Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá

CNTT : Công nghệ thông tinBHXH : Bảo hiểm xã hội BCĐKT : Bảng cân đối kế toán CBCNV : Cán bộ công nhân viên EVN : Tập đoàn Điện Lực Việt Nam HĐ GTGT : Hoá đơn giá trị gia tăng NVL, CCDC:

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 2

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 3

1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của Điện Lực Thanh Hoá 3

1.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.2/ Một số chỉ tiêu tài chính tổng quát 5

1.2/ Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 6

1.2.1/ Chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị 6

1.2.2/ Ngành nghề kinh doanh 7

1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 8

1.3.1/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 8

1.3.2.1/ Các đơn vị tổ chức sản xuất 9

1.3.2.2/ Các phòng ban chức năng: 9

1.4/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 12

1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán 12

1.4.1.1/ Sơ đồ bộ máy kế toán 12

13

1.4.1.2/ Phân công lao động kế toán 13

1.4.2/ Tổ chức công tác kế toán 16

1.4.2.1/ Chính sách kế toán chung 16

1.4.2.2/ Áp dụng chế độ kế toán tại đơn vị 16

1.4.2.2.1/ Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán 16

1.4.2.2.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 17

1.4.2.2.3/ Đặc điểm tổ chức sổ kế toán 17

1.4.2.2.4/ Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán 19

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 21

2.1/ Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá 21

2.1.1/ Đặc điểm NVL, CCDC và yêu cẩu quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá 21

2.1.2/ Tổ chức quản lý NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 24

2.2/ Công tác đánh giá NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 26

2.3/ Kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 28

2.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê

NVL, CCDC 28

2.3.2/ Kế toán chi tiết NVL, CCDC 37

2.3.3/ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 42

2.3.3.1/ Tài khoản sử dụng 42

2.3.3.2/ Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC 43

2.3.3.3/ Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC 54

2.3.4/ Đánh giá tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 57

PHẦN III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL, CCDC TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 60

3.1/ Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 60

3.1.1/ Những kết quả đạt được 60

3.1.2/ Những khó khăn, tồn tại 63

3.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 67

3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 67

3.2.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 68

KẾT LUẬN 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

CNTT : Công nghệ thông tin

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BCĐKT : Bảng cân đối kế toán

CBCNV : Cán bộ công nhân viên

EVN : Tập đoàn Điện Lực Việt Nam

HĐ GTGT : Hoá đơn giá trị gia tăng

NVL, CCDC: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụPGĐ : Phó giám đốc

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

SXKD : Sản xuất kinh doanh

Ký hiệu Tên bảng, biểu, sơ đồ

Bảng 1.1 Bảng phản ánh quy mô và kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1 Bộ máy quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Điện Lực Thanh Hoá

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên chương trình

kế toán máy của Điện Lực

Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC

Biểu 2.1 Mẫu HĐ GTGT

Biểu 2.2 Mẫu phiếu nhập kho

Biểu 2.3 Mẫu giấy đề nghị cấp vật tư

Biểu 2.4 Mẫu phiếu xuất kho

Biểu 2.5 Mẫu bảng kiểm kê vật tư, hàng hoá tồn kho

Biểu 2.6 Mẫu thẻ kho

Biểu 2.7 Mẫu sổ chi tiết NVL

Biểu 2.8 Mẫu bảng tổng hợp vật tư nhập, xuất, tồn toàn đơn vị

Biểu 2.9 Mẫu Nhật ký chung 1

Biểu 2.10 Mẫu Nhật ký mua hàng TK 152

Biểu 2.11 Mẫu sổ cái TK 152

Biểu 2.12 Mẫu Nhật ký chung 2

Biểu 2.13 Mẫu Nhật ký mua hàng TK 153

Biểu 2.14 Mẫu sổ cái TK 153

Biểu 2.15 Mẫu Nhật ký chung 3

Do đó, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có một vai trò quan trọngtrong cung cấp thông tin kịp thời cho các phần hành kế toán khác đồng thờigóp phần quản lý tốt, cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng chất lượng cho quátrình sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa của Điện Lực Hoàn thiện công tác

kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính là một yếu tố góp phần làmcho công tác kế toán của Điện Lực Thanh Hoá ngày càng đáp ứng tốt cho yêucầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý của đơn vị

Qua thời gian nghiên cứu và thực tập tại Điện Lực Thanh Hoá, với mụcđích tìm hiểu về thực tế và đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế

toán nguyên vật liệu tại đơn vị, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá”.

Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính với kết cấu như sau:

Phần I: Tổng quan về Điện Lực Thanh Hoá.

Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ tại Điện Lực Thanh Hoá.

Phần III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên

vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths Nguyễn Hữu Đồng và các anhchị cán bộ phòng kế toán – tài chính Điện Lực Thanh Hoá đã tận tình chỉ bảo,giúp đỡ em trong giai đoạn thực tập cũng như hoàn thiện chuyên đề tốt nghiệpnày

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ ĐIỆN LỰC THANH HOÁ

1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của Điện Lực Thanh Hoá

1.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển

Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Công tyĐiện Lực I - EVN Việt Nam Hiện nay, công ty có trụ sở đóng tại 98 TriệuQuốc Đạt – Phường Điện Biên - Thành phố Thanh Hoá

Điện Lực Thanh Hoá có tiền thân là nhà máy điện Thanh Hoá đượcthành lập vào ngày 06/04/1961 do Cục Điện Lực ký quyết định thành lập.Nhà máy điện Thanh Hoá được hình thành dựa trên bốn cơ sở phát điện lúcbấy giờ trên địa bàn tỉnh: Nhà máy nhiệt điện Hàm Rồng gồm 2 tổ máy (vớitổng công suất là 3000KW); Nhà máy thuỷ điện Bàn Thạch gồm 3 tổ máyphát (với tổng công suất là 960KW); Nhà máy điện Lô Cô Hàm Rồng; nhàmáy nhiệt điện Cổ Định Trong những ngày mới thành lập, cơ sở vật chất kỹthuật còn nghèo nàn, cũ kỹ Điện năng sản xuất ra chủ yếu là phục vụ chosinh hoạt của nhân dân trong tỉnh và các cơ sở công nghiệp sản xuất nhỏ kháctrên địa bàn tỉnh

Năm 1970, hệ thống điện toàn Tỉnh được hoà với hệ thống lưới điệnmiền Bắc bằng đường dây 35KV Hàm Rồng - Đồng Giao

Tháng 11/1977, Bộ Điện và Than ra quyết định đổi tên là Sở quản lý vàphân phối điện Thanh Hoá Ở giai đoạn này, Điện Lực Thanh Hoá đã khởicông xây dựng đường dây và trạm 110KV ở nhiều địa điểm trên địa bàn tỉnh,đáp ứng yêu cầu về điện năng cho sinh hoạt và sản xuất

Tháng 8/1982, Bộ Điện Lực ra quyết định đổi tên thành Sở Điện LựcThanh Hoá

Sau một thời gian dài sản xuất, nhà máy nhiệt điện Hàm Rồng do khôngcòn đáp ứng được những yêu cầu sản xuất nên đến tháng 6/1989 nhà máynhiệt điện Hàm Rồng đã bị loại bỏ, chỉ còn Thuỷ điện Bàn Thạch sản xuấtđiện năng.

Khi Thuỷ điện Hoà Bình hoàn thành (có công suất 124MW = 1,9 triệuKW) đúng với công suất thiết kế hoàn thành đóng điện đường dây 500KV để

sử dụng điện năng quốc gia có hiệu quả kinh tế, nguồn điện áp ổn định nênđơn vị đã tham mưu cho Công ty Điện Lực I huy động huy động vốn ngânsách, vốn nhân dân đóng góp để xây dựng và cải tạo hệ thống điện nối mạchliên kết với nhau Đây là bước nhảy vọt quyết định và đánh dấu sự phát triểncủa ngành Điện Lực Thanh Hoá

Năm 1994, đơn vị đã hoàn thành xây dựng trạm trung gian 35KV ở haihuyện Thường Xuân và Ngọc Lặc, đưa điện lưới quốc gia lên đến huyện miềnnúi Lang Chánh

Đúng ngày 2/9/1995, kỷ niệm 50 năm ngày thành lập nước CHXHCNViệt Nam, Điện Lực Thanh Hoá đã hoàn thành việc đưa điện lưới quốc gia vềhai huyện miền núi cuối cùng là Bá Thước và Quan Hoá đạt 100% số huyệntrong tỉnh có điện

Năm 1996, Điện Lực Thanh Hoá chính thức bàn giao chức năng quản lýNhà nước cho Sở Công nghiệp, chỉ còn quản lý kinh doanh bán điện

Ngày 8/3/1996, EVN Việt Nam ra quyết định đổi tên thành Điện LựcThanh Hoá

Gần 47 năm hình thành và phát triển, Điện Lực Thanh Hoá đã đạt đượcnhững thành tích đáng kể bằng chính sức lực của cán bộ công nhân viên trongđơn vị và sự hỗ trợ của ngành điện, cùng với chính quyền và nhân dân trongtỉnh Hiện nay cơ sở vật chất của Điện Lực Thanh Hoá đã có: Trạm biến áp220KV (công suất 2 * 125 MVA); 07 trạm biến áp 110KV (với 10 máy biến

áp có tổng dung lượng 327 MVA), trong đó có hai trạm chuyên dùng chocông ty Xi măng Bỉm Sơn, Nghi Sơn (công suất 36 MVA); 36 trạm trung gian35KV và 2098 trạm biến áp phụ tải và hơn 3000 Km đường dây cung cấpđiện áp.

Ngành điện là ngành chủ chốt và có vai trò đặc biệt quan trọng không thểthiếu được của mọi nền kinh tế đặc biệt là nền kinh tế hiện đại Đối với nước

ta hiện nay, trong cơ chế kinh tế thị trường giao lưu và hội nhập quốc tế mạnh

mẽ, ngành điện đã, đang và ngày càng chiếm một vị trí quyết định và thúc đẩyđối với sự phát triển nền kinh tế cả nước hiện nay Nhận thức được vai trò vànhiệm vụ quan trọng đó của mình, tập thể cán bộ công nhân viên trong ngànhnói chung cũng như trong đơn vị nói riêng luôn phấn đấu trong lao động, họctập và nghiên cứu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về điện năng sinh hoạt

và sản xuất của nhân dân và xã hội

1.1.2/ Một số chỉ tiêu tài chính tổng quát

Đơn vị tính: VNĐ

Tuyệt đối Tương đối

Trong đó CP điện 127.548.130.548 144.093.444.485 16.545.313.937 0,13 Lợi nhuận 558.215.227 1.390.853.333 832.638.106 1,49

SXKD điện không xác định P -

Tổng quỹ lương 37.892.870.298 52.102.886.447 14.210.016.149 0,38 Tổng số CBCNV 1.314 1.412 98 0,07 Thu nhập bình quân 2.403.150 3.075.005 671.855 0,28

Bảng 1.1: BẢNG PHẢN ÁNH QUY MÔ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA

DOANH NGHIỆP

Để thấy được quy mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp, ta có bảng phân tích một số chỉ tiêu tài chính tổng quát nhưtrên (Bảng 1.1).

Nhìn vào bảng ta có thể thấy được trong những năm qua Điện Lực đã coitrọng việc quản lý sử dụng vốn, không những bảo toàn mà còn phát triển vốnkinh doanh bằng việc sử dụng vốn có hiệu quả Điều đó cho thấy doanhnghiệp chú trọng đến đầu tư và đầu tư có hiệu quả đặc biệt là tăng đầu tư mới

và nâng cấp TSCĐ trong doanh nghiệp Qua kết quả kinh doanh năm 2006,

2007 thấy được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhìn chung có hiệuquả, hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, tăng thu nhập với mức khá cao cho ngườilao động và có lãi

1.2/ Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2.1/ Chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị

Ngành điện hiện nay là ngành độc quyền và chịu sự điều tiết của Nhànước, là ngành duy nhất cung cấp điện năng cho các thành phần kinh tế vàcho đời sống xã hội Với nguồn điện phát còn hạn chế mà nhu cầu tiêu thụđiện năng lại lớn, lượng điện năng chưa đáp ứng đủ nhu cầu, vì vậy chứcnăng phân phối điện là quan trọng Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệpNhà nước trực thuộc Công ty Điện Lực I, được công ty phân cấp quản lý, bánđiện cho các thành phần kinh tế, các hộ tiêu dùng điện tại địa bàn tỉnh ThanhHoá Điện Lực Thanh Hoá có những chức năng và nhiệm vụ chính sau:

Tổ chức quản lý tốt tài sản lưới điện, đảm bảo lưới điện vận hành an toànliên tục, phục vụ kịp thời cho nhu cầu bán điện

Tổ chức quản lý tốt điện năng, thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh điệnnăng của ngành giao trên địa bàn tỉnh nhà

Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, Điện Lực Thanh Hoá còn có cácnhiệm vụ khác như:

Đại tu xây dựng mới các đường dây cao thế, hạ thế và lắp đặt các trạmbiến áp mới trên địa bàn tỉnh.

Tổ chức thí nghiệm, sửa chữa các thiết bị điện

Phối hợp với Sở Công nghiệp trong việc quy hoạch lưới điện thành phố

có những đặc thù nhất định, trong đó cần chú trọng việc làm thế nào để sảnxuất và kinh doanh điện năng đảm bảo chất lượng, đảm bảo an toàn chođường dây tải điện, giá mua theo cấp trên quy định còn giá bán do Nhà nước

quy định Do đó, ngành điện phải kinh doanh như thế nào cho có lãi là một

vấn đề hết sức nan giải Mục tiêu chính của vấn đề này là giảm tổn thất điệnnăng, đảm bảo chất lượng điện và đảm bảo an toàn, khai thác triệt để kháchhàng, sử dụng, quản lý chặt chẽ điện năng bán ra cho khách hàng Ngoài racòn phục vụ tốt công tác phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh

Tài sản của ngành điện rất lớn nhưng nằm rải rác ở khắp mọi nơi nênviệc quản lý tài sản rất khó khăn nhất là hệ thống đường dây truyền tải điện.Chính vì đặc thù riêng như vậy nên việc nâng cao hiệu quả kinh doanhphụ thuộc vào rất nhiều yếu tố của nền kinh tế quốc dân cũng như đời sốngsinh hoạt của nhân dân Điện Lực Thanh Hoá đã xác định được nhiệm vụ củamình trong nền kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập với thế giới đặc biệt là từkhi Việt Nam gia nhập WTO Do đó đã và đang từng bước hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản lý, kinh doanh có hiệu quả hơn để hoà nhập với sự phát triểnchung của nền kinh tế.

1.3/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Điện Lực Thanh Hoá là đơn vị sản xuất, kinh doanh bán điện - đây lànhiệm vụ chính và chủ yếu của đơn vị, nhưng đồng thời vẫn có những đơn vịphụ trợ sản xuất phục vụ cho công tác kinh doanh bán điện

Bộ phận chính là các chi nhánh điện được phân chia theo địa giới hànhchính Tổ chức bộ máy quản lý của Điện Lực Thanh Hoá có thể được mô tảqua sơ đồ sau:

Phòng quản

lý XD

Phòng kinh doanh

Phòng kỹ thuật

Phòng Điều độ

Phòng

kế toán

Phòng an toàn LĐ

Phòng T.tra

BV &

PC

Trung tâm viễn thông ĐL

Phòng

CNTT

PX điện cơ

PX thiết kế

PX xây lắp

PX thí nghiệm

và sửa chữa điện

25 chi nhánh điện

Sơ đồ 1.1: BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ

PGĐ VT, TH cáp

& Internet

1.3.2/ Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

1.3.2.1/ Các đơn vị tổ chức sản xuất

Các đơn vị trực tiếp kinh doanh của Điện Lực Thanh Hoá là 25 chinhánh được phân chia theo địa giới hành chính trong tỉnh bao và các đơn vịsản xuất phụ trợ bao gồm: Phân xưởng Điện cơ; Phân xưởng Thiết kế; Phânxưởng xây lắp và sửa chữa điện; Phân xưởng Thí nghiệm – Đo lường

+ Các chi nhánh: Quản lý ghi số công tơ, thu tiền điện khách hàng quản

lí vận hành sửa chữa lưới điện, thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh bảo vệ lướiđiện chống lấy cắp điện, lắp đặt phát triển công tơ mới, phát triển khách hàngviễn thông và thu cước phí viễn thông trên địa phận mình quản lý

+ Phân xưởng điện cơ: Gia công chế tạo các thiết bị, phụ tùng phục vụcho công tác quản lý vận hành và sửa chữa cơ khí, sửa chữa đại tu các thiết bịđiện

+ Phân xưởng thiết kế: Nhiệm vụ thiết kế cải tạo lưới điện, thiết kế cáccông trình điện mới cấp điện áp 35kv

+ Phân xưởng xây lắp và sửa chữa điện: Thi công xây dựng các côngtrình đại tu sửa chữa, lưới điện và trạm biến áp phục vụ cho sản xuất kinhdoanh

+ Phân xưởng Thí nghiệm Đo lường: Thí nghiệm đo lường thiết bị điện,quản lý hiệu chỉnh công tơ (đồng hồ đo đếm điện năng), thí nghiệm định kỳdầu máy biến áp và làm các dịch vụ khác về điện

1.3.2.2/ Các phòng ban chức năng:

* Bộ máy lãnh đạo Điện Lực Thanh Hoá gồm:

- Giám đốc: Là người được Giám đốc Công ty Điện Lực I uỷ quyền

quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Điện Lực Trực tiếp phụtrách phòng Hành chính quản trị, Kế hoạch, Tài chính, Tổ chức, Vật tư vận tải

và Thanh tra bảo vệ & pháp chế

- Phó giám đốc kỹ thuật: Được Giám đốc uỷ quyền điều hành công tác

quản lý vận hành lưới điện đảm bảo an toàn và kinh tế Trực tiếp điều hànhphòng kỹ thuật, phòng điều độ, phòng an toàn, phân xưởng điện cơ, phânxưởng thí nghiệm, Công nghệ thông tin và công tác kỹ thuật của 23 chi nhánhđiện

- Phó Giám đốc XDCB: Được giám đốc uỷ quyền điều hành công tác

xây dựng cơ bản lưới điện, kiến trúc sửa chữa lớn lưới điện, công tác kinhdoanh viễn thông điện lực Trực tiếp phụ trách phòng quản lý xây dựng, trungtâm viễn thông điện lực và phân xưởng sửa chữa - xây lắp điện

- Phó giám đốc kinh doanh: Được giám đốc uỷ quyền điều hành công

tác kinh doanh bán điện, giám sát điện năng, tổn thất điện năng Trực tiếpđiều hành kinh doanh, giám sát điều hành công tác kinh doanh của 25 chinhánh điện

- Phó giám đốc viễn thông, truyền hình cáp & Internet: Được giám

đốc uỷ quyền điều hành công tác viễn thông, truyền hình cáp và Internet

* Bộ máy tham mưu gồm:

- Phòng hành chính: Lập lịch công tác, hành chính văn thư, quản lý và

điều hành xe con

- Phòng kế hoạch đầu tư: Dây dựng và duyệt kế hoạch sản xuất kinh

doanh, kế hoạch về vốn, kế hoạch về vốn XDCB của đơn vị giao, theo dõiviệc thực hiện kế hoach, đề xuất các biện pháp xử lí thích hợp những phátsinh trong quá trình thực hiện

- Phòng tổ chức lao động: Tổ chức quản lí lao động, tiền lương của toàn

Điện Lực Thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động.Lập duyệt kế hoạch lao động tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, nâng bậc cho cán

bộ công nhân viên, theo dõi thi đua khen thưởng của toàn Điện Lực

- Phòng kỹ thuật: Quản lí kỹ thuật, quản lí quy hoạch tiêu chuẩn, định

mức nghiên cứu cải tiến kỹ thuật

- Phòng an toàn: Kiểm tra giám sát mọi công việc của công nhân trực

tiếp tiếp xúc với điện để đảm bảo đúng kỹ thuật, an toàn lao động, an toàn sảnxuất và chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV

- Phòng tài chính kế toán: Thực hiện đúng chức năng kế toán thống kê

theo pháp luật kế toán, thống kê do nhà nước qui định Phòng có trách nhiệmtham mưu với giám đốc trong việc xử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quảđồng thời hoàn thành với nghĩa vụ của nhà nước theo qui định Theo dõi vàquản lí tài sản vật tư, tiền vốn của xí nghiệp

- Phòng vật tư vận tải: Lập kế hoạch thiết bị vật tư phục vụ sản xuất và

XDCB, tổ chức tốt công tác cung ứng, cấp phát vật tư, kiểm tra giám sát việc

sử dụng vật tư, quản lí bảo vệ kho tàng vật tư, thống kê quyết toán vật tư, điềuhành xe vận tải

- Phòng kinh doanh điện năng: Quản lí công tác kinh doanh, phát triển

khách hàng, chiến lược thị trường và lắp đặt công tơ khách hàng, theo dõi hợpđồng mua bán điện, phát hành hoá đơn thu tiền điện, theo dõi tình hình thựchiện các chỉ tiêu kinh doanh ở từng chi nhánh Theo dõi tổng nợ, có đến từngkhách hàng dùng điện Thống kê tổng hợp, báo cáo công tác kinh doanh

- Phòng điều độ: Chỉ huy vận hành lưới điện khu vực, giải quyết sự cố

lưới điện khu vực

- Phòng quản lí xây dựng: Làm quản lý A các dự án đầu tư xây dựng

của Điện Lực

- Phòng công nghệ thông tin và viễn thông: Theo dõi mạng thông tin,

mạng máy tính toàn Điện Lực

- Trung tâm viễn thông Điện lực: Là đầu mối kinh doanh viễn thông

Điện Lực, trực tiếp điều hành mạng lưới kinh doanh viễn thông Điện Lực

(quản lý và phát triển khách hàng, quản lý thiết bị đầu cuối - Điện Lực làmđại lý bán hàng cho Công ty viễn thông Điện Lực EVNTelecom, quản lý hợpđồng viễn thông, quản lý hoá đơn, công nợ khách hàng, quản lý công tác kỹthuật viễn thông).

1.4/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán

1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán

1.4.1.1/ Sơ đồ bộ máy kế toán

Phòng Kế toán của Điện Lực có chức năng tổ chức công tác hạch toán kếtoán và quản lý tài chính của DN bảo đảm cân đối về tài chính phục vụ chocông tác SXKD, có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ côngtác thống kê trong phạm vi toàn Điện Lực, giúp Giám đốc sử dụng vốn cóhiệu quả, đáp ứng yêu cầu SXKD

Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý củacông ty, để phù hợp với đặc điểm trên bộ máy kế toán được tổ chức theo hìnhthức tập trung Theo hình thức tổ chức này thì toàn bộ công việc kế toán đượctập chung tại phòng kế toán của Điện Lực Ở các chi nhánh, phân xưởng vàTrung tâm viễn thông không có bộ phận riêng mà chỉ có các nhân viên kếtoán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập kiểm tra chứng từ, gửi chứng

từ về phòng kế toán của Điện Lực Mô hình kế toán của đơn vị được thể hiệnqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA ĐIỆN LỰC THANH HOÁ

1.4.1.2/ Phân công lao động kế toán

Hiện nay phòng tài chính kế toán của Điện Lực có 11 người được bố trí

tổ chức như sau:

- Kế toán trưởng:

Là người giúp việc cho Giám đốc Điện Lực về công tác kế toán tài chínhtrong Điện Lực, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở phân công vàquản lý các phần hành kế toán, để đáp ứng yêu cầu, chức năng công tác hạchtoán kế toán tại Điện lực; kiểm tra hoạt động bộ máy kế toán; chịu tráchnhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị; thay mặt nhànước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ qui định của nhà nước về lĩnh vực

kế toán cũng như lĩnh vực tài chính trong phạm vi Điện Lực Quyền hạn của

kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của Điện Lực vàlợi ích của Nhà nước

Thủ quỹ

KT vật tư TSCĐ KT

và tiền lương

KT SCL

&

viễn thông

KT QT XDCB

KT thanh toán XDCB

Kế toán các chi nhánh, Trung tâm viễn thông ĐL và các phân xưởng

Phó phòng phụ trách

KT XDCB

- Phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp:

Là người trợ giúp kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán sản xuất kinhdoanh theo đúng pháp luật về kế toán hiện hành, có chức năng theo dõi tất cảcác tài khoản trong và ngoài bảng cân đối kế toán, kiểm tra hướng dẫn các kếtoán viên hoàn thành nhiệm vụ Cuối quý hoặc cuối năm thực hiện báo cáoquyết toán, phản ánh toàn bộ hoạt động của điện lực lên cấp trên theo kiểumẫu quy định

- Phó phòng phụ trách kế toán XDCB:

Trợ giúp Kế toán trưởng phụ trách công tác kế toán xây dựng cơ bản củaĐiện lực từ khâu thanh quyết toán đến khâu hạch toán kế toán và báo cáoquyết toán phần xây dựng cơ bản

- Kế toán giá thành:

Đến kỳ tính giá thành, kế toán căn cứ vào bảng kê và nhật ký chứng từ

đã được lập (do chương trình máy tính cập nhật và lập tự động), kế toán tiếnhành tập hợp chi phí và căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tàikhoản có liên quan để tính giá thành sản phẩm

- Kế toán thanh toán:

Theo dõi các khoản nợ phải thu trong nội bộ các khoản thu của đợn vịvới khách hàng về số vốn đã cấp, đã ứng về các khoản đã ứng chi khi trả lại,các khoản nộp phải đòi và theo dõi mọi khoản nợ phát sinh trong quá trình

KD mà đơn vị phải trả phải thu; tập hợp, theo dõi và hạch toán chứng từ ngânhàng

- Kế toán tiền lương và TSCĐ:

Có nhiệm vụ hạch toán nguyên giá, khấu hao, tình hình tăng, giảm, thanh

lý TSCĐ; tính toán tiền lương và BHXH của cán bộ CNV trong đơn vị

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Theo dõi và phản ánh kịp thời chính xác về tình hình biến động củanguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Điện lực như số lượng, chất lượng,chủng loại của từng loại vật liệu đã nhập xuất kho Định kỳ tham gia kiểm kêđánh giá vật liệu theo từng đối tượng, từng nơi sử dụng và phân bổ chi phí vậtliệu cho từng đối tượng sử dụng (chương trình kế toán trên máy tính tự độngthực hiện)

- Kế toán Sửa chữa lớn TSCĐ và viễn thông:

Có trách nhiệm quyết toán các hạng mục sửa chữa lớn TSCĐ, hạch toánchi phí và thanh toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, hạch toán doanh thu, chiphí, hàng ký gửi (thiết bị đầu cuối), hoa hồng đại lý dịch vụ viễn thông điệnlực (số liệu do Trung tâm viễn thông điện lực cấp)

- Kế toán quyết toán các công trình xây dựng cơ bản:

Cùng với phòng quản lý xây dựng thực hiện việc quyết toán các côngtrình xây dựng cơ bản của Điện lực

- Kế toán hạch toán và thanh toán xây dựng cơ bản:

Tập hợp hồ sơ thanh toán giai đoạn và thanh lý hợp đồng xây dựng, thựchiện giải ngân các dự án đầu tư của Điện lực, thực hiện hạch toán sổ sách,theo dõi công nợ và báo cáo quyết toán tài chính về XDCB

+ Nhận hoá đơn thu tiền điện và sau đó phát cho nhân viên thu ngân để

họ thu tiền các khoản tiền bán điện và sau đó phát cho nhân viên thu ngân để

họ thu tiền Các khoản tiền bán điện và các khoản thu khác đều nộp vào ngânhàng nơi chi nhánh mở (dạng tài khoản chỉ thu) để chuyển về tài khoản của

đơn vị Theo dõi chấm xoá nợ cho từng khách hàng dùng điện khối cơ quan

1.4.2/ Tổ chức công tác kế toán

1.4.2.1/ Chính sách kế toán chung

Báo cáo tài chính được lập bằng đồng Việt Nam, quy đổi các đồng tiềnkhác về đồng tiền Việt Nam theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm phát sinh.Niên độ kế toán Điện Lực Thanh Hoá áp dụng là một năm tài chính bắtđầu từ ngày 01/01/200N kết thúc vào 31/12/200N hàng năm

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theophương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vật tư xuất kho theo phươngpháp thực tế bình quân sau mỗi lần nhập

Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được phản ánhtheo nguyên giá Tất cả tài sản cố định áp dụng thống nhất phương pháp khấuhao đường thẳng, trích theo tháng và khi tăng (giảm) thì trích khấu hao vàotháng sau phù hợp với quyết định 206 - 2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003.Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ

1.4.2.2/ Áp dụng chế độ kế toán tại đơn vị

nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Đối với mỗi phầnhành kế toán cụ thể sẽ có một hệ thống chứng từ kế toán áp dụng với trình tự

và thời gian luân chuyển cụ thể Tại Điện Lực Thanh Hoá chứng từ sử dụngđược tự in theo đúng biểu mẫu, quy định của Bộ Tài chính và EVN

- Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền…

- Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho…

- Lao động tiền lương: Bảng chấm công nguyên thuỷ, bảng thanh toántiền lương, bảng thanh toán BHXH…

- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh

lý TSCĐ…

- Bán hàng: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT…

1.4.2.2.2/ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kếtoán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03năm 2006 của Bộ Tài chính Hệ thống kế toán này đã được Công ty Điện Lực

I sửa đổi bổ sung, cụ thể hoá cho phù hợp với đặc thù của ngành điện, đãđược Bộ Tài Chính chấp thuận Hiện nay hệ thống tài khoản đơn vị sử dụngbao gồm cả các tài khoản trong và ngoài Bảng cân đối kế toán

1.4.2.2.3/ Đặc điểm tổ chức sổ kế toán

- Điện lực áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung

- Cùng với sự phát triển mở rộng qui mô và đa ngành nghề kinh doanh,Điện lực đã trang bị cho công tác hạch toán kế toán bằng chương trình kế toánmạng (có máy trạm riêng cho từng phần hành kết nối vào máy chủ của ĐiệnLực và máy chủ của Công ty Điện Lực 1)

- Chương trình kế toán máy do Tập đoàn Điện Lực Việt Nam cung cấpđược thực hiện thống nhất cho từng Công ty Điện Lực miền với hệ thống tài

khoản và hệ thống mã đối tượng chi tiết được khai báo phù hợp với đặc điểmkinh doanh từng doanh nghiệp (từng Điện Lực).

- Tại phòng kế toán mọi nghiệp vụ của kế toán tài chính phát sinh phảnánh ở các chứng từ gốc đều được hạch toán trên máy tính vào sổ nhật ký màtrọng tâm là Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái theo các nghiệp vụkinh tế phát sinh Những đối tượng nào cần hạch toán chi tiết thì đồng thờighi vào sổ kế toán chi tiết cuối kỳ căn cứ vào sổ cái các TK và bảng tổng hợp

số liệu chi tiết để báo cáo tài chính

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký

đặc biệt Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ KT chi tiết

Sơ đồ 1.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TRÊN

CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN MÁY CỦA ĐIỆN LỰC

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày :

Ghi cuối kỳ :Quan hệ đối chiếu :Thực hiện nhật kí chung rất phù hợp với phần mềm chương trình kế toáncủa ngành, với hệ thống này các bút toán sẽ được xử lý dễ dàng và hạch toánkịp thời đúng tiến độ và hệ thống sẽ tương thích với ISO

1.4.2.2.4/ Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng trong doanh nghiệp bao gồm 2 loại: Báocáo do Nhà nước quy định và báo cáo kế toán do EVN quy định thêm và theoyêu cầu sử dụng của đơn vị

Báo cáo tài chính tháng: Đơn vị lập những báo cáo nhanh hàng tháng vớithời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng

Báo cáo tài chính quý: bao gồm BCĐKT, BCKQHĐKD, BCLCTT, thuyếtminh BCTC, BC thực hiện đầu tư, BC giá thành (theo khoản mục, theo yếu tố).Báo cáo tài chính hợp nhất: được lập hàng quý và hàng năm

Báo cáo tài chính năm: được lập vào cuối niên độ kế toán, ngoài ra Điệnlực còn in các báo cáo kế toán quản trị: tình hình công nợ, giá thành sảnphẩm, chi phí SXKD theo yếu tố, tăng giảm TSCĐ, tăng giảm vốn, phân phốithu nhập, chi phí quản lý và bán hàng…

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI ĐIỆN LỰC THANH

HOÁ

2.1/ Đặc điểm và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá

2.1.1/ Đặc điểm NVL, CCDC và yêu cẩu quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá

* Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuấtkinh doanh, duy tu sửa chữa và xây dựng cơ bản Đây chính là yếu tố khôngthể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của các quá trình trên Do vậy,công tác quản lý nguyên vật liệu là một công tác rất quan trọng phải đượcquan tâm và tổ chức tốt để quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa và xâydựng cơ bản tại Điện Lực Thanh Hoá đạt hiệu quả cao Hạch toán nguyên vậtliệu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản

lý nguyên vật liệu, đồng thời là tiền đề cho hạch toán chi phí sản xuất, từ đóxác định kết quả kinh doanh của một kỳ Công tác này chỉ có thể thực hiệntrên cơ sở bám sát đặc thù của nguyên vật liệu tại đơn vị

Ngành điện có những quy trình sản xuất kinh doanh riêng biệt, nên vậtliệu của Điện Lực Thanh Hoá cũng có đặc điểm riêng Vật liệu chủ yếu lànhững vật liệu chuyên ngành như công tơ, cáp, dây điện, dầu cách điện, hộpcông tơ…

Vật liệu sau khi lắp vào công trình thì phần lớn sẽ ở ngoài trời, nếu chấtlượng không được đảm bảo thì sẽ gây nên sự cố, do đó chất lượng vật liệu làđối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện

Vật liệu dùng cho công tác xây dựng các công trình điện, thi công sửachữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liêntục… được phân loại theo sổ danh điểm vật liệu Hiện nay, tại Điện Lực vậtliệu được chia thành 5 nhóm chính:

• Nhóm 1: Vật liệu chính (TK 15221) - Bao gồm các loại vật tư chủ yếu

để xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây,công trình điện Nhóm này chi tiết thành 495 loại vật liệu chính nhưcáp, dây, cầu giao, xà, đầu cốt, đầu cáp, cột, máy biến áp, dao cách ly…

• Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218) – Bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách

điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng… Nhóm này chi tiếtthành 56 loại vật liệu

• Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222) - Bao gồm các loại Aptomat, TI,

TU Nhóm này chi tiết thành 294 loại vật liệu phụ

• Nhóm 4: Công tơ (TK 15231) – Bao gồm các loại công tơ đo đếm điện

1 pha, 3 pha, hữu công, vô công, điện tử… Nhóm này chi tiết thành 160loại vật liệu khác nhau

• Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 1525) – Bao gồm các loại vật liệu đã cũ,

thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo công trình điện

* Đặc điểm và phân loại công cụ dụng cụ:

Cũng như nguyên vật liệu, số lượng công cụ dụng cụ sử dụng và chủngloại công cụ dụng cụ tương đối nhiều nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụsản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn và quản lý Như vậy, những đặcđiểm về NVL, CCDC và tình hình sử dụng làm Điện Lực Thanh Hoá đứngtrước khó khăn là phải quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua,nhập kho, xuất kho và hạch toán chính xác từng loại đối với khối lượng khối

lượng NVL, CCDC lớn và đa dạng về chủng loại Điều đó đòi hỏi đơn vị phảitiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả cho tổng thể các loạiNVL, CCDC và từng loại nói riêng nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và đảmbảo chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh và xây dựng cơ bản Mộttrong những công việc đầu tiên giúp quản lý tốt và công tác kế toán vật tư đạthiệu quả là tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC.

CCDC bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm… Xét về mụcđích sử dụng có thể chia CCDC thành 3 nhóm chính theo mục đích sử dụng:dùng cho hoạt động sản xuất, duy tu sửa chữa và quản lý:

 CCDC dùng cho sản xuất (công tác quản lý vận hành lưới điện) gồm: kìm kẹp chì, găng, ủng, sào cách điện, bút thử điện, dây da an toàn…

 CCDC dùng cho công tác duy tu, sửa chữa gồm: palăng, tời, tó,

* Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Công tác quản lý NVL, CCDC được thực hiện theo đúng quy định củaNhà nước và ngành Bộ máy quản lý NVL, CCDC được tổ chức khoa học,hợp lý theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị Việc tổ chức cung ứng được thựchiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành Điện Từ khâu lập, duyệt

kế hoạch, tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời

và đạt hiệu quả cao nhất cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và đầu tư xâydựng của đơn vị Dự trữ NVL, CCDC phải tính toán chặt chẽ hợp lý, đảm bảo

được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bảnnhưng không ứ đọng vốn Đồng thời đối với quản lý NVL, CCDC cần đảmbảo việc nắm được kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình biến động NVL,CCDC, tình hình tồn kho để có kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hiệu quả Do

đó đối với Điện Lực Thanh Hoá, những biện pháp quản lý chặt chẽ nhằmtránh không để hư hỏng, mất mát là rất cần thiết Kho NVL, CCDC (kho kín

và kho hở) đều phải có đầy đủ điều kiện kỹ thuật để đảm bảo vật tư đượcnguyên vẹn cả về số lượng và chất lượng trong suốt thời gian bảo quản tạikho

Xuất phát từ những đặc điểm chung cũng như những đặc điểm riêng cócủa Điện Lực Thanh Hoá, ta thấy việc quản lý tốt khâu cung ứng, dự trữ và sửdụng NVL, CCDC là điều kiện cần thiết để hạch toán chính xác, hợp lý NVL,CCDC và là điều kiện bảo đảm chất lượng trong quá trình sản xuất kinhdoanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quảcao nhất

2.1.2/ Tổ chức quản lý NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh vàduy tu sửa chữa, Điện Lực Thanh Hoá đã chủ động xây dựng một quy chếquản lý NVL, CCDC cũng như vật tư nói chung chặt chẽ ở tất cả các khâu từ

cung ứng, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ

và đúng chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên

và sửa chữa lớn

Khâu cung ứng:

Việc tổ chức cung ứng được thực hiện theo đúng các quy định của Nhànước và của ngành điện Việc mua sắm NVL, CCDC do phòng Vật tư trựctiếp quản lý Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa thườngxuyên và sửa chữa lớn, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch mua sắm NVL,

CCDC nhằm đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng NVL, CCDC cho quátrình sản xuất kinh doanh, sửa chữa trình Công ty Điện Lực I duyệt.

Việc mua sắm NVL, CCDC của Điện Lực Thanh Hoá nằm trong kếhoạch sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn được Công ty giao tuân thủtheo đúng nguyên tắc như sau:

Đúng chủng loại, số lượng NVL, CCDC theo như kế hoạch phải đượccấp có thẩm quyền phê duyệt Trường hợp mua sắm bằng hình thức đấu thầu,chào hàng cạnh tranh được thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy địnhtrong quy chế đấu thầu Trường hợp mua sắm bằng hình thức mua sắm trựctiếp hoặc chỉ định thầu được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ đúng các điều kiệntheo quy định của Nhà nước cùng với Quyết định kèm theo số 93EVN/HĐQT-QLĐT ngày 4/4/2001 của Hội đồng quản trị EVN

Khâu dự trữ:

Điện Lực Thanh Hoá rất chú trọng đến công tác dự trữ Hiện nay đơn vị

có hai kho NVL, CCDC được xây dựng tại Hàm Rồng (bao gồm kho điện vàkho sắt thép, CCDC khác), đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từngchủng loại NVL, CCDC được lưu giữ và bảo quản tại đó NVL, CCDC saukhi được nhập kho sẽ thuộc trách nhiệm bảo quản và quản lý của thủ kho.NVL, CCDC nhập kho được thủ kho hay bộ phận vật tư phân loại, sắp xếpđúng chỗ quy định chia thành các nhóm sản phẩm riêng, đảm bảo khoa họchợp lý cho bảo quản nguyên vật liệu cũng như thuận tiện cho việc theo dõinhập, xuất kho và kiểm kê tồn kho Mỗi loại NVL, CCDC đều có thẻ kho ghi

số liệu nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất, tồn kho sổ sách và số liệutồn thực tế qua các đợt kiểm kê

Hàng kỳ, thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng vềchất lượng NVL, CCDC cho các phòng ban liên quan gồm phòng vật tư vậntải, phòng kế hoạch đầu tư và phòng kế toán để có các phương án xử lý kịp

thời về dự trữ NVL, CCDC cũng như những hư hỏng xảy ra với NVL, CCDC

để bổ sung dự trữ đầy đủ cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyênhay sửa chữa lớn và lập hồ sơ xử lý vật tư kém, mất phẩm chất theo đúng quyđịnh của ngành

Khâu sử dụng:

Quá trình sử dụng NVL, CCDC là sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng vật

tư vận tải, phòng tài chính - kế toán, đơn vị sản xuất và thủ kho Vật tư đã cấp

ra khỏi kho thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp của bộ phận sử dụng Khi có

nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng lập Kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hàng tháng, quý, năm, trình phòng kế hoạch đầu tư, phòng vật tư vận

tải tập hợp Định kỳ hoặc đột xuất đơn vị sử dụng vật tư căn cứ vào kế hoạch

sử dụng đã được duyệt, lập Giấy đề nghị cấp vật tư chuyển cho phòng vật

tư Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư được duyệt, Kế toán vật tư tiến hành lập

Phiếu xuất kho và giao cho bộ phận lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh vật tư.

Phiếu xuất kho và phiếu đề nghị cấp vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ vàđược tổng hợp thông tin và luân chuyển đối chiếu so sánh giữa hai phòng tàichính - kế toán và vật tư vận tải Tổng hợp tình hình sử dụng vật tư của kỳtrước (do phòng tài chính - kế toán và phòng vật tư vận tải cấp) là căn cứ đểxây dựng kế hoạch thu mua NVL, CCDC cho kỳ tới cũng như theo dõi tìnhhình sử dụng NVL, CCDC tại các bộ phận sử dụng

2.2/ Công tác đánh giá NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá

* Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho:

Giá NVL, CCDC mua ngoài bao gồm: giá mua trước thuế ghi trên hoáđơn (trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tếcủa NVL, CCDC được xác định là giá thanh toán) Trường hợp hợp đồng muabán vật tư có quy định giao hàng tại đơn vị cung cấp thì giá mua vật tư bao

gồm cả chi phí vận chuyển bốc xếp, thuê kho bãi…, hao hụt tự nhiên trongđịnh mức (nếu có).

* Đối với NVL, CCDC phát hiện thừa thiếu trong kiểm kê:

NVL, CCDC phát hiện thừa trong kiểm kê, căn cứ vào kết luận của Hộiđồng kiểm kê xác định chất lượng và giá cả của số NVL, CCDC phát hiệnthừa trong kiểm kê nhập kho NVL, CCDC phát hiện thiếu trong kiểm kê, căn

cứ vào giá trị sổ sách xuất kho và xử lý theo quy định

* Đối với NVL, CCDC xuất kho, tồn kho cuối kỳ:

Điện Lực Thanh Hoá áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền tức

thời cho NVL, CCDC xuất kho (bình quân sau mỗi lần nhập) Công thức tính

giá NVL, CCDC xuất kho như sau:

Giá trị NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho

Số lượng NVL, CCDC tồn kho tại thời điểm xuất kho

Đối với trường hợp nhập xuất thẳng, đơn vị cũng làm thủ tục nhập xuấtkho và tính giá theo phương pháp thực tế đích danh

Ngày 14/1/2008, xuất kho nguyên liệu ‘dầu cách điện’ 200 l

Kế toán xác định giá thực tế 200 l ‘dầu cách điện’ xuất kho là:

200 x 24.500 = 4.900.000 đ

Việc sử dụng phần mềm kế toán của ngành tại Điện Lực Thanh Hoátrong công tác hạch toán kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh Đốivới công tác hạch toán NVL, CCDC, vật tư nhập xuất trong kỳ được nhập vàomáy hàng ngày Máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá và giá trị vật tư xuất khotrên mỗi phiếu xuất kho

2.3/ Kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá

2.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê NVL,

CCDC

* Chứng từ và thủ tục nhập kho NVL, CCDC:

Tất cả NVL, CCDC do Công ty cấp và Điện Lực mua đều phải nhậpkho, khi nhập kho phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứcủa từng loại Căn cứ vào tình hình thực tế của từng dự án hoặc từng hợpđồng, Điện Lực Thanh Hoá tiến hành nghiệm thu vật tư, hàng hoá khi giaohàng Điện Lực Thanh Hoá tổ chức một Hội đồng nghiệm thu vật tư, hànghoá thực hiện nghiệm thu vật tư nhập kho sau đó lập Biên bản nghiệm thu vật

tư, Biên bản giao nhận hàng hoá với nhà cấp hàng và gửi cho phòng Vật tưvận tải Các loại công cụ thông thường có giá trị sử dụng dưới 1 năm, sốlượng ít, giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (vănphòng phẩm, bulông, ốc vít…) thì không nhất thiết phải có Biên bản nghiệmthu vật tư

Thủ kho và kế toán vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách NVL,CCDC trên cơ sở các hoá đơn chứng từ nhận từ phòng Vật tư vận tải, nếuthấy khớp đúng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho

Kế toán vật tư căn cứ vào hồ sơ phòng Vật tư vận tải chuyển đến baogồm các chứng từ: Biên bản nghiệm thu vật tư, Hợp đồng kinh tế, Giấy đềnghị mua vật tư (của phòng Vật tư vận tải), Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cướcphí vận chuyển (nếu có) … để hạch toán, lập phiếu nhập kho trên máy tính

theo quy định Phiếu nhập kho được kế toán lập thành 3 liên, ký và ghi rõ họtên vào cả 3 liên: 1 liên lưu ở phòng Tài chính - kế toán, 1 liên lưu ở phòngVật tư vận tải và 1 liên lưu đơn vị nhập Phiếu nhập kho được chuyển đến thủkho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếunhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho

để kế toán vật tư đối chiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định

kỳ Người giao hàng ký tên khi giao hàng vào kho Sau khi đã nhập kho vật

tư, thủ kho ký vào phiếu nhập và chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lạicho phòng Vật tư vận tải và giữ lại 1 liên để chuyển cho kế toán ghi chép vào

sổ sách hạch toán

Biểu số 2.1

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 3 năm 2008

Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL

Ký hiệu: PS/2007B Số: 0080820

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Acquy Tia sáng

Địa chỉ: Đại lộ Tôn Đức Thắng – TP Hải Phòng

Số tài khoản:

MST: 02001684581

Họ tên người mua hàng: Anh Tới

Tên đơn vị: Điện Lực Thanh Hoá

Địa chỉ: 98 Triệu Quốc Đạt TP Thanh Hoá

1 Ácquy kim khí hiệu Phoenix 2V

– 60Ah, Vỏ nhựa ABS, có đầy

đủ phụ kiện đầu nối

Bình 18 1.053.000 18.954.000

Cộng tiền hàng: 18.954.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.895.400

Tổng cộng tiền thanh toán: 20.849.400

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu tám trăm bốn mươi chín ngàn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng

(ký, họ tên)

Người bán hàng (ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)

Số: 0308K02 0001

Họ tên người giao hàng: Trịnh Văn Tới

Theo:

Lý do nhập kho: HĐ 0080820 ngày 20/03/2008 Công ty CP Acquy Tia Sáng

Nhập tại kho: Kho nhiệt, sắt thép

STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản

Nhập ngày 04 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu

(ký, họ tên)

Phụ trách vật tư (ký, họ tên)

Kế toán trưởng (ký, họ tên)

UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)

Người giao hàng (ký, họ tên)

Thủ kho (ký, họ tên)

* Chứng từ và thủ tục xuất NVL, CCDC:

Hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt và

tiến độ thi công của các hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, địnhmức tiêu hao và khả năng thực hiện các bộ phận trong nội bộ Điện Lực ThanhHoá lập kế hoạch sử dụng vật tư trình duyệt lập Trên cơ sở kế hoạch sử dụng

vật tư hàng quý được duyệt và nhu cầu sử dụng thực tế, lập Phiếu đề nghị cấp vật tư (theo biểu ĐLLP6/QC 01*B.03) để phòng Vật tư vận tải làm thủ

tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng Phiếu này được lập thành 2 liên, mộtliên do bộ phận sử dụng giữ, 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư làm căn cứ

ghi phiếu xuất kho Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự

phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cốthì cũng phải được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giảiquyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố, Đơn vị làm lại đúngthủ tục theo đúng quy định và ghi rõ lý do xuất vật tư

Biểu số 2.3

CÔNG TY ĐIỆN LỰC I

ĐIỆN LỰC THANH HOÁ

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ

Kính gửi: Giám đốc Điện Lực Thanh Hoá

Căn cứ vào Quy chế phân cấp quản lý vật tư của Công ty Điện Lực I

Căn cứ yêu cầu sử dụng vật tư của Chi nhánh điện Thọ Xuân

Căn cứ vào tồn kho của Điện Lực đến ngày 10/03/2008

Kính đề nghị Giám đốc và phòng vật tư vận tải cấp cho chi nhánh các loại vật tư sau:

Mã vật tư Tên vật tư ĐVT đề nghị cấp Số lượng Ghi chú

Kế toán vật tư nhận được các Giấy đề nghị cấp vật tư, tiến hành xem xét

số lượng còn tồn kho, đồng thời tiến hành lập Phiếu xuất kho một lần cho sốNVL, CCDC yêu cầu trong mỗi đợt Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên lưuphòng Vật tư, 1 liên lưu bộ phận sử dụng vật tư, 1 liên lưu phòng Tài chính -

kế toán Mẫu phiếu nhập - xuất theo đúng quy định của Bộ Tài chính và phùhợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính

Sau khi kế toán vật tư lập phiếu ký duyệt chuyển cho đơn vị yêu cầu sửdụng nhận vật tư tại kho Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao NVL, CCDCcho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và ngườinhận cùng ký tên vào phiếu xuất Định kỳ, thủ kho giao phiếu xuất kho chophòng Tài chính - kế toán để đối chiếu so sánh và lập báo cáo nhập - xuất -tồn kho vật tư theo quy định.

Trường hợp xuất NVL, CCDC cho duy tu, sửa chữa lớn thì ngoài các thủtục trên đơn vị sử dụng còn phải căn cứ vào tiên lượng dự đoán và tiến độthực hiện để lập phiếu xuất kho

NVL, CCDC xuất phục vụ dự phòng sản xuất, khắc phục sự cố, độtxuất… thì căn cứ vào kế hoạch vật tư dự phòng đã phê duyệt và nhu cầu thực

tế của đơn vị sử dụng để xây dựng một lượng vật tư dự phòng trên cơ sở cânđối với tồn kho của đơn vị

Số: 0308K02 0001

Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Hải Địa chỉ (bộ phận): Chi nhánh điện Thọ Xuân

Lý do xuất kho: SCTX – DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng

Xuất tại kho: Kho nhiệt, sắt thép

STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản

Cái Bình Con Bộ

40 1 30 48

40 1 30 48

3.950 1.051.425 2.461,44 8.700

158.000 1.051.425 73.843 417.600

15222 15222 15222 15222

Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng

Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu Phụ trách vật tư Kế toán trưởng UQ thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho