Vì vậy, hệ hỗ trợ quyết định nhóm có thể giúp các nhóm chuyên gia quản lý nhân sự khai phá và sử dụng hiệu quả các dữ liệu và thực hiện một cách thông minh trong việc ra quyết định.. Tro
Trang 1Giáo viên hướng dẫn:PGS.TS Đỗ PhúcHọc viên thực
hiện:Vũ Xuân VinhMã số học viên:CH1301117
HỖ TRỢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
BÀI THU HOẠCH MÔN HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA KHOA HỌC MÁY TÍNH
Trang 2LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay, có rất nhiều công nghệ đa dạng về chất lượng và cả số lượng đã được nghiên cứu phát triển nhằm hỗ trợ cho các vấn đề quản lý nhân sự (HRM) cũng như hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) HRIS bao gồm cả hệ chuyên gia (ES), hệ hỗ trợ quyết định (DSS) và hệ thông tin thực thi (EIS) Trong đó, hệ hỗ trợ quyết định và hệ hỗ trợ nhóm (GSS) đã hỗ trợ cho đội ngũ quản lý nhân sự các chức năng như đánh giá quan điểm ứng viên hay nhân viên, khả năng đọc hiểu, sự thỏa mãn và nâng cao chất lượng của các hoạt động quản lý nhân sự, tăng tính hợp tác trong nhóm và ra quyết định cho các kế hoạch của HRIS trong hiện tại và tương lai Vì vậy, hệ hỗ trợ quyết định nhóm có thể giúp các nhóm chuyên gia quản lý nhân sự khai phá và sử dụng hiệu quả các dữ liệu và thực hiện một cách thông minh trong việc ra quyết định
Trong bài thu hoạch này em sẽ đề cập đến hệ hỗ trợ nhóm là gì và nó hoạt động ra sao trong việc nâng cao và hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp trong việc ra quyết định nhóm và tính tương thích của nó trong một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và hỗ trợ việc quản lý nhân sự trong công ty
Qua đây, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Đỗ Phúc, người
không những tận tâm truyền đạt những kiến thức nền tảng cơ bản về môn học “Hệ hỗ trợ quyết định” mà còn giúp em có được cơ sở vững chắc để phục vụ cho việc nghiên cứu sau này
Trang 3THUẬT NGỮ THƯỜNG DÙNG
Human Resource Management (HRM) Quản lý nhân sự
Human Resource Information System
(HRIS)
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Expert System (ES) Hệ chuyên gia
Decision Suport System (DSS) Hệ hỗ trợ quyết định
Executive Information System (EIS) Hệ thông tin thực thi (điều hành)
Group Support System (GSS) Hệ hỗ trợ nhóm
Management Suport System (MSS) Hệ hỗ trợ quản lý
Group Decision Support System (GDSS) Hệ hỗ trợ quyết định nhóm
Transaction Processing System (TPS) Hệ thống xử lý giao dịch
MỤC LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm(GDSS) 6 Hình 2: Giao diện hệ thống GroupSystem của IBM 8
Trang 4Hình 3: Cuộc họp truyền thống trong phòng họp 12 Hình 4: Mô hình đào tạo từ xa 13 Hình 5: Mô hình cấp bậc cho việc ra quyết định trong HR 18
MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU 1 THUẬT NGỮ THƯỜNG DÙNG 2 MỤC LỤC HÌNH ẢNH 3
Trang 5MỤC LỤC 4
BÀI TOÁN ĐẶT RA 5
CƠ SỞ LÝ THUYẾT 7
1 Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS) 7
1.1 Định nghĩa 7
1.2 Ưu khuyết điểm của GSS 9
2 Những nghiên cứu gần đây về GSS 10
3 Những ứng dụng GSS trong thực tế 11
3.1 GSS ra quyết định trong phòng họp 11
3.2 GSS dựa trên Web 12
3.3 Đào tạo từ xa (Distance Learning) 13
ỨNG DỤNG GSS ĐỂ GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 14
1 Cấu trúc của một GSS tổng quát trong HRM 15
2 Mối quan hệ giữa các chức năng trong GSS hỗ trợ HR 16
3 Vai trò của quyết định nhóm trong hệ thống HRM 18
TỒNG KẾT 19
TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
BÀI TOÁN ĐẶT RA
Ra quyết định không phải là nhân tố đứng đầu trong một nhóm làm việc Tuy nhiên, với sự phát triển của làm việc nhóm, ra quyết định nhóm trở thành một tiến trình quen thuộc trong các tổ chức và kinh doanh Thông thường, những nhóm làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia có sự phân tán về địa lý làm cho việc ra quyết định nhóm rất khó khăn và tốn kém Do đó bài toán đặt ra cho các nhà quản lý cũng như các nhà lập trình
Trang 6làm sao có thể xây dựng một hệ thống có thể giải quyết và nâng cao tiến trình ra quyết định nhóm trong việc cung cấp khả năng giao tiếp và truyền tải thông tin giữa các đội ngũ làm việc cách xa nhau trên các công ty có các chi nhánh toàn cầu Hệ hỗ trợ nhóm đã được phát triển sau khi hệ hỗ trợ quyết định ra đời, đã trở thành một công nghệ quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định của các tổ chức
Khái niệm gắn liền với hệ hỗ trợ quyết định (DSS) được đề cập đầu tiên vào đầu những năm 1970 bởi Scott-Morton qua cụm từ hệ hỗ trợ quản lý (MSS) Ông ta định nghĩa hệ thống này là “Hệ tương tác dựa trên máy tính nhằm giúp người ra quyết định tận dụng dữ liệu và các mô hình để giải quyết các vấn đề không có tính chất cấu trúc” DSS
có thể hỗ trợ điều hành, quản lý tài chính và ra các quyết định chiến lược Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm (GDSS) ra đời với mục tiêu hướng đến các lợi ích của sự hợp tác và giảm thiểu những thiếu sót hiện có của các môi trường tương tác dựa trên công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc phối hợp trong nhóm để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra Thuật ngữ Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS) đã được đặt ra vào đầu những năm 1990 thay thế cho thuật ngữ GDSS Lý do của nó là nhằm nhấn mạnh vai trò hợp tác hơn là hỗ trợ cho việc ra quyết định
Trong thực tế, không giống với các phòng ban khác trong một công ty, quản lý nhân
sự (HR) hiếm khi sử dụng các dữ liệu tổng hợp đã qua xử lý, bởi các nhóm HR thường chủ yếu kết nối với các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) để đưa thông tin vào hệ thống và lưu lại chỉ cho mục đích báo cáo Đối với hầu hết các phòng ban khác, dữ liệu được thu thập từ các TPS có thể ban đầu không thể hiện ý nghĩa với các nhà quản lý khi chưa được
xử lý Sau khi được xử lý, chúng có thể tạo ra giá trị đáng kể cho việc ra quyết định cuối cùng Dữ liệu thu thập được của HR qua TPS ngược lại hiếm khi được xử lý hoặc tổng hợp Tuy nhiên, tiến trình ra quyết định của việc quản lý nhân sự có thể cần có sự hỗ trợ của người ra quyết định,hệ thống máy tính, hệ thống thông tin và công nghệ liên lạc Do
đó cần phải có một hệ thống riêng biệt vừa hỗ trợ cho việc xử lý các dữ liệu của HR đồng
Trang 7thời nâng cao hiệu quả khả năng làm việc nhóm Do đó bài toán xây dựng hệ hỗ trợ nhóm trong việc quản lý nhân sự ra đời là một đòi hỏi hợp lý phù hợp với xu thế
Hình 1: Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm(GDSS)
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Trong phần này sẽ đề cập về GSS là gì và những ưu điểm, nhược điểm của nó Dựa trên những phân tích đó, GSS hỗ trợ như thế nào cho những nhân viên HR hiểu được những chức năng và giá trị của nó trong quá trình ra quyết định của việc quản lý nhân sự
Trang 81 Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS)
1.1 Định nghĩa.
Vào đầu những năm 1980, các nhà nghiên cứu đã phát triển một loạt công cụ phần mềm mới để hỗ trơ quyết định nhóm bao gồm Execucom Systems được phát triển bởi Mindsight, GroupSystems phát triển bởi đại học Arizona, và đại học Minnesota phát triển
hệ thống SAMM Những sản phẩm trên là những ví dụ cho hệ thống hỗ trợ nhóm ban đầu “Một hệ thống hỗ trợ nhóm có thể là bất kỳ sự kết hợp của phần cứng hay phần mềm nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm GSS là là một thuật ngữ chung của tất cả hệ thống tính toán cộng tác” Nhu cầu không ngừng gia tăng của GSS phát sinh từ thực tế rằng ra quyết định thường diễn ra trong một nhóm và hơn nữa máy tính có thể hỗ trợ cho việc liên lạc và khả năng tích hợp nhiều dữ liệu đầu vào trong DSS Việc sử dụng GSS cũng bắt nguồn từ nhu cầu đưa các công nghệ hỗ trợ cho nhóm
Hình 2: Giao diện hệ thống GroupSystem của IBM
GSS được thiết kế để khắc phục các khó khăn gặp phải của ra quyết định nhóm như tư duy tập thể (group think), thiếu sự phối hợp, quá tải thông tin, sự tập trung… Những hệ
Trang 9thống này dần trở nên quen thuộc trong nhiều tổ chức bằng sự kết hợp các máy tính, liên lạc và công nghệ nhằm nâng cao cho tiến trình ra quyết định Vai trò của GSS nhằm tối
đa các lợi ích của làm việc nhóm, đồng thời tối thiểu các hạn chế của làm việc nhóm Sự tối đa và tối thiểu này có thể được thực hiện bởi GSS dựa trên 2 nhân tố chính: sự ẩn danh (anonymity) và làm việc song song (parallelism) Sự ẩn danh nghĩa là nó có thể loại
bỏ nhận dạng của những thành viên tham gia đóng góp ý kiến Sự song song nghĩa là các
ý kiến từ những thành viên đóng góp vào có thể được truyền tải qua lại trong nhóm qua các thiết bị truyền thông điện tử mà không cần thêm sự hỗ trợ nào khác Với phương pháp này thúc đẩy việc ra ý kiến và giải quyết vấn đề giao tiếp một cách tối ưu và các yếu
tố gây hạn chế có thể được tối thiểu trong nhóm, đặt biệt trong một nhóm phân cấp
1.2 Ưu khuyết điểm của GSS
1.2.1 Ưu điểm
GSS cung cấp ra quyết định nhóm, hỗ trợ giao tiếp, cộng tác, đặt biệt với nhóm có sự phân tán về địa lý hay nhóm mang tính tạm thời Làm việc nhóm có nhiều lợi ích và thuận lợi Đầu tiên, nhóm rất tốt cho việc nắm bắt những khó khăn và tìm ra thiếu sót của mỗi thành viên Thứ hai, một nhóm sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn là một người có được, và khi tổng hợp lại thông tin đó sẽ tạo ra những kiến thức mới Thứ 3, làm việc trong nhóm kích thích sự sáng tạo và năng lượng Cuối cùng, nhóm cân bằng cho các nguy cơ rủi ro và nguy cơ bất hòa giữa các cá nhân trong nhóm GSS tăng cường thêm lợi ích của làm việc nhóm Đầu tiên, GSS hỗ trợ xử lý thông tin ngang hàng, thảo luận trên máy tính song song và thúc đẩy đưa ra những ý kiến đột phá Thứ hai, nó cung cấp sự ẩn danh, cho phép những thành viên nhút nhát hoặc những ai không muốn tiết lộ danh tính
có thể đóng góp ý kiến và hạn chế một thành viên nào đó độc chiếm quyền kiểm soát cả cuộc họp Cuối cùng, hệ thống giúp giữ cho nhóm không bị lạc hướng và thấy được mục tiêu chung
1.2.2 Khuyết điểm
Trang 10Một vài khuyết điểm của làm việc nhóm cũng không hoàn toàn bị loại bỏ trong GSS Thứ nhất, tư duy tập thể, các thành viên đưa ra những ý kiến giống nhau và không tìm ra những ý tưởng mới Thứ hai, thiếu sự phối hợp, tiêu tốn nhiều thời gian, các giải pháp chất lượng kém và nhiều thời gian chờ Thứ ba là sự tiêu tốn do trùng lắp công việc và chi phí cao phải trả ra cho việc họp, bao gồm cả việc di chuyển Cuối cùng là thông tin bị quá tải, sự tập trung giảm và năng lực thuyết trình trong nhóm có thể ảnh hưởng nhiều đến làm việc nhóm Làm việc nhóm cũng bị ảnh hưởng nếu như có một thành viên cố gắng kiểm soát nhóm hay có quá nhiều thành viên cùng đưa ra những ý kiến trái chiều dẫn tới thông tin bị quá tải Ngoài ra làm việc trên GSS giữa những người có khoảng cách địa lý sẽ không diễn tả được hết những cảm xúc của người tham gia dẫn tới các thành viên trong nhóm không thể truyền tải được ý kiến của mình và làm cho người nghe cũng không cảm nhận được hết những gì người nói muốn đưa ra
2 Những nghiên cứu gần đây về GSS
Ra quyết định trong một tổ chức ngày nay đã trở nên đa dạng hơn với nhiều hình thức khác nhau Cho dù nhóm này là một hội đồng quản trị, một nhóm hay chỉ một vài thành viên thì cũng có nhiều vấn đề cần được giải quyết Một câu hỏi luôn được đặt ra trong các nhóm trên là: Liệu GSS có ảnh hưởng tiêu cực hay tích cực đến chất lượng của các quyết định được đưa ra hay không ? Những nghiên cứu hiện tại đã đưa ra rằng GSS khi được thực thi và sử dụng hiệu quả, có thể làm tăng chất lượng của các quyết định giá trị được đưa ra, làm tối thiểu các ảnh hưởng tiêu cực của ra quyết định nhóm và tối ưu lợi ích của
sự hợp tác và ra quyết định trong nhóm GSS đã đi được một chặng đường dài từ khi nó
ra đời Các nỗ lực nghiên cứu hiện tại và trước đây đã cố gắng thực hiện nhằm tìm ra những tiêu chí ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định trong một nhóm khi sử dụng GSS Kết quả nghiên cứu cho thấy Internet đã làm cho việc sử dụng GSS ngày càng dễ dàng và ít hao tổn chi phí hơn so với trước, ảnh hưởng mang tính xã hội của một hệ ra quyết định nhóm có thể ảnh hưởng đến kết quả của việc ra quyết định trong nhóm Bằng cách sử dụng các chức năng hỗ trợ như công cụ trực quan, tính ẩn danh, thông tin phản
Trang 11hồi, khả năng lãnh đạo, chế độ liên lạc, các loại công cụ hỗ trợ việc giao tiếp trực tiếp có
sự cách xa về khoảng cách địa lý, mối quan hệ với nhiệm vụ trọng tâm… những yếu tố
đó có thể ảnh hưởng đáng kể chất lượng của các quyết định bởi một nhóm sử dụng GSS Trong thực tế, dựa theo Barkhi, Jacod và Pirkul, GSS được chia thành 2 nhóm : GDSS phân tán (DGDSS) và GDSS trực diện (FGDSS) Nhóm DGDSS bao gồm những thành viên sử dụng GSS trong cùng một thời gian nhưng khác nhau bởi địa điểm Trái lại, FGDSS hỗ trợ các thành viên sử dụng GSS cùng thời gian cùng địa điểm Nhiều nhà nghiên cứu đã cố gắng so sánh 2 loại trên trong tiến trình ra quyết định và những thành quả mà nó có thể mang lại Kết quả là sự ảnh hưởng của mỗi loại phải phụ thuộc vào nhu cầu giao tiếp và động cơ của nhóm là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của một tổ chức GSS dựa trên nền tảng Web MCGSS, đã được thiết kế cho những người dùng có thể sử dụng và thao tác trên các trình duyệt web thông dụng với tiêu chí dễ hiểu và giao diện thân thiện người dùng
3 Những ứng dụng GSS trong thực tế
Trong thực tế, có 3 lựa chọn để thiết lập công nghệ GSS Một trong số đó là ra quyết định trong phòng họp, thứ 2 là một hệ thống cơ sở đa người dùng sử dụng nội bộ, cuối cùng là một groupware dựa trên nền tảng web với các máy khách của các thành viên có thể ở bất kỳ đâu có trang bị Internet
3.1 GSS ra quyết định trong phòng họp
Một ví dụ của GSS loại này là hệ thống phát triển bởi một nhóm nghiên cứu của đại học Arizona xây dựng nhằm hỗ trợ cho các cuộc họp của một tổ chức Một cuộc họp cơ bản bao gồm trang bị một máy tính loại nhỏ cho mỗi người thàm gia, một máy trình chiếu lớn cho việc hiển thị các công việc của mỗi người và kết quả tổng hợp được của nhóm Một buỗi họp sẽ bao gồm 3 giai đoạn chính bao gồm suy nghĩ động não, ra ý kiến và bầu
cử ra quyết định Trong giai đoạn động não, các thành viên thu thập tất cả các ý kiến cũng như các câu hỏi khác nhau vào hệ thống, và hệ thống sẽ lưu trữ những ý kiến và câu hỏi
Trang 12đó vào cơ sở dữ liệu Mặc dầu các thông tin trên có thể được người dùng ẩn danh, nhưng mỗi người có thể thấy được tất cả các ý tưởng đã được đưa ra Thêm vào đó, một trình phân tích các vấn đề sẽ được hệ thống hỗ trợ nhóm thực hiện và rút trích các ý tưởng then chốt có được trong buổi họp Cuối cùng, một công cụ hỗ trợ bầu cử được cung cấp bằng nhiều cách khác nhau để tìm được những ý tưởng cần ưu tiên nhất Vì vậy, mặc dù việc bầu cử là ẩn danh, nhưng kết quả sẽ được hiện trị cho tất cả người tham gia một cách nhanh nhất và tránh sai sót
Hình 3: Cuộc họp truyền thống trong phòng họp
3.2 GSS dựa trên Web
Một hệ hỗ trợ ra quyết định dựa trên web (DSS) được xây dựng hỗ trợ người dùng truy cập vào các trình duyệt web thông qua kết nối internet Ngoài ra ứng dụng DSS được các công ty phát triển để cài đặt trong một môi trường intranet nhằm hỗ trợ cho các tiến trình làm việc nội bộ hoặc gắn vào các trang website công cộng để tăng cường dịch vụ giữa các công ty có liên hệ với nhau
Trang 13Hầu hết các hệ thống DSS trên web hiện tại là các hệ thống DSS cá nhân Ngược lại GSS dựa trên web cung cấp một giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề phức tạp không cấu trúc Hiện nay có rất ít GSS trên web và một trong số chúng là GroupSystem, một hệ thống máy chủ khách nội bộ đang được sử dụng cho việc cộng tác trực tuyến Một vài sản phầm GSS thương mại trên web cũng có các công cụ ra quyết định Những sản phẩm này cung cấp khả năng hỗ trợ tiến trình ra quyết định nhóm, trang bị công cụ động não, ra
ý tưởng, tổ chức, phân tích sự ưu tiên và khuyến khích sự đồng tình trong nhóm
3.3 Đào tạo từ xa (Distance Learning)
Một vài chương trình học xây dựng dựa trên các chức năng của GSS nhằm trang bị cho việc đào tạo từ xa Những hệ thống này bao gồm Blackboard, Microsoft NetMeeting, PlaceWare Virtual Classroom Đào tạo từ xa, như một công cụ, có thể được xem là một phần của GSS Nhiều tổ chức đã sử dụng công cụ này trên web lẫn mạng nội bộ intranet riêng Đào tạo từ xa, có thể là một công cụ GSS mạnh nâng cao sự cộng tác và quản lý tri thức
Hình 4: Mô hình đào tạo từ xa