NHỮNG QUY TẮC VÀNG CHO “LÍNH MỚI” KHI BẮT ĐẦU LÀM VIỆC TẠI CÁC NGÂN HÀNG Trải qua muôn vàn khó khăn vòng tuyển dụng, ngày đẹp trời, bạn nhận thông báo trúng tuyển công ty ứng tuyển Một trang bắt đầu đời bạn Làm để có chuẩn bị tốt gặt hái nhiều thành công thời gian đầu làm việc? Với trải nghiệm mình, chia sẻ với bạn số “công thức” áp dụng Trước làm (thường ngày) Nhiều bạn có thói quen đến ngày gọi bắt đầu đến công ty, làm sai Tuy nhiên, bạn gặp phải việc dự kiến khiến bạn nhiều thời gian Theo kinh nghiệm tôi, trước ngày bạn đến nhận viện, bạn nên đến công ty làm số công việc sau: - Hoàn thành hồ sơ phận nhân Một số công ty yêu cầu bắt buộc nhân viên phải bổ sung đầy đủ hồ sơ trước nhận công việc, có công ty lại yêu cầu ngày nhận việc bạn đến để hoàn thành hồ sơ Tuy nhiên, có thể, nghĩ bạn nên hoàn thành sớm hơn, trường hợp thiếu sót có thời gian để bổ sung - Tìm chỗ để xe ngày: Một số công ty có hầm để xe riêng cho nhân viên, điều thật tuyện vời Tuy nhiên, số công ty nhỏ (hoặc chi nhánh ngân hàng) nhân viên phải tự tìm nơi đỗ xe cho Vietinbank ví dụ Khi trúng tuyển vào Vietinbank HO (tại 108 Trần Hưng Đạo), ngày “hiên ngang” xe đến nơi, dự định cho xe xuống hầm không để chỗ giao dịch khách hàng bị anh bảo vệ nói phải mang khu Yết Kiểu, cho khách đến giao dịch, nhân viên chi nhánh, phòng ban không làm việc tòa nhà mà Khi mang xe Yết Kiêu bị cô trông xe phản ứng ác liệt Cô nói cháu vào, chưa có thẻ không để nơi yêu cầu sau tháng thử việc để xe bãi xe Vietinbank (sau này, chứng kiến nhiều bạn khác, để xe đây, cô nói cháu nhân viên Vietinbank để xe đâu, bãi xe chật rồi) Sau tìm hiểu biết, chiêu bắt nạt nhân viên đòi thu tiền trông xe Lúc đó, đành ngậm ngùi để xe sang bãi xe ngân hàng Liên Việt bên cạnh với giá 5000 đồng/ ngày Bên cạnh đó, bãi xe Yết Kiêu có quy định phải lấy xe trước 6h30 tối, sau mà không lấy xe bị trả thêm tiền Làm thẻ ATM trả lương Thông thường, dịch vụ làm thẻ ATM ngân hàng - khoảng tuần để hoàn thiện trả thẻ cho khách hàng (bây có số ngân hàng áp dụng in trả thẻ cho khách hàng sau 15 phút đợi) Điều quan trọng sau này, lương bạn trả qua tài khoản Hãy nhớ đăng ký sử dụng dịch vụ thông báo số dư dịch vụ internet banking khác để giao dịch Một số ngân hàng MB có tài khoản riêng biệt tài khoản lương nhân viên (độc lập với tài khoản toán), vậy, phải đăng ký dịch vụ SMS banking cho tài khoản - Việc cuối cùng, quan trọng nhất: Bạn cần xuống phòng làm việc, gặp gỡ người quản lý trực tiếp (thường trưởng phòng) chào hỏi anh chị em phòng Trong buổi gặp này, bạn trao đổi hỏi thêm trưởng phòng dụng cụ cần mang, công việc dự kiến em làm thời gian tới, người phụ trách trực tiếp ai, nên chào hỏi tất anh chị em phòng họ người làm việc lâu dài với bạn Ngày làm Ngày làm quan trọng, cụ nói “đầu xuôi đuôi lọt”, vậy, khởi đầu ngày bạn cách tốt đẹp Một số lời khuyên cho bạn ngày làm sau: - Nên mang theo laptop: Ngày làm, đa số công việc liên quan đến thủ tục hành bạn phải thực theo quy định công ty Thông thường, bạn máy tính để dùng làm số công việc cá nhân Vì vậy, mang theo cho laptop, có dây mạng USB 3G tốt (ít có giải trì rảnh rỗi) - Nên sớm, mang theo chứng minh thư, gặp lễ tân để lấy thẻ khách lên phòng làm việc - Liên hệ với phận IT để thực lấy email, user (nếu được) để truy cập vào chương trình công ty Điều đặc biệt cần thiết bạn vào ngân hàng Hầu hết, ngân hàng bây giở quản lý đến user truy cập vào mạng nội bộ, vào chương trình họ sau làm việc thức, thứ để bạn làm việc kết nối với người Bên cạnh đó, bạn nên liệt kê phần mềm văn phòng cần thiết mà quen sử dụng để IT cài máy Theo biết, ngân hàng áp dụng chế độ quản lý rủi ro hoạt động nghiêm ngặt Bạn tự cài đặt phần mềm máy, không copy tài liệu từ USB mà tất phải thông qua user admin IT - Liên hệ với phận hành nhân để làm thẻ vào, ghi tên vào hệ thống chấm công Nếu có thể, bạn nên xin có thẻ từ để quẹt vào sử dụng vân tay Bản thân phải sử dụng vân tay để chấm công thấy bất tiện lúc lấy dấu vân tay điện tự đặt có bị lệch nên máy chấm công nhận dấu lâu, ảnh hưởng đến tuân thủ giấc bạn Bạn làm sớm mà lại bị ghi nhận hệ thống muộn - Liên hệ với phận nhân để hoàn thiện hồ sơ (nếu có), số nơi, nhân người xuống giới thiệu trực tiếp với người phòng, hoàn thiện thông tin tài khoản trả lương - Với người phòng, bạn người biết đến ngày hôm trước nên bạn cố gắng nhớ tên hết người Nếu không vẽ sơ đồ tên người để nhớ Ngày đầu tiên, nên có quà mắt với phòng, theo tôi, nên hoa đồ ăn nhanh không cần phải ăn mặn hoành tráng Mọi người hay trêu “lễ nhập phòng”, biện pháp hay để người biết đến diện bạn Bạn có ngày làm đầy hứng khởi nhiều niềm vui với môi trường mới? Điều thật tuyệt với Tuy nhiên, ngày làm việc có nhiều vấn đề phát sinh Vì vậy, phần này, tiếp tục chia sẻ với bạn việc cần làm lính Phải thuộc hết tên người phòng Đây điều bắt buộc vòng từ 1-2 tuần Trong sách Đắc nhân tâm nói, tên thứ âm êm mà người muốn nghe Nếu có thể, bạn nên tìm hiểu số biệt danh mà người phòng đặt cho họ mà họ thích Điều tưởng chừng đơn giản thực không dễ dàng, phòng bạn chia thành phận nhỏ, bạn tương tác với người phận không tương tác nhiều với phận khác, hội để nhớ tên người Trong hoàn cảnh này, phần chia sẻ, bạn nên có “sơ đồ phòng” ghi rõ vị trí chỗ ngồi tên người để tiện theo dõi gọi tên lúc Tìm cho “sư phụ” Đối với nhân viên mới, thông thường, trưởng phòng yêu cầu nhân viên cũ giàu kinh nghiệm để “cầm tay việc” cho bạn thời gian đầu (khoảng tháng thử việc) Nhưng người làm việc dạy tốt công việc cho bạn đâu Một người bạn trúng tuyển vào Hội sở ngân hàng quốc doanh lớn chia sẻ anh huấn luyện (đồng thời trưởng phận) giải thích công việc cho bạn ấy, anh nói nhanh cảm giác anh giảng giải để bạn không hiểu Trong trình làm việc, có vấn đề vướng mắc hỏi anh anh tỏ cáu kỉnh không hợp tác lúc lặp lại câu trả lời anh vừa hướng dẫn cho em hôm qua em tự tìm hiểu Bạn thấy xúc không dám phản ánh lại với ai, đặc biệt không dám nói điều với trưởng phòng May mắn cho bạn ấy, có chị vào trước bạn tháng anh huấn luyện Chị tâm rằng, ngày trước anh giải thích với chị đấy, nói nhanh tên lửa, không ngộ điều cả, hỏi tỏ thái độ không hợp tác Và sau đó, chị chia sẻ lại cho bạn nhiều điều mà kinh nghiệm chị đúc rút Theo lời bạn nói chuyện với chị 30 phút học anh tuần Sau làm nhiều năm đó, bạn biết anh người không hợp tác với tất người phòng, lúc muốn giấu nghề để “giữ ghế” trưởng phận Qua câu chuyện bạn tôi, có số khuyên bạn sau: - Nên tìm cho “sư phụ” thực chất Người hướng dẫn cho bạn kinh nghiệm họ trải qua giở quy trình để đọc cho bạn nghe - Nếu có thể, tìm nhân viên vào trước mình, hỏi họ kinh nghiệm họ nơi Thông thường người đến hay đồng cảm chia sẻ với - Đối với người có thái độ không muốn hợp tác, bạn nên cư xử mực, đừng bảo người biết bạn “học thêm” “sư phụ khác” Cứ âm thầm xử lý, học tập người thày Học chiêu thức trước học tâm pháp Chiêu thức hiểu thao tác làm việc, tâm pháp chất vấn đề đằng sau chiêu thức Nói trừu tượng làm, tiếp xúc với hệ thống mới, người cũ thường nói cho bạn thao tác làm việc thao tác sử dụng hệ thống Còn việc lại phải làm bạn không dạy cách trực tiếp Ngày làm ngân hàng, anh hướng dẫn dạy cách thức đăng nhập vào hệ thống làm việc, bấm nút confirm, reject đâu, copy vào chỗ nào, đến chỗ cần phải làm cuối kết Lúc đầu, nghĩ nhớ hết thao tác anh dạy, thực để làm thật, cảm thấy luống cuống dễ nhầm lẫn, hay phải hỏi lại đến bước làm Sau đó, ghi chép lại thật cẩn thận bước làm từ bước làm gì, bước làm gì, bấm vào nút nào, không hiểu chất đằng sau công việc Tôi biết kết chuỗi thao tác làm kết giống anh Sau thời gian (chỉ khoảng tuần), thành thạo tất bước làm mà không cần nhìn lại sổ ghi chép làm việc hoàn thành công việc anh giao cho Sau thành thạo chiêu thức, đọc lại sách ngân hàng thương mại kế toán ngân hàng, hiểu sâu bước làm chất nghiệp vụ gì, bút toán sinh Đặc biệt, tham gia dự án nâng cấp phần mềm đó, hiểu cặn kẽ luồng công việc (work flow) hệ thống xử lý Vì vậy, phần này, muốn bạn nhớ từ đầu, bạn hiểu chất công việc Đây lý số bạn nói kiến thức trường đại học thật chán, chẳng áp dụng công việc, cần tư học sinh lớp 10 làm công việc Điều bạn nhìn hẹp công việc Một học sinh lớp 10 nhớ làm công việc cách ngon lành họ hiểu chất phải làm công việc Đây điểm khác biệt người tốt nghiệp đại học học sinh trung học phổ thông Sẵn sàng làm việc dù nhỏ nhặt Nhiều bạn sinh viên thực tập thường kêu ca rằng, ngày em làm mà giao nhiệm vụ photo, dập ghim xếp tài liệu, chí tệ phải lau bàn, pha trà, pha cafe, công việc chẳng cần dùng đến não Điều bạn làm nhân viên thức thời gian Tôi nhớ ngày ngày vào Vietinbank, công việc làm công việc “tay chân” lấy tài liệu chứng từ (do phòng ban HO ngồi phân tán tòa nhà khác nhau), đối chiếu xác nhận deal giao dịch mua bán ngoại tệ với chi nhánh vô số công việc không tên khác Thường giai đoạn kéo dài tối đa tháng, sau đó, bạn phân công công việc cụ thể gần thời gian rảnh để làm công việc khác Tôi nhận thấy rằng, giai đoạn người đặc biệt lãnh đạo phòng đánh giá ban đầu ứng viên tuyển dụng Nếu vượt qua giai đoạn gây ấn tượng với cấp lãnh đạo, chắn bạn giao nhiều nhiệm vụ quan trọng Đặc biệt bạn phải biết cách tạo kết cao kỳ vọng người giao việc cho bạn Bản thân ví dụ Sau tháng ngồi phòng với công việc đơn điệu vậy, chị phó phòng xin cho tham gia dự án thay đổi phần mềm Treasury Vietinbank Các dự án sau chị phải tham gia, chị cho có hội làm Càng tham gia dự án, thấy hiểu biết trường thành nhiều có nhiều lựa chọn công việc tương lai Nếu giả sử ngày trước, coi thường làm quấy cho xong công việc nhỏ chắn không ngày hôm Đọc lưu tài liệu cách khoa học Khi vào công ty lớn, quy trình quy chế văn hóa để vận hành công việc Đôi khi, số lượng văn nhiều bạn bị “ngập“ chỗ văn Vì vậy, kinh nghiệm phải tìm cách lưu văn cách khoa học để sau tiện tra cứu 7.1 Lưu tài liệu email Đừng xóa thư email, sử dụng chế độ Archive Outlook: Hầu hết email nhân viên bị giới hạn dung lượng định (có nơi lên đến 2gb có nơi 200 mb) Để tránh tình trạng phải xóa thư thường xuyên, dùng chức Archive Outlook Đặt forder để lưu email công việc có liên quan Ví dụ, theo mô tả công việc, bạn phải làm công việc A,B,C,D Trong công việc lại chia nhỏ A1,A2, Vì vậy, email, bạn đặt forder inbox với tên A,B,C,D thư mục bên Bản thân ngày, xử lý xong email, biện pháp thủ công (move email) đưa email vào forder cần thiết Nếu thời gian email bạn bị đầy, bạn nên archive tất nội dung vào mục Archive bên 7.2 Lưu tài liệu máy PC Tương tự phần trên, bạn cần có thư mục để lưu tài liệu liên quan đến đầu công việc giao Luôn lưu file scan file word Khi xử lý công việc, bạn sử dụng Word, Excel, Power point để xử lý Đôi văn cần in có chữ ký tươi người phê duyệt Với kinh nghiệm tôi, khuyên bạn nên scan lại toàn văn có phê duyệt đề phòng trường hợp tranh chấp xảy sau Một số ngân hàng triển khai phương pháp 5S, SLA (Service level agreement) để quản lý phòng ban quản lý tiến độ công việc Đôi khi, phận kiểm tra làm việc máy móc, vậy, bạn cần phải tìm hiểu cách thức lưu tài liệu nào, ký giao nhận chứng từ để không bị trừ điểm thi đua kỳ đánh giá Lưu ý, bạn nên đánh số thứ tự ngày hoàn thành version đặt tên file để tiện tìm kiếm file cuối Ví dụ, bạn soạn thảo tờ trình đưa cho sếp duyệt, sếp duyệt yêu cầu bạn sửa từ V1.0 thành V1.1 Tôi gặp tình vào ngày đẹp trời sau đó, sếp lại không thích viết theo lối tờ trình V1.1 mà quay trở lại theo hướng viết V1.0, nhiều bạn bị hớ V1.0 không lưu máy, cứng vứt đâu mà túy có lại V1.1 Vì vậy, kinh nghiệm cho thấy rằng, tờ trình muốn sửa đổi nên lưu lại cách khoa học, tránh tình trạng bị sếp hỏi đến lại đâu Chúc bạn hoàn thành tốt công việc giao! ... người làm việc lâu dài với bạn Ngày làm Ngày làm quan trọng, cụ nói đầu xuôi đuôi lọt”, vậy, khởi đầu ngày bạn cách tốt đẹp Một số lời khuyên cho bạn ngày làm sau: - Nên mang theo laptop: Ngày làm, ... ATM trả lương Thông thường, dịch vụ làm thẻ ATM ngân hàng - khoảng tuần để hoàn thiện trả thẻ cho khách hàng (bây có số ngân hàng áp dụng in trả thẻ cho khách hàng sau 15 phút đợi) Điều quan trọng... tác làm việc, tâm pháp chất vấn đề đằng sau chiêu thức Nói trừu tượng làm, tiếp xúc với hệ thống mới, người cũ thường nói cho bạn thao tác làm việc thao tác sử dụng hệ thống Còn việc lại phải làm