Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng trong hợp đồng Trao đổi điều khoản thanh toán với khách hàng qua điện thoại, email hay thư tay, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toá
Trang 1Chiến lược quản lý luồng tiền cho
doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ được xây dựng trên mối quan hệ cá nhân với khách hàng
và sản phẩm hay dịch vụ đều gặp phải khó khăn khi cạnh tranh
Trong thời kì kinh tế khó khăn này cả các doanh nghiệp nhỏ cũng như những khác hàng thân thiết nhất của chúng tôi cũng đặc biệt gặp khó khăn trong vấn đề cân bằng quỹ tiền mặt trong khi luồng tiền đi vào giảm xuống mức nhỏ giọt Có một
số chiến lược có thể sử dụng để tăng luồng tiền cho công ty Không ai muốn khách hàng của mình gặp khó khăn về quỹ tiền mặt để dẫn đến sự khó khăn về quỹ tiền mặt của chính công ty mình
Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng trong hợp đồng
Trao đổi điều khoản thanh toán với khách hàng qua điện thoại, email hay thư tay, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán phải được trao đổi rõ ràng Cho dù điều khoản thanh toán là ngay khi giao hàng, thanh toán trước, thanh toán trong vòng 10 ngày hay 30 ngày, bạn hãy chắc chắn rằng điều khoản thanh toán được ghi rõ trên hợp đồng, hóa đơn, hay tổng hợp công nợ được gửi đến khách hàng
Giao hàng đúng hẹn
Trang 2
Khi bạn chấp nhận một đơn hàng, hãy gửi thông báo về thời gian hoàn thành và thời gian giao hàng cho khách hàng ngay trước khi bạn bắt đầu quá trình xử lý đơn hàng Nếu việc thực hiện hoàn thành đơn hàng bị gián đoạn thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến khách hàng và làm tăng khả năng công ty bạn sẽ phải bồi thường, trả hàng hay không được thanh toán
Gửi hóa đơn ngay khi hoàn thành đơn hàng
Thật tồi tệ nếu sau khi hoàn thành đơn hàng, hóa đơn không được gửi đến khách hàng trong vòng 30 ngày hoặc sớm hơn Khoảng thời gian giữa việc hoàn thành đơn hàng và gửi hóa đơn thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ càng dài thì nhận thức của khách hàng về giá trị của giao dịch sẽ giảm
Hãy dành ít nhất một buổi sáng hoặc chiều mỗi tuần để gửi hóa đơn thanh toán tới khách hàng đều đặn Điều này không có nghĩa là tất cả các đơn hàng sau khi hoàn thành thì phải gửi hoá đơn hoặc yêu cầu thanh toán ngay, nhưng nó cũng có thể giúp bạn chắc chắn hoá đơn đã được gửi đến khách hàng Hóa đơn được gửi càng sớm thì bạn có thể được thanh toán càng sớm, hoặc bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để giải quyết những vấn đề phát sinh với khách hàng này trước khi chấp nhận một đơn hàng khác
Đừng e ngại nói “không” với những khách hàng vẫn còn tồn nợ cũ
Trang 3
Không ai muốn nói “không” với khách hàng tiềm năng, nhưng hãy cẩn trọng hơn khi bạn chấp nhận thêm đơn hàng khi khách hàng đó chưa thanh toán hết nợ Việc nhỏ này có thể đóng góp thêm khó khăn cho bạn Bạn đã làm việc chăm chỉ,
không có lý do gì để bạn phải làm việc không công
Hãy linh động hơn khi chấp nhận kế hoạch thanh toán nợ tồn đọng của
khách hàng
Rà soát lại những tài khoản phải thu với số dư lớn hoặc đã lâu và giữ liên lạc với những khách hàng này Những khoản nợ nhỏ có thể sẽ thanh toán sớm hơn những khoản nợ lớn Nếu bạn chấp nhận một kế hoạch thanh toán nợ tồn đọng của khách hàng, hãy làm một bản thỏa thuận viết tay và chắc chắn khách hàng có thể đáp ứng các điều khoản đó, hoặc bạn có thể yêu cầu các điều khoản này ngày từ khi bắt đầu
ký hợp đồng mới
Bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã cám ơn khách hàng
Đây là một hành động đơn giản nhưng có thể tạo lên mối quan hệ kinh doanh Bạn
có thể không thể gửi một tấm thiệp viết tay hay một cuộc gọi cá nhân tới từng khách hàng, nhưng hãy chắc chắn rằng khách hàng biết những đánh giá của bạn
Trang 4Bài viết được dịch từ www.accountingweb.com
Giới thiệu tác giả
Kathleen Orlando, chủ tịch Chicago South Chapter of the Illinois CPA Society, CPA- Kathleen Orlando & Associates in Palos Heights IL