III. Tạo mục lục và chỉ mục
3.Sử dụng kỹ thuật Mail Merge ( Trộn tài liệu)
Khi bạn gửi một thông báo cho nhiều ngời thì Mail Merge là cách giúp bạn thực hiện điều này. Microsoft Word có thể tự động kết hợp các tài liệu văn bản, địa chỉ và các thông tin khác để tạo các dạng th chuyên nghiệp, các nhãn th và các sản phẩm khác. Cách thực hiện nh sau:
Chọn Mail Merge từ menu Tools. Word sẽ mở hộp thoại Mail Merge Helper nh sau:
Nhấp chọn nút Creat để tạo một tài liệu chính, các dạng tài liệu chính nh sau:
( ví dụ: Một tờ giấy mời)
Form letter: Cho phép tạo một bức th, thiệp mời , hoá đơn hay các dạng tài liệu khác mà bạn muốn nhằm in nó ra mỗi tài liệu tơng ứng với một mẫu tin trong data source
Mailing Labels: Cho phép tạo nhãn hay các dạng tài liệu khác có chứa các khối dữ liệu lặp lại trong cùng một trang chẳng hạn nh tên.
Envelopes: Bạn muốn tạo một bức th tơng ứng với mỗi mẫu tin trong Data source.
Catalog: Bạn muốn tạo một danh mục các khách hàng, các số điẹn thoại... Chọn Active Windows nếu bạn đã thiết kế tài liệu chính, chọn New Main document nếu bạn cha tạo tài liệu chính.
Nhấp vào nút Get Data để chọn Data source ( ví dụ: Danh sách khách mời). Bạn có thể tạo một tài liệu mới từ đầu tại đây hoặc mở một tài liệu đã có sẵn. ( Xem
cách chọn và tạo bên dới)
Nhấn chọn Edit main document để trộn tài liệu
Thêm trờng Merge vào trong tài liệu chính bằng cách sử dụng nút lệnh Insert merge field trên thanh công cụ Mail Merge
* Chọn View merge data trên thanh công cụ Mail Merge để xem tài liệụ (nút có biểt
tợng chữ ABC)
* Một số nút lệnh khác trên thanh công cụ Mail Merge
Previous Record: Nhẩy về bản ghi trớc Next Record: Tiến thêm một bản ghi
First Record: Nhẩy về bản ghi đầu tiên Last Record: Nhẩy về bản ghi cuối cùng Merge to Printer: In tài liệu vừa trộn
Merge to New Document: Chuyển tài liệu vừa trộn sang một tài liệu Word
Chọn Data source
Trớc khi bạn có thể Merge các trờng vào trong tài liệu chính thì bạn phải chọn Data source để Word biết nơi nào cần phải lấy thông tin để merge. Để chọn Data source thì bạn nhấp vào nút Get data trên hộp thoại Mail Merge và chọn lựa tài liệu chính, có hai cách để bạn chọn nh sau:
Tạo một data source mới
- Chọn Mail Merge từ menu Tools để mở hộp thoại Mail Merge Helper nếu cần - Nhấp vào nút Get data và chọn Creat data source. Khi đó Word sẽ mở hộp thoại sau:
Chú ý: Tên trờng không đợc để dấu cách ( dấu Space)
- Sau khi bạn đã lấy đầy đủ các trờng vào bảng của bạn thì nhấn chọn OK
- Gõ vào tên tệp tin và nhấn chọn Save để ghi tệp tin. Khi đó Word sẽ hỏi bạn có muốn thêm những mẫu tin vào trong Data source không.
- Nhấn chọn Edit Data source để mở hộp thoại Data Form để nhập thông tin cho bảng
Chú ý: Khi bạn muốn nhập nhiều bản ghi thì kích chọn nút add new sau mỗi lần nhập song một bản ghi.
- Nhấn chọn OK
Sử dụng tài liệu đã có sẵn
- Bạn có thể mở một tệp tin Data source đã có khi bạn bắt đầu thực hiện một đề án Merge hay thay đổi tài liệu Data source sang một tài liệu trong đề án Merge. Để thực hiện mở một tài liệu đã có sẵn bạn làm theo các bớc sau:
- Mở hộp thoại Mail Merge Helper nhấn vào nút Get Data và chọn Open Data Source.
- Chọn tài liệu Data source và chọn Open
Gõ vào tên cột cho Data source Loại bỏ cột không cần thiết trong tài liệu Thay đổi vị trí của trường trong danh sách Các trường xây dựng sẵn
Chú ý: Bạn hoàn toàn có thể mở một tệp tin Data source từ một bảng tính Excel hay một bảng CSDL access…
VI. In ấn
1. Sử dụng lựa chọn In cao cấp
Để in bạn chỉ cần thực hiện nh trong phần tin học văn phòng căn bản là vào menu File và chọn Print hoặc nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + P. Khi đó xuất hiện hộpthoại sau:
5. Scale to paper size: Tự động phóng to hay thu nhỏ tài liệu cho vừa với cỡ giấy.