Kỹ thuật trình bày văn bản.doc

Kỹ thuật trình bày văn bản.

BỘ NỘI VỤ - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Số: 01/2011/TT-BNV THƠNG TƯ HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Căn Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sau: Chương NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn Thông tư Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thông tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục Chương THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dịng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dịng chữ trình bày cách dòng đơn Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn Thể thức Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế cơng ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TẬP ĐỒN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN TỈNH THÁI NGUYÊN b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH QUẢNG BÌNH VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN SỞ NỘI VỤ VIỆN DÂN TỘC HỌC Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dịng chữ trình bày cách dòng đơn Điều Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước (áp dụng chức danh Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ: Nghị Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/NQ-CP Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Báo cáo ban Hội đồng nhân dân ghi sau: Số …/BC-HĐND - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, phận) soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC Công văn Bộ Nội vụ Vụ Tổ chức Cán Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB Công văn Hội đồng nhân dân tỉnh Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS Công văn Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển cơng chức Bộ Nội vụ trình bày sau: BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân); Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn Thường trực Hội đồng nhân dân Ban Kinh tế ngân sách soạn thảo); Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế Văn phòng soạn thảo) Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công Thương, Công ty Điện lực thuộc Tập đồn Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên, Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Cơng nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa, Văn Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh, + Đối với tỉnh tên tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng, Trường hợp địa danh ghi văn quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) phòng, ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Văn Ủy ban nhân dân quận Gị Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp, Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung cơng văn trình bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2009 Điều 11 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐỒN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ TỊCH KT BỘ TRƯỞNG PHĨ CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG TL CHỦ TỊCH VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÁNH VĂN PHÒNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c Điều 13 Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều 14 Nơi nhận Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; cơng văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Điều 15 Các thành phần khác Thể thức a) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 b) Dấu mức độ khẩn Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” d) Đối với công văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) đ) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành e) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã g) Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả-rập Kỹ thuật trình bày a) Dấu mức độ mật Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đóng vào số 10a, dấu thu hồi đóng vào số 11 b) Dấu mức độ khẩn Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi c) Các dẫn phạm vi lưu hành Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm d) Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) Các thành phần trình bày ô số 14 trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn đ) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Được trình bày số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng e) Phụ lục văn Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm g) Số trang văn Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV kèm theo Thông tư Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư Chương THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO Điều 16 Thể thức Thể thức bao gồm: Hình thức “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Điều 9, 12, 13 14 Thơng tư Điều 17 Kỹ thuật trình bày Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Thông tư (Phụ lục III) Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Kỹ thuật trình bày a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm b) Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục III Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức minh họa Phụ lục IV; mẫu trình bày minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18 Điều khoản thi hành Thơng tư có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký Những quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trái với Thơng tư bị bãi bỏ Điều 19 Tổ chức thực Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đồn kinh tế nhà nước, Tổng cơng ty nhà nước (91) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Thông tư Các Bộ, ngành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư để quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành cho phù hợp BỘ TRƯỞNG Nơi nhận: - Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phịng Trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước (91); - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (10b); - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - BNV: Bộ trưởng, Thứ trưởng, đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; - VPCP: Bộ trưởng CN, Phó CN; - Website BNV; - Lưu: VT, PC (BNV) 320b Trần Văn Tuấn PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) ... VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Quốc hiệu Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày. .. nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày số 9a 9b Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ... thể thức kỹ thuật trình bày văn hành văn quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành