td621

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trường đại học kinh tế quốc dân Khoa khoa học quản lý ------------------------ CHUYÊN Đề TốT NGHIệP Đề tài HON THIN V NNG CAO CễNG TC LP K HOCH TI CễNG TY C PHN SễNG Họ và tên sinh viên : HONG XUN QUNH Chuyên ngành : Quản lý kinh tế Lớp : Quản lý kinh tế 46A Khoá : 46 Hệ : Chính quy Giảng viên hướng dẫn : TS. Bùi Đức Thọ Hà Nội - 2008 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Quản lý là quá trình không thể thiếu được trong mọi tổ chức, hệ thống. Quá trình quản lý sẽ giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển một cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Mọi quá trình quản lý đều được tiến hành theo những chức năng cơ bản sau: Lập kế hoach Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra Mỗi chức năng này đếu có một vai trò, ý nghĩa nhất định trong quá trình quản lý tổ chức không thể nói chức năng nào quan trọng hơn chức chức năng nào. Tuy nhiên ta thấy chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý có thể nói nó là gốc rễ của một cái cây, rồi từ cái gốc này mọc ra những cành, nhánh là tố chức, lãnh đạo, kiểm tra. Có thể nói chức năng lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình quản lý. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài “Hoàn thiện và nâng cao công tác lập kế hoạch SXKD tại công ty Cổ phần Sông Đà 11” làm đề tài nghiên cứu. Đề tài được chia làm ba phần: Phần 1: Cơ sở lý luận Phần 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch tại công ty Cổ phần Sông Đà 11 Phần 3: Hoàn thiện và nâng cao công tác lập kế hoạch tại công ty Thông qua đề tài này ngoài mục đích nâng cao các lý thuyết đã học, vận dụng các nguyên lý vào trong thực tiễn để giải quyết các vướng mắc tồn tại qua đó rút ra được các kinh nghiệm trong quản lý. Thì đề tài còn có nhiệm vụ là tìm hiểu công tác lập kế hoạch tại công ty Cổ phần Sông Đà 11 từ đó phát hiện ra những vướng mắc, tồn tại cần khắc phục cần được hoàn thiện. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cuối cùng từ tình hình thực tế và từ nguyên lý của lập kế hoạch mà đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch của công ty làm sao cho nó tốt hơn hiệu quả hơn. Trong quá trình nghiên cứu thì tôi có sử dụng nhiều tài liệu khác nhau và một số phương pháp nghiên cứu do đó không tránh khỏi sai sót nhất định, rất mong được sự chỉ dẫn góp ý nhiệt tình của thầy cô và đơn vị thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Hoàng Xuân Quỳnh Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LỲ LUẬN I. Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch. 1. Khái niệm Trong tổ chức việc lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng. Có thể nói lập kế hoạch là quá trình không thể thiếu được cho mọi tổ chức. Lập kế hoạch nó quyết định sự tồn tại và phát triển của tố chức đó. Có nhiều định nghĩa khác nhau về lập kế hoạch tuỳ thuộc vào từng góc độ khác nhau mà lập kế hoạch được định nghĩa theo nhưng cách khác nhau. Từ góc độ nghiên cứu đó thì ta có những định nghĩa: Thứ nhất: kế hoạch là sự xắp đặt, hoạch định trước đối với hành động trong tương lai và để tổ chức hoạt động trong tương lai, nhà quản lý trước hết cần lựa chọn và xác định phương hướng mục tiêu và nội dung hành động. Ở đây kế hoạch được coi như là quá trình xắp đặt trước tương lai cho tổ chức. Nhà quản lý khi hoạch định chính sách thì đã phải xác định được tương lai của tổ chức sẽ như thế nào và mục tiêu của tổ chức trong tương lai cũng như nội dung hoạt động.( viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý “nguyên lý quản lý thành công lớn bắt đầu rừ đây”) Thứ hai: lập kế hoạch là xác định mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được mục tiêu đó. Theo như cách hiểu này thì lập kế hoạch nó bao gồm ba giai đoạn : Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn thiết lập các mục tiêu cho tổ chức. Giai đoạn thứ hai là xắp xếp các nguồn lực để tổ chức đạt được mục tiêu đã định dó Giai đoạn thứ ba là giai đoạn quyết định về những hành động của tổ chức Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Thứ ba: lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó( Quản trị học PGS TS nguyễn thị liên diệp) Hoặc Thứ tư: hoach định là quá trình chuẩn bị đối phó với sự thay đổi và tính không chác chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai.( Quản trị học Nguyễn Hải San) Thư năm: lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Như vậy công tác lập kế hoạch theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm); xác định con đường cần đạt đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào). Hoặc có thể hiểu lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt đến mục tiêu, triển khai hệ thống kế hoạch, thống nhất và phối hợp hành động: lập kế hoạch có thể là chính thức hoặc phi chính thức: Kế hoạch chính thức: là kế hoạch được xây dựng bằng văn bản, được công bố rõ rang và có sự chia sẻ và phân công công việc cụ thể để các thành viên trong tổ chức đều nắm được. Kế hoạch phi chính thức : là kế hoạch xây dựng theo ý tưởng của người lãnh đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính thức. Thứ sáu: hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tình huống không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai. Hai nguyên nhân chính đòi hỏi các nhà quản trị phải tiến hành công việc hoạch định xuất phát từ những nguồn tài nguyên hạn chế và sự biến động thường xuyên của môi trường bên ngoài. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Có nhiều cách định nghĩa về kế hoạch như vậy thì trên giác độ quản lý thì: lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. (khoa học quản lý tập 1) Khái niệm trên cũng là quan điểm được sư dụng để viết chuyên đề nay. Lập kế hoạch là chức năng quan trọng đầu tiên của nhà quản lý đây có thể nói là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản lý, từ chức năng này mà tổ chức mới có những chức năng tiếp theo đó là tố chức, lãnh đạo và kiểm tra. Tổ chức có thể tồn tại và phát triển được thì tổ chức đó phải có được những bản kế hoạch tốt và hiệu quả. Xét về mặt bản chất, lập kế hoạch là một hoạt động chủ quan, có ý thức có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loài vật. Do đó, kế hoạch hoá là yêu cầu của quá trình lao động của con người và gắn liền với quá trình đó. Kế hoạch hoá là quá trình lặp đi lặp lại có tính chu kỳ bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá tình hình xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch đã xây dựng. Lập kế hoạch: Trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những cơ hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch cuả mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta có thể lên những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hang loạt công việc nghiên cứu thị trường. Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì kết quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này cũng có thể được sử dụng cho nhiêu mục đích khác nhau, và như vậy hình thức trình bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó. 2. Mục đích của kế hoạch Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên quan đến hang hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch. Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách …… Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu tiến độ, và có tính khả thi. Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá trình ra quyết định và tạo thành nền tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh. Kế hoach hoá là một trong những phương tiện quản lý gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn đoán, xây dựng chiến lược, kế hoạch hoá thực sự. 3. Vai trò công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch là công cụ đắc lực trong công việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp, nó cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch, sẽ xác định được mục tiêu, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ phối hợp hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. Thiếu kế hoạch, sẽ khó khăn trong việc xác định quỹ đạo của doanh nghiệp, lập kế Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, lập kế hoạch buộc các nhà quản trị phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ và ngoài môi trường. Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, tạo mục tiêu và tiêu chí rõ ràng, không lãng phí tài nguyên khi đi lệch quã đạo. Lập kế hoạch cung cấp những tiêu chuẩn cho công tác kiểm tra, lập kế hoach và công tác kiểm tra là những công việc không thể tách biệt, không có kế hoạch cũng không có công tác kiểm tra (vì ta biết kiểm tra giữ cho hoạt động theo đúng kế hoạch bằng cách điều chỉnh các sai lệch. Như vậy kế hoạch cung cấp cho ta những tiêu chuẩn để kiểm tra) Kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp của nền kinh tế. Cùng với quá trình phát triển lực lượng sản xuất, quá trình xã hội hoá sản xuất và nở rộng phân công hiệp tác lao động, phạm vi và trình độ kế hoạch hoá ngày càng được nâng cao tương xứng. Trên phương diện đó, kế hoạch hoá là thành quả chung của mọi hình thái kinh tế xã hội. Đối với nhà quản trị, khả năng lập kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình độ năng lực, nó quyết định rằng anh ta có điều hành được hay không. Nói cách khác, khả năng và kỹ năng lập kế hoạch được coi là những tiêu chuẩn quan trọng nhất về năng lực của cán bộ quản lý. Sự thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng của kế hoạch hoạt động do anh ta chủ động soạn thảo hoặc lãnh đạo soạn thảo. Ngoài ra, việc chuẩn bị bản kế hoạch tạo cơ hội hoàn thiện những phương pháp kế hoạch hoá được sử dụng trong công việc kinh doanh, đồng thời giúp cho việc trình bày về doanh nghiệp của tổ chức trước các đối tác Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 mang tính chuyên nghiệp hơn, tổ chức có thể quyết định lập một kế hoạch nhằm đáp ứng một hay nhiều nhu cầu như: − Tìm kiếm nguồn tài trợ, một kế hoạch kinh doanh tốt là công cụ có tính thuyết phục nhất mà tổ chức có thể sử dụng, đồng thời cũng là tài liệu bắt buộc phải có đối với các tổ chức. − Đưa ra định hướng, quá trình chuẩn bị bản kế hoạch giúp tổ chức suy nghĩ một cách khách quan về doanh nghiệp của mình, về những điểm mạnh điểm yếu nội tại, những cơ hội và mối đe doạ từ bên ngoài, sự cần thiết và thời điểm ra những quyết định chiến lược. − Truyền đạt được tới đối tác tới nhà đầu tư cũng như những nhân viên chủ chốt, qua đó củng cố nềm tin vào các mối quan hệ, sự tín nhiệm cũng như khuyến khích và tập trung hơn nữa những nỗ lực của nhân viên, tóm lại là tạo ra được một tầm nhìn chung. − Tạo ra những công cụ quản lý mới, quá trình chuẩn bị một bản kế hoạch sẽ cung cấp những phương tiện quản lý có lợi về lâu dài cho tổ chức. Những phương pháp này có thể được sử dụng lại khi các bản kế hoạch được cập nhật hoặc lập cho những mục đích khác. Vd: vì sao các doanh nghiệp nhỏ ít lập kế hoạch kinh doanh: Như ta biết kế hoạch kinh doanh là một bản tổng hợp các công việc từ ý tưởng kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh, đầu tư … một kế hoạch kinh doanh tốt chỉ ra các vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước khi thực hiện dự án đầu tư và những việc cần phải làm khi thực hiện dự án đầu tư. Thực tế các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bởi vì: Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Trước hết, các doanh nghiệp nhỏ thường không có phòng kế hoạch đầu tư. Bộ phận bán hàng và kinh doanh thường chỉ chú trọng vào công việc của mình mà không quan tâm tới công tác lập kế hoạch cho cả doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp lại quá bận rộn với công tác quản lý không có thời gian để tập trung vao công tác lập kế hoạch vạch ra chiến lược và mục tiêu do dó công tác lập kế hoạch thường ngắt quãng hoặc năm có năm không. Các chủ doanh nghiệp nhỏ trực tiếp tham gia quản lý điều hành doanh nghiệp, họ thường nghĩ rằng mình có chiến lược trong đầu cộng với một đội ngũ nhân viên kinh doanh và sản xuất giỏi là đủ, họ thường chỉ nghĩ kế hoạch chỉ là một xấp giấy chứ không mang lại lợi ích nào cho doanh nghiêp. Thực ra để có được một bản kế hoạch kinh doanh, phải giành một thời gian nhất định để phân tích tình hình thị trường, vạch ra mục tiêu định hướng một cách đầy đủ hơn là chỉ suy nghĩ trong đầu. Một lý do quan trọng nữa là các doanh nghiệp nhỏ thường thiếu thông tin, không có đầy đủ nhân viên để theo dõi biến động trên thị trường và tình hình cạnh tranh, chưa áp dụng công nghệ thông tin đặc biệt là internet, để tổng hợp phân tích thông tin trên thị trường trong nước và thế giới, các doanh nghiệp này cũng chưa quan tâm tới các tổ chức hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ và những thông tin mà tổ chức này cung cấp. Doanh nghiệp nhỏ còn có nguồn tài chính nhỏ không có điều kiện để mua thông tin thị trường từ các công ty nghiên cứu thị trường nên các doanh nghiệp nhỏ thường đi sau các tập đoàn lớn trong việc phát triển ý tưởng kinh doanh và sản phẩm. Lý do cơ bản vẫn là do nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có khả năng lập kế hoạch kinh doanh, điều này không có nghĩa là các doanh nghiệp này làm ăn dở, mà nhiều khi ngược lại. Nhưng nếu không có chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh cụ thể thì dù các doanh nghiệp có làm ăn khấm khá nhưng vẫn gặp phải nhiều khó khăn, nhất là khi gặp phải Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368