... -Thông tin khứ thông tin liên quan đến việc đợc giải trình hoạt động qua quan quản lý -Thông tin hành thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan thuộc hệ thống máy quản lý Nhà nớc -Thông... thông tin: +Thông tin thức +Thông tin không thức -Theo quản lý hệ quản lý: +Thông tin từ xuống dới +Thông tin từ dới lên +Thông tin ngang +Thông tin liên lạc đan chéo -Theo hớng quan hệ hệ thống... thông tin: +Thông tin qua văn bản, tài liệu +Thông tin biểu qua lời nói +Thông tin biểu sơ đồ, đồ thị +Thông tin biểu qua ký hiệu, đồ thị -Theo yêu cầu: +Thông tin đạo +Thông tin báo cáo +Thông
hµnh chÝnh v¨n phßng trong c¬ quan NHA NƯƠC C©u 1: Tr×nh bµy c¸ch hiÓu kh¸c nhau vÒ V¨n phßng. V¨n phßng cã chøc n¨ng vµ nhiÖm lµ g×? Liªn hÖ thùc tÕ c¬ quan anh (chÞ) c«ng t¸c hoÆc nhËn xÐt chung vÒ viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô ®· nªu? V¨n phßng lµ mét thuËt ng÷ ®· xuÊt hiÖn tõ l©u trong lÞch sö, Ngay tõ thêi La M· cæ ®¹i ngêi ta ®· lËp nªn nh÷ng V¨n phßng cña nh÷ng "ngêi biÖn hé" víi nh÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô cã nh÷ng ®iÓm t¬ng ®ång víi V¨n phßng hiÖn ®¹i.Theo tiÕn tr×nh lÞch sö ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi V¨n phßng ngµy cµng ®îc nhËn diÖn ®Çy ®ñ Trong mét sè tµi liÖu nghiªn cøu tríc ®©y ngêi ta cho r»ng V¨n phßng cã ba chøc n¨ng: tham mu hËu cÇn vµ qu¶n trÞ. Cho ®Õn nay chøc n¨ng cña V¨n phßng ®îc quan niÖm bao gåm hai néi dung c¬ b¶n: tham mu tæng hîp vµ hËu cÇn. Chøc n¨ng tham mu tæng hîp nh×n nhËn trªn gi¸c ®é quan hÖ V¨n phßng vµ Thñ trëng c¬ quan. Trong ho¹t ®éng cña m×nh V¨n phßng ph¶i ®ãng vai trß tham vÊn cho l·nh ®¹o vÒ tæ chøc ®iÒu hµnh c¬ quan. §Ó cã thÓ tham vÊn cho Thñ trëng c¬ quan cã hiÖu qu¶ tÊt yÕu ph¶i ®Æt ra vÊn ®Ò thu thËp ph©n tÝch vµ tæng hîp th«ng tin vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. Tõ ®ã cã thÓ thÊy ®îc mèi quan hÖ gi÷a tæng hîp vµ tham vÊn vµ trªn thùc tÕ sù t¸ch b¹ch hai n«Þ dung nµy lµ ®iÒu kh«ng cÇn thiÕt. Chøc n¨ng hËu cÇn lµ h×nh thøc biÓu hiÖn cña mèi quan hÖ V¨n phßng víi toµn bé c¬ quan ®¬n vÞ. Víi chøc n¨ng nµy V¨n phßng cã mét vÞ trÝ quan träng trong b¶o ®¶m sù vËn hµnh b×nh thêng cña mäi c¬ quan tæ chøc. Muèn vËn hµnh ®îc c¸c c¬ quan tæ chøc ph¶i cã c¸c ph¬ng tiÖn, ®iÒu kiÖn vËt chÊt tèi thiÓu cÇn thiÕt. C¸c yÕu tè ®ã cÇn cã bµn tay can thiÖp cña V¨n phßng ®Ó ®¶m b¶o ®¸p øng ®Çy ®ñ kÞp thêi mäi nhu cÇu cña c¬ quan ®¬n vÞ. Ngµy nay, ngêi ta cµng kh¼ng ®Þnh vai trß cña V¨n phßng ®èi víi ho¹t ®éng cña c¬ quan tæ chøc. Vai trß cµng ®îc kh¼ng ®Þnh th× nhiÖm vô ®Æt ra cho c¸c V¨n phßng cµng phøc t¹p h¬n, ®a d¹ng h¬n. VÒ c¬ b¶n chóng ta cã thÓ thÊy V¨n phßng cã c¸c nhiÖm vô chñ yÕu. -X©y dùng ch¬ng tr×nh c«ng t¸c cña c¬ quan vµ ®«n ®èc thùc hiÖn ch¬ng tr×nh ®ã, bè trÝ s¾p xÕp ch¬ng tr×nh lµm viÖc hµng tuÇn, th¸ng, quý, 6 th¸ng, n¨m cña c¬ quan. -Thu thËp, xö lÝ, qu¶n lý vµ tæ chøc sö dông th«ng tin ®Ó tõ ®ã tæng hîp, b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ trong c¬ quan; ®Ò xuÊt h¬n toµn diÖn h¬n. Mối cách hiÓu vÒ V¨n phßng ë mçi thêi ®¹i mang ®Ëm nh÷ng dấu Ên vÒ lÞch sö vÒ hoµn c¶nh giao tiÕp ng«n ng÷. Kh¸i niÖm V¨n phßng cã thÓ hiÓu theo c¸c c¸ch kh¸c nhau: V¨n phßng là bé m¸y lµm viÖc tæng hîp vµ trùc tiÕp cña mét c¬ quan chøc n¨ng phôc vô cho viÖc ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o. các C¬ quan thÈm quyÒn chung hoÆc quy mô lớn th× thµnh lËp V¨n phßng, nh÷ng c¬ quan nhá th× có văn phßng hµnh chÝnh. V¨n phßng ®îc hiÓu lµ trô së lµm viÖc cña c¬ quan, ®¬n vÞ, là ®Þa ®iÓm giao tiÕp ®èi néi, ®èi ngo¹i cña c¬ quan ®¬n vÞ đó. V¨n phßng cßn ®îc hiÓu lµ n¬i lµm viÖc cô thÓ cña nh÷ng ngêi cã choc vụ, cã tÇm cì nh: NghÞ sü, Tæng Gi¸m ®èc, Gi¸m ®èc … V¨n phßng là một dạng ho¹t ®éng trong c¬ quan, tæ chøc trong ®ã diễn ra viÖc thu nhËn, b¶o qu¶n lu tr÷ c¸c lo¹i v¨n b¶n giÊy tê, tøc lµ nh÷ng c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th. Nghiªn cøu về V¨n phßng chóng ta cÇn ®Ò cËp ®Õn c¸c chøc n¨ng nhiệm vụ cña nã ®èi víi c¬ quan tæ chøc. 1 kiÕn nghÞ c¸c biÖn ph¸p thùc hiÖn phôc vô sù chØ ®¹o vµ ®iÒu hµnh cña Thñ trëng. Thùc hiÖn nhiÖm vô t vÊn v¨n b¶n cho Thñ trëng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh ph¸p lý, kü thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n cña c¬ quan ban hµnh. -Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th, lu tr÷, gi¶i quyÕt c¸c v¨n th, tê tr×nh cña c¸c ®¬n vÞ vµ c¸c c¸ nh©n theo quy chÕ cña c¬ quan, tæ chøc theo dâi viÖc gi¶i quyÕt c¸c v¨n th tê tr×nh ®ã. -Tæ chøc giao tiÕp ®èi néi ®èi ngo¹i gióp c¬ quan tæ chøc trong c«ng t¸c th tõ tiÕp d©n, gi÷ vai trß lµ chiÕc cÇu nèi c¬ quan tæ chøc m×nh víi c¸c c¬ quan tæ chøc kh¸c còng nh víi nh©n d©n nãi chung. -LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, dù to¸n kinh phÝ hµng n¨m, hµng quý, sù kiÕn ph©n phèi h¹n møc kinh phÝ, b¸o c¸o kÕ to¸n, c©n ®èi hµng quý, hµng n¨m, chi tr¶ tiÒn l¬ng, tiÒn thëng, chi tiªu nghiÖp vô theo chÕ ®é cña Nhµ níc vµ quyÕt ®Þnh cña Thñ trëng. -Mua s¾m trang thiÕt bÞ, x©y dùng c¬ b¶n, söa ch÷a qu¶n lý c¬ së vËt chÊt kü thuËt, ph¬ng tiÖn lµm viÖc cña c¬ quan, b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu hËu cÇn cho ho¹t ®éng vµ c«ng t¸c cña c¬ quan. -Tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc khoÎ, b¶o vÖ an toµn c¬ quan; tæ chøc phôc vô c¸c cuéc häp lÔ nghi kh¸nh tiÕt, thùc hiÖn c«ng t¸c lÔ t©n, tiÕp kh¸ch mét c¸ch khoa häc vµ v¨n minh. -Thêng xuyªn kiÖn toµn bé m¸y x©y dùng ®éi ngò c«ng chøc trong V¨n phßng, tõng bíc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c hµnh chÝnh - V¨n phßng, chØ ®¹o vµ híng dÉn nghiÖp vô V¨n phßng cho c¸c V¨n phßng cÊp díi hay ®¬n vÞ chuyªn m«n khi cÇn thiÕt. Cho ®Õn nay, V¨n phßng lµ bé phËn bÞ "Phµn nµn" vÒ nhiÒu vÊn ®Ò. T×nh tr¹ng nh©n viªn V¨n phßng kiªm nhiÖm tr×nh ®é, n¨ng lùc cha t¬ng xøng víi yªu cÇu ngµy cµng cao ®èi víi c«ng t¸c V¨n phßng cßn phæ biÕn. Tõ ®ã V¨n phßng cha ph¸t huy tèt vai trß tham mu gióp l·nh ®¹o c¬ quan tæ chøc ®iÒu hµnh c«ng viÖc. Chøc n¨ng hËu cÇn ®îc thùc hiÖn cha cã hiÖu qu¶ cßn l·ng phÝ, thiÕu khoa häc, lóng tóng trong bè trÝ sö dông qu¶n lý c¸c ph¬ng tiÖn, ®iÒu kiÖn vËt chÊt cña c¬ quan, tæ chøc. C©u 2: T¹i sao ph¶i tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng. Néi dung tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng lµ g×? Tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng cã thÓ ®îc hiÓu lµ viÖc nghiªn cøu vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p tæng hîp, c¸c ph¬ng tiÖn hîp lý nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé ®¬n vÞ hoµn thµnh tèt nhÊt nhiÖm vô cña m×nh víi thêi gian ng¾n nhÊt, chi phÝ Ýt nhÊt nhng hiÖu qu¶ qu¶n lý Nhµ níc ®îc ®¶m b¶o vµ kh«ng ngõng n©ng cao. Mét c©u hái ®îc ®Æt ra lµ t¹i sao ph¶i tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng? §Ó tr¶ lêi cho c©u hái nµy chóng ta cã thÓ b¾t ®Çu tõ c©u nãi cña Emercan ®îc coi lµ tr¶ lêi chØ dÉn x¸c ®¸ng nhÊt cho mét tæ chøc nãi chung "§èi víi mét tæ chøc nÕu lao ®éng ®îc tæ chøc khoa häc th× sù l·nh ®¹o cã tåi nhÊt th× thiÖt h¹i vÉn lµ nhá nhÊt". Víi ý nghÜa chung ®ã viÖc tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng lµ cÇn thiÕt vµ tÊt yÕu. ë mét gãc ®é cô thÓ h¬n, th©n thiÕt h¬n tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng sÏ ph¸t huy ®îc tr×nh ®é n¨ng lùc cña c¸c c¬ quan, tæ chøc vµ gióp gi¶i quyÕt ®îc mèi quan hÖ gi÷a c¬ quan tæ chøc vµ c«ng chøc viªn chøc tèt nÒ nÕp, kû c¬ng khoa häc cña V¨n phßng sÏ lµ nh÷ng tiÒn ®Ò quan träng, cÇn thiÕt ®Ó ho¹t ®éng ®iÒu hµnh qu¶n lý chung diÔn ra th«ng suèt vµ ®¹t ®îc hiÖu qu¶ cao. Trªn thùc tÕ viÖc tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng ®em l¹i nhiÒu ý nghÜa hÕt søc thiÕt thùc, t¹o tiÒn ®Ò ph¸t triÓn cho mçi c¬ quan tæ chøc, gi¶m thêi gian l·ng phÝ vµ nh÷ng ¸ch t¾c trong giao tiÕp nhËn xö lý chuyÓn t¶i th«ng tin phôc vô cho sù ph¸t triÓn 2 cña c¬ quan tæ chøc, t¨ng cêng kh¶ n¨ng sö dông c¸c nguån lùc, thùc hiÖn tiÕt kiÖm chi phÝ cho c«ng t¸c V¨n phßng, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cho c¬ quan tæ chøc. Trong ®iÒu kiÖn cña c«ng cuéc ®æi míi hiÖn nay vÒ c«ng t¸c V¨n phßng vÊn ®Ò hiÖu qu¶ ®îc ®a lªn hµng ®Çu th× tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng ®îc coi lµ hiÕn ph¸p thÝch hîp nhÊt. Ngêi ta ®· nãi ®Õn vÊn ®Ò ph¸t triÓn bÒn v÷ng ®èi víi c¸c tæ chøc trong thêi ®¹i ngay nay. ChÝnh v× lÏ ®ã ®Ó c¬ quan hµnh chÝnh ph¸t huy ®îc vai trß chøc n¨ng cã ®îc vÞ trÝ xøng ®¸ng trong hÖ thèng chñ thÓ qu¶n lý ngêi ta cho r»ng tæ chøc lao ®éng V¨n phßng lµ vÊn ®Ò kh«ng thÓ kh«ng quan t©m cÇn ph¶i ®îc tiÕn hµnh thêng xuyªn, n¨ng ®éng vµ s¸ng t¹o. C«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng còng kh«ng n»m ngoµi nh÷ng yªu cÇu vÒ tæ chøc lao ®éng khoa häc trong c¬ quan hµnh chÝnh nãi chung, theo ®ã tæ chøc lao ®éng V¨n phßng. -Thêng xuyªn trang bÞ, hoµn thiÖn vµ n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n hµnh chÝnh cho c¸n bé, c«ng chøc. -Nghiªn cøu, ®¸nh gÝa c¸c ¶nh hëng cña m«i trêng x· héi ®èi víi ho¹t ®éng cña c¬ quan, ®êi sèng, t©m t vµ nguyÖn väng cña c¸n bé, c«ng chøc. -Thêng xuyªn hoµn thiÖn phong c¸ch ngêi l·nh ®¹o n©ng cao tinh thÇn, th¸i ®é lµm viÖc cña c¸n bé, c«ng chøc, ®iÒu hoµ quan hÖ gi÷a l·nh ®¹o vµ nh©n viªn nh»m ®¶m b¶o tæ chøc cã hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña ®¬n vÞ nãi riªng vµ cña toµn c¬ quan nãi chung. -X©y dùng vµ triÓn khai thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¸c kÕ ho¹ch trªn c¬ së phèi hîp, ph¸t huy vai trß chøc n¨ng cña c¸c bé phËn trong ®¬n vÞ, tËn dông hÕt nh÷ng kh¶ n¨ng s¸ng t¹o trong ®iÒu hµnh vµ thùc thi c«ng vô. -§¶m b¶o ®Çy ®ñ vµ sö dông triÖt ®Ó cã hiÖu qu¶ c¸c c«ng cô vµ ph¬ng tiÖn lµm viÖc. -Lµm tèt vµ lu«n lu«n hoµn thiÖn ®æi míi c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷. C¬ së ®Ó tæ chøc lao ®éng khoa häc trong V¨n phßng lµ quy chÕ ho¹t ®éng. Thùc tÕ cho thÊy ë nh÷ng n¬i quy chÕ ®îc x©y dùng tèt nghÜa lµ c¸c quy ®Þnh phï hîp víi thùc tÕ, víi thÈm quyÒn ®îc giao th× ë ®ã viÖc ®iÒu hµnh cã nhiÒu thuËn lîi. Tr¸i l¹i ë c¸c ®¬n vÞ kh«ng cã quy chÕ hoÆc quy chÕ ®îc x©y dùng qua loa th× ë ®ã viÖc tæ chøc ®iÒu hµnh c«ng viÖc lu«n gÆp khã kh¨n. Khi ®· cã quy chÕ tèt,… mçi c¸n bé nh©n viªn trang c¬ quan sÏ x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm, c«ng viÖc trong c¬ quan sÏ x¸c ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm, c«ng viÖc m×nh ph¶i lµm vµ yªu cÇu ®èi víi c«ng viÖc còng nh ®èi víi b¶n th©n ®Ó phÊn ®Êu thùc hiÖn tèt. Tõ ®ã, n¨ng suÊt lao ®éng, qu¶n lý sÏ ®îc n©ng cao h¬n. C©u 3: ThÕ nµo lµ v¨n phßng hiÖn ®¹i? ý nghÜa cña V¨n phßng hiÖn ®¹i ®èi víi c¶i c¸ch hµnh chÝnh. V¨n phßng cã chøc n¨ng tham mu, tæng hîp, gióp viÖc qu¶n trÞ hËu cÇn cña mçi c¬ quan tæ chøc.X©y dùng V¨n phßng m¹nh lµ yÕu tè rÊt quan träng ®Ó gióp c¬ quan tæ chøc ®æi míi ph¬ng thøc lµm viÖc l·nh ®¹o vµ nÒ lèi lµm viÖc, n©ng cao chÊt lîng hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c l·nh ®¹o. ChÝnh v× vËy, viÖc t¨ng cêng x©y dùng tæ chøc vµ c¶i c¸ch ho¹t ®éng V¨n phßng cña c¬ quan tæ chøc ®îc ®Æc biÖt quan t©m. Tõ ®ã ®Æt ra vÊn ®Ò c«ng t¸c V¨n phßng vµ xuÊt hiÖn thuËt ngc V¨n phßng hiÖn ®¹i. V¨n phßng hiÖn ®¹i lµ V¨n phßng, bé m¸y cña c¬ quan tæ chøc thùc hiÖn chøc n¨ng thu thËp xö lÝ vµ tæng hîp th«ng tin phôc vô cho sù ®iÒu hµnh cña c¬ quan tæ chøc b»ng c¸c ph¬ng tiÔn kü thuËt nghiÖp vô hµnh chÝnh hiÖn ®¹i, mÆt kh¸c ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt, kü thuËt 3 cho ho¹t ®éng chung cña c¬ quan Nhµ níc mét c¸ch tiÕt kiÖm, kÞp thêi, hîp lý vµ hiÖu qu¶. V¨n phßng hiÖn ®¹i cã c¸c ®Æc trng c¬ b¶n: -Tæ chøc bé m¸y V¨n phßng khoa häc, gän nhÑ. -Lao ®éng trong V¨n phßng ®îc tæ chøc khoa häc. -T¨ng cêng ¸p dông c¸c ph¬ng tiÖn kü thuËt míi, c¸c ph¬ng ph¸p ®iÒu hµnh míi. -X©y dùng ®Þnh møc cô thÓ vµ hîp lý. -Linh ho¹t vµ hiÖu qu¶. HiÖn nay c¶i c¸ch hµnh chÝnh lµ mét vÊn ®Ò lín ®ang ®îc nhiÒu níc trªn thÕ giíi trong thêi ®¹i ngµy nay kh«ng phô thuéc vµo bÊt kú mét chÕ ®é chÝnh trÞ nµo, t b¶n chñ nghÜa hay x· héi chñ nghÜa. ViÖc c¶i c¸ch trong lÜnh vùc qu¶n lý hµnh chÝnh ®Ó cñng cè bé m¸y cña chÕ ®é x· héi hiÖn hµnh, gi÷ v÷ng æn ®Þnh chÝnh trÞ - x· héi thóc ®Èy sù ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu chÝnh trÞ ®· trë thµnh mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh trÞ chñ yÕu cña mét quèc gia hiÖn ®¹i. Môc tiªu c¬ b¶n cña c«ng cuéc c¶i c¸ch hµnh chÝnh lµ n©ng cao hiÖu lùc, n¨ng lùc vµ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña nÒn hµnh chÝnh c«ng phôc vô d©n. Víi môc tiªu ®ã V¨n phßng hiÖn ®¹i cã ý nghÜa tÝch cùc ®èi víi c«ng cuéc c¶i c¸ch hµnh chÝnh. §iÒu ®ã ®îc thÓ hiÖn qua c¸c khÝa c¹nh c¬ b¶n. -Mét V¨n phßng hiÖn ®¹i sÏ h¹n chÕ tèi ®a viÖc l·nh phÝ thêi gian, c«ng søc, gi¶m chi phÝ vÒ qu¶n lý ®iÒu hµnh mµ vÉn ®¶m b¶o tèt chÊt lîng c«ng viÖc hµng ngµy. §ång thêi nã còng sÏ gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý tho¸t khái nh÷ng c«ng viÖc hµnh chÝnh mang tÝnh sù vô, t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy tÝnh s¸ng t¹o cña mçi c¸n bé c«ng chøc V¨n phßng, gióp hä cã thêi gian tËp trung vµo hoµn thµnh tèt nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña m×nh t×m kiÕm c¸c gi¶i ph¸p tèi u ®Ó ®iÒu hµnh c«ng viÖc ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. -ChuyÓn dÇn chÕ ®é lµm viÖc cò sµng chÕ ®é lµm viÖc chuyªn gia trùc tiÕp tr¸nh nhiÒu cÊp trung gian. -Khoa häc ho¸ vµ tiªu chuÈn ho¸ c¸c mÉu giÊy tê hµnh chÝnh vµ c¸c thñ tôc hµnh chÝnh nh»m võa b¶o ®¶m tÝnh ph¸p chÕ v¨n b¶n, võa dÔ dµng thuËn tiÖn cho viÖc thi hµnh cña c¬ quan vµ c«ng d©n, c¶i tiÕn thñ tôc hµnh chÝnh. -Gióp cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc cña c¬ quan ®îc nhanh chãng vµ chÝnh x¸c cã n¨ng suÊt vµ chÊt lîng ®óng ®êng lèi chÝnh s¸ch nguyªn t¾c vµ chÕ ®é. -§¶m b¶o cung cÊp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan mét c¸ch ®Çy ®ñ kÞp thêi chÝnh x¸c h¹n chÕ bÖnh quan liªu giÊy tê gãp phÇn c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh phôc vô cho c«ng cuéc ®æi míi hiÖn nay. C©u 4: §æi míi nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng cã quan hÖ nh thÕ nµo víi c¶i c¸ch hµnh chÝnh? Kh¸i niÖm nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng rÊt phong phó bao gåm c¸c t¸c nghiÖp vµ thñ tôc hµnh chÝnh liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng qu¶n trÞ c«ng së; c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷. Sù am hiÓu têng tËn vµ thùc hiÖn thuÇn thôc c¸c kü thuËt, nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng lµ c¬ së quan träng ®Ó tiÕn hµnh cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng cô. Khi nãi vÒ nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng ®iÒu cÇn nhÊn m¹nh lµ kh¸i niÖm nghiÖp vô thêng ®îc dïng ®Ó chØ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®µo t¹o mét lo¹i c«ng viÖc nhÊt ®Þnh cho c¸n bé trong lÜnh vùc hµnh chÝnh (còng nh trong mét sè lÜnh vùc kh¸c). §©y lµ kü n¨ng thùc hµnh lµ sù tiÕn hµnh cã tÝnh thùc tiÔn mét lo¹i c«ng viÖc nµo ®ã trong ®êi sèng qu¶n lý hµng ngµy. Do vËy cã thÓ nãi khÝa c¹nh nghiÖp vô hµnh chÝnh v¨n phßng ph¶n ¸nh khÝa c¹nh kü thuËt nghÒ nghiÖp cña lÜnh vùc nµy. 4 ViÖc ®æi míi nghiÖp vô hµnh chÝnh lµ mét gi¶i ph¸p ®Ó n©ng cao vai trß cña V¨n phßng, hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña V¨n phßng lµ mét viÖc lµm cÇn thiÕt phï hîp víi xu híng cña thêi ®¹i, ®¸p øng ®îc nh÷ng ®ßi hái cña c«ng cuéc ®æi míi ®èi víi c«ng t¸c V¨n phßng. Néi dung ®æi míi nghiÖp vô hµnh chÝnh V¨n phßng. -§æi míi nghiÖp vô v¨n th -§æi míi nghiÖp vô lu tr÷ -X©y dùng c¸c m« h×nh mÉu vµ c¸c quy tr×nh chuÈn do c«ng t¸c V¨n phßng. -X©y dùng c¸c ®Þnh møc cÇn thiÕt vµ thùc hiÖn viÖc tiªu chuÈn ho¸ trong c«ng viÖc. -§æi míi quy tr×nh kiÓm tra ho¹t ®éng cña V¨n phßng, c¬ quan. ViÖc ®æi míi nghiÖp vô hµnh chÝnh V¨n phßng cã ý nghÜa thiÕt thùc ®èi víi c«ng cuéc c¶i c¸ch hµnh chinhs. -B¶o ®¶m tÝnh khoa häc cña qu¸ tr×nh c¶i c¸ch hµnh chÝnh, ho¹t ®éng hµnh chÝnh. C¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh ®îc ®æi míi kh¾c phôc ®îc t×nh tr¹ng lµm viÖc tuú tiÖn, thiÕu c¨n cø khoa häc cßn t¬ng ®èi phæ biÕn hiÖn nay trong c«ng t¸c V¨n phßng. C¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh V¨n phßng hiÖn ®¹i gãp phÇn hîp lý ho¸ biªn chÕ chèng l¹i bÖnh ®¾t ra qu¸ nhiÒu ®¬n vÞ chøc n¨ng vôn vÆt, bè trÝ c¸n bé kh«ng hîp lý. -Tiªu chuÈn ho¸ ®èi víi c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh V¨n phßng lµ c¬ së ®Ó ®æi míi qu¶n lý nh©n sù, tuyÓn dông bæ nhiÖm n©ng cao chÊt lîng cña c¸n bé c«ng chøc. -Gãp phÇn gi¶m bít phiÒn hµ trong thñ tôc hµnh chÝnh. NghiÖp vô hµnh chÝnh V¨n phßng ®îc ®æi míi sÏ lµm cho qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c¸c c«ng t¸c hµnh chÝnh nhanh chãng h¬n, hiÖu qu¶ h¬n, tèi thiÓu ho¸ c¸c lo¹i giÊy tê kh«ng cÇn thiÕt. -KiÖn toµn bé m¸y x©y dùng ®éi ngò c«ng chøc trong V¨n phßng, tõng bíc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c hµnh chÝnh V¨n phßng gãp phÇn hoµn thiÖn chÕ ®é c«ng vô cña c¬ quan, tæ chøc. -§æi míi nghiÖp vô hµnh chÝnh V¨n phßng t¹o tiÒn ®Ò quan träng cÇn thiÕt ®Ó ho¹t ®éng ®iÒu hµnh qu¶n lý chung diÔn ra th«ng suèt, khoa häc; b¶o ®¶m sù ho¹t ®éng ®ång bé thèng nhÊt, liªn tôc sù phèi hîp nhÞp nhµnh trong c¬ quan, tæ chøc; ®¶m b¶o ho¹t ®éng cña toµn c¬ quan, tæ chøc tu©n thñ ph¸p luËt, gi÷ v÷ng kû luËt, kû c¬ng. §ã lµ c¬ së ®Ó b¶o ®¶m tÝnh hiÖu lùc hiÖu qu¶ cña c¸c c¬ quan trong hÖ thèng hµnh chÝnh Nhµ níc … C©u 5: Th«ng tin cã vai trß nh thÕ nµo trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc? Tr×nh bµy c¸ch ph©n lo¹i th«ng tin? Th«ng tin trong thêi ®¹i ngµy nay ®îc coi lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh mäi sù th¾ng lîi trong ho¹t ®éng cña mçi c¬ quan tæ chøc.Kh¸i niÖm "Th«ng tin" lµ mét kh¸i niÖm ®îc hiÓu tõ nhiÒu gãc ®é kh¸c nhau. ë mçi gãc ®é Th«ng tin cã mét néi hµm riªng, ®Æc trng riªng. Díi gãc ®é qu¶n lý Nhµ níc Th«ng tin ®îc quan niÖm lµ mét tËp hîp nhÊt ®Þnh c¸c th«ng tin ®îc quan niÖm lµ mét tËp hîp nhÊt ®Þnh c¸c th«ng b¸o kh¸c nhau vÒ c¸c sù kiÖn x¶y ra trong ho¹t ®éng qu¶n lý vµ trong m«i trêng bªn ngoµi cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng qu¶n lý ®ã, vÒ nh÷ng thay ®æi thuéc tÝnh cña hÖ thèng qu¶n lý vµ m«i trêng xung quanh nh»m kiÕn t¹o c¸c biÖn ph¸p tæ chøc c¸c yÕu tè vËt chÊt, nguån lùc, kh«ng gian vµ thêi gian ®èi víi c¸c kh¸ch thÓ qu¶n lý. Th«ng tin trong qu¶n lý cã vai trß ®Æc biÖt quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc: -B¶o ®¶m cho c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc cã ®Çy ®ñ c¨n cø khoa hä c¸ tÝnh kh¶ thi, lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi vÊn ®Ò chÊt lîng quyÕt ®Þnh Nhµ níc. -Th«ng tin qu¶n lý rÊt ®a d¹ng trong ®ã th«ng tin ph¸p lý chiÕm mét vÞ trÝ ®Æc biÖt-hµnh lang ph¸p lý cho qu¶n lý Nhµ níc. Nã lµ nh÷ng 5 th«ng tin bæ sung vµ n©ng cao chÊt lîng cña kiÓm tra trong qu¶n lý Nhµ níc. -XÐt vÒ hiÖu qu¶, sö dông th«ng tin trong qu¶n lý Nhµ níc g¾n liÒn víi hiÖu qu¶ cña qu¶n lý. Nã cho thÊy n¨ng lùc, tÝnh khoa häc cña qu¶n lý trong thùc tiÔn. Th«ng tin cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc. §Ó xö lý tèt c¸c th«ng tin, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông th«ng tin, cÇn ph¶i n¾m v÷ng kü thuËt ph©n lo¹i th«ng tin mét c¸ch khoa häc. ViÖc ph©n lo¹i th«ng tin cã thÓ dùa trªn c¸c tiªu chÝ. 1. Ph©n lo¹i theo kªnh tiÕp nhËn. -Th«ng tin cã hÖ thèng, th«ng tin cã hÖ thèng lµ nh÷ng th«ng tin ®îc cËp nhËt theo nh÷ng chu kú, hÖ thèng ®Þnh s½n. Lo¹i quy ®Þnh th«ng tin nµy cã ®Æc ®iÓm lµ thêng ®îc quy ®Þnh tríc vÒ yªu cÇu, néi dung, tr×nh tù hoÆc biÓu mÉu thèng nhÊt lµ tuyÖt ®¹i ®a sè lµ cÊp díi göi lªn cÊp trªn. -Th«ng tin kh«ng hÖ thèng lµ nh÷ng thèng tin kh«ng ®Þnh kú, ®îc cËp nhËt ngÉu nhiªn kh«ng cã dù kiÕn tríc vÒ thêi gian còng nh vÒ néi dung diÔn biÕn cña sù kiÖn thêng liªn quan ®Õn nh÷ng viÖc bÊt ngêi x¶y ra kh«ng thÓ lêng tríc ®îc trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng song ®ßi hái ph¶i cã sù can thiÖp gi¶i quyÕt cña ngêi nhËn tin. 2.Ph©n lo¹i theo tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm sö dông th«ng tin. -Th«ng tin tra cøu lµ nh÷ng th«ng tin ®Õn cho ngêi qu¶n lý nh÷ng néi dung tµi liÖu cã tÝnh quy ø¬c, nh÷ng c¨n cø, nh÷ng kinh nghiÖm cho sù ho¹t ®éng qu¶n lý cña hä. -Th«ng tin b¸o c¸o lµ nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh c¸c sù kiÖn, c¸c ho¹t ®éng ®· vµ ®ang x¶y ra liªn quan ®Õn ®èi tîng bÞ qu¶n lý nh»m ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn cho hä chñ ®«ng xö lý ®óng ®¾n vµ kÞp thêi t×nh h×nh thùc tiÔn n¶y sinh. 3.Ph©n lo¹i theo ph¹m vi cña lÜnh vùc ho¹t ®éng. -Th«ng tin kinh tÕ lµ nh÷ng th«ng tin ph¶n ¸nh c¸c qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña mäi mÆt cña lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh tÕ. -Th«ng tin chÝnh trÞ-x· héi lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn t×nh h×nh v¨n hãa, y tÕ, gi¸o dôc.. 4.Theo tÝnh chÊt thêi ®iÓm néi dung: -Th«ng tin qu¸ khø lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn nh÷ng sù viÖc ®· ®îc gi¶i quyÕt trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng ®· qua cña c¸c c¬ quan qu¶n lý. -Th«ng tin hiÖn hµnh lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn nh÷ng sù viÖc ®ang x¶y ra hµng ngµy trong c¸c c¬ quan thuéc hÖ thèng bé m¸y qu¶n lý Nhµ níc. -Th«ng tin dù b¸o lµ nh÷ng th«ng tin mang tÝnh kÕ ho¹ch t¬ng lai, c¸c dù b¸o chiÕn lîc ho¹t ®éng mµ bé m¸y qu¶n lý cÇn dùa vµo ®ã ®Ó ho¹ch ®Þnh ph¬ng híng ho¹t ®éng cña m×nh. 5.Ph©n lo¹i th«ng tin theo c¸c tiªu chÝ kh¸c. -Theo nguån th«ng tin: +Th«ng tin chÝnh thøc +Th«ng tin kh«ng chÝnh thøc. -Theo qu¶n lý hÖ qu¶n lý: +Th«ng tin tõ trªn xuèng díi +Th«ng tin tõ díi lªn trªn +Th«ng tin ngang +Th«ng tin liªn l¹c ®an chÐo… -Theo híng quan hÖ gi÷a hÖ thèng qu¶n lý vµ ®èi tîng qu¶n lý. +Th«ng tin trùc tiÕp. +Th«ng tin ph¶n håi. -Theo néi dung logic cña th«ng tin: +Th«ng tin vÒ c¸c chñ thÓ qu¶n lý +Th«ng tin vÒ ®èi tîng qu¶n lý +Th«ng tin vÒ nh÷ng thuéc tÝnh vµ c¸c quan hÖ gi÷a chñ thÓ vµ ®èi tîng. -Theo h×nh thøc thÓ hiÖn th«ng tin: +Th«ng tin qua v¨n b¶n, tµi liÖu +Th«ng tin biÓu hiÖn qua lêi nãi +Th«ng tin biÓu hiÖn b»ng s¬ ®å, ®å thÞ. +Th«ng tin biÓu hiÖn qua ký hiÖu, ®å thÞ. 6 -Theo yªu cÇu: +Th«ng tin chØ ®¹o +Th«ng tin b¸o c¸o +Th«ng tin lu tr÷ -Theo chøc n¨ng +Th«ng tin ph¸p lý +Th«ng tin thùc hiÖn +Th«ng tin dù b¸o -Theo vÞ trÝ: +Th«ng tin gèc +Th«ng tin ph¸t sinh +Th«ng tin kÕt qu¶ +Th«ng tin tra cøu CÇu 6: Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch ho¹t ®éng c«ng t¸c cã ý nghÜa nh thÕ nµo trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc? Khi lËp trêng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c ph¶i b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu g×? Cã nhiÒu ngêi kh«ng ®¸nh gi¸ hÕt tÇm quan träng cña viÖc lËp ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ thùc hiÖn qu¶n lý c¬ quan, c«ng së theo ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch. Kh«ng thÓ tæ chøc c«ng viÖc cña c¬ quan c«ng së mét c¸ch nÌ nÕp nÕu kh«ng cã kÕ ho¹ch khoa häc. Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ sù x¸c ®Þnh c¸c môc tiªu cô thÓ cÇn ®¹t ®îc vµ nh÷ng bíc ®i cô thÓ ®Ó ®¹t ®Õn c¸c môc tiªu ®ã. Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ ph¬ng ¸n tæ chøc c¸c c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch lµ sù ®Þnh h×nh, dù b¸o môc tiªu, ®Þnh híng vµ ph¬ng thøc thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®Þnh híng ®ã cña c¬ quan tæ chøc trong mét thêi gian nhÊt ®Þnh. Trong mét m«i trêng ®a nh©n tè biÕn ®æi vËn ®éng vµ ph¸t triÓn kh«ng ngõng ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc. Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c cã ý nghÜa ®Æc ®iÓm quan träng. Thø nhÊt, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ c¬ së ®Ó tæ chøc lao ®éng khoa häc gióp cho c¸n bé c«ng chøc ho¹t ®éng cã môc tiªu, nhiÖm vô cô thÓ, râ rµng, bè trÝ cã träng t©m c«ng viÖc. Thø hai, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ ph¬ng tiÖn ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc nh»m ®¶m cho nh÷ng ho¹t ®éng ®ã diÔn ra liªn tôc, thèng nhÊt ®óng môc ®Ých vµ yªu cÇu ®Æt ra. Thø ba, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ ph¬ng tiÖn b¶o ®¶m sù chñ ®éng cña c¬ quan tæ chøc víi sù biÕn ®éng cña m«i trêng, lµ tiÒn ®Ò ph¸t triÓn bÒn v÷ng. Thø t, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c phôc vô cho ho¹t ®éng kiÓm tra, kiÓm so¸t ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. Trªn thùc tÕ, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c chØ cã ý nghÜa ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc khi nã ®îc x©y dùng khoa häc hîp lý, thiÕt thùc. ChÝnh v× vËy, tÊt yÕu ph¶i ®Æt ra c¸c yªu cÇu ®èi víi ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c. HiÖn nay, mét sè tµi liÖu nghiªn cøu cho r»ng ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c ph¶i b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu, cô thÓ, thiÕt thùc, kÞp thêi, phï hîp víi n¨ng lùc c¸n bé, víi môc tiªu ho¹t ®éng cña c¬ quan, cã sù thèng nhÊt gi÷a c¸c biÖn ph¸p thùc hiÖn vµ cã tÝnh kh¶ thi. Mét sè kh¸c kh¼ng ®Þnh ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c ph¶i ®óng ®êng lèi, nguyªn t¾c, chÕ ®é, khoa häc, linh ho¹t, kh¶ thi. Tuy cha cã sù thèng nhÊt vÒ yªu cÇu ®èi víi mét sè ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch song tùu chung ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch ph¶i b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu c¬ b¶n: -Ph¶i phï hîp víi chñ tr¬ng, ®êng lèi chÝnh s¸ch cña §¶ng, Nhµ níc; -Ph¶o b¶o ®¶m tÝnh cô thÓ, chi tiÕt chØ râ danh môc nh÷ng c«ng viÖc dù kiÕn, nh÷ng ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm, thêi h¹n hoµn thµnh. Trong trêng hîp thËt cÇn thiÕt cã thÓ nªu thªm nh÷ng chi phÝ cÇn thiÕt, nh÷ng ph¬ng ¸n dù phßng. -Néi dung ph¶i ®îc x©y dùng trªn c¨n cø ph¸p lý vµ c¨n cø thùc tiÔn v÷ng ch¾c, b¶o ®¶m thùc 7 hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô c¬ b¶n cña c¬ quan, ®¬n vÞ, chØ tiªu mÖnh lÖnh cña cÊp trªn. -B¶o ®¶m tÝnh hÖ thèng cña ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c. C¸c c«ng viÖc ph¶i ®îc s¾p xÕp cã hÖ thèng theo tr×nh tù u tiªn, liªn hoµn cã träng t©m träng ®iÓm ph¶i ¨n khíp víi ch¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch cña tæ chøc §¶ng, ®oµn thÓ cÊp trªn, ®Þa ph¬ng, b¶o ®¶m sù c©n ®èi gi÷a ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch n¨m, quý, th¸ng. -Ph¶i ®¶m b¶o cã tÝnh kh¶ thi tr¸nh «m ®åm, nÕu qu¸ nhiÒu c«ng viÖc mµ kh¶ n¨ng thùc hiÖn kh«ng ®îc bao nhiªu ph¶i ph©n bæ thêi gian sao cho hîp lý, ph¶i s¾p xÕp sap cho cã thêi gian dù phßng ®Ó ®iÒu chØnh ®îc khi cã sù kiÖn bÊt ngê x¶y ra (tÝnh më cöa cña ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c). -N©ng cao chÊt lîng, tr×nh ®é chuyªn m«n cña bé phËn lËp kÕ ho¹ch b¶o ®¶m ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c ph¶i ®îc x©y dùng bëi mét ®éi ngò cã ®ñ n¨ng lùc tr×nh ®é. Cã thÓ kh¼ng ®Þnh ®©y lµ vÊn ®Ò cèt yÕu cña lËp ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch. -Ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c ®îc x©y dùng víi nh÷ng nguyªn t¾c c¨n b¶n ®Æc thï, qu¸n triÖt c¸c nguyªn t¾c trong x©y dùng kÕ ho¹ch C©u 7: ý nghÜa, vai trß cuéc häp héi nghÞ trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc. §Ó tæ chøc cuéc häp, héi nghÞ cã kÕt qu¶ ph¶i chó ý vÊn ®Ò g×? Héi nghÞ lµ h×nh thøc ho¹t ®éng cña c¬ quan hoÆc cuéc tiÕp xóc cã tæ chøc vµ môc tiªu cña mét tËp thÓ nh»m quyÕt ®Þnh mét vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn hoÆc th¶o luËn lÊy ý kiÕn ®Ó t vÊn, kiÕn nghÞ. Trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc c¸c cuéc häp, héi nghÞ cã vai trß rÊt quan träng. VÒ môc ®Ých c¸c cuéc häp, môc ®Ých thêng kh«ng ph¶i lóc nµo còng gièng nhau. Do vËy, muèn cã kÕt qu¶, mçi cuéc häp ®Òu ph¶i ®îc x¸c ®Þnh môc ®Ých thËt râ rµng. Trong ®iÒu kiÖn thiÕu thñ tôc hµnh chÝnh hò hiÖu vµ nh÷ng v¨n b¶n ph¸p luËt cÇn thiÕt héi häp cã ý nghÜa, vai trß thiÕt thùc ®èi víi hiÖu qu¶ qu¶n lý Nhµ níc. -T¹o sù phèi hîp hµnh ®éng trong c«ng viÖc, n©ng cao tinh thÇn tËp thÓ vµ t¹o ra n¨ng suÊt lao ®éng cao. -Ph¸t huy sù tham gia réng r·i vµo c¸c c«ng viÖc cña c¬ quan, ®¬n vÞ. -Khai thøc trÝ tuÖ cña tËp thÓ, t¹o c¬ héi cho mäi ngêi ®ãng gãp tõng ý kiÕn s¸ng t¹o cña b¶n th©n ®Ó x©y dùng tæ chøc v÷ng ch¾c m¹nh; -Phæ biÕn nh÷ng t tëng, quan ®iÓm míi, bµn b¹c, th¶o luËn, th¸o gì nh÷ng khã kh¨n, uèn n¾n söa ch÷a nh÷ng lÖch l¹c trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô; -NÕu tæ chøc tèt trong nhiÒu trêng hîp héi häp còng cã thÓ ®em l¹i nh÷ng lîi Ých kinh tÕ ®¸ng kÓ. -B¶o ®¶m tÝnh chÝnh x¸c cña c¸c quyÕt ®Þnh trong ho¹t ®éng qu¶n lý cã ý nghÜa trùc tiÕp ®èi víi hiÖu lùc, hiÖu qu¶ qu¶n lý. Héi häp cã ý nghÜa vai trß trong qu¶n lý Nhµ níc nh thÕ nµo phô thuéc rÊt lín vµo vÊn ®Ó cuéc häp häp, héi nghÞ ®îc tæ chøc ®iÒu hµnh cã khoa häc hay kh«ng? §èi víi c¸c cuéc häp, héi nghÞ muèn cã kÕt qu¶ chóng ta cã thÓ nªu ra mét sè yªu cÇu: -C¸c cuéc häp ph¶i cã néi dung môc ®Ých râ rµng ph¶i tr¶ lêi x¸c ®¸ng c©u hái viÖc häp cã ph¶i lµ cÇn thiÕt. Kh«ng nªn tæ chøc c¸c cuéc häp víi néi dung nghÌo nµn kh«ng cÇn thiÕt. Nh÷ng cuéc häp nh vËy sÏ lµm l·ng phÝ thêi gian cña ngêi häp vµ t¹o nªn sù û l¹i cña ngêi l·nh ®¹o, qu¶n lý. -C¸c cuéc häp cÇn ®îc tæ chøc víi mét c¬ cÊu hîp lý vÒ thµnh phÇn tham dù. ViÖc triÖu tËp thµnh phÇn tham dù kh«ng thÝch hîp cã thÓ lµm cho chÊt lîng cuéc häp bÞ h¹ thÊp ®ång thêi còng sÏ g©y tèn kÐm v« Ých. 8 -B¶o ®¶m c¸c yÕu tè vËt chÊt cÇn thiÕt cho cuéc häp, yÕu tè nµy gãp phÇn kh«ng nhá cho thµnh c«ng cña cuéc häp ë ®©y cÇn chó ý ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè nh: chç ngåi, chç häp nhãm, chç nghÜ gi¶i lao, c¸c ph¬ng tiÖn truyÒn tin… -Ch¬ng tr×nh nghÞ sù ®îc x©y dùng khoa häc, hîp lý. -C¸c v¨n b¶n cÇn th«ng qua t¹i cuéc häp vµ c¸c tµi liÖu cÇn thiÕt ph¶i ®îc chuÈn bÞ chu ®¸o. -N¾m v÷ng nh÷ng yªu cÇu chÝnh trong qu¸ tr×nh th¶o luËn t¹i cuéc häp ®Ó kh«ng ®i xa träng t©m ®· ®Ó ra. -C©n ®èi thêi gian cho cuéc häp, héi nghÞ. -Dù tÝnh, dù b¸o ®îc c¸c t×nh huèng ph¸t sinh trong cuéc häp, héi nghÞ. KÕt qu¶ cña cuéc häp lµ sù tæng hîp cña nhiÒu yÕu tè trong ®ã kü n¨ng ®iÒu hµnh cña ngêi ®iÒu khiÓn cã mét vai trß quan träng. C©u 8: Tr×nh bµy ý nghÜa, vai trß tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n. Khi tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n cÇn ®¶m b¶o yªu cÇu vµ kü n¨ng? TiÕp kh¸ch lµ mét kh¸i niÖm réng, ®a d¹ng cã thÓ tiÕp cËn trõ nhiÒu gãc ®é. TiÕp kh¸ch cã thÓ ®îc quan niÖm lµ "ph¬ng tiÖn thiÕt lËp, cñng cè hoÆc ph¸ vì c¸c mèi quan hÖ x· héi"; "tiÕp kh¸ch lµ nghÖ thuËt x· giao"; tiÕp kh¸ch lµ ”ho¹t ®éng gÆp gì, giao tiÕp trao ®æi gi÷a mét bªn chñ thÓ ®îc gäi lµ chñ nhµ víi c¸c chñ thÓ kh¸c ®· cã quan hÖ hoÆc cha cã quan hÖ, liªn hÖ tríc ®ã". TiÕp kh¸c trong ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc cã ý nghÜa riªng, cã tÝnh nghi lÔ ®îc quy ®Þnh chÆt chÏ. Trong tæ chøc ho¹t ®éng Nhµ níc tiÕp kh¸ch lµ mét trong nh÷ng nghi lÔ, mét c«ng cô quan träng ®Ó Nhµ níc tiÕp xóc víi c¸c c¸ nh©n tæ chøc trong vµ ngoµi níc. Cïng víi ho¹t ®éng tiÕp kh¸ch, c¬ quan Nhµ níc cßn ph¶i thùc hiÖn c«ng t¸c tiÕp c«ng d©n. TiÕp c«ng d©n lµ ho¹t ®éng ®Þnh kú cña c¬ quan Nhµ níc do luËt ®Þnh ®Ó t×m hiÓu t©m t nguyÖn väng, ý kiÕn ph¶n ¸nh cña c«ng d©n vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn thÈm quyÒn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan. Ho¹t ®éng tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n cã ý nghÜa vµ vai trß quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc. -B¶o ®¶m ho¹t ®éng th«ng suèt ®èi víi c¸c hÖ qu¶ cña qu¸ tr×nh qu¶n lý. -T¹o ra cÇu nèi, liªn hÖ víi m«i trêng bªn ngoµi phôc vô cã hiÖu qu¶ cho viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan ®¬n vÞ. -Gióp c¸c nhµ qu¶n lý cã ®iÒu kiÖn, xem xÐt ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc tõ phÝa bªn ngoµi. -B¶o ®¶m c¬ chÕ d©n chñ trong ho¹t ®éng. -Con ®êng biÖn ph¸p ®Ó kh¾c phôc nh÷ng sai sãt, yÕu kÐm trong ho¹t ®éng qua tiÕp thu c¸c kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt ®Æc biÖt lµ cña c«ng d©n. -Gãp phÇn cñng cè niÒm tin cña quÇn chóng ®èi víi Nhµ níc, chÝnh quyÒn. -Kh»ng ®Þnh vÞ trÝ cña c¬ quan, ®¬n vÞ trong hÖ thèng chñ thÓ qu¶n lý…. (Cã thÓ bæ sung c¸c ý nghÜa kh¸c hoÆc ph©n ra theo hai néi dung ý nghÜa cña tiÕp kh¸ch vµ tiÕp c«ng d©n c¸c ý ®· nªu chØ cã tÝnh chÊt c¬ b¶n). TiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n cã ý nghÜa vµ vai trß quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc. ChÝnh v× vÊn ®Ò xuÊt ph¸t lµ ®¹i diÖn Nhµ níc, c¬ quan Nhµ níc ho¹t ®éng tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n ph¶i cã c¸c yªu c©ï riªng cã. # Yªu cÇu chung: -Chñ ®éng tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n . -B¶o ®¶m thêi gian thÝch hîp tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n. -B¶o ®¶m c¸c yÕu tè vËt chÊt tèi thiÓu cho c«ng t¸c tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n. -Ngêi ®îc giao nhiÖm vô tiÕp kh¸ch cã c¸c kü n¨ng cÇn thiÕt (truyÒn thèng, nghi thøc Nhµ níc). 9 -§¶m b¶o tÝnh trang träng, lÞch sù trong giao tiÕp. * Yªu cÇu riªng: 1.Yªu cÇu víi tiÕp kh¸ch: -B¶o ®¶m nguyªn t¾c "vui lßng kh¸ch ®Õn, võa lßng kh¸ch ®i", t«n träng kh¸ch. -B¶o ®¶m tÝnh tr¹ng träng vÞ thÕ cña c¬ quan ®¬n vÞ. -Ph©n c«ng, s¾p xÕp thêi gian tiÕp kh¸ch phï hîp víi tõng lo¹i kh¸ch còng nh ngêi tiÕp kh¸ch. -T¹o ra c¬ héi x¸c lËp c¸c mèi liªn hÖ, giao dÞch. 2.Yªu cÇu ®èi víi nh÷ng c«ng t¸c tiÕp c«ng d©n: -Nh÷ng ngêi tiÕp c«ng d©n lµ nh÷ng ngêi cã thÈm quyÒn tiÕp c«ng d©n; -T«n träng c«ng d©n; -Ph¸ dì c¸c rµo c¶n gi÷a c¬ quan c«ng quyÒn víi d©n, kh¾c phôc t×nh tr¹ng tiÕp c«ng d©n mang tÝnh h×nh thøc. -Ngêi tiÕp d©n biÕt l¾ng nghe d©n, gÇn d©n t¹o ra sù tin tëng ë d©n. §øng trªn gãc ®é nghiÖp vô kü thuËt hµnh chÝnh V¨n phßng tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n lµ mét nghiÖp ®Æc biÖt ®ßi hái nh÷ng kü n¨ng riªng mµ bé phËn cã tr¸ch nhiÖm ph¶i quan t©m. C¸c kü n¨ng nµy rÊt da d¹ng vµ trªn thùc tÕ viÖc liÖt kª ®Çy ®ñ ®Õn c¸c kü n¨ng c¬ b¶n nhÊt, quan träng nhÊt. Tríc hÕt lµ kü n¨ng ph©n lo¹i ®èi tîng cÇn tiÕp. Kü n¨ng nµy lµ c¬ së ®Ó bè trÝ nh÷ng ngêi thùc hiÖn c«ng t¸c tiÕp kh¸ch, tiÕp c«ng d©n thÝch hîp, hiÖu qu¶. Thø hai lµ kü n¨ng gia tiÕp. §©y lµ mét kü n¨ng tæng hîp vµ thiÕt yÕu nhÊt trong quan hÖ x· héi. Kü n¨ng giao tiÕp bao gåm hµng lo¹t kü n¨ng kh¸c cô thÓ: kü n¨ng l¾ng nghe, kü n¨ng "phô ho¹", kü n¨ng ®Þnh híng giao tiÕp… Thø ba lµ kü n¨ng ®Þnh híng môc tiªu phôc vô môc tiªu. Môc tiªu ë ®©y xÐt c¶ vÒ hai phÝa ngêi tiÕp vµ ngêi ®îc tiÕp. Thø t, kü n¨ng kÕt thóc vÊn ®Ò lóc thÝch hîp. Thø n¨m, kü n¨ng nhËn diÖn toµn côc vÊn ®Ò. C©u 9: C«ng t¸c hËu cÇn cã ý nghÜa nh thÕ nµo trong ho¹t ®éng cña V¨n phßng c¬ quan? C«ng t¸c hËu cÇn trong c¬ quan gåm nh÷ng néi dung g×? HËu cÇn lµ mét trong hai chøc n¨ng chñ yÕu cña V¨n phßng c¬ quan, ®¬n vÞ. Lµm tèt c«ng t¸c hËu cÇn V¨n phßng sÏ gãp phÇn quan träng vµo viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc cña c¬ quan tæ chøc. Trong ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan tæ chøc chøc n¨ng hËu cÇn cña c¬ quan V¨n phßng cã nhiÒu ý nghÜa ®èi víi V¨n phßng nãi riªng vµ c¬ quan, tæ chøc nãi chung. -T¹o tiÒn ®Ò ph¸t triÓn cho mçi c¬ quan, tæ chøc. -T¨ng cêng kh¶ n¨ng sö dông c¸c trang thiÕt bÞ trong V¨n phßng c¬ quan. C¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt nh nhµ cöa, ph¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ … nÕu ®îc qu¶n lý s¾p xÕp, ph©n phèi khoa häc hîp lý sÏ lµ trî thñ ®¾c lùc cho viÖc tèi u ho¸ nh÷ng ho¹t ®éng cña con ngêi t¨ng cêng hiÖu n¨ng cña thiÕt bÞ. -Thùc hiÖn tiÕt kiÖm chi phÝ cho c«ng t¸c V¨n phßng. C«ng t¸c hËu cÇn ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt cho sù ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¬ quan. C¸c ®iÒu kiÖn nµy ®îc cung øng kÞp thêi, ®Çy ®ñ, t¬ng thÝch gãp phÇn tiÕt kiÖm søc ngêi, søc cña vµ c¸c kho¶n phô phÝ kh«ng cÇn thiÕt. -N©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. N¨ng suÊt lao ®éng cña c¬ quan tæ chøc chÞu ¶nh hëng vµ phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè trong ®ã cã c¸c yÕu tè vËt chÊt lµ ®èi tîng qu¶n lý, ph©n phèi, s¾p xÕp cña c«ng t¸c hËu cÇn. Nh÷ng néi dung c¬ b¶n cña c«ng t¸c hËu cÇn: 10 -Qu¶n lý chi tiªu kinh phÝ. §©y lµ mét néi dung lín bao gåm nhiÒu néi dung chi tiÕt, cô thÓ. Néi dung chi tiªu hµnh chÝnh sù nghiÖp: l¬ng chÝnh, phô cÊp l¬ng, c«ng t¸c phÝ, c«ng vô phÝ, v¨n phßng phÈm, nghiÖp vô phÝ vµ c¸c kho¶n chi tiªu nghiÖp vô kh¸c theo quy ®Þnh cña Nhµ níc. -Qu¶n lý biªn chÕ quü l¬ng, qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh, qu¶n lý vËt t, hµng ho¸, vËt rÎ tiÒn mau háng . *Qu¶n lý biªn chÕ quü l¬ng hµnh chÝnh sù nghiÖp. -N¾m v÷ng chØ tiªu biªn chÕ; -KÕ ho¹ch ho¸ quü l¬ng; -CÊp ph¸t vµ chi tr¶ l¬ng cho c¸c ®èi tîng; -QuyÕt to¸n quü l¬ng; *Qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh -Tµi s¶n cè ®Þnh trong c¬ quan lµ hÖ thèng nhµ xëng, c¸c thiÕt bÞ m¸y mãc, ph¬ng tiÖn kü thuËt vµ c¸c ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn. §ã lµ nh÷ng tµi s¶n cã gi¸ trÞ lín, quyÕt ®Þnh kh¶ n¨ng ho¹t ®éng cña c¬ quan nªn cÇn ®îc qu¶n lý sö dông sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. §Ó qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh V¨n phßng thùc hiÖn nhiÒu t¸c nghiÖp vô cô thÓ: ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh, lËp hå s¬ tµi s¶n cè ®Þnh, lËp sæ s¸ch ghi chÐp, theo dâi kÞp thêi viÖc xuÊt nhËp vµ sö dông, söa ch÷a, n¾m ch¾c sè lîng, chÊt lîng; cã quy chÕ qu¶n lý, giao nhËn trong qu¸ tr×nh sö dông vµ quy ®Þnh chÕ ®é tr¸ch nhiÖm vËt chÊt ®èi víi viÖc sö dông tµi s¶n cè ®Þnh; thùc hiÖn viÖc kiÓm kª cuèi n¨m ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt lîng vµ n¾m v÷ng sè lîng tµi s¶n, qu¶n lý vËt t, hµng ho¸, vËt rÎ tiÒn mau háng. *§¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¬ quan. V¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm b¶o ®¶m viÖc bè trÝ phßng lµm viÖc cho c¸n bé, c«ng chøc cho hîp lý, khoa häc; b¶o ®¶m ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c trang thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. *C¸c lo¹i c«ng vô kh¸c cña c«ng t¸c hËu cÇn -Phôc vô xe cé, ph¬ng tiÖn ®i l¹i c«ng t¸c cña c¸n bé l·nh ®¹o; -Phôc vô níc uèng hµng ngµy cho c¸c phßng lµm viÖc; -Phôc vô viÖc tiÕp kh¸ch cña c¬ quan; -Phôc vô c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt, hËu cÇn cña c¸c cuéc häp; -Phôc vô c¸c buæi lÔ t©n, kh¸nh tiÕt cña c¬ quan; -Phôc vô söa ch÷a võa vµ nhá. -B¶o vÖ trËt tù an toµn trong c¬ quan. C©u 10: T¹i sao ph¶i tæ chøc lao ®éng khoa häc trong c¬ quan, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp? Néi dung tæ chøc lao ®éng khoa häc trong c¬ quan, ®¬n vÞ doanh nghiÖp gåm nh÷ng vÊn ®Ò g×? Tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ viÖc vËn dông c¸c thµnh tùu khoa häc vµ kinh nghiÖm thùc tiÔn ®Ó ®¶m b¶o kÕt hîp c¸c yÕu tè vËt chÊt kü thuËt, con ngêi mét c¸ch tèt nhÊt trong qu¸ tr×nh lao ®éng nh»m ®¹t ®îc hiÖu qu¶ lao ®éng, t¨ng n¨ng suÊt, ®¶m b¶o søc khoÎ vµ kh¬i d¹y sù h¨ng h¸i lao ®éng. Tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi mäi c¬ quan, tæ chøc, lµ vÊn ®Ò quan t©m hµng ®Çu ®èi víi c¸c nhµ qu¶n lý, lµ tiªu chÝ ®¸nh gi¸ n¨ng lùc cña nhµ qu¶n lý. Chóng ta sÏ ®i c¾t nghÜa vÒ lý do ph¶i tæ chøc lao ®éng khoa häc ®èi víi c¸c c¬ quan,®¬n vÞ, doanh nghiÖp. Thø nhÊt, mçi c¬ quan tæ chøc cã mét nguån lùc nhÊt ®Þnh. §ã lµ nguån tµi lùc, nguån vËt lùc vµ nguån nh©n lùc. C¸c nguån lùc nµy sÏ ph¸t huy vai trß nh thÕ nµo phôc vô cho ho¹t ®éng cña tæ chøc ra sao phô thuéc vaß vÊn ®Ò bè trÝ vµ sö dông. Tæ chøc lao ®éng khoa häc chÝnh lµ biÖn ph¸p kh«ng thÓ thay thÕ ®Ó sö dông bè trÝ hîp lý c¸c nguån lùc cña c¬ quan tæ chøc. Thø hai, tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ c¬ së b¶o ®¶m sù vËn hµnh th«ng suèt, liªn tôc cña c¬ 11 quan, ®¬n vÞ kh¾c phôc mäi sù gi¸n ®o¹n chËm trÔ. Thø ba, tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ tiÒn ®Ò ®Ó ph¸t triÓn con ngêi trong c«ng vô, doanh nghiÖp. Tæ chøc lao ®éng khoa häc sö dông ®óng ngêi, ®óng viÖc, bè trÝ c¸n bé c«ng chøc nh©n viªn hîp lý t¹o ra ®éng c¬, t©m lý tèt trong ho¹t ®éng; tõ ®ã häc cã ®ãng gãp thiÕt thùc cho c¬ quan, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp. Thø t, tæ chøc lao ®éng khoa häc t¹o ra sù thÝch nghi cña tæ chøc tríc sù biÕn ®éng cña m«i trêng. §ã lµ c¬ së cña vÊn ®Ò ph¸t triÓn bÒn v÷ng. Thø n¨m ®©y lµ hÖ qu¶ mang tÝnh chÊt tæng hîp, tæ chøc lao ®éng khoa häc n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng hiÖu lùc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc. Trong thêi ®¹i ngµy nay vÊn ®Ò hiÖu qu¶ ho¹t ®éng lµ vÊn ®Ò u tiªn hµng ®Çu. Vµ con ®êng ®i ®Õn hiÖu qu¶ kh«ng thÓ lµ con ®êng nµo kh¸c ngoµi tæ chøc lao ®éng khoa häc nãi nh Deming "tæ chøc nµo ®ang loay hoay t×m hiÖu qu¶ th× tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ ¸nh s¸ng cuèi ®êng hÇm". Tæ chøc lao ®éng khoa häc lµ tÊt yÕu ®èi víi mäi c¬ quan tæ chøc nªu muèn ho¹t ®éng hiÖu qu¶ ph¸t triÓn æn ®Þnh bÒn v÷ng nh néi dung tæ chøc lao ®éng khoa häc nh thÕ nµo? §èi víi mçi c¬ quan, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp th× vÊn ®Ò tæ chøc cã sù kh¸c biÖt. ë ®©y, chØ nªu ra nh÷ng néi dung chung nhÊt cã thÓ ¸p dông cho mäi tæ chøc. -Chia c¸c c«ng viÖc, c¸c nhiÖm vô ph¶i thùc hiÖn thµnh nh÷ng vÊn ®Ò, nhiÖm vô cô thÓ theo yªu cÇu vËn hµnh sao cho c«ng viÑc cã thÓ gi¶i quyÕt ®óng yªu cÇu ®Æt ra. -TËp hîp c¸c nhiÖm vô ®· ®îc x¸c ®Þnh thµnh c¸c vÞ trÝ ®Ó ®iÒu hµnh theo mét trËt tù thÝch hîp. C¸c vÞ trÝ nµy ph¶i tho¶ m·n yªu cÇu qu¶n lý ®îc vµ cã liªn hÖ víi nhau trong qu¸ tr×nh gi¶i quyªt c¸c c«ng viÖc ®Æt ra. Nh thÕ ®èi víi néi dung nµy c¸c nhµ qu¶n lý cã tr¸ch nhiÖm ph¶n lµm s¸ng tá vÞ trÝ cña c¸c nhiÖm vô do m×nh ®Ò ra vµ s¾o xÕp trong c¬ quan, ®¬n vÞ, tæ chøc. §iÒu nµy rÊt cã ý nghÜa, bëi lÏ chÝnh nã sÏ cho phÐp nhµ qu¶n lý n¾m ®îc toµn bé qu¸ tr×nh vËn hµnh c«ng viÖc trong c¬ quan tæ chøc vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi khi cÇn thiÕt. -Lùa chän nh©n sù bé phËn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô; -Bè trÝ c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ c¸c ®iÒu kiÖn kh¸c phôc vô cho viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô. -X©y dùng c¬ chÕ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn trong tæ chøc g¾n môc tiªu cña tæ chøc víi môc tiªu chung. -Bè trÝ nh©n sù dùa trªn c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n vÒ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm; nguyªn t¾c thay thÕ lÉn nhau, nguyªn t¾c h×nh chãp. -X©y dùng mèi liªn hÖ c«ng t¸c gi÷a c¸c bé ph¹n trong c¬ quan, tæ chøc víi c¸c nhµ qu¶n lý t¹o ra sù thèng nhÊt néi bé. *C¸c biÖn ph¸p tæ chøc lao ®éng khoa häc ph¶i phï hîp víi chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¬ quan, ch¬ng tr×nh kÕ ho¹ch c«ng t¸c quy ho¹ch kÕ ho¹ch cña ®¬n vÞ t¹o lªn sù phèi hîp t¸c ®éng t¬ng hç thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña tæ chøc. C«ng t¸c v¨n th C©u 1: C«ng t¸c v¨n th cã ý nghÜa nh thÕ nµo trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc? Néi dung c«ng t¸c v¨n th gåm nh÷ng ho¹t ®éng g×? C«ng v¨n cña Côc Lu tr÷ Nhµ níc sè 55/CV/TCCB ngµy 01/03/1991 vÒ híng dÉn thùc hiÖn QuyÕt ®Þnh sè 24-CT cña Chñ tÞch Héi ®ång Bé trëng ®· ®a ra quan ®iÓm vÒ c«ng t¸c v¨n th nh sau: "C«ng t¸c v¨n th lµ toµn bé qu¸ tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n, qu¸ tr×nh qu¶n lý v¨n b¶n phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý cña c¬ quan. Môc ®Ých chÝnh cña c«ng t¸c v¨n th lµ b¶o ®¶m th«ng tin cho qu¶n lý. Nh÷ng 12 tµi liÖu, v¨n kiÖn ®îc so¹n th¶o qu¶n lý vµ sö dông theo c¸c nguyªn t¾c cña c«ng t¸c v¨n th lµ ph¬ng tiÖn thiÕt yÕu b¶o ®¶m cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan cã hiÖu qu¶". §èi víi mäi c¬ quan, tæ chøc, c«ng t¸c v¨n th lµ ho¹t ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®îc. Lµm tèt c«ng t¸c v¨n th sÏ b¶o ®¶m cho ho¹t ®éng nµy cã nh÷ng ý nghÜa sau ®©y. -C«ng t¸c v¨n th ®¶m b¶o th«ng tin cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña c¬ quan gióp cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc cña c¬ quan ®îc nhanh chãng, chÝnh x¸c, cã n¨ng suÊt chÊt lîng ®óng ®êng lèi chÝnh s¸ch, ®óng nguyªn t¾c chÕ ®é. -C«ng t¸c v¨n th tèt sÏ b¶o ®¶m gi÷ g×n bÝ mËt cña §¶ng vµ Nhµ níc, ng¨n chÆn viÖc sö dông c«ng v¨n, giÊy tê con dÊu cña c¬ quan ®Ó lµm nh÷ng viÖc phi ph¸p. -C«ng t¸c v¨n th cã nÒ nÕp sÏ gãp phÇn gi¶m bít nh÷ng c«ng v¨n, giÊy tê kh«ng cÇn thiÕt, tiÕt kiÖm ®îc c«ng søc vµ tiÒn cña. Ngoµi ra, c«ng t¸c v¨n th gióp cho viÖc gi÷ g×n ®Çy ®ñ hå s¬, tµi liÖu cÇn thiÕt cã gi¸ trÞ ®Ó phôc vô tra cøu gi¶i quyÕt c«ng viÖc tríc m¾t vµ nép lu tr÷ ®Ó nghiªn cøu vµ sö dông l©u dµi. Néi dung cña c«ng t¸c v¨n th bao gåm 3 nhãm c«ng viÖc: 1-X©y dùng vµ ban hµnh c¸c v¨n b¶n: -So¹n th¶o v¨n b¶n -DuyÖt v¨n b¶n -§¸nh m¸y, nh©n b¶n -Ký, ban hµnh v¨n b¶n 2-Tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n trong ho¹t ®éng cña c¬ quan: -Tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn -Tæ chøc chuyÓn giao v¨n b¶n ®i -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n néi bé -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt. -Tæ chøc c«ng t¸c lËp hå s¬ vµ giao nép hå s¬. 3-Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: -§ãng dÊu v¨n b¶n. -Qu¶n lý vµ b¶o qu¶n con dÊu. C©u 2: Tr×nh bµy néi dung c¸c kh©u nghiÖp vô chñ yÕu cña c«ng t¸c v¨n th. Tr×nh bµy thùc tÕ thùc hiÖn c¸c kh©u nµy ë c¬ Anh (chÞ) c«ng t¸c (hoÆc thùc tÕ nãi chung). §Ó ®æi míi c«ng t¸c v¨n th ph¶i lµm g×?. C«ng t¸c v¨n th bao gåm c¸c kh©u nghiÖp vô chñ yÕu sau ®©y: -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i. -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n néi bé. -Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt. -Tæ chøc qu¶n lý sö dông con dÊu. -C«ng t¸c lÆp hå s¬. -øng dông c«ng nghÖ tin häc trong c«ng t¸c v¨n th C¸c nghiÖp vô chñ yÕu trªn nh×n trung cã néi dung quy tr×nh thùc hiÖn phøc t¹p. ChÝnh v× vËy trong khu«n khæ mét bµi viÕt nhá chØ cã thÓ tr×nh bµy nh÷ng nÐt kh¸i qu¸t chung nhÊt cña mçi nghiÖp vô. 1. Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. NghiÖp vô nµy ®îc thùc hiÖn dùa trªn mét sè nguyªn t¾c: Nguyªn t¾c mäi v¨n b¶n ®Õn ®Òu ph¶i qua v¨n th c¬ quan; nguyªn t¾c chuyÓn v¨n b¶n ®Õn cho thñ trëng c¬ quan ch¸nh v¨n phßng tríc khi ph©n phèi cho c¸c c¸ nh©n ®¬n vÞ gi¶i quyÕt; nguyªn t¾c giao nhËn vµ nguyªn t¾c gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn; nhanh chãng, chÝnh x¸c, b¶o ®¶m bÝ mËt. Quy tr×nh gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn gåm 8 bíc. +NhËn v¨n b¶n ®Õn: KiÓm tra ®Þa chØ göi, b× v¨n b¶n . +S¬ bé ph©n lo¹i, bãc b× v¨n b¶n: V¨n b¶n ®îc chia thµnh hai lo¹i. -Lo¹i kh«ng ph¶i bãc b×: Thêng b¸o tin, s¸ch b¸o, th ®Ých danh, v¨n b¶n cña §¶ng, ®oµn thÓ, v¨n b¶n mËt. -Lo¹i ph¶i bãc b×. C¸c v¨n b¶n cßn l¹i. 13 +Bãc b× v¨n b¶n: B¶o ®¶m nguyªn t¾c u tiªn. -Bãc ®óng c¸c bíc b¶o ®¶m sù nguyªn vÑn cña v¨n b¶n. -Cã sù ®èi chiÕu kiÓm tra v¨n b¶n thùc tÕ víi th«ng tin trªn b× vµ phiÕu göi. +§ãng dÊu ®Õn, sè ®Õn ngµy ®Õn: DÊu ®Õn ®îc ®ãng díi sè ký hiÖu hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò. +Vµo s«e ®¨ng ký: -Ghi l¹i nh÷ng ®iÓm cèt yÕu cña v¨n b¶n. -Cã ba h×nh thøc ®¨ng ký, ®¨ng ký b»ng sæ, ®¨ng ký b»ng kÎ vµ ®¨ng ký b»ng m¸y vi tÝnh. +Tr×nh v¨n b¶n: -Tuú thuéc vµo chÕ ®é v¨n th ë mçi c¬ quan. +ChuyÓn giao v¨n b¶n: -B¶o ®¶m ®óng ®èi tîng, kÞp thêi, thÝch øng. +Theo dâi viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: 2.Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i: Mäi v¨n b¶n ®i cña c¬ quan ®Òu ph¶i vµo qua v¨n th ®Ó ®¨ng ký vµo sæ vµ lµm thñ tôc ph¸t hµnh thñ tôc, ph¸t hµnh chØ ®îc thùc hiÖn ®èi víi c¸c v¨n b¶n ®¹t yªu cÇu néi dung vµ h×nh thøc. Quy tr×nh tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n: 1-So¸t l¹i v¨n b¶n: -KiÓm tra tÝnh to¸n hoµn thiÖn cña v¨n b¶n. 2-Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i. -Ghi sè cña v¨n b¶n: Sè v¨n b¶n ®îc ghi liªn tôc tõ 01 b¾t ®Çu tõ ngµy 01 th¸ng 01®Õn hÕt ngµy 31 th¸ng 12 mçi n¨m; cã thÓ ®¸nh sè chung hoÆc cho tõng lo¹i. -Ghi ngµy, th¸ng cña v¨n b¶n: Nguyªn t¾c chung v¨n b¶n göi ®i ngµy nµo göi ®i ngµy Êy. V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n ¸p dông ph¸p luËt ®Ò ngµy, th¸ng lµ thêi ®iÓm ký ban hµnh. -§ãng dÊu: b¶o ®¶m c¸c nguyªn t¾c ®ãng dÊu. -Vµo sæ v¨n b¶n ®i chÝnh x¸c, râ rµng, ng¾n gän c¸c ®iÓm cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i. 3-ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i: ChuyÓn giao kÞp thêi, ®óng ®Þa chØ b¶o ®¶m an toµn ®èi víi v¨n b¶n ®i. 4-Lu v¨n b¶n ®i: Lu t¹i bé phËn so¹n th¶o 01 b¶n, lu t¹i v¨n th c¬ quan 01 b¶n. 3.Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n néi bé: ¸p dông c¸c nguyªn lý chung cña mçi v¨n b¶n n¬i qu¶n lý v¨n b¶n. 4.Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n mËt: NghiÖp vô nµy thùc hiÖn víi c¸c nguyªn t¾c ®Æc thï: -X¸c ®Þnh ®óng møc ®é mËt. -Thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ phæ biÕn, lu hµnh, t×m hiÓu, sö dông, giao nhËn, vËn chuyÓn vµ tiªu huû c¸c v¨n b¶n mËt. -V¨n th c¬ quan kh«ng ®îc ph©n c«ng nhiÖm vô phô tr¸ch v¨n b¶n mËt chØ vµo sæ b× ngoµi v¨n b¶n vµ chuyÓn giao cho bé phËn cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. -ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n mËt ph¶i b¶o ®¶m an toµn theo quy ®Þnh cña Nhµ níc, cã ký nhËn kiÓm so¸t ®èi chiÕu nghiªm ngÆt. -V¨n b¶n tuyÖt mËt, tèi mËt ph¶i niªm phong chØ Thñ trëng c¬ quan vµ nh÷ng ngêi ®îc uû quyÒn míi ®îc bãc v¨n b¶n. -§¨ng ký vµo sæ: lËp hå s¬ chung cho v¨n b¶n mËt vµ chia lµm 2 phÇn: v¨n b¶n mËt ®i vµ v¨n b¶n mËt ®Õn. 5-Tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu lµ mét nghiÖp vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th, lµ vÊn ®Ò liªn quan ®Õn quyÒn lùc cña c¬ quan. ViÖc ®ãng dÊu ph¶i b¶o ®¶m c¸c quy ®Þnh : Néi dung con dÊu ph¶i trung víi tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n; -§ãng d©ó vµo nh÷ng v¨n b¶n cã ch÷ ký chÝnh thøc, ®óng thÈm quyÒn, kh«ng ®ãng dÊu khèng; -§¶m b¶o kü thuËt ®ãng dÊu, quy ®Þnh vÒ mÉu mùc dÊu. -ViÖc qu¶n lý con dÊu tu©n theo chÕ ®é qu¶n lý ®Æc biÖt. 14 -Ngêi qu¶n lý con dÊu do Thñ trëng c¬ quan hoÆc Ch¸nh v¨n phßng quyÕt ®Þnh vµ ph¶i cã tiªu chuÈn vÒ nghiÖp vô vµ phÈm chÊt theo quy ®Þnh. -ViÖc qu¶n lý con dÊu ®îc ®¶m b¶o b»ng c¸c thiÕt bÞ an toµn, kh«ng ®îc mang dÊu vÒ nhµ, ®i c«ng t¸c (trõ trêng hîp ®Æc biÖt). 6-C«ng t¸c lËp hå s¬. -LËp hå s¬ lµ kh©u nghiÖp vô cuèi cïng quan träng cña c«ng t¸c v¨n th. -Trong c¬ quan c¨n cø vµo ®Æc trng v¨n b¶n cã 4 lo¹i hå s¬: hå s¬ nh©n sù, hå s¬ nguyªn t¾c, hå s¬ tr×nh duyÖt vµ hå s¬ c«ng vô. Vµo cuèi n¨m c¬ quan lËp danh môc hå s¬ ®Ó thùc hiÖn cho n¨m míi. Danh môc hå s¬ lµ b¶n liÖt kª cã hÖ thèng tªn gäi c¸c hå s¬ mµ c¬ quan cÇn ph¶i lËp trong n¨m vµ ®îc duyÖt theo mét chÕ ®é nhÊt ®Þnh. Danh môc hå s¬ cã vai trß quan träng trong viÖc b¶o ®¶m sù thèng nhÊt, chñ ®éng trong c«ng t¸c lËp hå s¬, bè trÝ nh©n lùc vµ c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt cho c«ng t¸c nµy ®îc thuËn lîi. Quy tr×nh lËp hå s¬ ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së c¸c bíc sau ®©y: -Më hå s¬: c¸n bé ®îc giao nhiÖm vô lËp hå s¬ viÕt tiªu ®Ò. -Ph©n lo¹i v¨n b¶n, tµi liÖu ®a vµo hå s¬. -S¾p xÕp v¨n b¶n tµi liÖu vµo hå s¬. -Biªn môc hå s¬. -§ãng quyÓn -Nép lu hå s¬. §Ó ®æi míi c«ng t¸c v¨n th hiÖn nay ®ßi hái ph¶i cã sù ®æi míi trªn nhiÒu ph¬ng diÖn, liªn quan ®Õn nhiÒu chñ thÓ. -Tríc hÕt ph¶i hoµn thiÖn hÖ thèng c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt, ®iÒu chØnh híng dÉn c«ng t¸c v¨n th. Mét hÖ thèng ph¸p luËt yÕu, thiÕu , kh«ng khoa häc, kh«ng hîp lý dÉn ®Õn sù yÕu kÐm cña c«ng t¸c v¨n th. -§æi míi quan niÖm t duy vÒ c«ng t¸c v¨n th, vai trß cña c«ng t¸c v¨n th. -X©y dùng c¸c tiªu chuÈn nghiÖp vô vµ phÈm chÊt c©n thiÕt ®èi víi c¸n bé nh©n viªn V¨n phßng trong t×nh h×nh míi. -§Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc vÒ c«ng t¸c v¨n th thÈm ®Þnh vµ ¸p dông vµo thùc tiÔn. -¸p dông c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµo c«ng t¸c v¨n th. C©u 3: Tr×nh bµy nguyªn t¾c, ph¬ng ph¸p tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý "C«ng v¨n ®Õn". §èi víi nghiÖp vô nµy, thùc tÕ thêng m¾c nh÷ng sai lÇm g×? ë ®©y cÇn cã sù thèng nhÊt vÒ c¸ch hiÓu kh¸i niÖm "C«ng v¨n ®Õn". Kh¸i niÖm c«ng v¨n cã thÓ ®îc nh×n nhËn trªn hai gãc ®é: Theo nghÜa hÑp c«ng v¨n lµ kh¸i niÖm chØ tªn lo¹i v¨n b¶n, theo nghÜa réng nã liªn quan ®Õn c«ng v¨n, giÊy tê nãi chung tøc lµ c¸c v¨n b¶n tµi liÖu. Trong néi dung c©u hái cÇn hiÓu tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý "C«ng v¨n ®Õn" lµ tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. NghiÖp vô nµy ®îc thùc hiÖn dùa trªn c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n sau ®©y: -Mäi c«ng d©n ®Õn ®Òu ph¶i qua v¨n th c¬ quan ®Ó ®¨ng ký vµo sæ vµ qu¶n lý thèng nhÊt. -C«ng v¨n ®Õn ph¶i chuyÓn ®Õn Thñ trëng c¬ quan, Ch¸nh V¨n phßng hoÆc Trëng phßng hµnh chÝnh tríc khi ph©n phèi cho c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. -Khi tiÕp nhËn chuyÓn giao v¨n b¶n ph¶i ®îc bµn giao, ký nhËn râ rµng. -Khi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu: nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ gi÷ g×n bÝ mËt theo c¸c quy ®Þnh cña Nhµ níc. Ph¬ng ph¸p tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý "C«ng v¨n ®Õn" lµ c¸ch thøc , biÖn ph¸p mµ bé phËn v¨n th sö dông ®Ó thùc hiÖn nghiÖp vô nµy. Thùc chÊt ë ®©y lµ vÊn ®Ò quy tr×nh tæ chøc gi¶i quyÕt 15 v¨n b¶n ®Õ nhng ®i s©u vµo néi dung ph¶i lµm nh thÕ nµo? -NhËn v¨n b¶n ®Õn: V¨n th kiÓm tra b× cña v¨n b¶n xem cã ®óng ®Þa chØ hay kh«ng? Phong b× th cã bÞ bãc tríc kh«ng? -S¬ bé ph©n lo¹i, bãc b× v¨n b¶n: V¨n th c¨n cø vµo c¸c tiªu chuÈn ®Ò phËn lo¹i v¨n b¶n ®Õn chñ yÕu v¨n th lµm theo tiªu chÝ lo¹i kh«ng ph¶i bãc b× vµ lo¹i ph¶i bãc b×. -Bãc b× v¨n b¶n: v¨n th lùa chän c«ng v¨n nµo vÇn ph¶i bãc tríc. +Bãc b× v¨n b¶n b»ng ph¬ng ph¸p thñ c«ng hoÆc b»ng m¸y bãc b× v¨n b¶n. -§ãng dÊu ®Õn, ghi sæ ®Õn vµ ngµy ®Õn. +DÊu ®Õn ph¶i ®ãng râ rµng thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng díi sè, ký hiÖu, trÝch yÕu hoÆc kho¶ng trèng gi÷a t¸c gi¶ vµ tiªu ®Ò c«ng v¨n -Vµo sæ ®¨ng ký: +v¨n th c¨n cø vµo c¸c yÕu tè thÓ thøc cña c«ng v¨n ®Õn ghi l¹i c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ sè, ký hiÖu, ngµy th¸ng, trÝch yÕu… +Theo quy chÕ ho¹t ®éng cña c¬ quan, sè lîng v¨n b¶n ®Õn v¨n th lùa chän h×nh thøc ®¨ng ký cho phï hîp: ®¨ng ký cho phï hîp: ®¨ng ký b»ng thÎ vµ ®¨ng ký b»ng m¸y vi tÝnh. -Tr×nh v¨n b¶n: ChÕ ®é tr×nh v¨n b¶n ®îc thùc hiÖn theo chÕ ®é v¨n th cña tõng c¬ quan. -ChuyÓn giao v¨n b¶n: V¨n th ®ãng vai trß lµ ngêi chuyÓn giao v¨n b¶n. -ChuyÓn giao trùc tiÕp hoÆc chuyÓn giao b»ng hÖ thèng b¨ng chuyÒn tù ®éng; hÖ thèng vËn chuyÓn b»ng h¬i nÐn. -Theo dâi gi¶i quyÕt v¨n b¶n: Quy tr×nh tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn ®îc quy ®Þnh chÆt chÏ trong thùc tÕ cã nhiÒu sai ph¹m. Cô thÓ lµ: -T×nh tr¹ng thiÕu t«n träng c¸c bíc trong qu¸ tr×nh lµm theo c¸c thãi quen hµnh chÝnh. -Thùc hiÖn mét sè kh©u bíc mang tÝnh chÊt h×nh thøc kh«ng ®¹t yªu cÇu: NhËn v¨n b¶n, bãc b× vµ ®¨ng ký vµo sæ. -ChÕ ®é tr×nh v¨n b¶n nhiÒu n¬i ¸p dông thiÕu khoa häc, m¸y mãc ®Ó dån c«ng v¨n ®Õn cho l·nh ®¹o; chuyÓn v¨n b¶n ®Õn kh«ng ®óng ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm. C©u 4: Tr×nh bµy c¸c bíc, c¸c nguyªn t¾c cÇn tiÕn hµnh trong quy tr×nh gØ c«ng v¨n ®i. thùc tÕ kh©u nghiÖp vô nµy thêng m¾c ph¶i nh÷ng sai lÇm g×? Nh÷ng nguyªn t¾c chuyÓn giao v¨n b¶n ®i: -Mäi c«ng v¨n ®i ®Òu ph¶i qua v¨n th, ®¨ng ký, ®ãng dÉn vµ lµm c¸c thñ tôc göi ®i. -V¨n th chØ tiÕp nhËn ®Ó ph¸t hµnh nh÷ng v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh m¸y ®óng quy ®Þnh s¹ch sÏ, kh«ng söa ch÷a, tÈy xo¸ vµ ph¶i kiÓm tra thñ tôc hµnh chÝnh ®¨ng ký sè, ngµy th¸ng cña v¨n b¶n tríc khi truyÓn bé phËn ®¸nh m¸y nh©n b¶n ®óng sè lîng vµ thêi gian yªu cÇu. #C¸c bíc tiÕn hµnh nghiÖp vô: -Bíc 1: So¸t l¹i v¨n b¶n: KiÓm tra c¸c phÇn vµ thÓ thøc v¨n b¶n ®· ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt. NÕu ph¸t hiÖn cã sai sãt th× b¸o víi ngêi cã tr¸ch nhiÖm söa ch÷a hoµn thiÖn. -Bíc 2: Vµo sæ ®¨ng ký v¨ b¶n ®i. +Ghi sè cña v¨n b¶n: Sè v¨n b¶n ®îc ghi liªn tôc tõ sè 01 b¾t ®Çu vµo ngµy 01 - 01 ®Õn ngµy 31 - 12 mçi n¨m. +Ghi ngµy th¸ng cña v¨n b¶n: VÒ nguyªn t¾c v¨n b¶n göi ®i ngµy nµo th× ghi ngµy Êy. Ngµy th¸ng ®îc ghi ë phÝa trªn ®Çu v¨n b¶n ®Ó tiÖn viÖc vµo sæ, viÖc s¾p xÕp lu tr÷ vµ t×m kiÕm v¨n b¶n. §èi víi v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt vµ v¨n b¶n ¸p dông ph¸p luËt th× ®Ò ngµy lµ thêi ®iÓm ký ban hµnh. +§ãng dÊu: V¨n b¶n ph¶i cã ch÷ ký hîp lÖ míi ®ãng dÊu kh«ng ®îc ®ãng dÊu kh«ng. DÊu ®ãng trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i ch÷ ký. 16 +Vµo sæ v¨n b¶n ®i cÇn ®Çy ®ñ chÝnh x¸c, râ rµng vµo tõng cét môc nh÷ng ®iÓm cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®Ó sè ký hiÖu, ngµy th¸ng n¬i göi n¬i nhËn… -Bíc 3: ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i. V¨n b¶n ph¶i ®îc chuyÓn ngay trong ngµy, chËm nhÊt lµ vµo s¸ng ngµy h«m sau ngµy lµm thñ tôc ph¸t hµnh. Riªng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn th× v¨n th lµm thñ tôc ph¸t hµnh ngµy khi nhËn ®îc v¨n b¶n th× c¸c bé phËn ®¬n vÞ. V¨n b¶n ®îc göi trùc tiÕp hoÆc göi b»ng ®êng bu ®iÖn nhng ph¶i cã sæ chuyÓn giao v¨n b¶n vµ ngêi nhËn ph¶i ký vµo sæ. B× ®ùng v¨n b¶n tuªn theo c¸c quy ®Þnh vÒ kÝch thíc cña bu ®iÖn. B× v¨n b¶n ghi râ rµng tªn c¬ quan göi, tªn vµ ®Þa chØ c¬ quan nhËn v¨n b¶n sè, ký hiÖu sè lîng v¨n b¶n (nÕu cã). ChØ göi v¨n b¶n cho nh÷ng c¬ quan ®îc nªu trong phÇn n¬i nhËn. Sau khi v¨n b¶n, ®a v¨n b¶n lªn m¹ng tin häc vµ ph¶i b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu vÒ thÓ thøc. -Bíc 4: C«ng v¨n ®i ®îc lu Ýt nhÊt 2 b¶n mét b¶n ®Ó lËp hå s¬ vµ theo dâi c«ng viÖc ë cÊp thõa hµnh; 01 b¶n lu v¨n th tra t×m phôc vô khi cÇn thiÕt. KhuyÕt ®iÓm lín nhÊt lµ ë bíc so¸t l¹i v¨n b¶n. §©y lµ bíc kiÓm tra c¸c phÇn, thÓ thøc xem ®· ®óng theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt cha. Nã cã vai trß quan träng ®Õn hiÖu lùc, hiÖu qu¶ thùc hiÖn v¨n b¶n, gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n. Tuy nhiªn bíc nµy cßn thùc hiÖn ®¹i kh¸i. §ã lµ nguyªn nh©n c¸c v¨n b¶n ®i cßn cã t×nh tr¹ng sai thiÕu vi ph¹m c¸c yªu cÇu vÒ thÓ thøc kh«ng b¶o ®¶m c¸c yªu cÇu vÒ néi dung kü thuËt so¹n th¶o ng«n ng÷. -Bíc vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i còng ®îc thùc hiÖn cha tèt viÖt ®¨ng ký vµo sæ nhiÒu khi mang tÝnh h×nh thøc kh«ng râ rµng kh«ng chÝnh x¸c dÉn ®Õn khã kh¨n khi nghiªn cøu t×m hiÓu, kiÓm tra… C©u 5: Tr×nh bµy nguyªn t¾c, ph¬ng ph¸p tæ chøc qu¶n lý c«ng v¨n néi bé vµ c«ng v¨n mËt. Thùc tÕ hiÖn nay kh©u nghiÖp vô nµy thêng m¾c nh÷ng khuyÕt ®iÓm g×. C¸c nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n lý c«ng v¨n néi bé vµ mËt. C¸c v¨n b¶n néi bé ph¶i qua v¨n th c¬ quan ®Ó vµo sæ ®¨ng ký thèng nhÊt qu¶n lý. -V¨n b¶n ph¶i ®îc chuyÓn giao cho nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm ph¶i gi¶i quyÕt qu¶n lý ®óng thÈm quyÒn. -ViÖc chuyÓn giao ph¶i ®îc ký nhËn râ rµng. -Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh cña Nhµ níc vÒ phæ biÕn, lu hµnh t×m hiÓu sö dông, tiÕp nhËn, chuyÓn giao, tiªu huû v¨n b¶n mËt. Ph¬ng ph¸p tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n néi bé. -Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n néi bé: Mçi lo¹i v¨n b¶n néi bé còng ph¶i vµo sæ ®¨ng ký riªng trong ®ã nªu râ: sè, ký hiÖu, ngµy th¸ng ký, ngêi ký trÝch yÕu néi dung, ngêi nhËn, n¬i nhËn, ký nhËn. -LËp hå s¬: Tuú néi dung, tÝnh chÊt cña tõng lo¹i v¨n b¶n vµ tiÓu huû nh÷ng c«ng v¨n kh«ng cßn gi¸ trÞ. Ph¬ng ph¸p tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n mËt. -Vµo sæ ®¨ng ký: V¨n th c¬ quan kh«ng ®îc giao nhiÖm vô phô tr¸ch v¨n b¶n mËt th× chØ vµo sæ b× ngoµi b× v¨n b¶n. B× v¨n b¶n mËt cã "dÊu chØ ngêi cã tªn míi ®îc bãc b×" v¨n th c¬ quan còng chØ vµo sæ ngoµi b×. ChØ bé phËn ®îc giao nhiÖm vô phô tr¸ch v¨n b¶n mËt míi ®¨ng ký vµo sæ b× trong v¨n b¶n. -Nh÷ng ngêi ®îc giao nhiÖm vô cung cÊp phæ biÕn tµi liÖu mËt ph¶i thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ chÕ ®é b¶o mËt. C¸c c¬ quan tæ chøc cã nhu cÇu nghiªn cøu, t×m hiÓu tµi liÖu mËt ph¶i ®îc sù cho phÐp cña thñ trëng c¬ quan cã tµi liÖu mËt. ViÖc sao chôp tµi liÖu mËt ph¶i ®¨ng ký víi v¨n th: PhiÕu ®¨ng ký ph¶i ghi râ néi 17 dung sao chôp, sè lîng, môc ®Ých hä tªn ngêi sö dông, ®Þa chØ. V¨n th thùc hiÖn ®óng quy ®Þnh vµo sæ lu phiÕu ®¨ng ký µ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng t¸c b¶o mËt ë kh©u m×nh thùc hiÖn. -Tµi liÖu mËt ®îc b¶o qu¶n trong c¸c thiÕt bÞ an toµn (hßm kÕt). Tµi liÖu "tuyÖt ®èi", ”tèi mËt" ®îc b¶o qu¶n ë nh÷ng hå s¬ mËt trùc tiÕp theo sù chØ ®¹o cña thñ trëng c¬ quan quyÕt ®Þnh. -C¸c c«ng v¨n mËt ®îc lu trong hå s¬ riªng. ViÖc lËp hå s¬ mËt trùc tiÕp theo sù chØ ®¹o cña thñ trëng c¬ quan. -Tiªu huû: C¸c b¶n in thö, giÊy nÕn, giÊy than liªn quan ®Õn tµi liÖu mËt kh«ng cÇn lu ph¶i tiªu huû. Nh×n chung viÖc qu¶n lý v¨n b¶n mËt ë níc ta cho ®Õn nay ®îc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ b¶o ®¶m ®îc bÝ mËt cña §¶ng, cña Nhµ níc trong ®iÒu kiÖn giao lu quèc tÕ vµ quèc tÕ ho¸ ®ang ph¸t triÓn m¹nh trªn thÕ giíi. Tuy nhiªn do mét sè yÕu kÐm vÒ chÊt lîng cña ®éi ngò nh©n viªn v¨n th phôc tr¸ch vÒ c«ng t¸c b¶o mËt dÉn ®Õn cã nh÷ng sai ph¹m trong qu¸ tr×nh ®¨ng ký vµo sæ qu¶n lý v¨n b¶n mËt vi ph¹m quyÒn h¹n g©y nªn c¸c xao trén trong ho¹t ®éng qu¶n lý (mÆc dï hËu qu¶ kh«ng lín). §èi víi viÖc qu¶n lý v¨n b¶n néi bé cã thÓ thÊy t×nh h×nh chung lµ cha ®îc quan t©m ®óng møc cha thÊy hÕt ý nghÜa cña viÖc qu¶n lý v¨n b¶n néi bé. Tõ ®ã dÉn ®Õn viÖc nh©n viªn phô tr¸ch kiªm nhiÖm tiªu chuÈn nghiÖp vô vµ phÈm chÊt kh«ng ®¸p ngs ®îc yªu cÇu. #ViÖc qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan nh»m hai môc ®Ých. *Qu¶n lý v¨n b¶n ®Ó qu¶n lý c«ng viÖc ®Ó cã c¬ së kiÓm tra, theo dâi, chØ ®¹o vµ ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña c¬ quan. *B¶o vÖ ®îc c¸c bÝ mËt cña c¬ quan Nhµ níc . Nguyªn t¾c qu¶n lý v¨n b¶n. *Qu¶n lý v¨n b¶n theo hÖ thèng cña chóng. HÖ thèng v¨n b¶n ®îc h×nh thµnh do quan hÖ gi÷a c¸c c¬ quan ®¬n vÞ t¹o lËp vµ sö dông v¨n b¶n häc theo chøc n¨ng cña c¬ quan, ®¬n vÞ. Qu¶n lý theo hÖ thèng lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó qu¶n lý toµn diÖn tæng hîp ®èi víi v¨n b¶n, t¹o tiÒn ®Ò ®Ó ®¸nh gi¸ tµi liÖu v¨n b¶n chÝnh x¸c khoa häc. *Nguyªn t¾c gi¸ trÞ v¨n b¶n, gi¸ trÞ cña v¨n b¶n rÊt ®a d¹ng, kh«ng ®ång nhÊt. C¸c v¨n b¶n kh¸c nhau vÒ hiÖu lùc ph¸p lý, thêi hiÖu ¸p dông, tÝnh chÊt th«ng tin. Qu¶n lý theo gi¸ trÞ míi t¹o ra tæ chøc bé m¸y qu¶n lý khoa häc, ph©n c«ng ph©n cÊp hîp lý trong qu¶n lý v¨n b¶n. *Nguyªn t¾c thêi ®iÓm ban hµnh, h×nh thµnh. Thêi ®iÓm h×nh thµnh ph¶n ¸nh tiÕn triÓn cña c«ng viÖc trong thùc tÕ. C¸c v¨n b¶n ®îc h×nh thµnh trong c¸c thêi ®iÓm ®Æc biÖt cã nh÷ng gi¸ trÞ ®Æc biÖt. ChÝnh v× vËy viÖc qu¶n lý ph¶i c¨n cø vµo thêi ®iÓm h×nh thµnh. Nguyªn t¾c nµy trong mét sè tµi liÖu cßn ®îc gäi lµ nguyªn t¾c tÝnh lÞch sö. #Néi dung cña c«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n. *§¨ng ký vµo sæ: ViÖc ®¨ng ký vµo sæ lµ mét néi dung quan träng trong qu¶n lý v¨n b¶n. §ã lµ sù ghi chÐp l¹i nh÷ng ®iÓm cÇn thiÕt cña v¨n b¶n. ViÖc ®¨ng ký vµo sæ ph¶i b¶o ®¶m chÝnh x¸c, râ rµng, ®Çy ®ñ. §¨ng ký vµo sæ gióp cho c¬ quan n¾m ®îc sè lîng v¨n b¶n chñ thÓ, néi dung hiÖu lùc vµ c¸c ph¬ng diÖn quan träng kh¸c cña viÖc v¨n b¶n. *LËp hå s¬ (Tham kh¶o ë c©u 7, cÇu 8, c©u 2) C©u 6: C¸c nguyªn t¾c qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan c«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan gåm néi dung g×? Qu¶n lý v¨n b¶n thùc chÊt lµ qu¸ tr×nh vËn dông c¸c c«ng cô, c¸c ph¬ng ph¸p qu¶n lý ®Ó n¾m v÷ng vÒ sè lîng néi dung, t×nh tr¹ng vËt lý, hiÖu lùc ph¸p lý, lÞch sö cña c¸c v¨n b¶n trong qóa tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan ®¬n vÞ. 18 Hå s¬ lµ mét tËp hîp (hoÆc mét) v¨n b¶n, tµi liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Ò, mét sù kiÖn hoÆc mét ®èi tîng cô thÓ hoÆc cã chung mét ®Æc ®iÓm vÒ thÓ lo¹i hoÆc vÒ t¸c gi¶… ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña thuéc chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ cña mét sè c¬ quan, mét c¸ nh©n. LËp hå s¬ lµ qu¸ tr×nh tËp hîp, lùa chän s¾p xÕp c¸c v¨n b¶n h×nh thµnh c¸c hå s¬ trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc theo nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh. C«ng t¸c lËp hå s¬. -LËp hå s¬ lµ kh©u nghiÖp vô cuèi cïng quan träng cña c«ng t¸c v¨n th. -Trong c¬ quan c¨n cø vµo ®Æc trng v¨n b¶n cã 4 lo¹i hå s¬: hå s¬ nh©n sù, hå s¬ nguyªn t¾c, hå s¬ tr×nh duyÖt vµ hå s¬ c«ng vô. Vµo cuèi n¨m c¬ quan lËp danh môc hå s¬ ®Ó thùc hiÖn cho n¨m míi. Danh môc hå s¬ lµ b¶n liÖt kª cã hÖ thèng tªn gäi c¸c hå s¬ mµ c¬ quan cÇn ph¶i lËp trong n¨m vµ ®îc duyÖt theo mét chÕ ®é nhÊt ®Þnh. Danh môc hå s¬ cã vai trß quan träng trong viÖc b¶o ®¶m sù thèng nhÊt, chñ ®éng trong c«ng t¸c lËp hå s¬, bè trÝ nh©n lùc vµ c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt cho c«ng t¸c nµy ®îc thuËn lîi. Quy tr×nh lËp hå s¬ ®îc thùc hiÖn trªn c¬ së c¸c bíc sau ®©y: -Më hå s¬: c¸n bé ®îc giao nhiÖm vô lËp hå s¬ viÕt tiªu ®Ò. -Ph©n lo¹i v¨n b¶n, tµi liÖu ®a vµo hå s¬. -S¾p xÕp v¨n b¶n tµi liÖu vµo hå s¬. -Biªn môc hå s¬. -§ãng quyÓn -Nép lu hå s¬. §Ó ®æi míi c«ng t¸c v¨n th hiÖn nay ®ßi hái ph¶i cã sù ®æi míi trªn nhiÒu ph¬ng diÖn, liªn quan ®Õn nhiÒu chñ thÓ. -Tríc hÕt ph¶i hoµn thiÖn hÖ thèng c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt, ®iÒu chØnh híng dÉn c«ng t¸c v¨n th. Mét hÖ thèng ph¸p luËt yÕu, thiÕu , kh«ng khoa häc, kh«ng hîp lý dÉn ®Õn sù yÕu kÐm cña c«ng t¸c v¨n th. -§æi míi quan niÖm t duy vÒ c«ng t¸c v¨n th, vai trß cña c«ng t¸c v¨n th. -X©y dùng c¸c tiªu chuÈn nghiÖp vô vµ phÈm chÊt c©n thiÕt ®èi víi c¸n bé nh©n viªn V¨n phßng trong t×nh h×nh míi. -§Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc vÒ c«ng t¸c v¨n th thÈm ®Þnh vµ ¸p dông vµo thùc tiÔn. -¸p dông c¸c tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµo c«ng t¸c v¨n th. VÞ trÝ t¸c dông cña c«ng t¸c lËp hå s¬. -LËp hå s¬ lµ kh©u cuèi cïng quan träng cña c«ng t¸c v¨n th, lµ kh©u b¶n lÒ cña c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ gióp cho mçi c¸n bé nh©n viªn s¾p xÕp c«ng v¨n giÊy tê mét c¸ch khoa häc thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc gióp cho viÖc gi÷ g×n bÝ mËt quèc gia chuÈn bÞ tèt cho c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ nh»m qu¶n lý toµn bé c«ng viÖc cña c¬ quan, ph©n lo¹i c«ng v¨n, giÊy tê mét c¸ch cã khoa häc h¹n chÕ c«ng v¨n giÊy tê v« dông, cã kÕ ho¹ch lËp vµ b¶o qu¶n hå s¬ cã gi¸ trÞ tr¸nh ®îc viÖc lËp hå s¬ trïng lËp. *Tiªu huû v¨n b¶n: ViÖc tiªu huû v¨n b¶n ®îc thùc hiÖn ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n ®· thùc sù kÕt ý nghÜa, gi¸ trÞ. §Ó x¸c ®Þnh tµi liÖu v¨n b¶n cã cÇn thiÕt ph¶i bÞ tiÓu huû c¬ quan ph¶i thµnh lËp héi ®ång x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. Héi ®ång nµy chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña thñ trëng c¬ quan. C©u 7: Cã bao nhiÒu lo¹i hå s¬? ý nghÜa vai trß cña c«ng t¸c lËp hå s¬ trong ho¹t ®éng cña c¬ quan? Tr×nh bµy quy tr×nh lËp hå s¬ c«ng vô: Hå s¬ lµ mét tËp hîp (hoÆc mét) v¨n b¶n, tµi liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Ò, mét sù 19 kiÖn hoÆc mét ®èi tîng cô thÓ hoÆc cã chung mét ®Æc ®iÓm vÒ thÓ lo¹i hoÆc vÒ t¸c gi¶… ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña thuéc chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ cña mét sè c¬ quan, mét c¸ nh©n. LËp hå s¬ lµ qu¸ tr×nh tËp hîp, lùa chän s¾p xÕp c¸c v¨n b¶n h×nh thµnh c¸c hå s¬ trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc theo nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh. VÞ trÝ t¸c dông cña c«ng t¸c lËp hå s¬. -LËp hå s¬ lµ kh©u cuèi cïng quan träng cña c«ng t¸c v¨n th, lµ kh©u b¶n lÒ cña c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ gióp cho mçi c¸n bé nh©n viªn s¾p xÕp c«ng v¨n giÊy tê mét c¸ch khoa häc thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc gióp cho viÖc gi÷ g×n bÝ mËt quèc gia chuÈn bÞ tèt cho c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ nh»m qu¶n lý toµn bé c«ng viÖc cña c¬ quan, ph©n lo¹i c«ng v¨n, giÊy tê mét c¸ch cã khoa häc h¹n chÕ c«ng v¨n giÊy tê v« dông, cã kÕ ho¹ch lËp vµ b¶o qu¶n hå s¬ cã gi¸ trÞ tr¸nh ®îc viÖc lËp hå s¬ trïng lËp. * C¸c lo¹i hå s¬: -Hå s¬ nguyªn t¾c lµ tËp hîp b¶n sao c¸c v¨n b¶n ph¸p quy vÒ mét c«ng t¸c nghiÖp vô lµm c¨n cø tra cøu gi¶i quyÕt c«ng viÖc hµng ngµy. Hå s¬ nguyªn t¾c cã thÓ bao gåm b¶n soa v¨n b¶n cña nhiÒu n¨m, kh«ng thuéc diÖn hå s¬ nép lu cña c¬ quan. -S¾p xÕp v¨n b¶n trong hå s¬ nguyªn t¾c theo tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc. Trong tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc l¹i s¾p xÕp theo th tù thêi gian. -S¾p xÕp, hÖ thèng ho¸ c¸c tËp c«ng b¸o ®Çy ®ñ lµ nh÷ng hå s¬ nguyªn t¾c rÊt cÇn thiÕt cho c¬ quan, ®¬n vÞ. -Hå s¬ nh©n sù lµ b»ng chøng lÞch sö chÝnh x¸c, ®¸ng tin cËy ®Ó thñ trëng c¬ quan nghiªn cøu vµ sö dông c¸n bé. Bëi vËy hå s¬ nh©n sù kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc . -Hå s¬ nh©n sù thêng ®îc b¶o qu¶n trong c¸c tói theo mÉu thèng nhÊt. ViÖc s¾p xÕp tµi liÖu, v¨n b¶n trong tói hå s¬ vµ theo qóa tr×nh ph¸t sinh, ph¸t triÓn vµ kÕt thóc vÊn ®Ò sù viÖc cña c¸n bé ®ã. Phßng tæ chøc c¸n bé qu¶n lý hå s¬ nh©n sù theo tr¸ch nhiÖm: ph©n cÊp vµ phan lo¹i, s¾p xÕp theo ®Æc trng vÇn ch÷ c¸i kÕt hîp víi ®Æc trng c¬ cÊu ®¬n vÞ. Hå s¬ nh©n sù thuéc lo¹i tµi liÖu mËt nªn ph¶i cã quy chÕ b¶o mËt khi khai th¸c, sö dông hå s¬. -Hå s¬ tr×nh duyÖt: Mçi c¸n bé nghiªn cøu tr×nh thñ trëng duyÖt, ký v¨n b¶n kh«ng chØ ®¬n thuÇn ®a ra mét v¨n b¶n dù th¶o ®ã mµ ph¶i kÌm theo nh÷ng v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan vµ tËp hîp vµo trong hå s¬ tr×nh duyÖt. Qua ®ã thñ trëng c¬ quan cã thªm ®iÒu kiÖn nghiªn cøu ®Ó duyÖtm, phª chuÈn v¨n b¶n, dù th¶o. #Hå s¬ tr×nh duyÖt thêng gåm 2 phÇn: PhÇn I: Nh÷ng v¨n b¶n nguyÔn t¾c lµm c¬ së cho dù th¶o v¨n b¶n tr×nh duyÖt- nh÷ng v¨n b¶n yªu cÇu ®Ò nghÞ gi¶i quyÕt vµ nh÷ng v¨n b¶n mµ c¸n bé tiÕn hµnh ®iÒu tra nghiªn cøu sù viÖc ®ã. PhÇn II: Dù th¶o v¨n b¶n tr×nh duyÖt vµ c¸c v¨n b¶n cã liªn quan. -Hå s¬ c«ng vô lµ tËp hîp c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt mét c«ng viÖc cô thÓ. Sau khi c«ng viÖc kÕt thóc hoÆc theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ®Õn mét thêi h¹n, hå s¬ nµy ph¶i ®îc nép lu. * Quy tr×nh lËp hå s¬ c«ng cô: 1.Më hå s¬: Më hå s¬ lµ viÖc c¸n bé ®îc giao nhiÖm vô lËp hå s¬ vµo ®Çu mçi n¨m ghi tiªu ®Ò hå s¬ vµo b×a hå s¬ c¨n cø vµo danh môc hå s¬ ®· dù kiÕn. ViÖc ghi tiªu ®Ó hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o chÝnh x¸c ng¾n gän nªu kh¸i qu¸t ®îc vÊn ®Ò, sù kiÖn, néi dung. 20 2.Ph©n lo¹i s¾p xÕp v¨n b¶n tµi liÖu ® a vµo hå s¬: Sau khi më hå s¬, c¸c v¨n bg¶n, tµi liÖu g× liªn quan ®Õn hå s¬ ph¶i tËp hîp ®Çy ®ñ ®Ó ®a vµo hå s¬. C¨n cø vµo ®Æc trng cña v¨n b¶n tµi liÖu ®Ó chÝ thµnh c¸c hå s¬. Hå s¬ cã thÓ ®îc ph©n lo¹i theo c¸c ®Æc trng: -§Æc trng tªn gäi. -§Æc trng vÊn ®Ò. -§Æc trng t¸c gi¶. -§Æc trng thêi gian. -§Æc trng giao dÞch. -§Æc trng ®Þa d. 3. S¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê trong hå s¬: C¸c v¨n b¶n, giÊy tê trong hå s¬ ph¶i ®îc s¾p xÕp mét c¸ch khoa häc, hîp lý thÓ hiÖn ®îc sù liªn quan gi÷a c¸c v¨n b¶n giÊy tê trong hå s¬ vµ diÔn biÕn cña sù viÖc. Hå s¬ cã thÓ s¾p xÕp theo c¸c tiªu chÝ: Theo tªn lo¹i v¨n b¶n; theo thø tù thêi gian, theo tr×nh tù gi¶i quyÕt vÊn ®Ò trong thùc tiÔn; theo vÊn ®Ò kÕt hîp víi thêi gian theo t¸c gi¶ kÕt hîp víi thêi gian, theo vÇn ch÷ c¸i… 4.Biªn môc hå s¬: Biªn môc hå s¬ lµ viÖc giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ thµnh phÇn néi dung vµ c¸c yÕu tè kh¸c cña hå s¬ ®Ó khai th¸c tra cøu ®îc nhanh chãng, thuËn lîi, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó b¶o qu¶n tèt hå s¬ bao gåm c¸c c«ng viÖc (bªn trong). +§¸nh sè tê. +ViÕt môc lôc v¨n b¶n. +ViÕt tê kÕt thóc. * Biªn môc ngoµi b×a: +Ghi tªn c¬ quan ®¬n vÞ lËp hå s¬. +Ghi sè kÝ hiÖu hå s¬. +Ghi ngµy th¸ng bÊt ®Çu vµ kÕt thóc. +GhÝ sè tê; ghi thêi h¹n b¶o qu¶n. 5. §ãng quyÓn: Hå s¬ sau khi biªn môc xong cÇn ®ãng quyÓn ®Ó cè ®Þnh trËt tù s¾p xÕp c¸c v¨n b¶n tµi liÖu trong hå s¬, gi÷ cho chóng khái bÞ mÊt b¶o ®¶m thuËn tiÖn cho viÖc nép lu vµ sö dông l©u dµi. 6. Nép lu hå s¬: ViÖp nép lu hå s¬ chØ ¸p dông ®èi víi c¸c hå s¬ theo quy trình phải nộp lưu. Câu 8: Ý nghĩa vai trò của công tắc lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan . có bao nhiêu loại hồ sơ? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ. *Khái niệm hồ sơ Hå s¬ lµ mét tËp hîp (hoÆc mét) v¨n b¶n, tµi liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Ò, mét sù kiÖn hoÆc mét ®èi tîng cô thÓ hoÆc cã chung mét ®Æc ®iÓm vÒ thÓ lo¹i hoÆc vÒ t¸c gi¶… ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña thuéc chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ cña mét sè c¬ quan, mét c¸ nh©n. LËp hå s¬ lµ qu¸ tr×nh tËp hîp, lùa chän s¾p xÕp c¸c v¨n b¶n h×nh thµnh c¸c hå s¬ trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc theo nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh. VÞ trÝ t¸c dông cña c«ng t¸c lËp hå s¬. -LËp hå s¬ lµ kh©u cuèi cïng quan träng cña c«ng t¸c v¨n th, lµ kh©u b¶n lÒ cña c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ gióp cho mçi c¸n bé nh©n viªn s¾p xÕp c«ng v¨n giÊy tê mét c¸ch khoa häc thuËn tiÖn cho viÖc nghiªn cøu ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ gi¶i quyÕt c«ng viÖc gióp cho viÖc gi÷ g×n bÝ mËt quèc gia chuÈn bÞ tèt cho c«ng t¸c lu tr÷. -C«ng t¸c lËp hå s¬ nh»m qu¶n lý toµn bé c«ng viÖc cña c¬ quan, ph©n lo¹i c«ng v¨n, giÊy tê mét c¸ch cã khoa häc h¹n chÕ c«ng v¨n giÊy tê v« dông, cã kÕ ho¹ch lËp vµ b¶o qu¶n hå s¬ cã gi¸ trÞ tr¸nh ®îc viÖc lËp hå s¬ trïng lËp. *Vai trò của công tác lập hồ sơ. 21 sö dông c¸n bé. Bëi vËy hå s¬ nh©n sù kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc . -Hå s¬ nh©n sù thêng ®îc b¶o qu¶n trong c¸c tói theo mÉu thèng nhÊt. ViÖc s¾p xÕp tµi liÖu, v¨n b¶n trong tói hå s¬ vµ theo qóa tr×nh ph¸t sinh, ph¸t triÓn vµ kÕt thóc vÊn ®Ò sù viÖc cña c¸n bé ®ã. Phßng tæ chøc c¸n bé qu¶n lý hå s¬ nh©n sù theo tr¸ch nhiÖm: ph©n cÊp vµ phan lo¹i, s¾p xÕp theo ®Æc trng vÇn ch÷ c¸i kÕt hîp víi ®Æc trng c¬ cÊu ®¬n vÞ. Hå s¬ nh©n sù thuéc lo¹i tµi liÖu mËt nªn ph¶i cã quy chÕ b¶o mËt khi khai th¸c, sö dông hå s¬. -Hå s¬ tr×nh duyÖt: Mçi c¸n bé nghiªn cøu tr×nh thñ trëng duyÖt, ký v¨n b¶n kh«ng chØ ®¬n thuÇn ®a ra mét v¨n b¶n dù th¶o ®ã mµ ph¶i kÌm theo nh÷ng v¨n b¶n kh¸c cã liªn quan vµ tËp hîp vµo trong hå s¬ tr×nh duyÖt. Qua ®ã thñ trëng c¬ quan cã thªm ®iÒu kiÖn nghiªn cøu ®Ó duyÖtm, phª chuÈn v¨n b¶n, dù th¶o. #Hå s¬ tr×nh duyÖt thêng gåm 2 phÇn: PhÇn I: Nh÷ng v¨n b¶n nguyÔn t¾c lµm c¬ së cho dù th¶o v¨n b¶n tr×nh duyÖt- nh÷ng v¨n b¶n yªu cÇu ®Ò nghÞ gi¶i quyÕt vµ nh÷ng v¨n b¶n mµ c¸n bé tiÕn hµnh ®iÒu tra nghiªn cøu sù viÖc ®ã. PhÇn II: Dù th¶o v¨n b¶n tr×nh duyÖt vµ c¸c v¨n b¶n cã liªn quan. -Hå s¬ c«ng vô lµ tËp hîp c¸c v¨n b¶n, tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt mét c«ng viÖc cô thÓ. Sau khi c«ng viÖc kÕt thóc hoÆc theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt ®Õn mét thêi h¹n, hå s¬ nµy ph¶i ®îc nép lu. * Quy tr×nh lËp hå s¬ c«ng cô: 1.Më hå s¬: Më hå s¬ lµ viÖc c¸n bé ®îc giao nhiÖm vô lËp hå s¬ vµo ®Çu mçi n¨m ghi tiªu ®Ò hå s¬ vµo b×a hå s¬ c¨n cø vµo danh môc hå s¬ ®· dù kiÕn. ViÖc ghi tiªu ®Ó hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o chÝnh x¸c ng¾n gän nªu kh¸i qu¸t ®îc vÊn ®Ò, sù kiÖn, néi dung. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ , trong đó hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan . tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng , đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ , công chức. -làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước và cơ quan , hạn chế được văn bản , giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm -lập hồ sơ phải phản ánh đúng đắn chức năng, nghiệm vụ chủ yếu của cơ quan đơn vị, phản ánh được hoạt động chích yếu của cơ quan các thời kỳ -các văn bản, tài liệu phải có giá trị đồng đều, và phải có mối quan hệ logíc với nhau về một vấn đề, 1 sự việc hoặc 1 người -hồ sơ có ý nghĩa trong việc sử dụng và tra tìm các thông tin khi cần thiết *C¸c lo¹i hå s¬: -Hå s¬ nguyªn t¾c lµ tËp hîp b¶n sao c¸c v¨n b¶n ph¸p quy vÒ mét c«ng t¸c nghiÖp vô lµm c¨n cø tra cøu gi¶i quyÕt c«ng viÖc hµng ngµy. Hå s¬ nguyªn t¾c cã thÓ bao gåm b¶n soa v¨n b¶n cña nhiÒu n¨m, kh«ng thuéc diÖn hå s¬ nép lu cña c¬ quan. -S¾p xÕp v¨n b¶n trong hå s¬ nguyªn t¾c theo tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc. Trong tõng vÊn ®Ò, tõng sù viÖc l¹i s¾p xÕp theo th tù thêi gian. -S¾p xÕp, hÖ thèng ho¸ c¸c tËp c«ng b¸o ®Çy ®ñ lµ nh÷ng hå s¬ nguyªn t¾c rÊt cÇn thiÕt cho c¬ quan, ®¬n vÞ. -Hå s¬ nh©n sù lµ b»ng chøng lÞch sö chÝnh x¸c, ®¸ng tin cËy ®Ó thñ trëng c¬ quan nghiªn cøu vµ 22 2.Ph©n lo¹i s¾p xÕp v¨n b¶n tµi liÖu ® a vµo hå s¬: Sau khi më hå s¬, c¸c v¨n bg¶n, tµi liÖu g× liªn quan ®Õn hå s¬ ph¶i tËp hîp ®Çy ®ñ ®Ó ®a vµo hå s¬. C¨n cø vµo ®Æc trng cña v¨n b¶n tµi liÖu ®Ó chÝ thµnh c¸c hå s¬. Hå s¬ cã thÓ ®îc ph©n lo¹i theo c¸c ®Æc trng: trong khoảng thời gian nhất định được xếp vào lîi, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó b¶o qu¶n tèt hå s¬ bao gåm c¸c c«ng viÖc (bªn trong). +§¸nh sè tê. +ViÕt môc lôc v¨n b¶n. +ViÕt tê kÕt thóc. *Biªn môc ngoµi b×a: +Ghi tªn c¬ quan ®¬n vÞ lËp hå s¬. +Ghi sè kÝ hiÖu hå s¬. +Ghi ngµy th¸ng bÊt ®Çu vµ kÕt thóc. +GhÝ sè tê; ghi thêi h¹n b¶o qu¶n. 5. §ãng quyÓn: Hå s¬ sau khi biªn môc xong cÇn ®ãng quyÓn ®Ó cè ®Þnh trËt tù s¾p xÕp c¸c v¨n b¶n tµi liÖu trong hå s¬, gi÷ cho chóng khái bÞ mÊt b¶o ®¶m thuËn tiÖn cho viÖc nép lu vµ sö dông l©u dµi. 6. Nép lu hå s¬: ViÖc nép lu hå s¬ chØ ¸p dông ®èi víi c¸c hå s¬ cùng một hồ sơ theo quy trình phải nộp lưu. Lưu hồ sơ là một -§Æc trng giao dÞch. Các văn bản , tài liệu giao trong những nhiệm vụ của công ác văn thư dịch với một số cơ quan khác được xếp vào được thực hiên theo các quy định của nhà nước cùng một hồ sơ nhằm bảo quản tài liệu có giá trị và tạo điều -§Æc trng ®Þa d. Các văn bản có cùng một địa kiện thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng lâu dài. dư được xếp vào cùng một hồ sơ 3. S¾p xÕp v¨n b¶n, giÊy tê trong hå s¬: C¸c v¨n b¶n, giÊy tê trong hå s¬ ph¶i ®îc s¾p xÕp mét c¸ch khoa häc, hîp lý thÓ hiÖn ®îc sù liªn quan gi÷a c¸c v¨n b¶n giÊy tê trong hå s¬ vµ diÔn biÕn cña sù viÖc. Hå s¬ cã thÓ s¾p xÕp theo c¸c tiªu chÝ: Theo tªn lo¹i v¨n b¶n; theo thø tù thêi gian, theo tr×nh tù gi¶i quyÕt vÊn ®Ò trong thùc tiÔn; theo vÊn ®Ò kÕt hîp víi thêi gian theo t¸c gi¶ kÕt hîp víi thêi gian, theo vÇn ch÷ c¸i… 4.Biªn môc hå s¬: Biªn môc hå s¬ lµ viÖc giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ thµnh phÇn néi dung vµ c¸c yÕu tè kh¸c cña hå s¬ ®Ó khai th¸c tra cøu ®îc nhanh chãng, thuËn Để giao nộp hồ sơ được đầy đủ, cán bộ lưu trữ -§Æc trng tªn gäi. Các văn bản có cùng tên gọi được xếp vào cùng một hồ sơ -§Æc trng vÊn ®Ò. Các văn bản có cùng một nội dung được xếp vào cùng một hồ sơ -§Æc trng t¸c gi¶. Các văn bản có cùng một tác giả được xếp vào cùnh mộy hồ sơ -§Æc trng thêi gian. Các văn bản được ban hành cần phối hợp với văn thư nghiên cứu danh mục hồ sơ nộp lưu của Cục Lưu trữ nhà nước, khi giao nộp hồ sơ , tài liệu phải lập biên bản , có kèm theo danh sách hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ , tài liệu còn giữ lại để tiếp tục nghiên cứu Câu 9.Hãy phân tích các đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "B¸o c¸o vÒ c«ng t¸c b¶o vÖ m«i trêng cña UBND c¸c quËn thuéc ®Þa bµn thµnh phè Hµ Néi n¨m 2001". -Tr×nh bµy kh¸i niÖm lËp hå s¬. -C¸c ®Æc trng v¨n b¶n tµi liÖu ®Ó lËp hå s¬. -VËn dông vµo t×nh huèng nµy. 23 Hå s¬ ®· nªu ®îc lËp dùa trªn c¸c ®Æc trng c¬ b¶n: -§Æc trng vÒ tªn gäi: C¸c v¨n b¶n cã cïng tªn lo¹i lµ b¸o c¸o. -§Æc trng vÊn ®Ò: C¸c v¨n b¶n ®Ò cËp ®Õn mét néi dung lµ c«ng t¸c b¶o vÖ m«i trêng. -§Æc trng t¸c gi¶: UBND c¸c quËn. - §Æc trng ®Þa d: C¸c quËn thuéc ®Þa bµn Hµ Néi. *Lu ý: Trong phÇn «n tËp cã vÊn ®Ò "H·y lÊy vÝ dô mét hå s¬ cô thÓ ®Ó ph©n tÝch c¸ch s¾p xÕp trong hå s¬ c«ng vô" cã thÓ lÊy hå s¬ céng t¸c quy ho¹ch ë mét ®Þa ®iÓm nµo ®ã vµ chØ ra c¸ch s¾p xÕp. -Theo tr×nh tù gi¶i quyÕt vÊn ®Ò: V¨n b¶n chØ ®¹o, v¨n b¶n …….. -Theo vÊn ®Ò kÕt hîp thêi gian: V¨n b¶n vÒ c¸c bíc, c¸c giai ®o¹n quy ho¹ch… thời là biện pháp có tính khả thi trong công tác văn thư. Đó là yêu cầu tất yếu, bời lẽ đó là tiền đề cho hoạt động quản lý đặt được hiệu quả cao. giảm nhẹ được sức lao dộng mà lại nâng cao được năng suất lao động của cán bộ vân thư lưu trữ, đảm bảo thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý , giúp họ đưa ra được những quyết định chính xác, nhanh chóng và kipl thời; phản ánh xu hướng phát triển của thực tiễn khách quan, phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, ký thuật hiện đại hoá, với đường lối mà Đảng và Nhà nước đã đề ra . Hiện đại hoá công tác văn thư lư trữ phải được tiến hành trên những nguyên tắc nhất định đó là: Câu 10 Trình bày nội dung , ý nghĩa của việc -phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ và việc trang bị các phương tiện kỹ thuật; tránh #Áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng lãng phí phương tiện kỹ thật hiện đại trong công tác văn -phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị các thư phương tiện đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử Thực tế hiện nay cho thấy việc sử dụng các dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại còn rất hạn chế do Hậu hết các công việc trong quy trình công tác còn thiếu sự quan tâm đến việc trang bị phương văn thư đều có thể áp dụng các phương tiện tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư lưu khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng cơ khí trữ do thiếu kinh phí, hạn hẹp về ngân sách, hoá, tự động hoá . đó có thể là: hoặc cũng có thể do thiếu hiểu biết về sử dụng -các trang thiết bị dùng trong việc soạn thảo văn các tính năng của trang thiết bị hiện đại dẫn tới bản, ghi chép, nhân bản như: máy trữ điện và tự việc sử dụng chúng kém hiệu quả động, máy ghi âm, máy sao chụp, máy Tuy nhiên việc ứng dụng những tiến bộ của microphim, máy vị tính và máy in điện tử…v.v. khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác văn thư -các trang thiết bị dùng trong việc nhận, gửi, là một yêu cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng đăng kí văn bản như: máy bóc phong bì, huỷ 24 phong bì, dán phong bì tự động, đánh số văn -Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về bản, ghi địa chỉ, đóng dấu tem…Để chuyển văn công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, bản trong nội bộ có thrre dùng băng chuyển tự thẩm định và áp dụng các công trình khoa học động, hệ thống vận chuyển bằng hơi nén. đặc đã nghiên cứu . biệt hiện nay máy vi tính được sử dụng rộng rãi, -áp dụng các phơưng tiện khoa học, kỹ thuật nhiều tính năng của máy được áp dụng cho hiện đại theo hướng hiện đại hoá công tác văn công tác văn thư, thí dụ như toàn bộ các công thư lưu trữ. C«ng t¸c lu tr÷ C©u 1: Tµi liÖu lu tr÷ lµ g×? Vµi trß cña tµi liÖu l u tr÷ trong qu¶n lý Nhµ níc? Tµi liÖu l÷u tr÷ lµ nh÷ng vËt mang tin díi d¹ng giÊy v¶i, vá c©y, da thó hoÆc díi d¹ng h×nh ¶nh, ©m thanh ®îc h×nh thµnh trong qóa tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan, c¸ nh©n tiªu biÓu cã ý nghÜ© chÝnh trÞ kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc, lÞch sö vµ c¸c ý nghÜa kh¸c ®îc b¶o qu¶n trong c¸c kho lu tr÷ nh»m phôc vô cho nh÷ng môc ®Ých nhÊt ®Þnh. Theo nh÷ng môc ®Ých vµ gi¸p ®é tiÕp cËn kh¸c nhau chóng ta cã nh÷ng tµi liÖu lu tr÷ kh«ng gièng nhau. C¸ch tiÕp cËn chung nh÷ng tµi liÖu lu tr÷ cã thÓ chia thµnh c¸c lo¹i: Tµi liÖu hµnh chÝnh lµ lo¹i tµi liÖu phæ biÕn nhÊt. Tµi liÖu kü thuËt lµ tµi liÖu ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu khoa häc, s¶n xuÊt cña c¸c c¬ quan ho¹t ®éng khoa häc, kinh doanh s¶n xuÊt gåm: tµi liÖu thiÕt kÕ, chÕ t¹o m¸y, thiÕt kÕ x©y dùng, tµi liÖu khÝ tîng thuû v¨n, tr¾c ®Þa, th¨m dß má, ®Þa chÝnh. Tµi liÖu phim ¶nh, ghi ©m: lo¹i tµi liÖu nµy gåm ©m b¶n d¬ng b¶n cña c¸c cuèn phim cña c¸c cuèn phim, b¨ng ghi h×nh, b¨ng ghi ©m cã gi¸ trÞ ®îc b¶o qu¶n thèng kª b»ng ph¬ng ph¸p riªng, v× tµi liÖu nµy ®îc chÕ t¸c b»ng vËt liÖu riªng biÖt. Tµi liÖu v¨n ho¸, nghÖ thuËt: loµi tµi liÖu nµy bao gåm c¸c b¶n th¶o, c¸c b¶n nh¸p, c¸c t¸c việc soạn thảo, chuyển văn bản đến người nhận, đăng kí văn bản đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu, cung cấp bản sao đều có thể được tiến hành kép kín trong phòng máy vi tính #Phương hướng đổi mới công tác văn thư lưu trữ . -trên cơ sở luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản dưới luật và các văn bản khác nhằm xây dựng một hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ . -Rà soát các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ, bãi bỏ các quy định trái với luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ. -Quy định trách nhiệm: trưởng cơ quan đến nhân viên văn thư lưu trữ đều phải thực hiện đầy đủ và đúng các quy định về công tác văn thư lưu trữ. Có chế tài cụ thể xử lý các hành vi vi phạm các quy định về hoạt động văn thư lưu trữ. -Bố trí nhân viên làm công tác văn thư cơ quan phải có đủ tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩp chất. 25 phÈm v¨n häc nghÖ thuËt vµ c¸c tµi liÖu kh¸c vÒ v¨n ho¸ nghÖ thuËt cã gi¸ trÞ. Tµi liÖu cña c¸ nh©n, gia ®×nh dßng hä cã gi¸ trÞ nh tµi liÖu lu tr÷ quèc gia. §ã lµ tµi liÖu cña c¸c c¸ nh©n, gia ®×nh, dßng hä h×nh thµnh nªn hoÆc thu thËp hoÆc do c¸ nh©n, gia ®×nh, dßng hä ®· tÆng hoÆc b¸n cho c¸c c¬ quan lu tr÷. Tµi liÖu lu tr÷ cã vai trß quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý Nhµ níc -Tµi liÖu lu tr÷ lµ nguån cung cÊp c¸c th«ng tin, kinh nghiÖm qu¶n lý ®· h×nh thµnh qua c¸c giai ®o¹n cho qu¶n lý Nhµ níc kh¾c phôc nh÷ng sai lÇm trong qu¶n lý. -Tµi liÖu lu tr÷ lµ c¨n cø khoa häc cho viÖc ban hµnh quyÕt ®Þnh qu¶n lý, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc hµng ngµy trong ho¹t ®éng qu¶n lý. -Tµi liÖu l÷u trc lµ b»ng chøng x¸c thùc ®Ó ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, c¸c c¸ nh©n trong thùc tiÔn qu¶n lý Nhµ níc. C©u 2: C«ng t¸c lu tr÷ gåm nh÷ng chøc n¨ng g×? Ph©n tÝch quan hÖ gi÷a c¸c chøc n¨ng ®ã? Nh÷ng thiÕu sãt trong thùc tÕ? C«ng t¸c lu tr÷ lµ viÖc lùa chän gi÷ l¹i vµ tæ chøc khoa häc nh÷ng v¨n b¶n giÊy tê cã gi¸ trÞ ®îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c quan, c¸ nh©n ®Ó lµm b»ng chøng vµ tra cøu th«ng tin qóa khø khi cÇn thiÕt. C«ng t¸c lu tr÷ ®îc thùc hiÖn hai chøc n¨ng chñ yÕu: -Tæ chøc b¶o qu¶n hoµn chØnh vµ an toµn tµi liÖu phßng lu tr÷ Quèc gia vµ phßng lu tr÷ cña c¬ quan. -Tæ chøc sö dông tµi liÖu nh»m gãp phÇn thùc hiÖn tèt ®êng lèi, chñ tr¬ng chÝnh s¸ch vµ nh÷ng nhiÖm vô chÝnh trÞ cña §¶ng vµ ph¸p luËt cña Nhµ níc ®Ò ra trong tõng gia ®o¹n. Hai chøc n¨ng nµy cña c«ng t¸c lu tr÷ cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. Thùc hiÖn tèt chøc n¨ng b¶o qu¶n sÏ t¹o tiÒn ®Ò ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng tæ chøc vµ sö dông tµi liÖu cã hiÖu qu¶. V× sao nãi nh vËy? §iÒu nµy cã thÓ lý gi¶i tõ hai gãc ®é c¬ b¶n: sè lîng cña tµi liÖu vµ tæ chøc tµi liÖu. ViÖc tæ chøc vµ sö dông ta× liÖu sÏ kh«ng thÓ thùc hiÖn hoÆc thùc hiÖn kh«ng cã hiÖu qu¶ khi kh«ng cã tµi liÖu lu tr÷ cã gi¸ trÞ, cã ý nghÜa. Tµi liÖu lu tr÷ thiÕu ®ång bé toµn diÖn c¸c tµi liÖu l¹c hËu sÏ kh«ng cã tÝnh h÷u dông trong ®êi sèng x· héi. MÆt kh¸c, tµi liÖu cã gi¸ trÞ nhng ®îc tæ chøc thiÕu khoa häc, t¶n m¹n, tuú tiÖn th× viÖc tæ chøc sö dông sÏ gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n dÉn ®Õn sù tèn kÐm vÒ thêi gian, c«ng søc. V« h×nh dung tÝnh hiÖu qu¶, môc ®Ých hiÖu qu¶ trong khai th¸c tµi liÖu kh«ng ®¹t ®îc. Ngîc l¹i, tæ chøc sö dông tèt phßng lu tr÷ Quèc gia, phßng lu tr÷ c¬ quan lµ ®éng lùc thóc ®Èy thùc hiÖn chøc n¨ng b¶o qu¶n phßng tµi liÖu lu tr÷. Thùc chÊt chøc n¨ng tæ chøc vµ sö dông t¹o ra ý nghÜa vai trß cña chøc n¨ng b¶o qu¶n? Nã gi¶i ®¸p cho c©u hái b¶o qu¶n ®Ó lµm g×? B¶o qu¶n tµi liÖu kh«ng thÓ cã môc ®Ých tù th©n mµ xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu tæ chøc vµ sö dông. Cã ®Æt ra vÊn ®Ò tæ chøc vµ sö dông tµi liÖu th× míi cÇn ph¶i b¶o qu¶n tµi liÖu, lu tr÷ tµi liÖu, tæ chøc khoa häc c¸c lo¹i v¨n b¶n giÊy tê. Chøc n¨ng tæ chøc vµ sö dông kh«ng ®em l¹i nh÷ng gi¸ trÞ ®Ých thùc th× c¨n nguyªn c¾t nghÜa lµ chøc n¨ng b¶o qu¶n ®îc lµm cha tèt (tÊt nhiªn vÉn cã trêng hîp tµi liËu b¶o qu¶n tèt mµ tæ chøc vµ sö dông yÕu kÐm) vµ ®· ph¶i hoµn thiÖn, ph¶i ®æi míi chøc n¨ng b¶o qu¶n. Cã thÓ kh¼ng ®Þnh r»ng c«ng t¸c lu tr÷ cña chóng ta dï ®· cè g¾ng ®æi míi hoµn thiÖn vÉn cßn kh«ng Ýt nh÷ng yÕu kÐm, thiÕu sãt. ChØ riªng chøc n¨ng b¶o qu¶n tµi liÖu còng cã nhiªï vÊn ®Ò cÇn ph¶i kh¾c phôc, söa ch÷a. NhiÒu tµi liÖu cã gi¸ trÞ trong lÞch sö ®· kh«ng ®îc b¶o qu¶n lu tr÷ tèt dÉn ®Õn nh÷ng h h¹i ®¸ng tiÕc kh«ng thÓ phôc håi (c¸c quyÕt ®Þnh chØ ®¹o trong thêi kú kh¸ng chiÕn chèng Mü, Ph¸p kh«ng cßn b¶n gèc chñ yÕu ®îc phôc håi theo 26 trÝ nhí cña c¸c nh©n vËt lÞch sö). Kh«ng Ýt tµi liÖu ®· bÞ thÊt l¹c kh«ng ®îc tËp hîp, lu gi÷. MÆt kh¸c, c¸c tµi liÖu ®îc b¶o qu¶n lu gi÷ ®îc tæ chøc thiÕu khoa häc viÖc tæ chøc sö dông gÆp nhiÒu khã kh¨n. Chøc n¨ng tæ chøc vµ sö dông tµi liÖu lu tr÷ cµng ®îc thùc hiÖn kÐm hiÖu qu¶. Ph¹m vi sö dông h¹n hÑp chñ yÕu cho c«ng t¸c nghiªn cøu biªn niªn lÞch sö mµ cha biÕn hµnh nh÷ng "tri thøc sèng" hiÖn h÷u trong ®êi sèng phôc vô thiÕt thùc cho c¸c ho¹t ®éng trong ®êi sèng Quèc gia. C¸c h×nh thøc tæ chøc sö dông tµi liÖu tuy ®a d¹ng mµ thiÕu chiÒu s©u chØ phôc vô cho c¸c môc ®Ých nhá tríc m¾t lµ chñ yÕu. C©u 3: Ph©n biÖt ý nghÜa, vai trß c«ng viÖc ®¸nh gi¸ tµi liÖu? §Ó ®¸nh gi¸ tµi liÖu ®îc ®óng ®¾n dùa vµo nh÷ng nguyªn t¾c tiªu chuÈn nµo? X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu lµ nghiªn cøu ®Ó quy ®Þnh thêi h¹n cÇn b¶o qu¶n cho tõng lo¹i tµi liÖu h×nh thµnh trong ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ lùa chän ®Ó ®a vµo c¸c phßng b¶o qu¶n, kho lu tr÷ nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ vÒ c¸c mÆt chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸ khoa häc vµ c¸c gi¸ trÞ kh¸c, ®ång thêi lo¹i ra ®Ó tiªu huû nh÷ng tµi liÖu xÐt thÊy ®· thùc sù hÕt ý nghÜa thùc tiÔn. C«ng viÖc ®¸nh gi¸ tµi liÖu trong c«ng t¸c lu tr÷ cã nhiÒu ý nghÜa vµ vai trß. VÒ c¬ b¶n nã gãp phÇn b¶o qu¶n tèt nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ; lo¹i ra vµ tiªu huû nh÷ng tµi liÖu ®· hÕt gi¸ trÞ; n©ng cao chÊt lîng kho lu tr÷ vµ gi¶m bít nh÷ng chi phÝ kh«ng ®¸ng cã cho viÖc qu¶n lý c¸c tµi liÖu ®· l¹c hËu, lçi thêi. Th«ng qua x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu, c¸c tµi liÖu ®îc nghiªn cøu xem xÐt trªn c¸c gãc ®é c¸c khÝa c¹nh kh¸c nhau ®Ó t×m ra ý nghÜa gÝa trÞ ®Ých thùc cña tµi liÖu. Kh«ng xem xÐt ®¸nh gi¸ tµi liÖu rÊt cã thÓ nhiÒu tµi liÖu quý hiÕm cã bÞ mÊt m¸t trong khi tµi liÖu kh«ng cã gÝa trÞ l¹i ®îc b¶o qu¶n n©ng niu lµm cho c¸c kho lu tr÷ kh«ng cã ®îc c¸c tµi liÖu lu tr÷ cã gi¸ trÞ thùc tiÔn. ChÝ phÝ cho viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu kh«ng ph¶i lµ con sè nhá. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ chi phÝ Êy lµm sao cã hiÖu qu¶ nhÊt. §¸nh gi¸ tµi liÖu lµ tiÒn ®Ò, lµ c¬ së ®Ó chi phÝ lu tr÷ ®îc sö dông cã hiÖu qu¶. Nã tr¶ lêi chÝnh x¸c cho c©u hái chi phÝ vµo vÊn ®Ò nµo, tµi liÖu nµo? chi phÝ nh thÕ nµo? Khi x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cÇn dùa vµo ba nguyªn t¾c c¬ b¶n: nguyªn t¾c tÝnh lÞch sö, nguyªn t¾c chÝnh trÞ vµ nguyªn t¾c ®ång bé vµ toµn diÖn. C¸c nguyªn t¾c nµy ph¶i ®îc vËn dông ®Èy ®ñ, liªn quan chÆt chÏ víi nhau. NÕu kh«ng vËn dông ®¶y ®ñ c¶ 3 nguyªn t¾c, sÏ cã ®Þnh híng sai trong c«ng t¸c ®¸nh gi¸ tµi liÖu. C¸c tiªu chuÈn ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. Cã 9 tiªu chuÈn ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu. Thø nhÊt, tiªu chuÈn ý nghÜa néi dung tµi liÖu. Thø hai, tiªu chuÈn t¸c gi¶ tµi liÖu. Thø ba, tiªu chuÈn ý nghÜa c¬ quan h×nh thµnh tµi liÖu. Thø t, tiªu chuÈn sù lÆp l¹i th«ng tin trong tµi liÖu. Thø n¨m, tiªu chuÈn thêi gian vµ ®Þa ®iÓm h×nh thµnh tµi liÖu. Thø s¸u, tiªu chuÈn møc ®é hoµn chØnh vµ khèi lîng cña phßng lu tr÷. Thø b¶y, tiªu chuÈn hiÖu lùc ph¸p lý. Thø t¸m, tiªu chuÈn t×nh tr¹ng vËt lý cña tµi liÖu. Thø chÝn, tiªu chuÈn ng«n ng÷ kü thuËt chÕ t¸c vµ ®Æc ®iÓm h×nh thøc cña tµi liÖu. C©u 4: Tr×nh bµy ý nghÜa cña tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷. Cã c¸c h×nh thøc nµo ®îc ¸p dông ®Ó tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷? H×nh thøc nµo ®îc coi lµ hiÖu qu¶ nhÊt ? V× sao? Tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ lµ toµn bé c«ng t¸c nh»m b¶o ®¶m cung cÊp cho c¬ quan Nhµ níc vµ x· héi nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho môc ®Ých chÝnh trÞ, kinh tÕ, khoa häc, tuyªn truyÒn gi¸o dôc, v¨n ho¸ qu©n sù vµ phôc vô c¸c quyÒn lîi chÝnh ®¸ng cña nh©n d©n. 27 ý nghÜa: -C¸c tµi liÖu lu tr÷ ®îc sö dông thiÕt thùc vµo ®êi sèng, tõ gi¸ trÞ lý thuyÕt ®Õn gi¸ trÞ thùc tiÔn, t¹ ra ý nghÜa cho tµi liÖu lu tr÷. -B¶o ®¶m c¸c tµi liÖu lu tr÷ ®îc sö dông ®óng môc ®Ých, ®óng hiÖu qu¶. -B¶o ®¶m sù c«ng b»ng gi÷a c¸c chñ thÓ trong x· héi vÒ viÖc sö dông tµi liÖu lu tr÷ phôc vô cho ®êi sèng c¸ nh©n. C¸c h×nh thøc sö dông tµi liÖu lu tr÷. -Tæ chøc sö dông t¹i phßng ®äc. -TriÓn l·m tµi liÖu lu tr÷. -CÊp ph¸t chøng nhËn lu tr÷, b¶n sao lôc vµ trÝch sao tµi liÖu lu tr÷. -ViÕt bµi ®¨ng b¸o ph¸t thanh truyÒn h×nh. -C«ng bè tµi liÖu lu tr÷. Trong c¸c h×nh thøc tæ chøc vµ sö dông tµi liÖu lu tr÷, h×nh thøc viÕt bµi ®¨ng b¸o, ph¸t thanh truyÒn h×nh lµ hiÖu qu¶ nhÊt. -TÝnh thuyÕt phôc cao cña néi dung, h×nh thøc sinh ®éng; ph¹m vi lín. -T©m lÝ, t duy truyÒn thèng. -T¸c ®éng cè h÷u cña vÊn ®Ò d luËn x· héi. -Sù ®a d¹ng phong phó ®îc ®Ò cËp qua c¸c ph¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng. C©u 5: Tr×nh bµy kh©u "chØnh lý khoa häc tµi liÖu lu tr÷". Nh÷ng yÕu kiÐm cßn m¾c ph¶i. ChØnh lý khoa häc tµi liÖu lµ sù kÕt hîp mét c¸ch chÆt chÏ vµ hîp lý c¸c kh©u nghiÖp vô cña c«ng t¸c lu tr÷: ph©n lo¹i, bæ sung, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu ®Ó tæ chøc khoa häc c¸c ph«ng lu tr÷ nh»m b¶o qu¶n vµ sö dông chóng toµn diÖn vµ cã hiÖu qu¶ nhÊt. *ý nghÜa: Lµm tèt c«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho toµn bé c«ng t¸c lu tr÷ ®Æc biÖt lµ x©y dùng hÖ thèng c¸c c«ng cô tr cøu khoa häc nh»m khai th¸c triÖt ®Ó, toµn diÖn tµi liÖu ë c¸c phßng kho lu tr÷. *Nguyªn t¾c: -ChØnh lý theo ph«ng. -X©y dùng kÕ ho¹ch chØnh lý. -TiÕn hµnh c¸c bíc ph©n lo¹i chØnh lý. -Tæng kÕt c«ng t¸c chØnh lý. 28 [...]... phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan Mục đích chính của công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý Những 12 tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn th là phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả" Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th là hoạt động không thể thiếu đợc Làm tốt công tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt... nghĩa sau đây -Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lợng đúng đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ -Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp -Công tác văn th... nghiệp vụ và phẩm chất không đáp ngs đợc yêu cầu #Việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích *Quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá hoạt động của cơ quan *Bảo vệ đợc các bí mật của cơ quan Nhà nớc Nguyên tắc quản lý văn bản *Quản lý văn bản theo hệ thống của chúng Hệ thống văn bản đợc hình thành do quan hệ giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và... xác, rõ ràng, đầy đủ Đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm đợc số lợng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực và các phơng diện quan trọng khác của việc văn bản *Lập hồ sơ (Tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2) Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì? Quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phơng pháp quản lý để nắm vững... quyết công việc theo nguyên tắc và phơng pháp nhất định Công tác lập hồ sơ -Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn th -Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan. .. việc cho cơ quan Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức *Các loại công vụ khác của công tác hậu cần -Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo; -Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc; -Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan; ... liệu văn bản có cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trởng cơ quan Câu 7: Có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự 19 kiện... chung tức là các văn bản tài liệu Trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và quản lý "Công văn đến" là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây: -Mọi công dân đến đều phải qua văn th cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất -Công văn đến phải chuyển đến Thủ trởng cơ quan, Chánh Văn phòng hoặc Trởng phòng hành chính... -Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp; -Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan; -Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ -Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh nghiệp gồm những vấn đề gì? Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành... pháp không thể thay thế để sử dụng bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ 11 quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con ngời trong công vụ, doanh nghiệp Tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng ngời, đúng việc, bố trí cán bộ công chức