XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Trong những năm gần đây, kinh tế nước ta bước vào giai đoạn hội nhập

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

DỰ ÁN

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN



GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN:

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NHÓM 1 – LTCDDH KHMT2-K2

1 Nông Thị Ngọc Hà (NT)

2 Đinh Văn Hùng

3 Nguyễn Thị Út Thương

Hà Nội, ngày 22/07/2009

MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, kinh tế nước ta bước vào giai đoạn hội nhập Trongthời kỳ này kinh tế nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn Nền kinh tế có sự pháttriển trên nhiều mặt, trong đó phải đặc biệt kể đến là ngành công nghiệp không khói: dulịch Mỗi năm nước ta đón tiếp hàng chục triệu lượt du khách đến thăm và làm việc tạiViệt Nam Không những thế, nền kinh tế đất nước phát triển đã nâng cao nhu cầu hưởngthụ của nhân dân, cũng như nhu cầu về điều kiện sinh hoạt cho những người đi côngtác….Những nhân tố đó đã thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực kinh doanh nhà hàng kháchsạn Mặt khác, với sự tiến bộ, phát triển của ngành công nghệ thông tin, thì việc tin họchóa công tác quản lý nhà hàng khách sạn không phải là một vấn đề xa xỉ và khó thực hiện.Hiện nay trên thị trường Việt Nam có khá nhiều các công ty phần mềm cung cấp các góiphần mềm có chức năng quản lý nhà hàng, khách sạn Đây có thể nói là một mảnh đất đầyhứa hẹn cho các công ty phần mềm Nhằm tìm hiểu về lĩnh vực này, nhóm chúng em đãtìm hiểu về mô hình quản lý khách sạn trong thực tế và bước đầu tiến hành viết một góiphần mềm có chức năng quản lý khách sạn Phần mềm này được viết trên nền ngôn ngữVisual C# của Microsoft và môi trường Framework.NET, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQLServer 2005

Mô hình thực tế để khảo sát và viết phần mềm này được lấy từ mô hình quản lý khách sạncủa khách sạn Classic thuộc tập đoàn Sunshine

Cấu trúc tài liệu được chia làm 7 phần chính :

Ngày bắt đầu dự án 12/06/2009 Ngày dự kiến kết thúc 22/07/2009

Mục đích dự án Xây dựng hoàn thiện phần mềm Quản lý khách sạn trong vòng 5 tuần.Mục tiêu dự án

- Xây dựng phần mềm giúp cho nhà quản lý điều hành công việc

và nhân viên trong khách sạn giao dịch với khách hàng nhanh chóng tiện lợi, hiệu quả

- Tổ chức thống nhất một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm lưu giữ thống nhất toàn bộ dữ liệu về hoạt động của khách sạn như : khách hàng, phòng ốc, những dịch vụ kèm theo để phục vụ cho công tác quản lý

- Tin học hóa công tác quản lý khách hàng: Theo dõi và lưu trữ cácthông tin khách hàng, tìm kiếm và cập nhật các thông tin khách hàng…

- Tin học hóa các qui trình đăng ký, nhận phòng, trả phòng, tìm kiếm phòng, cập nhật thông tin về phòng

- Tin học hóa quản lý việc cung cấp các loại dịch vụ cho khách: cho phép tìm kiếm, cập nhật các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, có thể kết hợp với một số hệ thống khác để lấy thông tin về các dịch vụ đã sử dụng ( ví dụ kết hợp với hệ thống tính cước điện thoại, hệ thống quản lý nhà hàng…)

- Tin học hóa việc thanh toán cho khách: In các hóa đơn thanh toán

- Tổng hợp và lập các báo cáo về: Số lượng khách, số lượng phòng thuê, hiện trạng phòng, hiệu suất sử dụng buồng, doanh thu khách

sạn, nhà hàng và dịch vụ….

Phạm vi dự án

- Ranh giới của dự án : + Dự án chỉ quản lý, kiểm soát, theo dõi khách trong khách sạn + Không quản lý nhân sự, tài sản, phòng ban…

- Sản phẩm là phần mềm có thể cài được trong nội bộ một khách sạn

Thời gian dự kiến 5 tuần

Số người tham gia 3 người

II. Phân tích tính khả thi của dự án

* Bối cảnh chung: Như đã phân tích ở phần đầu, kết hợp với sự khảo sát sơ bộ Hiệnnay công tác quản lý tại khách sạn Classic phần lớn vẫn là sử dụng công nghệ “giấy tờ”

và tính toán “tay” Hàng ngày khi khách vào KS đặt phòng, lễ tân sẽ ghi thông tin củakhách vào một mẫu đặt phòng đã được in trước Các dịch vụ khách sử dụng sẽ được ghivào một giấy sử dụng dịch vụ Khi khách trả phòng, lễ tân sẽ căn cứ vào những giấy tờnày để tính tiền cho khách Mỗi ngày sẽ có một tờ giấy ghi danh sách các phòng trongkhách sạn, trong đó ghi phòng nào đã có khách và phòng nào chưa có khách Lễ tân sẽcăn cứ vào danh sách này để sắp xếp phòng cho khách Mỗi ngày cũng sẽ có một giấy ghinhận ngày hôm đó tại quầy lễ tân đã thu được bao nhiêu và chi ra bao nhiêu, cuối ngày, lễtân sẽ tổng hợp và điền vào giấy này Tất cả các giấy tờ trên phải được lưu trữ tới ít nhất

là cuối tháng Tới gần cuối tháng, quản lý sẽ tập hợp các giấy tờ trên, tính toán thu nhậpkhách sạn Cuối ngày, lễ tân sẽ căn cứ vào các giấy tờ trên để tổng hợp danh sách kháchtạm trú để đến trụ sở CA phường khai báo

* Mục tiêu đầu tiên của dự án là cho ra đời một phần mềm có chức năng tự độnghóa một số hoạt động nghiệp vụ trong khách sạn, phần mềm đó trước hết là phải chạyđược Phần mềm này ra đời sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí về thời gian và nhân lựctrong một số hoạt động nghiệp vụ ở khách sạn, mang lại cho nhà quản lý một lựa chọn dễchịu hơn trong hoạt động quản lý, điều hành chỉ với một cái click chuột, nhà quản lý cóthể thống kê được doanh thu, hiệu suất sử dụng phòng Điều mà trước đây họ phải mất

cả tuần để so sánh sổ sách, tính toán Nhà quản lý có thể có được thông tin bất cứ lúc nàomình muốn, do đó tăng khả năng linh hoạt trong việc xử lý trong từng giai đoạn hoạt độngcủa khách sạn Phần mềm ra đời sẽ mang lại một phong cách hoàn toàn mới trong việcCheckin và Check out cho khách Khi khách Check in, lễ tân sẽ nhập thông tin về khách,

số phòng khách đăng ký, giá phòng, thời gian check in và thời gian check out dự kiến vào

cơ sở dữ liệu của hệ thống, hệ thống sẽ in ra phiếu check in cho khách hàng đồng thời hệthống cũng khóa luôn phòng khách đang sử dụng, không cho phép sử dụng lại (nếu nóđang được sử dụng) tránh được tình trạng xếp nhầm phòng Khi khách Check out, chươngtrình sẽ tự động in phiếu thanh toán cho khách hàng căn cứ vào các thông tin đầu vào banđầu, kết hợp với các thông tin sử dụng dịch vụ của khách hang được lễ tân cập nhật hàng

ngày Cuối ngày hệ thống sẽ có khả năng tự động thống kê và in danh sách khách tạm trú

để nhân viên KS tới trụ sở CA Phường khai báo

Trao đổi thông tin thuận tiện

Tất cả các module được thiết kế để làm việc chặt chẽ với nhau Dữ liệu được tạo ra từ mộtmodule có thể được chuyển tự động tới module khác một cách dễ dàng và nhất quán

Giao diện người dùng đồ hoạ thân thiện

Hệ thống được phát triển trên những thành tựu mới nhất của Microsoft sẽ cung cấp chongười dùng cuối một hệ thống đồ họa nhất quán, dễ sử dụng, hỗ trợ Unicode toàn diện (cóthể hỗ trợ hiển thị đa ngôn ngữ khi cần thiết) với hệ thống menu bố trí hợp lý rất thuậntiện cho việc truy cập cũng như hỗ trợ truy xuất nhanh qua hệ thống các phím tắt (shortcutkeys) Người dùng rất dễ dàng để học cách sử dụng chương trình cũng như đội ngũ nhânviên mới có thể sử dụng chương trình một cách nhanh chóng thậm chí kể cả những ngườimới làm quen với máy tính

Hiện nay, trên thị trường cũng có một vài công ty cung cấp các sản phẩm phầnmềm có chức năng tương tự có thể tham khảo một báo giá của công ty CTY CỔ PHẦNPHẦN MỀM TRÍ TUỆ VIỆT trong phụ lục 1 trong cùng thư mục này Qua báo giá có thểthấy là giá của chương trình tương đương tương đối cao Với dự án viết phần mềm QLKSnày sẽ cho ra đời thành phẩm với giá không quá 20 triệu, nhưng cũng sẽ cung cấp các tínhnăng tương đương với các phần mềm kể trên

Vì lý do kỹ thuật, trước mắt dự án sẽ cho ra đời sản phẩm có chức năng tập trungvào hai mảng trong khâu quản lý là quản lý khách và phòng Tuy nhiên, đây cũng chính làhai khâu quan trọng nhất trong công việc quản lý khách sạn Hệ thống xây dựng trên giảđịnh cài đặt trên máy trạm duy nhất, tạm thời không tính đến kết nối mạng Yêu cầu phầncứng cũng rất nhỏ gọn chỉ cần một PC cấu hình đủ để chạy XP và SQL là có thể sử dụngphần mềm

Như phân tích ở trên, khả năng thực hiện được dự án là rất khả thi và sẽ đem lại lợinhuận của dự án là rất lớn, dự kiến giá thành sản phẩm sẽ là 20 triệu đồng (chưa tính thuế)trong khi đó tổng dự toán chi phí chỉ vào khoảng 14 triệu

III. Báo cáo và nhận quyết định thực hiện dự án

1 Báo cáo tới nhà đầu tư

Dự án xây dựng phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết cho các khách sạn

Lợi ích sau khi hoàn thành dự án:

- Nếu dự án thành công sẽ có được sản phẩm có tính ứng dụng cao, có thể phát triển thànhmột phần mềm thương mại

- Giảm tải công việc thao tác bằng tay như là tự động hoá việc lập hoá đơn thanh toán chokhách hàng

- Các nhà quản lý khách sạn nắm rõ tình hình chung từ đó dễ dàng điều hành và đem racác chiến lược hoạt động kinh doanh của khách sạn

Những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện dự án:

* Những thuận lợi:

- Nền kinh tế đất nước nhìn chung đang phát triển, khách sạn ngày mọc lên càng nhiều và

có khả năng nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý và giao dịch Nên sẽ có nhiều đơn đặthàng với dự án

- Hầu hết các phần mềm đang được sử dụng trên thị trường chưa đáp ứng được đầy đủtính năng mà phần mềm này sẽ đáp ứng được

- Đội ngũ chuyên môn có trình độ cao

- Có nguồn đầu tư lớn

* Khó khăn:

- Thời gian thực hiện dự án ngắn

- Đội dự án thiếu nhân lực

***Dự toán tổng mức đầu tư:

2 Máy móc,

văn phòng

Chi phí tiền thuê văn phòng , máy móc làm việc

6 Chi phí nghiệm thu Chi phí nghiệp thu & liên hoan sau khi nghiệm

Mười lăm triệu sáu trăm đồng chẵn

Giai đoạn triển khai

thử nghiệm

Tiếp khách Tiền đi lại, giao dịch, tiếp khách 2000,000

Chi phí tài liệu, đi lại, đào tạochi phí hội thảo đánh giá về hệ thống trongthời gian thử nghiệm với khách hàng, tiếp khách

800,000

Chi phí đi lại, hội thảo thống nhất trước khinghiệm thu dự án

600,000

♦Tên dự án Quản lý khách sạn Sunshine

♦Các thông tin chính

Chủ đầu tư : Bộ môn quản lý dự án phần mềm, khoa Khoa học máy tính, Đạihọc Công nghiệp Hà Nội Thời gian: 12/06/2009 – 22/07/2009

Giám đốc dự án: Thầy Phùng Đức Hoà – giáo viên bộ môn QLDA

Trưởng đội dự án Nông Thị Ngọc Hà

Quản trị viên: Đinh Văn Hùng

Qui mô dự án: - Nhân lực : 3 người - Thời gian : 5 tuần

Phạm vi :

- Ranh giới của dự án :

+ Dự án chỉ quản lý, kiểm soát, theo dõi khách hàng

+ Không quản lý phòng ban, nhân sự hay các dịch vụ khác

- Sản phẩm là phần mềm có thể cài được trong nội bộ một khách sạn

Những người liên quan chính :

Các điểm mốc thời gian quan trọng :

- Tuần 1 : Nhận đề tài và nắm rõ yêu cầu của đề tài

Khảo sát và đưa ra mô tả về quy trình và yêu cầu của khách hàng

- Tuần 2: Phân tích và thiết kế

- Tuần 3-4 : Lập trình

Kiểm thử và triển khai, cài đặt

- Tuần 5: Báo cáo, bảo vệ và kết thúc dự án

PHẦN 2: LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Dự án này quản lý phần mềm làm theo đơn đặt của khách hàng, sản phẩm là mộtphần mềm Quản lý khách sạn để đưa vào sử dụng thực tế Với thời hạn cần gấp trong 5tuần và ngân sách trả cho dự án khoảng 14 triệu đồng.

Mục tiêu của việc lập kế hoạch:

- Lập bảng liệt kê công việc

- Bảng ước lượng thời gian thực hiện dự án

- Bản kế hoạch quản lý rủi ro

- Bảng lịch trình thực hiện công việc

- Xây dựng đồ hình tài nguyên

- Bản ước lượng chi phí: tổng quan, chi phí đội dự

án, chi phí về nhân lực

(đến 13/06 hoàn thành phần lập kế hoạch)

1 Bảng liệt kê công việc của dự án:

1 Bản mô tả thực trạngTài liệu đặc tả yêu cầu

 Thu thập và đặc tả yêu cầu

- thu thập yêu cầu (chức năng và phi chức năng)

- tạo chức năng quản lý phòng, dịch vụ, khách…

- tạo chức năng tìm kiếm, thống kê, báo cáo

2 Ước lượng thời gian thực hiện dự án:

3.1 Nhận dạng rủi ro:

Phần cứng không sẵn sàng Dự án Phần cứng cần thiết cho dự án không được tiếp nhận đúng lịch, virut phá

hỏng hệ thống

Trễ đặc tả Dự án và sản phẩm Các đặc tả các giao diện cần thiết không có sẵn đúng lịch Đánh giá thấp kích thước Dự án và sản phẩm Kích cỡ của hệ thống đã ước lượng

quá thấpCạnh tranh sản phẩm Kinh doanh

Một sản phẩm cạnh tranh được đưa

ra thị trường trước khi hệ thống đượchoàn tất

Mất trộm

Sản phẩm và dự án (không đoán trước được)

Mất trộm máy vi tính, ý tưởng, bản quyền đang xây dựng dở…

Một nhân viên ngừng làm

việc

Rủi ro nghiệp vụ (không đoán trước được)

Có thể do ốm đau, tai nạn, chuyển sang công ty khác làm việc

Giá văn phòng tăng Kinh doanh (đoán

không sẵn sàng <10% chậm trễ dự án, phải thương lượnglại với khách hàng đối tác (có thể

khắc phục)

Có thể khắc phục

Trễ đặc tả 25-50% chậm trễ dự án các khâu sau lại phải

chờ, phải thương lượng với đối tác Có thể khắc phụcĐánh giá thấp

kích thước 50-75% Bị vỡ hệ thống khó hoàn thành dựán đúng thời hạn, thậm chí dự án có

thể thất bại

Tồi tệ

Cạnh tranh sản

phẩm >75% Dự án có khả năng thất bại cao nếuý tưởng bị lộ, bị ăn cắp bản quyền,

không hoàn thành sản phẩm đúngthời hạn, phần mềm không đủ mạnh

để đứng vững trên thị trường…

Nghiêm trọng

Mất trộm 10-25% Phải mua mới máy tính, xây dựng

lại bản quyền ảnh hưởng đến kinhphí của dự án

3.3 Phòng ngừa, hạn chế và giám sát rủi ro:

- Kiểm tra thiết bị máy móc đảm bảo phần cứng đáp ứng được phần mềm

- Cài đặt phần mềm diệt virut và xây dựng firewall để ngăn chặn virut phá hỏng phầnmềm trong quá trình thực hiện dự án

- Phân công công việc theo đúng trình độ chuyên môn của nhân viên Theo dõi chặtchẽ đội dự án với các công việc được giao phải hoàn thành đúng thời hạn

- Xem xét kỹ các khả năng phát sinh của hệ thống để tránh bị oè công việc quá tải

- Lập phương án dự phòng và kinh phí dự phòng

- Bảo mật ý tưởng cũng như sản phẩm trong quá trình thực hiện dự án Phải hoàn thành

dự án đúng thời hạn và đem ra thị trường kịp thời

- Tăng cường hệ thống an ninh trong quá trình xây dựng dự án

4.2 Bảng lịch trình thực hiện công việc:

S

T

Thời gian thực hiện

Ngày bắt đầu kết thúc Ngày Người thực hiện

1

 Thu thập và đặc tả yêu cầu

- thu thập yêu cầu

- đặc tả yêu cầu 2 3 14/06/0916/06/09 15/06/0918/06/09 Nguyễn Thị Út ThươngNông Thị Ngọc Hà2

- tạo chức năng tìm kiếm,

thống kê, báo cáo

21 25/06/09 15/07/09

Nông Thị Ngọc HàĐinh Văn HùngNguyễn Thị Út Thương

5 Phân bố lực lượng, tài nguyên:

1994– 1998 : THCS Nguyễn Du – Hoàn Kiếm – Hà Nội

1998 – 2001 : PTTH Marie Curie – Thanh Xuân – Hà Nội

2001 – 2005 : Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Ngôn ngữ lập trình :Pascal, C, C++, VC, VB, C#, JaVa, ASP.NET, JSP, Strust

Tin học ứng dụng : MS Word, MS Excel, MS Power point

Trình độ tiếng Anh B: Khá

Kinh nghiệm thực tiễn :

- Đã tham gia dự án xây dựng thời khoá biểu cho các trường PTTH ( thực tậpchuyên ngành) dùng công nghệ Agent, Strust

- Hiện tại, đang tham gia dự án Quản Lý Khách Sạn

Mục tiêu phấn đấu:

- Tốt nghiệp với kết quả tốt nhất

- Thi đỗ và học tiếp cao học

2004 – 2007 : sinh viên CNTT Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội

2007 – 2008: giáo viên THCS Châu Hội

2008 – 2010: Liên thông KHMT Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội

Ngôn ngữ lập trình :Pascal, C, C++, VB, C#

Tin học ứng dụng : MS Word, MS Excel, MS Power point, Auto Cad

Trình độ tiếng Anh B: Khá

Kinh nghiệm thực tiễn :

- Đã tham gia dự án xây dựng bảng điểm cho các trường PTTH (thực tập chuyênngành)

- Hiện tại, đang tham gia dự án Quản Lý Khách Sạn

Nơi sinh : Lạng Sơn

Địa chỉ : 165 Phố Lao Động – Lộc Bình – Lạng Sơn

Số điện thoại : 0986277187

Email :zaizai- ls2000@yahoo.com

Quá trình học tập :

2001– 2004 : PTTH Lộc Bình Lạng Sơn

2004 – 2007 : Cao Đẳng Công Nghiệp Hà Nội

2007 – 2008: Làm việc tại Công ty TNHH Hải Phong

Ngôn ngữ lập trình :Pascal, C, C++, VB, C#

Tin học ứng dụng : MS Word, MS Excel, MS Power point

Trình độ tiếng Anh B: Khá

Kinh nghiệm thực tiễn :

- Đã tham gia dự án Quản lý nhân sự

- Hiện tại, đang tham gia dự án Quản Lý Khách Sạn

Mục tiêu phấn đấu:

- Tốt nghiệp với kết quả tốt nhất

- Thi đỗ và học tiếp văn bằng 2

* Trang thiết bị:

- 3 giàn máy tính cấu hình:

Độ lớn màn hình : 17.1inch

Dung lượng HDD : 80GB

CPU : Intel Core 2 Duo T7250( 2MB cache )

Video Chipset : Intel GMA X3100

Dung lượng Memory : 2GB

LAN : Ethernet 10/100

Loại ổ đĩa quang : CDRW-DVD

Cổng đọc Card : Card Reader

- Giấy, mực in,USB 4Gb, bút, máy ghi âm (phỏng vấn)

- Máy in: HP laser 1005

14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Thời gian tích

lũy (giờ)

Trục thời gian (tuần)

chấp nhận đồ hình không bằng phẳng như trên Vậy đội quản lý dự án sẽ vạch ra cáchquản lý phù hợp tương đối với cách thức như:

- Những ngày đầu là công việc khảo sát, thu thập yêu cầu chủ yếu làm ban ngàykhi 2 nhân lực làm khoảng 7 giờ/ngày thì nhân lực còn lại sẽ đi học trau dồi chuyên môn

- Còn như tuần 2, 3, 4 là công việc lập trình phải làm trong nhiều giờ liền trongngày chủ yếu vào những người lập trình giỏi Vậy giai đoạn này sẽ huy động anh emtrong đội dự án tham gia hỗ trợ những đoạn chương trình đơn giản để giảm gánh nặng

6 Tính chi phí

* Chi phí tổng quan:

Chi phí đi lại (2ngày/2 người) 100,000 2 200,000 Chi phí tài liệu giao (photo & in) cho

khách hàng 15,000 3 45,000 Chi phí hội thảo thống nhấn tài liệu

YCNSD với khách hàng + tiếp khách 1000,000 1 1000,000

3 văn phòngMáy móc, Chi phí tiền thuê văn phòng , máy móc

làm việc trong 5 tuần 1500,000 1 1500,000

4 Đội dự án Các chi phí cho đội dự án 8000,000

Chi phí tài liệu (phô tô & in) giao cho khách hàng 15,000 4 60,000 Chi phí đi lại (1 người /1 ngày) 50,000 1 50,000 Chi phí đào tào hướng đẫn sử dụng

In báo cáo, giấy tờ khác 30,000

Phương tiện máy móc 20,000

Phương tiện máy móc 50,000