Có lẽ Excel phần mềm GV sử dụng phổ biến Nếu dùng Excel để lập danh sách đơn giản để in cần kiến thức Excel đủ Tuy nhiên, GV cần dùng Excel để làm số công việc phức tạp (như tính điểm, xếp loại, ) Khi đó, có thêm số kinh nghiệm nho nhỏ công việc trở nên dễ dàng Do đó, lập chủ đề nhằm chia sẻ số kinh nghiệm nho nhỏ mà tích lũy trình học hỏi người khác Những kinh nghiệm thường giáo trình Excel Đánh số thứ tự Trong danh sách phải có cột số thứ tự Để đánh số thứ tự có nhiều cách, cách có ưu nhược điểm Mình xin chia sẻ số cách mà biết Giả sử ta cần đánh số thứ tự từ ô A2 đến ô A11 Cách : cách mà tài liệu Excel hướng dẫn • • • • Gõ số (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2 Click vào ô A2 để chọn lại Dùng chuột kéo góc bên phải ô để bôi đen hết vùng A2:A11 Nhấn giữ phím Ctrl nhả nút chuột (nếu không nhấn giữ phím Ctrl thao tác Copy) Ưu điểm : đơn giản, dễ thực Nhược điểm : STT tạo có tính tĩnh Khi ta xóa hàng, thêm hàng, thay đổi giá trị khởi đầu phải thao tác lại Cách : • • • Gõ số (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2 Tại ô A3 gõ vào công thức =A2+1 Copy công thức đến ô lại Ưu điểm : cần thay đổi giá trị khởi đầu ta việc gõ vào ô A2; chèn thêm hàng cần copy công thức đến ô vừa chèn ô sau Nhược điểm : xóa ô (bằng phím Delete) ô trở lại giá trị Còn xóa hàng phát sinh lỗi “Ref!” Cách : • • Tại ô A2 gõ vào công thức =ROW()-ROW(A$1) Copy công thức đến ô lại Ưu điểm : chèn hay xóa hàng số thứ tự không thay đổi Nhược điểm : cần thay đổi giá trị khởi đầu phải viết lại công thức Bổ sung thêm cách khác: Cột A thứ tự, cột B họ tên ta nhập công thức sau: - Ở cột A2 ta nhập công thức: if(B2="","",1) - Ở cột A3 ta nhập công thức: if(B3="","",$A2+1) sau coppy công thức cho ô lại Ưu điểm: Khi nhập học tên vào số thứ tự Nhược điểm: Khi xóa phải coppy công thức lại Cách khác nữa: Cột A thứ tự, cột B họ tên ta nhập công thức sau: - Ở cột A9 ta nhập công thức: =IF(B9="","",MAX(A$8:A8)+1) - Sau coppy công thức cho ô lại Ưu điểm: Khi nhập học tên vào số thứ tự xóa tên danh sách ta không cần coppy lại công thức Nhược điểm: Khi chèn thêm tên phải coppy công thức lại Chuyển cột thành hàng Giả sử ta có vùng liệu dạng cột A2:A10, ta cần chuyển giá trị vùng sang dạng hàng, ô B1 (đến ô J1) Cách : cách mà tài liệu Excel thường hướng dẫn • • • • • Bôi đen vùng A2:A10 Vào menu Edit, chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl+C, click nút Copy) Chọn ô B1 Vào menu Edit, chọn Paste Special… Trong hộp thoại Paste Special, đánh dấu chọn vào ô Transpose, chọn OK Ưu điểm : đơn giản, dễ thực Nhược điểm : liệu tạo có tính tĩnh Khi ta xóa hàng, thêm hàng, thay đổi giá trị khởi đầu phải thao tác lại Cách : • • • Bôi đen vùng B1:J1 Gõ vào công thức =TRANSPOSE(A2:A10) Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter (để tạo công thức mảng) Ưu điểm : thay đổi giá trị vùng A2:A10 vùng B1:J1 thay đổi tương ứng Nhược điểm : muốn thêm hàng hay bớt hàng phải xóa công thức mảng (bôi đen hết vùng B1:J1 Delete) tạo lại Cách : • • Tại ô B1 gõ vào công thức =OFFSET($A1,COLUMN()-COLUMN($A1),0) Copy công thức đến ô lại (đến J1) Ưu điểm : tương tự cách Khi muốn thêm hàng copy công thức đến cột tương ứng Nhược điểm : file lớn, có nhiều ô chứa công thức thêm công thức vào, tốc độ tính toán Excel chậm đáng kể (đây kinh nghiệm thực tế, chưa biết sao) Validation Validation công cụ Excel cung cấp giúp người dùng kiểm soát liệu nhập vào ô Khi muốn liệu nhập vào ô phải thỏa mãn yêu cầu ta quy định Validation cho ô Để cài đặt Validation cho nhiều ô, ta chọn ô đó, vào menu Data -> Validation… Trong giáo trình Excel, người ta thường hướng dẫn cài đặt Validation cho yêu cầu thông thường Ở đây, xin chia sẻ số trường hợp Validation khác Giả sử ta cần đặt Validation vùng từ ô A1:A10 1) Không cho nhập chuỗi có dấu cách (khoảng trắng) Trong mục Validation, ta chọn Custom gõ vào ô Formula công thức : =IsERR(FIND(" ",A1)) Ta thay dấu cách ký tự khác không muốn cho nhập ký tự Nếu muốn ngăn nhập nhiều ký tự, ta kết hợp nhiều công thức phép toán AND Ví dụ : =IsERR(FIND(" ",A1))*IsERR(FIND(".",A1))*IsERR(FIND(",",A1)) 2) Tránh nhập trùng Giả sử ta cần nhập liệu vào vùng A1:A10, vùng không cho phép có ô giống (ví dụ vùng mã số HS chẳng hạn) Để ngăn ngừa việc nhập trùng, ta thiết lập Validation sau : • Bôi đen vùng A1:A10 • Vào Validation, chọn Custom gõ vào ô Formula công thức =COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1 3) Nhập liệu theo dạng thức quy định Ví dụ cột mã số HS, mã số quy định gồm 12 ký tự, ký tự đầu mã trường (ví dụ 07EA34) Trong mục Formula ta dùng công thức =AND(LEFT(A1,6)="07EA34",LEN(A1)=12) 4) Validation dạng List Người ta thường dùng Validation dạng List để người dùng nhập vào giá trị quy định trước List Ví dụ cột xếp loại hạnh kiểm, để người dùng tự nhập có trường hợp loại lại thể nhiều cách khác (như Trung bình, TB, T.Bình,…), gây khó khăn việc thống kê Để thiết lập Validation dạng List, cửa sổ Data Validation, mục Allow ta chọn List, sau mục Source, ta gõ vào giá trị quy định cách dấu phẩy Để linh động hơn, người ta thường dùng vùng bảng tính để chứa giá trị Khi mục Source, ta gõ địa vùng (nhớ dùng địa tuyệt đối) Ví dụ =$C$1:$C$10 Giả sử ta chọn vùng C1:C10 làm vùng chứa giá trị cho List (chứa 10 giá trị) Thế ta muốn thêm vào vài giá trị Như ta phải sửa lại Source Validation Do đó, người ta thường khai báo “trừ hao” trước Ví dụ có 10 giá trị thôi, ta khai báo vùng C1:C20 (20 ô) Như vậy, cần thêm giá trị ta việc gõ thêm vào ô Tuy nhiên, cách làm có nhược điểm nho nhỏ vùng C1:C20 có ô trống ta chưa dùng đến, nên List có dòng trống tương ứng Tuy vấn đề nghiêm trọng, ta khắc phục cách đơn giản sau : mục Source, thay gõ địa vùng, ta gõ vào công thức sau =OFFSET($C$1,,,COUNTA($C$1:$C$20)) Nhược điểm lớn Validation kiểm soát liệu gõ vào ô Nếu người dùng sử dụng thao tác Copy-Paste bó tay, chí Validation ô bị xóa Lọc liệu Lọc liệu ta lựa dòng bảng thỏa hay nhiều điều kiện cho hiển thị dòng mà Thông thường, cần lọc liệu, ta sử dụng chứa menu Data -> Filter Excel cung cấp Tuy nhiên cách lọc cách làm tĩnh, ta thay đổi liệu bảng ta phải thực lại thao tác lọc Mình xin chia sẻ số tình lọc liệu động Việc lọc liệu thường chia làm bước : • Bước : phân biệt dòng liệu thỏa không thỏa điều kiện • Bước : hiển thị dòng liệu thỏa điều kiện Khi sử dụng chức lọc Excel cung cấp, Excel thực bước cách dấu (hide) dòng không thỏa điều kiện Do đó, việc cập nhật liệu khó thực Khi lọc liệu động, liệu lọc hiển thị vùng riêng biệt cập nhật vùng liệu nguồn thay đổi Giả sử vùng chứa liệu gốc C2:C20, vùng chứa liệu lọc E2:E20 Việc lọc liệu động cần phải dùng thêm vùng liệu trung gian B2:B20 • • Bước : vùng trung gian B2:B20, ta gõ vào công thức =IF("Điều kiện lấy",MAX($B$1:B1)+1,"") Bước : vùng chứa liệu lọc E2:E20, ta gõ vào công thức =IF(ROW(1:1)>MAX($B$2:$B$20),"",VLOOKUP(ROW(1:1),$ B$2:$C$20,2)) Tùy theo yêu cầu mà ta thiết kế “Điều kiện lấy” thích hợp Một số ví dụ Trong ví dụ sau, nêu “Điều kiện lấy” Khi sử dụng cần ráp vào công thức bước 1) Lọc ô không rỗng : C2"" 2) Lọc người có họ Nguyễn danh sách : LEFT(C2,FIND(" ",C2)1)="Nguyễn" 3) Lọc người có tên "Dũng" danh sách (họ tên chung cột) : RIGHT(C2,LEN(C2)-FIND("*",SUBSTITUTE(C2," ","*",LEN(C2)LEN(SUBSTITUTE(C2," ","")))))="Dũng" 4) Lọc liệu trùng, có nhiều dòng giống lấy dòng : COUNTIF($C$2:C2,C2)=1 Bổ sung thêm cách đánh số thứ tự tự động Excel Xin bổ sung thêm cách sau: Giả sử danh sách bao gồm cột mục: Dòng tiêu đề A2: "STT"; B2: "Họ tên"; C2: "Ngày sinh" Như kể từ dòng (Row) thứ dòng nhập liệu danh sách: A3=if(B3="","",counta(B$3:B3)) đặt khung chọn vào A3 nắm nút kéo kéo xuống hết danh sách (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+D để copy công thức xuống hết danh sách) Xếp hạng liên tục Excel có cung cấp sẵn hàm Rank để xếp hạng Tuy nhiên, hàm Rank lại xếp hạng theo nguyên tắc khác với cách xếp hạng thông thường: ví dụ có em đồng hạng nhất, em xếp hạng hạng thông thường Hàm Rank hàm có sẵn Excel nên ta chỉnh sửa Do đó, để xếp theo ý muốn, ta phải tự xây dựng công thức riêng Ở đây, lấy ví dụ việc xếp hạng HS lớp Trước tiên, ta lập công thức để xếp hạng theo nguyên tắc hàm Rank Thực chất nguyên tắc : giả sử có n HS có điểm lớn em X em X xếp hạng (n+1) Như vậy, ta cần thực việc đếm Giả sử ĐBQ HS chứa vùng B1:B20, vùng xếp hạng C1:C20 ta dùng công thức sau : =SUMPRODUCT((B$1:B$20>B1)*1)+1 Công thức đếm vùng B1:B20 có giá trị lớn B1, cộng thêm để có hạng HS Theo cách xếp loại thông thường ta đếm ô có giá trị lớn ĐBQ em đó, ô có giá trị giống ta đếm lần Công thức để đếm số giá trị khác vùng : =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(B$1:B$20,B$1:B$20)*1) Kết hợp công thức lại, ta có công thức cuối : =SUMPRODUCT((B$1:B$20>B1)*(1/COUNTIF(B$1:B$20,B$1:B$20)))+1 ... chứa công thức thêm công thức vào, tốc độ tính toán Excel chậm đáng kể (đây kinh nghiệm thực tế, chưa biết sao) Validation Validation công cụ Excel cung cấp giúp người dùng kiểm soát liệu nhập... thỏa không thỏa điều kiện • Bước : hiển thị dòng liệu thỏa điều kiện Khi sử dụng chức lọc Excel cung cấp, Excel thực bước cách dấu (hide) dòng không thỏa điều kiện Do đó, việc cập nhật liệu khó... Để cài đặt Validation cho nhiều ô, ta chọn ô đó, vào menu Data -> Validation… Trong giáo trình Excel, người ta thường hướng dẫn cài đặt Validation cho yêu cầu thông thường Ở đây, xin chia sẻ