Tìm hiểu quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử, xác định giá trị lưu trữ của tài liệu điện tử

LOGO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LỊCH SỬ LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG  Đề tài thuyết trình : Tìm hiểu q trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử, xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Nhóm thuyết trình số GVHD: GV Nguyễn Văn Thỏa Lớp: Lưu trữ k09 Danh sách nhóm Nội dung I Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời tài liệu điện tử Quá trình hình thành tài liệu điện tử Theo Luật Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ hai nguồn:  Được tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ  Được số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Trong đó, đặc điểm để xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử: • Tồn cách hồn chỉnh khơng bị sửa đổi tạo lưu trữ lúc ban đầu • Có mối liên kết rõ ràng với tài liệu khác bên bên hệ thống thông qua mã phân loại số nhận dạng riêng khác dựa nguyên tắc phân loại • Có ngữ cảnh hành chính, nhận dạng • Có tác giả, địa thời gian tạo • Phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có số đặc điểm chung I Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử Vòng đời tài liệu điện tử Nguyên tắc khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào tồn vịng đời hệ thống điện tử tạo lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập giữ lại tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản được” Có hai khái niệm nguyên tắc tham gia lưu trữ vòng đời tài liệu I Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử Vòng đời tài liệu điện tử I Tạo lập tài liệu điện tử- Q trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử Tính liên tục tài liệu điện tử Khi tiếp cận khai thác trữ bảo quản, yêuhoạt lưu trữ Việcmà yêuđánhlưutài liệu điện tử, mà cáccác động khácchuẩn Cũng việc cầu giá xem xét giải cầu giai đoạn chức lưu trữ, cần chuẩn giải quyếttạo lập tốt bị xét giải giai đoạnxem xétbị thống sớmduyđộng quan xem gắn kết vào việc thiết kế hệ việc hành trì bảo quản trọng nhấtcần bảo đảm khảlà điềucó thể tiếp cận lâu đoạnthực tiễn vòng đời tài liệu Lýđược giám sát nên bắt đầu từ giaisuốt giai đoạn tài liệu để phải tưởng để bảo đảm dài tác nghiệp chuẩn tuân theo định giai lưu trữ cần bị Cácbảo quảnpháp xác định hay thiết kế tiếpởtheo đoạn chuẩn bị phảitrì phương việc thực thi nhận diệnđưa làm cận tài liệu kế hoạch nhận biết cải Các bước thể đòi thiết kế hệ thống phảiđểđã đượcđịnh rõ sớm tốt đưatích cực cần phải tiến cịn xác xây dựng từ trước.tiến có vào hỏi định hànhđược xemcầnrằng thơng tincả loạivà metadatatrữ, kểlưu Việc thiết kế xét, đánh giá lại rõ tất bối cảnh tài liệu cần thiết phải để bảo đảm phải xác định Điều đặc biệt quan trọnglưutài liệu trữ cung cấp nhận thông tin kỹ thuật khác cần chúng tra thực lập metadata việc thiết kế hệ thiết đểđược tạo tế suốt phải đượcvà cácdiện, xác định thống giữ lại tìm diễn giải tài thời gian tồn metadata lại thiết phù hợp phải nắm bắt, gắn liệu bối cảnh vàtài liệu ghicần hoạt động tác nghiệp công việc Hệ thống thơng tin tài liệu thiết kế để tiêu chuẩn hoá tự động hoá việc tạo metadata kết với tài liệu thông tin bối cảnh II Xử lý tài liệu điện tử Quy trình xử lý tài liệu điện tử Xử lí tài liệu điện tử( EDP) đề cập đến việc sử dụng biện pháp tự động cách sử dụng đơn giản, hành động lặp đi, lặp lại- cơng nghệ máy tính- để tổ chức lưu trữ tài liệu Các thuật ngữ xử lí liệu điện tử xử dụng cách thường xun trọng máy tính đại Dưới góc độ văn thư- lưu trữ xem xét vấn đề xử lí tài liệu điện tử thao tác nghiệp vụ để xử lí tổ chức quản lí tài liệu theo quy trình cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử II Xử lý tài liệu điện tử Quản lí văn điện tử Việc quản lí văn điện tử thực phần mềm quản lí văn hồ sơ cơng việc, phần mềm hoạt động sở mạng tin học diện rộng Việc quản lí văn đi, đến mạng diện rộng gần thực file Các đối tượng quản lí , sử dụng , xử lí file văn xác định dựa vào việc phân luồng chuyển giao phân quyền văn thông qua chức chương trình phần mềm II Xử lý tài liệu điện tử Lập hồ sơ điện tử Về hình thức chuyển giao văn bản: văn đi, đến nguồn cung cấp liệu thống để lập hồ sơ cơng việc thơng qua hình thức chuyển giao Văn điện tử chuyển giao qua môi trường mạng tồn với hai dạng chủ yếu dạng PDF hay dạng DOC Đăng tải file văn cổng thông tin điện tử quan ban hành có quy định với đơn vị trực thuộc lịch truy cập để download sử dụng Gửi văn qua mạng diện rộng quan file toàn văn kèm nội dung đăng kí cách người lập hồ sơ cần xác định hai nội dung: số/ kí hiệu hồ sơ ( mục lục hồ sơ ) số thứ tự xếp văn “ mục lục văn bản” đưa văn vào quản lí hồ sơ lập( hay lập) II Xử lý tài liệu điện tử Giá trị tích chứng pháp lí hồ sơ lập, quản lí sử dụng, lưu trữ mạng diện rộng Với hồ sơ điện tử lập, quản lí, sử dụng lưu trữ mơi trường mạng, văn thu thập vào hồ sơ phảo tồn dạng thông điệp liệu số hóa từ văn ban hành Vì để có giá trị tính chứng pháp lí hồ sơ truyền thống, hồ sơ điện tử phải giải vấn đề pháp lí hiệu lực thi hành văn thu thập vào hồ sơ Với văn điện tử, văn luật quy định công nghệ thông tin, giao dịch điện tử chữ kí số quuy định rõ, đủ để dạng văn có giá trị pháp lí hiệu lực thi hành: Văn điện tử ( thơng điệp liệu) có giá trị gốc, có giá trị làm chứng Chữ kí số người có thẩm quyền kí văn xem đáp ứng văn cần đóng dấu quan theo quy định pháp luật quản lí dấu III Xác định giá trị tài liệu điện tử Việc xác định giá trị tài liệu bao gồm phần: III Xác định giá trị tài liệu điện tử Ngoài ra, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn sau: Có bảo đảm đủ tin cậy tính tồn vẹn thông tin chứa tài liệu điện tử kể từ tài liệu điện tử khởi tạo lần dạng thơng điệp liệu hồn chỉnh Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử truy cập, sử dụng dạng hồn chỉnh cần thiết Tiêu chuẩn đánh giá tính tồn vẹn thơng tin cịn đầy đủ chưa bị thay đổi, ngồi thay đổi hình thức phát sinh trình trao đổi, lưu trữ hiển thị tài liệu lưu trữ điện tử Tiêu chuẩn tin cậy xem xét phù hợp với mục đích thơng tin tạo bối cảnh liên quan III Xác định giá trị tài liệu điện tử Nguyên tắc trị Nguyên tắc xác định giá trị TLĐT Nguyên tắc lịch sử Nguyên tắc toàn diện tổng hợp III Xác định giá trị tài liệu điện tử Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu  Tiêu chuẩn thước đo để đánh giá (đo lường) đối tượng  Tiêu chuẩn ln ảnh hưởng tới chất lượng cuối công việc  Nội dung tiêu chuẩn hình thành yếu tố mang tính khách quan thay đổi thực tiễn sống XH  Việc xác định tiêu chuẩn ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa yêu cầu sau:  Phải có sở lý luận khoa học  Phải phù hợp với trình độ thực tiễn XH  Phải có khả ứng dụng vào thực tiễn công việc III Xác định giá trị tài liệu điện tử Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu điện tử Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung • Đây tiêu chuẩn quan trọng tài liệu ý vận dụng thường xuyên nghĩa đơn vị công tác XĐGTTL hình thành phơng Tiêu chuẩn tài • Đây tiêu chuẩn quan trọng tài liệu liệu phải đảm điện tử muốn trở thành nguồn thông tin, tư bảo tính xác liệu tin cậy phải có đầy đủ yếu tố thực, nguyên thông tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên tài liệu vẹn Thông tin chứa tài liệu lưu trữ điện tử • Một tài liệu điện tử lựa chọn phải đảm bảo khả truy cập, sử trì tính xác thực dụng dược dạng khả truy cập suốt hoàn chỉnh cần trình bảo quản sau thiết III Xác định giá trị tài liệu điện tử Phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử: Phương pháp thơngtích chức năng: pháp phân tích sử liệu học: hệ thống: tin:  Xétphương phápthông pháp nàyđơndựa vàxem txét giátài liệu h chức Nội dung phương nh giá cách cho phép giá quả phân tíc lưu trữ Là góc độ xác địtin trị tài liệu thuần,o kếtrị trị đói với tài  u lưu trữcủamộtmột hệ thống ,cácđựnghình thàvớitài nhấtmàuchúng có Tài hình thành nguồn chức có chức liệu định Trong liệuliệ ý giá a thông tin Hệ đơn trị cùngcác nguồn trữ năng, nghĩtrị quan tổsử liệuthống vịquan, tổ nh nên tài liệ lưusử chứa giá liệu tử và chứ i liệ hình ảnh, liệu trình hoạt cứu quá trì quan, hệ mang lại tàtàinhà phim lý loại cho người thànhđộng n cho điệ thống (như c củathành vật, dân tộc học, ngôn dụng h hoạit thểnkhác đó, choliệu u quảnmỡihoặc tài q hìnhnghiên trongsửngữ học, tàtở liệ n điền trí khác chứ mục dã…) đợu c có vịcơ cao đó g củađíchquan tở chức có giá trị Cụ thể hệ thống  Để xáđó, phápcơ quan Phânmốiđáng tin cậthành nhiềuutàiphương i quan c địcác phân tích nàycao quan hệ y của tài liệ điện tử, ngườ Phương nh được tính toàn vẹn vàhcàng hìnhbiện chứng với liệu với có tíc chức  làmdung thốnglưucác nguồn sử phú.đòi hỏicho tnhau), ichúng xâytử, nghiên Việc hệ (tác động i nắ lại, bổ nội nghiên cứu trữ phảquam đượ sung phải nghiên cứu ta dựng nên phápcông tác đa dạng, phong liệu c bản chấ của tà liệu điệnphải vận  cứu phươngký hệphươngký điệvậtửdụng để xác định giáuchính liệu liệu điện về chữ pháp khoa pháp Phương hoạt số – chữ đượ phương pháp xác minh liệ ( dữ tài dụng linhpháp thống học:c n n , dựa siêu dữ độ trị của xác,đặc tả)  về được pháp điệnmôi trườngchúng ta nghiên cứu ivà xây dựng nênhình phương i phương tử tử các tàđặt pháp này, phương pháp tà minh địa điểm Vận dụng liệu xác minh thời gian,sở dữ liệu của xácliệu điện tử Trong môi  Chữchuẩn, n tử ncvậy,hđượcđầui Thông tinbởcáchtđiện đủ cnội dungthể hiện thành tài liệu Vì thể giá tà n cứu a chuẩn tổ chứ cung sắc trườ ký điệ nhữ có thông tintrịchứvà u:củc tà mộ đầy tử sâu c tài tiêu ng đó để xág địn việc nghiêngothựmột i iliệu ý nghĩasẽ đượcấp dịch vụ liệ tiêu vấn g chuẩn nghĩa tử rõ đề thực việc đá h hỗ trợ a hình cho n tử liệ,ugiúpvề phê phánđiệnliệu họcquan, đơn đắc i liệthành phông… chứ,ntiêucho chữýký nsửgiá tính xác thực củvị tàlực u điệquá trình xác định giá trị nhằm lựa chọn tài liệu xác nhất, giá trị để Phân tích bảo quản lưu trữ khác nhau.̉ sử liệu học LOGO Thank You ! ... vòng đời tài liệu I Tạo lập tài liệu điện tử- Q trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử Vòng đời tài liệu điện tử I Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử. .. nhóm Nội dung I Tạo lập tài liệu điện tử- Q trình hình thành vịng đời tài liệu điện tử Quá trình hình thành tài liệu điện tử Theo Luật Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ hai nguồn: ... theo quy định pháp luật quản lí dấu III Xác định giá trị tài liệu điện tử Việc xác định giá trị tài liệu bao gồm phần: III Xác định giá trị tài liệu điện tử Ngoài ra, tài liệu lưu trữ điện tử phải