Bộ môn quan hệ công chúng - Tổ chức sự kiện
Giáo viên: Phạm Long Châu Người thực hiện: Nhóm Đối Mặt NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1. Sự kiện là gì? Sự kiện là một công cụ truyền thông hiệu quả. Sự kiện đó có thể là một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo… I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 2. Tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. I. SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3. Vì sao phải tổ chức sự kiện? Việc tổ chức sự kiện được coi là việc “tạo ra một cái cớ tốt” để thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và của các nhóm đối tượng công chúng mục tiêu. Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả trực tiếp với những người đã tham gia sự kiện. II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước 1: Lên kế hoạch Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình làm event, vì mọi ý tưởng, sự tính toán, sắp xếp,… ban đầu đều được hình thành ở bản kế hoạch này. Để lên kế hoạch cho việc tổ chức sự kiện người tổ chức cần xác định được các mục công việc cần phải sử lý sau: II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước 2: Giới thiệu sự kiện Sau khi đã lên kế hoạch việc tiếp theo cần làm đó là giới thiệu sự kiện đến các đối tượng mà người tổ chức mong muốn. Việc này cần làm trước khi sự kiễn diễn ra một khoảng thời gian hợp lý để mọi đối tượng đều nhận được thông tin và có sự phản hồi. Bước 3: Tiếp nhận phản hồi Sau khi sự kiện được giới thiệu tới công chúng thì họ sẽ có những bàn tán, bình luận,… về các mặt tích cực, tiêu cực của sự kiện này. Người tổ chức sự kiện cần phải tiếp nhận những ý kiến này từ nhiều luồng thông tin, sau đó lựa chọn các thông tin đúng, đóng góp tích cực của công chúng để chuẩn bị cho các điều chỉnh cần thiết. II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước 4: Điều chỉnh kế hoạch Xem xét lại tất cả các công việc cần làm và các ý kiến phản hồi của công chúng, qua đó phát hiện các sai lầm để điều chỉnh lại kế hoạch một cách hợp lý nhất cho việc tổ chức sự kiện. Bước 5: Dự phòng phát sinh Trong mọi sự kiện việc phát sinh ra tình huống bất ngờ tuy ít nhưng một khi phát sinh ra mà không kịp chỉnh sửa sẽ gây ảnh hương rất lớn đến sự kiện, thậm chí làm hỏng sự kiện. Vì vậy việc dự phòng là rất cần thiết, tính toán các sự cố có khả năng sảy ra và chuẩn bị các phương án để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời. [...]... THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN IV CÁCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN CÓ HIỆU QUẢ IV CÁCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN CÓ HIỆU QUẢ V 10 KỸ NĂNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG V 10 KỸ NĂNG ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II Loại sự kiện: Lễ khai mạc liên hoan phim Mục tiêu và kết quả: Giới thiệu với công chúng về các bộ phim tham... đầu sự kiện Đây là mốc quan trọng để nghiệm chứng kết quả của quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị trước đó Mọi sự chuẩn bị đều để phục vụ cho thời gian diễn ra sự kiện, việc sự kiện có thành công hay không cũng một phần nhờ vào khả năng vận hành của các hạng mục đã chuẩn bị trước đó II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước 8: Kết thúc sự kiện Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức sự kiện, ...II QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Bước 6: Chuẩn bị cho sự kiện Sau khi người tổ chức đã có một bản kế hoạch hoàn chỉnh, việc tiếp theo đó là bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện Mọi người được phân công sẽ thực hiện các công việc theo như đã được chia từ trước và phải hoàn thành đúng hạn Mọi công tác chuẩn bị phải được hoàn thành tốt nhất trước khi sự kiện được diễn ra để sự kiện được bắt đầu đúng... cung cấp, bảo quản kho, Họp rút kinh nghiệm sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau III NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Để tổ chức một sự kiện thành công thì người tổ chức cần rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, tuy nhiên việc sai sót là không... Kết thúc sự kiện Sau khi lễ khai mạc kết thúc, mọi vật dụng được thu lại, hậu trường được dọn dẹp Ban tổ chức sau khi họp kết thúc sự kiện và trả lời với công chúng về việc để xảy ra những sự cố trên ban tổ chức quy trách nhiệm cho ai và khâu nào, ông Đỗ Duy Anh, Cục phó Cục Điện ảnh Việt Nam, trưởng ban tổ chức chỉ bảo sẽ rút kinh nghiệm còn chẳng biết quy trách nhiệm cho ai cả vì đây là sự cố bất... như trang http://www.haniff.vn (trang chủ của ban tổ chức liên hoan) Có rất ít ý kiến phản hồi và công chúng luôn luôn muốn hướng đến một lễ khai mạc hoàn hảo nhất và không có lỗi gây ảnh hưởng đến hình ảnh Việt Nam trong mắt công chúng và bạn bè quốc tế LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II Tổ chức Lễ khai mạc được dư luận đánh giá là tổ chức trong không khí “Trang trọng và ấm cúng” MC... ngờ Điều này cho thấy người tổ chức chưa chuyên nghiệp và thiếu tâm huyết trong công việc LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II Bài học thu được qua “Lễ khai mạc liên hoan phim Quốc tế Hà Nội lần 2” Công tác chuẩn bị chưa đầy đủ Các phần công việc chưa được phân công rõ ràng Công tác quản lý chương trình chưa tốt Thiếu sự tích cực và tâm huyết của ban tổ chức ... viễn, đạo diễn của các bộ phim đó Thời Địa gian diễn ra: 20 giờ ngày 29 tháng 11 năm 2012 điểm tổ chức: Cung văn hóa hữu nghị Việt Xô Các đối tác: Các kênh truyền hình VTV, Hà Nội,… các trang báo thường và báo điện tử Dân trí, An ninh,… Ngân Bố sách: 2 tỷ VNĐ cục và nội dung : Sự kiện thảm đỏ và lễ khai mạc LỄ KHAI MẠC LIÊN HOAN PHIM QUỐC TẾ HÀ NỘI LẦN II Quảng cáo cho sự kiện thông qua các kênh... khiến lễ đón thảm đỏ trở nên lộn xộn và thiếu sự trang trọng khi phần giới thiệu của anh không khớp với ý đồ kịch bản Một số khách không được mời tham gia sự kiện thảm đỏ nhưng vẫn xuất hiên trong chương trình, cho thấy ban tổ chức đã thiếu đi sự kiểm soát và xây dựng khung chương trình chưa rõ ràng Những cuộc phỏng vấn nhanh trên thảm đỏ như phỏng vấn nghệ sĩ NSND Như Quỳnh hay đạo diễn Victor Vũ