MỘT số CHÚ ý KHI làm bài tập WORD và EXCEL

 Tr✯n Trọng Huy - tronghuy@ftu.edu.vn Bộ môn Tin học - ĐH Ngoại Thương MỘT SỐ CHÚ Ý KHI LÀM CÁC BÀI TẬP WORD VÀ EXCEL Đây chỉ là một số chú ý khi làm bài tập môn Tin học ĐC, các chú ý này ñược rút ra từ những lỗi mà các sinh viên khi thực hành trên phòng máy thường mắc phải. Đâ② không phải là giới hạn cho kỳ thi cuối kỳ. Chú ý chung: • Kiểm tra font chữ và bảng mã: chọn bảng mã Unicode trong bộ gõ Unikey hoặc Vietkey, trong Word và Excel chọn font Times New Roman hoặc Arial. • Tạo mới một thư mục mang tên, lớp mình trong thư mục My Documents. Trong khi làm, mọi bài tập làm ñược ñều phải lưu trong thư mục của mình ñể tránh nhầm lẫn với bài người khác. • Khi bắt ñầu làm bài phải ñặt tên ngay cho bài làm. Trong quá trình làm phải thường xuyên (khoảng 5 phút/lần) lưu lại vào máy tính (bấm Ctrl-S) ñể ñề phòng các sự cố ñột xuất (mất ñiện, treo máy, ...). Khi hết giờ làm bài lưu lại lần cuối cùng. • Nhớ tạo tiêu ñề ñầu, cuối; ñánh số trang cho file bài làm cả trong Word cũng như trong Excel. • Chú ý ñến bố cục chung và việc phân bổ của dữ liệu trong trang, bấm Print Preview ñể xem toàn văn bản. TT I. Microsoft Word 1. Định dạng chung: font chữ Times New Roman, cỡ 14, căn lề 2 bên. 2. Chia cột văn bản: khi chọn ñoạn văn bản sẽ chia cột cần chắc chắn là còn ít nhất một dòng còn trống phía dưới (nếu chưa có dòng trống thì bấm ENTER ñể thêm vào). uy 3. Vẽ ñồ thị: trước khi vẽ chỉ chọn ñúng những phần dữ liệu nào sẽ dùng ñể vẽ, không chọn thừa. Khi có ñồ thị rồi nếu muốn chỉnh sửa thì bấm ñúp chuột vào ñồ thị ñể chuyển vào chế ñộ chỉnh sửa, sau ñó cần chỉnh ñối tượng nào thì bấm chuột phải vào ñối tượng ñó và chọn Format. Nếu muốn chỉnh sửa chung: chọn Chart Options, ñổi kiểu ñồ thị: chọn Chart Type. H 4. Bảng biểu: nếu khi tính toán trong bảng biểu bị lỗi (Invalid Character Setting) thì kiểm tra lại các thiết lập trong Control Panel/Regional and Language Options ñã ñúng chưa. 5. Chèn tranh, chữ nghệ thuật: nên chú ý ñến chế ñộ hiển thị (Layout) của bức tranh và chữ nghệ thuật, trong nhiều trường hợp chúng ta nên chọn chế ñộ Square. 6. Đặt TAB: • Sau khi ñặt Tab trên một dòng xong phải bấm phím TAB trên bàn phím thì mới có hiệu lực • Trong một dòng không ñược có thừa các Tab, nếu ñặt sai thì phải vào menu Format/Tab sau ñó chọn những Tab sai rồi chọn Clear. 7. Tạo Drop cap: nếu cần tạo Drop cap ñồng thời với chia cột văn bản thì phải chia cột trước, vì nếu tạo Drop cap rồi thì việc chia cột trở nên rất khó khăn. 8. Công thức toán học: với một công thức nên dùng Equation ñể gõ toàn bộ một công thức (không nên một phần dùng Equation, một phần viết ở ngoài). 9. Sao chép màn hình: dùng thêm phần mềm Paint ñể hỗ trợ. Sau khi chèn ñược hình ảnh vào văn bản thì hình ảnh ñó cũng ñược coi như một bức tranh (chú ý ñến chế ñộ hiển thị - Layout). 10. Vẽ hình: một số thủ thuật trong khi vẽ hình • Vẽ nét thẳng: bấm thêm phím Shift khi vẽ • Tinh chỉnh kích thước: bấm thêm phím Alt khi chỉnh • Tinh chỉnh vị trí: bấm Ctrl + mũi tên trên bàn phím 11. Trộn thư: yêu cầu phải có ñủ 3 file lưu trong cùng một thư mục của riêng mình • 06/2009 Danh sách: bắt ñầu của file danh sách phải là bảng biểu, không ñược có bất kỳ một dòng nào phía trên. Tạo xong file danh sách phải lưu và ñóng lại. 1/2  Tr n Trọng Huy - tronghuy@ftu.edu.vn Bộ môn Tin học - ĐH Ngoại Thương • Mẫu thư: khi bắt ñầu trộn, yêu cầu file hiện hành là mẫu thư; file này phải ñược lưu lần cuối khi ñã ñiền ñầy ñủ các trường vào ñúng vị trí. • Thư ñã trộn hoàn chỉnh: trong danh sách có bao nhiêu người (bản ghi) thì trong file này có bấy nhiêu trang. Chú ý nếu phát hiện lỗi thì không ñược chỉnh sửa trong file hoàn chỉnh, mọi sự thay ñổi phải ñược thực hiện trong file mẫu. II. Microsoft Excel 1. Kiểm tra kỹ các thiết lập trong Control Panel (dấu chấm, phẩy, chấm phẩy, ñịnh dạng ngày tháng). 2. Làm ñúng theo quy trình: nhập dữ liệu → tính toán → trình bày. 3. Khi trình bày dữ liệu: giữa các bảng và các phần khác (hoặc bảng khác) phải cách nhau ít nhất 1 dòng trống hoặc 1 cột trống. 4. Phân biệt rõ ñịa chỉ tương ñối, tuyệt ñối (khi copy công thức sang ô khác, những ô nào cố ñịnh thì ñể ñịa chỉ tuyệt ñối, thay ñổi ñể tương ñối). 5. Các hàm ngày tháng: khi dùng các hàm ngày tháng (YEAR, MONTH, ...) hoặc khi tính toán với các ô chứa dữ liệu dạng DATE cần chọn ñúng dạng của dữ liệu cần dùng là DATE hay NUMBER. 6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu (VLOOKUP, HLOOKUP): Đối với bảng tìm kiếm (bảng phụ): chọn bảng tìm kiếm sao cho cột (hàng) chứa dữ liệu tìm kiếm là cột ñầu tiên (hàng trên cùng) của bảng; ñịa chỉ của bảng tìm kiếm (bảng phụ) phải là ñịa chỉ tuyệt ñối. • Dữ liệu tìm kiếm trong bảng tìm kiếm và trên vùng CSDL phải giống hệt nhau. Nếu không sẽ báo lỗi #N/A 7. Khi làm bài tổng hợp, thống kê (Subtotal): TT • Chỉ copy những trường khoá chính và phụ cần thiết từ dữ liệu gốc xuống ñể tổng hợp, khi dán nếu trong dữ liệu có chứa công thức phải chọn Paste Special/Values and number format. • Trước khi tổng hợp phải: uy • Kiểm tra chắc chắn ñang không dùng chức năng AutoFilter. Sắp xếp dữ liệu theo trường khoá chính (tổng hợp theo trường nào thì sắp xếp theo trường ñó) Khi tổng hợp sai phải khôi phục lại nguyên trạng dữ liệu ban ñầu rồi mới tổng hợp lại: vào menu Data/Subtotal/Remove all hoặc chọn toàn bộ các dòng ñã tổng hợp sai rồi xoá (chọn các dòng trên thanh ñánh số dòng). H • 8. Khi làm bài lọc dữ liệu (AutoFilter): khi lọc xong phải copy phần dữ liệu ñã lọc ñược xuống dưới ñể trình bày. 9. Phần hàm tài chính: ✵✁/2009 • Xác ñịnh chính xác ñề bài yêu cầu tính toán cho ñối tượng nào, từ ñó xác ñịnh chính xác các ñối số, dấu của các ñối số (bỏ ra: âm, thu về: dương). Khi kết luận một dự án có nên ñầu tư hay không nên ñều phải giải thích rõ ràng tại sao lại kết luận như vậy. • Không ñược phép cộng trừ các luồng tiền (các giá trị) nếu chúng xuất hiện ở các thời ñiểm khác nhau. • Chú ý về số kỳ hạn ñầu tư phải tương ứng với lãi suất: cùng tính theo năm hoặc theo tháng. • Khi dùng hàm IRR: ñưa dữ liệu về các luồng tiền vào trong bảng theo ñúng thứ tự thời gian, bắt ñầu là vốn (luồng tiền ở thời ñiểm hiện tại) sau ñó ñến các luồng tiền ở các năm tiếp theo (năm 1, 2,...). Khi nhập dữ liệu cho ñối số Values chọn hết tất cả các luồng tiền ñã nhập liên tiếp nhau. Nếu IRR tính ñược lớn hơn Guess thì dự án có lãi. • Khi dùng hàm NPV: cũng ñưa dữ liệu về các luồng tiền vào trong bảng theo ñúng thứ tự thời gian, bắt ñầu là vốn (luồng tiền ở thời ñiểm hiện tại) sau ñó ñến các luồng tiền ở các năm tiếp theo (năm 1, 2,...). Khi nhập dữ liệu cho ñối số Values chọn các luồng tiền bắt ñầu từ năm 1, 2, ... ñã nhập liên tiếp nhau (không ñược chọn vốn). Giá trị NPV tính ñược ñem cộng với vốn ban ñầu, nếu giá trị thu về >0 thì dự án có lãi. 2/2  ... trường ñó) Khi tổng hợp sai phải khôi phục lại nguyên trạng liệu ban ñầu tổng hợp lại: vào menu Data/Subtotal/Remove all chọn toàn dòng ñã tổng hợp sai xoá (chọn dòng ñánh số dòng) H • Khi làm lọc... giá trị) chúng xuất thời ñiểm khác • Chú ý số kỳ hạn ñầu tư phải tương ứng với lãi suất: tính theo năm theo tháng • Khi dùng hàm IRR: ñưa liệu luồng tiền vào bảng theo ñúng thứ tự thời gian,... ñối số, dấu ñối số (bỏ ra: âm, thu về: dương) Khi kết luận dự án có nên ñầu tư hay không nên ñều phải giải thích rõ ràng lại kết luận • Không ñược phép cộng trừ luồng tiền (các giá trị) chúng