp thông tin người tới đọc mượn sách thư viện 13 Yêu cầu: Hình thức quy định Các nút lệnh hoạt động chức năng; nút xóa có cảnh bảo tiếng Việt hình bên Các công thức hoạt động xác; số liệu tự động cập nhật số liệu form thay đổi MABD không trùng lặp; không để trống nhập liệu • Bước : Tạo Report quan trọng sau: 14 - Sau tạo xong liên kết với Form MUONSACH để làm mục IN ẤN • Bước : - Tạo Macro Autoexec để tự đông chạy chương trình với menu Form Mainfrm 15 TỔNG KẾT Với cố gắng thân giúp đỡ tận tình cô giáo dạy Tin nhóm em hoàn thành thực tập Do điều kiện thời gian có hạn kinh nghiệm thân hạn chế nên trình làm nhóm em có nhiều thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến thầy cô bạn Em xin cảm ơn thầy cô giúp đỡ em thời gian học tập môn Em xin chân thành cảm ơn! 16 [...]... Fom Thông tin nhóm: cung cấp thông tin các thành viên nhóm  - Form Quản lý đầu sách: Giúp người dùng tương tác với việc nhập sách Form Mượn Sách: Giúp Thư viện quản lý tương tác dễ dàng với người mượn sách 12 - Form Loại Sách: Cung cấp thông tin đầu sách Form quản lý người đọc: Cung cấp thông tin người tới đọc và mượn sách ở thư viện 13 Yêu cầu: 1 Hình thức đúng quy định 2 Các nút lệnh hoạt động đúng ... sách.Việc phân loại sách quản lý độc giả nhũng công việc phức tạp công tác quản lý thư viện 2.4 Tổ chức quản lý thư viện gồm có: • Bổ sung bảo quản sách: Bộ phận quản lý thư viện nhận sách nhập về,... 2.3 Nhiệm vụ: Nhiệm vụ hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện có, bảo quản sách hệ thống quản lý phải nắm số lượng sách có thư viện, phân loại sách theo chương,... quy thư viện như: mượn số lượng cho phép, sách mượn hạn, làm hỏng sách đế có biện pháp xử lý • Ưu nhược điếm quản lý thư viện Ưu điểm: Hệ thống quản lý thư viện đáp ứng yêu cầu cần thiết việc quản