THỦ THUẬT HAY WORD

13 8 Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel... Đối với File tương đối dài, cần kiểm tra lại trước khi in xem File co bị một số lỗi của word không như: hình ảnh chồng lê

2 Cách nối nhiều File Word lại với nhau 7

3 Hiệu chỉnh Font chữ các mục trong bảng mục lục tự động 8

4 Copy mục lục chung cho các file Word 11

5 Tắt tự động Update số trang hoặc dữ liệu được liên kết trước khi in 12

6 Vô hiệu tùy chọn "Update automatic links on Open" 12

7 Cách copy từ Excel sang Word 13

8 Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel 14

9 Tạo file Word Template 18

10 Dùng máy in ảo để tạo file PDF 19

11 Phím tắt của Word 2007 19

12 Một số lỗi thường gặp khi gõ tiếng Việt trong Word 20

13 Ghi chú (Comment) trong Word 24

14 Lỗi con chuột bị giật liên tục hoặc máy không in được 25

15 Hình ảnh chèn vào không hiện lên 25

16 Mở file word bị chậm 26

17 Một số lỗi hiển thị trong WORD 2013 26

Vd của bạn được làm như sau Từ đầu và các trang mục lục thì đánh số là i,ii Đến trang cuối của mục lục thì tạo một section mới bằng cách chọn insert/breack thì có 4 loại section:

- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo

- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ

- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo

- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo

như vậy thì bạn muốn các trang sau đánh số là 1,2,3 thì chọn next page các trang sau thì chỉ cần đánh số trang và format kiểu là 123 là được

Bước 3:

Sau khi tạo section ở bước 1, chọn tiếp insert => Page numbers => format page numbers => tại ô start at: chọn 1

Bước 4:

Như vậy quá trình tạo số trang và section đã hoàn thành, bây giờ bạn có thể đánh số trang bằng header, footer, page number thoải mả (ở đây mình chọn footer để đánh số trang)i:

Bước 5:

Định dạng lại số trang ở footer (nếu xuất hiện 2 section như trong hình vẽ có nghĩa bước 1 bạn đã làm đúng):

Bước 6:

Đây là 1 bước cực kỳ quan trọng, nó giúp bạn xóa liên kết giữa section 1 và 2

=> đây là tiền đề để xóa trang không cần đánh

Lưu ý: Link to Previous là riêng biệt cho Header và Footer Header có thể ko

link và Footer thì có link

Bước 7:

Xóa những trang không cần đánh, cụ thể là các trang ở phía trên chương 1

Bước 8:

Đến đây là xong và bạn chỉ cần đóng footer

Bước 9:

Làm tường tự với những trang không cần đánh, ở đây là từ phần kết luận đến

hết khóa luận tốt nghiệp

2 Cách nối nhiều File Word lại với nhau

- Tại file gốc, đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn thêm file

→ chọn file cần nối

Cách này có thể nối nhiều file 1 lúc và cũng có thể nối các file khác vào vị trí

bất kỳ của file gốc bằng cách đặt con trỏ tại vị trí muốn nối, rồi Insert vào

Sau khi nối, cần xóa mục lục cũ đi và tạo mục lục mới để update lại những

Heading vừ mới thêm vào

Đối với File tương đối dài, cần kiểm tra lại trước khi in xem File co bị một số lỗi của word không như: hình ảnh chồng lên nhau, công thức Mathtype bi chồng lên chữ …

3 Hiệu chỉnh Font chữ các mục trong bảng mục lục tự động

Format a table of contents

When you add a table of contents in Word, you can customize the way it appears For

example, you can select how many heading levels to show and whether to show dotted lines between the entries and the page numbers

You can also change the text formatting of your table of contents, and it will keep that formatting no matter how many times you update your table of contents

1 Insert a custom table of contents

If your document already includes a table of contents, this procedure will replace it with your

customizations

1 On the References tab, in the Table of Contents group, click Table of Contents, and then click Insert Table of Contents

The Table of Contents dialog box opens

2 Do any of the following:

 To add a dot leader, or dotted line, between each entry and its page number, click the Tab

leader list and then click the dotted line

You can also choose a dash leader

 To change the overall appearance of your table of contents, click the Formats list, and then click

the format that you want

You can see what the different formats will look like in the Print Preview box

 To change the number of levels that are displayed in your table of contents, click Show levels,

and then click the number of levels that you want to show

2 Format the text in your table of contents

To change the formatting of the table of contents that Word generates, you need to change the style for each level in the table of contents This is separate from the styles that you applied to the headings in your document

After you make the changes you want to the style, Word uses that style each time it updates the table of contents

1 On the References tab, in the Table of Contents group, click Table of Contents, and then click Insert Table of Contents

2 In the Table of Contents dialog box, click Modify

3 In the Styles list, click the level that you want to change, and then click Modify

4 In the Modify Style dialog box, make the formatting changes that you want, and then click OK

5 Repeat steps 3 and 4 for all the levels that you want to display in your table of contents

4 Copy mục lục chung cho các file Word

Để tạo 1 trang mục lục chung cho nhiều file Word, ta chỉ cần Copy phần mục lục của từng File và Past Special  chọn Unformat Text Sau khi đã đầy đủ mục lục, khối chọn toàn bộ mục lục muốn hiệu chỉnh, chọn canh tab về

1 phía (Left tab) máy sẽ tự động tách số trang về phía canh tab Chọn thêm vài Left tab để thụt vào đầu dòng của các Heading nhỏ hơn Khối chọn những dòng muốn lùi vào + ấn phím Tab

Các đường link của phần mục lục sau khi Copy sang file khác đều bị vô

hiệu hóa, không thể đi đến vị trí của nó được Và khi in sẽ bị lỗi Bookmark

error!

Để thêm bớt nội dung trong mục lục ta có thể Enter tạo dòng mới và dùng canh Tab để chỉnh vị trí số trang

5 Tắt tự động Update số trang hoặc dữ liệu được liên kết trước khi in

Chọn nút Office Button  Word Option  Display  Trong mục Printing Option  bỏ dấu tick ở 2 dòng :

Update fields before printing

Update Linked be fore printing

6 Vô hiệu tùy chọn "Update automatic links on Open"

Khi bạn vô hiệu tùy chọn Update automatic links on Open, tài liệu có thể

sẽ được mở nhanh hơn Bạn cũng có thể update links vào thời điểm khác

Để vô hiệu tùy chọn Update automatic links on Open, thực hiện theo những bước sau:

1 Khởi động Ms Word 2007

2 Nhấn vào nút Microsoft Office và nhấn Word Options

3 Trong hộp thoại Word Options, nhấn Advanced và kéo thanh cuộn xuống phần General

4 Bỏ chọn tùy chọn Update automatic links on Open và nhấn OK

Hoặc làm theo trình tự sau (TTL):

1 Đặt trỏ chuột vào 1 Link bất kỳ  chuột phải  chọn Link

Wordksheet Object  Link…

2 Trong hộp thoại Link, chọn 1 link hoặc nhiều Link bằng cách dùng phím Shift + Click chuột, hoặc Ctrl + Click  chọn Manual Update

Để cập nhật bằng tay, thực hiện theo những bước sau:

1 Khởi động Ms Word 2007

2 Nhấn vào nút Microsoft Office trỏ đến Prepare và nhấn Edit Links to Files

3 Nhấn liên kết mà bạn muốn cập nhật và nhấn Update Now

Hoặc làm theo trình tự sau (TTL):

3 Đặt trỏ chuột vào 1 Link bất kỳ  chuột phải  chọn Link

Wordksheet Object  Link…

4 Trong hộp thoại Link, chọn 1 link hoặc nhiều Link bằng cách dùng phím Shift + Click chuột, hoặc Ctrl + Click  chọn Update Now hoặc tick vào ô “Automatic Update” để tự động update

7 Cách copy từ Excel sang Word

Tình hình là T có cô bạn hỏi khi copy từ excel sang word, nhưng khi paste

sang word thì nó có dính mấy cái khung do dư âm của anh chàng Excel để lại

T đã thử Ctrl+C (bên excel), sau đó, qua Word và chọn Edit > Paste Special

-> chọn Unformatted Text > OK (Word 2003, còn Word 2007 không biết nút

View nó nằm ở đâu :D) Thế là không còn khung nữa, nhưng một vấn đề khác

gặp phải là Font chữ nó bị sai Anh/chị/bạn nào có cách nào khắc phục vấn đề

này thì chia sẻ cho T với

Tl : Anh Copy từ Excel sang Word sẽ còn Table Vậy anh dùng chức năng

Convert Table to Text thì vẫn giữ được format (Nhớ select Table trước)

Lưu ý : trong quá trình Convert, muốn các Cells liền với nhau hoặc

cách 1 khoảng trắng (space bar) Trong hộp thoại Convert Table to Text ta

chọn Orther, đánh vào trong khung bất cứ ký hiệu nào tùy thích Có thể là

khoảng trắng dấu “.” Nhưng không được bỏ trống

8 Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel

Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường

người ta thực hiện 2 công việc:

- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính

- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời

văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy)

Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng 07/2005

Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc

A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo

ra mà không phải thực hiện công việc B nữa

Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005

Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại Sau khi nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2

Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo tháng 08/2005

Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1 Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức

là sửa từ H.3 thành H.4) Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang

Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô

đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3) Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện Bạn chọn Paste link >

Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số

273.780 này có màu xám Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ

tô đen phần số rồi copy)

Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1

Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi

OK

Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2

Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1) Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39

(ở H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):

Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5 Trong đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D

- Nhập vào ô F2 công thức:

=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))

Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm "

Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6

- Nhập vào ô G2 công thức:

=IF(D2<>0;ABS(D2);"")

Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2

Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6 Bạn sẽ được các chi tiết giống với H.5

Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3:

Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word

- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word

Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi

Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4

Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word

Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open" Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức

(Theo PC Word VN)

9 Tạo file Word Template

Định dạng trang, khoảng cách lề

Định dạng font chữ, chình lại màu sắc: Normal, Heading 1, 2 …, Title

Tạo Header and Footer

Tick vào các ô sữa một số lỗi thường gặp trong word VD: khoảng trống giữa các từ, tự động sửa từ sai, …

Tạo khung sườn gồm lời mở đầu, lời cảm ơn, nội dung, chương, tài liệu tham khảo, lời nhận xét …

Hiệu chỉnh lại các đề mục, tạo bullet, chỉnh level của đề mục

Tạo mục lục

Tạo Bullet cho các heading chạy theo chỉ số và cấp của Heading

10 Dùng máy in ảo để tạo file PDF

Bạn muốn bản vẽ, bản word hay Excel khi đi khôi bị lỗi và không phải chỉnh sửa, cách tốt nhất là xuất ra file PDF từ trên máy tính của bạn Bạn sẽ không phải vất vả sữa những lỗi khi in ấn nữa!

Để xuất ra chữ màu đen khi in : trong hộp thoại Print  Properties 

trong tab Paper/Quality chọn Black & White

11 Phím tắt của Word 2007

Để xem các phím tắt của Word từ phiên bản 2007 trở đi, ta giữ phím Alt, đầu tiên phím tắt trên thanh Ribon sẽ hiện ra, ấn chọn 1 phím sau đó phím tắt của các lệnh ở ngay phía dưới các Icon sẽ hiện ra Lưu ý, khi dùng phím tắt, ấn Alt rồi ấn lần lượt các phím, không ấn cùng 1 lúc

Past Special : Ctrl+Alt+V

Để gán 1 phím tắt của 1 lệnh nào đó ta làm như sau :

Ví dụ gán một phím tắt để khởi động nhanh chế độ Read Mode bằng cách : vào menu File> Options, chọn Customize Ribbon sau đó nhấn chuột vào nút Customize Từ danh sách Categories, bạn chọn View Tab, tiếp theo, từ danh sách Command, bạn chọn ReadingModeLayout Tại đây, bạn hãy nhập một phím hoặc một tổ hợp phím mà bạn muốn dùng để khởi động Read Mode (ví dụ, Ctrl+R) vào ô Press new shortcut key, sau đó nhấn nút Assign để xác nhận

12 Một số lỗi thường gặp khi gõ tiếng Việt trong Word

Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:

Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Office  Word Option  Proofing  AutoCorrect Option  Auto Corect, rồi bỏ dấu

kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK

Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:

Bạn vào (Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect) rồi bỏ dấu kiểm ở

dòng Capitalize first Letter of Sentence

Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ

Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh Nó cũng không xuất hiện trong bản in Tuy nhiên, nhìn vào

đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào (Tools > Options > Spelling and Grammar), Office  Word Option  Proofing  When correcting

spelling and Gramar in Word, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you

type, Mark gramar errors as you type, check gramar with spelling

Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu