Việc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý hiện nay ở Việt Nam

Việc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý hiện nay ở Việt Nam

Lời Nói Đầu

Trong tổ chức nói chung và tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết dịnh luôn đơc coi là một khâu quan trọng của việc thc hiện quyết định Trong thực tế, chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không đợc truyền đạt đầy đủ đến ngời thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn và thờ ơ với nội dung của nó, Một quyết định đợc đa ra dù đúng đắn đến đâu đi nữa cũng quyết không thể đã đem lại hiệu quả nh mong muốn và vẫn cha có thể góp phần tác động đến ngời thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất quản lý Nói một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hoặc thiếu sót dẫn đến giảm hiệu lực

tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt quyết định Vấn đề này rất rộng và do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót Rất mong đợc sự góp ý của thầy cô để vấn đề đợc hoàn thiện và tác giả có kinh nghiệm viết luận văn sau này

Nội dung

Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định

I Khái niệm

1 Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định

ra mục tiêu, chơng trình và tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một vấn

đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thông và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trờng Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời đợc các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hoặc khác đi có đợc không ? Làm

nh thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý ? Khó khăn nào sẽ xảy ra và cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện quyết định ?

Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo nh thế nào ? Hậu quả của việc ra quyết

định ? Quyết định nào trớc đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đa ra tiếp theo

?

Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định

2 Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị,

nghị quyết, quyết định) từ ngời lãnh đạo đến các cấp và các khâu trong hệ thống quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm và nhận thức của những ngời thừa hành qua các kênh thông tin hiện có

Truyền đạt quyết định đợc hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa ngời lãnh

đạo, ngời quản lý và những ngời thừa hành Do đó, khi truyền đạt quyết định, ngời lãnh đạo cần phải cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế nhị, nhẹ nhàng và thân thiện Tuỳ theo nội dung của quyết định và tính chất của nó mà ngời lãnh đạo tìm kiếm nhữnh phơng thức phù hợp để truyền đạt nó tới ngời thừa hành

II Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định

1 Trình tự của việc truyền đạt quyết định

Trớc hết, quyết định cần đợc nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dới

Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những ngời thực hiện về ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt đợc hoặc hậu quả nếu không đợc chấp hành tốt) Sau dó vạch chơng trình thực hiẹn quyết định này

Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện Việc tổ chức phải cụ thể

và chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất và mức độ phc tạp của nhiệm vụ đề ra mà phân định toàn bộ khối lợng công việc theo các đối tợng và các khoảng thời gian nhất định Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm và bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thc hiện bằng phơng tiện nào

Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt Cần chú ý đặc biệt đến vấn

đề bố trí cán bộ với số lợng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và quyền hạn Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; đợc giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và tiến hành kiểm tra; ngời thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không đợc dính líu về lợi ích vật chất với đối tợng bị kiểm tra

Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra biên pháp xử lý khắc phục Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của ngời thừa hành,

động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định

Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định và tại một điểm nhất định có thể tập trung đợc lực lợng chủ yếu

2 Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định

Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phơng pháp thực hiện, phơng tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất

Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của ngời thc hiện và những bộ phận có liên quan

3 Mục đích của việc truyền đạt quyêt định

Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đa ra các kế hoạch để đạt đợc các mục tiêu; tổ chức nguồn nhân lực và vật lực theo cách có kết quả và hiệu quả và hiệu quả nhất; lựa chọn và đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hớng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trờng mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng góp

Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những ngời thừa hành một mô hình của hoạt động trong tơng lai Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu nh: mục đích, phơng thc và phơng pháp làm việc, điều kiện làm việc, con ngời làm việc và chịu trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc và các bớc tiến hành Kết quả là ngời thừa hành trong ý thức của mình về hình ảnh của hoạt

động sắp diễn ra và nhận thấy họ sẽ làm gì và làm nh thế nào để đạt đợc mục tiêu

mà lãnh đạo đã dặt ra

Sự hình thành các hình ảnh cho ngời thừa hành không chỉ là mục đích của ngời lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của ngời thừa hành.Về phía ngời thừa hành hoạt động có những mục đích nh: tri giác và t duy thông tin đợc truyền từ ngời lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn và tái hiện lúc cần thiết làm phong phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân và những thông tin về tiến trình, điều kiện và các kết quả trung gian trong thực hiện Từ đó ngời thừa hành tạo nên cách nhìn riêng của mình về công việc sắp tới

4 Hình thức truyền đạt quyết định

4.1 Thông tin bằng văn bản

Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lí

Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và chuyển nó đến nhiều ngời nhận tin thông qua đờng bu điện hoặc văn th Ngoài ra, thông tin văn bản còn thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và giảm chi phí Tuy nhiên thông tin bằng văn bản lại có thể tạo ra nhiều giấy tờ đợc thể hiện kém mà không thể cung cấp đợc sự phản hồi ngay lập tức Nh vậy ngời lãnh

đạo quản lí không nhận đợc kết quả là ngời nhận có hiểu đúng thông báo đợc chuyển đi hay không Thông tin bằng văn bản thờng bị ngời viết bỏ sót kết luận

hoặc không làm rõ nó trong thông báo, quá dài dòng, sử dụng ngữ pháp kém, cấu trúc tồi và sai chính tả

Một số nguyên tác để cải thiện bằng văn bản nh sau : Sử dụng các từ và thành ngữ phải đơn giản; sử dụng các từ ngắn và đơn giản; sử dụng các đại từ nhân xng thích hợp; đa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ; sủ dụng các câu và đoạn ngắn; các

động từ chủ động; hạn chế các tính từ ; thể hiện các ý nghĩ một cách logic và bằng chán trực tiếp; tránh dùng các từ không cần thiết

4.2 Thông tin bằng lời

Trong thực tiễn, hoạt động tổ chức thực hiện các quyết định có rất nhiều thông tin

đợc thông báo bằng lời Sự truyền đạt thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực diện giữa hai ngời hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lí trớc mọi ngời; có thể là chính thức hoặc không chính thức, và nó có thể theo kế hoạch hoặc tình cờ Việc truyền đạt thông tin bằng lời mộtt sự trao đổi nhanh với sự phản hồi tức khắc Ngời nhận thông báo có thể hỏi để làm rõ các vấn đề trong nhiệm vụ đợc giao còn ngời quản lí có thể giải thích rõ ràng, chính xác các mục tiêu đã đề ra và những thắc mắc của họ Sự trao đổi trực diện với cấp trên nh vậy sẽ làm cho cấp dới có cảm giác quan trọng và vững tin hơn vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao,

họ hiểu rõ sự cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ Tuy vậy, truyền đạt thông tin bằng lời không tiết kiệm thời gian và những ngơi tham dự các cuộc họp mà không

đạt đợc kết quả nào thì họ chỉ theo dõi nhà quản lí mà không đi sâu vào thực chất của lời thông báo, không tìm hiểu đúng đắn lời thông báo , không muốn hiểu nó

4.3 Thông tin không lời

Thông tin không lời đợc dùng để hỗ trợ cho thông tin bằng lời Nó đợc biểu hiện ở các cử chỉ của cơ thể, tác động, nét mặt

Các hình thức thông tin trên thờng đợc sử dụng phối hợp với nhau sao cho nó có thể bổ xung cho nhau Thông tin cần đợc nhắc lại ở cả ba hình thức thì ngời nhận

nó sẽ hiểu chính xác và nhớ hơn Trong môi trờng doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp lớn, việc truyền đạt quyết định từ trên xuông dới thờng theo một chuỗi mệnh lệnh dù là các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng thanh, th thông báo, các th từ, sổ tay các thông tin của quyết định thờng bóp nát

hoặc bóp méo, làm cho những ngời quản lí cấp dới và những ngời thực hiện không

đợc hiểu hết một cách chi tiết các nội dung của quyết định Việc kết hợp các hình thức truyền đạt quyết định là vô cùng cần thiết để thực hiện có thể hoàn thành nhiệm vụ đợc giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất

Phần II : Viêc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý

hiện nay ở Việt Nam

1 Đánh giá việc truyền đạt quyết định

Truyền đạt quyết định có hiệu quả hay không đòi hỏi ngời quản lý phải có uy tín trách nhiệm, nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cá nhân, lợi ích doanh nghiệp, lơi ích xã hội) Mặt khác, ngời quản lý phải có bản lĩnh chấp nhận rủi ro (thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hay bất hơp lý của hệ thống pháp luật của nhà nớc và thông lệ của thế giới, mâu thuẫn giữa tham vọng và khả năng có hạn, sự biến động hàng ngày của môi trờng ) Nó đòi hỏi ngời quản lí phải có nghị lực

Trong thực tế các nhà quản lí không tuân thủ các bớc, những yêu cầu, những mục

đích của việc truyền đạt quyết định mà họ thờng chỉ có những thông tin không hoàn toàn thích hợp về bản chất của vấn đề; họ không đủ kinh phí và thời gian thu thập và xử lí thông tin đầy đủ hơn; những lệch lạc trong nhận thức hoặc không thể nhớ một khối lợng thông tin lớn Bởi vậy ngời quản lí thờng phải chấp nhận vừa đủ mục đích của mình

Ngời quản lí thờng thực hiện quyết định một cách tự nhiên, dựa trên kinh nghiệm

để dơn giản hoá việc truyền đạt quyết định nên dẫn tới sai lầm quá tin cậy chúng

Họ quên rằng nếu cấp dới không tự nguyện hoặc không toàn tâm toàn ý thực hiện

kế hoạch triển khai quyết định thì khó đạt đợc hiệu quả mong muốn Ngời quản lí không biết đợc sự khác biệt, khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu công việc

2 Hiệu quả truyền đạt quyết định

Hiện nay, việc truyền đạt nói chung có rât nhiều nhà quản không đạt hiêu quả nh mong muốn vì họ cha nắm bắt

Một quyết định đa ra chỉ đơc tổ chức thực hiện nhng kết quả của công việc thc hiện phải đợc đánh giá cụ thể Tuy nhiên việc đánh giá kết quả của quyết định đơc thể hiện ở nhiều mặt Vì vậy, khi đa một quyết định ngời quản lý phải nghĩ đến hình thức đánh giá

Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu

theo tình hình hiện nay

1 Xác định rõ các trở ngại đối với việc truyền đạt thông tin , đặc biệt là những vấn

đề liên quan đến các mối quan hệ giữa cá nhân con ngời để đi tới sự phân tích các mặt khác nhau của thông tin , qua đó giới thiệu một cách đầy đủ mục đích của quyết dịnh làm cho ngời thừa hành vững tin rằng , nhiệm vụ đợc giao không đi

ng-ợc lại các nhiệm vụ chung của tổ chức

2 Việc truyền đạt quyết định không chỉ đợc tiến hành bằng hình thức thông báo rõ

nội dung cơ bản của quyết định mà ngời quản lí còn cố gắng thuyết phục ngời thừa hành để họ tin tởng rằng quyết định nh vậy là chính xác đúng đắn , cần thiết

và hợp lí Để đạt đợc điều đó ngời quản lí cần phải có niềm tin tuyệt đối vào sự thành công của quyết định mà mình đã đề ra và làm cho nội dung đó đợc lây lan sang tất cả mọi thành viên của tổ chức Niềm tin này đợ coi là cơ sở cho việc tạo lập ý chí ở ngời thừa hành để đảm bảo cho quyết định đợc thực hiện trong hoạt

đông của tổ chức

3 Khi truyền đạt quyết định, ngời quản lí cần hết sức bình tĩnh, tránh sự biểu hiện

cảm xúc không phù hợp, không đúng chỗ Thái độ quá vui mừng hoặc quá lo lắng của ngời quản lí sẽ gây lên sự lạc quan hay do dự, nghi nhờ của ngời thực hiện quyết định

4 Để thực hiện quyết đinh có hiệu quả ngời quản lí phải hiểu rõ các phẩm chất,

năng lực và trình độ chuyên môn tay nghề của từng thành viên trong tổ chức, phải hiểu rõ tính cách và tính khí của từng ngời Từ đó, có sự lựa chọn cách thức truyền

đạt quyết định sao cho phù hợp với đặc điểm của từng ngời từng nhóm ngời thực hiện Có thể đối với ngời này chỉ cần thông báo những nét cơ bản nhất trong nội dung của quyêt định Còn đối với ngời khác thì phải hớng dẫn một cách tỉ mỉ cụ thể, chi tiết, toàn bộ ý đồ, hớng đi và cách tiến hành trong nội dung cơ bản của

quyết định Về phơng thức truiyền đạt cũng vậy, có thể với ngời này thì trao đổi nhẹ nhàng, tế nhị và ôn tồn; còn đối với ngời kia phải độc đoán mệnh lệnh hay ép buộc, thậm chí đối với ngời thứ ba cần phải kiên quyết chuyển sang công việc khác hoặc giải thích lại một cách kĩ càng những yêu cầu của quyết định cho đến khi họ hiểu và sẵn sàng tiếp nhận thông tin và thực thi công việc

Kết luận

Việc truyền đạt quyết định sẽ phụ thuộc vào trình độ phát truển của tổ chức, vào phẩm chất và năng lực của ngời thừa hành và các điều kiện vật chất, tinh thần khác Do đó, để đảm bảo cho những ngời thừa hành có thể nhận thức một cách đầy

đủ, đúng đắn và chính xác nội dung của quyết định, ngời quản lý cần phải hiểu rõ việc truyền đạt quyết định điều đó có nghĩa là ngời quản lý cần làm rõ ý trớc khi

đợc truyền đạt thông tin, xem xét kỹ nội dung cũng nh những ý nghĩa phụ của thông báo, nêu nhiệm vụ ngắn gọn, dễ hiểu, dùng những từ thông thờng nếu nh

điều đó không ảnh hởng đến việc truyền đạt nội dung, hiểu rõ môi trờng vật chất

và con ngời trong tổ chức Có khi cần phải giúp đỡ cho ngời nhận để họ chú ý

Rõ ràng việc truyền đạt quyết định là khâu quan trọng Ngời quản lý cần phải hiểu

đợc nó, để truyền đạt đợc hiều quả trong công việc

Tài liệu tham khảo

1.Tổ chức và điều hành doanh nghiệp nhỏ (CLIFFORD BAUMBACK/Vũ THIếU DịCH). 2.Quản lý kinh tế nhà nớc (MAI VĂN BƯU,PHAN KIM CHIếN).

3.Giáo trình khoa học quản lý (TậP 1-Đỗ HOàNG TOàN).

4.Giáo trình quản lý kinh tế nhà nớc (mai văn bu,đoàn thị thu hà).

5.Giáo trình quản lý kinh tế (tập 1-đỗ hoàng toàn, mai văn bu, đoàn thị thu hà). 5.Tạp chí tâm lý học-số 7 tháng 10 năm 2001

6.Các tạp chí kinh tế tiếp thị

Mục lục

Lời nói đầu 1

Nội dung 2

Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định 2

I Khái niệm 2

1 Quyết định quản lý 2

2 Truyền đạt quyết định 2

II Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thc hiện quyết định 3

1 Các bớc truyền đạt quyết định 3

2 Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định 3

3 Mục đích việc truyền đạt quyết định 4

4 Hình thức truyền đạt quyết định 4

Phần II : Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam 7

1 Đánh giá việc truyền đạt của các nhà quản lý 7

2 Hiệu quả truyền đạt quyết định 7

Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 8

Kết luận 10

Tài liệu tham khảo 11