ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
HỆ HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH
Bài tiểu luận:
DỊCH BÀI BÁO VỀ ERP - BI
Khoa đào tạo:
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đỗ Phúc – Giảng viên môn học “Hệ hỗtrợ ra quyết định” đã truyền đạt cho em những kiến thức vô cùng quý báu về mônhọc, và gợi mở cho em nhiều ý tưởng trong quá trình học tập, rèn luyện, phát triểnsau này.
Trang 3 Danh mục các ký hiệu và chữ viết tắt:
ERP Enterprise Resource Planning
ERM Environmental Resources Management
EPM Enterprise Performance Management
Trang 4M c l cục lục ục lục
Giới thiệu 4
BI (Business Intelligence – hệ thống kinh doanh thông minh) là gì? 4
ERP (Enterprise Resource Planning – hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) là gì? 5
Hệ thống ERP - Một hệ thống khép kín (One Umbrella): 5
Hệ thống ERP - Cải tiến quyết định một cách đơn giản (Improves decision simplicity): 5
Hệ thống ERP và một ứng dụng kinh doanh thông minh (A business intelligence application: 6
Hệ thống ERP và BI (Business Intelligence): 6
Các đặc trưng: 6
Lơi thế cạnh tranh: 7
Thông tin tổng thể từ doanh nghiệp: 7
Chuẩn bị dữ liệu cho việc sử dụng BI cùng với ERP: 7
MDM trộn lẫn với việc sử dụng BI với ERP như thế nào? 8
Xây dựng nền tảng cho việc tích hợp BI và ERP: 8
Kho dữ liệu tập trung (data warehouse) làm việc với BI như thế nào trong môi trường ERP: 9
Việc tích hợp được BI vào trong ERP, suy nghĩ nhanh, lập kế hoạch dự án nhanh: 9
Trang 5Gi i thi uới thiệuệu
Như chúng đã biết thế giới ngày nay là thế giới cạnh tranh và đang phát triển rấtnhanh Những nhà kinh doanh luôn muốn thu được lợi nhuận cao nhất từ việc đầu tư củamình sao cho ít tốn thời gian và công sức Ngành công nghệ thông tin (IT) giữ vai tròquan trọng trong sự phát triển của thế giới cạnh tranh Các tổ chức, công ty, doanh nghiệpcó thể phát huy tối đa chức năng của mình nhờ vào sự trợ giúp của các công nghệ mớibao gồm cả các công nghệ liên quan tới phần mềm máy tính Giải pháp phần mềm có khảnăng vạch ra các chiến lược để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Để giúp các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả Các giải pháp công nghệ mớilần lượt ra đời để làm cho mọi thứ trở nên đơn giản hơn và có tính hiện đại hơn Mộttrong những giải pháp công nghệ nổi trội nhất được biết đến là hệ thống ERP Hệ thốngnày giúp cho việc kinh doanh đạt hiệu quả hơn khi gặp mô hình kinh doanh khá phức tạp.Nó cũng được biết đến như là hệ thống kinh doanh thông minh Hệ thống kinh doanhthông minh này thuộc loại phần mềm ứng dụng bao quát Nó bao gồm các kỹ thuật côngnghệ liên quan tới việc lập báo cáo kinh doanh, phân tích dữ liệu, chia sẻ thông tin giúpcho người dùng đưa ra những quyết định kinh doanh tốt hơn.
Khả năng kinh doanh thông minh trong ERP được thể hiện ở việc giúp cho ngườikinh doanh suy nghĩ về các vấn đề nhanh và khả năng giúp lập kế hoạch nhanh Có mộtđiểm nổi bật dễ thấy nhất đó là: Một hệ thống ERP giải quyết nhiều công việc tốt như khidùng 2 hệ thống ERM và MDM Trong bài báo này chúng ta cùng thảo luận về khái niệm“data ware housing” và nó hữu dụng với ERP và BI như thế nào.
BI (Business Intelligence – h th ng kinh doanh thông minh) là gì?ệuống kinh doanh thông minh) là gì?
Hệ thống kinh doanh thông minh là “hệ thống có khả năng nhận biết được mốitương quan giữa các sự việc mà từ đó đưa ra các giải pháp tương ứng cho từng mục tiêu”.BI được mô tả như “các khái niệm, các phương pháp nhằm cải thiện việc đưa raquyết định kinh doanh thông qua các hệ thống bổ trợ”:
BI là cách mà chúng ta lưu trữ và sử dụng thông tin kinh doanh Nói đến BI cũngcó thể là đang nói đến các kỹ năng, các quá trình, các công nghệ, các ứng dụng liên quanđến vấn đề kinh doanh và chủ yếu nói nhiều đến các công nghệ và các ứng dụng Điềunày có nghĩa là nó có khả năng thu thập, tích hợp, phân tích các dữ liệu kinh doanh và nóđược lưu trữ trong “data warehouse” Các ứng dụng phần mềm có thể sử dụng dữ liệunày để đưa ra các báo cáo về các thông tin liên quan đến việc kinh doanh trong quá khứ
Trang 6đồng thới cũng có khả năng dự đoán được các thông tin kinh doanh trong tương lai baogồm xu hướng, rũi ro, cơ hội và đối tác Mục đích chính của BI là giúp đưa ra quyết địnhkinh doanh tốt hơn Do đó, BI được gọi là “hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS)” Mặc dù BIcũng có thể được xem như hệ thống cạnh tranh thông minh bởi vì chúng điều hỗ trợ raquyết định BI dùng công nghệ, quy trình và các ứng ụng để phân tích dữ liệu nội bộ cócấu trúc trong khi canh trạnh thông minh liên quan tới việc thu thập, phân tích các thôngtin phổ biến mà không cần đến sự hỗ trợ của công nghệ và ứng dụng Hệ thống canhtranh thông minh tập trung vào tất cả các nguồn thông tin và dữ liệu có cấu trúc hoặckhông có cấu trúc, gồm cả bên trong và hầu hết là thông tin và dữ liệu bên ngoài doanhnghiệp để hỗ trợ ra quyết định.
ERP (Enterprise Resource Planning – ho ch đ nh tài nguyên doanh ạch định tài nguyên doanh ịnh tài nguyên doanh nghi p) là gì?ệu
ERP là hệ thống công nghệ mới nhất Ngày nay ERP đang được áp dụng trong hầuhết các doanh nghiệp ERP là cách để tích hợp dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp vàotrong một hệ thống Thường thì hệ thống ERP có nhiều thành phần gồm các phần cứng vàphần mềm máy tính Để có thể tích hợp được thì hầu hết hệ thống ERP thường thống nhấtcách tổ chức và lưu trữ dữ liệu.
Khi doanh nghiệp quyết định dùng ERP và BI thì việc đưa ra quyết định sẽ đơngiản hơn.
Hệ thống ERP - Một hệ thống khép kín (One Umbrella):
Ngày nay hệ thống ERP có thể bao quát hầu hết các chức năng cần thiết cho doanhnghiệp kết hợp với một hế thống dữ liệu thống nhất Các chức năng điển hình như là quảnlý nguồn tài nguyên nhận lực (Human Resources), quản lý dây truyền cung ứng (SupplyChain Management – sản xuất, vận chuyển, tồn kho, định vị, thông tin, quyết định), quảnlý quan hệ khách hàng (Customer Relations Management), quản lý tài chính, các chứcnăng của nhà sản xuất, các chức năng quản lý kho (Warehouse Management functions).Tất cả những chức năng này đều nằm trong một hệ thống phần mềm cùng với hệ thốngdữ liệu riêng và được kết nối với nhau thông qua đường truyền mạng riêng ứng với từngdoanh nghiệp Nên có thể gọi chúng là một hệ thống khép kín (One Umbrella).
Hệ thống ERP - Cải tiến quyết định một cách đơn giản (Improves decisionsimplicity):
Trang 7Trước khi có hệ thống ERP thì mỗi bộ phận của doanh nghiệp có hệ thống máytính, dữ liệu, cơ sở dữ liệu riêng của từng bộ phận Do đó, các hệ thống này khó giao tiếpđược với nhau Nhưng khi hệ thống ERP được áp dụng vào doanh nghiệp thì nó có tráchnhiệp tập hợp tất cả các dự liệu của các bộ phận và lưu trữ chúng trong một cơ sở dữ liệutrung tâm Bởi vì hệ thống ERP là cách để tích hợp dữ liệu và các quy trình của doanhnghiệp vào trong một hệ thống duy nhất.
Hệ thống ERP và một ứng dụng kinh doanh thông minh (A business intelligence application:
Hệ thống ERP thường được áp dụng vào trong các doanh nghiệp có quy mô lớnnhằm hoạch định các nguồn tài nguyên khổng lồ Ngày nay, ERP được dùng trong hầuhết các loại doanh nghiệp mà không quan tâm tới quy mô nhỏ hay lớn hay thuộc hìnhthức kinh doanh nào Làm thế nào để chúng ta biết hệ thống phần mềm nào có thể đượcxem xét với hệ thống ERP? Đầu tiên, chúng ta phải xem xét doanh nghiệp nào có từ 2 hệthống phần mềm trở lên Sau đó, tạo ra một hệ thống ERP cho toàn bộ doanh nghiệp màcó khả năng tương tác với các hệ thống khác dựa trên cấu hình Đó cũng là những điềumà hầu hết các doanh nghiệp cần.
H th ng ERP và BI (Business Intelligence):ệuống kinh doanh thông minh) là gì?
Quản lý sự phát triển của doanh nghiệp bắt đầu từ việc khảo sát các đối tác về hiệntrạng của doanh nghiệp Cho đến khi có được câu trả lời cụ thể và tương đồng nhau từcác đối tác về hiện trạng của doanh nghiệp thì ngừng Quản lý hiệu quả kinh doanh(Enterprise Performance Management – EPM) xuất hiện với mục đích giúp cho doanhnghiệp tìm ra câu trả lời về sự phát triển của doanh nghiệp KPI là các chỉ số kinh doanhquan trọng giúp cho việc quản lý kinh doanh được chủ động hơn và có khả năng dự đoán.Bên cạnh đó nó còn giúp cho những người quản lý ở bất kỳ cấp độ đều có thể truy cậptrực tiếp và hàng ngày để kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Tất nhiên EPM bao gồm nhiều thứ hơn như các số liệu quan trọng, KPI, các bảngđiều khiển Nó không chỉ bao gồm các mục tiêu cụ thể và các chiến lược có các số liệuquan trọng đó mà còn bao gồm cả việc phân tích và các phương pháp cần thiết để hiểuđược các số liệu nào là quan trọng và chúng được thu thập như thế nào Đo đó, số liệuchính xác sẽ cho kết quả đúng hơn về con người và thời gian từ những tác động tích cực.
Trang 8Các đ c tr ng:ặc trưng:ưng:
Hệ thống EPM thực hiện theo cách rất giống nhau Giải pháp EMP được xây dựngdựa trên nền BI hàng đầu thế giới, trong đó cung cấp cái nhìn thực tế về sự phát triển kinhdoanh dựa trên các báo cáo và cảnh báo thông qua web một cách chi tiết và rõ ràng Điềunày rất hữu ích để giải quyết và cải thiện toàn bộ hoạt động kinh doanh từ khi có kếhoạch cho tới các đơn vị điều hành triển khai thực hiện.
L i th c nh tranh:ơi thế cạnh tranh:ế cạnh tranh: ạch định tài nguyên doanh
EPM là thành phần chính yếu cho một số quy trình Nó được thiết kế đặc biệt đểcó thể tập trung và tận dụng những lợi thế từ các cơ hội kinh doanh với bất kỳ đơn vị điềuhành nào Với cách này thì EPM tối ưu hiệu suất toàn bộ doanh nghiệp từ những ngườicông nhân cho tới các cấp quản lý cấp cao Hệ thống này có tất cả các công cụ cần thiếtđể phân tích và thậm chí dự đoán chu kỳ kinh doanh (hoặc hoạt động), sự phát triển củachuỗi dây truyền cung ứng, cách ứng xử chu đáo với khách hàng và nhiều chọn lựa kháctừ một môi trường tương tác đơn giản Hơn thế nữa, nó là công cụ tuyệt vời để tối ưu hóacác công nghệ cũng như tối ưu hóa quy trình kinh doanh, các chiến thuật và chiến lược,các tài nguyên và mục tiêu, đơn vị kinh doanh và các mục tiêu số liệu của doanh nghiệp.
Thông tin t ng th t doanh nghi p:ổng thể từ doanh nghiệp:ể từ doanh nghiệp: ừ doanh nghiệp:ệu
Như đã biết, EPM không phải là ý tưởng vừa mới xuất hiện Các doanh nghiệpkhác nhau có xu hướng tăng thu nhập và giảm chi phí để tối đa hóa lợi nhuận Nhưngngày nay, công việc này trở nên cừ kỳ khó khăn Cơ sở hạ tầng quá phức tạp và số lượngdữ liệu ngày càng lớn Trong nền kinh tế canh tranh thì rũi ro kinh doanh cũng cao hơn.
“Bạn muốn nghĩ về điều gì đó thì bạn nghĩ rằng nó chỉ làm được trong môi trườngđồng nhất” Điều đó nói lên các ràng buộc về hệ thống và quy trình đồng nhất, các nhàcung cấp ERP thường hay bỏ ngỏ điều này Trong hầu hết các trường hợp, bạn không thểtránh khỏi việc tích hợp và làm việc một cách đồng bộ Thậm chí cả việc bạn dùng BI từnhà cung cấp ERP của bạn.
Chu n b d li u cho vi c s d ng BI cùng v i ERP:ẩn bị dữ liệu cho việc sử dụng BI cùng với ERP:ịnh tài nguyên doanh ữ liệu cho việc sử dụng BI cùng với ERP: ệuệu ử dụng BI cùng với ERP: ục lụcới thiệu
Một doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch quản lý các dữ liệu quan trọng (MDM master data management) hoặc thậm chí ít nhất cũng phải có một vài nguồn lực cơ bản đểđảm bảo dữ liệu được định nghĩa một cách nhất quán và có chất lượng Tin rằng ERP là
Trang 9-câu trả lời cho tất cả và cuối cùng để quản lý dữ liệu làm cho một số doanh nghiệp nghĩrằng họ không cần phải quan tâm đến điều này khi đã có ERP.
“Giao dịch quản lý dữ liệu tổng quá – các nhà cung cấp ERP đã đưa ra giai đoạnnày – cách để bạn tìm ra lời giải cho MDM là hãy triển khai ngày càng nhiều công nghệcủa nhà cung cấp ERP và chúng ta biết rằng điều này không thể thực hiện được” là câunói của Jeff Woods (phó chủ tịch quản lý của hệ thống ERP và SMC của Gartner “Cácnhà cung cấp ERP đang nhấm vào các vấn đề liên quan tới MDM và nhiều thứ nữa từviệc nhìn vào các điểm giao dịch”.
Người ta quên rằng dữ liệu mới là vấn đề - thậm chí trong các doanh nghiệp đanghoạt động tốt nhất Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia nói về tầm quan trọng của MDMnhư là một phần trong việc khởi tạo BI và thậm chí trong môi trường ERP.
MDM tr n l n v i vi c s d ng BI v i ERP nh th nào?ộn lẫn với việc sử dụng BI với ERP như thế nào? ẫn với việc sử dụng BI với ERP như thế nào?ới thiệuệu ử dụng BI cùng với ERP: ục lụcới thiệuưng:ế cạnh tranh:
Trong khi một doanh nghiệp tập trung vào ERP có thể không cần một kế hoạchMDM toàn diện để có được giá trị BI Bạn còn nhớ cụm từ GIGO (Garbage In, GarbageOut) – nhập liệu sai thì kết quả sẽ sai.
Woods nói: “Cuộc thảo luận MDM được bắt đầu với một doanh nghiệp cần tớiviệc quản lý dữ liệu và cũng là cái để chúng ta khuyên khách hàng bắt đầu với cách làmsau Đầu tiên bạn tạo ra doanh nghiệp có sự hiểu biết rất ít về MDM, rồi sau đó nhận thấyrằng giải pháp MDM bắt đầu bằng việc theo dõi các nguồn tài nguyên và việc sử dụng dữliệu cũng như việc định nghĩa quản trị xung quanh dữ liệu Nó không bắt đầu với giảipháp công nghệ” “Bạn cần phải hiểu thông tin nằm ở đâu, nó đi về đâu, ai sử dụng nótrước khi bạn giải quyết vấn đề của MDM”.
Xây d ng n n t ng cho vi c tích h p BI và ERP:ựng nền tảng cho việc tích hợp BI và ERP:ền tảng cho việc tích hợp BI và ERP:ảng cho việc tích hợp BI và ERP:ệuợp BI và ERP:
“Chúng ta phải hiểu các quy trình kinh doanh hôm nay và bạn muốn chọn quytrình nào” Ví dụ, “chúng ta không thể cài đặt một hệ thống và giải quyết mọi vấn đề liênquan tới MDM – chúng ta cần phải hiểu rẳng dữ liệu luôn được sử dụng một cách tùy ý.Phần lớn thời gian không giành cho việc quản trị bình thường và đây cũng là vấn đề khibạn cố gắng quản lý dữ liệu”.
“Nếu việc sử dụng chính của bạn là báo cáo thì bạn vẫn có nhiều tính linh hoạttrong các khoản mục của loại BI mà bạn chọn, các nhà cung cấp ERP đang cố gắng gômcác giải pháp này lại với nhau để tạo ra báo cáo và phân tích thông tin dễ dàng hơn Đâylà điều mà chúng ta gọi là tích hợp phân tích”.
Trang 10“Giá trị của tích hợp phân tích là vậy, nhưng nó không cần thiết cho việc chuyểnđổi giá trị kinh doanh tới doanh nghiệp” Tích hợp phân tích làm cho bạn ít tốn kém hơnnhưng thật sự không phải phân tích nào cũng tốt hơn và hữu ích hơn Nó thật sự giúp bạntiết kiệm về chi phí công nghệ”.
Ngoại việc tích hợp phân tích còn có nhiều loại phân tích khác cho các doanhnghiệp sử dụng ERP như phân tích nhúng (embeded analytics).
“Nhưng với các loại phân tích được nhúng vào trong quy trình kinh doanh thì tôicó thể đặt ra nhiều câu hỏi rắc rối như là ‘Khách hàng nào có nhiều lợi nhuận hơn? Kháchhàng nào có ít lợi nhuận nhất cùng với khuyết điểm của họ khi tôi không cung cấp cho họhàng tồn kho?’”
Kho d li u t p trung (data warehouse) làm vi c v i BI nh th ữ liệu cho việc sử dụng BI cùng với ERP: ệuập trung (data warehouse) làm việc với BI như thế ệuới thiệuưng:ế cạnh tranh:nào trong môi trưng:ờng ERP:ng ERP:
Hệ thống BI rất nhạy bén trong việc khai thác thông tin còn hệ thống ERP thì lạicó khả năng lưu trữ dữ liệu ở bất kỳ đâu Nên câu hỏi đặt ra là: việc cài đặt BI vào trongmôi trường ERP thì có cần kho dữ liệu riêng không?
Vi c tích h p đệuợp BI và ERP:ưng:ợp BI và ERP:c BI vào trong ERP, suy nghĩ nhanh, l p k ho chập trung (data warehouse) làm việc với BI như thế ế cạnh tranh:ạch định tài nguyên doanh d án nhanh:ựng nền tảng cho việc tích hợp BI và ERP:
Việc xây dựng một tòa nhà cao tầng đòi hỏi phải có một tập hợp lớn các kế hoạchchi tiết để chỉ rõ mọi khía cạnh trong việc xây dựng và điều này phải mất nhiều năm Mộtkế hoạch BI giống như vậy mà tốt thì có xu hướng cho phép thay đổi các quy tắc cơ bảnở giai đoạn giữa dự án Đó là điều xảy ra với việc xây dựng các nhà cao tần và hầu hếtmọi người không ai nhìn thấy sự thay đổi này Đảm bảo rằng cần phải có sự kiểm tra liêntục và thường xuyên điều chỉnh ngân sách và con người có thể bị sa thải hoặc chuyển đổisang công việc khác Bằng cách nào đó thì những việc này cần phải được nghĩ tới và cócách để giải quyết.
Vì vậy, việc tích hợp lập kế hoạch và kiến trức dự án (Boris Evelson là nhà phântích của Forrester Research) có một vài lời khuyên gây khó chịu cho một số chuyên giaCNTT:
“Quy trình phần mềm truyền thống ‘waterfall’ không làm việc tốt với BI (BI theo quytrình phần mềm ‘agile’” “Loại tương tác trên tài liệu nào có lợi: giữa làm lại và làm theokế hoạch Làm lại: suy nghĩ nhanh, tạo tài liệu dựa trên mẫu có sẵn, sau đó phân chiacông việc nếu thất bại thì làm lại Theo kế họach: có kế hoạch ngay từ đầu và được chia