Cung cấp các định nghĩa về biên mục trước xuất bản (CIP), ý nghĩa của việc triển khai CIP, đối tượng tham gia, các ấn phẩm là đối tượng của CIP, thể thức tham gia, tình hình triển khai CIP tại Việt Nam và một số mẫu biểu ghi CIP.
TỔNG QUAN VỀ BIÊN MỤC TRÊN XUẤT BẢN PHẨM (CIP) Biên mục trên xuất bản phẩm là gì? Biên mục trên xuất bản phẩm (CIP), hay Biên mục trước xuất bản, thậm chí có nơi còn dịch là Biên mục nguồn xuất phát từ từ tiếng Anh-Mỹ ‘cataloging-in-publication’ hoặc tiếng Anh – Anh ‘cataloguing –in-publication’. Theo Từ điển trực tuyến về Thư viện và Khoa học thông tin (ODLIS), người ta dùng khái niệm CIP để chỉ một chương trình biên mục trước khi ấn phẩm được xuất bản, theo đó các nhà xuất bản sẽ hoàn thành các bảng cung cấp dữ liệu về một quyển sách sắp xuất bản và nộp nó cho một đơn vị đầu mối để đơn vị này tạo ra một biểu ghi thư mục, gửi lại nó cho nhà xuất bản để nhà xuất bản thể hiện trên mặt sau của trang nhan đề. Trên một bản tin về CIP của Thư viện Quốc gia Việt Nam, CIP được hiểu là “công tác chuẩn bị dữ liệu biên mục cho các xuất bản phẩm trước khi ấn phẩm này được xuất bản”. Còn theo Hiệp hội thư viện và Lưu trữ Canada, biên mục trên xuất bản phẩm cho phép ‘biên mục sách trước khi chúng được xuất bản và tạo điều kiện cung cấp nhanh chóng các thông tin biên mục đến thư viện và nhà phân phối sách”. Và sau đây là định nghĩa của Thư viện Quốc hội Mỹ về CIP: “ Một biểu ghi thư mục … cho một quyển sách chưa được xuất bản. Khi tiến hành xuất bản, nhà xuất bản đưa thêm các dữ liệu CIP vào trang bản quyền của quyển sách, do đó sẽ tạo thuận lợi cho quá trình xử lý sách của thư viện và bạn đọc”. Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh có kiến giải khá chi tiết về CIP như sau: “Trong xuất bản và khoa học thư viện CIP là những dữ liệu mô tả cơ bản về một xuất bản phẩm, được thực hiện trước khi xuất bản do Thư viện Quốc gia (TVQG) hay thư viện của cơ quan xuất bản thực hiện. Biểu ghi CIP được thể hiện ở cuối trang bản quyền (copyright page), cán bộ thư viện có thể nhanh chóng bổ sung ấn phẩm vào vốn tài liệu và phục vụ ngay. Biểu ghi CIP cung cấp cho cán bộ thư viện những chi tiết đầy đủ về ấn phẩm như tân sách, tên tác giả, nơi nhà năm xuất bản, số trang, khổ cỡ, các minh họa kèm theo, số ISBN, giá tiền, …. theo đúng quy định của thư viện.” Kết luận chung, CIP là quá trình biên mục một xuất bản phẩm trước khi nó được xuất bản và biểu ghi thư mục của CIP sẽ xuất hiện trên “verso”, “copyright page” hay mặt sau của trang tên sách. CIP thường được tiến hành dựa trên sự liên kết giữa nhà xuất bản (nơi cung cấp các thông tin cần thiết về ẩn phẩm) với một cơ quan thư viện đầu mối nào đó (nơi tiến hành thu thập, xử lý, tạo ra và cung cấp biểu ghi CIP cho nhà xuất bản). Thư viện đầu mối này thường là thư viện quốc gia đảm trách như ở Việt Nam, Singapore, Malaysia, Anh hoặc do một thư viện lớn thực hiện như Thư viện Quốc hội (Mỹ), Hội thư viện và lưu trữ (Canada) … Ngoài ra, do lượng sách quá lớn mà thư viện đầu mối không kịp thực hiện công việc biên mục, CIP còn có thể do chính các nhà xuất bản đảm nhận (hình thức do nhà xuất bản đảm nhận này có tên là P-CIP) bằng cách sử dụng dịch vụ biên mục CIP từ các nhà cung cấp. CIP do thư viện hay nhà xuất bản tạo ra đều phải đảm bảo việc tuân thủ các tiêu chuẩn biên mục của quốc gia và quốc tế. Ý nghĩa của việc triển khai Biên mục trên xuất bản phẩm Đối với nhà xuất bản, CIP giúp họ nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác xuất bản, mở rộng mạng lưới khách hàng và thị trường, từ thư viện, cơ quan thông tin, nhân viên thư viện đến độc giả, góp phần mang lại cho ấn phẩm một “giá trị vượt trội”. Do đó, cơ hội ấn phẩm của nhà xuất bản được lựa chọn và đến tay người sử dụng sẽ nhanh hơn, mang lại nhiều danh tiếng và cơ hội mới cho nhà xuất bản. Đối với thư viện, cơ quan thông tin, CIP giúp họ tiết kiệm chi phí, sức lao động của nhân viên trong việc xử lý các ấn phẩm, rút ngắn thời gian bổ sung và biên mục và có thể lựa chọn ấn phẩm trực tiếp trên mạng. Đặc biệt CIP tạo điều kiện cho các thư viện tham gia có điều kiện áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thống nhất trên toàn quốc, góp phần thúc đẩy việc liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa các thư viện với nhau. Riêng với Việt Nam, ngoài các ý nghĩa trên, CIP còn giúp tạo ra mối liên hệ chặt chẽ, đôi bên cùng có lợi cho nhà xuất bản, thư viện, nhà phát hành sách và độc giả, đồng thời giúp ngành thư viện – thông tin và ngành xuất bản – phát hành sách nâng cao tính chuyên nghiệp và dần hội nhập với các ngành này trên thế giới. Vấn đề đặt ra là, để đảm bảo có biểu ghi CIP chính xác, theo đúng các chuẩn nghiệp vụ thư viện quốc gia và quốc tế, nhà xuất bản phải cung cấp được đầy đủ và xác thực các thông tin cần thiết cho việc biên mục và cơ quan chịu trách nhiệm tạo ra các biểu ghi CIP phải có đội ngũ chuyên viên có đủ trình độ, năng lực để đảm đương công việc này. Ngoài ra, việc lựa chọn định dạng và các chuẩn nghiệp vụ nào cho biểu ghi CIP cũng cần được bàn bạc, trao đổi giữa các đối tác tham gia CIP. Đối tượng tham gia CIP Các thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu, cơ quan thông tin, thông tấn đều có thể tham gia vào mạng lưới CIP. Thông thường, việc tham gia CIP là hoàn toàn miễn phí. Các ấn phẩm nào là đối tượng của CIP? Các chương trình CIP ở mỗi quốc gia khác nhau sẽ có quy định riêng về việc biểu ghi CIP có thể xuất hiện hoặc không xuất hiện trên các ấn phẩm nào. Nhìn chung, các ấn phẩm có biểu ghi CIP trên trang bản quyền là sách tập, sách bộ, sách lẻ liên quan đến tất cả các chủ đề dành cho mọi lứa tuổi, có số ISBN và do nhà xuất bản trong nước phát hành. Tùy theo quy định của từng chương trình CIP, các ẩn phẩm sau đây có thể không thuộc các đối tượng của CIP: từ điển, bách khoa toàn thư, băng video và cat xet, vi phim, đĩa CD-DVD, xuất bản phẩm nhiều kỳ, tờ rời, tài liệu ghi âm, bản nhạc, ấn bản điện tử của tài liệu in ấn, poster, bản đồ, danh bạ điện thoại, website, blog, wiki, sách không do nhà xuất bản của quốc gia đó xuất bản (dù có thể được phát hành tại quốc gia đó hoặc do công dân nước đó viết ra), tài liệu học tập trong nhà trường (bài viết của học sinh, sinh viên, tài liệu nội bộ). Tham gia chương trình CIP như thế nào? Nhìn chung, một đơn vị tham gia vào chương trình CIP của quốc gia sẽ bao trải qua các bước sau đây: • Đăng ký làm thành viên của chương trình CIP: Đơn vị sẽ điền vào mẫu đăng ký, thường bao gồm tên đơn vị, điện thoại, địa chỉ, người liên hệ và gửi qua đường bưu điện hoặc qua mạng internet. • Cung cấp các thông tin về ấn phẩm tham gia chương trình CIP o Ngày dự kiến xuất bản o Ngày muốn nhận biểu ghi CIP. Thông thường phải mất từ 5 đến 10 ngày để nhận được biểu ghi CIP kể từ ngày cơ quan biên mục nhận được các thông tin đầy đủ về ấn phẩm. o Nhan đề chính, nhan đề phụ o Lần xuất bản o Tất cả các tác giả và vai trò của họ o Thông tin về nhà xuất bản, phát hành (và cơ quan liên kết xuất bản, phát hành nếu có): nơi xuất bản, tên nhà xuất bản, năm xuất bản o Ấn phẩm ở dạng tái bản, bản dịch, hay kỷ yếu hội thảo, song ngữ … o Tên tập, tổng số tập, tên tùng thư, nếu có o Tài liệu tham khảo, o Số ISBN, giá tiền, khổ sách o Thể loại: thơ, tiểu thuyết, kịch … o Đối tượng độc giả của ấn phẩm o Nội dung, chủ đề của ấn phẩm • Sau một thời gian xác định (5-10 ngày), nhận biểu ghi CIP theo email và đưa chúng vào trang bản quyền của ấn phẩm Nhà xuất bản phải cung cấp tất cả các thông tin theo yêu cầu một cách chính xác và đầy đủ như nó xuất hiện trên ấn phẩm. Tình hình triển khai CIP tại Việt Nam Từ tháng 5/2008, Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh đã triển khai Chương trình Biên mục CIP cho các xuất bản phẩm của các nhà xuất bản có yêu cầu và theo hình thức P-CIP. Sau khi nhận thông tin về ấn phẩm sắp xuất bản theo phiếu mẫu, cán bộ biên mục của thư viện sẽ xử lý và gửi biểu ghi CIP cho nhà xuất bản qua email. Trong trường hợp đặc biệt, Thư viện có thể cung cấp biểu ghi CIP ngay trong ngày hoặc trong vài giờ. Biểu ghi CIP của Thư viện tuân thủ theo các tiêu chuẩn biên mục quốc tế hiện nay như quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2), khổ mẫu MARC21, sử dụng Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), và Bộ Tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ. Thư viện có kế hoạch mở rộng hoạt động này vào năm 2010 như cung cấp biểu ghi MARC trên website của thư viện, thêm tiêu đề chủ đề bằng tiếng Anh hoặc Anh/Việt và cung cấp file ISO cho nhà xuất bản. Mới đây, Thư viện Quốc gia Việt Nam bắt đầu triển khaiDự án Biên mục trên xuất bản phẩm. Thư viện đã tổ chức Hội nghị “Triển khai Biên mục trên xuất bản phẩm” và ký kết Bản ghi nhớ giữa TVQGVN với 13 Nhà xuất bản (11/2009), họp bàn mở rộng các nhà xuất bản khu vực phía Bắc, Trung và Nam Bộ (4/2010 và 6/2010), đồng thời tổ chức 02 lớp tập huấn về xử lý thông tin tài liệu sắp xuất bản cho cán bộ nhà xuất bản. Dự án này nhằm cung cấp Dữ liệu biên mục mô tả, Dữ liệu biên mục đề mục và Dữ liệu phân loại một cách thống nhất theo chuẩn quốc tế nhằm đem lại lợi ích cho nhà xuất bản, thư viện, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và giúp thị trường sách Việt Nam hội nhập với thị trường thế giới. Vấn đề đặt ra là, phải có sự bàn bạc, tham vấn nhằm lựa chọn một cách hợp lý nhất các chuẩn nghiệp vụ thư viện cho biểu ghi CIP của Việt Nam như chọn cách mô tả, phân loại tài liệu nào, bộ tiêu đề chủ đề nào, khung phân loại nào … Bên cạnh đó, việc các thư viện sử dụng các phần mềm quản trị thư viện khác nhau và những bất cập tồn tại trong chính các phần mềm này cũng là một trở ngại không nhỏ khi các thư viện tham gia vào Dự án CIP của Thư viện Quốc gia. Hy vọng trong tương lai không xa, Thư viện Quốc gia Việt Nam sẽ là trung tâm cung cấp tất cả các biểu ghi CIP và có thể liên kết toàn bộ các thư viện, nhà xuất bản và thị trường sách với nhau nhằm đưa thư viện và thị trường sách Việt Nam lên một tầm cao mới. Mẫu biểu ghi CIP thể hiện trên sách của một số quốc gia Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh Canada: Thư viện Quốc hội Mỹ Biểu ghi CIP do Thư viện Quốc hội Mỹ thiết lập Singapore (Vũ Minh Huệ, Phòng Công tác Nghiệp vụ, tổng hợp) TÀI LIỆU THAM KHẢO BDS, retrieved on Aug 26th 2010 at http://www.bibliographicdata.co.uk/index.php? option=com_content&view=article&id=71&Itemid=71 Biên mục trước xuất bản, truy cập ngày 23/8/2010 tại http://www.gslhcm.org.vn/contents/nghe_thu_vien/mlfolder.2007-0723.6827187475/cip_bien_muc_truoc_xuat_ban Library and Archives Canada, retrieved on Aug 25th 2010 at http://www.collectionscanada.gc.ca/cip/index-e.html National Library of Singapore, retrieved on Aug 25th 2010 at http://deposit.nl.sg/LDNet-web/CIPUserGuide.pdf Online dictionary of library and information science, retrieved on Aug 23rd 2010 at http://lu.com/odlis/ Website của Thư viện Quốc gia Việt Nam, truy cập ngày 22/8/2010 tại http://nlv.gov.vn ... 23/8/2010 http://www.gslhcm.org.vn/contents/nghe_thu_vien/mlfolder.2007-0723.6827187475/cip _bien_ muc_ truoc _xuat_ ban Library and Archives Canada, retrieved on Aug 25th 2010 at http://www.collectionscanada.gc.ca/cip/index-e.html