(1.1) Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho và cỏn bộ vật tư sẽ dựa vào húa đơn bỏn hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cỏch, mẫu mó, chất lượng… theo cỏc chỉ tiờu của cụng ty.
(1.2) Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giỏ trị vật liệu nhập kho ghi trờn húa đơn (ghi giỏ đớch danh).
(1.3) Ghi thẻ kho: ghi dựa trờn số lượng thực tế nhập kho (trờn phiếu nhập). (2.1) Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toỏn vật tư phải liờn hệ với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, lấy kết quả để so sỏnh với số lượng vật tư được yờu cầu.
Số lượng vật tư tồn kho được tớnh theo cụng thức:
(2.2) Viết phiếu xuất kho: Kế toỏn vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trờn cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng được yờu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trờn ), ghi trờn cột yờu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
(2.3) Ghi thẻ kho: Thủ kho ghi vào thẻ kho dựa trờn số lượng thực xuất.
(3.1) Ghi sổ chi tiết vật tư: Kế toỏn cập nhập số liệu từ chứng từ, chương trỡnh quản lý nhập-xuất vật tư xử lý số liệu sẽ đưa ra từng nghiệp vụ nhập-xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
(3.2) Lập bảng kờ Nhập-Xuất-Tồn: Kế toỏn vật tư sau khi cập nhập sữ liệu vào phần mềm kế toỏn, phần mềm xử lý số liệu và đưa ra được bảng kờ Nhập-Xuất-Tồn vật tư.
Tồn cuối kỳ được tỡnh như sau:
(3.3) Kiểm kờ thực tế: Cuối thỏng, kế toỏn vật tư, cỏn bộ vật tư sẽ cựng với thủ kho tiến hành kiểm kờ thực tế tỡnh hỡnh tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kờ thực tế và bảng kờ nhập – xuất – tồn để lập biờn bản kiểm kờ thực tế theo mẫu.
(4.1) Bỏo cỏo sử dụng vật tư: Phần mềm kế toỏn sẽ xử lý số liệu, từ cỏc chứng từ nhập, xuất vật tư để đưa ra bỏo cỏo về sử dụng vật tư cho thi cụng.
(4.2) Bỏo cỏo Nhập-Xuất-Tồn kho vật tư: dựa vào bảng kờ nhập-xuất-tồn để lập bỏo cỏo theo chỉ tiờu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).
Tổng số nhập xuất trong kỳ Tổng số lượng nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ = + - Giỏ trị tồn cuối kỳ Giỏ trị tồn đầu kỳ Tổng giỏ trị nhập trong kỳ Tổng giỏ trị xuất trong kỳ = + - 39 Số lượng
tồn kho hiện tại =
Số lượng
tồn đầu kỳ + Số lượng nhập kho trong kỳ - Số lượng xuất kho trong kỳ
Số lượng tồn cuối kỳ