Ebook tự học các kỹ năng cơ bản microsoft office access 2010 cho người mới sử dụng phần 1 ths nguyễn công minh

T h S : N G U Y Ễ N C Ơ N G M I N H vờ nhóm tin học thực dụng TƯHOCCẨCKỲNẤN0COBẲN Microsoýt Office Access 2010 Cho người sử dụng NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC T ự h ọ c c c k ỹ cơbẳn M ic rồ s o OFFICE ACCESS 2010 TH.S NGUYỄN CƠNG MINH Chịu trách nhiệm xt bản: Hồng Chí Dũng Biên tập Nguyền Nam Sửa in : Cơng Sơn Trình bày ; Thảo Mi Vẽ bia ; Lẽ Thành Thực liên kết xuất bản: CÔNG TY C ố PHÂN VAN HỎA NHÂN VÃN Phát hành tại: *01 Trường Chinh, P.11, Q Tân Bình.TP, HCM Tel: 3971 7882 - 3971 7884 - 39712285 Fax; 39712286 * 875 CMT8, p,15, Q.10 TP HCM TeL: 39770096 Fax: 39708161 • 486 Nguyên Thị Minh Khai, P.2, Q 3, TP HCM TeL: 22174002 Fax: 38396733 In 1000 cuốn, khổ 16x24cm Tại Cty CP VH Văn Lang Số đăng ký KHXB số: 86-2008/CXB/114-22/HĐ QĐXB; 81/QĐXB/TH NXB Hồng Đức cấp ngày 27-12-2008 In xong nộp lưu chiểu quỷ IV năm 2009 Ờ I NÓI ĐẦU M ụ c đ ích Cii chưdiig irìn h phần m c m M ic ro s o ft Access cho p h ép c c cá nhân doanh Iiíỉhiệp quản lý lượng lớn Ihơng Ún sở liệu quan hộ Chính sách "Tụ học kỹ Microsoịt Offỉce Access 2010 cho người sử dụng" cầu nối kiến thức Uiyệi VỜI đưa người mđi bước chùn vào lĩnh vực quản trị liệii Jí qua lá't kỹ nâng cđ '.•ủa '.-hướná trinh Sách bao gồ m nội d u n ii chin h sau đây: Phần I: Gic'fi thịộii khái niệm cân biín mà người mđi học cấn đỏ àin viộc tị'i V(;i Accosi, Phen ìỉ: Tí-p t r a r g vr.o việt, i-ình bì:y Vỉ' i ru l r ữ d ữ l ị ệ ',1 í lh ô r g tin) Irong bảng Bạn khơng Ihổ làm đưỢc vđi Access n í u k h n g c ó t h ô i i g IÌ!1 i r o i i Ị c c ỈKỈng i‘hần III: iliíđiig dẫn clu.m lọc thôiig tin nià !>ạn muốn xcm biing cách sử dụng ;nảu ttuy \'ấn (qucry), 01111 ? cái.'h sãp xèp lổ cnức ihòng (in cho clc hiểxi Phẩn IV : Trìiih bày cách tạo mẫu biểu (form) sở líóu Access lứiằin giúp b;Ịii dc úiis nháp liệu xem Ihơiig tin mà ban cần hơri ir&ii hìiili máv tính Phầíi i': Phúiì tiitih niiy vC ết h.id bic\i írcpvìri), cách sáng lạo đế xom clữ liệii trcii giáy t)ăy nơi bạn có ihể làm nlng viêc in Iliư mẫii nliãp ihư số tổng nhiều sô” liệu khác Sách dưỢc bô’ cục rõ ràns dẽ hiểu, nôi ciunẹ nêu ngắn gọn kèm hình ánh minh hoạ Hy vọng sách tài liệu học lập hừu ích cho bạn đọc Irung trình lự học kỹ cd Microst Office Access 2010 'T ’ / • "* Tác gia Chướng 1: G iới thiệu Access 2010 PHẦN í Những khái niêm Cbtibìtig 1: G iới tb iệ u A ccess 2010 Chương 2: K h i đầ u , đin h btiớng Cìnỉơttg 3: Tạo m ột c s d ữ liệu t ỉi tcìiiplate Chưưtìg T b iế t k ê ' c s d liệu theo c c h ọ u a n b ệ V Chương 1; Giới thiệu Access 2010 ĩ G iới \thiệu fìcc0ss 2010 Nbững đ iếm chính; t t Nắm inĩng Microso/t Access Liệt kê sáỉí loại đối lĩỉợnọ, Access K 'Hm biểu tnột số khái ĩiiệm ihiết yến tỉề sờ d ữ ìíệii chương tr ìn h q u ản lý s dừ liệu M icrosoft, m ộ t th n h p h ầ n M icrosoft OíTice, cho p h ép bảo liíu sờ liệi' - tậ p hợp liệu xếp theo m ộ t câu trú c có’ đ ịn h C ấu trú c làm cho th n g tin dễ chọn, p h â n loại in b ằ n g n h iề u (lịnh d ạn g k h ác Với Access, b n có th ể tạ o bảo lưu bao n h iêu sở liệu tuỳ n h u cầu - th ậ m chí b n có th ể ch ia sẻ chúng với n h ữ n g người kh ác tr ê n m ạn g cục In te rn e t Access m ộ t chương tr ìn h đ a n ă n g làm việc với h ầu n h bâ^t k ỳ loại th ô n g tin M ột sở liệu có th ể đơn g iản n h m ộ t d a n h sách địa để th a y th ế íìle c a rd b n Hoặc, b n có th ể tạ o m ộ t sở liệu h ầ m rượu có th n g tin m ỗi chai rượu tro n g h ầ m m ộ t sd liệu sách tồ n kho với th n g tin cuón sách, n h x u ấ t b ả n , k h ác h h n g n h ữ n g đơn đ ặ t h n g đặc b iệt Access có th ể xử lý sở đữ liệu phức tạ p chứa n h iều loại th ô n g tin n h iều chương trìn h tu ỳ biến M ột sỗ liệu Access có th ể chứa d a n h sách reco rd (b ả n ghi) h ầu n h b ấ t th ứ từ doanh sô" đ ến tỉ số t r ậ n đầu th ể th ao A ccess Chương 1: Giới thiệu Access 2010 K hơng giống n h chương trìn h b ản g tín h Access- m cho ih ô n g tin nhiều đ ịn h d n g k h ác dễ h iển th ị • bao gồm d a n h sách theo b ản g chữ cái, báo cáo định dạng, n h ã n th tín mẫu biểuđiền vào chỗ trống Access 2010 m ộ t th n h p h ầ n chương tr ìn h M icrosoft Tice 2010 Profe.ssional v có sắ n m ột sản p h ẩ m độc lập riên g biệt C ác p h iê n b ản trước Access m ột p h ầ n ấ n b ản Office trước - A ccess 2003 tro n g Oííice 2003, A ccess 2002 trc n g OfFii:e XP, A ccess 2000 tro n g Office 2000, Bởi A ccess m ộ t p h ầ n M icrosoĩt O íĩice, n ên việc chia sẻ th ô n g tin với tà i liệu W ord b àng tín h E xcel th ì dễ dàng S u lo i đ ố i tư ợng A c c e s s C/ác sở dư )iệu Access gồm đòi tượng - n h ữ n g th ứ m b ạn tạo, biên tâ p xố, đơ1 tượng có tơ n nhữ n g xác lậ p riè n g C ác h ệ th ố n g hướng đôl tượng cho phép tạo nhữ n g th ứ n y m ỗi lầ n m ột c b ầ n , sử d ụ n g p h ầ n vốn lắp ghép với Access cliứa cac loại đô'i iư tỉrg khác n h ru b'ic gồm cúc đô'i tư rn ? lưa irơ , h iể n th ị in dử iiệu, n h đối tượng chứa chương trìn h rna b n viế-„ Đầu tiên , b ạn liủ dụng cni vài lưạí dơi tưỢiig, Iihưng k h i b n tuỳ b iế n sở dừ liệu, r c t b n có th ể sử dụng tâ^t ca c h ú n ^ B ạn b ắ t đầu với tab le (bảng) để lưu tr ữ liệu, form (m ẫu biểu) để biồn tậ p liệu tr ê n m n h ìn h , re p o rt (báo biếu) đ ể in liệu v query (niẫu tru y v ấn ) đ ể chọn k ế t hrtp Jừ liệu, s.aư ta o aiacro \'a module chứa n h ữ n g chương trìn h mò han viết P h ầ n n y đề cập đ ến từ n g loại đối tượng Access: tab le querv, form re p o rt, m acro inodulí* C ác b;ing đỏ’ li ỉrríd ũ ’ liệu Các b n g (tab le) nơi bạn đ ặ t liệu M ộl b ả n g m ộ t dối iượng Access gôm m ộ t lo t reco rd (bán ghi) - d n g đ iện tử tương đương V’.ỸÌ th é m ục vốn tạo n ên ưiột d a n h sách đ ịa Mỗi record chứa th ô n g tin m ột định dạng, T rong m ộ t d a n h sách đỊa chỉ, môi reco rd chứa th ô n g tin m ột người, tê n , địa nhừ n g k iện khác Mỗi m ẩu th ô n g tin riê n g lẻ, chẳng h n n h tê n , họ địa đường gọi m ộ t fielđ (trường) Cơ sở liệu có th ể chứa nhiều bảng M ột sô liệu cửa h n g sách (ví dụ) có th ể chứa m ộ t g sách (với tựa đề, n h xuất b ản, giá th ô n g tin k h ác sách), m ộ t b ả n g n h cung cấp m b n m ua sách từ (với tê n cơng ty, đĩa chỉ, điều k h o ản ch iế t k h ấ u th ô n g tin khác n h cung cấp) v có th ể m ột b ả n g k h c h h n g thư ng xuyên (với tê n , đ ịa v th ô n g tin khác) Chương 1: Giới thiệu Access 2010 10 H ìn h 1.1 m in h h o m ộ t b ả n g tê n đ ịa Mỗi h n g m ộ t record trư ng th ể h iện tro n g cột X C o n u d • Fksỉ ' L JS tN ã m c« t : ữ n ip â r v A c íổ r c s s ỉ CA Ĩ6 ệs V&A Ệ m c n ts n AỆ T i; 2 Ii^ dia lỉ2 i C M r ib A H lA & J2M 334 U&A NV 1W 70 USA P â c ih e C ỉỉ* H w Y v ^ H lo u M id c ỉư ) V V i i n ia w « rư i V /~ )» c o u r ir y ẳ ỉ4 * c 0 , 9 * h S f i^ t S W jT C r t F r « it i( ly IvU h u l ' s » A< S2C57 ƯSA S im p s o r t J3 C V V ỉs R c n g T C A U n c PẤ Ỉ9 C & USA A C P r o đ u c ĩc n s t lc n « n » Penny ỉ c o t t SDL* S i ỉ u K n d i K d v e r ỉ t o i^ ỉ q ^ a r ? ,> O Y Íe s^ C w rí CA \sv n USA ŨCK iO U L iC C ''â lC O AK a ^ ỉa a U Ỉ& P O L9pe2 M a r t ld * 10 S k « « đ ỉ( ỉle 0< W Ỉ H o ily v v c o d ữ ( r « M c fÌY > » ? o đ «1 i9 đ USA W rA 9* « USA N V M K i UbA • H ■ĩ i i ' 9.Ì C ĨŨ Ì UàA PA -3 5 USA ‘• lí i T n n ì^ U n * i\.! ' y i5 O c m ir lc K r^ w (c )( i i6 f lo i« m a 'Y S x l- J f l« r r" K ,i M M i ^ rt .3 ' A lC s n v C H n t n i đ C ' * C' s V id o iv C r c v ^ ĩ ì\ v$à S h i( » L i ' ' « y » i\ u ' (^ A PA t ì O è iQ C C ^ n c v n p « (« rscn X i V '.u 14 c try ' > Hình 1.1; Một bảng chứa record (hàng) trường (cột) Bảng tính có phải m ộ ỉ s liệu hay ktìơng? K hơng hẳn N h iề u ngườt sử dụng chư ơng trình bảng tính c h ẳ n g hạn M icro so íí E xcel ho ậc L o tu s 1,2,3 để lưu trữ danh sách re c o rd M ột s ố chư ơng trin h b ả n g tính c ó c c tính s liệu g iớ i hạn ch ú n g khô ng đư ợc th iế t k ế đ ể làm nhiều c m ột chư ơng trình c sỏ íiệu B ạn c ó th ể sử đụng bảng tính đ ể lưu trữ m ột d a n h sách địa ch ỉ v bạn có th ể nh ậ p , biên tập, xóa phàn loạ i đ ịa ch ỉ (m ộ t địa m ỗi hàng bảng tín h) in nhãn thư tín th m ẫu m ôt công v iệ c quan trọ n g C ấ c bảng tính khơng (và khơng th ể ) n g h ĩ v ề liệu cáo b ả n g , reoord v trư ởn g m ^hay vào đỏ ỏ (đơp V' c c ủ a m ộ t bảng tính) đ ợ c xế p hàng cột Đ ó m ột rnơ hình q hạn c h ế cho v iệ c quản lý th ò n g tin phứ c tạp - nh bạn dã nghi n g bạn sử dụng A c c e s s cho cô n g v iệ c c sỏ liệu Đ ố g cụ Ihỉch hợp c h o g v iệ c Sau k h i b n th iế t lậ p b ản g tro n g sở dừ liệu v gõ n h ậ p (hoặc im port) th ô n g tin , b n có th ể p h â n loại record, chọn record phù hợp với m ộ t tiê u ch uẩn sau h iể n th ị in record Việc th iế t k ế phù hợ p b ả n g - chọn bao n h iêu b ả n g đ ể tạ o v trư ng n để lưu tr tro n g b ả n g - ch ìa k h o cho việc tạo m ộ t sở liệu lin h h o t v k h ả dụng Chương p h ầ n n ày có m ộ t th ủ tục theo từ ng bước việc th iế t k ế sở liệu v p h ầ n II g iả i th íc h cách tạo b ả n g v đ iền liệu vào chúng Các query để chọn liệu Các query (m ẫu tru y vân) th ao tác xử lý liệu để t r ả lời nhữ ng n h u cầu liệu riê n g biệt Loại query th n g sử dụng Chướng 1: Giới thiệu Access 2010 11 nhiêu nhâ”t giúp b n chọn liệu từ m ộ t bảng, có lẽ để chọn record m b n m uốn bao h m tro n g m ột rep o rt B ạn có th ể tạ o m ộ t query cho th â y tâ't n h ữ n g người tro n g sổ địa sông ỗ (ví dụ) V erm ont, t ấ t n h ữ n g người m b n khơng có só' đ iện th o i Đ ể tạ o loại query này, b n n h ậ p tiêu chu ấn (criteria) n h ằ m xác đ ịn h n h ữ n g giá trị m b n m uốn tương hợp tro n g trư n g riê n g b iệ t tro n g b ản g (ví dụ, VT tro n g trư n g S ta te đê’ tìm V erm o n ters k h ô n g có tro n g tiưừĩdg P h o n e N um ber đỏ tini agưưi k h ó n g cé sô' đ iện th o i hai) B ạn có th ể sử dụng query để k ế t h ợ p th ô n g tin từ n h iều bảng M ột sở liệu cửa h n g sáeh có th ể lưu tr ữ tê n tá c giả sách tro n g b ả n g Books th ò n g tin đ ặ t m ua sách tro n g b ả n g P u rch ase O rd ers M ột q u ery có th ể kéo th n g tin từ h a i b ả n g n y - để h iể n th ị (ví dụ) t â t tiểu th u y ế t T e rry P tc h e tt m b n đ ặ t m ua th n g vừa Các q u ery có th ể tạo trư ng tín h to n (calculated fielđ) bao gồm tổng, s ố lượng đếm giá tr ị tru n g bình M ột loại qu ery k h ác íiction qu£-rỵ vốn làm m ộ t điều với rocord m b a r c h o r - sac chổp record tCrbả:if: n y i e n Ị b ề n ĩ th ụ c h iệ n m ộ t th ay dối đõl với tấ i reco rd m b n chọn, xoá rc-cord m b n chọn., Các crosátab quưry giứp b n p liân tíc h th ứ n g tin tro n g b ả n g b ằ n g cách tóm t ắ t bao n h iêu reco rd chứa tổ hợp giá trị riê n g biệt T h am ch iế u chéo Cáz qiiCiy lồ cách b i r Khịi' dư,;.: tliịn^ tin Kữu lừ cúc bâng có lõ bọn tạo vô số query thử nghiệm với sở liệu Phàn III giải thicii cách lạo ỉử dụug query tini'íu c i ữ a h a i b ả n g h i ể n t h ị t r o n f k b o n g D o s iị * n , c c b n g d u ự c n ổ i b ( ) i n íộ t, d i ì g C — - — n h t r u n g h ìn h 1 M ế u líq n S1Ỉ S e» d > _ ~ 'Ị Hình 1.11: Dalasheet hiển ih ị kết query đưỢc m inh hoạ hình 1.10 N ố i c c b ả n g tro n g k h u n g xem D esign M ặ c d ù b n c ó t h ể t o h o ặ c b iê n t ậ p m ộ t m ố i q u a n h ệ g iữ a h a i b ả n g t r o n g k h u n g x e m D e s ig n , n h n g h ã y n h : M ố i q u a n h ệ đ ợ c đ ịn h n g h ĩa tro n g k h u n g x e m D e s ig n c h ĩ đ ữ ợ c s d ụ n g c h o q u e ry ; n ó k h n g đ ợ c s d ụ n g t r o n g b ấ t k ỳ p h ầ n k h c c ủ a c s d liệ u B n c ó t h ể s d ụ n g m ọ t lo i đ n g n ố i m có t h ể b n k h ô n g m u ố n s d ụ n g t r o n g t o n b ộ c ỡ s d ữ liệ u , n h n g b n c ó t h ể t h ấ y h ữ u d ụ n g c h o m ọ t q u e r y ( m s a u đ ó b a n có th ê s d ụ n g m d ữ liệ u n g u n c h o m ộ t fo r m h o ặ c r e p o r t) B n c ũ n g có th ể x o m ộ t m ố i q u a n h ệ tro n g k h u n g x e m D e s ig n m k h ổ n g xoa 241 Chương 1: Tạo Select Query c ù n g r^ ột m ỏ ì q a n h ệ t r o n g c a s ổ R e l a t i c n s h i p s ( ế x o đ n g n c i nhấp đ n g v s a u đ ó n h â n p h ím Để tạ o m ột đường D e s ig n v m n ố i, b n D f ì] e t e ) sử dụng khung T a b le kh u n g xem th e o c ù n g m ộ t th ủ tụ c m b n s d ụ n g k h i tạ o m ộ t m ô i q u a n h ệ t r o n g c a s ổ R e la t io n s h ip - đ ầ u t iê n , b n n h ậ n d n g h a i t r n g đ iW c t o q u a n h ệ ( m ỗ i t r n g t r o n í ĩ m ộ t b ả n g k h c ) m b n m u ô n n l sau rê trư n g từ m ộ t b ả n g đ ến trư n g tạ o q u a n h ệ tro n g b ả n g k ia C h ọ n loại đường n ố i x c lập cá c th u ộ c tín h đ ờn g nốí Bạn có t h ể b iê n t ậ p c c t h u ộ c t ín h đ n g n i c ủ a m ộ t m ô l q u a n h ệ cho q u e ry tro n g k h u n g x e m đố xem hộp D e s ig n Đ ể m hệ h ìn h 1 N ế u b n k h ó n h ấ p đ i đ n g q u a n h ộ , h ã y t iế p t ụ c t h Đ ầ u Q L U é - P r o p o r t io s n h đ ợ c m in h đôi đường quan trỏ n ê n n ằ m t h o i J o in vậy, nhấp hoạ tro n g n g a y trê n đường O n e tk u c lín ỉi m«3l ófJ h íệ r h đ iìh Lkổ»iq ẩ ố i kkác |p o n c j t sổ ảt3 liệ u n q o q i \pù c ó c p lid ỉ Iro n q b đ t ikuộỉ cli? ipcnọ t i n l ' d x Ị o v ú o q « ỉ e r i ^ 3, Ir^.Kioe w l recjí«fT0m ’O đ e s $ 'o n r y t:v>^prec0fck frum Ackkess í rom 'A ddríỸ s í0 k ' âod on^* th o se ie í t t S ÍM ' O ^ n ÌA ỗ C ffi( 9 h 'ề il* « ề » r if A0O K» 800Ì Ìữ O K So