Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp việt nam

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG HỌC PHẦN: KIỂM TOÁN CĂN BẢN ĐỀ TÀI THẢO LUẬN: CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÓM THẢO LUẬN: NHÓM NHÓM LỚP: PHÒNG HỌC: 05 H403 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ĐỀ TÀI: Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội hạn chế cố hữu kiểm soát nội Giảng viên: TS Lê Thị Thu Hà Môn học: Kiểm toán DANH SÁCH THÀNH VIÊN Nhóm Trưởng: Vũ Thị Thu Huyền Email: Vuthithuhuyen.nhh@gmail.com Đỗ Thị Diệu Thu Nguyễn Ngọc Linh Nguyễn Thị Ngọc Nguyễn Thị Định Phạm Thị Thanh Tâm Lưu Thị Kim Anh Mục lục Trang Lời nói đầu I Khái niệm, phân loại mục đích hệ thống kiểm soát nội Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ……………………………………… .4 Mục đích việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ……………………… II Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ………………………… III Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội doanh nghiệp………………………………………………………………………………… IV Các hạn chế cố hữu nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu kiểm soát nội bộ………………………………………………………………………………10 V Trách nhiệm HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị kiểm soát nội bộ………………………………………………………………………… ………12 Trách nhiệm hội đồng quản trị………………………………………12 Trách nhiệm giám đốc( tổng giám đốc)………………………… 12 Trách nhiệm đơn vị, phận điều hành, tác nghiệp………… 13 Trách nhiệm trưởng kiểm toán nội bộ…………………… .13 Trách nhiệm nhân viên kiểm toán……………………… .13 VI Thực trạng kiểm soát nội Việt Nam nay…………… 14 Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hạn chế tồn tại…………………………………………………………………….….14 Đề xuất biện pháp cải thiện hạn chế hệ thống kiểm soát nội bộ………………………………………………………………… .20 Lời nói đầu Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo bạn có đội ngũ nhân viên giỏi nghề Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám ý tưởng bạn người thực thi cách hoàn hảo, nghĩa đem lại hiệu thành công mong muốn? Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều công ty lỏng lẻo, công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin kiểm tra chéo phận Và điều quan trọng làm cách để ngăn chặn việc làm gian dối, không minh bạch nhân viên? Với tư cách người chủ doanh nghiệp, bạn có cho việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội cần thiết? Để thiết kế hệ thống kiểm soát nội tốt người chủ doanh nghiệp cần phải biết nguyên tắc để thiết kế kiểm soát nội hạn chế cố hữu kiểm soát nội gặp phải để thiết kế hệ thống kiểm soát nội phù hợp hiệu cho doanh nghiệp Chính thảo luận làm rõ các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội hạn chế cố hữu kiểm soát nội thực trạng áp dụng kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam 5 Khái niệm, phân loại mục đích hệ thống kiểm soát nội I Khái niệm kiểm soát nội Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: Kiểm soát nội quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lý khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu lực hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan Mục đích việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát mà bạn không quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm - Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính xác số liệu kế toán lập BCTC trung thực hợp lý - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ II Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội 1, Nguyên tắc toàn diện: Hệ thống kiểm soát phải thiết kế bao trùm nghiệp vụ doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế doanh nghiệp 6 2, Nguyên tắc mắt: hoạt động nghiệp vụ có hai người tiến hành (một thực hiện, duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy nhiều hay mà lựa chọn nhiều người Ví dụ: ngân hàng thương mại, phận kiểm soát làm nhiệm vụ kiểm tra chéo phần việc phận khác; thêm định kỳ phận kiểm toán nội kiểm tra hoạt động tất phòng ban cuối nhóm làm việc rủi ro nhóm họp hàng tháng nhằm thảo luận đưa phương hướng giải vấn đề rủi ro hoạt động trọng yếu ngân hàng 3, Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí: cân nhắc lợi ích chi phí hoạt động kiểm soát cho lợi ích đem lại cao mà chi phí bỏ lại thấp Theo đó, yêu cầu nhà quản lý thiết kế hoạt động kiểm soát chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa phải tổn thất sai phạm gây Tuy nhiên, thực tế cho thấy lúc chi phí nhỏ lợi ích mà hoạt động kiểm soát mang lại Ví dụ: Ngân hàng A ngân hàng B xem xét cho vay cá nhân tiệu Ngân hàng A có người thực thẩm định hồ sơ ngày, ngân hàng B có người thẩm định hồ sơ vòng tiếng Như ngân hàng A nhiều chi phí lương, thời gian, không hài lòng khác hàng dẫn tới khách hàng tiềm bù lại ngân hàng A giảm rủi ro loại bỏ khác hàng khả tài tốt.Còn ngân hàng B giảm chi phí rủi ro đem lại lớn Đó toán nan giải cân đối lợi ích chi phí ngân hàng Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong tổ chức có nhiều người tham gia công việc cần phải phân công cho tất người, không để trình trạng số người làm nhiều việc số khác lại người làm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân loại cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chuyên môn hóa công việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn công tác bán hàng cho nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, định bán chịu, lập phiếu xuất kho giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu nhận tiền… Nếu trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… bất cẩn gây thiệt hại cho doanh nghiệp 7 Mặt khác, có khả tạo hội cho nhân viên thực hành vi gian lận 5, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc quy định cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm (nhất sai phạm cố ý) hành vi lạm dụng quyền hạn Đặc biệt, trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm việc bảo vệ tài sản với kế toán - Bất kiêm nhiệm việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc thực nghiệp vụ - Bất kiêm nhiệm việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ Ví dụ: Trong tổ chức nhân bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ bảo quản tài sản cho phận cá nhân thực Khi dễ gặp rủi ro đạo đức, trách nhiệm ảnh hưởng tới hoạt động kết kinh doanh công ty 6, Các thủ tục phê chuẩn đắn: Để thỏa mãn mục tiêu kiểm soát tất nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Trong tổ chức, làm việc xảy hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc phạm vi định Sự phê chuẩn thực qua loại: - Phê chuẩn chung: Được thực thông qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt động cụ thể cho cán cấp tuân thủ Ví dụ: Xây dựng phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng -Phê chuẩn cụ thể: Được thực cho nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thể áp dụng nghiệp vụ có số tiền lớn quan trọng, nghiệp vụ không thường xuyên xảy Ví dụ: hợp đồng tín dụng có giá trị nhỏ vừa giám đốc trưởng phận tín dụng phê chuẩn hợp đồng có giá trị lớn phải định tổng giám đốc hội đồng cổ đông ngân hàng 7, Chứng từ sổ sách đầy đủ: Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát vận động tài sản đảm bảo ghi sổ xác Ví dụ: Khi phát sinh nghiệp vụ mua, bán hàng hóa kế toán bắt buộc phải lưu giữ hóa đơn chứng từ hóa đơn, chứng từ đầy đủ số liệu sổ sách kế toán khó chứng minh thiếu tính xác thực, dễ gây rủi ro đạo đức hàng vi gian lận, cố ý vi phạm kế toán nhân viên quản lý kho 8, Bảo vệ tài sản vật chất sổ sách: Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, thất thoát; hư hỏng, phẩm chất Ví dụ: doanh nghiệp thiết kế nhà kho, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt hay hệ thống báo động để bảo vệ tài sản không bị hư hỏng hay mát Ban hành quy chế kiểm soát việc vào kho hàng, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế toán, liệu máy tính…Và kiểm tra, đối chiếu thường xuyên số liệu sổ sách thực tế để đảm bảo tài sản không bị mát, thiếu hụt 9, Kiểm tra độc lập: Bộ phận kiểm tra, giám sát phải độc lập với quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp nhằm tránh việc thông đồng phận thực hiện, đảm bảo thông tin cung cấp xác đáng tin cậy Ví dụ: Một khách hàng muốn vay vốn ngân hàng Viettinbank Nhân viên tín dụng thực việc thẩm định hồ sơ tín dụng khách hàng Mà nhân viên tín dụng lại có quan hệ họ hàng với khách hàng kết kiểm tra, thẩm định thiếu tính khách quan, xác 10, Phân tích rà soát: Phân tích rà soát so sánh số liệu từ nguồn gốc khác Tất khác biệt cần phải làm rõ để mau chóng phát sai sót, gian lận biến động bất thường để kịp đối phó Các dạng phân tích thường gặp là: - Đối chiếu ghi chép đơn vị với số liệu từ bên Ví dụ: đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng … - Đối chiếu số liệu tổng hợp sổ chi tiết Ví dụ: đối chiếu hàng tồn kho, nợ phải thu tài khoản với sổ chi tiết - Đối chiếu số liệu kỳ với kỳ trước, thực tế với kế hoạch III Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp: Theo nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội hệ thống kiểm soát phải thiết kế bao trùm nghiệp vụ doanh nghiệp quy mô hoạt động doanh nghiệp nhân tố quan trọng định quy mô hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Với doanh nghiệp lớn hệ thống kiểm soát nội đòi hỏi phải thiết lập chặt chẽ, đầy đủ doanh nghiệp nhỏ Ví dụ: Những tập đoàn đa quốc gia tổ chức tài lớn yêu cầu hệ thống kiểm soát nội tổ chức đầy đủ, chặt chẽ từ cấp cao xuống đội ngũ nhân viên ban kiểm soát nội đòi hỏi số lượng nhiều có kinh nghiệm, trình độ cao so với hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp thương mại nhỏ lẻ siêu thị Đặc điểm cấu tổ chức quyền sở hữu doanh nghiệp: + Cơ cấu tổ chức đơn vị thực chất phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý công ty góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định việc giám sát thực định toàn công ty Một cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế toán công ty + Theo hình thức sở hữu doanh nghiệp chia thành doanh nghiệp thành viên doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên Các doanh nghiệp có chủ sở hữu thường doanh nghiệp tư nhân công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, doanh nghiệp thường có quy mô hoạt động nhỏ, quyền sở hữu không bị phân chia nên máy kiểm soát nội doanh nghiệp thường không chặt chẽ quan tâm Ngược lại, với doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên công ty cổ phần hay công ty hợp danh, … công ty thường có quy mô lớn quyền kiểm soát, điều hành công ty nhiều người nắm giữ nên yêu cầu phải thiết lập máy biểm soát nội chặt chẽ từ xuống để tránh sai phạm cố ý mục đích tư lợi cá nhân chủ sở hữu công ty để dảm bảo hiệu hoạt động công ty Đặc điểm hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: Các loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh khác hệ thống kiểm soát nội thiết kế khác cho phù hợp với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đối với lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm, có độ rủi ro cao (như tài ngân hàng) yêu cầu mức độ thiết kế hệ thống kiểm soát nội phải chặt chẽ cao ngành nghề kinh doanh truyền thống sản xuất mặt hàng thủ công, thương mại nhỏ lẻ 10 Tính đa dạng tính phức tạp hoạt động doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp, tính chất riêng ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trường từ việc quản lý doanh nghiệp có điểm khác định hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp không đồng doanh nghiệp mà chúng đa dạng, phụ thuộc vào tính chất doanh nghiệp Những doanh nghiệp lớn, đa dạnh ngành nghề kinh doanh đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội có quy mô tổ chức chặt chẽ yêu cầu khắt khe doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đơn giản, nhỏ lẻ Phương pháp truyền đạt, xử lý, trì tiếp cận thông tin doanh nghiệp Chất lượng thông tin tạo từ hệ thống ảnh hưởng đến khả BGĐ đưa định phù hợp việc quản lý kiểm soát hoạt động đơn vị Thông tin thu thập truyền đạt đến phận, cá nhân đơn vị hình thức thời gian thích hợp, đảm bảo người tổ chức thực nhiệm vụ Mỗi doanh nghiệp có phương pháp truyền đạt tiếp cận thông tin khác xây dựng phù hợp với đặc điểm quản lý, kinh doanh khác doanh nghiệp.Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp hiểu biết vai trò trách nhiệm cá nhân gắn liền với KSNB dạng tài liệu hướng dẫn sách, hướng dẫn kế toán lập BCTC, dạng điện tử, lời nói qua hành động Ban Giám đốc Mỗi phương pháp truyền đạt, xử lý thông tin đem lại hiệu qủa riêng cho doanh nghiệp Các kênh thông tin dễ hiểu, gần gũi, dễ tiếp cận nhân viên hệ thống kiểm soát doanh nghiệp hiệu Các yêu cầu mang tính luật pháp quy định bắt buộc khác: Sự ban hành đạo luật hay sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức…bởi chi phối cấu tổ chức hoạt động kiểm soát ban kiểm soát nội công ty Ví dụ: hệ thống kiểm soát nội tổ chức tín dụng Việt Nam phải thành lập hoạt động theo quy định thông tư 44/2011/TTNHNN 11 IV Các hạn chế cố hữu nguyên nhân dẫn tới hạn chế cố hữu kiểm soát nội Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hạn chế tối đa sai phạm đảm bảo rủi ro, gian lận sai sót không xảy Dù có quan tâm thiết kế lý tưởng thân chứa đựng hạn chế cố hữu đó.Các hạn chế cố hữu kiểm soát nội bao gồm: - Yêu cầu thông thường chi phí cho hệ thống kiểm soát nội không vượt lợi ích mà hệ thống mang lại Các doanh nghiệp đề cao tiêu chí tối đa hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí Các nhà quản lý cân nhắc chi phí kiểm soát với lợi ích mang lại điều khiến cho hoạt động kiểm soát bị ảnh hưởng Ví dụ: công ty A phát bị số hàng hóa kho Để phát sai phạm cao kiểm toán viên phải thu thập nhiều chứng Việc thu thập chứng đòi hỏi bỏ chi phí lớn nhiều so với giá trị hàng hóa nên kiểm toán viên phải thu thập chứng theo phương pháp chọn mẫu chứa đựng nhiều rủi ro - Phần lớn thủ tục kiểm soát nội thường thiết lập cho nghiệp vụ dự kiến, thường bỏ qua sai phạm đột xuất hay bất thường, sai phạm đột xuất hay bất thường lường trước nên kiểm toán viên chủ động đưa đánh giá sai phạm - Sai sót người thiếu ý, đãng trí thực chức năng, nhiệm vụ, không hiểu rõ yêu cầu công việc Do cấp thiếu lực chuyên môn, đánh giá sai phạm chưa xác, chưa thực đầy đủ, trình truyền tiếp nhận thông tin từ cấp khiến cho nhân viên hiểu sai Ví dụ: doanh nghiệp A trình kiểm tra giá trị hàng hóa Người trông giữ kho mượn số hàng hóa bên bù vào hàng hóa mà lấy cắp, sau kiểm tra xong mang trả lại Các kiểm toán viên không thận trọng trình điều tra nên không phát sai sót - Việc kiểm tra bị vô hiệu hóa thông đồng với bên nhân viên doanh nghiệp bị Ban Giám đốc khống chế Ví dụ: ban giám đốc hay người đứng đầu có khả theo dõi sổ sách, giấy tờ hoạt động doanh nghiệp Tại doanh nghiệp giám đốc thông đồng với kế toán hay thủ quỹ việc làm sai giấy tờ sổ sách để biển thủ công quỹ dễ xảy Khi kiểm toán viên đến kểm tra 12 kế toán hay thủ quỹ biết trước che giấu sai sót - Do có biến động tình hình, thủ tục kiểm soát có khả không thích hợp không áp dụng Ví dụ: Trước doanh nghiệp thường kiểm soát nhân viên dựa số ngày công làm việc dẫn đến hiệu làm việc không cao nên doanh nghiệp chuyển sang kiểm soát sảm phẩm, sồ lượng công việc kế hoạch cá nhân Từ nâng cao ý thức trách nhiệm hiệu làm việc nhân viên - Chức phần mềm máy tính giúp phát báo cáo giao dịch vượt hạn mức tín dụng cho phép bị khống chế vô hiệu hóa Ví dụ: ATM khách hàng rút số tiền rút tối đa lần : 5.000.000 VNĐ, số tiền rút tối thiểu lần: 50.000 VNĐ, số tiền rút tối đa ngày : 25.000.000 VNĐ (không khống chế số lần rút).Nếu muốn rút nhiều số tiền quy định 25.000.000 đồng/01 ngày, khách hàng phải thực rút tiền quầy chi nhánh phát hành thẻ - Bên cạnh đó, thiết kế thực kiểm soát ban giám đốc thực xét đoán phạm vi, mức độ kiểm soát mà ban giám đốc lựa chọn để thực phạm vi mức độ rủi ro mà họ định chấp nhận Những hạn chế vốn có kiểm soát nội bộ, xuất phát từ nguyên nhân sau: + Hệ thống kiểm soát nội thực người: Con người nhân tố gây sai sót từ hạn chế xuất phát từ thân như: vô ý, bất cẩn, lãng, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai dẫn cấp báo cáo cấp + Quan hệ lợi ích chi phí: mối quan hệ lợi ích thu chi phí bỏ toán nan giải đối nhà quản trị cấp cao doanh nghiệp + Hệ thống kiểm soát nội không bao quát rủi ro không lường trước Tóm lại, kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý bảo đảm tuyệt đối mục tiêu thực Kiểm soát nội ngăn ngừa phát sai sót, gian lận đảm bảo chúng không xảy Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu đến đâu tồn rủi ro định Vấn đề người quản lý nhận biết, đánh giá giới hạn chúng mức độ chấp nhận 13 V Trách nhiệm HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị kiểm soát nội Trách nhiệm Hội đồng quản trị - Rà soát, phê duyệt sách, phương pháp kiểm toán nội bộ; thông qua quy trình, kế hoạch kiểm toán nội - Quyết định tổ chức máy kiểm toán nội bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng Kiểm toán nội sở đề nghị Ban Kiểm soát - Trang bị đủ nguồn lực (nhân lực, tài phương tiện khác) tạo điều kiện thuận lợi để đảm bảo cho Bộ phận kiểm toán nội hoàn thành nhiệm vụ quy định Quy chế - Quyết định việc thực kiến nghị kiểm toán nội bộ; đôn đốc, theo dõi đơn vị nghiệp vụ thực kiến nghị kiểm toán nội bộ, có biện pháp xử lý kịp thời có báo cáo có kiến nghị, đề xuất Trưởng Ban kiểm soát, Trưởng Kiểm toán nội - Quyết định chế độ tài chính, chế tiền lương, thưởng, phụ cấp cho Bộ phận kiểm toán nội cán Bộ phận theo thẩm quyền Trách nhiệm Tổng giám đốc (Giám đốc) - Tạo điều kiện thuận lợi để Bộ phận kiểm toán nội thực nhiệm vụ giao đạo đơn vị, phận điều hành, tác nghiệp thực phối hợp công tác với Bộ phận kiểm toán nội theo quy định Quy chế nội kiểm toán nội theo đạo Hội đồng quản trị - Đôn đốc đơn vị, phận điều hành, tác nghiệp thực kiến nghị thống với Bộ phận kiểm toán nội theo đạo Hội đồng quản trị - Thông báo kịp thời cho Bộ phận kiểm toán nội trường hợp bị thua lỗ, thất thoát hay gian lận đáng kể, trường hợp có nguy xảy rủi ro, thua lỗ, thất thoát, gian lận - Đảm bảo Bộ phận kiểm toán nội thông báo đầy đủ thay đổi, vấn đề phát sinh hoạt động tổ chức tín dụng, sáng kiến, sản phẩm nhằm xác định sớm rủi ro liên quan Trách nhiệm đơn vị, phận điều hành, tác nghiệp - Cung cấp tất thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công việc kiểm toán nội theo yêu cầu Bộ phận kiểm toán nội - Thông báo cho Bộ phận kiểm toán nội phát yếu kém, tồn tại, sai phạm, rủi ro, thất thoát lớn tài sản (hoặc nguy thất thoát tài sản), có thay đổi hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội đơn vị mình; 14 - Thực kiến nghị thống với Bộ phận kiểm toán nội và/hoặc theo đạo Hội đồng quản trị Trách nhiệm Trưởng Kiểm toán nội - Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội hàng năm trình Ban Kiểm soát phê duyệt - Tổ chức thực kế hoạch kiểm toán nội Ban Kiểm soát phê duyệt kiểm toán đột xuất Ban Kiểm soát giao - Xây dựng, sửa đổi, bổ sung thường xuyên hoàn thiện phương pháp, sách, quy trình kiểm toán nội trình Ban Kiểm soát - Đảm bảo nhân viên kiểm toán nội đào tạo thường xuyên, có đủ trình độ, lực chuyên môn để thực nhiệm vụ kiểm toán nội - Điều chỉnh kế hoạch kiểm toán nội bộ, trình Ban Kiểm soát phê duyệt - Đề nghị trưng tập người phận khác tham gia kiểm toán nội cần thiết, với điều kiện đảm bảo tính độc lập kiểm toán nội - Dự họp Ban lãnh đạo theo quy định nội tổ chức tín dụng quy định Quy chế - Báo cáo Ban Kiểm soát, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) phát vấn đề yếu kém, tồn tại, sai phạm hệ thống kiểm tra, kiểm soát Người điều hành - Theo dõi việc thực kiến nghị sau kiểm toán; Lập gửi báo cáo theo quy định Trách nhiệm nhân viên kiểm toán - Kiểm toán viên nội thực nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán Tổng Giám đốc, Giám đốc phê duyệt chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc chất lượng, tính trung thực, hợp lý báo cáo kiểm toán thông tin tài chính, kế toán kiểm toán - Trong trình thực công việc, kiểm toán viên nội phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ nguyên tắc chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán, sách, chế độ hành Nhà nước - Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập hoạt động kiểm toán Không ngừng nâng cao lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp - Tuân thủ nguyên tắc bảo mật số liệu, tài liệu kiểm toán (loại trừ trường hợp có yêu cầu án, nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ) VI Thực trạng kiểm soát nội Việt Nam Hệ thống kiểm soát nội doanhnghiệp hạn chế tồn 15 Thời gian gần bất ổn tình hình kinh tế giới, Việt Nam bị ảnh hưởng, môi trường kinh doanh trở nên khó khăn phức tạp Những doanh nghiệp tự phát, chiến lược cụ thể, lâu dài kinh doanh dẫn tới thất bại Chính hoàn cảnh mà doanh nghiệp Việt Nam quan tâm đến máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro HTKSNB trình thiết kế thực thực thi cho doanh nghiệp dựa pháp luật doanh nghiệp nhà nước ta ban hành Có thể nói, để tạo thành công lâu dài cần nhiều yếu tố, song yếu tố quan trọng HTKSNB doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hữu hiệu nguồn lực, tài chính, rủi ro, thiết lập chế giám sát hữu hiệu công ty nhằm giảm nâng cao hiệu quản lý giảm thiểu sai sót ảnh hưởng kinh doanh doanh nghiệp Tại doanh nghiệp: Ở Việt Nam loại hình doanh nghiệp thường có chế KSNB khác phù hợp doanh nghiệp điều kiện cụ thể Vì tập đoàn kinh tế họ phải thiết lập HTKSNB cho doanh nghiệp để quản lý doanh nghiệp hiệu Có nhiều tập đoàn lớn Đồng Tâm, FPT, Hòa Phát, Hoàng Anh Gia Lai, Kinh Đô, … từ ngày 1/7/2008 mô hình tổ chức áp dụng tập đoàn gồm có: Đại hội đồng cổ đông; Hội đồng Quản trị (có Ủy ban chức giúp việc); Ban Kiểm soát hình thành Khối chức HTKSNB xuyên suốt từ cấp cao đến cấp thấp Những tập đoàn kinh tế có quy mô lớn nên HTKSNB họ thiết kế chặt chẽ, có quy trình đầy đủ để tránh sai sót 16 Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức điển hình công ty lớn Tại doanh nghiệp lớn thành lập ban kiểm soát có nhiêm vụ kiểm soát tất hoạt động doanh nghiệp từ cấp xuống cấp Trong phận kiểm soát nội doanh nghiệp có vai trò quan trọng đạt nhiều hiệu bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm tuân thủ qui định pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Để hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội Việt Nam nay, sâu tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội ngân hàng thương mại Hiện ngân hàng thương mại nhà nước Việt Nam, ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn, ngân hàng công thương, ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam … Những ngân hàng có quy mô tổ chức lớn vậy, HTKSNB đóng vai trò quan trọng trình vận hành hiệu máy ngân hàng hướng đến mục tiêu “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững hội nhập quốc tế” 17 Sơ đồ: Mô hình tổ chức hệ thống giám sát nội NHTM Hệ thống kiểm soát nội NHTM bao gồm hai phận: + Hệ thống chế kiểm tra nội hình thức kiểm tra cài đặt quy trình nghiệp vụ thực nhân viên nghiệp vụ đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng tất tham gia vào trình xử lý nghiệp vụ, thực lãnh đạo cao cấp + Kiểm toán nội hình thức kiểm tra nằm quy trình nghiệp vụ, thực người độc lập với quy trình nghiệp vụ không chịu trách nhiệm quy trình nghiệp vụ đó, kiểm toán viên nội 18 Hoạt động kiểm soát ngân hàng, phân chia sau: - Kiểm soát quản lý việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ ngân hàng, nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành Kiểm soát quản lý diễn thường xuyên hoạt động quan trọng chế kiểm soát nội ngân hàng - Kiểm soát xử lý đặt để kiểm tra việc xử lý giao dịch, tức kiểm tra lại công việc mà nhân viên ngân hàng thực công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép tổng hợp báo cáo - Kiểm soát để bảo vệ tài sản biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn tài sản thông tin ngân hàng 19 - Kiểm soát tổng quát kiểm soát tổng thể tất hoat động giao dịch diễn ngân hàng - Kiểm toán nội phận cấu thành máy giám sát nội ngân hàng, bao gồm tất phận tham gia thực chức giám sát chuyên trách (trong điều kiện ngân hàng thương mại Nhà nước Ban kiểm soát Hội đồng quản trị phòng (ban) kiểm trakiểm toán hoạt động kiểm toán nội ngân hàng thương mại Nhà nước gắn liền với hoạt động kiểm tra nội theo quy đinh Nghị định 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/02 Chính phủ tổ chức hoạt động ngân hàng thương mại quy chế mẫu hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội tài chính( ban hành kèm theo QĐ 03/1998/QĐNHNN ngày 03/01/1998 hệ Thống đốc Ngân hàng nhà nước) Những thành tựu hệ thống kiểm soát nội ngân hàng thương mại Việt Nam: - Trước hết, Hội đồng quản trị Ban giám đốc ngân hàng thương mại trọng tới việc tạo trường kiểm soát mạnh, khuyến khích chuẩn mực cao đạo đức, làm cho nhân viên tất cấp hiểu rõ tầm quan trọng kiểm tra nội bộ, hiểu vai trò chế kiểm tra nội - Thứ hai, với đạo Ngân hàng nhà nước, Hội đồng quản trị Ban giám đốc ngân hàng thương mại thường xuyên rà soát chế nghiệp vụ lĩnh vực hoạt động quan trọng nghiệp vụ tín dụng, toán quốc tế(đặc biệt việc mở L/C toán hàng nhập), kinh doanh ngoại tệ,… phát điểm yếu quy trình nghiệp vụ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát chưa nhận biết sở bổ sung biện pháp nghiệp vụ, xây dựng trình hoàn thiện - Thứ ba, Hội đồng quản tri Ban giám đốc bước đầu nhận thức cần thiết việc thường xuyên có kiểm tra đánh giá cách độc lập, khách quan chế kiểm tra nội Do đó, Hội đồng quản trị Ban giám đốc quan tâm xây dựng tạo điều kiện hoạt động cho phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chuyên trách ngân hàng Bộ máy tổ chức phận kiểm tra, kiểm toán nội bô chuyên trách liên tục hoàn thiện củng cố số lượng chuyên môn nghiệp vụ Trong năm qua, hoạt động phận kiểm toán nội góp phần bảo đảm an toàn, hoạt động tài sản ngân hang, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh góp phần quan trọng vào phát triển ngân hàng thương mại Cụ thể, phận kiểm tra, kiểm toán nội kịp thời phát sai sót, 20 sơ hở quản lý, chỗ bất hợp lý chế điều hành hoạt động hoạt động vi phạm chế độ Trên sở đó, kiểm toán nội tư vấn đóng góp ý kiến với Ban giám đốc phận nghiệp vụ có biện pháp xử lý thích hợp với sai phạm ngăn ngừa rủi ro tổn thất xảy ra, đồng thời có tác dụng tốt đến ý thức, trách nhiệm hay nghiệp vụ chuyên môn cán nhân viên ngân hàng Tuy nhiên HTKSNB ngân hàng thực tế hoạt động tổ chức chưa thực hoàn hảo đáp ứng nhu cầu quản lý ngân hàng bắt đầu chuyển sang hoạt động theo mô hình tổng công ty chưa lâu với phát triển nhanh quy mô tổ chức nên chế kiểm soát nội ngân hàng dần bộc lộ số yếu - Một là, môi trường kiểm soát nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội Mặc dù tổ chức theo mô hình tổng công ty mức độ độc lập chi nhánh công ty trực thuộc ngân hàng tương đối hạn chế Sự phân cấp, phân quyền Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giám đốc Ban Hội sở với giám đốc đơn vị thành viên có chưa rõ ràng chưa gắn với trách nhiệm cụ thể Sự chồng chéo điều hành tác nghiệp phận diễn thường xuyên, chế tập thể định tồn phổ biến Chính thế, nhiều trường hợp quyền hạn phân cấp không sử dụng hết bị lạm dụng Hội đồng quản trị đại diện sở hữu Nhà nước ngân hàng xét thực chất chưa trao quyền tương ứng Đa số vấn đề phát sinh ngân hàng phải báo cáo xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài Điều gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt kiểm soát quản lý trách nhiệm định không thuộc phạm vi nội ngân hàng Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị trao trách nhiệm thực toàn diện hoạt động kiểm soát nội Tuy nhiên, Ban kiểm soát thực chất chưa có độc lập tương phận kiểm tra, đặc biệt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Vì lẽ đó, chức Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị dừng lại việc kiểm tra, đánh giá báo cáo tài cuối kỳ xử lý vấn đề phát sinh - Hai là, hệ thống kế toán - phận cấu thành quan trọng chế kiểm soát nội ngân hàng trình chuyển đổi Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty hệ thống kế toán chưa lập báo cáo phận báo cáo tổng thể cách sử 21 dụng phương pháp kế toán hợp Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội hệ thống kế toán hạn chế - Ba hệ thống kiểm soát nội ngân hàng trọng đến công tác kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa ý đến công tác kiểm soát quản lý kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội chưa làm tốt chức ngăn chặn giám sát mà thực chức kiểm tra, phát xử lý đề phát sinh Cơ chế kiểm soát tập trung vào kiểm tra , kiểm toán đột xuất, đáng chế kiểm soát thường xuyên cần xây dựng thực Đề xuất biện pháp cải thiện hạn chế hệ thống kiểm soát nội Với hệ thống kiểm soát yếu kém, thiết chặt chẽ gây hậu nghiêm trọng cho ngân hàng Vậy làm để xây dựng hệ thống kiểm soát tốt khắc phục yếu nội ngân hàng? - Các quan quản lý nhà nước cấp, ngân hàng nhà nước VN, Bộ tài chính…nên sử dụng thuật ngữ có nội dung thống đề cập đến kiểm toán nội bộ, hệ thống kiểm soát nội để loại trừ nhầm lẫn , nhận thức không - Hội đồng quản trị ban giám đốc NHTM cầ quan tâm có trách nhiềm cao việc xây dựng môi trường kiểm soát tốt thong qua số biện pháp: + Khuyến khích chuẩn đạo đức, tính tuân thủ nguyên tắc kiểm toán nội cán + Tổ chức cấu hoạt động ngân hàng cách khoa học phân công phân nhiệm cho đơn vị, phận, cán quy định rõ rang + Tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý giao dịch tài sản, tin học hóa hoàn toàn hệ thống kế toán ngân hàng đơn vị thành viên - Xây dựng củng cố phận kiểm toán nội để hoạt động có chất lượng hiệu cao - Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức chức Ban kiểm soát thuộc hội đồng quản trị ban kiểm tra nội thuộc Tổng giám đốc đảm bảo phối hợ hài hòa, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát 22 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội vững mạnh, hoạt động với hiệu cao điều thực cần thiết với ngân hàng thương mại doanh nghiệp nói chung Việt Nam, Việt Nam gia nhập WTO Hệ thống giúp cho doanh nghiệp hạn chế rủi ro kinh doanh, rủi ro hoạt động…Song để thiết kế hệ thống kiểm soát nội tốt người quản trị doanh nghiệp phải nắm rõ nguyên tắc, chất, hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội vào đặc tính hoạt động doanh nghiệp để đưa mô hình tốt đem lại hiệu cao [...]... thay đổi trong hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; 14 - Thực hiện những kiến nghị đã thống nhất với Bộ phận kiểm toán nội bộ và/hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng quản trị 4 Trách nhiệm của Trưởng Kiểm toán nội bộ - Xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm trình Ban Kiểm soát phê duyệt - Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ đã được Ban Kiểm soát phê duyệt và những cuộc kiểm toán... các doanh nghiệp nói chung tại Việt Nam, nhất là khi Việt Nam gia nhập WTO Hệ thống này sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro trong kinh doanh, rủi ro trong hoạt động…Song để thiết kế được một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì người quản trị doanh nghiệp phải nắm rõ những nguyên tắc, bản chất, hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ và căn cứ vào đặc tính hoạt động của doanh nghiệp. .. hạn chúng trong mức độ chấp nhận được 13 V Trách nhiệm của HĐQT, BGĐ, KTV, nhân viên đơn vị đối với kiểm soát nội bộ 1 Trách nhiệm của Hội đồng quản trị - Rà soát, phê duyệt chính sách, phương pháp kiểm toán nội bộ; thông qua quy trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ - Quyết định về tổ chức bộ máy của kiểm toán nội bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng Kiểm toán nội bộ trên cơ sở đề nghị của Ban Kiểm soát - Trang... chuẩn nghiệp vụ) VI Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Việt Nam hiện nay 1 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanhnghiệp và những hạn chế tồn tại 15 Thời gian gần đây dưới sự bất ổn tình hình kinh tế thế giới, Việt Nam cũng bị ảnh hưởng, môi trường kinh doanh trở nên khó khăn và phức tạp hơn Những doanh nghiệp tự phát, không có chiến lược cụ thể, lâu dài trong kinh doanh sẽ dẫn tới thất bại Chính trong. .. nhất Vì lẽ đó, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế - Ba là hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng này mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện... lương, thưởng, phụ cấp cho Bộ phận kiểm toán nội bộ và cán bộ của Bộ phận này theo thẩm quyền 2 Trách nhiệm của Tổng giám đốc (Giám đốc) - Tạo điều kiện thuận lợi để Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ được giao và chỉ đạo các đơn vị, các bộ phận điều hành, tác nghiệp thực hiện phối hợp công tác với Bộ phận kiểm toán nội bộ theo quy định của Quy chế nội bộ về kiểm toán nội bộ hoặc theo chỉ đạo của... này mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm hơn đến bộ máy quản lý doanh nghiệp, quản lý rủi ro và HTKSNB trong quá trình thiết kế thực và thực thi cho doanh nghiệp của mình dựa trên pháp luật về doanh nghiệp do nhà nước ta ban hành Có thể nói, để tạo ra thành công lâu dài cần rất nhiều các yếu tố, song một trong yếu tố rất quan trọng đó là HTKSNB trong doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt... hàng Nhà nước, Bộ tài chính Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định đã không thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt... xuất do Ban Kiểm soát giao - Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thường xuyên hoàn thiện phương pháp, chính sách, quy trình kiểm toán nội bộ trình Ban Kiểm soát - Đảm bảo nhân viên kiểm toán nội bộ được đào tạo thường xuyên, có đủ trình độ, năng lực chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ - Điều chỉnh kế hoạch kiểm toán nội bộ, trình Ban Kiểm soát phê duyệt - Đề nghị trưng tập người ở các bộ phận khác... xuống cấp dưới Trong đó bộ phận kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và đạt được nhiều hiệu quả về bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động Để hiểu rõ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ ở Việt Nam hiện nay, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Hiện nay trong ngân ... trạng áp dụng kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam 5 Khái niệm, phân loại mục đích hệ thống kiểm soát nội I Khái niệm kiểm soát nội Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: Kiểm soát nội quy trình... hưởng tới kiểm soát nội doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp: Theo nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội hệ thống kiểm soát phải thiết kế bao trùm nghiệp vụ doanh nghiệp quy mô hoạt động doanh nghiệp nhân... đích hệ thống kiểm soát nội Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ …………………………………… .4 Mục đích việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ …………………… II Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ ………………………