Cụng ty sử dụng phương phỏp mở thẻ song song. Việc hạch toỏn được thực hiện tại 2 nơi: phũng kế toỏn và kho
− Tại kho, thu kho sử dụng Thẻ kho để nghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập- xuất- tồn của từng thứ vật theo chỉ tiờu số lượng.
− Tại phũng kế toỏn tài chớnh,khi nhận được cỏc chứng từ nhập- xuất kho, kế toỏn phõn loại chứng từ theo từng nghiệp vụ và nhập liệu cho chứng từ vào mỏy. Khi cần thụng tin chi tiết vật tư, kế toỏn thực hiờn lệnh in ra cỏc số và bỏo cỏo như:Sổ chi tiờt vật tư, Bỏo cỏo tồn kho,…
Hạch toỏn vật tư, cụng ty tiến hành vào cuối mỗi quý và cuối năm đối với tất cả cỏc kho. Cụng việc kiểm kờ do kế toỏn vật tư, thủ kho và cỏn bộ phũng vật tư thực hiện. Phương phỏp kiểm kờ là cõn đong, đo, đếm số lượng vật tư cũn trong kho tại thời điểm kiểm kờ, kết quả ghi trờn Biờn bản kiểm kờ vật tư hàng húa.
2.3.Đỏnh giỏ HTTT quản lý nhập- xuất vật tư tại cụng ty
Như đó giới thiệu, cụng ty Cổ phần xõy dựng Số 2-Yờn Bỏi là một cụng ty hoạt động trong lĩnh vưc xõy dựng. Hằng năm cụng ty nhận nhiều dự ỏn đấu thầu,xõy dựng nhiều cụng trỡnh. Do vậy lượng vật tư của cụng ty rất lớn,đa dạng, nhiều chủng loại, mẫu mó cũng như rất nhiều xuất xứ nguồn gốc để phự hợp với từng yờu cầu của mỗi cụng trỡnh. Vật tư chu yếu do cụng ty mua, cần phải được quản lý hết sưc chặt chẽ, khụng được lóng phớ, mất mỏt để đảm bảo chất lượng cụng trỡnh xõy dựng.
Mặt khỏc, khối lượng cụng việc cũng như quy trỡnh quản lý vật liệu của cụng ty khỏ phức tạp. Hệ thống quản lý vật tư cau cụng ty vừa phải tiến hành theo dừi thường xuyờn việc thực hiờn dự ỏn, kết hợp với theo dừi nhu cầu về vật tư do cỏc đội thi cụng gữi tới, đồng thời phải theo dừi quỏ trỡnh nhập,xuất,tồn kho một cỏch thường xuyờn, liờn tục để đỏp ứng yờu cầu của cụng trỡnh và dự ỏn đối với những vật liệu khụng đủ để đỏp ứng kế hoạch thi cụng, đồng thời lập bỏo cỏo kịp thời cho cỏc phũng ban khỏc để cú hướng giải quyết.
Vỡ những lý do trờn, chương trỡnh quản lý vật tư ở cụng ty đũi hỏi phải cú khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chúng, kịp thời. Hệ thống phải cú khả năng theo dừi tỡnh hỡnh vật liệu một cỏch tức thời, chứ khụng chỉ theo định kỳ hằng ngày hay hằng quý hay hằng năm. Ngoài ra, một yờu cầu quan trọng nữa đối với chương trỡnh là cỏc mẫu bỏo cỏo cần phự hợp với yờu cầu quản lý của cụng ty.