Xử lý tự động trong tin học văn phòng - Tập 1

Chú ý: Tài liệu này được thiết lập tự động cập nhật tất cả các liên kết và mã lập trình đều ở dạng dữ liệu Việt Pháp. Máy tính cần chỉnh về dạng Việt Pháp trước khi xem, soạn, sửa, bổ sung Không thực hiện sửa chữa đè lên phần nội dung có mã nền đen như thế này. Khi sửa chữa xong, bôi đen chọn toàn bộ văn bản, nhấn phím F9 để cập nhật không cắt hình chuyển vị trí mà chỉ chuyển phần chữ, do các hình đều đặt BookMark liên kết, nếu không đặt lại đúng sẽ bị lỗi hàng loạt. QUÂN CHỦNG PHÕNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN HỌC VIỆN PHÕNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN XỬ LÝ TỰ ĐỘNG TRONG TIN HỌC VĂN PHÕNG Tập 1 HÀ NỘI - 2010 QUÂN CHỦNG PHÕNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN HỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN XỬ LÝ TỰ ĐỘNG TRONG TIN HỌC VĂN PHÕNG Tập 1 (Tài liệu dùng cho đối tượng đào tạo nhân lực CNTT của Học viện Phòng không - Không quân) HÀ NỘI - 2010 (Quyết định ban hành số……………, ngày…… , tháng… , năm 201 của Giám đốc Học viện Phòng không - Không quân) Tác giả: Chủ biên: KS Nguyễn Anh Cường Trưởng ban CNTT Học viện Phòng không - Không quân nguyenanhcuong@ymail.com 0988.529.310 Người hiệu đính: Nguyễn Phương Thảo Giám đốc Trung tâm Tin học ABC Cửa hàng trưởng 148 Vương Thừa Vũ - Hà Nội Trang phục may sẵn rẻ nhất Hà Nội fthaoabc@yahoo.com 0912.678.515 1 Nguyễn Phương Thảo fthaoabc@yahoo.com 0912.678.515 MỤC LỤC MỤC LỤC 1 CHỮ VIẾT TẮT 3 LỜI NÓI ĐẦU 4 Chương 1: THIẾT LẬP DỮ LIỆU HỆ THỐNG VÀ CÀI ĐẶT MICROSOFT OFFICE 5 1.1. Một số vấn đề thiết lập hệ thống 5 1.2. Cài đặt Microsoft Office 9 Kết luận chương 14 Câu hỏi ôn tập chương 14 Chương 2: NGÔN NGỮ VISUAL BASIC CHO ỨNG DỤNG 15 2.1. Tổng quan về Visual Basic cho ứng dụng 15 2.2. Cơ bản về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 19 2.3. Chức năng macro trong Microsoft Office 63 2.4. Tùy biến nút lệnh và tổ hợp phím tắt trong các phần mềm Office 72 Kết luận chương 78 Câu hỏi ôn tập chương 79 Chương 3: CÁC TỆP LƯU TRỮ TUỲ BIẾN 80 3.1. Normal.dot trong Microsoft Word 80 3.2. Personal.xls và các tệp hỗ trợ tuỳ biến trong Microsoft Excel 104 Câu hỏi ôn tập chương 106 Chương 4: XỬ LÝ TỰ ĐỘNG CHUYÊN BIỆT TRONG MICROSOFT WORD 107 4.1. Về định dạng 107 4.2. Xử lý tự động văn bản tiếng Việt 129 Kết luận chương 149 Câu hỏi ôn tập chương 149 Chương 5: XỬ LÝ TỰ ĐỘNG HỖN HỢP TRONG MICROSOFT WORD 151 5.1. Xử lý tự động trong khi nhập văn bản 151 5.2. Xử lý tự động tổng hợp 164 Kết luận chương 197 Câu hỏi ôn tập chương 197 Chương 6: CÁC TRƯỜNG TRONG MICROSOFT WORD 199 6.1. Căn bản về các trường trong Microsoft Word 199 6.2. Những nguyên tắc cơ bản khi làm việc với trường trong Microsoft Word 201 6.3. Tính toán các trường Microsoft Word 208 6.4. Làm việc với trường ngày tháng 220 6.5. Làm việc với trường thời gian 235234 6.6. Điều khiển vị trí các ký tự thông qua trường Advanced 239238 6.7. Nối kết dữ liệu 240239 Kết luận chương 247246 Câu hỏi ôn tập chương 248247 Chương 7: MỘT SỐ THAO TÁC TRONG MICROSOFT EXCEL 250248 2 Nguyễn Anh Cường nguyeanhcuong@ymail.com 0988.529.310 Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền 7.1. Một số nội dung cần thống nhất trước khi làm việc với Microsoft Excel 250248 7.2. Nhập nhanh dữ liệu 253251 7.3. Kiểm soát việc nhập dữ liệu 267265 Kết luận chương 278276 Câu hỏi ôn tập chương 278276 Chương 8: THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO CÁC Ô BỊ ĐỘNG 279277 8.1. Điều khiển kiết xuất dữ liệu bị động trong Microsoft Excel 279277 8.3. Tổng hợp dữ liệu 294292 8.4. Lọc dữ liệu 297295 8.5. Ô thứ cấp bị động phụ thuộc vào nhiều ô 300298 8.6. Xử lý phân nhánh 301299 Kết luận chương 303301 Câu hỏi ôn tập chương 303301 TÀI LIỆU THAM KHẢO 304302 3 Nguyễn Anh Cường nguyeanhcuong@ymail.com 0988.529.310 Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền CHỮ VIẾT TẮT  Nhấn phím Enter trên bàn phím B Bước BKAV Bách Khoa AntiVirus CNTT Công nghệ thông tin COM Component Object Model, mô hình đối tượng dạng nội dung CSDL Cơ sở dữ liệu DDE Dynamic Data Embedding, nhúng dữ liệu động DL Dữ liệu Excel Microsoft Excel IDE Integrated Development Enviroment, môi trường phát triển tích hợp MSDN Microsoft Developer Network OCT Office Customization Tool, công cụ tuỳ biến Office OLE Object Linking and Embedding, nhúng và liên kết đối tượng TCVN3 (ABC) Bảng mã chuẩn ký tự Việt Nam trước năm 2003 UNICODE Bảng mã chuẩn ký tự Quốc tế, đồng thời là bảng mã chuẩn ký tự Việt Nam từ năm 2003 VB Visual Basic VBA Visual Basic cho ứng dụng VD Ví dụ VSTO Visual Studio Tools for Office, công cụ trực quan cho Office Word Microsoft Word XML Extensible Markup Language, ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XLB Excel Library ToolBar, thư viện thanh công cụ của Excel XLA Excel Library Add-In, thư viện mở rộng của Excel 4 Nguyễn Anh Cường nguyeanhcuong@ymail.com 0988.529.310 Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền LỜI NÓI ĐẦU Để đáp ứng cho nhu cầu ứng dụng CNTT trong học tập, nghiên cứu và giảng dạy của Học viện, tài liệu “Xử lý tự động trong tin học văn phòng” được biên soạn nhằm giúp cho người học nắm rõ bản chất của vấn đề cần xử lý, tạo tiền đề cho việc xây dựng và phát triển ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Tài liệu “Xử lý tự động trong tin học văn phòng” thống nhất nội dung của những tài liệu dịch nguyên bản từ tiếng Anh, các tài liệu và những bài viết về bộ phần mềm Microsoft Office hiện có trên Internet và những tài liệu đã xuất bản. Nội dung chủ yếu tập trung đi sâu vào những vấn đề liên quan đến xử lý tự động trong văn phòng Microsoft Word, Microsoft Excel, kết nối, liên kết dữ liệu ở phiên bản 2003, 2007 đã và đang sử dụng trong Học viện, phù hợp với yêu cầu nội dung, chương trình đào tạo nhân lực CNTT. Bố cục của tài liệu gồm 8 chương: - Chương 1: Thiết lập dữ liệu hệ thống và cài đặt Microsoft Office; - Chương 2: Ngôn ngữ Visual Basic cho ứng dụng; - Chương 3: Các tệp lưu trữ tuỳ biến; - Chương 4: Các xử lý tự động chuyên biệt trong Microsoft Word; - Chương 5: Xử lý tự động hỗn hợp trong Microsoft Word; - Chương 6: Các trường trong Microsoft Word; - Chương 7: Các thao tác trong Microsoft Excel; - Chương 8: Thiết lập công thức cho các ô bị động trong Microsoft Excel. Tài liệu dùng cho các lớp đào tạo nhân lực CNTT với những học viên đã sử dụng tin học trong công tác văn phòng; phục vụ cho dự án của Học viện, đồng thời cũng thích hợp cho các giáo viên, các lập trình viên, học viên viết đồ án, luận văn tốt nghiệp và cán bộ đang viết chuyên đề, giáo trình, tài liệu. Tài liệu được biên soạn lần đầu, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để tài liệu ngày càng hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả [...]... 4 byte Double 8 bytes Currency 8 bytes Phạm vi Từ -3 ,402823E38 đến -1 ,4 012 98E-45 và từ 1. 4 012 98E-45 đến 3.402823E38 -1 ,79769 313 486231E308 đến 4,940656458 412 47E-324 và từ 4,940656458 412 47E-324 đến 1, 79769 313 486232E308 Từ -9 22.337.203.685.477,5808 đến 922.337.203.685.477,5807 d) Kiểu mảng (array) Khi gặp trường hợp phải xử lý một loạt các biến tương tự như nhau, ví dụ các phần tử của một ma trận, nếu... Vào VBA bằng Alt + F 11 B2 Chọn Tools/References đánh dấu các thư viện cần sử dụng tối thiểu phải chọn các thư viện như hình 1. 16ình 1. 16 trang 13 Hình 1. 16 Bổ sung các thư viện tối thiểu sẽ sử dụng 1. 2.4 Chú ý khi sử dụng chương trình Bách Khoa AntiVirus Hình 1. 17 Nếu không cản thận, BKAV là chương trình phá hỏng mọi chức năng xử lý tự động, khi chọn “Xoá tất cả Macro” Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền... từng phần tử sẽ gọi tên theo chỉ số của chúng trong mảng „Khai báo mảng Dim Matrix _1( 10) As Double Mảng Matrix _1 trên có 11 phần tử liên tục được Đánh số từ 0 đến 10 (ma trận có 1 hàng và 11 cột) Khi sử dụng chỉ việc gọi phần tử cần dùng theo chỉ số tương ứng „Gán giá trị 10 0 cho phần tử thứ 2 Matrix _1( 1) =10 0 „Gán giá trị 10 0 cho phần tử cuối c÷ng Matrix _1( 10) =10 0 Có thể cố định phạm vi chỉ số của mảng... tự động điền các thông tin cần thiết, chỉ việc chọn Next (Thường đặt dòng mã cài PIDKEY=GWH28DGCMPP6RC46J4MT3HFDY) Hình 1. 7 Hộp thoại nhập mã cài đặt Office 2003 Hình 1. 8 Hộp thoại nhập thông tin người dùng Hình 1. 9 Chọn Custom để cài đặt đầy đủ Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền 11 Nguyễn Anh Cường nguyeanhcuong@ymail.com 0988.529. 310 Hình 1. 10 Chọn Advanced Customization of Application Hình 1. 11. .. (-) làm ký hiệu số âm và được đặt ở trước phần giá trị của số - Về tiền tệ: + Quy định theo cách viết về số + Ký hiệu chỉ đơn vị tiền tệ đứng sau phần chữ số - Về thời gian: + Quy định viết theo thể thức ngày/tháng/năm Bảng 1. 1 Định dạng Việt Pháp và Anh Mỹ Số Viết theo định dạng Việt Pháp Anh Mỹ 1. 000,25 1, 000.25 10 /3/2 010 3 /10 /2 010 10 .000.000 $ $ 10 ,000,000 -1 23OC (12 3OC) Metric (mét) U.S (inch) 10 00... đứng trước (ngày d1) Nên khi lấy ngày d2 trừ ngày d1 sẽ được số ngày Tương tự lầy ngày d1 cộng với số ngày sẽ được ngày d2 - Những quy định liên quan đến ngày, tháng, thời gian là một trong những dữ liệu quan trọng trong xử lý tự động liên quan đến những công việc văn phòng b) Những điều suy ra từ trục thời gian Ngày cuối hoặc (số ngày) của một tháng = Ngày đầu tiên tháng kế tiếp - 1 Mỗi năm có 365,25... thoại hình 1. 11 nh 1. 11 trang 11 Nếu cài đặt Full, nhưng vẫn báo lỗi “Compile error in Hidden Module” là do những thư viện bổ sung chưa cập nhật, vì lần cài đặt trước chưa đầy đủ, phải cập Trung tâm Tin học ABC giữ bản quyền Formatted: Condensed by 0,6 pt 13 Nguyễn Anh Cường nguyeanhcuong@ymail.com 0988.529. 310 nhật các thư viện này bằng tay trong Microsoft Office (VD Microsoft Word) như sau: B1 Vào VBA... 10 00 1/ 4 Ngày 10 tháng 3 năm 2 010 10 000000 đô là 12 3 độ dưới 0 Đơn vị đo theo hệ c) Cách điều chỉnh B1 Vào Control Panel (Start/Control Panel) B2 Vào Regional And Language Options, hộp thoại hiện ra (hình 1. 11. 1 trang 6) chọn nút Customize Điều chỉnh lần lượt 4 thẻ gồm Number, Current, Time, Date, thẻ nào trước cũng được, theo quy định định dạng Việt Pháp theo các hình vẽ (từ hình 1. 21. 2 đến hình 1. 51. 5)... thời gian bắt đầu từ năm 19 00 và kết thúc ở năm 2078 Khoảng thời gian này có thể được điều chỉnh phù hợp với thực tế và khả năng tính toán tự động của mỗi dạng bài toán Về việc nhập dữ liệu năm khi nhập 2 con số, máy tính sẽ tự hiểu và tự động điền bổ sung hai con số để hoàn thành giá trị năm Khi nhập năm 99 thì máy tính tự hiểu là năm 19 99 Nhập năm 11 , máy tính tự điền là năm 2 011 Tuy nhiên khi nhập năm... những dự án khác trong ứng dụng - Toàn cục ở mức dự án: Trong trường hợp ứng dụng gồm nhiều dự án (multiprojects), nếu trong một m - un có khai báo lựa chọn Option Private Module thì tất cả các thành phần dữ liệu hay chương trình được khai báo Public trong m - un đó chỉ có phạm vi hoạt động trong nội bộ dự án chứa m - un mà không thể được tham chiếu từ những dự án khác trong ứng dụng - Sử dụng từ khóa . 4: XỬ LÝ TỰ ĐỘNG CHUYÊN BIỆT TRONG MICROSOFT WORD 10 7 4 .1. Về định dạng 10 7 4.2. Xử lý tự động văn bản tiếng Việt 12 9 Kết luận chương 14 9 Câu hỏi ôn tập chương 14 9 Chương 5: XỬ LÝ TỰ ĐỘNG. HỖN HỢP TRONG MICROSOFT WORD 15 1 5 .1. Xử lý tự động trong khi nhập văn bản 15 1 5.2. Xử lý tự động tổng hợp 16 4 Kết luận chương 19 7 Câu hỏi ôn tập chương 19 7 Chương 6: CÁC TRƯỜNG TRONG MICROSOFT. dạng Việt Pháp Anh Mỹ 10 00 1/ 4 1. 000,25 1, 000.25 Ngày 10 tháng 3 năm 2 010 10 /3/2 010 3 /10 /2 010 10 000000 đô là 10 .000.000 $ $ 10 ,000,000 12 3 độ dưới 0 -1 23 O C (12 3 O C) Đơn vị đo theo