Bản chất và các loại hình trao đổi điện tử EDI. Liên hệ với tình hình ứng dụng EDI ở Việt Nam trong lĩnh vực vận tải và cảng biển.docx

Bản chất và các loại hình trao đổi điện tử EDI. Liên hệ với tình hình ứng dụng EDI ở Việt Nam trong lĩnh vực vận tải và cảng biển

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

1.1.2: lịch sử ra đời và phát triển của EDI

1.1.3: Sự hình thành và phát triển của các chuẩn EDI

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam 2.1 Nội dung về EDI

2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI

2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ và qua EDI)

2.1.3 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên cơ sở Internet

2.1.4 Hạn chế của EDI truyền thống

2.1.5 Làm rõ các lợi ích của EDI (lưu ý lợi ích kinh tế)

2.2 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam

2.2.1 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới

2.2.2 Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam

C, Kết LuậnA, Lời mở đầu:

Trao đổi dữ liệu điện tử đã được ứng dụng từ khá lâu.Ngành lương thực và

thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệu điện tử vào nǎm 1977 Đến đầu những nǎm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI Những nhà bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co và Kmart Corp cũng bắt đầu sử dụng EDI Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tǎng giá trị (VAN) Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI trong ngành của mình Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản: Không có EDI, không có doanh thu Đến nǎm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI Đó cũng là nǎm chính phủ Mỹ bãi bỏ hạn chế thương mại sử dụng Internet, và là nǎm Tim Berners-Lee đã tạo ra trình duyệt web đầu tiên Một kiểu thương mại điện tử mới, từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng, trên web đã bùng nổ Nǎm 1994, trình duyệt web Netscape Navigator, với tính nǎng hỗ trợ "cookies", những tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên máy tính của người sử dụng đã tạo điều kiện cho việc tạo những cửa hàng trên Web có khả nǎng nhận dạng những khách hàng, tập hợp dữ liệu về họ và cá nhân hoá việc bán hàng để phủ hợp với khách hàng.

Và ngày nay EDI ngày càng phát triển nhanh chóng và phổ biến khắp mọi nơi trên thế giới và đắc biệt EDI được dùng rất nhiều trong các doanh nghiệp lớn Đối với nước ta EDI còn khá mới mẻ, các doanh nghiệp còn chưa biết những lợi ích to lớn mà EDI đem lại Chính vì lẽ đó nhóm nghiên cứu chọn đề tài trên để giúp mọi người có những hiểu biết thêm về dịch vụ EDI để từ đó có thể áp dụng nó vào những hoạt động phù hợp đem lại lợi ích tối đa cho người sử dụng.

B, Nội dung:I, Cơ sở lý luận

1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI 1.1.1: Khái niệm

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin (Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế -UNCITRAL và Điều 4 Luật GDĐT).

1.1.2: lịch sử ra đời và phát triển của EDI

Đầu những năm 1960, Công ty Du Pont đã phát triển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin hàng hoá giữa Công ty Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman Tank Lines Năm 1965, hãng vận chuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khai chuyển hàng dưới dạng những thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vào máy tính.

Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng không, đường bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê khai điện tử liên ngành do Uỷ ban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation Data Coordinating Committee - TDCC) của Mỹ khởi xướng và vào năm 1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) đầu tiên của mình Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệu điện tử vào năm 1977 Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô General Motor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI Những nhà bán lẻ lớn như Sears, Roebuck và Co và Kmart Corp cũng bắt đầu sử

Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cách loại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp Nó đòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tăng

giá trị (VAN) Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống EDI khác nhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủ tập chuẩn con EDI trong ngành của mình Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản: Không có EDI, không có doanh thu Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI Đó cũng là năm chính phủ Mỹ bãi bỏ hạn chế thương mại sử dụng Internet, và là năm Tim Berners-Lee đã tạo ra trình duyệt web đầu tiên Một kiểu thương mại điện tử mới, từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng, trên web đã bùng nổ.

1.1.3: Sự hình thành và phát triển của các chuẩn EDI

Khái niệm Chuẩn EDI: xây dựng và phát triển năm 1982 và đưa vào sử dụng

năm 1985.

Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho một loạt các định dạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống Trong số những định dạng dữ liệu chuẩn ra đời sớm nhất, nhiều định dạng được tạo ra và sử dụng bởi một ngành công nghiệp cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi tài liệu trong phạm vi ngành đó, hoặc bởi một công ty cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi chứng tử với nhà cung cấp Khi EDI phát triển hơn, các chuẩn áp dụng riêng cho công ty hoặc cho ngành (còn gọi là chuẩn đơn dụng) trở nên ít phổ biến so với chuẩn công cộng.

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam 2.1 Nội dung về EDI

2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI

* Quy trình hoạt động của EDI:

- Chuẩn bị tài liệu điện tử - Dịch dữ liệu để chuyển đi

- Truyền thông - Dịch dữ liệu đến - Xử lý tài liệu điện

Qui trình hoạt động của EDI bao gồm 5 bước Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu những bên tham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI Các bên tham gia sẽ truyền và nhận dữ liệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI Và hiện nay thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là:

ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT

* Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử Nghĩa là họ phải mã hóa dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của mình * Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI Phong bì EDI cho thông điệp truyền tảiè modern.

Để chuẩn bị truyền dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử.

* Bước 3 : Truyền thông Truyền EDI trong môi trường mạng Ở đây sẽ có 2 cách để thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và nhược

điểm riêng của nó.

+ Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng Phương pháp này có

ưu điểm là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao Dữ liệu có thể dễ dàng bị thay đổi trên đường truyền tới đối tác của mình.

+ Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng Nghĩa là sẽ có những công ty đứng

ra lập các đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau Phương pháp này có nhược điểm là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách tuyệt đối Tài liệu không thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng.

* Bước 4: Dịch dữ liệu đến dữ liệu è modern è Phong bì EDI cho thông

điệp truyền tải è chuyển định dạng trong Ở đây với hệ thống phần mềm của mình, bên nhận sẽ tiến hành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua bộ hệ thông phần mềm của họ dựa trên các chuẩn EDI.

* Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ thống điện tử Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí.

EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quá trình giao dịch.

Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính của công ty bạn sẽ hoạt động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty bạn cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty

_ Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử dụng nội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao dịch EDI chuẩn.

Sử dụng EDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty

2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch quagiấy tờ và qua EDI)

 Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ :

Trước khi có EDI, các giao dịch thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực tiếp 2 bên chuyển giao cho nhau.Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết định kí kết hợp đồng, tất cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên, đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của cả doanh nghiệp và cá nhân.

 Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)

- EDI là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin

- EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả tối đã cho việc trao đổi các chứng từ thương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu giao hàng, v.v ), giữa các đối tác cũng như kết nối với các đối tác trong/ngoài doanh nghiệp.

- EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự động mà không cần có sự can thiệp của con người

- Có thể làm thay đổi quy trình văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã có trước đó.

- Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung như giao dịch kết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán Vấn đề này đang được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có

quan điểm chính sách, pháp luật thương mại khác nhau, đòi hỏi phải có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet Chỉ như vậy mới đảm bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện

Là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin

Là sự trao đổi thông điệp cho các giao dịch kinh doanh giữa các máy tính của các tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng các thỏa thuận chuẩn ( các hiệp định khác nhau được đồng ý rộng rãi trên thế giới đến mức có thể đươc) qua Internet.

Đặc điểm

- Sử dụng mạng giá trị gia tăng làm cầu nối để các máy tính điện tử có thể liên lạc với nhau, để lưu trữ và tìm kiếm

- Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi dưới dạng hiện vật, và trực tiếp

- Tốn chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển….trực tiếp đến tay người mua - sử dụng mạng Internet là phương tiện chính của EDI với nhiều chức năng hơn

- Việc trao đổi giữa các đơn vị, công ty về nội dung, dung liệu thì được trao đổi dưới dạng số hóa và truyền gửi theo mạng ( hay còn gọi là giao gửi số hóa)

- Tiết kiệm được chi phí cho việc đóng gói, vận chuyển…vì được giao dịch thông qua Internet.

2.1.4 Hạn chế của EDI truyền thống

_ Tăng thời gian xử lý – Trong hệ thống dựa trên giấy tờ, việc chuyển vật lý các tài liệu giữa các đối tác thương mại là nguyên nhân làm tăng thời gian xử lý để hoàn thành một giao dịch đơn lẻ Một lý do khác cũng làm thời gian xử lý lâu hơn là thời gian nhập lại dữ liệu Cùng một thông tin được nhập vào hai lần, có thể nhiều hơn rất nhiều đặc biệt là trong các ngành công nghiệp sản xuất

_ Độ chính xác thấp – Vì hệ thống dựa trên giấy tờ đòi hỏi nhiều thể nghiệm của cùng một thông tin, nên dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi trong chu trình xử lý Rõ ràng việc nhập lại dữ liệu giống nhau làm tăng khả năng sinh lỗi

_ Chi phí lao động lớn – Luồng thông tin truyền thống đồi hỏi dữ liệu được nhập thủ công tại mỗi bước trong chu trình xử lý, ví dụ phiếu đặt mua hàng, hoá đơn, thông tin giao hàng, biên nhận,… Những hoạt động này đỏi hỏi nhiều lao động Bên cạnh đó quá trình vận chuyển, luu trữ dữ liệu cũng tấ tốn kém _ Tăng độ không chắc chắn – Vì chậm trể trong giai đoạn chuyển thư và xử lý, thời gian nhận tài liệu sẽ không được đảm bảo Việc người mua nhận ra rằng nhà cung cấp không bao giờ nhận được phiếu đặt hàng khi các mặt hàng không được đưa đến như mong đợi, không phải là chuyện hiếm Điều không chắc chắn này thường dẫn tới việc gọi điện thoại thường xuyên để xác nhận tài liệu.

2.1.5 Làm rõ lợi ích của EDI (lưu ý lợi ích kinh tế)

Việc thực hiện EDI có tác động đến cả hai phía đối tác thương mại, cho nên không thể thực hiện nó chỉ ở một bên Ví dụ: chỉ cho một bên mua mà không cho bên bán, cũng không áp dụng được nếu chỉ đem lại lợi ích cho một bên Ví dụ, khách hàng của nhà cung cấp yêu cầu phải cung cấp cho họ hoá đơn theo đường điện tử Cái được đối với khách hàng là họ giảm được tổng chi phí cho việc xử lý các hoá đơn của họ Tuy nhiên phía nhà cung cấp không được lợi gì cả vì chẳng có gì đảm bảo rằng họ sẽ được thanh toán sớm hơn Dẫn tới nhà cung cấp chẳng có quan tâm và hứng thú gì khi thực hiện EDI.

Vì vậy chúng ta cần xác định được các lợi ích và ưu điểm của việc thực hiện EDI từ cả hai phía của tổ chức và các đối tác là điều rất quan trọng Đối với ví dụ như trên, cùng với việc trao đổi hoá đơn điện tử, nên thực hiện thêm việc chuyển tiền tự động để thanh toán, sao cho việc thanh toán cho nhà cung cấp được nhanh hơn Một quan hệ đối tác đúng trong EDI là phải chú ý đến cách tiếp cận này để động viên và phát triển mối quan hệ đối tác kinh doanh thực sự Song song với việc xác định các lợi ích của việc áp dụng EDI thì ta cũng cần phải tìm rõ các hạn chế của việc thực hiện EDI để từ đó đưa ra các giải pháp giúp khắc phục các hạn chế đó và việc áp dụng EDI này được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Nhín trên hình ảnh trên: Công ty A truyền dữ liệu cho công ty B dựa trên truyền dữ liệu truyền thống sẽ tốn rất nhièu thời gian và chi phí Trong khi đó công ty A truyền dữ liệu cho công ty C bằng EDI trên cở sở internet điều đó vừa bớt chi phí mà lại tiếc kiệm được rất nhiều thời gian và chúng ta có thể cụ thể hóa những lợi ích mà EDI trên sơ sơ internet đem lại trong các lợi ích sau đây:

- Giảm chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín - Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần

- Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay

- Tăng tính chính xác của thông tin, giảm lỗi sai sót do không phải nhập lại số liệu nhiều lần

- Hệ thống lưu trữ thông điệp giúp khẳng định văn bản đã được giao đến cho đối tác và có thể theo dõi đường đi của hàng hoá trong từng giai đoạn