Tài liệu về thủ tục khắc phục và phòng ngừa tài chính.doc

Tài liệu về thủ tục khắc phục và phòng ngừa tài chính.

THỦ TỤC KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA1. Mục đích:Đảm bảo việc thực hiện tốt các yêu cầu của các Hệ thống quản lý và Qui định của Công ty đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu của các Bên quan tâm.2. Phạm vi:Tất cả các yêu cầu của các Bên quan tâm và tồn thể CBCNV của Công ty.3. Định nghĩa :3.1 Theo các định nghĩa của các bộ tiêu chuẩn quản lý tương ứng mà công ty áp dụng.3.2 Người phát hiện: Các bên quan tâm và/hoặc các bộ công nhân viên Công ty.3.3 Một số từ viết tắt:- Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ- Trách nhiệm xã hội : TNXH4. Nội dung : LƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤCPhòng TCHC Trang: 1 Người thực hiện Qui trình Tài liệuTrưởng các bộ phậnĐDLĐ/Trưởng các bộ phậnTrưởng bộ phận có sự không phù hợpTrưởng bộ phận có sự không phù hợpTrưởng bộ phận có sự không phù hợpTGĐ/ĐDLĐTrưởng bộ phận có sự không phù hợpTrưởng bộ phận phát hiệnĐDLĐĐDLĐPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CAR, sổ theo dõi CARPhiếu CAR, sổ theo dõi CARSổ theo dõi CARLƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪANgười thực hiện Qui trình Tài liệuTrưởng các bộ phậnĐDLĐ/Trưởng các bộ phậnTrưởng bộ phận có nhu cầu HĐPNPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhòng TCHC Trang: 2Yêu cầu hành động khắc phụcXác định sự không phù hợpXem xétTìm nguyên nhânXem xétĐề nghị giải phápXem xétThực hiện giải phápGiám sátLập hồ sơ hành động khắc phụcLưu Hồ sơKết thúc Trưởng bộ phận có nhu cầu HĐPNTrưởng bộ phận có nhu cầu HĐPNTGĐ/ĐDLĐTrưởng bộ phận có nhu cầu HĐPNTrưởng bộ phận phát hiệnĐDLĐĐDLĐPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CARPhiếu CAR, sổ theo dõi CARPhiếu CAR, sổ theo dõi CARSổ theo dõi CAR4.2 Cam kết của Công ty:4.1.1 Công ty cam kết sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của các Bên quan tâm và tồn thể CBCNV của Công ty về sự phù hợp và/hay không phù hợp với Chính sách, Qui định của Công ty và/hoặc theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng.4.1.2 Công ty không kỷ luật và/hoặc phân biệt đối xử đối với bất kỳ CBCNV nào cung cấp thông tin liên quan đến việc theo dõi thực hiện các tiêu chuẩn.4.1.3 Khi phát hiện bất kỳ sự không phù hợp nào được xác định là trái với Chính sách, Qui định của Công ty và/hoặc các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng, Công ty sẽ thực hiện hành động khắc phục sửa chữa ngay đồng thời cung cấp các nguồn lực đầy đủ phù hợp theo bản chất và mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp.4.2 Thủ tục khắc phục phòng ngừa: a> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000:4.2.1.1 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xướng bởi Trưởng các Bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu sự tái diễn lập đi lập lại những vấn đề không phù hợp và những khiếu nại hợp lý của khách hàng liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm nguyên phụ liệu.Phòng TCHC Trang: 3Yêu cầu hành động phòng ngừaXác định sự không phù hợp tiềm ẩn và nguyên nhânLập hồ sơ hành động phòng ngừaXem xétĐánh giá nhu cầu HĐPNXem xétĐề nghị giải phápXem xétThực hiện giải phápGiám sátLưu Hồ sơKết thúc 4.2.1.2 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xưởng bởi các Trưởng Bộ phận hoặc cấp cao hơn để ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu các khả năng xảy ra các vấn đề không phù hợp, tiềm tàng hoặc những ý kiến của khách hàng có liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm, nguyên phụ liệu thông qua việc xem xét, phân tích các nguồn thông tin thích hợp sau:* Các quá trình và thao tác ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.* Các sự nhân nhượng, kết quả đánh giá, hồ sơ chất lượng.* Các ý kiến và khiếu nại của khách hàng.4.2.1.3 Những điểm không phù hợp phát hiện ra trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ (theo Thủ tục đánh giá nội bộ) trách nhiệm của đánh giá viên là phát hành yêu cầu khắc phục, phòng ngừa của bộ phận đánh giá.4.2.1.4 Các phiếu CAR sau khi phát hành được chuyển đến bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện và chuyển đến Đại diện lãnh đạo để cập nhật vào phiếu theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa, Đại diện lãnh đạo theo dõi sự tiến triển đối với hành động khắc phục phòng ngừa.4.2.1.5 Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm phân tích nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục phòng ngừa, chỉ định nhân viên thực hiện, ngày phải hồn thành nhằm giải quyết các vấn đề phải đối đầu đang tồn tại hoặc tiềm ẩn. Các biện pháp đó được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền theo bảng thẩm quyền quyết định hành động khắc phục phòng ngừa.4.2.1.6 Đại diện lãnh đạo chỉ định nhân viên hoặc đánh giá viên giám sát việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa.- Nếu kết quả giám sát là thoả mãn thì người giám sát sẽ ghi nhận kết quả vào phiếu CAR và báo cáo cho Đại diện lãnh đạo để kết thúc hành động khắc phục phòng ngừa.- Nếu kết quả giám sát không thoả mãn thì người giá msát sẽ ghi nhận kết quả vào phiếu CAR và thông báo cho Đại diện lãn hđạo để phát hành CAR mới và lập lại bước 4.2.1.4 đến 4.2.1.6 trong Thủ tục này.b> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý Trách nhiệm xã hội SA 8000:4.2.2.1 Khi phát hiện có bất kỳ sự không phù hợp nào, người phát hiện ghi ý kiến của mình vào phiếu car (biểu mẫu mã số: 0028) gửi đến ĐDLĐ giải quyết.4.2.2.2 ĐDLĐ sẽ xem xét theo yêu cầu của người phát hiện. Sau khi xem xét, ĐDLĐ sẽ ghi ý kiến của mình vào phiếu và chuyển cho các Bộ phận liên quan giải quyết.4.2.2.3 Các Bộ phận thông báo kết qủa thực hiện cho ĐDLĐ, ĐDLĐ sẽ kiểm tra việc thực hiện của các Bộ phận và thông báo lại kết qủa cho người phát hiện.Phòng TCHC Trang: 4 4.2.2.4 Các thông tin về hành động khắc phục phòng ngừa đã thực hiện được chuyể nđến cuộc họp xem xét của lãnh đạo.4.3 Bảng thẩm quyền quyết định hành động khắc phục phòng ngừa cho ISO:Stt Vấn đề liên quan Trách nhiệm/thẩm quyềnPhê duyệt Tìm nguyên nhân Thực hiện1 Chất lượng sản phẩm Ban Tổng Giám đốcBộ phận KCS Bộ phận kỹ thuật2 Quá trình sản xuất Ban Tổng Giám đốcBộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất3 Kiểm tra thử nghiệm và thiết bị đoBan Tổng Giám đốcBộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì4 Mua hàng Ban Tổng Giám đốcTrưởng phòng KD Nhân viên Phòng KD5 Thiết bị, Ban Tổng Giám đốcBộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì6 Bảo quản hàng hố, kho bãi, giao hàngBan Tổng Giám đốcKho Thủ kho7 Đào tạo Ba Tổng Giám đốcTrưởng phòng TCHCNhân viên Phòng TCHC4.4 Phân loại sự không phù hợp:- NCM là sự không phù hợp lớn (Nonconformance Major) (không theo yêu cầu tiêu chuẩn, không thực hiện theo tài liệu mang tính chất hệ thống).- NCm là sự không phù hợp nhỏ (Nonconformance minor) (đã thực hiện theo hệ thống tài liệu nhưng chưa đầy đủ).- OBS là những lưu ý/khuyến cáo (Observation) (có những lưu ý để công việc thực hiện tốt hơn). 5. Tài liệu tham khảo:Sổ tay chất lương, Sổ tay trách nhiệm xã hội 6. Phụ lục:Phiếu CAR mã số: 0028Phiếu theo dõi CAR mã số: 0140Phòng TCHC Trang: 5 . để cập nhật vào phiếu theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa, Đại diện lãnh đạo theo dõi sự tiến triển đối với hành động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.5. hành động khắc phục phòng ngừa. 4.2.1.6 Đại diện lãnh đạo chỉ định nhân viên hoặc đánh giá viên giám sát việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa. - Nếu