215931

BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 YÊN BÁI Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Mai Hoàng Thị Tâm Võ Thị Thủy Lớp: K45/41.03 1 MỤC LỤC BÀI TẬP LỚN 1 Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh .1 Phạm Thị Thúy Hằng .1 Nguyễn Thị Mai .1 Hoàng Thị Tâm .1 Võ Thị Thủy 1 Lớp: K45/41.03 .1 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 6 1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 6 1.1.1. HTTT quản lý trong doanh nghiệp 6 1.1.2. Sự cần thiêt phải phát triển HTTT trong doanh nghiệp: 7 1.1.3. Các bước phát triển HTTT: 7 1.1.3.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án: 7 1.1.3.2. Phân tích hệ thống: 7 1.1.3.3. Thiết kế hệ thống: 8 1.1.3.4. Thực hiện .9 1.1.3.5. Kiểm thử 9 1.1.3.6. Triển khai và bảo trì .9 1.1.4. Các khía niệm và ký pháp sử dụng: 9 1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ: 9 1.1.4.2. Mô hình thực thể -quan hệ ER( Entity-Relasionship Model) 11 1.1.4.3. Mô hình dữ liệu-quan hệ (Relation Data Model) 12 1.2. Lý luận chung về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư và công tác kế toán chi tiết vật tư .12 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: .12 1.2.2. HTTT quản lý nhập – xuất vật tư: 13 1.2.3. Công tác kế toán chi tiết vật tư: 13 1.2.3.1. Phân loại vật tư 13 1.2.3.2. Nguyên tắc và cách đánh giá vật tư .14 1.2.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư .16 1.2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 17 1.2.3.5. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương phấp kiểm kê định kỳ .21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 – YÊN BÁI .24 2.1. Khái quát về công ty Cổ phần xây dựng số 2 – Yên Bái .24 2.1.1. Giới thiệu về công ty 24 2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: .24 2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh: 24 2.1.1.3. Mục tiêu định hướng phát triển: 25 2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty: .25 2.1.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty .26 2 2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức sộ máy kế toán của công ty .26 2.1.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán .26 2.1.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán 27 2.1.2.4. Phương pháp kế toán hàng tồn kho 27 2.2. Thực trạng tổ chức quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty .27 2.2.1. Đặc điểm vật tư tại công ty 27 2.2.2. Quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty .28 2.2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 28 2.2.2.2. Phân loại vật tư tại công ty .28 2.2.2.3. Quy trình nhập-xuất vật tư tại công ty 28 2.2.2.4. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại công ty 29 2.3.Đánh giá HTTT quản lý nhập- xuất vật tư tại công ty 30 2.4. Phân tích hệ thống .30 2.4.1. Mục tiêu của hệ thống 30 2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 30 2.4.2.1. Mô tả bài toán 30 2.5. Các hồ sơ thu thập được 32 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTTQL NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2- YÊN BÁI 38 3.1. Mô hình nghiệp vụ của bài toán .38 3.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 38 3.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 38 3.1.3. Đặc tả cách thức thực hiện chức năng lá .39 3.1.4. Ma trận thực thể chức năng 40 3.1.5. Mô hình hóa tiến trình xử lý: .42 3.1.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 .42 3.1.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý chi tiết mức 1 .43 3.2. Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R .44 3.2.1. Liệt kê,chính xác hóa,chọn lọc thông tin .44 3.2.2. Xác định các thực thể và các thuộc tính .46 3.2.3. Xác định mối quan hệ và thuộc tính .46 3.2.4. Mô hình E/A .47 3.3 Thiết kế chương trình ứng dụng 48 3.1. Mô hình logic 48 3.3.1.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ 48 3.3.1.2. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 49 3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý .50 3.4. Một số Form giao diện trong chương trình: 51 KẾT LUẬN .55 TÀI LIỆU THAM KHẢO .56 3 PHẦN MỞ ĐẦU Thế kỷ XXI tự hào là kỷ nguyên của công nghệ với hàng loạt các sản phẩm CNTT có tính ứng dụng cao. CNTT là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển xã hội, ứng dụng và phát triển CNTT là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước; ứng dụng CNTT ở nước ta là nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả . Hiện tại, những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng, viễn thông, hàng không, bảo hiểm . việc ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố sống còn, góp phần quyết định vào sự phát triển và tiến trình hội nhập của các ngành này. Bên cạnh đó, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện nhiều doanh nghiệp đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Trong đó, một số ngành đã được hưởng rất nhiều thành quả của CNTT. Một trong những lĩnh vực được tin học hoá mạnh mẽ là công tác quản lý, điều này đã góp phần không nhỏ trong việc giúp các nhà quản lý giải quyết bài toán thực tế nhanh chóng, hiệu quả. Với những phần mềm linh hoạt và thông minh, chúng ta đã giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và nhờ đó tăng nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc. Trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công việc và mang lại khá nhiều hiệu quả. Tuy nhiên, để có được giải pháp tối ưu trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì HTTT kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác. Với đặc thù của công ty cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái, lĩnh vực hoạt động chủ yếu là xây dựng các công trình. Do vậy, phân hệ kế toán vật tư là một mảng quan trọng trong quá trình hạch toán của công ty. Việc phân tích và thiết kế HTTT phân hệ kế toán vật tư là yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống quản lý vật tư tốt. Chính vì vậy, nhóm em đã đi sâu vào tìm hiểu về công tác quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái và lựa chọn đề tài : “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập - xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái” 4 KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Tên đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư tạ công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái”. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Chương này trình bày các vấn đề về cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống và phần lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư, công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái. - Nêu thực trạng về thống qua điều tra và thu thập thông tin về doanh nghiệp. - Đánh giá và phân tích hệ thống. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái. - Giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin. - Thảo luận và nêu những vấn đề chưa giải quyết được. - Các đề nghị rút ra từ kết quả nghiên cứu. 5 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 1.1.1. HTTT quản lý trong doanh nghiệp Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con người trong đời sống kinh tế - xã hội. Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng đối với các tổ chức nói chung và đối với doạnh nghiệp nói riêng. Để hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học. tổ chức thông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết. Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổ chức. HTTT còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin , là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức. HTTT quản lý doanh nghiệp trợ giúp các hoạt động của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu. Trong các doanh nghiệp, ta có thể bắt gạp một số HTTT quản lý như:  HTTT quản lý vật tư.  HTTT quản lý nhân sự, tiền lương.  HTTT quản lý tài sản cố định.  HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  v…v… HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà doanh nghiệp sẽ được tổ chức một cách bài bản và khoa học, tạo thuận lợi cho các nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn. chính vì vậy, vai trò của HTTT quản lý trong doanh nghiệp là không thể phủ nhận. 6 1.1.2. Sự cần thiêt phải phát triển HTTT trong doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết điểm, duy trì những thuận lợi và khắc phục nhũng khó khăn để đạt được các tiêu chuẩn đề ra. Sử dụng HTTT quản lý, doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hay vượt qua các thử thách. Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để đánh giá giá trị và uy tín của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố lý giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp hiện nay. 1.1.3. Các bước phát triển HTTT: 1.1.3.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án: Công việc chính của các bước phát triển HTTT náy là khào sát và thu thập thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án. − Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT. Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài tyoans hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát được chia làm hai giai đoạn:  Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.  Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. − Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:  Môi trường, các rang buộc đối với HTTT cần xây dựng như thế nào?  Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?  Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá thực trạng, xác định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án. 1.1.3.2. Phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin của các chức năng cần phát triển. Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau: − Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống; cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới. các yêu cầu của hệ thống khi đã xác định được cần được diễn tả theo các chuẩn và theo các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu. − Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “Hệ thống làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận; xác định các mối rang buộc của mỗi chức năng của hệ thống; xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng của hệ thống; đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng. 7 − Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm. Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) hệ thống. Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua. 1.1.3.3. Thiết kế hệ thống: Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các rang buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống. Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực. Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. − Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:  Thiết kế kiến trúc hệ thống.  Thiết kế các modul chương trình.  Thiết kế giao diện chương trình.  Thiết kế các báo cáo.  Lập tài liệu thiết kế hệ thống. − Các giai đoạn thiết kế hệ thống:  Giai đoạn 1: thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.  Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết là thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng. Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng. sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống. − Thực hiện:  Lựa chọn môi trường cài đặt.  Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng.  Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo.  Xây dựng hệ thống.  Viết tài liệu sử dụng. 8 1.1.3.4. Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau: - Lựa công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống. - Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modul chương trình của hệ thống. - Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống. - Xây dựng các tài liệu như sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật,… 1.1.3.5. Kiểm thử - Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử. - Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm). - Thử nghiệm HTTT. - Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có). Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra. 1.1.3.6. Triển khai và bảo trì. - Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. - Cài đặt phần mềm. - Chuyển đổi hoạt dộng của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì. - Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT. - Cải tiến và chỉnh sửa HTTT. - Viết báo cáo nghiệm thu. 1.1.4. Các khía niệm và ký pháp sử dụng: 1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ: Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:  Biểu đồ phân cấp chức năng.  Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá.  Ma trận thực thể chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu. − Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD): Chức năng là một tập cacs công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi tiết. Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển. Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây. 9 - Gốc: chức năng chung cần thực hiện. - Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc. chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá- chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện. FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và ký pháp liên kết chức năng cha và con. Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật: Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc: Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD: - Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha. - Các chức năng con phải đảm bảo toàn chức năng cha tương ứng. - Các chức năng con phải tương đối độc lập nhau. - Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa. - Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau. − Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá: Dựa vào tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá. Có 3 cách đặc tả chức năng lá: - Ngôn ngữ tự nhiên. - Sơ đồ khối. - Ngôn ngữ giải mã. − Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương ưng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng ở mức tương đối chi tiết. Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể tương ứng. - Giá trị của mỗi ô có thể la: - R (Read): đọc hồ sơ. - U (Update): cập nhật dữ liệu vào hồ sơ. - C (Create): tạo hồ sơ. - Còn lại: để trống. − Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): 10 Tên chức năng Chức năng cha Chức năng con Chức năng con Chức năng con