THỦ THUẬT HAY EXCEL

 2 Tắt chế độ lặp lại trong Excel Trong Excel khi gõ dữ liệu trong một ô, Excel sẽ tự tìm dữ liệu tương tự của các ô khác trong cùng dòng, cột và hiện ra.. -> nhấn OK 3 Các phím tắt t

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

Contents

1 Tắt chế độ lặp lại trong Excel 2

2 Các phím tắt trong Excel 3

3 Không mở được File Excel 4

4 Tắt lưới của Cell 4

5 Chuyển dữ liệu của Sheet này thành ghi chú của Sheet khác 4

6 File Excel ko save được 5

7 Di chuyển hoặc Copy Sheet trong Excel 6

8 Tham chiếu đến ô nguồn tại Sheet khác 7

9 Hướng dẫn 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel 8

9.1 Copy chiều rộng của cột 8

9.2 Thực hiện các phép tính 9

9.3 Hoán đổi dữ liệu 9

9.4 Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán 10

9.4.1 Thủ thuật sử dụng chuột để thực hiện tác vụ: 11

9.5 Copy định dạng 11

9.6 Copy định dạng biểu đồ 11

9.7 Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống 12

9.8 Copy Data Validation 12

9.9 Xóa văn bản trên Web 13

9.10 Paste quy chiếu 13

9.11 Phím tắt cho những hành động Paste 13

10 Đánh dấu các ô có chứa công thức 14

11 Tìm ra ô chức công thức nhanh chóng 19

12 Chuyển đổi góc độ, phút, giây và Radians trong Excel: 19

13 Cách nhập giá trị góc độ-phút-giây vào Excel 20

14 Độ-phút - giây hoàn chỉnh 21

15 Cách quản lý hiệu quả các File Excel rất dài 21

16 Cách in lặp lại tiêu đề trong Excel 23

17 Copy định dạng bằng chổi quét trên bàn phím 23

18 Tạo hiệu ứng cách dòng cho cột dữ liệu bằng Macro 24

19 Phân biệt Cell rỗng (Empty cells) và cell có ký tự rỗng rỗng (Blank Cell) 24

20 Tạo đơn vị hiện ra trong Cell dữ liệu bằng cách Format Cell: 25

21 Cách đánh số trang trong Excel bắt đầu bằng số khác 1 26

22 Chuyển số liệu từ File *.txt vào bảng tính Excel tự động 26

23 Đảo ngược dữ liệu : lật ngược 1 cột hoặc 1 dòng dữ liệu 26

24 Đổi FONT chữ trong Comment 27

25 Sửa file EXCEL bị lỗi 28

25.1 Lỗi 1 28

25.2 Cách 1: 28

1 Một số nguyên tắc chung khi lập file Excel_TTL

 Tạo file Excel phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu, tốt nhất là dùng hình ảnh minh hoạ các ký hiệu của các đại lượng trong từng bảng tính

 Một bảng tính không nên có số cột quá lớn tràn khỏi màn hình, khó quan sát

và chỉnh sửa Nếu có thể thì lập thành 2 bảng riêng biệt

 Dùng hàm Vlookup hoặc Hlookup cho việc trích dẫn các giá trị thông số từ các bảng dữ liệu có sẵn ở phía trên sẽ thuận lợi hơn khi chỉnh sửa, xoá dòng hoặc thêm dòng Ko nên dùng trích dẫn trực tiếp bằng dấu “=” tuy dễ hiểu nhưng dễ nhầm lẫn và khó sửa bảng tính

 Lập công thức không nên quá dài dòng sẽ khó theo dõi và sữa chữa, nên dùng thêm một số hàm phù hợp để hạn chế tối đa chiều dài công thức

 Các thông số quan trọng sắp xếp gần nhau Các thông số phụ tính toán thì để khuất ở phía bên phải bảng tính



2 Tắt chế độ lặp lại trong Excel

Trong Excel khi gõ dữ liệu trong một ô, Excel sẽ tự tìm dữ liệu tương tự của các ô khác trong cùng dòng, cột và hiện ra Xin hoi cac anh trong toa soan: Bang cach nao ma bo che do lap lai trong Excel?

Tuy nhiên, nếu ý bạn muốn là khi gõ dòng dưới thì phần của dòng bên trên (có nội dung tương tự) sẽ không tự động hiện ra, bạn có thể làm như sau: Excel

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

Options -> chọn tab "Advanced" -> trong mục “Editting Option”, loại bỏ dấu chọn ở đằng trước "Enable AutoComplete for cell values" đi -> nhấn OK

3 Các phím tắt trong Excel

F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm

Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong ô

Ctrl + Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng

Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới

Ctrl + R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải

Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn

Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn

Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn = Bắt đầu một công thức

F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô

Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn

F3 Dán một tên đã đặt trong công thức

F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở

Shift + F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành

Alt + = Chèn công thức AutoSum

Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng

Ctrl + Shift + : Nhập thời gian

Ctrl+K Chèn một Hyperlink

Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl + ’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành

Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức

Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức

Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format

Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General

Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)

Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm

Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài

Ctrl + Shift + - Bỏ đường viền

4 Không mở được File Excel

Mình đang làm thì bỏ ra ngoài một chút, lúc quay lại mình thấy máy chạy rất chậm, các file excel đang chạy giống như bị tê liệt Thế là mình tắt máy, quyét virus bằng bkavpro (chọn xóa luôn file macro), bkav báo có virus và diệt, nhưng đang chạy giữa chừng thì out luôn Mình dùng USB chép các dữ liệu trong máy ra phòng trừ có việc gì, rồi quyết virus tiếp bằng chương trình Antivir PE Classic, thì báo có 3 file bị lỗi Bây gời mình mở các file excel lên thì vẫn còn chạy bị lỗi, chậm và không bình thường, đặc biệt là các file có cài password thì báo là: "THE FILE IS

CORRUPT AND CANNOT BE OPENED" Toàn là dữ liệu quan trong ko mới cài pass mới khổ chứ " Có ai biết cách khôi phục or sửa chỉ giúp mình với "

Do mình quyét virus mà chọn chế độ xóa luôn macro nên mơi xảy ra cớ sự Nếu gặp trường hợp này các bạn mở MS, chọn Tools/macro/security/low, sau đó cứ

mở file bình thường

Tuy nhiên, mình ko biết là sau này có ảnh hưởng gì hay không? Nhưng trước mắt thì OK

5 Tắt lưới của Cell

Cách 1 : Chọn những Cells muốn tắt (hoặc chọn tất cả ô A0), chuột phải  chọn Format Cells  Fill  Pattern Style  chọn ô đầu tiên là mất hết lưới

Để trở lại bình thường, vào lại thẻ Fill  trên tab “Background Color”, click chuột vào nút “No color”

Cách 2 : trên thanh Ribbon  View  tắt dấu tick trong mục “Gridlines”

6 Chuyển dữ liệu của Sheet này thành ghi chú của Sheet khác

Các pro cho em hỏi làm cách nào để chuyển giữ liệu từ sheet này thành ghi chú của sheet kia ạ? Như trong file em gởi kèm, ở sheet 2 có giữ liệu ở từng ô và khi

em nhập giữ liệu vào từng ô ở sheet 2 nó sẽ tự động chuyển thành những ghi chú tương ứng với từng ô của sheet 1 ạ

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

Bạn chép đoạn Code sau vô bộ nhớ trung gian :

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

On Error Resume Next: Dim StrC As String

If Not Intersect(Target, Range("B4:D99")) Is Nothing Then

7 File Excel ko save được

Em copy được file excel sau.Họ đặt pass,em muốn khi mình thay số liệu vào rùi thì save, hoặc save as sang file khác nhưng ko được.(save as được 1 đoạn lại hiện lên Document not saved)

Nó có hiện như thế này không bác System Error & H80004005

(-2147467259) Unspecified error “ Và kết quả là: ”Document not saved, cái này là lỗi của excel 2003

Khắc phục: Trong Excel, bấm phải chuột vào bất kỳ một worksheet, chọn “Select All Sheets” Sau đó, bạn bấm phải chuột vào bất kỳ một worksheet rồi chọn “Move or Copy” Trong hộp thoại “Move or Copy”, mục “To book” bạn chọn “New Book”, rồi đánh dấu chọn vào mục “Create a copy” Bấm nút OK Bây giờ, bạn có thể lưu file bình thường rồi đấy

8 Di chuyển hoặc Copy Sheet trong Excel

Việc tổ chức lưu trữ trên MS Excel được thể hiện trên từng WorkSheet, chứa nhiều WorkSheet là WorkBook Khả năng dùng đi dùng lại các WorkSheet là điều không tránh khỏi Yêu cầu đặt ra là bạn cần sao chép toàn bộ các dữ liệu, định dạng

và công thức có trên WorkSheet này sang một WorkSheet khác có cùng hoặc không cùng WorkBook Nếu bằng phương pháp tô khối và sao chép thông thường thì các định dạng và các công thức trên các bảng tính sẽ không được giữ nguyên bản Bài viết này hướng dẫn các bạn cách chuyển đáp ứng yêu cầu trên và được thực hiện một cách dễ dàng trên phiên bản Office 2007 và 2010 với vài bước sau:

Đầu tiên bạn mở một WorkBook với các WorkSheet bạn cần sao chép, sau đó nhấn chuột phải lên thẻ chứa tên WorkSheet bạn muốn thực hiện rồi chọn Move or Copy

Hộp thoại Move or Copy xuất hiện, bạn chọn vị trí WorkSheet cần di chuyển hoặc sao chép trong khung Before sheet Theo mặc định, WorkSheet được chọn sẽ ở trạng thái chờ di chuyển Trong trường hợp bạn chỉ muốn sao chép sang một WorkSheet mới, bạn check vào ô Create a copy Khi đó một bản sao của WorkSheet được tạo ra

ở vị trí bạn đã chọn với tên kèm theo số thứ tự của WorkSheet

Tại danh sách To book, bạn chọn tên WorkBook cần tương tác, mặc định là

WorkBook hiện hành Bạn nên lưu ý rằng, danh sách các WorkBook được hiển thị bao gồm các WorkBook đang được mở ở phiên làm việc hiện tại của bạn, nếu không trong danh sách To book bạn sẽ không tìm thấy nó

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

Bạn cũng có thể sao chép hoặc di chuyển một worksheet từ workbook này sang một workbook mới bằng cách chọn (new book) tại To book và nhấn OK

9 Tham chiếu đến ô nguồn tại Sheet khác

Giả sử em làm việc bên Sheet 2, tại ô A1 em nhập công thức:

=Sheet1!C240+200

Như vậy, em có thể dùng phím tắt hay làm cách nào mà chuyển sang địa chỉ ô

Sheet1!C240 (tức là em tra cứu nhanh nhất đến kiểm tra nguồn dữ liệu ở Sheet1)

Bạn vào Option tìm đến chỗ nào có ghi Allow editing directly in cells bỏ dấu

chọn đi Khi đó, bạn nhấp đúp chuột sẽ nhảy đến đó (chỉ tham chiếu đầu tiên thôi)

Nếu bạn dùng Excel 2007-2010, bạn vào tab Advanced của Option bạn sẽ thấy

10 Hướng dẫn 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel

QuanTriMang - Lệnh Paste Special xuất hiện ở hầu hết các ứng dụng văn

phòng, nhưng có lẽ người dùng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này nhiều nhất Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như các lựa chọn Paste khác – người dùng có thể thực hiện một số tác vụ thông thường cùng một số vấn đề phức tạp hơn Những thủ thuật này rất dễ thực hiện và chắc chắn bạn sẽ sử dụng chúng nhiều

hơn trước đây một khi đã biết tới chúng

Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit Đối với những ai hay dùng phím tắt,

chúng tôi có một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để thực hiện hành động phổ biến

10.1 Copy chiều rộng của cột

Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

a Chọn dữ liệu cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard

b Chọn một ô trong cột mục tiêu

c Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep

Source Column Widths Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử

dụng Excel 2007: Chọn Paste Special từ menu Pastedạng drop-down Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK

Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

10.2 Thực hiện các phép tính

Người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia Chỉ cần điền số

ồi nhấn [Ctrl] + C Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị

bạn mới copy vào Clipboard

Người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính

ần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy

10.3 Hoán đổi dữ liệu

Excel cung cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi Paste Special lại

là cách nhanh hơn khi thực hiện việc này Chọn dữ liệu ngồn và thực hiện theo các hành động sau:

a Nhấn [Ctrl] + C để copy dữ liệu vào Clipboard

b Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu

c Kích vào thẻ Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down

Đó chính là những gì người dùng cần làm Từ giờ, bạn có thể copy một cột dữ liệu

ới một hàng và ngược lại

10.4 Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán

Thi thoảng, người dùng có thể muốn thay thế công thức với giá trị thực tế của nó Ví

dụ, bạn muốn thay thế một dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công

thức này tự tính toán Đây là một tác vụ thông dụng đối với Paste Special Để copy công thức với giá trị của chúng, thực hiện theo những hành động sau:

a Chọn một dãy các công thức rồi nhấn [Ctrl] + C

b Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down

c Chọn Values

Thực hiện như vậy để thay thế các công thức với giá trị thực của chúng Trước khi

ử dụng phương pháp này, có thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

10.4.1 Thủ thuật sử dụng chuột để thực hiện tác vụ:

a Chọn dãy

b Phải chuột vào đường biên và kéo dãy đó tới cột (hoặc hàng) bên cạnh

c Kéo dãy đã chọn quay trở lại nguồn Điều này sẽ bắt Excel hiển thị menu phím

ắt, mà không cần chuyển các giá trị đã chọn

d Chọn Copy Here As Values Only

10.5 Copy định dạng

Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác

hoặc sang một hàng nào đó Tuy nhiên, khi sử dụng Format Painter có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng Dưới dây là cách sử dụng Paste Special để thay thế:

a Chọn ô có chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C

b Kích vào bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng (Nhấn [Ctrl] +

Spacebar để lựa chọn toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để chọn toàn bộ hàng)

c Với cột hoặc hàng đã chọn, chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste

Special từ menu Paste dạng drop-down, kích Formatstrong mục Paste và kích OK

10.6 Copy định dạng biểu đồ

Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc tương tự với loại dữ liệu khác Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special Giả thuyết này cũng tương tự như cách số 5, nhưng các bước thực hiện có đôi chút khác biệt:

a Chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C

b Chọn biểu đồ bạn muốn định dạng rồi chọn Paste Special từ menu Paste dạng

drop-down Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn

c Chọn Formats và kích OK

Excel phản ứng khác biệt khi copy định dạng biểu đồ, nhưng nó có thể dễ dàng hoàn thành tác vụ

10.7 Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ

qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc Nói theo cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:

a Chọn dãy dữ liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C

b Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích

c Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special

d Tích vào lựa chọn Skip Blanks và kích vào OK

Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống

10.8 Copy Data Validation

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác Tin

ốt là bạn không phải thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:

1 Chọn ô có chứa rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C

2 Chọn ô mục tiêu cần paste

3 Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special

4 Kích vào lựa chọn Validation rồi kích vào OK

Thiết lập Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là cách dễ dàng hơn nhiều!

10.9 Xóa văn bản trên Web

Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc Nhìn chung, đây không phải là điều bạn muốn Nếu bạn đã kích hoạt tính

năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảngAdvanced của hộp thoại Excel

Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức sau khi dán đoạn văn bản vào

trong bảng tính Người dùng có thể chọn Match Destination Formatting từ menu

Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng không cần thiết

Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy thích khi sử dụng giải pháp Paste Special này:

a Copy đoạn văn bản từ trên Web

b Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản

c Chọn Paste từ menu dạng drop-down và chọn Match Destination Formatting

Sử dụng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel

10.10 Paste quy chiếu

Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng Ví

dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1 Thông thường, chúng ta sử dụng

những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:

a Chọn dãy cần quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C

b Chọn ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down

Sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công

10.11 Phím tắt cho những hành động Paste

11 Đánh dấu các ô có chứa công thức

Đây là một phương pháp khéo léo của David Hager Chúng ta sẽ sử dụng Conditional Formatting để áp dụng các màu sắc đặc biệt cho các ô chứa công thức Với những ô chứa công thức được tô màu nền, chắc hẳn chúng ta sẽ lưu ý hơn và hạn chế được việc ghi đè dữ liệu lên các ô này

Các bước thực hiện như sau:

Với Excel 2003:

Bước 1: Chọn Insert -> Name -> Define

Lưu trữ kinh nghiệm về Excel ĐH Bách Khoa TP HCM

+ Trong hộp thoại Define Name, đặt tên cho công thức chúng ta sẽ tạo dưới đây bằng cách nhập vào mục “Name in Workbook” Ví dụ, ta sẽ đặt tên là: KiemTra

+ Trong mục “Refers to”, chúng ta nhập công thức dưới đây:

=GET.CELL(48,INDIRECT("rc",FALSE))

+ Nhấp vào Add rồi bấm OK

Bước 2: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn kiểm tra xem có công thức hay không + Vào menu Format -> Conditional Formatting