Thủ thuật chuyển từ PDF sang Word hạn chế lỗi

KINH NGHIỆM WORD HÓA (Dùng cho Office 2003 Solid converter 6) Tôi xin giới thiệu với đồng nghiệp muốn word hóa tài liệu kinh nghiệm Nếu có sai xót xin thơng cảm bỏ qua Tìm hiểu phần mềm đọc File word tiện tích bổ sung Word - Hiện có nhiều phần mềm đọc file doc docx Microsoft office (2003, 2007, 2010, 2013), Openoffice, Kingsoft office…Tuy nhiên phần mềm Microsoft office dùng rộng rãi - Tôi xin so sánh Microsoft office Các Office từ 2007 trở lên có nhiều ưu điểm hơn, đặc biệt lưu lại File dạng docx có dung lượng hơn, chí có chức chụp ảnh để đưa vào hình làm việc cịn nhiều tính khác nữa, khơng cần thiết cho việc word hóa tài liệu Riêng Office 2013 tích hợp trình chuyển pdf sang Word mở lên bị lỗi nhiều so với việc dùng phần mềm - Cá nhân dùng Office 2003 q quen thuộc có phần mềm tương thích với Office 2003, chương trình MyEqtext (phần mềm gõ cơng thức tốn việc đánh chữ), phần mềm Uconvert (Giúp chuyển đổi định dạng Font chữ) - Phiên Office 2003 có nhiều bản Pro, Standard có tính tương tự Nên cài có sẵn gõ cơng thức tốn, khơng nên cài thêm phần mềm hổ trợ cơng thức tốn Mathtype Hiện mạng có Office 2003 khoảng 120 MB đọc định dạng docx có cơng cụ tốn học  Nên tải cài Office 2003 - Có trường hợp chuyển từ PDF sang WORD định dạng trang in (thường A4) Word không chấp nhận, ta dùng Kingsoft Office để định dạng trang in Sau quay Word để định dạng lại, lúc WORD lại chấp nhận 1.1 Giới thiệu phần mềm MyEqtext Để gõ cơng thức tốn học thay bấm chuột vào biểu tượng chèn cơng thức tốn học ta cần đánh số sau nhấn Atl + Shift + Enter Ví dụ: Chèn ta gõ: ps Sau ấn Atl + Shift + Enter Chèn ta gõ: cb2 Sau ấn Atl + Shift + Enter  Ưu điểm: gõ nhanh biểu toán học đơn giản đơn giản  Nhược điểm: bị lỗi với biểu thức phức tạp phân thức mà có tử mẫu có lũy thừa khơng chỉnh sửa bị nhầm  Nếu phân thức phức tạp nên chèn cơng cụ toán học MO (Microsoft Office) Khi cài đặt xong phần mềm có file hướng dẫn 1.2 Giới thiệu tiện ích Uconvert Đây tiện ích giúp chuyển đổi qua lại dạng Font chữ thông dụng TCVN, VNI Win, Unicode Nên chuyển hết dạng Font Unicode máy tính có Font này, hai cịn lại phải cài đặt thêm Nếu khơng dùng tiện ích dùng gõ Unikey có chức chuyển đổi qua lại Font chữ Để tiện ích hoạt động tốt Word phải tùy chỉnh Macro mức thấp ta làm sau: Chọn Tool/Option hình hình Sau chọn/Security, bấm vào Macro security hình Security tiếp hình ta chọn hình vẽ OK Phải khởi động lại Word chức có hiệu lực - Để chuyển đổi phần Font chữ bị sai ta tơ đen phần văn sau chọn Uconvert/Chuyen doi Ma/Font van ban hình Sau hình Uoffice: Uword hình bên phải (Phần đồng nghiệp chọn được) Sau chọn xong bấm vào Chuyển đổi Khi chuyển đổi xong chương trình thơng báo Nếu đồng nghiệp quen nhìn Font chữ bị lỗi biết thuộc Font (TCVN hay VNI Win) Font TCVN Font bắt đầu “.Vni”; Font chữ VNI-Win Font chữ bắt đầu “VNI” Để biết đoạn văn sai Font, thuộc Font ta tơ đen vài chữ sau Click phải chọn Font di chuyển font chữ đến hình Preview hiển thị tiếng Việt 1.3 Chức chuyển đổi Font chữ gõ Unikey Để chuyển đổi phần văn sai Font ta tơ đen vùng văn đó, copy Sau ta click phải vào biểu tượng Unikey góc bên phải hình chọn “cơng cụ CS F6” Khi hình Unikey tookit ra: Sau ta chọn mã nguồn mã đích cho phù hợp chọn Chuyển mã Khi chuyển mã thành cơng máy tự động lưu vào nhớ tạm ta quay sang hình làm việc Word, cần Paste vào xong Vài tính khác nên biết MO 2.1 Tính gõ tắt tính tạo phím nóng Tơi xin nêu lên tính tạo phím nóng dùng để chèn ký tự α, β … Rất tiện lợi, tiết kiệm nhiều thời gian - Để chèn ký tự α, β, γ… thay ta vào Insert/Symbol sau lựa chọn ký tự bấm Insert Như nhiều thời gian vật lý 12 có nhiều ký tự cần chèn ω, π, λ… Tôi làm sau (phần đầu tương tự chèn ký tự): Insert/Symbol, chọn ký tự cần định nghĩa phím nóng (như α chẳng hạn) chọn tiếp Shortcut key hình Khi chọn Short Key xong hình Customze Keyboard Phím nóng cần định nghĩa (trường hợp định nghĩa Alt + Shift + A) (Phải ấn tổ hợp phím) Ký tự cần định nghĩa Xác nhận tổ hợp phím ký tự α Tương tự cho ký khác β (Alt + Shift + B), γ (Alt + Shift + G), ∆(Alt + Shift + D), ϕ(Alt + Shift + F)… Định nghĩa cho dễ nhớ 2.2 Kéo công cụ tốn học cơng cụ (nhằm rút ngắn thời gian chèn biểu thức toán học) Để kéo cơng cụ tốn học cơng cụ ta làm sau: Chọn Tool/Custome hình Customize ta chọn bên chọn Lúc bấm giữ chuột vào Equation Editor kéo lên cơng cụ Khi thả chuột cơng cụ có biểu tượng dấu Tương tự, ta gỡ bỏ lệnh không cần thiết cách bấm giữ chuột lên công cụ kéo bỏ vào hộp thoại Customize 2.3 Tính tìm thay (Find and Replace) Tính có hiệu cao tìm ký tự bị lỗi thay vào ký tự α, β … chẳng hạn (cụ thể hướng dẫn phần dưới) 2.4 Định dạng Tab để đáp án thẳng cột 2.4 Định dạng Paragaph Font (để khoảng cách đoạn, ký tự cách không bị lỗi) Phần mềm biên soạn, chỉnh sửa chuyển file PDF Hiện có nhiều phần mềm, sử dụng phần mềm sau: 3.1 Phần mềm PDFill PDF Phần mềm có 12 cơng cụ miễn phí tách, ghép file PDF; Chuyển từ hình sang PDF ngược lại; Tạo Header and Footer; Tạo dịng chữ chìm…Tơi thường dùng chức ghép nhiều file PDF thành Word tính đổi định dạng ảnh sang PDF (dùng trường hợp chụp, scan) 3.2 Phần mềm Foxit Reader Phần mềm nhẹ cho máy, đặc biệt có tính Snapshot (Chụp vùng hình để dán vào Word), tính tự động cuộn trang Autoscroll (Dùng để ghi lại đáp án vào table word) tơ đen văn bản, copy paste sang word 3.3 Phần mềm Foxit Phantom PDF Foxit Editor Phần mềm cắt, ghép…tơi dùng để xóa chi tiết thừa ảnh trước dán sang word 3.4 Phần mềm Solid converter Phần mềm đặc biệt dùng để chuyển pdf sang word hiệu quả, có tính cắt, ghép file pdf, nhiên phần mềm nặng cho máy Sau xin hướng dẫn chuyển từ PDF sang Word Solid Convert Để chuyển thành công phần giảm bớt thời gian xóa chi tiết bên Word nên tùy chỉnh Solid trước chuyển sang Word lí sau: - File PDF thường có Header and Footer - Thường có dịng chữ “bản quyền” có kích thước lớn từ góc bên trái lên góc bên phải  Nếu dòng chữ màu đồng việc chuyển dễ so với dịng chữ màu không đồng (dạng lưới) Cách chỉnh sau: (Dùng cho Solid converter 6) Vào Tool/Option hình Option chọn hình sau: Sau chọn tiếp: Và bấm OK Lúc ta mở File Pdf lên chuyển đổi Chú ý: + Có trường hợp tên File ghi dạng tiếng Việt có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf) phần mềm khơng hiểu phải đổi sang tiếng Việt khơng có dấu (ví dụ: Chương 1.pdf  Chuong 1.pdf) + Trường hợp File PDF có pass khơng cho chuyển sang Word dùng phần mềm phá Pass trước chuyển Tôi dùng Passware Kit Pro Khi chuyển xong Word tự mở, khơng vào địa File gốc PDF để mở, trước chuyển mà muốn lưu vào địa khác vào địa mở lên File WORD xuất thường có dung lượng lớn, định dạng phức tạp, có nhiều phần (Section)… xóa phần định dạng Sau bước chỉnh xuất sang Word (File gốc: CHU DE 11- BT_cong suat_DIEN_XC.pdf gồm 80 trang dung lượng 2696 KB Khi chuyển sang Word lên đến 174 trang, dung lượng 3787 KB) Hình phần trang đầu File PDF  phần trang bìa sau chuyển sang Word  Phần văn túy giữ nguyên phần biểu thức toán bị sai Và nhìn trạng thái word góc bên trái ta thấy số trang đến 174 số phần (Section) khơng xác định được, khó cho việc chỉnh sữa  Xóa section * Bước 1: Xóa Section: Để xóa Section ta nhấn phím Ctrl + H hình Find and Replace ta đánh vào hình: Phần Replace with bỏ trống, sau nhấn Repalce All Kết sau: Có đến 1219 Section Sau hồn thành nhìn lại góc trái hình Sec cịn *Bước 2: Xóa dịng trắng Nhấn Ctrl + H làm hình: Sau bấm Replace All nhiều lần đến kết thông báo * Bước xóa ký tự trắng thừa (2 ký tự trắng liền trở lên) Ta ấn Ctrl H điền hình: Chổ Find what: ký tự trắng (nhấn lần phím Space) Chổ Replace with: ký tự trắng (nhấn lần phím Space) Sau bấm Replace All đến thơng báo lên có chữ số (Cách làm hay chổ Find what thay ký tự trắng ký tự trắng giảm từ từ xuống ký tự trắng ký tự trắng) * Bước 4: Định dạng lại Paragraph Để định dạng văn phải tơ đen Ấn Ctrl A để tơ tồn văn chọn Format/Paragraph chọn hình sau bấm OK *Bước 5: Định dạng Font: Cũng tơ đen tồn văn chọn Format/Font chọn hình sau OK * Bước 6: Định dạng trang Vào File/Page setup, sau canh lề Theo tơi tơi chọn thơng số hình Sau tơ đen tồn văn kéo theo Left Indent, First line indent Right Indet thước sát lề (Hình) Tơi chọn đơn vị thước cm * Bước 7: Canh Tab cho văn Mục đích việc canh Tab làm cho đáp án thẳng theo cột dọc ấn phím Tab bàn phím Với thơng số định dạng trang in, tơi canh tab cho đáp án cách 4,5 cm Ta tơ tồn văn chọn Format/tabs hình ra, sau ta gõ vào số ô Tab stop possition, lần nhập số đơn vị ta bấm Set, xong hết ta chọn OK Kết thước sau: * Bước 8: Dùng lệnh Find And Replace Lệnh có chức tìm ký tự bị lỗi thay cho (thường ký tự α, β, γ, ω ) Để cụ thể ta nhìn lại phần đầu trang Trên trang ta thấy kí tự ω ϕ bị lỗi Nên ta dùng chức - Ta làm với ký tự ω: + Ta bơi đen ký tự đó, nhớ xem thuộc Font chữ Trong trường hợp Font “Vni 13 Annabelle” thay vào ký tự ω (thuộc Font Symbol) Khi bơi đen xong ta copy bấm Ctrl + H hình ta dán vào hai hàng Find what Replace withchọn, đồng thời chọn thơng số hình Để chọn Font hình vẽ ta bấm vào nút More (Ở chổ nút Less) hình rộng hình Sau ta bấm chuột vào Find what di chuyển chuột bấm nút Format chọn Font (lúc ta chọn Font Vni 13 Annabelle chọn OK) Tương tự ta bấm chuột vào ô Replace with di chuyển chuột bấm vào nút Format, chọn Font (Lúc ta chọn Font Symbol) Chữ All Search tìm tồn văn Khi định dạng xong phần tìm thay ta chọn Replace All (thay tất cả) Tương tự ta làm với ký khác ϕ, π - Ta thay chữ số thường thành số (số lũy thừa) số (số hóa học) Ví dụ chổ P  RI2 số nằm tức P  RI2 Tương tự ta tô đen số 2, lúc phải xem cỡ chữ (nếu không toàn số bị đổi) Trường hợp Font size Sau ta bấm Ctrl + H (nhớ xóa bỏ thơng số cũ - tức lệnh trước làm) đánh số vào hai ô Find what Replace with Tiếp tục bấm chuột vào ô Find what di chuyển chuột bấm vào Format hình Find chọn thơng số hình Find Font chọn thơng số hình (gõ vào Size) bấm OK Sau bấm chuột vào Replace with di chuyển chuột để bấm vào ô Format chọn thơng số hình (Chổ Font size, chọn 12 không cần thiết) Khi chọn đầy đủ thông số sau Sau ta chọn Replace All - Tương tự cho việc làm màu cho ký tự A B C D cho câu trắc nghiệm Khi hồn thành hình bên Các đồng nghiệp chọn theo sở thích Trên bước để tơi word hóa tài liệu Các bước khơng thiết phải thứ tự Khi làm xong bước lúc ta bắt đầu việc chỉnh tài liệu cho đẹp Nên dùng phím tắt thay cho dùng chuột - Di chuyển  Dùng phím mũi tên, Pagedown, pageup, home, and kết hợp với phím Ctrl - Tơ đen  Dùng phím Shift kết hợp với phím di chuyển - Nhấn Ctrl + G: Nhảy đến trang … Có thể dùng phần mềm “Office tab” để tạo thẻ tab cho word Trên kinh nghiệm Chúc đồng nghiệp thành công để sớm tơi word hóa tài liệu khác Rất mong góp ý đồng nghiệp cộng đồng thuvienvatly Trần Văn Hậu (tranvanhauspli25gvkg@gmail.com Tel 0978.919804) Bổ sung Đối với tài liệu chia làm nhiều cột chuyển từ pdf sang word, phần mềm khơng hiểu word hết cột bên trái trước trước tới cột bên phải (thứ tự cột trái trước, cột phải sau theo thứ tự từ xuống) trang mà phần mềm hiểu chuyển theo dòng (thứ tự từ xuống)  kết bị lỗi câu (câu hỏi đáp án không khớp nhau)  Khắc phục lỗi làm sau: (không dùng phần mềm chuyển đổi) mà dùng phần mềm Foxit Reader - Cách 1: Tô đen trang Copy, sau Paste sang Word - Cách 2: Tơ đen tồn Copy, sau Paste sang Word  Cách bị lỗi nhiều thời gian phải làm trang, cịn cách thời gian, chọn lần lại bị lỗi chữ (xuất khoảng trắng thừa từ Ví dụ: d ao đ ộng)  Tuy cách bị lỗi khắc phục dễ dàng nhiều so với dùng phần mềm Đó cách làm tương tự File sau chuyển bị lỗi hồn tồn, chí có dung lượng File lên đến 200 MB (Ví dụ File “141 chuyên đề luyện thi đại học” “Tài liệu toàn tập luyện thi đại học Bùi Gia Nội 2014) Nên chia đơi hình máy tính làm chỉnh sửa Đó chỉnh 50% cho Word 50% lại cho phần mềm đọc PDF, nên chia theo chiều ngang  làm việc Word xem File gốc lúc Khơng phải công cho việc chuyển đổi qua lại cửa sổ phần mềm Hình cụ thể sau: (dùng chức phóng to thu nhỏ chương trình, phân biệt với chức phóng to, thu nhỏ của hình làm việc) 50% cho Word 50% cho Foxit Reader Đối với tài liệu PDF có dạng ảnh chụp từ phần mềm (chức Snapshot) Scan khơng thể chuyển sang word Nếu phần mềm nhận dạng file hình ảnh chèn, khơng nhận dạng ký tự nằm (Như tài liệu Thầy Duy: cẩm nang luyện thi đại học 10 điểm) Trên cách làm để chuyển từ PDF sang WORD Khơng thể chuyển đổi hồn hảo 100% File Word File gốc (nếu có biểu thức tốn tài liệu) NHẬN WORD HĨA TÀI LIỆU: Liên hệ: tranvanhauspli25gvkg&gmail.com (0978.919.804) ... Phần mềm đặc biệt dùng để chuyển pdf sang word hiệu quả, có tính cắt, ghép file pdf, nhiên phần mềm nặng cho máy Sau xin hướng dẫn chuyển từ PDF sang Word Solid Convert Để chuyển thành công phần... soạn, chỉnh sửa chuyển file PDF Hiện có nhiều phần mềm, tơi sử dụng phần mềm sau: 3.1 Phần mềm PDFill PDF Phần mềm có 12 cơng cụ miễn phí tách, ghép file PDF; Chuyển từ hình sang PDF ngược lại;... 1 .pdf) phần mềm khơng hiểu phải đổi sang tiếng Việt khơng có dấu (ví dụ: Chương 1 .pdf  Chuong 1 .pdf) + Trường hợp File PDF có pass khơng cho chuyển sang Word dùng phần mềm phá Pass trước chuyển