phần mềm tra cứu văn bản ngành giáo dục

* Đăng ký Sáng kiến kinh nghiệm năm học 2005 – 2006. PHẦN MỀM TRA CỨU VĂN BẢN NGÀNH GIÁO DỤC Tác giả : NGUYỄN NGỌC ÂN Đơn vò : Phòng Tổ chức cán bộ, Sở GD-ĐT An Giang I ĐẶT VẤN ĐỀ : - Công tác lưu trữ văn bản giấy tờ hiện nay ở các trường không đồng đều, nhìn chung là còn yếu kém, rất khó khăn trong việc tra cứu, sử dụng. - Trong thời gian qua, các văn bản pháp qui liên quan đến cán bộ công chức nói chung, ngành giáo dục nói riêng được ban hành rất nhiều, nhưng việc cung cấp văn bản cho các đơn vò còn nhiều hạn chế, chưa đây đủ và kòp thời. - Một số sách tập hợp các văn bản pháp qui đã phát hành còn trùng lắp, mau chóng lạc hậu, giá mua khá cao, không đủ kinh phí mua trang bò cho các trường. - Một số trang Web có giới thiệu văn bản mới trên mạng, nhưng việc sắp xếp thư mục còn chưa thuận tiện, chưa phục vụ tốt cho việc tra cứu. Việc nối mạng Internet của các trường cũng còn hạn chế. Mặt khác, tốc độ truy cập tại các trang Web này còn rất chậm. Từ tình hình trên, việc xây dựng một phần mềm Tra cứu văn bản nhỏ, gọn, tiện lợi, chi phí thấp để chuyển giao cho các trường là cần thiết. II CÁCH THỨC TRA CỨU VĂN BẢN : Màn hình chính của chương trình Tra cứu văn bản gồm các mục như sau : - Tra cứu theo năm phát hành văn bản, bao gồm các mục lục văn bản : Trước 1990, từ 1990 - 2005 (mỗi năm có một mục lục văn bản). Ngoài ra, còn có 1 mục lục tổng hợp, liệt kê toàn bộ văn bản có trong CSDL. Tổng cộng có 18 mục lục. - Tra cứu theo cấp ban hành văn bản, gồm : VB của Trung ương, Các cơ quan của tỉnh An Giang, và của Sở GD-ĐT An Giang. Tổng cộng có 3 mục lục. - Tra cứu theo loại (hình thức văn bản), gồm : Luật-PL, Nghò đònh-QĐ, Thông tư, Quy chế, VB hướng dẫn, các VB loại khác. Ngoài ra còn có một mục lục tổng hợp các văn bản về các chế độ chính sách trong ngành GD-ĐT. Tổng cộng có 7 mục lục. - Tra cứu theo lónh vực, công việc, gồm : Về chế độ tiền lương, các chế độ phụ cấp, về tổ chức - biên chế, về quản lý kinh phí, thanh tra kiểm tra, Thi đua khen thưởng, Tổng cộng có 26 mục lục. - Tra cứu theo Phòng ban quản lý, bao gồm 8 phòng ban của Sở GD-ĐT An Giang, mỗi phòng ban có 4 mục lục, tổng cộng có 32 mục lục văn bản. Tổng cộng toàn bộ chương trình có 86 bảng mục lục tra cứu. (Các bảng mục lục này đều xếp theo thứ tự ngày ban hành văn bản). 1/- Tra cứu theo năm phát hành văn bản : Bạn nhấp chuột vào một năm cần tra cứu (ví dụ : 1996), màn hình sẽ xuất hiện bảng mục lục văn bản phát hành năm 1996 như sau : Bảng mục lục liệt kê gồm 3 cột : Ngày ban hành văn bản, Trích yếu nội dung văn bản, và Số văn bản. Bạn chọn tiếp bằng cách nhấp chuột vào 1 văn bản cụ thể (ví dụ : Chế độ công tác và phụ cấp của TPT Đội), màn hình sẽ trình bày nội dung văn bản : 2/- Tra chứu theo cấp phát hành và theo loại (hình thức) văn bản : cũng tương tự như trên : Bạn nhấp chuột vào một trong các nút mô tả trên màn hình, sẽ xuất hiện mục lục văn bản tương ứng, rồi chọn văn bản cần tra cứu. 3/- Phân loại theo mục công việc : Màn hình sẽ liệt kê danh sách 26 mục lục chia theo lónh vực như sau : PHÂN LOẠI THEO MỤC CÔNG VIỆC 1 Chế độ tiền lương. 2 Phụ cấp ưu đãi ngành GD. 14 Về Học phí, học bổng. 15 Khoán B.chế, tiền lương. 3 Các phụ cấp, trợ cấp khác. 4 Chế độ Bảo hiểm xã hội. 5 Tuyển dụng, phân công. 6 Quản lý, sử dụng CC. 7 Chế độ làm việc, làm thêm. 8 Điều động, thuyên chuyển. 9 Xử lý kỷ luật. 10 Hưu, nghỉ, tinh giản BC. 11 Tổ chức b.chế, hạng trường. 12 Phan cấp quản lý ngành GD. 13 Công tác Đào tạo, B.dưỡng. 16 Thu, Chi, Quản lý kinh phí. 17 Xã hội hoá giáo dục. 18 Về Phổ cập giáo dục. 19 Ngành học Mầm non. 20 Giáo dục Tiểu học. 21 Giáo dục Trung học cơ sở. 22 Giáo dục Trung học phổ thông. 23 GGD chuyên nghiệp, GDTX. 24 Văn bản về thi cử. 25 Văn bản kề Thanh tra GD. 26 Về Thi đua, khen thưởng. Bạn nhấp chuột vào lónh vực muốn tra cứu (ví dụ : Chế độ tiền lương), màn hình sẽ xuất hiện bảng mục lục sau đây : Bạn tiếp tục chọn văn bản cần tra cứu. 4/- Phân loại theo Phòng quản lý : Màn hình sẽ trình bày sơ đồ tổ chức 8 phòng ban của Sở như sau : Bạn nhấp chuột vào 1 phòng ban (ví dụ : Phòng Tổ chức Cán bộ), màn hình sẽ liệt kê 4 thư mục như hình sau : Bạn nhấp chuột vào 1 thư mục (ví dụ "Bồi dưỡng giáo viên"), sẽ xuất hiện bảng mục lục liệt kê các văn bản liên quan đến công tác đào tạo, bồi dưỡng GV mà Phòng TCCB đang quản lý. Đối với các Phòng ban khác, bạn cũng thực hiện tương tự. III BỔ SUNG VĂN BẢN MỚI, CẬP NHẬT BỔ SUNG CÁC BẢNG DANH MỤC : Khi có một văn bản mới (bạn có thể nhập bằng Winword hay chuyển sang Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản - HTML), bạn có thể bổ sung vào CSDL của chương trình, bằng cách lưu file đó vào một thư mục thích hợp (Bạn phải xác đònh văn bản thuộc loại gì, do phòng ban nào quản lý để lưu vào đúng thư mục của Phòng ban đó). Cấu trúc thư mục chứa các file văn bản gồm có : Số TT Tên Phòng Ban Tên thư mục chính Tên các thư mục con 1 Phòng GD chuyên nghiệp VB_GDCN CDCS, GDTX, QUYCHE, NGH_VU 2 Văn phòng Sở VB_HCTH LUATPL, NGH_VU, QUYCHE, THIDUA 3 Phòng Tài chính VB_KHTC CDCS, NVKTOA, NVTKKH, QUYCHE 4 Phòng Khảo thí VB_KHTH CDCS, NGH_VU, QUYCHE, VBKHAC 5 Phòng Mầm non - Tiểu học VB_MNTH CH_MON, CTRINH, QUYCHE, VBKHAC 6 Phòng GD Trung học VB_TRHO CH_MON, CTRINH, QUYCHE, VBKHAC 7 Phòng Tổ chức cán bộ VB_TCCB CDCS, TCCB, QUYCHE, BDGV 8 Phòng Thanh tra Sở VB_THTR KHIUTO, NGH_VU, TTRTHI, VBKHAC Sau khi đã lưu file văn bản vào thư mục thích hợp, bạn khởi động chương trình để khai báo và cập nhật các bảng danh mục của phần mềm. Chương trình cập nhật bao gồm các mục như sau : - Nhập hồ sơ văn bản mới vào CSDL. - Sửa hồ sơ một văn bản. - Xoá hồ sơ một văn bản khỏi CSDL. 1/- Nhập hồ sơ văn bản mới vào CSDL : thực chất đây là việc mô tả các thông tin cơ bản và khai báo vò trí, tên file lưu văn bản để chương trình cập nhật các bảng mục lục. Nội dung khai báo bao gồm : - Nội dung trích yếu của văn bản. - Số hiệu, ngày ban hành văn bản. - Loại (hình thức) công văn. - Cấp phát hành văn bản (Trung ương, Tỉnh, hay Sở GD-ĐT) - Phòng lưu trữ văn bản. - Thư mục lưu trữ file văn bản. - Phân nhóm lónh vực : một văn bản có thể được phân vào từ 1 - 3 nhóm lónh vực (Ví dụ văn bản Quy chế BDTX chu kỳ III, có thể khai báo liệt kê trong 3 danh mục : Công tác bồi dưỡng GV, Quản lý GD Mầm non, Quản lý GD Tiểu học). Như vậy, khi tra cứu, ta tìm trong bảng mục lục của các lónh vực này đều sẽ thấy liệt kê văn bản. - Tên file văn bản : Bạn nhập tên file văn bản, lưu ý có cả phần mở rộng (chương trình có thể chấp nhận các loại file *.Doc, *.Htm, *.Pdf - Lưu ý, tên file theo tiêu chuẩn của DOS, dài tối đa 8 ký tự). 2/- Sửa hoặc xoá hồ sơ văn bản : khi cần điều chỉnh chi tiết mô tả văn bản, hoặc loại bỏ hồ sơ văn bản này khỏi các bảng mục lục, bản có thể vào các chức năng nêu trên. Chương trình yêu cầu bạn nhập số hiệu của văn bản cần sửa hoặc xoá (ví dụ : 01/ 2003/NĐ-CP), và thực hiện các yêu cầu theo hướng dẫn trên màn hình. 3/- Cập nhật các bảng mục lục : Sau khi thực hiện các hoạt động nêu trên, trước khi thoát khỏi chương trình cập nhật, chương trình sẽ tự động tạo lại 86 bảng mục lục theo CSDL mới được điều chỉnh, bổ sung. IV ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA PHẦN MỀM : Do cách thể hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước ta hiện nay thường dùng cách dẫn (áp dụng) nhiều văn bản có liên quan đã ban hành trước đó. Nếu lưu trữ theo kiểu công văn giấy tờ, thậm chí với các phần mềm tra cứu văn bản pháp quy hiện có, việc tra cứu đầy đủ các văn bản để áp dụng là rất khó nhọc. Các văn bản lưu trữ trong phần mềm của chúng tôi đều được thể hiện theo dạng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HyperText Markup Language - HTML), với chức năng liên kết mạnh mẽ, cho phép tác giả tạo các liên kết giữa các văn bản có liên quan. Mặt khác, việc điều chỉnh, bổ sung, thay thế các văn bản đã ban hành cũng diễn ra khá thường xuyên. Chúng tôi cố gắng thể hiện các thay đổi đó để người dùng tiện áp dụng. Ví dụ : khi nghiên cứu công văn 288/CV.TCVG của Sở Tài chính ngày 06/05/1999 về chế độ trợ cấp đi học, đầu văn bản, chúng tôi có ghi chú như sau : (Công văn số 288/CV.TCVG, ngày 06/05/1999 của Sở Tài chính - Vật Giá An Giang) (Không còn giá trò thực hiện kể từ ngày 01/01/2000, vì được thay thế bằng công văn số 241/CV.TCVG ngày 27/03/2000 của Sở Tài chính Vật giá An Giang) Khi bạn nhấp chuột vào liên kết 241/CV.TCVG, chương trình sẽ trình bày văn bản thay thế số 241/CV.TCVG, với phần ghi chú như sau : (Công văn số 241/CV.TCVG, ngày 27/03/2000 của Sở Tài chính - Vật Giá An Giang) (Thay thế công văn số 288/CV.TCVG ngày 06/05/1999 của Sở Tài chính - Vật Giá An Giang) - (Xem thêm công văn bổ sung số 354/TCVG ngày 14/04/2000 và công văn 799/CV.TC ngày 18/04/2005) Bạn tiếp tục nhấp chuột vào các liên kết số 354/TCVG hoặc 799/CV.TC để xem thêm các văn bản bổ sung. Một số văn bản không thay thế, mà chỉ sửa đổi một phần văn bản cũ, hoặc dẫn áp dụng một đoạn ngắn của một văn bản khác, chúng tôi cũng cố gắng ghi chú để người tra cứu tiện sử dụng. Ví dụ : Khi nghiên cứu Thông tư số 15/2001/TTBTCCBCP Hướng dẫn thực hiện chế độ hợp đồng theo Nghò đònh 68 có đoạn : II- KÝ KẾT, THỰC HIỆN, THAY ĐỔI, CHẤM DỨT, THANH LÝ HP ĐỒNG VÀ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP KHI HP ĐỒNG CÁC CÔNG VIỆC NÓI TẠI ĐIỀU 1 CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 68/2000/NĐ-CP: 1. Một số loại công việc theo quy đònh tại Điều 1 của Nghò đònh số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ trong các cơ quan nói tại điểm 4 phần I của Thông tư này, được thực hiện thông qua ký kết một trong các hình thức hợp đồng sau đây: 1.1. Hợp đồng kinh tế: được ký kết giữa pháp nhân với pháp nhân và giữa pháp nhân với cá nhân có đăng ký kinh doanh theo quy đònh của Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế; 1.2. Hợp đồng lao động: được giao kết trực tiếp giữa người lao động hoặc đại diện hợp pháp của người lao động với người sử dụng lao động theo quy đònh của Bộ luật Lao động; 1.3. Hợp đồng thuê khoán tài sản: được ký kết giữa bên giao tài sản và bên thuê tài sản theo quy đònh của bộ luật Dân sự; Chúng tôi đã tạo các đoạn ghi chú để giải thích rõ về các loại hợp đồng, ví dụ : bạn nhấp chuột vào liên kết . Hợp đồng thuê khoán tài sản:, sẽ xuất hiện đoạn ghi chú sau đây : TRÍCH : BỘ LUẬT DÂN SỰ II- HP ĐỒNG THUÊ KHOÁN TÀI SẢN Điều 503. Hợp đồng thuê khoán tài sản : Hợp đồng thuê khoán tài sản là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê khoán giao tài sản cho bên thuê để khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức thu được từ tài sản đó và có nghóa vụ trả tiền thuê. Điều 504. Đối tượng của hợp đồng thuê khoán : Đối tượng của hợp đồng thuê khoán có thể là đất đai, rừng, mặt nước chưa khai thác, súc vật, cơ sở sản xuất, kinh doanh, tư liệu sản xuất khác cùng trang thiết bò cần thiết để khai thác công dụng, hưởng hoa lợi, lợi tức, trừ trường hợp pháp luật có quy đònh khác. ". V KẾT LUẬN : Phần mềm này đã được tác giả thiết kế ban đầu và giới được giới thiệu trong Hội nghò Tin học của Sở GD-ĐT An Giang năm 1998, với khoản hơn 50 văn bản được lưu trữ trong CSDL. Các danh mục tra cứu lúc ấy cũng còn hạn chế, chỉ với 2 phương thức là lập các danh mục tra cứu theo năm phát hành văn bản và các danh mục theo các Phòng ban, nơi quản lý và xử lý văn bản. Tổng số có khoảng gần 20 danh mục. Các văn bản được lưu dưới dạng HTML, sử dụng mã Tiếng Việt là VNI For Windows. Đến nay (năm 2005) phần mềm đã được tác giả bổ sung nhiều tiêu chí tìm kiếm, với 86 bảng danh mục, và gần 280 văn bản chứa trong CSDL. Các bảng mục lục được chia nhỏ sẽ giúp việc tra cứu, tìm kiếm dễ dàng hơn. Việc thiết kế các văn bản theo dạng HTML cho phép tạo các liên kết đến nhiều văn bản liên quan, giúp việc tra cứu, áp dụng thuận lợi hơn so với các phần mềm hiện hành. Nội dung các văn bản hiện nay cũng đã được chuyển sang mã Tiếng Việt UNICODE theo quy đònh của Chính phủ. Việc cập nhật bổ sung văn bản mới và các bảng mục lục được thực hiện đơn giản, dễ dàng phát triển CSDL của phần mềm, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nghiên cứu, áp dụng trong công tác quản lý ngành. NGUYỄN NGỌC ÂN . thiết. II CÁCH THỨC TRA CỨU VĂN BẢN : Màn hình chính của chương trình Tra cứu văn bản gồm các mục như sau : - Tra cứu theo năm phát hành văn bản, bao gồm các mục lục văn bản : Trước 1990, từ. dụng) nhiều văn bản có liên quan đã ban hành trước đó. Nếu lưu trữ theo kiểu công văn giấy tờ, thậm chí với các phần mềm tra cứu văn bản pháp quy hiện có, việc tra cứu đầy đủ các văn bản để áp dụng. cứu. (Các bảng mục lục này đều xếp theo thứ tự ngày ban hành văn bản) . 1/- Tra cứu theo năm phát hành văn bản : Bạn nhấp chuột vào một năm cần tra cứu (ví dụ : 1996), màn hình sẽ xuất hiện bảng