Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong quản lí siêu thị

Lời mở đầu Ngày nay, các nghành công nghệ khoa học đã có những bước phát triển như vũ bão, xâm nhập vào hầu hết các lĩnh vực trong cuộc sống. Từ việc xây dựng những hệ thống lớn, tầm cỡ quy mô quốc gia đến những hệ thống nhỏ. Bằng các lợi thế vốn có của mình là tính cập nhật, tính chính xác, khả năng lưu trữ lượng lớn thông tin với thời gian dài, công nghệ thông tin đã khăng định vị trí của mình trong lĩnh vực kinh doanh. Do đó các doanh nghiệp hiện nay khi muốn thay đổi cách quản lí Không nằm ngoài xu thế đó, các nhà quản lí siêu thị hiện nay khi muốn phát triển tầm cỡ cũng như khả năng phục vụ siêu thị của mình đều phải chọn hướng tiếp cận với hệ thống quản lí bằng các hệ thống công nghệ thông tin. Thực trạng hiện tại ở một siêu thị cỡ trung cho thấy trung bình mỗi ngày bộ phận bán hàng xử lý hơn 10.000 mẫu tin (có khi lên đến nửa triệu mẫu tin) nên tốc độ truy xuất dữ liệu rất chậm, hiện tại và tương lai không thể đáp ứng được nhu cầu. Ngoài ra các vấn đề thay đổi đơn vị tính và xử lý số lượng lẻ đối với một số mặt hàng như: vải vóc, rau quả, thực phẩm tươi sống chưa được giải quyết ổn thỏa. Hơn thế các thông tin cập nhật lại chậm và thiếu chính xác (do hầu hết được làm bằng tay), điều này gây khó khăn lớn cho việc phát triển siêu thị. Để có thể giúp các siêu thị có thể quản lí một cách hiệu quả hơn, chúng em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong quản lí siêu thị”. Nhóm thực hiện xin chân thành cảm ơn giảng viên Đã giúp đỡ và hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện Do kiến thức thực tế cũng như các kiến thức về quản lí, còn hạn chế 1 nên trong quá trình thực hiện phân tích thiết kế còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự góp ý của cô giáo cùng quý độc giả để đề tài ngày càng hoàn thiện và có khả năng ứng dụng cao. Xin chân thành cám ơn! Nhóm sinh viên thực hiện: Mục lục: Chương I: Tổng quan Chương II: Phân tích hệ thống 1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng 2. Phân tích hệ thống về dữ liệu Chương III: Thiết kế hệ thống 2 ChươngI Tổng quan 1.Khảo sát hiện trạng của một siêu thị: Sơ đồ tổ chức của siêu thị:  Ban giám đốc: Gồm 1 Giám Đốc và 2 phó Giám Đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị. Ban phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị để báo cáo lại cho Hội đồng quản trị. Việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất theo yêu cầu.  Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của Siêu Thị, ghi nhận Hàng Hóa đổi lại của khách hàng  Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc.  Tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình trạng hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng. Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời báo ngay cho tổ văn phòng để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng Ban giám đốc Ban giám đốc Tổ bảo vệ Tổ bảo vệ Tổ thu ngân Tổ thu ngân Tổ mặt hàng Tổ mặt hàng Tổ tin học Tổ tin học 3  Tổ tin học: Thực hiện việc nhập liệu, kết xuất các báo cáo cần thiết phục vụ cho Ban giám đốc - Mô tả hoạt động của siêu thị Quản lý nhập hàng: Tất cả các hàng nhập vào kho từ nhà cung cấp đều phải được ghi vào phiếu nhập, về tất cả thông tin của mặt hàng bao gồm giá cả, số lượng, nhập của nhà cung cấp nào, lý do nhập, tổng giá trị phiều nhập. Đồng thời người quản lý siêu thị phải nắm rõ thông tin của nhà cung cấp như: tên nhà cung cấp, địa chỉ, cung cấp loại mặt hàng nào… Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,… Quản lý xuất hàng: Tất cả các mặt hàng có trong khi hàng của siêu thị cùng loại sẽ được quy định mã, sau đó được xuất lên quầy bán hàng của siêu thị và công việc của người quản lý là lập phiếu xuất hàng với đầy đủ các thông tin xuất Quản lý khách hàng thân thiết: Đối với khách hàngthân thiết, người quản lý phải nắm rõ thông tin khách hàng thân thiết và có thể tra cứu thông tin về khách hàng thân thiết bất cứ lúc nào. Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản lý. Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thôngtin của khách hàng và cấp cho các khách hàng này thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của 4 khách hàng Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong các đợt mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua Tuy nhiên, cuối năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danh sách khách hàng thân thiết của siêu thị. Tính tiền hóa đơn: Tính tiền hoá đơn là việc của nhân viên bán hàng tại các quầy tính tiền. Thống kê báo cáo: Người quản lý thống kê theo tháng, quý, năm tùy theo yêu cầu và quy mô của từng siêu thị, mỗi phiếu thống kê phải cung cấp đầy đủ thông tin vvế số lượng hàng tồn ở kho, số lượng hàng hóa đang có trong siêu thị và doanh số bán hàng trong tháng, quý và năm… Các điểm cần khai thác Với quy mô bài toán này chúng tôi chỉ đề cập đến các khía cạnh chính của công việc quản lí siêu thị liên quan đến hoạt động  Nhập hàng  Xuất hàng  Quản lí khách  Việc bán hàng  Thống kê báo cáo Mà không đề cập đến công việc quản lí con người hay vật tư thiết bị của siêu thị cũng như các hiện trạng của tác nhân ngoài siêu thị. 2. Nắm bắt yêu cầu của chương trình: - Yêu cầu về hệ thống: Đối với người quản lý: Người quản lý siêu thị cần nắm rõ được các hoạt động của siêu thị, số lượng hàng nhập, hàng xuất, số lượng hạng tồn kho và tồn trên 5 quầy. Nắm rõ các thông tin về doanh số bán hàng theo tháng, quý, năm. Như vậy dữ liệu được tập trung về cho người quản lý siêu thị và người quản lý siêu thị có nhiệm vụ báo cáo tất cả các hoạt động của siêu thị cho ban Giám đốc. Đối với nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng tính tiền cho khách hàng và in ra hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác. Đối với khách hàng: Khách hàng mua hàng tại siêu thị sẽ được tham gia các đợt khuyến mại giảm giá và các chương trình ưu đãi cho khách hàng thân thiết -Yêu cầu về phần mềm thiết kế:  Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa người dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng.  Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác như Word, Excel, cũng như dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy tính.  Phần mềm phải đạt được mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa những người không có chức năng không sử dụng được phần mềm.  Cung cấp tối đa cho người sử dụng & nhà quản lí các nhu cầu tối thiểu về công việc nhập, xuất, thống kê báo cáo, các quy trình tính toán chính xác và thời gian thực hiện nhanh.  Phần mềm được xây dựng sao cho dễ dàng bảo trì cũng như thay đổi với từng quy mô khách hàng. 6 ChươngII: Phân tích hệ thống 1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng 1.1Các biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Trong biểu đồ phân cấp chức năng ta sẽ tiến hành phân rã các chức năng trên xuống. Biểu đồ sẽ cho biết các chức năng nhiệm vụ của siêu thị. 7 Biểu đồ cho thấy các chức năng nhiệm vụ mà chương trình cần thực hiện để quản lí siêu thị. 1.2.Xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu mức (BLD) cung cấp cho ta một cái nhìn tổng thể về các công việc cụ thế. Mà ở đây có nghĩa là cung cấp thông tin siêu thị “làm gì”. Đồng thời cho thấy rõ các chức năng con cần có trong chương trình. Quản Lí Siêu Thị Quản Lí Siêu Thị Quản Lí Dịch Vụ KH Quản Lí Dịch Vụ KH Quản lí kho hàng Quản lí kho hàng Nhập hàng Nhập hàng Xuất hàng Xuất hàng Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo Quản lí TT khách Quản lí TT khách Bán hàng Bán hàng In hóa đơn In hóa đơn Biểu đồ phân cấp chức năng 8 Ở mức 0 ta thấy chức năng tổng quát của hệ thống là quản lí siêu thị. Các đối tác của hệ thống quản lí siêu thị này là Nhà cung cấp, Khách hàng, ban giám đốc siêu thị. Tiếp theo biểu đồ BLD mức 0 các biểu đồ mức dưới sẽ lần lượt được xây dựng. Chức năng quản lí siêu thị ở mức bối cảnh được phân rã thành 2 chức năng chính là quản lí kho hàng bao gồm các công việc nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng, báo cáo, thanh toán. Thứ hai là quản lí các dịch vụ khách hàng được thiết kế để quản lí các tài nguyên khách hàng thân thuộc, lập hóa đơn thanh toán cho khách, cấp thể cho khách, nhận hàng từ kho hàng và giao cho khách.Ở đây ta thấy có sự xuất hiện của kho hàng và kho dữ liệu khách hàng. Ban GĐ Khách QL Siêu Thị Nhà cung cấp Yêu Cầu Mua hàng Cung cấp thông tin Hóa Đơn Cấp Thẻ KH TT Nhậ n các báo cáo Cung cấp hàng YC cung cấp Thanh toán BLD mức bối cảnh 9 Nhà Cung cấp Thanh toán Quản lí kho hàng Thông tin khách hàng QL dịch vụ khách hàng Ban GĐ Khách Hàng Đặt hàng Nhận Hàng Mua hàng Giao hàng và hóa đơn Cung cấp Thông tin Cấp thẻ khách hàng TT Kho hàng Xuất hàng Biểu đồ BLD mức 1 10 [...]... Item Menu Quản lý Thông tin khách Chức năng Quản lý thông tin khách hàng 2 hàng thân thiết Thông tin nhà cung Quản lý thông tin nhà cung cấp 3 4 5 cấp hàng cho Thông tin nhân viên Quản lý nhân viên của siêu thị Danh mục Hàng hóa Quản lý thông tin hàng hóa của Danh mục chủng Quản lý thông tin chủng loại hàng siêu thị loại 22 6 7 Danh mục Loại hàngQuản lý thông tin loại hàng Lập phiếu nhập Quản lý và lập... nhân viên của siêu thị Tra cứu thông tin hàng hóa của siêu thị Tra cứu phiếu nhập hàng của siêu thị Tra cứu phiếu xuất hàng của siêu thị Tra cứu phiếu kiểm kê hàng hóa của Tra cứu hóa đơn bán hàng tại siêu thị 24 Menu Báo biểu: STT Popup Menu Item Menu Chức năng 1 Báo biểu Thống kê hàng hóa tại siêu thị Thống kê hàng hóa Thống kê hàng Thống kê số lượng hàng tồn trong 2 tồn kho Thống kê hàng thị tại kho... hiển thị danh mục hàng hóa theo yêu Nhãn chỉ hiển thị thông tin, không cho thay đổi Các nút thực hiện thao tác thêm xóa sửa thông tin 34 35 Màn hình Quản lý khách hàng thân thiết Các thành phần giao diện: 1 2 3 4 Danh sách hiển thị danh mục khách hàng Nhãn chỉ hiển thị thông tin, không cho thay đổi Các nút thực hiện thao tác thêm xóa sửa thông tin Control hiển thị thông tin về nhân viên và ngày hệ 36... xuất hóa tại Quản lý và lập phiếu xuất hàng 9 hàng Các quy định hóa từ Quản lý các thông tin qui định 23 Menu Tra cứu: STT 1 2 3 4 5 6 7 8 Popup Menu Item Menu Tra cứu Thông tin khách hàng thân thiết Thông tin nhà cung Thông tin nhân viên Thông tin Hàng hóa Phiếu nhập hàng hóa Phiếu xuất hàng hóa Phiếu kiểm kê hàng Hóa đơn bán hàng Chức năng Tra cứu thông tin khách hàng thân Tra cứu thông tin nhà cung... xóa sửa thông tin Danh sách hiển thị danh mục các mặt hàng Các control chỉ hiển thị thông tin, không cho thay Control hiển thị thông tin nhân viên đăng nhập Control hiển thị ngày tháng hệ thống Các control thực hiện thao tác nghiệp vụ 33 Màn hình Tra cứu thông tin hàng hóa Các thành phần giao diện: 1 2 3 4 5 Các control lọc được nhập dành cho người dùng Control thực hiện nghiệp vụ tra cứu thông tin Danh... nhập liệu thông tin cho người sử dụng Các nút thực hiện thao tác thêm xóa sửa thông tin Danh sách hiển thị danh mục các mặt hàng Các control chỉ hiển thị thông tin, không cho thay Control hiển thị thông tin nhân viên đăng nhập Control hiển thị ngày tháng hệ thống Các control thực hiện thao tác nghiệp vụ Màn hình Lập hóa đơn: 32 Các thành phần giao diện: 1 2 3 4 5 6 7 Control nhập liệu thông tin cho người... kho số lượng hàng tồn trên Thống kê 3 tồn trên quầy quầy Thống kê doanh bán của siêu thị sau khi xuất hàng Thống kê doanh thu bán hàng của 4 Menu Hóa đơn: STT siêu Popup số Item Menu siêu thị Chức năng Menu 25 1 Hóa đơn Lập hóa đơn bán Lập hóa đơn thanh toán hàng hàng hóa tại siêu thị cho khách hàng 26  Thiết kế giao diện Một số màn hình: Màn hình chính (Main) 27 Màn hình kết nối: Màn hình đăng nhập... 1 2 Các control nhập liệu thông tin cho người sử Các nút thực hiện thao tác nhập liệu thông tin 28 Màn hình Quản lý hàng hóa 29 Các thành phần: 1 2 3 4 5 Control lọc dữ liệu cho người sử dụng Danh sách hiển thị danh mục loại hàng tương Danh sách hiển thị danh mục các mặt hàng tương Nhãn chỉ hiển thị thông tin, không cho thay đổi Các nút thực hiện thao tác thêm xóa sửa thông tin 30 Màn hình Lập hóa đơn:...  Thiết kế menu 20 STT 1 2 Popup Menu Item Menu Hệ thống Kết nối CSDL Ngắt kết nối 3 4 5 6 Sao lưu CSDL Phục hồi CSDL Đăng nhập Trở ra 7 Thoát Chức năng Người dùng kết nối cơ sở dữ liệu Người dùng ngắt kết nối với cơ sở dữ Người dùng sao chép dữ liệu Người dùng phục hồi lại dữ liệu ban đầu Người dùng đăng nhập vào hệ thống dùng hủy đăng nhập trở Người về tình Người dùng thoát chương trình 21 Menu Quản. .. thể: -Quản lí kho hàng Giám đốc Tiếp nhận yêu cầu báo cáo Phiếu nhập Thống kê báo cáo Phiếu xuất Nhận hóa đợn xuất Xuất hàng Chức năng quản lí kho hàng Cấp hàng Nhà cung cấp Thanh toán Yêu cầu CC Nhập hàng Chuyển hàng vào kho Kho hàng QL dịch vụ khách hàng Khách hàng Quản lí kho hàng bao gồm công việc xuất hàng, nhập hàng, thực hiện thống kê, báo cáo Ở đây xuất hiện thêm các kho lưu trữ phiếu xuất và . quan Chương II: Phân tích hệ thống 1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng 2. Phân tích hệ thống về dữ liệu Chương III: Thiết kế hệ thống 2 ChươngI Tổng quan 1.Khảo sát hiện trạng của một siêu thị: Sơ. người quản lý siêu thị và người quản lý siêu thị có nhiệm vụ báo cáo tất cả các hoạt động của siêu thị cho ban Giám đốc. Đối với nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng tính tiền cho khách hàng. việc phát triển siêu thị. Để có thể giúp các siêu thị có thể quản lí một cách hiệu quả hơn, chúng em đã chọn đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong quản lí siêu thị . Nhóm thực