giao trinh word

Giới thiệu M icrosoft Office chơng trình mạnh với hàng trăm tính Trong phần tin học văn phòng giới thiệu đầy đủ với bạn đọc tính Để có khởi động tốt cho bạn đọc tìm hiểu Office cách thức làm việc nó, bạn có ý niệm chung tính Office bạn hiểu rõ ý nghĩa tính tổng thể Microsoft Office chơng trình cho phép ta soạn thảo, tính toán, nhanh chóng Đây điều ngẫu nhiên Office chơng trình kết hợp nhiều t` ính soạn thảo, định dạng, xuất với dao diện dễ sử dụng mà ngời bắt đầu học cách sử dụng vài phút Trong tập tài liệu muốn giới thiệu thêm số tính trội Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm Phần I : Microsoft Word Bài I: Một số thao tác định dạng I Định dạng Font chữ Định dạng Font chữ lệnh Font - Bôi đen (Xác định đoạn văn bản) cần thay đổi font chữ - Vào Format chọn Font xuất hộp thoại Font nh sau: Các lựa chọn 1: Chọn Font 2: Chọn dáng chữ 3: Chọn cỡ chữ 4: Chọn mầu chữ 5: Chọn dạng nét gạch chân Chú ý: - Để thay đổi lựa chọn ta cần kích chuột vào lựa chọn dùng tổ hợp phím chọn đối tợng khác để thay đổi - Tất Font chữ bắt đầu Vn kiểu Font cho phép ta gõ tiếng việt - Tất Font kết thúc H chữ in hoa - Sử dụng thao tác học để định dạng Định dạng Font chữ Change case Change case lệnh thay đổi chữ IN với chữ thờng - Để định dạng ChangeCase ta làm theo bớc sau: - Bôi đen đoạn văn cần định dạng - Vào Format chọn change case xuất hộp thoại sau: - Nhấp chọn lựa chọn nhấn OK Sentence case: Ký tự đầu đoạn đợc chọn ký tự in hoa Lowercase: Đổi chữ IN sang chữ thờng Uppercase: Đổi chữ thờng sang chữ IN Tile Case: Ký tự từ in hoa tOGGLE cASE: Đổi ký tự đầu từ thành chữ thờng, ký tự sau thành chữ in Lựa chọn khoảng cách ký tự Khi bạn kích chọn mục Character Spacing hộp thoai Font ( vào Format chọn Font ) bạn thấy lựa chọn nh hình sau: - Sử dụng lựa chọn để thay đổi vị trí ký tự hay điều chỉnh kích thớc xác - Hộp thoại Preview hiển thị thay đổi bạn lựa chọn hay thay đổi Scale: Cho phép định kích thớc văn theo tỉ lệ % ( Thông thờng 100%) Spacing: Điều chỉnh khoảng cách ký tự Expanded : Giãn khoảng cách Condensed: Giảm khoảng cách By: Xác định khoảng cách tăng giảm Position: Vị trí văn Hộp kiểm: Kerning for font đợc chọn Word tự động điều chỉnh khoảng cách ký tự để bù đắp khác biệt hình dạng ký tự Very ! ( Cha dùng Kerning ) II Định dạng tự động word Very ! (Đã dùng Kerning ) Định dạng bảng tự động Cách tốt để đợc nhìn thống cho Table áp dụng định dạng cho toàn hàng, cột hay cho Table Bạn áp dụng toàn lựa chọn định dạng ký tự hay đoạn nhng có công cụ thật dễ dàng giúp bạn trang hoàng cho Table tính Autoformat Để áp dụng tính bạn làm theo bớc sau: Kích chuột vào nơi Table Vào Table chọn Table Autoformat Chọn định dạng để xem mẫu vùng Preview Chọn hay xoá lựa chọn để thêm hay xoá Border hay Shading số hàng hay cột Xoá check box để chấp nhận vài định dạng Để áp dụng autoformat tạo bảng lệnh Insert Table nhấp vào nút AutoFormat hộp thoại Insert Table kế làm nh thao tác hớng dẫn Chú ý: Nếu muốn thiết lập thuộc tính cho bảng thực nh sau: Kích phải chuột vào Table chọn Table Properties xuất bảng Table Properties chọn Preferred Width : Định độ rộng cho toàn thể bảng Alignment : Căn chỉnh vị trí bảng trang Text wrapping : Sắp xếp văn quanh bảng - Khi bạn muốn chỉnh lại độ rộng cột bảng cho cột có độ rộng cần bôi đen cột cần chỉnh kích chọn biểu tợng Distribute Colums Evenly and Bordes công cụ Table ứng dụng bảng việc tổ chức thông tin Bảng biểu có nhiều tác dụng việc tổ chức thông tin mà ngời sử dụng cha khai thác hết, khuôn khổ học xin đa vài ví dụ cụ thể để bạn đọc tham khảo thêm Trong nhiều trờng hợp soạn thảo phải làm mẫu trình bầy nh: Công ty cổ phần Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Giáo Dục Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Các bạn giải vấn đề đơn giản đa vào bảng biểu sau làm ẩn đờng viền bảng Để làm ẩn đờng viền bảng bạn cần bôi đen bảng sau thực cách sau: Cách 1: Vào Format chọn Borders and shading sau chọn None nhãn Borders Cách 2: Kích chuột bào biểu tợng thay đổi đờng viền bảng biểu công cụ Formatting công cụ Tables and Borders Việc nắm bắt dùng Table dùng Textbox đòi hỏi ngời soạn thảo phải có kinh nghiệm nhạy bén soạn thảo ví dụ nh gặp trờng hợp sau ta dùng để tổ chức thông tin cho nhanh đẹp Phơng pháp Hiện Tiết kiệm Đại Thời gian tiền bạc Trong môi trờng Học giáo viên mỹ University of tuyệt đối Tại trờng anh Canifornia Kỹ thuật video ngữ Quốc Tế David- USA Review khoá 360 360 Multimedia bồi khoá 465 USD 36.00 USD dỡng ngữ pháp Ghi tên kiểm tra xếp lớp tại: Trờng anh ngữ Quốc tế 378 Trần hng Đạo A- Q5 TP HCM Kết chắn Kỳ thi Business English Certificate ( BECI) ĐH Cambridge tổ chức vào ngày 19/05/02 Việt Nam, thí sinh trờng anh ngữ Tự động định dạng văn Autoformat Autoformat tạo danh sách Bullet, danh sách Number, Heading dạng tài liệu khác có hai cách định dạng Microsoft Word: Autoformat áp dụng định dạng lên tài liệu sau bạn tạo Autoformat as you type định dạng tài liêu bạn nhập văn 3.1 Autoformat bạn nhập vào Các lựa chọn Autoformat as you type nằm trang hộp thoại autocorrect dới cách để định - Từ menu Tools chọn Autocorrect sau nhấp vào Autoformat as you type bạn thấy lựa chọn mục nh hình sau: - Chọn hay xoá lựa chọn mà bạn muốn Để loại bỏ hoàn toàn tính Autoformat bạn xoá toàn lựa chọn - Nhấn OK để áp dụng thay đổi Những lựa chọn vùng Replace as you type hình tự giải thích Dới số lựa chọn vùng Apply as you type Heading: Word tự động áp dụng kiểu Heading bạn tạo đoạn Borders : Word thêm border vào đoạn bạn gõ vào ba dấu (-), (_) hay (=) liên tục gõ vào (-) thêm vào border có đờng viền đơn, (_) tạo border có đờng viền đậm, (=) tạo đờng viền bội Tables: Khi bạn gõ vào loạt dấu ( +-+-+-) nhấn Enter Word tạo Table số cột bảng phụ thuộc vào số dấu (+) mà bạn gõ Automatic Bullet list : Khi bạn bắt đầu dòng với dấu *, dấu >, hay dấu (-) theo sau khoảng trống ( hay ký tự o thờng theo sau hai khoảng trống) kết thúc Enter Word áp dụng định dạng danh sách Bullet 3.2 Sử dụng Autoformat tài liệu hoàn tất Khi bạn báo cho Word biết để thực Autoformat tài liệu có áp dụng đoạn tiêu chuẩn, heading style khác cho tài liệu tự động Khi bạn sử dụng cách định dạng Word tự loại bỏ hết ký tự kết thúc đoạn d thừa mà bạn dùng để ngăn cách đoạn văn Với Autoformat bạn dọn dẹp th nh ví dụ dới chuẩn hóa định dạng Để thực điều bạn làm theo bớc sau: Chọn Autoformat từ menu Fofmat Word hiển thị hộp thoại Autoformat nh Chọn dạng cho tài liệu hộp thoại : Please select a document type to Kích chọn option để lựa chọn số định dạng khác cần thiết Cuối chọn Autoformat now nhấn OK Nếu muốn xem qua thay đổi văn chọn lựa chọn Autoformat and review each change Đoạn gióng Tabs Dear Mr Thanh I am writing to express my extreme displeasure with the Installa and Operation Guide of your JetMaker Auto Performance Booster I installed the unit according to the intructions, and found that i had no control whatsoever over my vehicle once the Jet Boots feature was activater The steering and brakes ceased to function because none of the Khoảng cách đoạn tạo ký tự Enter I believe your company should post larger warning labels on the product and Sincerely yours Mr John Th cha định dạng Các ký tự Enter thay khoảng cách đoạn định dạng Thư sau định dạng tự động III Sử dụng phím nhanh để định dạng Các phím thay đổi Font cỡ chữ Thay đổi Thay đổi Font chữ Thay đổi cỡ chữ Tăng cỡ chữ lên đơn vị Giảm cỡ chữ đơn vị Tăng cỡ chữ lên đơn vị Giảm cỡ chữ đơn vị Phím nhanh Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + > Ctrl + Shift + Ctrl + ] Ctrl + [ Thay đổi định dạng văn Thay đổi Thay đổi loại chữ Chuyển thành chữ hoa Tắt /mở chữ đậm Tắt /mở chữ gạch dới Tạo chữ hoa nhỏ Huỷ định dạng văn Chỉ số dới Chỉ số Tắt/ mở chữ in nghiêng Tạo font symbol Tắt /mở hiển thị ký tự thông tin Phím nhanh Shift + F3 Ctrl + Shift + A Ctrl + B Ctrl + U Ctrl + Shift + K Ctrl + Shift + Z Ctrl + = Ctrl + Shift + = Ctrl + I Ctrl + shift + Q Ctrl + shift + * Thiết lập khoảng cách dòng Thay đổi Khoảng cách đơn dòng Khoảng cách đôi dòng Khoảng cách dòng rỡi Phím nhanh Ctrl + Ctrl + Ctrl + Thêm dòng trống Xoá dòng trống Ctrl + Ctrl + ( Lần 2) Thiết lập khoảng cách đoạn lề Thay đổi Căn chỉnh đoạn VB vào Chỉnh đoạn hai bên Chỉnh đoạn sang trái Chỉnh đoạn sang phải Tăng lề trái đoạn Giảm lề trái cho đoạn Tạo dòng đầu thụt Không tạo dòng đầu thụt Huỷ bỏ định định dạng đoạn Phím nhanh Ctrl + E Ctrl + J Ctrl + L Ctrl + R Ctrl + M Ctrl + Shift + M Ctrl + T Ctrl + Shift + T Ctrl + Q IV Chèn văn đặc biệt Tạo Autotext Giống nh autocorrect, Autotext tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian bạn phải thờng xuyên gõ vào từ hay nhóm từ nhng không giống nh autocorrect tự hoàn tất sau từ tắt đợc gõ vào, để biết thêm cách sử dụng Autotext xem phần chèn Autotext Cách tạo Autotext nh sau: Tạo đoạn văn mẫu ( cụm từ mẫu) Bôi đen đoạn văn mẫu sau chọn Autotext từ menu Insert chọn Autotext xuất hộp thoại sau: - Gõ vào hộp thoại Entert Autotext Entries here, ký tự viết tắt cho Autotext - Cuối nhấn add hay nhấn Enter để ghi nhận Autotext Để xoá mục Autotext bạn chọn nhấn chọn Delete Chèn Autotext Có nhiều cách để chèn vào văn Autotext, cách đơn giản nói đến là: - Di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần chèn - Gõ ký tự viết tắt sau nhấn phím F3 Ngoài bạn chèn vào Autotext cách : - Di chuyển trỏ đến vị trí cần chèn - Chọn Autotext từ menu Insert, bạn thấy menu Autotext giống nh hình bên: ( Các mục Autotext đợc nhóm theo dạng) - Chọn dạng văn ( ký tự viết tắt) mà bạn muốn chèn vào, Word chèn văn vào Tạo Template Template tập khuôn mẫu sẵn có mà tài liệu Microsoft Word thờng dựa vào, nhng bạn hoàn toàn tạo khuôn mẫu để thích hợp với nhu cầu làm việc soạn thảo bạn, khuôn mẫu đợc sử dụng cho họ tài liệu tơng tự văn sơ cấp Để tạo khuôn mẫu mới: - Chọn New từ menu File hộp thoại New - Trong nhãn New chọn Template - Sau nhấn OK - Một hình soạn thảo với tên Template1 - Đa nội dung văn sở ( thờng đợc dùng chung cho họ tài liệu đó) mục khác khuôn mẫu vào - Chọn Save as từ Menu File để ghi Template ( Thao tác ghi nh văn bản) Chú ý Font chữ cỡ chữ nh khoảng cách đoạn, dòng Sửa Template Để sửa đổi khuôn mẫu có sẵn: - Vào File chọn Open - Khi xuất hộp thoại Open - Trong phần List file of type : Chọn Document Template sau nhập tên Template vào ô File name kích chọn Template muốn sửa nhấn OK - Tiến hành thao tác chỉnh sửa - Cuối cùng, sau sửa song bạn phải ghi lại Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội Hộp văn đối tợng đồ hoạ bạn thay đổi kích thớc nó, hay di chuyển cách kéo biên hay handle nó, để định dạng cho text box ta làm theo bớc sau: - Kích phải chuột vào Text Box sau chọn Format Text Box - Chọn nhãn Text Box bạn muốn thay đổi lề cho text box ( nh hình bên) Left : Lề trái Right: Lề phải Top: Lề Bottom: Lề dới - Chọn nhãn Color and Lines để thay đổi lại mầu đờng viền - Chọn Wrapping ( hay Layout Word 2000) để định dạng vị trí - Chọn Size để thay đổi kích thớc Kết nối Text Box Khi tạo trang báo hay tin, hay layout dạng tạp chí hộp văn nối kết cho bạn tự việc làm cách để hiển thị văn bảnvà bạn sử dụng hộp văn để chứa phần khác báo, bạn thích bạn tạo hộp văn nối kết trang khác Để nối kết hai hộp văn làm nh sau: - Chọn hộp văn gốc từ nơi mà bạn muốn tạo kết nối hay vẽ Word hiển thị công cụ nh hình Lùi lại hộp phía trước Nhẩy sang hộp Thay đổi hướng VB Huỷ liên kết Tạo liên kết - Nhấn chọn nút Creat Text box link ( Tạo liên kết) - Nhấn chọn vào bên hộp Text box trống để kết nối Ghi chú: Để loại bỏ kết nối hai hộp văn bạn chọn hộp gốc sau nhấp vào nuút Break Forward link ( Huỷ kết nối) công cụ Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội - Để chuyển từ nối kết tới khác bạn chọn nối kết nhấn vào nút Next text box hay Previous Text box công cụ Text box IV Bổ xung chỉnh sửa hình ảnh Chụp hình ảnh từ hình Đôi soạn thảo ta cần chụp lại hình ảnh hình máy tính để đa vào văn hay để bổ xung vào tệp tin hình ảnh Ví dụ muốn đa hình ảnh hình soạn thảo Word vào nh hình bên thi làm nào? Để thực điều bạn làm theo bớc nh sau: - Nhấn nút Print Screen bàn phím để chụp lại toàn hình ảnh hình Word - Kích chuột vào vị trí trang soạn thảo - Nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + V để dán hình vừa chụp vào trang soạn thảo Chú ý: - Thay đổi lại kích thớc cần thiết - Khi nghe nhạc hình hay coi phim bạn làm tơng tự để chụp hình ảnh bạn muốn - Khi bạn không muốn chụp toàn hình mà muốn chụp cửa sổ bạn nhấn thêm phím alt nhấn phím Print screen Chỉnh sửa hình ảnh clip art Khi chèn hình ảnh clip art vào văn bản, muốn chỉnh sửa lại hình ảnh theo ý bạn làm theo bớc sau: - Kích phải chuột vào hình cần chỉnh Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội - Chọn Grouping sau chọn Ungroup bạn thấy từ hình ảnh rã thành nhiều khối hình, để chỉnh bạn cần chọn khối kết hợp sử dụng công cụ công cụ vẽ thay đổi theo ý muốn, bạn cắt xén từ nhiều hình ảnh ghép lại thành hình khác V Tạo tham chiếu chéo & Hyper link Tạo Bookmark ( Điểm đánh dấu) Việc tạo điểm đánh dấu tởng đơn giản không quan trọng nhng thật lại có ý nghĩa lớn việc tạo tham chiếu chéo hay siêu liên kết Hyper link Để tạo điểm đánh dấu làm bạn theo bớc sau: - Xác định đoạn văn cần đánh dấu tài liệu - Nhấn chọn Bookmark menu Insert thoại bên: - Trong mục name nhập tên cho điểm cần đánh dấu - Nhấn chọn add để thêm điểm dấu vào xuất hộp bookmark Tạo tham chiếu chéo Tham chiếu chéo phần văn ngời đọc tham chiếu đến nơi khác tài liệu Thông thờng tham chiếu chéo đợc hiển thị theo dạng nghiêng hay dấu ngoặc tới vị trí đặc biệt tài liệu chẳng hạn nh số trang hay số chơng Một tham chiếu chéo có công dụng giống nh siêu liên kết mà ngời đọc nhấp chọn để nhảy đến vị trí tài liệu Để chèn vào tham chiếu chéo bạn làm theo bớc sau: - Di chuyển trỏ đến nơi mà bạn muốn tham chiếu chéo xuất bắt đầu gõ vào phần đầu tham chiếu ví dụ Xem trang - Chọn Cross-Reference từ menu Insert để hiển thị hộp thoại sau: Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội Chọn dạng văn để nhập vào Chọn dạng tham chiéu Chọn Heading, hình mục khác tuỳ thuộc kiểu nhập - Sử dụng danh sách Reference Type chọn kiểu mà bạn muốn tạo tham chiếu chéo chẳng hạn chọn Heading bạn thấy danh sách Heading mục For which heading - Chọn Heading hay Bookmark từ danh sách, vị trí tài liệu mà bạn muốn tham chiếu đến - Trong hộp thoại Insert Reference to chọn dạng tham chiếu mà bạn muốn hiển thị - Nhấn chọn Insert để chèn tham chiếu Chú ý: Sau chèn vào tham chiếu chéo Word mở hộp thoại cross reference bạn chèn vào tham chiếu khác Nhấn vào nút close để đóng hộp thoại Tạo siêu liên kết Siêu liên kết bật trang web nhng bạn sử dụng nơi khác Word cách nhanh chóng hỗ trợ di chuyển dễ dàng cho tài liệu đợc hiển thị hình Ta tạo siêu liên kết bên với hay tài liệu với Cách tạo siêu liên kết nh sau: - Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn siêu nối kết xuất hay chọn đoạn văn hình ảnh, mà bạn muốn biểu diễn siêu móc nối - Vào Insert chọn Hyper link nhấn đồng thời tổ hợp phím (Ctrl + K) Word mở hộp thoại nh hình sau: Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN ĐHQG - Hà nội - Chọn dạng liên kết bạn muốn tạo Existing file or Web page: Liên kết ( tới tài liệu khác) Place in this Document: Liên kết tài liệu Creat New document : Liên kết tới tài liệu E_mail address: Liên kết đến địa mail - Chọn đờng dẫn đến tệp tin mục cần liên kết hộp toại Or select from list - Nhấn chọn OK Ghi chú: Khi bạn chọn liên kết đến tài liệu hay đến địa mail cách làm có khác chút bạn làm theo hớng dẫn hộp htoại Insert Hyperlink Công Ty Cổ Phần Giáo Dục Việt Nam Nhà A3P2, TT giáo viên - ĐHSPNN - ĐHQG Hà nội Bài 3: Mailing & Thao tác I Quản lý tập tin Thay tệp tin có Đôi bạn muốn thay tệp tin có chẳng hạn, bạn có định viết chồng tệp tin trắng lên tệp tin có bạn muốn lu trữ tệp tin với tên, kiểu vị trí tệp tin có Cách thực nh sau: Vào Menu File chọn Save as Khi xuất hộp thoại save as Trong phần file name, Word để sẵn tên thuộc tập đó, muốn ghi trùng với tên ghi ô file name bạn cần nhấn chọn Save nhấn enter, Word đa thông báo hỏi bạn có muốn thay phiên thời tệp tin không Nhấp vào Yes để thay tệp tin hành Chú ý: Khi bạn chọn yes tệp tin hành thay cho tệp tin cũ vậy, nội dung tệp tin cũ không tồn Vì vậy, bạn cần lu ý trớc định Bảo mật tệp tin Nếu bạn muốn tránh ngời sử dụng khác không xem tệp tin bạn, bạn định mật cho nó: Chọn Save as từ menu File định tên tệp tin cần thiết Nhấp vào nút Tools chọn Options chọn đến nhãn Save Trong vùng File sharing options bạn nhập vào hay mật Password to open: Mật để mở muốn mở tệp tin Password to modify: Mật để chống thay đổi liệu Nhập vào hay mật để bảo mật tệp tin, nhấn Ok để đóng hộp thoại Save options Gõ vào hay mật hộp confirm nhấp OK Cuối nhấp chọn Save để lu tệp tin Ngoài thao tác ta bảo mật tệp tin cách dùng back up autorecover Đôi tệp tin bị h vào lúc lu trữ Một thay đổi nguồn điện vào lúc đáng tiếc làm cho tệp tin đọc đợc Để tránh đáng tiêc nh word tạo dự phòng thứ cho tệp tin mà bạn lu trữ Để tạo tệp tin dự phòng cách tự động, bạn kích chọn Always create backup copy hộp thoại Save Tệp tin dự phòng có tên với tệp tin nhng có thêm backup of đằng trớc tên tệp tin Và dạng tệp tin dự phòng WBK thay DOC Chú ý: Word không tạo tệp tin dự phòng cách tự động bạn chọn Allow fast saves Tìm kiếm tệp tin Có nhiều cách để tìm kiếm tệp tin, bạn làm việc Word 2000 bạn tìm kiếm tệp tin cách chọn Find từ Menu Tools Nhng có cách đơn giản để tìm kiếm file : - Kích vào nút Start chọn Find chọn File or folders Khi xuất hộp thoại: - Gõ tên tệp tin cần tìm kiếm vào ô Named - Trong phần Look in chọn vùng tìm kiếm - Kích vào Find Now để tìm kiếm bạn nhìn thấy kết tìm kiếm phía bên dới Chú ý: Có thể dùng dấu * để thay cho nhóm kí tự ( ví dụ: tìm tất file word bạn gõ *.doc vào ô Named) II Tạo bì th nhãn Khi bạn đem in tài liệu bình thờng, bạn gặp cố so với in bì th nhãn nhng Word có Mailing Label Envelop winzard nhằm giúp cho bạn thực điều dễ dàng in xác lần in ấn Bạn tạo bì th nh tài liệu hay thêm vào th có để bạn in đợc lúc Cách tạo nh sau: - Vào menu Tools, chọn Envelop and Labels - Trong hộp Delivery address: Gõ phần địa muốn gửi tới - Return address: Gõ địa ngời gửi (nếu cần) - Kích chọn nút Options chọn kiểu bì th từ menu Envelop size định lựa chọn khác bạn thích Nhấp vào nút add to document để nhóm bì th với tài liệu hành bạn in tất chúng lúc nhấp chọn Print để in bì th tách biệt III Tạo mục lục mục Tạo mục ( thờng sử dụng gắn kèm với lệnh goto) Word tạo mục tự động tài liệu bạn cách thu nhập phần tử vào đánh dấu mục hay bạn thu đợc tất từ hay nhóm từ dựa danh sách mà bạn tạo riêng biệt a) Tạo đánh dấu Để tạo mục văn đánh dấu, bạn phải đánh dấu từ hay nhóm từ mà bạn muốn thị danh sách Nếu bạn tạo tài liệu dạng dài tốt nên thực hoàn tất tài liệu Các bớc để đánh dấu cho mục nh sau - Chọn văn mà bạn muốn đánh dấu - Nhấp (Alt +Shift + X) để mở hộp thoại Mark Index Entry nh hình Hoặc ta mở hộp thoại cách : Vào Insert chọn Index and table sau nhấn vào nút mark Entry - Nhấp vào nút mark để đánh dấu mục đợc chọn nhấp vào nút Mark all để đánh dấu tất xuất mục toàn tài liệu - Nhấp chuột Ra hộp thoại để chọn mục khác sau lại kích chọn lại hộp thoại Mark Index Entry để khởi động lại hộp thoại, để bạn đánh dấu lựa chọn, lập lại bớc hoàn tất - Nhấp vào Close để đóng hộp thoại Ghi - Mục Options Mark Index cho phép bạn định vị trí mà mục sẻ đợc in - Mục cross- reference: thêm mục tham khảo chéo vào danh sách mục thay vì số trang - Mục Curent page: Đây lựa chọn định sẳn báo cho word biết hiển thị trang hành lên mục xuất - Mục Page range bookmarks: Cho phép bạn xác định dãy trang thay số trang cho mục mục - Page number format options : Cho phép bạn định dạng riêng lẻ cho mục in đậm hay gạch dới b) Tạo mục Sau bạn đánh dấu tất mục mà bạn muốn xuất mục bạn tạo dễ dàng Cách tạo nh sau: Di chuyển điểm chèn đến nơi mà bạn muốn mục xuất hiện, thông thờng ta cuối tài liệu Chọn Index and Tables từ Menu Insert word thị lựa chọn Index nh hình: Chọn định dạng từ danh sách Formats Chọn số cột cho bảng lựa chọn Colums mục Chọn lựa chọn khác bạn thích nhấp vào ok word thêm vào mục vào tài liệu bạn Ghi chú: Bạn bổ xung thêm mục cách nh sau: Đánh dấu mục muốn thêm ( Xem mục a) Tạo đánh dấu) Đa trỏ vào mục ấn F9 để thêm mục vào bảng mục Tạo mục lục tự động Word nhanh chóng tạo bảng nội dung từ tài liệu có sử dụng style heading word Word thu thập tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức heading theo thứ tự bảng mục lục Khi bạn tạo bảng mục lục word tạo section điểm chèn đặt bảng mục lục Sau cách tạo bảng mục lục tự động dựa kiểu Heading tài liệu: Chọn tất mục có cấp đặt chúng theo kiểu heading Kiểm tra lỗi tả, văn tính dễ đọc tài lịêu có xác giống nh cách mà bạn mong muốn Đặt điểm chèn điểm mà bạn muốn bảng mục lục xuất (thờng cuối đầu tài liệu) Vào Insert Index mở hộp table nhãn and tables để thoại Index and hiển thị nh Nhấn Table chọn chọn of contents để lựa chọn hình Chọn định dạng toc phần cuối kiểm tra phần xem Nhập vào số khác hộp show levels để thay đổi số mức style heading đợc thêm vào bảng bạn thích Kích chọn Tab leader hay lựa chọn hiển thị số trang bạn thích Nhấn OK để kết thúc Chú ý: Sau tạo bảng mục lục ta thay đổi lại, hay thêm văn vào nó, định dạng lại dòng hay từ xác định hay thực thay đổi tổng quát biến hình dạng cách thay đổi style Thêm mục vào bảng mục lục Bạn thêm mục khác vào bảng mục lục Khi bạn thêm mục khác, bạn xác định mục bảng mục lục cách thêm nhiều style vào danh sách style để Word nhận mục bảng mục lục Để mở rộng bảng mục lục cách thêm stytle nh sau: Chọn tất mục muốn thêm vào bảng mục lục đặt cho theo dạng style Chọn Index and Tables từ menu Insert chọn nhãn Tables Of Contents cần Nhấn chọn Options bạn thấy hộp thoại Tables Of Contént nh sau: Thêm hay loại bỏ Style bảng Nhập vào mức để chứa văn với style bảng Cuộn danh sách bạn tìm thấy bạn cần thêm vào bảng mục lục Gán số cho mức bảng mục lục cho style mà muốn sử dụng, dấu check xuất kế bên tên style Nhấn chọn OK để trở trang Table Of Contents Nhấn OK, sau chọn Yes Word hỏi bạn muốn thay phần bảng mục lục chọn Định dạng lại bảng mục lục Để thực thay đổi với tất danh sách bảng mục lục đợc định dạng style đặc biệt để đảm bảo thay đổi bạn tạo bảng mục lục Cách thay đổi nh sau - Chọn phần mục lục - Vào Insert chọn Index and Tables - Nhấn chọn Modify Word thị hộp thoại style nh hình bên: - Chọn style bảng mục lục mà bạn muốn thay đổi từ danh sách kích chuột vào Modify Bạn thấy hộp thoai modify style nơi bạn muốn thay đổi tính chất style - Thay đổi style chọn OK để trở hộp thoại style Chọn OK OK lần Word hỏi bạn muốn thay bảng mục lục chọn Sử dụng kỹ thuật Mail Merge ( Trộn tài liệu) Khi bạn gửi thông báo cho nhiều ngời Mail Merge cách giúp bạn thực điều Microsoft Word tự động kết hợp tài liệu văn bản, địa thông tin khác để tạo dạng th chuyên nghiệp, nhãn th sản phẩm khác Cách thực nh sau: Chọn Mail Merge từ menu Tools Word mở hộp thoại Mail Merge Helper nh sau: Nhấp chọn nút Creat để tạo tài liệu chính, dạng tài liệu nh sau: ( ví dụ: Một tờ giấy mời) Form letter: Cho phép tạo th, thiệp mời , hoá đơn hay dạng tài liệu khác mà bạn muốn nhằm in tài liệu tơng ứng với mẫu tin data source Mailing Labels: Cho phép tạo nhãn hay dạng tài liệu khác có chứa khối liệu lặp lại trang chẳng hạn nh tên Envelopes: Bạn muốn tạo th tơng ứng với mẫu tin Data source Catalog: Bạn muốn tạo danh mục khách hàng, số điẹn thoại Chọn Active Windows bạn thiết kế tài liệu chính, chọn New Main document bạn cha tạo tài liệu Nhấp vào nút Get Data để chọn Data source ( ví dụ: Danh sách khách mời) Bạn tạo tài liệu từ đầu mở tài liệu có sẵn ( Xem cách chọn tạo bên dới) Nhấn chọn Edit main document để trộn tài liệu Thêm trờng Merge vào tài liệu cách sử dụng nút lệnh Insert merge field công cụ Mail Merge * Chọn View merge data công cụ Mail Merge để xem tài liệụ (nút có biểt tợng chữ ABC) * Một số nút lệnh khác công cụ Mail Merge Previous Record: Nhẩy ghi trớc Next Record: Tiến thêm ghi First Record: Nhẩy ghi Last Record: Nhẩy ghi cuối Merge to Printer: In tài liệu vừa trộn Merge to New Document: Chuyển tài liệu vừa trộn sang tài liệu Word Chọn Data source Trớc bạn Merge trờng vào tài liệu bạn phải chọn Data source để Word biết nơi cần phải lấy thông tin để merge Để chọn Data source bạn nhấp vào nút Get data hộp thoại Mail Merge chọn lựa tài liệu chính, có hai cách để bạn chọn nh sau: Tạo data source - Chọn Mail Merge từ menu Tools để mở hộp thoại Mail Merge Helper cần - Nhấp vào nút Get data chọn Creat data source Khi Word mở hộp thoại sau: Gõ vào tên cột cho Data source Loại bỏ cột không cần thiết tài liệu Các trường xây dựng sẵn Thay đổi vị trí trường danh sách Chú ý: Tên trờng không đợc để dấu cách ( dấu Space) - Sau bạn lấy đầy đủ trờng vào bảng bạn nhấn chọn OK - Gõ vào tên tệp tin nhấn chọn Save để ghi tệp tin Khi Word hỏi bạn có muốn thêm mẫu tin vào Data source không - Nhấn chọn Edit Data source để mở hộp thoại Data Form để nhập thông tin cho bảng Chú ý: Khi bạn muốn nhập nhiều ghi kích chọn nút add new sau lần nhập song ghi - Nhấn chọn OK Sử dụng tài liệu có sẵn - Bạn mở tệp tin Data source có bạn bắt đầu thực đề án Merge hay thay đổi tài liệu Data source sang tài liệu đề án Merge Để thực mở tài liệu có sẵn bạn làm theo bớc sau: - Mở hộp thoại Mail Merge Helper nhấn vào nút Get Data chọn Open Data Source - Chọn tài liệu Data source chọn Open Chú ý: Bạn hoàn toàn mở tệp tin Data source từ bảng tính Excel hay bảng CSDL access VI In ấn Sử dụng lựa chọn In cao cấp Để in bạn cần thực nh phần tin học văn phòng vào menu File chọn Print nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + P Khi xuất hộpthoại sau: Chọn thuộc tính cho máy in Chọn máy in khác có Chọn số in Định dãy trang in Chọn in trang chăn, le, 6.Chọn cách in mặt giấy 5 Scale to paper size: Tự động phóng to hay thu nhỏ tài liệu cho vừa với cỡ giấy Quản lý điều khiển in - Khi bạn gửi công việc tới máy in bạn bật tính Background Printing Word gửi công việc đến hàng đợi bạn, bạn quan sát cửa sổ nh sau: - Cửa sổ hàng đợi hiển thị tài kiệu cha đợc in, thông tin tài liệu - Khi bạn có nhiều tài liệu hàng đợi tài liệu đợc in theo thứ tự từ xuống dới Bạn tổ chức lại hàng đợi cách kéo lên tren xuống dới danh sách * Để dừng hay ngừng việc in bạn chọn tài liệu chọn: Dừng việc in: Chọn Pause Printing từ Menu Document Ngng ( huỷ) việc in: Chọn Cancel Printing từ menu Document * Để tiếp tục việc in : Chọn tài liệu chọn Resume Printing từ menu Document Để ngừng hay in lại toàn chọn Pause Printing hay Resume Printing từ menu Printer Làm trống toàn hàng đợi in, chọn Purge Print Document từ menu Printer [...]... chỉ mục rồi ấn F9 để thêm chỉ mục vào bảng chỉ mục 2 Tạo mục lục tự động Word có thể nhanh chóng tạo ra một bảng các nội dung từ một tài liệu bất kỳ có sử dụng style heading của word Word thu thập tất cả các văn bản có heading theo kiểu heading và tổ chức các heading này theo thứ tự trong bảng mục lục Khi bạn tạo bảng mục lục thì word tạo một section mới tại điểm chèn và đặt bảng mục lục tại đó Sau đây... đó Word sẽ hiển thị hộp thoại nh hình bên: - Nhấn vào nút Footnote hay Endnote để chọn dạng note mà bạn cần - Nhấn chọn Autonumber hay Custom Mark để báo cho Word biết phải chèn hoặc là một con số ghi chú hoặc là một đánh dấu tuỳ chọn Nếu bạn chọn lựa chọn custom mark thì bạn có thể nhập vào một đánh dấu tuỳ chọn trong hộp thoại phía tay phải hoặc chọn một ký tự đặc biệt trên nút symbol - Nhấn OK, Word. .. khi Word hỏi bạn muốn thay thế bảng mục lục đã chọn 3 Sử dụng kỹ thuật Mail Merge ( Trộn tài liệu) Khi bạn gửi một thông báo cho nhiều ngời thì Mail Merge là cách giúp bạn thực hiện điều này Microsoft Word có thể tự động kết hợp các tài liệu văn bản, địa chỉ và các thông tin khác để tạo các dạng th chuyên nghiệp, các nhãn th và các sản phẩm khác Cách thực hiện nh sau: Chọn Mail Merge từ menu Tools Word. .. lại mầu sắc của chúng cho phù hợp với văn bản của mình, để thay đổi lại ta thực hiện Picture theo các bớc sau: Autoshape - Kích chuột phải vào đối tợng, chọn Format Text box Word art - Khi đó xuất hiện hộp thoại nh hình dới ( với Word 97 bạn sẽ thấy có phần Wrapping thay cho phần Layout) 1 - Chọn nhãn { Colors and lines - Trong vùng Fill 2 (số1) kích chọn hộp thoại color nh hình bên - Chọn Fill Effect... máy tính để đa vào văn bản hay để bổ xung vào các tệp tin hình ảnh Ví dụ muốn đa hình ảnh màn hình soạn thảo của Word vào nh hình bên thi làm thế nào? Để có thể thực hiện điều đó bạn làm theo các bớc nh sau: - Nhấn nút Print Screen trên bàn phím để chụp lại toàn bộ hình ảnh màn hình của Word - Kích chuột vào vị trí nào đó trong trang soạn thảo - Nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + V để dán hình vừa... chọn Insert để chèn tham chiếu Chú ý: Sau khi chèn vào một tham chiếu chéo thì Word vẫn mở hộp thoại cross reference vì vậy bạn có thể chèn vào một tham chiếu khác Nhấn vào nút close để đóng hộp thoại 3 Tạo một siêu liên kết Siêu liên kết là những nổi bật trên trang web nhng bạn có thể sử dụng nó trong những nơi khác trên Word một cách nhanh chóng và hỗ trợ di chuyển dễ dàng cho mọi tài liệu đợc hiển... trí của tệp tin đã có Cách thực hiện nh sau: Vào Menu File chọn Save as Khi đó xuất hiện hộp thoại save as Trong phần file name, Word luôn để sẵn 1 tên thuộc 1 bài tập nào đó, nếu muốn ghi trùng với tên ghi trong ô file name bạn chỉ cần nhấn chọn Save hoặc nhấn enter, khi đó Word sẽ đa ra một thông báo hỏi bạn có muốn thay thế phiên bản hiện thời này của tệp tin không Nhấp vào Yes để thay thế tệp tin... tên của tệp tin đó nếu cần thiết Nhấp vào nút Tools chọn Options tiếp theo chọn đến nhãn Save Trong vùng File sharing options bạn có thể nhập vào 1 hay 2 mật khẩu Password to open: Mật khẩu để mở mỗi khi chúng ta muốn mở tệp tin Password to modify: Mật khẩu để chống thay đổi dữ liệu Nhập vào 1 hay 2 mật khẩu để bảo mật tệp tin, tiếp theo nhấn Ok để đóng hộp thoại Save options Gõ vào 1 hay 2 mật... Để tránh những đáng tiêc nh vậy thì word có thể tạo ra một bản dự phòng thứ 2 cho mỗi tệp tin mà bạn lu trữ Để tạo những tệp tin dự phòng một cách tự động, bạn kích chọn Always create backup copy trên hộp thoại Save Tệp tin dự phòng sẽ có cùng tên với tệp tin chính nhng có thêm backup of đằng trớc tên tệp tin Và dạng của tệp tin dự phòng sẽ là WBK thay vì DOC Chú ý: Word sẽ không tạo các tệp tin dự phòng... các kết quả tìm kiếm ở phía bên dới Chú ý: Có thể dùng dấu * để thay thế cho một nhóm kí tự ( ví dụ: tìm tất cả các file của word bạn có thể gõ *.doc vào ô Named) II Tạo bì th và nhãn Khi bạn đem in 1 tài liệu bình thờng, thì bạn sẽ ít gặp sự cố so với in bì th và nhãn nhng Word đã có Mailing Label và Envelop winzard nhằm giúp cho bạn thực hiện điều này dễ dàng hơn và có thể in chính xác ngay trong ... vào mục ấn F9 để thêm mục vào bảng mục Tạo mục lục tự động Word nhanh chóng tạo bảng nội dung từ tài liệu có sử dụng style heading word Word thu thập tất văn có heading theo kiểu heading tổ chức... hình tự giải thích Dới số lựa chọn vùng Apply as you type Heading: Word tự động áp dụng kiểu Heading bạn tạo đoạn Borders : Word thêm border vào đoạn bạn gõ vào ba dấu (-), (_) hay (=) liên tục... thờng theo sau hai khoảng trống) kết thúc Enter Word áp dụng định dạng danh sách Bullet 3.2 Sử dụng Autoformat tài liệu hoàn tất Khi bạn báo cho Word biết để thực Autoformat tài liệu có áp dụng