Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán doanh thu
PT&TK HTTTKT Doanh Thu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN ***************** MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU GVHD : NHÓM TH : LỚP : KHOÁ : SVTH:Nhóm HAH Trang 1 ĐÀ NẴNG 6/2008 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Sự phát triển của CNTT và toàn cầu hóa đã tạo ra môi trường kinh doanh phức tạp ,thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức và nguy cơ đối với doanh nghiệp Việt Nam mà lĩnh vực CNTT là lĩnh vực then chốt .Nếu chậm đổi mới ứng dụng vào quá trình sản xuất thì Doanh nghiệp Việt Nam sẽ dần mất đi vị thế trên trường quốc tế ,hàng hàng hóa làm ra khó có thể tồn tại trên thị trường .CNTT không còn là lĩnh vực mới mẽ và xa lạ nữa mà nó trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong thời đại công nghệ toàn cầu phát triển như vũ bão .Trong khi các nước trên thế giới đã ứng dụng phổ biến rộng rãi thành tựu CNTT vào tất cả các lĩnh vực của đời sống thì ở Việt Nam còn rất ít nếu không nói là hiếm .Nếu không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu xa về kinh tế ngày càng lớn.Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hoạt động chủ yếu là bằng thủ công trong hầu hết các công đoạn từ khâu đầu vào đến khâu sản xuất và tiêu thụ .Nếu có sử dụng CNTT thì chỉ là số ít doanh nghiệp tiên phong hay các công ty liên doanh liên kết nước ngoài mà thôi .Trong khi đó mô hình doanh nghiệp chủ yếu ở nước ta là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mức độ ứng dụng CNTT vào quá trình sản xuất kinh doanh càng ít ỏi .Nếu có điều kiện ứng dụng CNTT vào sản xuất thì sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp . Chẳng hạn như ứng dụng CNTT vào quá trình bán hàng và tiêu thụ .Một hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh .Việc ứng dụng CNTT vào quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh .Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn .Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế ,một khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên ,sản phẩm làm ra được chấp nhận nhiều hơn ,tạo được vị thế trên trường quốc tế . Vì những lẽ đó mà chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền )với mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế toán nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh . Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,một doanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhổ ,một mô hình rất phổ biến ở nước ta .Nếu có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn . Với lượng thời gian gấp rút ,nhưng chúng tôi cũng đã cố gắng hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định .Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sót và khuyết điểm ,rất mong được sự góp ý bổ sung . Thông qua đề tài chúng tôi xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty TNHH đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài ,và đặc biệt xin được gởi lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn ,giúp đỡ tận tình để chúng tôi hoàn thành được đề tài này .Chúng tôi xin chân thành cảm ơn. SVTH:Nhóm HAH Trang 2 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Đà Nẵng,Ngày15 tháng5 năm 2008 I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện: • Tuần 30:Lập kế hoạch triển khai đề tài • Tuần 31:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài • Tuần 32:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu • Tuần 33:Phác thảo khung đề tài • Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu • Tuần 35-36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD • và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level) • Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship) • Tuần 38:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo • Tuần 39:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.Thảo luận sữa chữa bổ sung và duyệt xong lần cuối • Tuần 40:Hoàn thành đề tài II .Khảo sát thực tế : Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Thúy Mai.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử điện lạnh ,các mặt hàng gia dụng gồm có :tủ lạnh ,tivi.máy giặt,đầu đĩa các loại,máy điều hòa,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán,các hoạt động bán hàng thu tiền diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí III .Giới thiệu về đề tài : Đề tài PT&TKHTTT Kế toán doanh thu là một đề tài rất hữu ích đáng dể cho các doanh nghiệp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được phát triển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp .Nó giúp cho DN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn .Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian cho việc nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì ,tùy DN lựa chọn .Thời gian rãnh có thể dùng cho hoạt động khác .Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn cho công ty,giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn . SVTH:Nhóm HAH Trang 3 PT&TK HTTTKT Doanh Thu I.Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD: - Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền ,là hoạt động diễn ra ở bất cứ một doanh nghiệp nào .Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình doanh thu tại công ty TNHH -Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3 hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thu tiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáo và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khi kiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất. SVTH:Nhóm HAH KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG BÁN HÀNG LẬP HĐBH NHẬN ĐĐH KIỂM TRA TT LẬP LỆNH BÁN TRẢ LỜI ĐĐH KIẺM TRA CT LẬP HĐBH TH BÁO CÁO GIAO HÀNG LẬP LỆNH GIAO ĐÓNG GÓI THU TIỀN LẬP PHIẾU thuTHU KIỂM TRA CT TH GHI SO BÁO BẤO Trang 4 PT&TK HTTTKT Doanh Thu II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD 1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0) Chu trình doanh thu ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau: -KH đến đặt hàng tại doanh nghiệp,cung cấp thông tin về bản thân cá nhân hoặc tổ chức đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng -Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền +Tiến hành trả lời đơn hàng,lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên +Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vào ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi SVTH:Nhóm HAH KT DOANH THU NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO KHÁCH HÀNG ĐĐH TT TIỀN G. HÀNG TRẢ LỜI ĐƠN HĐBH BÁO CÁO Y.CẦU B.CÁO NỘP TIỀN GIẤY BÁO Hình 1-Kế toán doanh thu ở mức khung cảnh QUẢN LÍ KHO YÊU CẦU BÁO CÁO Trang 5 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2. DFD Mức đỉnh(Mức 1) -Chu trình doanh thu gồm có hai hoạt động là bán hàng và thu tiền .Sau đây là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động doanh thu -Khách hàng hàng sẽ đến đặt hàng tại công ty đồng thời công ty sẽ có được những thông tin về khách hàng hàng.Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận những thông tin đó -Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thông tin về khách hàng hàng ,xét duyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán . Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách -Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan SVTH:Nhóm HAH KHÁCH HÀNG BÁN HÀNG NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO THU TIỀN TT TIỀN TRẢ LỜI ĐƠN HĐBH ĐĐH G.HÀNG T.TKH Y Ê U C Ầ U B . K Ê H Đ Y.CẦU BC BC D.THU Y.CẦU BC BÁO CÁO GỬI TIỀN GIẤY BÁO Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh KHO HÀNG HÀNG TRẢ LẠI YÊU CẦU BÁO CÁO Trang 6 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.1 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động bán hàng -Khách hàng đến đặt hàng bộ phận bán hàng nhận đơn,tiến hành xét duyệt và trả lời đơn -Nếu bán hàng thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng hàng -Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời -Khách hàng hàng nhạ hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chất lượng thì trả hàng -Bộ phận kho tiến hành nhập hàng bị trả lại SVTH:Nhóm HAH BÁN HÀNG GIAO HÀNG LẬP HĐBH KHÁCH HÀNG QUẢN LÍ KHO ĐĐH G.HÀNG T.LỜI ĐƠN GIẤY GỬI HÀNG HĐBH H HOÁ NHẬN HẦNG TRẨI LẠI Sổ TT.HH Y.CẦU K.HÀNG HÀNGH H.HOÁ Hình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 1) Trang 7 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền -Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm cả giấy giao hàng mà DN đã giao.DN thu tiền,kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếu thu giao cho khách hàng đồng thời tiến hàng ghi sổ -Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo SVTH:Nhóm HAH LẬP PHIẾU THU BÁO CÁO KIỂM TRA CT GHI SỔ KHÁCH HÀNG NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO KHO KHÁCH HÀNG NỘP TIỀN GIẤY BÁO CÓ PHIẾU THU GIÁY BÁO THU TIỀN HÀNG HÓA Trang 8 Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động thu tiền ( mức dưới đỉnh 1) PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.1.1 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho bán hàng trong hoạt động bán hàng -Khách hàng đặt hàng ,bộ phận nhận đơn tiếp nhận đơn hàng ,tiến hành kiểm tra các thông tin yêu cầu cùng như các thông ti về khách hàng hàng -bộ phận trả lời đơn trả lời đơn hàng là chấp nhận bán hay không dồng thời lập lệnh bán hàng giao cho bộ phận giao hàng 2.1.2 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho hoạt động giao hàng trong hoạt động bán hang SVTH:Nhóm HAH NHẬN ĐƠN KIỂM TRA TRẢ LỜI ĐƠN LẬP LỆNH BÁN HÀNG BỘ PHẬN BH KHÁCH HÀNG Hình 5- Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 2) KHÁCH HÀNG HÀNG HOÁĐƠN ĐÃ KT TỪ CHỐI CHẤP NHẬN ĐĐH CHƯA KT ĐĐH LỆNH BÁN HÀNG ĐÓNG GÓI GỬI HÀNG LẬP GIẤY GỬI HÀNG KHÁCH HÀNG Hình 6-Sơ đồ thể hiện hoạt động giao hàng(mức dưới đỉnh 2) KHÁCH HÀNG HÀNG HÀNG HÓA LOẠI HÀNG KHO GIẤY GỬI HÀNG Trang 9 PT&TK HTTTKT Doanh Thu -Bộ phận giao hàng nhận được lệnh bán hàng tại bộ phận bán hàng tiến hành lập giấy gửi hàng sau đó đóng gói và gửi hàng cho khách hàng -Để lập được giấy gửi hàng các thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa ,loại hàng ,lệnh bán hàng 2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàng tronghoạt động bán hàng -Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửi hàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưu vào kho -Để lập hóa đơn bán hàng thi thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa loại hàng ,lệnh bán hàng và hóa đơn bán hàng sẽ được lưu sổ -Cuối kì tiến hành lập tổng hợp chứng từ SVTH:Nhóm HAH LẬP HĐBH LỆNH BÁN HÀNG GIẤY GỬI HÀNG KIÊM TRA CT Hình 7-Sơ đồ thể hiện hoạt động lập hoá đơn bán hàng (mức dưới đỉnh 2 HÀNG HÓA KHÁCH HÀNG Sổ KHO LỆNH BH LOẠI HÀNG NHANVIEN Trang 10 [...]... chịu thu 0%: 3.Hàng hoá dịch vụ chịu thu 5%: 4.Hàng hoá dịch vụ chịu thu 10%: STT Doanh số bán chưa 8 Thu Thu Ghi suất VAT chú 9 10 11 Tổng : Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thu GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: SVTH:Nhóm HAH Trang 29 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 1.Kết luận: Bộ môn hệ thống thông tin kế toán là một môn rất quan trọng và thiết thực cho các kết toán kiểm toán. .. môn này mà các nhân viên kế toán không chỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứng dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển 2.Hướng mở của đề tài : Chu trình doanh thu là một chu trình quan... thì làm bước tiếp theo nhập thông tin về hàng hóa ,lưu lại và kết thúc SVTH:Nhóm HAH Trang 20 PT&TK HTTTKT Doanh Thu BẮT ĐẦU NHẬP T .TIN HH MÃ HÀNG ĐÃ TỒN TẠI SAI ĐÚNG NHẬP T .TIN HH VÀ LƯU KẾT THÚC B1Tiến hành nhập vào thông tin hàng hóa B2-Nếu mã hàng đã tồn tại thì trở lại bước 1,nhập lại thông tin về hàng hóa BNếu đúng thì tiến hành nhập tiếp và lưu lại VI Thiết kế Form nhập liệu CẬP NHẬT HÀNG... www.ou.edu.vn/vietnam/files/Decuongmonhoc/ • Tạp chí công nghệ thông tin • Tạp chí kế toán • Sách hướng dẫn thiết kế hệ thống thông tin SVTH:Nhóm HAH Trang 30 PT&TK HTTTKT Doanh Thu A Lời mở đầu 2 I Bảng triển khai kế hoạch thực hiện 3 II Khảo sát thực tế 3 III Giới thiệu về đề tài 3 B Nội dung đề tài: .4 I Thiết kê sơ đồ phân cấp chức năng FHD 4 II Biểu đồ phân luồng dữ liệu... trọng trong hoạt động của mọi loại hình doanh nghiệp ,nếu được ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu này sẽ mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Hy vọng rằng trong tương lai ứng dụng công nghệ vào kinh doanh sẽ phổ biến sâu rộng hơn 3.Tài liệu tham khảo : • Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐH Duy Tân • Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004... Single Trang 16 PT&TK HTTTKT Doanh Thu SOLUONG Number THANHTIEN Number Số lượng hàng giao Field size Single Thành tiền cần thu Field size Single 4.10 bảng THU cung cấp thông tin về số tiền đã thu của khách hàng và còn có:MAPHIEU,SOHD,TENKH,DIACHI,LIDOTHU,TONGTHU,CONTHU Field Name Data Type MAPHIEU Text SOHD Text TENKH Text DIACHI Text LIDOTHU Text TONGTHU Number CONTHU Number SVTH:Nhóm HAH Description... thể và mô hình ER (Entity Relationship) .10 IV Thiết kế Database vật lí 11 V Thiết kế các thu t toán (Algorthms)xử lí(sơ đồ khối) 15 VI Thiết kế Form nhập liệu 19 VII Thiết kế báo cáo .22 C Kết bài: 26 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn : SVTH:Nhóm HAH Trang 31 PT&TK HTTTKT Doanh Thu. .. Trang 24 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Tên đơn vị : Ngành nghề kinh doanh: STT SHĐ Họ tên địa chỉ người mua Ngày HĐ Mã số thu Mặt hàng Doanh số chưa thu Thu VAT(%) 1 Cộng: Kế toán trưởng (Ký,họ tên ) Giám đốc (Ký,họ tên,đóng dấu ) Mẫu phiếu thu tiền hàng Đơn Vị: Công ty TNHH Thúy Mai SVTH:Nhóm HAH Trang 25 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Địa Chỉ : 25 Trưng Nữ Vương _Đà Nẵng PHIẾU THU Số: 10T Ngày 2 tháng... ,đồng thời lập lệnh giao hàng Tiến hành in ra và cuối kì hoặc cuối mỗi tháng tiến hành lập bảng kê -Và kết thúc SVTH:Nhóm HAH Trang 19 PT&TK HTTTKT Doanh Thu BẮT ĐẦU NHẬP THÔNG T .TIN ĐĐH SAI KT ĐIỀU KIỆN :BÁN TRẢ LỜI ĐƠN ĐÚNG LẬP LỆNH BÁN HÀNG IN HÀNG NGÀY BẢNG KÊ KẾT THÚC 5.3 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động nhập hàng vào kho -B1Bắt đầu nhập vào thông tin hàng hóa -B2 Nếu mã hàng đã tồn tại tức...PT&TK HTTTKT Doanh Thu III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship) SVTH:Nhóm HAH Trang 11 PT&TK HTTTKT Doanh Thu IV .Thiết kế Database vật lí (gồm có 9 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description… 4.1Bảng HANGHOA: Trình bày các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập xuấtgồm:MAHANG,TENHANG,ĐVT,MANCC,MALOAI,SLTON,SHTK,GHI . tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng thu tiền )với mong muốn nếu đề. KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU GVHD : NHÓM TH : LỚP : KHOÁ :