các loại hình tổ chức sự kiện

Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Trương Thị Bích Tiên _____________________________________________________________________________________________________________ CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRƯƠNG THỊ BÍCH TIÊN* TÓM TẮT Tổ chức kiện ngành phát triển giới. Việc phân loại có thành đáng ghi nhận. Bài viết phân tích ba loại hình kiện tiêu biểu phân loại tổ chức kiện theo quy mô, theo hình thức theo mục đích - nội dung; đồng thời nêu hạn chế cách phân loại này. Từ khóa: tổ chức kiện, loại hình tổ chức kiện, phân loại tổ chức kiện. ABSTRACT Forms of event management Event management is a developing business in the world. The classification of event management has achieved significant results. This article analyses three typical forms of event management based on scale, form and purpose. Besides, the author also points out the limitations of this classification. Keywords: event management, forms of event management, classification of event management. Thế giới tổ chức kiện đa dạng, cách phân loại không phần phong phú. Việc phân loại tổ chức kiện thường thực nhiều chuyên gia với nhiều quan điểm khác nhau, nhiên quy ba nhóm: phân loại tổ chức kiện theo quy mô, phân loại tổ chức kiện theo hình thức phân loại tổ chức kiện theo mục đích, nội dung. Để hiểu rõ chất vấn đề, sâu vào nghiên cứu phân tích trường hợp cụ thể. 1. Phân loại tổ chức kiện theo quy mô Việc phân chia kiện theo quy mô, có nghĩa xác định tầm cỡ kiện tổ chức. Thông thường giới học thuật chuyên gia tổ * NCS, Trường Đại học KHXH & NV, Đại học Quốc gia TPHCM chức kiện thường chia thân kiện thành ba loại, kiện lớn, kiện vừa kiện nhỏ. Sự kiện lớn kiện tổ chức với quy mô mục đích to lớn. Quan điểm kiện lớn đề tài gây tranh cãi giới học thuật nghiên cứu kiện. Theo quan điểm Donal Getz kiện lớn phải “Số lượng người tham dự trực tiếp gián tiếp kiện lớn phải vượt số triệu, giá trị vốn đầu tư vào kiện phải 500 triệu USD, tiếng tăm ảnh hưởng phải lâu dài, bền bỉ sức lan tỏa uy tín phải vượt tầm mức cộng đồng cư dân nơi kiện diễn ra” [3, tr.11]. Cách phân loại kiện theo quan điểm Donal Getz chưa hẳn hoàn toàn hợp lí thuyết phục. Mặc dù chuyên gia nghiên cứu tổ chức 41 Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 41 năm 2012 _____________________________________________________________________________________________________________ kiện, Getz nhiều hạn chế việc đưa nhận xét mình. Nhận xét Getz tương đối xác hiểu rằng, kiện mà ông nêu giới hạn phạm vi kiện kinh tế. Tuy nhiên, thực tế, giới tổ chức kiện phong phú đa dạng nhiều. Vì đa dạng đó, quan điểm Getz tổ chức kiện thiếu tính phổ quát. Hơn nữa, khái niệm “tổ chức kiện” hiểu đơn kiện mang tính kinh tế quan niệm Getz có giá trị thời gian ngắn không gian hẹp. Vì số mà Getz đưa lớn vào lúc Getz phát biểu, tính trượt giá đồng tiền khiến cho số tiền mà Getz gọi lớn không lớn thời gian sau đó. Và số lượng tiền mà Getz cho lớn lớn lĩnh vực tổ chức kiện quốc gia nhỏ bé quốc gia khác. Như vậy, quan niệm kiện lớn Gezt, có vài điểm bất toàn chừng mực tạm chấp nhận hiểu theo nghĩa giản đơn tổ chức kiện bao gồm kiện tổ chức lĩnh vực kinh tế. Thận trọng Donal Getz, Allen Johnny tác phẩm Festival and Special Event Management, đưa nhìn cách phân loại kiện theo quy mô sau: “Có nhiều cách để phân loại phân nhóm kiện quy mô, hình thức nội dung. Xét 42 mặt quy mô, có loại kiện siêu kiện (mega event), kiện đánh dấu (hallmark event), kiện (major event), kiện địa phương (local events), kiện cộng đồng (community events), định nghĩa cách phân loại thường chứa đựng nhiều khiếm khuyết thực tế phân biệt kiện theo quy mô vấn đề có tính rõ ràng cho lắm” [2, tr.11]. Theo quan điểm Allen Johnny kiện phân loại đa dạng phong phú. Ông thận trọng có cân nhắc kĩ lưỡng phát biểu thiếu chuẩn xác việc phân loại kiện theo quy mô. Có thể nói, Getz đưa định nghĩa chấp nhận mà phê phán ngược lại Allen Johnny thể tư phân tích sắc sảo qua phát biểu trên. Ông cho rằng: “… định nghĩa cách phân loại thường chứa đựng nhiều khiếm khuyết thực tế phân biệt kiện theo quy mô vấn đề có tính rõ ràng cho lắm”, Allen Johnny thừa nhận rằng, việc phân loại theo tiêu chí quy mô việc tránh xét kiện, cách phân loại dựa tiêu chí không hẳn mang tính khoa học thuyết phục cao. Cùng đề cập đến quy mô kiện, tác giả Lynn Van Der Wagen tác phẩm Event management phân chia kiện thành siêu kiện (megaevents), kiện yếu (major events) kiện thứ yếu (minor events). Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Trương Thị Bích Tiên _____________________________________________________________________________________________________________ Theo Lynn Van Der Wagen, kiện lớn gọi siêu kiện (mega events) thường nhắm vào thị trường quốc tế. Những hội thao lớn nhân loại Olympic, World cup… ví dụ điển hình cho loại kiện này. Một siêu kiện điển hình thi bóng bầu dục Super Bowl lần thứ 42 nước Mĩ thu hút 90 triệu khán giả trực tiếp gián tiếp [4]. Cuộc thi thu hút nhiều khán giả tới nơi diễn kiện thu nhiều lợi nhuận từ kênh quảng cáo. Những kiện có lợi ích đặc biệt việc gia tăng lượng du khách đến địa phương nơi diễn kiện, lợi ích giới truyền thông đại chúng lợi ích việc biến đổi kinh tế theo chiều hướng tích cực. Tuy nhiên, xét khoảng thời gian ngắn nhiều địa phương nơi kiện diễn chưa thu lợi mà phải trải qua thời gian định kiện bắt đầu phát huy tác dụng lợi ích tiềm ẩn mang tính chiều sâu. Vì thấy vấn đề đầu tư mang tầm chiến lược nên số thành phố chấp nhận gánh khoản nợ sau đăng cai tổ chức kiện lớn. Tuy nhiên tất kiện thuộc tầm cỡ to lớn này, xét dài hạn khó mà tính toán giá trị lợi ích kinh tế cách xác, nhìn chung chúng thường mang tính lợi ích tích cực. Sự kiện Olympic thuộc loại phí tổn nhiều, số lượng người tham dự đông, ảnh hưởng kinh tế xã hội lớn, nhà nghiên cứu, nhà tài trợ, nhà tổ chức người tham dự khắp giới không ngần ngại xếp vào loại siêu kiện; tác động lâu dài bền bỉ kinh tế, văn hóa xã hội nên hoàn toàn xứng đáng. Một ví dụ khác kiện Maha Kumbh Mela. Đây kiện hội họp mang tính tôn giáo lớn lịch sử loài người. Trong suốt thời gian kiện diễn vào năm 2001, khoảng 70 triệu tín đồ Hindu kéo sông Ganges Yamuna Allahabad, Ấn Độ [7]. Họ tham dự nghi thức tẩy uế lễ tắm thiêng liêng mà người mộ đạo tin làm cho thân họ trở nên thoát khỏi tội lỗi nơi trần thế. Hơn nữa, niềm tin tín đồ đạo Hindu, việc tham dự lễ hội thiêng liêng mầu nhiệm khiến cho họ hòa nhập vĩnh viễn với Brahman chấm dứt hoàn toàn cảnh luân hồi đau khổ. Vì muốn tăng tầm quan trọng kiện nên ban tổ chức quy định lễ hội diễn mười hai năm lần. Có lẽ nhà tổ chức kiện tôn giáo quy định để tín đồ Hindu khát khao mong chờ dịp lễ hội khai mạc. Lễ hội Maha Kumb Mela diễn vào năm 2001 mô tả là: “cuộc trình diễn vĩ đại trái đất” [6], kiện tụ họp lớn chưa có người gây nhiều tranh luận quan niệm kiện đơn lẻ. Một hình thức thuộc dạng siêu kiện khác kiện vùng tổ chức với quy mô to lớn. Những kiện 43 Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 41 năm 2012 _____________________________________________________________________________________________________________ vùng tổ chức nhằm tăng lôi khu vực điểm đến du lịch đặc biệt. Hội chợ FAN, lễ hội âm nhạc đồng quê lớn giới tổ chức năm Nashville, Tennessee, biểu diễn nghệ thuật công viên, lễ hội nghệ thuật Memphis tất ví dụ điểm đến du lịch đạt vị trí thị trường lịch quốc nội du lịch quốc tế thông qua kiện năm họ. Sự kiện Madi Gras tổ chức vòng quanh giới thành phố, lễ kỉ niệm hàng năm kiện thường chào đón nồng nhiệt New Orleans - nơi khai sinh mặt lịch sử. Vì thế, song song với việc tổ chức tự phát khắp toàn cầu New Orleans thánh địa thức hàng năm lễ hội Madi Gras. Sự kiện lôi du khách quốc tế địa phương đến New Orleans, đồng thời có tác động văn hóa tài đặc biệt tích cực thành phố này. Loại hình kiện lớn thứ hai, sau siêu kiện kiện yếu (major events). Sự kiện thu hút số lượng lớn người yêu thích văn hóa đặc thù mang tính địa phương thường tổ chức địa điểm du lịch độc đáo. Ví dụ lễ đón năm người Hoa tổ chức nhiều thành phố, thủ đô giới. Ở Honolulu, kiện bao gồm nhiều lễ hội với hoạt động mang ý nghĩa nhắc nhở văn hóa truyền thống người Hoa dịp xuân như: lễ hội lồng đèn, diễu hành, múa lân, đua thuyền rồng. Loại kiện cuối theo Lynn Van Der Wagen kiện thứ yếu 44 (minor events). Theo quan điểm Wagen, hầu hết kiện rơi vào loại này, nhà tổ chức kiện thu thập kinh nghiệm mình. Hầu thành phố, tiểu bang Mĩ tự tổ chức kiện hàng năm. Ví dụ, Rhode Island, tiểu bang nhỏ mặt địa lí đưa 234 lễ hội hàng năm bao gồm lễ hội mùa đông Newport giải đấu tennis Miller Lite Hall đua giải Wickford. Về thể loại lễ hội nông nghiệp xuất khẩu, có hàng ngàn kiện vùng, quận, tiểu bang Mĩ tổ chức năm. Hội chợ sử dụng dịch vụ 15.000 tình nguyện viên có danh sách chờ hàng ngàn người háo hức đăng kí tham gia. Thêm vào kiện hàng năm, có kiện diễn lần, gồm kiện trình diễn múa, ca nhạc kịch mang tính lịch sử. Tóm lại, hoạt động lễ kỉ niệm, lễ trao giải thưởng, mít-tinh, tiệc tùng, hội nghị, triển lãm, kiện thể thao nhiều kiện cộng đồng xã hội khác thuộc vào loại kiện này. Lynn Van Der Wagen số học giả đưa cách phân loại quy mô kiện. Cách phân loại kiện Lynn Van Der Wagen kĩ lưỡng sâu sắc. Tuy nhiên, học giả khác, cách phân loại Wagen có phần mang nặng tính hàn lâm có lẽ khó tìm ủng hộ hoàn toàn người quan tâm đến vấn đề tổ chức kiện. Thiết nghĩ, tổ chức loại kiện khác nhau, người ta phân chia nhiều loại theo tiêu chí Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Trương Thị Bích Tiên _____________________________________________________________________________________________________________ quy mô hoàn toàn khác nhau. Đó điều tất yếu đáng ngạc nhiên, thân tổ chức kiện vấn đề thuộc văn hóa xã hội, nên có nhiều nhìn khác việc phân loại điều bình thường. Xuất phát từ thực tế nhằm đơn giản hóa khái niệm kiện, phân chia kiện theo tiêu chí quy mô làm ba loại chính, kiện lớn, kiện vừa kiện nhỏ. Cách chia theo tiêu chí chưa hoàn toàn xác lại cách chia đơn giản phổ biến để tìm hiểu tính quy mô kiện. 2. Phân loại tổ chức kiện theo hình thức Thế giới tổ chức kiện đa dạng phong phú, hình thức tổ chức kiện lại phong phú hơn. Có kiện tổ chức hình thức lễ hội tôn giáo có kiện túy tính tục giải trí. Trong giới muôn màu muôn vẻ hình thức tổ chức kiện, liệt kê vài hình thức kiện tiêu biểu như: kiện lễ hội, kiện thương mại, kiện giáo dục, trị… Để tìm hiểu hình thức kiện tổ chức, cần tìm hiểu đến hình thức kiện lễ hội. Về mặt lí luận thực tiễn, lễ hội thể quan trọng hoạt động người nhằm xây dựng đời sống văn hóa xã hội. Hơn nữa, kiện lễ hội thường gắn kết với hoạt động du lịch nhằm tạo hoạt động kinh doanh thu nhập cho cộng đồng chủ nhà. Thế kiện lễ hội, người ta dựa vào tiêu chí để phân định kiện mang hình thức lễ hội mà hình thức khác? Muốn làm rõ tiêu chí phân biệt kiện lễ hội với hình thức kiện khác ta phải hiểu rõ lễ hội gì. Trong Tìm sắc văn hóa Việt Nam, tác giả Trần Ngọc Thêm nhận định: “Nếu lễ tết hệ thống phân bố theo thời gian lễ hội hệ thống phân bố theo không gian: Mỗi vùng có lễ hội riêng mình” [1, tr.273]. Ví dụ Việt Nam có nhiều lễ hội thể rõ tính văn hóa nông nghiệp. Sự kiện lễ hội nông nghiệp phải theo tiêu chí hình thức tổ chức nó. Điển lễ Tịch điền người Việt thường tổ chức khoảnh ruộng chọn sẵn, phải có đôi trâu kéo cày vua nguyên thủ xuống ruộng cày vài đường tượng trưng. Không gian tổ chức lễ hội phải vùng nông thôn thời gia diễn vào đầu mùa xuân vạn vật đâm chồi nảy lộc… Hình thức phổ biến kiện theo hình thức lễ hội lễ hội nghệ thuật. Lễ hội bao gồm trình diễn nhiều hình thức nghệ thuật đa dạng hỗn hợp hình thức lễ hội nghệ thuật thành phố, hình thức đơn giản lễ hội kỉ niệm 200 năm thành lập nước Úc Queensland. Về hình thức kiện lễ hội này, kể vô số mà điển hình Festival Huế, lễ hội âm nhạc thính phòng Canberra . Một hình thức quan trọng khác kiện lễ hội lễ hội ẩm thực 45 Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Số 41 năm 2012 _____________________________________________________________________________________________________________ rượu. Chính kiện lễ hội độc đáo này, sắc văn hóa ẩm thực quốc gia dịp thể xa giao lưu với văn hóa ẩm thực khác. Những kiện hình thức lễ hội, nhờ chất độc đáo trở thành phương tiện giao lưu văn hóa cộng đồng quốc gia dân tộc với nhau. Ngoài lễ hội ẩm thực rượu có lễ hội ẩm thực thời trang, lễ hội ẩm thực chuyên thức ăn hoang dã Hotikita, New Zeland v.v… Một hình thức kiện khác không phần quan trọng kiện thể thao. Tiêu chí để xác định hình thức tổ chức kiện môn thi đấu biểu diễn thuộc phạm trù thể thao. Những kiện nhằm đo lường lòng can đảm, khả ý chí người. Các kiện theo hình thức thể thao thường mở sân chơi bình diện địa phương, quốc gia quốc tế. Những kiện thể thao có nguồn gốc từ lâu đời. Dân tộc biết đến nhà tổ chức kiện thể thao quy củ người Hi Lạp cổ đại. Điển hình tinh thần lửa Olympic, có lúc bị lãng quên nhiều lí do, hôm loài người tiếp tục thắp sáng cách trân trọng. Những kiện thể thao việc nâng cao tinh thần thượng võ, đoàn kết hữu nghị xem động lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế cộng đồng nơi kiện diễn ra. 46 Ngoài hình thức kiện xem tiêu biểu trên, sống, nhiều hình thức kiện khác như: tôn giáo, giáo dục, thể thao, thương mại… Như vậy, việc phân chia kiện theo hình thức mang tính tương đối thân nhiều điều bất hợp lí. Điển hình phân chia hình thức khác kiện. Việc làm mang tính biểu trưng tính thuyết phục thấp. Không bảo đảm việc liệt kê theo quan điểm bao quát toàn kiện, chí kiện ưu tiên liệt kê chưa đại diện cho hình thức tổ chức kiện. 3. Phân loại tổ chức kiện theo mục đích Tất kiện tổ chức nhằm mục đích định tùy theo mục đích mà kiện thiết kế lên kế hoạch cách khác nhau. Theo Joe Gold Blatt, tất kiện không bốn mục đích: kỉ niệm, giáo dục, tiếp thị, họp mặt; vậy, theo tiêu chí mục đích, phân loại kiện thành bốn loại sau: (i) Sự kiện kỉ niệm: Đó kiện lễ hội từ hội chợ kiện xã hội – vòng đời người nhằm mục đích kỉ niệm. Sự kiện kỉ niệm bao gồm lễ hội truyền thống, cộng đồng, tôn giáo, trị lễ hội gắn chặt với vòng đời người đám cưới, đám tang… Ví dụ điển hình cho loại kiện lễ hội Vesak diễn Việt Nam năm 2008. Đây lễ Tam hợp Tạp chí KHOA HỌC ĐHSP TPHCM Trương Thị Bích Tiên _____________________________________________________________________________________________________________ quốc tế tổ chức Việt Nam với 600 phái đoàn Phật giáo 5000 đại diện đến từ 100 quốc gia giới [5]. Số lượng người tham dự kiện ước tính khoảng 20.000. Một ví dụ khác kiện kỉ niệm lễ hội Nghinh Ông Phan Thiết, lễ kỉ niệm 300 năm Sài Gòn – Gia Định. Đây kiện kỉ niệm nhận quan tâm hưởng ứng đông đảo người nước lẫn nước ngoài. Quan điểm Joe Gold Blatt hoàn toàn xác, kiện kỉ niệm lại thường mang tính giáo dục hội họp. Ví dụ lễ hội Nghinh Ông Phan Thiết xếp vào dạng kiện lễ hội lại mang tính giáo dục rõ. Vì thế, việc phân chia tách bạch loại kiện làm cho tính thuyết phục bị giảm nhiều. Có thể nói, loại kiện này, chúng có phần giao phương diện mục đích. (ii) Sự kiện giáo dục: Đó kiện tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục người tham dự. Thông qua kiện giáo dục, nhà đầu tư tổ chức kiện muốn truyền đạt ý tưởng kêu gọi trách nhiệm cộng đồng phương diện văn hóa giáo dục người tham dự. Sự kiện giáo dục thường bao gồm hội nghị, hội thảo, mít tinh, lễ phát bằng, việc huấn luyện tổ chức, đoàn thể với nội dung giáo dục đặc biệt. Theo đó, chương trình sinh hoạt cuối năm, lễ phát trường tiểu học, trung học, đại học, hội thảo, hội nghị huấn luyện kĩ chuyên môn… ví dụ rõ nét loại kiện này. Ngoài ra, kiện giáo dục bao gồm số kiện biểu diễn – giải trí. Sự kiện giải trí mang tính giáo dục kết việc sử dụng phương pháp giải trí (như biểu diễn diễn viên, ca sĩ vũ công .) để thể quan điểm mang tính giáo dục. Thông qua giải trí, người tham dự kiện nhận thức thấu đáo chí đánh giá vấn đề trọng đại. Ví dụ hội trại nguồn dành cho học sinh – sinh viên gốc Việt, Ủy ban người Việt Nam nước tổ chức hàng năm. Hội trại thu hút đông đảo học sinh – sinh viên gốc Việt tham gia. Chương trình vui chơi mang tính giáo dục mang đến cho em kiến thức bổ ích giá trị văn hóa – lịch sử người Việt Nam; giáo dục em nhớ đến cội nguồn. (iii) Sự kiện tiếp thị: Đó kiện hội chợ, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm mới, khuyến mãi… nhằm tạo ý thuyết phục mua sản phẩm dịch vụ từ người tham dự. Những kiện thường sử dụng nhiều kinh phí để thực chương trình lớn. Trong xu hướng nay, kiện tiếp thị thường liên quan đến việc tung sản phẩm thị trường, thường phần cứng phần mềm vi tính, mĩ phẩm, nước hoa, rượu, xe hơi, xe mô tô… Mục đích kiện tiếp thị làm cho sản phẩm bật so với đối thủ cạnh tranh nó, đảm bảo ấn tượng đáng nhớ người tiêu dùng. Sự kiện tiếp thị nhãn hàng 47 . của các hình thức tổ chức sự kiện, có thể liệt kê vài hình thức sự kiện tiêu biểu như: sự kiện lễ hội, sự kiện thương mại, sự kiện giáo dục, chính trị… Để tìm hiểu về các hình thức của sự kiện. Đại học Quốc gia TPHCM chức sự kiện thường chia bản thân của sự kiện thành ba loại, đó là sự kiện lớn, sự kiện vừa và sự kiện nhỏ. Sự kiện lớn là sự kiện được tổ chức với quy mô và mục đích. các sự kiện, thậm chí ngay cả những sự kiện được ưu tiên liệt kê cũng chưa chắc đã đại diện được cho các hình thức tổ chức sự kiện. 3. Phân loại tổ chức sự kiện theo mục đích Tất cả các