-1- ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỜ ĐỎ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc QUY TRÌNH Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc (Ban hành kèm theo quyết định số: /QĐ-UBND, ngày tháng của Chủ tịch UBND huyện Cờ Đỏ) năm 2010 1 DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU - Chủ tịch - Phó Chủ tịch - Văn phòng HĐND & UBND - Phòng Giáo dục và Đào tạo 2 TÀI LIỆU LIÊN QUAN (NỘI BỘ VÀ BÊN NGOÀI) - Điều khoản 7.1, 7.2 và 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.3, 8.4 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Thủ tục Hành động khắc phục, phòng ngừa - Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan 3 ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT: - Phiếu KSQT: phiếu kiểm soát quá trình 4 NỘI DUNG 4.1 Thành phần hồ sơ: Số lượng TT Loại hồ sơ Ghi chú Bản Bản chính sao 1 Đơn xin cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ 1 gốc Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hộ sơ họp lệ Lệ phí: Không 4.2 Thực hiện: TT 1 Nội dung công việc Bộ phận thực hiện - Nộp hồ sơ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp huyện Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ Chuyên viên phụ - Nếu đầy đủ thì tiếp nhận trách và giao phiếu hẹn Lãnh đạo phòng - Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, thì cán bộ tiếp nhận hướng dẫn trả về cho đối tượng bổ sung Thời gian (ngày) 1 Hồ sơ - Hồ sơ liên quan - Phiếu KSQT -2- TT Nội dung công việc Bộ phận thực hiện 2 - Phòng Giáo dục và Đào Chuyên viên phụ tạo xem xét, xác nhận, điều trách chỉnh Lãnh đạo phòng 3 - Đóng dấu, - Phát hành kết quả - Lưu hồ sơ Cán bộ thụ lý Cán bộ tiếp nhận và hoàn trả kết quả Thời gian (ngày) Hồ sơ 1 - Hồ sơ liên quan - Biên bản - Phiếu KSQT 0.5 - Hồ sơ liên quan - Phiếu KSQT 5 XÁC NHẬN VÀ TRUY TÌM NGUỒN GỐC CỦA SẢN PHẨM – KIỂM SOÁT TÀI SẢN CỦA KHÁCH HÀNG – BẢO QUẢN HỒ SƠ - Hồ sơ được lưu lâu dài theo năm 6 XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP - Trong quá trình thực hiện, nếu có sự không phù hợp xảy ra thì tùy theo sự không phù hợp mà những người tham gia vào quá trình thụ lý hồ sơ sẽ thực hiện xử lý theo 02 cách: sửa chữa; làm lại Bằng chứng thực hiện được thể hiện thông qua Phiếu kiểm soát quá trình cũng như các bằng chứng có liên quan Cụ thể như sau: Trường hợp sửa chữa ngay: Hồ sơ sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi chính tả, thiếu thông tin liên quan cần bổ sung trước khi xử lý hoặc chuyển sang công đoạn thụ lý tiếp theo Trường hợp loại bỏ hồ sơ, yêu cầu làm lại từ đầu: Hồ sơ không đúng quy định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ theo yêu cầu, chưa đủ cơ sở thực hiện,… - Tất cả hồ sơ liên quan đến xử lý sản phẩm không phù hợp phải có bằng chứng và được lưu trữ lại để truy xuất khi cần thiết - Nếu như có sự không phù hợp nào xảy ra mà gây ảnh hưởng đến việc hồ sơ thực hiện không đúng luật, bị trễ hẹn thì bộ phận có liên quan phải lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa 7 THỐNG KÊ – PHÂN TÍCH DỮ LIỆU – KHẮC PHỤC – PHÒNG NGỪA – CẢI TIẾN - Định kỳ hàng tháng-quý-năm, phòng Giáo dục và Đào tạo lập báo cáo thống kê về kết quả thực hiện công việc của tháng-quý trước và báo cáo cho văn phòng Ủy ban - Nội dung báo cáo được thể hiện trong Báo cáo thống kê phân tích dữ liệu 8 HỒ SƠ LƯU TRỮ TT Tên hồ sơ 01 Hồ sơ theo mục 4.1 Nơi lưu Thời gian lưu tối thiểu Phòng GĐ-ĐT Lâu dài 02 Văn bằng đã được điều chỉnh Phòng GĐ-ĐT (photo) Lâu dài 03 Báo cáo thống kê phân tích dữ Phòng GĐ-ĐT liệu 01 năm ... cách: sửa chữa; làm lại Bằng chứng thực thể thông qua Phiếu kiểm sốt q trình chứng có liên quan Cụ thể sau: Trường hợp sửa chữa ngay: Hồ sơ sai số, họ tên, địa chỉ, lỗi tả, thiếu thơng tin... cho văn phòng Ủy ban - Nội dung báo cáo thể Báo cáo thống kê phân tích liệu HỒ SƠ LƯU TRỮ TT Tên hồ sơ 01 Hồ sơ theo mục 4.1 Nơi lưu Thời gian lưu tối thiểu Phòng GĐ-ĐT Lâu dài 02 Văn điều chỉnh... cầu làm lại từ đầu: Hồ sơ không quy định pháp luật, thành phần hồ sơ không đầy đủ theo yêu cầu, chưa đủ sở thực hiện,… - Tất hồ sơ liên quan đến xử lý sản phẩm khơng phù hợp phải có chứng lưu trữ