quản trị văn phòng

Đề cơng bài giảng Đề cơng bài giảng Nghiệp vụ hành chính Nghiệp vụ hành chính văn phòng văn phòng 1. Hành chính và nghiệp vụ hành chính 1. Hành chính và nghiệp vụ hành chính 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng các c phòng các c quan, t chc, doanh nghip. quan, t chc, doanh nghip. 3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng. 3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng. PGS.TS.Vũ Thị Phụng PGS.TS.Vũ Thị Phụng Khoa L+u trữ học và Quản trị văn phòng Khoa L+u trữ học và Quản trị văn phòng Tr+ờng Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội Tr+ờng Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội (04 - 5588315 / 0913048258) (04 - 5588315 / 0913048258) Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi Hành chính là gì ? Hành chính là gì ? Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ? Phòng Hành chính ? Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng Vai trò và vị trí của bộ phận Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ (hoặc Phòng Hành chính) trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ? quan, tổ chức, doanh nghiệp ? Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động Để Bộ phận VP/ hoặc Phòng HC hoạt động có hiệu quả cao, những ng8ời phụ trách và có hiệu quả cao, những ng8ời phụ trách và các nhân viên cần phải làm gì ? các nhân viên cần phải làm gì ? Phần một Phần một Hành chính và nghiệp vụ hành Hành chính và nghiệp vụ hành chính chính Có nhiều cách định nghĩa về hành chính. Có nhiều cách định nghĩa về hành chính. Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức Tổ chức , , Quản lý Quản lý và và Điều hành Điều hành hoạt động của : hoạt động của : > Một quốc gia, một nhà n+ớc ( HC Quốc gia) > Một quốc gia, một nhà n+ớc ( HC Quốc gia) > Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan). > Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan). > Một đơn vị , một tập thể ng+ời lao động > Một đơn vị , một tập thể ng+ời lao động ở ở bất cứ đâu có hoạt động của con ng+ời, ở đó cần đến bất cứ đâu có hoạt động của con ng+ời, ở đó cần đến Hành chính Hành chính . HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt . HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt động của một tập thể và từng cá nhân. động của một tập thể và từng cá nhân. HC h+ớng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu HC h+ớng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu chung, thống nhất và nhằm đạt đ+ợc những hiệu quả cao cho chung, thống nhất và nhằm đạt đ+ợc những hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của hoạt động hành chính hoạt động hành chính Định ra nguyên tắc ( kỷ c+ơng) để tạo sự thống nhất Định ra nguyên tắc ( kỷ c+ơng) để tạo sự thống nhất trong nhận thức và hành động của những ng+ời lao động. trong nhận thức và hành động của những ng+ời lao động. Hoạch định, xây dựng ch+ơng trình, mục tiêu, kế hoạch Hoạch định, xây dựng ch+ơng trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận. hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận. Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ, Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ, h+ớng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) h+ớng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc) Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ ch+ơng trình, từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ ch+ơng trình, kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen th+ởng, xử kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen th+ởng, xử phạt ). phạt ). Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, ch+ơng trình, Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, ch+ơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện (cải tiến) biện pháp tổ chức thực hiện (cải tiến) Hành chính văn phòng Hành chính văn phòng (quản trị văn phòng) (quản trị văn phòng) Quản trị : cũng có nghĩa t+ơng tự nh+ hành chính, Quản trị : cũng có nghĩa t+ơng tự nh+ hành chính, nh+ng th+ờng dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận nh+ng th+ờng dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng. trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng. Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ Hiểu cụ thể hơn : HCVP hay QTVP là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính Văn phòng hoặc bộ phận hành chính HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là HCVP hay QTVP vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. một nghệ thuật. Phần thứ hai Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của của Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN Chức năng Chức năng Nhiệm vụ Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Nguyên tắc hoạt động Nguyên tắc hoạt động Chức năng của văn phòng các Chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức cơ quan, tổ chức CN CN Tham m+u tổng hợp : Tham m+u tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung cấp Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham m+u cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử tham m+u cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. lý. CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý) CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý) - Xây dựng ch+ơng trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Xây dựng ch+ơng trình, kế hoạch, lịch làm việc. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. - Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. - Đảm bảo cơ sở vật chất và ph+ơng tiện, điều kiện làm - Đảm bảo cơ sở vật chất và ph+ơng tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan ( việc cho cơ quan ( CN Hậu cần CN Hậu cần ) ) CN Đại diện CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ Nhiệm vụ của văn phòng Nhiệm vụ của văn phòng (1) (1) Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mu cho lãnh đạo: cung cấp thông tin để tham mu cho lãnh đạo: > > Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn th - Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn th - Lu trữ (nguồn thông tin văn bản) Lu trữ (nguồn thông tin văn bản) > Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, > Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời) tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời) > Tổ chức th viện, mua sách, báo, tạp chí ; > Tổ chức th viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứ ứ ng dụng ng dụng công nghệ thông tin ( thông tin đại chúng) công nghệ thông tin ( thông tin đại chúng) > Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông > Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động). tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động). Nhiệm vụ của văn phòng Nhiệm vụ của văn phòng (1) (1) Tham mu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý: Tham mu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý: > > Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị và toàn cơ quan ( giao ban) và toàn cơ quan ( giao ban) > Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các > Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành. phê chuẩn, ban hành. > Theo dõi, tham mu về đánh giá kết quả hoạt động và > Theo dõi, tham mu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thởng. xét thi đua, khen thởng. Nhiệm vụ của văn phòng (2) Nhiệm vụ của văn phòng (2) Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị : của cơ quan và các đơn vị : > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, > Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần, quý, tháng, năm) quý, tháng, năm) > Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động giao lu. lễ hội và các hoạt động giao lu. > Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo > Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan. và cán bộ của cơ quan. [...]... đạo văn phòng (Phòng HC) : Chánh văn phòng ( Trưởng phòng hành chính) Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC) 2 Các bộ phận trực thuộc Văn phòng : - Bộ phận văn thư ( có thể thuộc phòng hành chính ) - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận lưu trữ-tư liệu - Bộ phận quản lý cơ sở vật chất ( Quản trị ) - Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan ) - Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ Nguyên tắc hoat động của văn phòng. .. hành chính ( thủ trưởng lãnh đạo ) Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo quy định của cơ quan Phần thứ ba Nghiệp vụ hành chính Văn Phòng Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của Văn phòng Tổ chức bộ máy và tuyển chọn... của văn phòng (3) Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan (Hậu cần) > Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc) > Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan > Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ > Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP Nhiệm vụ của văn. .. đích của chuyến đi Thời gian bắt đầu và kết thúc (có dự phòng) Lịch trình làm việc hoặc hoạt động của đoàn Thành phần tham dự (Số lượng, nhiệm vụ, Trưởng đoàn) Yêu cầu về phương tiện di chuyển và nơi ăn, nghỉ Dự toán kinh phí cho chuyến đi (có dự phòng) Dự kiến các tình huống không mong muốn và chuẩn bị các biện pháp ứng phó Công việc của cán bộ văn phòng trong chuyến công tác Nếu đi cùng đoàn : - Liên... cung cấp TT : * Cung cấp thông tin bằng văn bản - Tìm một hoặc nhiều văn bản - Tổng hợp,Tóm tắt TT từ nhiều VB * Cung cấp TT trực tiếp bằng lời 3 Lưu trữ thông tin đã cung cấp Kỹ năng tham mưu 1 Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu (đúng chức trách) 2 Cân nhắc và quyết định thời gian, địa điểm để tham mưu 3 Lựa chọn hình thức tham mưu (Bằng lời hoặc bằng văn bản) 4 Sử dụng các phương pháp tham... LĐ cách nói, cách trả lời, cách xử trí trong một số tình huống cụ thể Thực hành 1/ Nêu một số thông tin mà anh chị thường thu thập được trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc ở bộ phận Văn phòng ( hoặc Phòng Hành chính) 2/ Thực hành xử lý thông tin : phân loại, tổng hợp, phân tích, lý giải các thông tin 3/ Tham mưu ( đề xuất) một / một số giải pháp với lãnh đạo để phát huy những mặt tốt hoặc... tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành công việc Thực hành tổ chức công việc Anh/ chị được LĐ giao nhiệm vụ tổ chức : 1 Tập huấn công tác văn thư, lưu trữ 2 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị 3 Họp tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ Hãy lập kế hoạch tổ chức với những nội dung sau: 1 Xác định tổng thể những công việc cần tiến hành và trình tự thực hiện 2 Dự kiến đối tượng... trình ) > Ghi biên bản cuộc họp Tổ chức hội họp, đàm phán (3) Công việc của cán bộ văn phòng sau khi cuộc họp kết thúc : > Thu thập các tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ > Kiểm tra và bàn giao các trang thiết bị > Thu thập các hoá đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán > Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Thảo luận, thực hành 1 2 3 Kinh nghiệm của anh/ chị... VP Nhiệm vụ của văn phòng( 4) Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp: Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách Hướng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan,... bằng văn bản) 4 Sử dụng các phương pháp tham mưu hiệu quả : Cách nói, cách thuyết phục, cách viết văn bản, dự kiến thái độ của thủ trưởng và chuẩn bị ý kiến trả lời Kỹ năng tham mưu 1 Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu > Đúng chức trách > Vấn đề bức xúc > Tính khả thi cao 2 Địa điểm tham mưu > Phòng làm việc > Tại cuộc họp > Những nơi khác Kỹ năng tham mưu 4 Nội dung, Phương pháp tham mưu > . hiện (cải tiến) Hành chính văn phòng Hành chính văn phòng (quản trị văn phòng) (quản trị văn phòng) Quản trị : cũng có nghĩa t+ơng tự nh+ hành chính, Quản trị : cũng có nghĩa t+ơng tự nh+. doanh, QT Văn phòng tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính Quản trị Văn phòng: Thực chất là Hành chính trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng. trong. Chánh văn phòng Chánh văn phòng ( Trởng phòng hành chính) ( Trởng phòng hành chính) Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC) Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Phòng HC)