Chuyên đề: Một số vấn đề về nghiệp vụ hành chính công vụ

Hành chính công HC là một dạng đặc thù của QL Là hoạt động điều hành trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, một nhóm người có những hoạt động chung, trong đó có sự phân công trách nhiệm và x

CHUYÊN ĐỀ

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN

VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG VỤ

L p b i d ớp bồi dưỡng VTHC ồi dưỡng VTHC ưỡng VTHC ng VTHC

+ Thúc đẩy các kỹ năng nghiệp vụ hành chính

+ Sắp xếp công việc hợp lý, khoa học

+ Chủ động thực thi công tác được giao

NỘI DUNG

 Một số khái niệm liên quan

 Nội dung công tác tổ chức các nghiệp vụ kỹ thuật hành chính chủ yếu

 Công vụ và một số những vấn đề liên quan

 Một số vấn đề về cán bộ, cơng chức, viên

chức và vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân sự hành chính

MỘT SỐ KHÁI NIỆM

Nghiệp vụ

 Trong đời sống hàng ngày, người ta nói

đến nghiệp vụ là nói đến “công việc

chuyên môn của một nghề”

 Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ

”nghiệp vụ” được hiểu là:” công việc

chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ”.

Hành chính công

HC là một dạng đặc thù của QL

Là hoạt động điều hành trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, một nhóm người có những hoạt động chung,

trong đó có sự phân công trách nhiệm và xác định rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và có sự phối hợp chặt chẽ dưới sự chỉ huy, điều khiển bằng mệnh lệnh thông qua

quan hệ quyền lực –phục tùng nhằm đạt được mục

đích chung.

Về thuật ngữ ” hành chính công”

 Hành chính công(Public Administration) và hành chính nhà nước hiện nay đang

dùng để thay thế cho nhau.

 Thuật ngữ hành chính công được sử dụng để thay thế cho thuật ngữ hoạt động quản lý của chính phủ(management of

government).

Cách tiếp cận từ giác độ quản lý

HC nhà nước là hoạt động nhằm thực hiện

quyền hành pháp, là sự tác động có tổ chức,

điều chỉnh bằng pháp luật của nhà nước đối

với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm duy trì và phát triển các

mối quan hệ xã hội, trật tự pháp luật, thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người

Cách tiếp cận từ giác độ chính trị

hiện các mục tiêu của chính trị và đưa môi trường của chính trị vào thực tiễn cuộc

sống

 Ví dụ: chủ trương “tạo điều kiện cho công dân làm giầu” Hành chính không quản lý nổi nên bóp lại.

vi hoạt động của con người

- Do các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, thỏa mãn những nhu cầu hợp pháp của con người trong công cuộc xây dựng

và bảo vệ tổ quốc

- ạt được các mục tiêu của quốc gia một cách hiệu quả nhất trong từng giai đoạn phát triển

Những đặc trưng cơ bản của hành

chính công hay hành chính nhà nước

 Tính lệ thuộc vào chính trị

 Tính pháp quyền

 Tính liên tục, tương đối ổn định và thích ứng

 Tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao

 Tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ

 Tính không vụ lợi

 Tính nhân đạo

Tính lệ thuộc vào chính trị và

hệ thống chính trị

 Hệ thống hành chính nhà nước có hai chức năng:

 Thứ nhất, duy trì trật tự chung;

 Thứ hai, bảo vệ quyền lợi của giai cấp cầm quyền

 hành chính không thể thoát ly chính trị, thực hiện

những nhiệm vụ chính trị do cơ quan quyền lực nhà nước quyết định.

 Hành chính nhà nước là trung tâm thực thi các

quyết định của hệ thống quyền lực chính trị, là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả họat động quản lý nhà nước

Tính pháp quyền

 Với tư cách là công cụ của công quyền,

nền hành chính Nhà nước hoạt động theo những qui tắc quy phạm pháp luật

chính là một trong những điều kiện để xây dựng nhà nước chính qui, hiện đại.

 Tính liên tục trong tổ chức và hoạt động quản lý nhà

nước liên quan chặt chẽ đến công tác giữ gìn, lưu trữ các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và của người dân Ngoài ra, tính liên tục và ổn định phải gắn liền với môi trường hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Tính chuyên môn hóa và nghề nghiệp cao

 Các hoạt động trong nền hành chính nhà nước có nội dung phức tạp và đa dạng đòi hỏi các nhà hành chính phải có kiến thức xã hội và kiến thức chuyên môn sâu rộng

 Công chức là những người thực thi công vụ, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của họ có ảnh

hưởng rất lớn đến chất lượng công vụ Chính vì thế, tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn và quản lý của đội ngũ công chức phải là những tiêu

chuẩn hàng đầu

Tính thứ bậc hệ thống chặt chẽ

Nền hành chính nhà nước được cấu tạo gồm một hệ thống định chế theo thứ bậc chặt chẽ và thông suốt từ Trung ương tới các địa phương, trong đó cấp dưới phục tùng cấp trên, nhận chỉ thị mệnh lệnh và chịu sự kiểm tra thường xuyên của cấp trên

Mỗi cấp mỗi cơ quan, mỗi công chức hoạt động

trong phạm vi thẩm quyền được trao Để tránh quan liêu, cứng nhắc cần sự chủ động sáng tạo của mỗi cấp trong khuôn khổ phân công phân cấp, đúng

thẩm quyền theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

Tính không vụ lợi

 Hành chính nhà nước có nhiệm vụ phục vụ lợi ích xã hội và lợi ích công dân

 Phải xây dựng một nền hành chính công tâm,

trong sạch, không theo đuổi mục tiêu doanh lợi, không đòi hỏi người được phục vụ phải trả thù lao

 Đây cũng chính là điểm khác biệt cơ bản giữa mục tiêu hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và của một doanh nghiệp hoạt động sản

xuất kinh doanh

Tính nhân đạo

 Bản chất của nhà nước ta là nhà nước dân chủ, của dân, do dân, vì dân Tôn trọng quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân là xuất phát điểm của hệ thống luật, thể chế, qui tắc, thủ tục hành chính

 Nền hành chính hoạt động trong cơ chế thị

trường cần đảm bảo tính nhân đạo để hạn chế tối đa mặt trái của nền kinh tế thị trường, thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội bền vững

SỰ KHÁC NHAU GIỮA HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ

• Quản lý được hiểu như

một chức năng, hướng

tới hoạt động của một

tổ chức hay một cá

nhân

• Khi tham gia vào một

công việc cần phải có

sự kiểm soát

• Để giúp hoạt động

quản lý đạt hiệu quả

• - Hành chính là hoạt động trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và

điều hành được tiến hành trên

cơ sở sự rằng buộc bởi những quy tắc nhất định do nhà nươc hay các chủ thể khác quy định hay thừa nhận.

• - Có tính chất bắt buộc, áp đặt hay mệnh lệnh nhằm đạt được mục đích phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định.

• - Là một tổ chức chính thức có thể của nhà nước hay tư nhân.

• - Có quy định, quy tắc

• - Có cai trị và phục vụ

Hành chính phát triển

Hiện nay, môi trường kinh tế, xã hội thay đổi

nhanh chóng đòi hỏi nền hành chính công phải linh hoạt, thích ứng và tự điều chỉnh, bảo đảm

phục vụ được yêu cầu của công dân và xã hội

Do vậy, hệ thống hành chính phải chú trọng

nhiều đến mục tiêu và hiệu quả công việc và sẵn sàng biến đổi cho phù hợp với môi trường

Hình thức mới này chính là hành chính phát triển.

Những đặc tính chung của hành chính phát triển

- Mục tiêu phải đạt là hiệu quả của hoạt động quản lý, đó là nhiệm vụ cơ bản của các nhà hành chính

- Phi quy chế hoá là một xu hướng khá phổ biến Phi quy chế hoá được thực hiện bằng cách đơn giản hoá các thể chế , các quy định, thủ tục

- Phân quyền là một dung quan trọng của nền hành chính phát triển Phân quyền được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và với các mức độ khác nhau, nó làm thay đổi mối quan hệ giữa chính phủ trung ương và chính quyền địa phương

- Đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức

- Xã hội hoá một phần hoạt động của nhà

nước trên cơ sở thực hiện được các mục tiêu và pháp luật của nhà nước, đặc biệt là các dịch vụ công cộng.

- Xu hướng hội nhập quốc tế: xu hướng hội nhập quôc tế trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá và các lĩnh vực khác cũng tác động, ảnh hưởng nhiều đến nền hành chính công.

Nghiệp vụ hành chính

 Nghiệp vụ HCcó thể xem là thuộc lĩnh vực kỹ thuật HCnhưng nó là kỹ năng chuyên môn, nghề nghiệp trong nền HCnói chung và trong một lĩnh vực HC

 ược dùng để nhấn mạnh một loạt những công việc cụ thể nào đó trong lĩnh vực QL, điều hành nền HCnói chung và trong một công sở nói riêng, được huấn luyện theo một quy trình nhất

định, có những nghiệp vụ chung và trong mỗi lĩnh vực công tác của nền hành chính thường có những nghiệp vụ phản ánh khía cạnh kỹ năng, nghề nghiệp của lĩnh vực đó.

 Như vậy, “kỹ năng hành chính” có mối liên hệ mật thiết với

“nghiệp vụ hành chính”.

Khái niệm

Từ các cách hiểu khác nhau về các

thuật ngữ ”nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên, dưới góc độ khoa học hành

chính, khái niệm nghiệp vụ hành

chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính.

Nghiệp vụ hành chính phản ánh khía cạnh kỹ năng nghề nghiệp của lĩnh vực này Nó không thể tách rời kỹ thuật hành chính và có liên quan đến một loạt công việc cụ thể trong hành chính công sở, có thể được đào tạo theo một quy trình nhất định

Những nghiệp vụ quan trọng nhất thường thấy trong hoạt động hành chính có thể kể ra như sau:

-Trong lĩnh vực xây dựng và ban hành văn bản

- Trong lĩnh vực tổ chức điều hành công việc tại cơ quan công sở

- Các loại nghiệp vụ khác có liên quan

Trong lĩnh vực xây dựng và ban hành văn bản

-Nghiệp vụ văn thư;

- Nghiệp vụ lưu trữ

Thuộc nghiệp vụ văn thư gồm có một số lọai nghiệp vụ cụ thể: nghiệp vụ đánh máy, lập hồ sơ, đăng ký và

chuyển giao văn bản,v.v…

Thuộc nghiệp vụ lưu trữ gồm có thu thập, đánh giá,

chỉnh lý thống kê tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ bảo quản và phục vụ khai thác các văn bản.v.v…

Trong lĩnh vực tổ chức điều hành công việc

tại cơ quan công sở

-Nghiệp vụ đo lường công việc hành chính;

- Nghiệp vụ kiểm tra;

- Nghiệp vụ lễ tân;

- Lập chương trình kế hoạch công tác;

- Nghiệp vụ thư ký;

- Nghiệp vụ sử dụng các thiết bị văn phòng v.v…

Các loại nghiệp vụ khác có liên quan

-Nghiệp vụ kế toán, tài vụ;

-Nghiệp vụ về quản lý nhân sự;

-Nghiệp vụ thống kê;

-Quản lý tài sản cơ quanv.v…

NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC

NGHIỆP VỤ, KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH

 Tổ chức, bố trí nơi làm việc

 Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp

 Công tác lễ tân

 Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình

công tác

 Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ

quan, đơn vị

 Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong

cơ quan, đơn vị

Thảo luận nhóm

Nhĩm chẵn:

- Tổ chức, bố trí nơi làm việc,

- tổ chức phục vụ các cuộc hội họp,

- công tác lễ tân

Nhĩm lẻ:

- Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác

- Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị

- Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn

Tổ chức, bố trí nơi làm việc

 Để tạo môi trường, điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc theo một tuần tự nhất định, việc tổ chức, bố trí nơi làm việc cần:

- Tập trung theo địa điểm để dễ bố trí, sắp xếp công việc, nhân sự có tính dây chuyền để dễ kiểm tra, tập trung được các trang thiết bị.

- Tập trung theo chức năng nhằm đưa các hoạt động hành chính văn phòng thống nhất, tránh tình trạng mỗi bộ phận là một lãnh địa

riêng.

 Khi tổ chức, bố trí nơi làm việc cần chú ý:

+ Mối liên hệ giữa các phòng, ban, bộ phận trong đơn vị

+ Môi trường làm việc

+ Bảo đảm cho cán bộ, nhân viên đủ phương tiện làm việc, thích hợp và hiện đại

Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp

Để tổ chức một cuộc họp có chất lượng cần bảo đảm các

yêu cầu sau:

a) Tất cả các cuộc họp bao gồm cả hội nghị, hội thảo….) phải có chương trình và tổ chức theo quy trình nhất định Văn phòng cần phụ giúp lãnh đạo chuẩn bị chương trình Để tổ chức các cuộc họp có hiệu quả cần:

- Giấy mời họp (tuỳ theo tính chất, đối tượng)

- Tài liệu họp.

- Địa điểm và điều hành

- Ghi biên bản

b) Các phương tiện kỹ thuật, vật chất phục vụ cuộc họp

c) Bảo đảm an toàn cho cuộc họp

Công tác lễ tân

 Thực tế xã hội ngày càng phát triển, văn minh có nhiều kinh

nghiệm và phương tiện hiện đại giúp đỡ con người trong xử lý Con người là tổng hòa các mối quan hệ cho nên việc giao tiếp phải rất tế nhị, phong phú.

 Nguyên tắc xã giao với những va chạm và phạm vi đối tượng đa dạng không hề được định ra trong các văn bản luật nhưng lại

được hiểu ngầm đủ để mỗi người có thể tự đánh giá mình hay đánh giá người khác.

 Lễ tân trong các cơ quan, đơn vị là những nghi thức, thủ tục

trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách Đây không phải là một công tác nghiệp vụ đơn thuần mà là một nghiệp vụ cụ thể Nó vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật

Một số nội dung chủ yếu của công tác này bao gồm:

Trang phục

Đi đứng

Xưng hô, giới thiệu, tiếp chuyện

Dự tiệc

Thư, thiệp, danh thiệp

Yêu cầu đối với người làm công tác lễ tân, tiếp khách

Trên cơ sở những yêu cầu cụ thể trong khi giao tiếp, người làm công tác này cần:

- Hiểu rõ ý nghĩa giao tiếp trong quản lý.

- Hiểu biết rộng.

- Có ý thức trách nhiệm

- Lịch thiệp, nhã nhặn và tế nhị

- Chân tình mà vẫn giữ được những thông tin không cần thiết phổ biến.

Xây dựng chế độ làm việc và

lập chương trình công tác

 Chế độ lập chương trình kế hoạch công

tác và lịch làm việc

 Chế độ báo cáo, thông tin

Chế độ lập chương trình kế hoạch công tác và lịch làm việc

Muốn làm việc một cách khoa học và đạt hiệu quả cao, mỗi

người trong cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình xây dựng một chế độ, chương trình làm việc cụ thể và khoa học Thông thường, mọi người cần xây dựng: -

Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và mỗi tháng

Chương trình này là cụ thể hoá chuơng trình công tác của cơ quan, đơn vị;

- Lịch làm việc tuần và hàng ngày.

Chế độ báo cáo, thông tin

Chế độ báo cáo thông tin là một đòi hỏi cần thiết đối với cán bộ, công chức, viên chức Tuỳ từng đối tượng và loại công việc

đảm trách mà có các loại và hình thức báo cáo khác nhau

Trong truyền đạt thông tin phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, không làm sai lệch và diễn giải theo ý mình Thông tin

Kỹ năng công vụ hành chính của thủ

trưởng cơ quan, đơn vị

Thu thập và xử lý thông tin

Thu thập thông tin và xử lý thông tin cần phải bảo

đảm theo yêu cầu:

- Phải có quy trình thu thập và xử lý thông tin

- Xác định các kênh thu nhập thông tin

- Hình thức thu nhập thông tin

- Xử lý thông tin

- Cung cấp và lưu trữ thông tin

Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện

Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình:

- Phân loại quyết định

- Xác định các bộ phận cấu thành quyết định

- Biện pháp thực hiện

Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị

- Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian

- Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản

- Hội họp, phát biểu, giao tiếp

Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học

trong cơ quan, đơn vị

 Lập bảng phân công công việc

 Lập bảng định mức lao động và phân loại

hao phí thời gian làm việc

Lập bảng phân công công việc

Thông thường, các cơ quan hiện nay tồn tại ba cách

phân công:

- Mỗi người được phân công một công việc riêng, được sử dụng tài liệu, văn bản và các phương tiện thực thi công vụ riêng

- Một số người thực hiện cùng loại công việc liên quan đến cùng một lĩnh vực

- Một số người cùng sử dụng một hồ sơ tổng hợp nhưng mỗi người chỉ làm một bộ phận nhất định hay một

nghiệp vụ nhất định

Lập bảng định mức lao động và phân loại hao phí thời gian làm việc

Để lập bảng định mức lao động đúng cần dựa vào

chức năng, nhiệm vụ của từng loại đối tượng lao

động Theo cách phân loại cán bộ, công chức, viên chức hiện nay có thể phân loại như sau: 1) áp dụng đối với những người thực hành và phục vụ; 2) áp

dụng đối với những người làm công tác chuyên

môn

Tính toán mức hao phí thời gian làm việc là khâu

không thể thiếu trong tổ chức lao động của một cơ quan bất kỳ Hao phí thời gian công việc được tính toán theo từng loại công việc, từng loại đối tượng cán bộ, công chức, viên chức