ĐỀ TÀI: Thiết kế hệ thống quản lý dịch vụ nhà cho thuê

tổ chức những cuộc họp, hội nghị của các công ty, khu công nghiệp, lễ cưới Dịch vụ ăn uống cũng chiếm một phần doanh thu chủ yếu trong toàn bộ doanh thu của Chung cư, đây là một lĩnh vự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC thái nguyên KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

=========================

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

T I

CHUNG CƯ MỸ ĐÌNH SÔNG ĐÀ

Thái Nguyên : Tháng 4 năm 2009

Chung cư Mỹ Đình Sông Đà

Đ/C : Đường Trần Quang Khải Mỹ Đình Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG I:MÔ TẢ BÀI TOÁN

1.Giới thiệu khái quát về khách sạn HARBUORVIEW 2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của khách sạn.

3.Quá trình thuê phòng của khách

CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

I-Mô hình nghiệp vụ của tổ chức.

1.Biểu đồ ngữ cảnh.

2.Biểu đồ phân rã chức năng gộp.

3.Mô hình phân rã chức năng chi tiết.

II-Mô hình luồng dữ liệu:

1.Các hồ sơ dữ liệu sử dụng.

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.

CHƯONG III : MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 1.Các thực thể.

2.Mô hình

CHƯƠNG IV : MÔ HÌNH QUAN HỆ

1.Các quan hệ.

2.Mô hình quan hệ.

CHƯƠNG V : MÔ HÌNH VẬT LÝ

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn TH/S:LÊ THU TRANG _

Giảng viên bộ môn PHÂN TÍCH THIẾT KỄ HỆ THỐNG cùng toàn thể các thầy cô trong Khoa CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN đã tận tình giúp đỡ

em trong quá trình học tập và thực hiện đề tài này.Do thời gian

và trình độ còn hạn chế vì vậy đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót.Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy

cô và toàn thể các bạn để đề tài của em hoàn thiện hơn.

Sinh viên : Nguyễn Văn Quyết Email : quyetnguyen.ictu@gmail.com

CHƯƠNG I : KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1.Giới thiệu về khu chung cư Mỹ Đình Sông Đà

Chung cư Mỹ Đình Sông Đà nằm trên địa chỉ Đường Trần Quang Khải

Mỹ Đình Hà Nội

Chung cư Mỹ Đình Sông Đà hoạt động theo hình thức công ty đặc doanh, kinh doanh đặc biệt chuyên về các lĩnh vực nhà ở, quầy bar, nhà hàng được xây dựng vào năm đầu thế kỉ 21 Hiện nay Chung cư Mỹ Đình Sông Đà là khu chung cư có quy mô rất lớn ở Hà Nội với trang thiết bị hiện đại, phục vụdịch vụ nhà ở cũng như các dich vụ lưu trú,giải trí ăn uống hoàn hảo

Dịch vụ lưu trú:

Gía phòng chung cư ở đây được dao động từ : 15 000$ dến 40 000$ trên một phòng có diện tích từ 40 đến 60 m2 Tùy theo nhu cầu của người dùng

Giá trên bao gồm ăn sáng tự chọn tính thêm 5% phí phục vụ và 10% thuế giá trị gia tăng, các phòng còn trang bị thêm tủ lạnh cá nhân, ti vi vệ tinh, máy sấy tóc, áo choàng tắm … kết nối internet tốc độ cao từ phòng thương gia, phòng đặc biệt và phòng hoàng gia, két an toàn Ngoài các

trang thiết bị trong phòng ra còn có trung tâm giao dịch, phòng tập thể hình, phòng họp lớn cho khoảng 360 khách, phục vụ tại phòng dịch vụ giặt là, bãi đỗ xe miễn phí, dịch vụ đưa đón, cửa hàng đồ lưu niệm, phòngmassage, bể bơi, bar ngoài trời…

Dịch vụ ăn uống.

Chung cư Mỹ Đình Sông Đà chia thành các nhà hang riêng biệt và mỗinhà h ngàng chuyên sâu về một cách phục vụ, dịch vụ ăn uống thuộc điểm mạnh của Chung cư vì nó rất được chú trọng và phát triển như: harbour café có thẻ phục vụ 100 suất ăn, chuyên các đồ ăn ÂU đặc sắc, nhà hàng Mai Linh phục vụ 120 suất ăn và từ kiến trúc đến đồ ăn đều mang phong cách châu Á, ngoài ra là bên lobby lounge bar và laterrasse, chuyên phục

vụ những đồ ăn nhanh, đồ uống, cocktail…có thể phục vụ từ 32-40 suất ngoài kinh doanh dịch vụ ăn uống cho khách nghỉ ngơi tại Chung cư cònphục vụ những khách nước ngoài đang công tác và làm việc tại Việt Nam tổ chức những cuộc họp, hội nghị của các công ty, khu công

nghiệp, lễ cưới

Dịch vụ ăn uống cũng chiếm một phần doanh thu chủ yếu trong toàn

bộ doanh thu của Chung cư, đây là một lĩnh vực cần nhiều sự sang tạo và phụ thuộc vào cách phục vụ của nhân viên

Dịch vụ bổ sung.

Kinh doanh dịch vụ bổ sung trong khách sạn chủ yếu là các dịch vụ về giặt là, massage( được bố trí tại một gác lửng) dịch vụ đồ lưu niệm, các

dịch vụ sử dụng internet, photocopy hay sử dụng máy fax tại business center đều phải trả cho những chi phí đó.

2.Cơ cấu tổ chức và chức năng của chung cư

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Trong đó :

TỔNG GIÁM ĐỐC:Điều hành mọi hoạt động của Chung cư

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC:Giám sát và điều hành trực tiếp các phòng ban và

bộ phận

BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phòng và bàn ăn Chung cư PHÒNH KINH DOANH:Cung cấp hàng hoá,vật tư phục vụ nhu cầu của Chung cư

BỘ PHẬN LỄ TÂN:Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký mua phong ở Chung cư và các dịch vụ giải trí khác

BỘ PHẬN NHÀ HÀNG:Phục vụ tiệc khi khách có nhu cầu

PHÒNG KỸ THUẬT:Chiu trách nhiệm về các trang thiết bị của Chung cư

BỘ PHẬN BẢO VỆ:Có nhiệm vụ bảo vệ cho toàn bộ Chung cư và khách hang

PHÒNG KẾT TOÁN:Chịu trách nhiệm thu,tri của toàn Chung cư

3-QUÁ TRÌNH MUA PHÒNG Ở CHUNG CƯ CỦA KHÁCH:

Khi khách hàng đến:

Ða số khách đến Chung cư đã có đăng ký phòng trước (hoặc nhờ

hướng dẫn viên du lịch đăng ký phòng ).Một số khác chưa đăng ký thì mua được phòng nếu còn phòng trống

PHÒNG

KINH

DOANH

PHÒNG NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KỸ THUẬT

BỘ PHẬN

LỄ TÂN

BỘ PHẬN NHÀ HÀNG

BỘ PHẬN BẾP

BỘ PHẬN BẢO VỆ

Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có

đăng ký phòng ở trước hay không, và đăng ký phòng trước với tên nào Như

vậy cần phải tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước.Khi khách đến không đăng ký phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng

trống hay không Nếu không, nhân viên này phải thông báo cho khách

biết là hết phòng Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp

tân yêu cầu khách xuất trình biên bản hồ sơ giấy tờ và giữ lại chứng minh

nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có chứng minh nhân dân)

Mỗi căn phòng ở, tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà

có một giá biểu riêng Khi khách đến mua phòng , nhân viên tiếp tân phải

ghi nhận phiếu đăng ký mua phòng Mỗi phiếu đăng ký mua phòng chỉ lập

cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này Trên phiếu đăng ký thuê phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào, vào khoảng thời gian nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra

Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ Mỗi bảng kê có một số thứ tự và

lập cho một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong quá

trình lưu trú tại Chung cư Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ

gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê này nhân

viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán

Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập một

hóa đơn đặt tiệc Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu

Qua hóa đơn đó thể hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách

và thời gian bày trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho từng món Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà

hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi

cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc

bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này

Khi khách đi:

Mọi thủ tục cũng diễn r a ở Phòng tiếp tân Khi khách trả tiền một hóa

đơn thanh toán được lập Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ

một khách hàng, ngày thu, lý do (thu của phiếu đến, bảng dịch vụ và các hoá đơn nào) với số tiền thu là bao nhiêu Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu và lập thành hai bản chuyển cho bộ phân

kết toán để thanh toán tiền với khách

Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về DS khách đã thuê các

dich vụ , DS tình hình các phòng, và doanh thu tiệc trong Chung cư cho lãnhđạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình hình doanh thu,hoạt động của Chung cư cho lãnh đạo

4-CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU CÓ LIÊN QUAN:

Phòng đặc biệt 150 38 000 USD

Phòng hoàng gia 110 40 000 USD

2.Hồ sơ đăng ký phòng trước:

Tên khách Địa chỉ Thời gian

đăng ký

Loại phòng Số lượng

3.Phiếu đăng ký thuê phòng:

PHIẾU ĐĂNG KÝ MUA PHÒNG

Họ tên khách hàng:………

Nghề nghiệp……….

Chức vụ………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Tên phòng Số lượng Đơn giá Ngày mua Ghi chú Thành tiền Ngày….tháng … năm 200… Lễ Tân Khách Hàng 4.Phiếu yêu cầu dịch vụ của khách hang: PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG Ngày… tháng… năm 200…

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Loại dịch vụ Số lượng Thời gian

5.Bảng kê các loại dịch vụ của khách:

BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG

Ngày… tháng… năm 200…

Số TT:………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Loại dịch vụ Số lượng Thời gian Chi phí Lễ Tân Khách hàng 6.Phiếu yêu cầu đặt tiệc của khách hàng: PHIẾU YÊU CẦU ĐẶT TIỆC CỦA KHÁCH HÀNG Ngày… tháng… năm 200…

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Tên món ăn Số lượng Thẩm mỹ Thời gian 8.Hoá đơn đặt tiệc: HOÁ ĐƠN ĐẶT TIỆC Ngày… tháng… năm 200…

Số TT:…………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Tên món ăn Thẩm mỹ Thời gian Số lượng Đơn giá

Lễ Tân Khách Hàng

9.Hoá đơn thanh toán:

HÓA ĐƠN THANH TOÁN Ngày…….tháng……năm 200………

Số Phiếu:…………

Họ tên khách hàng:………

Số CMTND:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Lễ tân

Kế Toán Khách hàng

V-Bảng phân tích xác định chức năng ,tác nhân và hồ sơ:

Giữ lại-Bảng kê dịch vụ

Lập-Hóa đơn đặt tiệc

Thỏa thuận –Gía phòng

Hồ sơ đăng ký phòng trướcPhòng

Hồ sơ khách Phiếu đăng ký phòngDịch vụ

Bảng kê dịch vụTiệc

Hóa đơn đặt tiệc

Bộ phận kế toánĐơn giá món ănPhòng tiếp tânHóa đơn thanh toánBáo cáo

Lãnh đạo công ty

Tác nhânTác nhân

=

=

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

CHƯƠNG II-PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

I –Mô hình nghiệp vụ của tổ chức

1.Biểu đồ ngữ cảnh

Yêu cầu thanh toán

Gửi phiếu thanh toán

Yêu cầu đặt tiệc

Khách

Lãnh đạo chung cư

HÌnh 1.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

2.Biểu đồ phân cấp chức năng gộp:

2.3 Đăng ký tiệc

3.Thanh toán.

3.1Thanh toánmua phòng

3.4 Thanh toán hóa đơn

3.2.Thanh toán Dịch vụ

4.Báo cáo thống kê

4.1.Báo cáo DS khách đã mua phòng

4.3.Báo cáo doanh thu bán phòng

4.4 Báo cáo doanh thu tiệc

4.2.Báo cáo DS tình hình các phòng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHUNG CƯ

3.3 Thanh toán Tiệc

1.2.Cập nhật tình

trạng P 2.1 Đăng ký sử

dụng dịch vụ

Hình 2 : Biểu đồ phân rã chức năng gộp của hoạt động quản Lý

chung cư

3.Mô tả chi tiết chức năng lá.

1.1.Cập nhật danh sách đăng ký phòng:Các khách hang đã đăng ký phòng trước

1.2 Cập nhật tình trạng phòng :Các loại phòng hiện có trong Chung cư đuợc cập

nhật thường xuyên về trang thiết bị,tình trạng và khả năng phục vụ

1.3 Cập nhật danh mục các dịch vụ : các loại dịch vụ mà Chung cư hiện có thể

phục vụ được vói giá tuơng ứng được cập nhật hàng ngày

1.4.Cập nhật danh sách khách: các thông tin về bản thân khách hàng khi đến mua

phòng cũng được cập nhật thường xuyên

2.1.Đăng ký mua phòng: khi khách có nhu cầu mua phòng khách làm việc với lễ

tân và phải thông báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần mua(bao nhiêu người, cần

mấy phòng,loại phòng mấy giường ,tiện nghi ra sao? ) để từ đó lễ tân mới có

thể sắp xếp phù hợp với khách được

2.2 Đăng ký sử dụng dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách

có thể sử dụng các dịch vụ khác mà Chung cư có thể có ( du lịch, điện thoại,

4.5 Báo cáo doanh thu dịch vụ

bơi,chơi tennis,hát karaoke,massager…) chỉ cần đăng ký với bộ phận phục vụkhách sạn.

2.3: Đăng ký tiệc : Khi khách muốn đặt tiệc thì đăng ký với nhân viên tiếp tânsau đó nhân viên lập một hóa đơn đặt tiệc

3.1.Trả phòng: Khi khách kết thúc ở trong Chung cư thì phải thông bái với lễ tân

để nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc nhậnphòng

3.2 Thanh toán Dịch vụ: Ngoài việc thanh toán tiền mua phòng thì khách phảithnah toán luôn cả tiền đã sử dụng các dịch vụ(điện thoại, đồ uống….)

3.3.Thanh toán tiệc : nhân viên tiếp tân đưa hóa đơn thanh toán tiệc cho kháchhàng và yêu cầu thanh toán

3.4 Viết hóa đơn thanh toán : Bộ phận lễ tân phải chuyển cho khách hóađơn thanh toán chi tiết cho khách cả tiền phòng lẫn tiền sử dụng các dịch vụkhác

4.1.Báo cáo danh sách khách đã mua phòng:Báo cáo chi tiết các khách đãmua phòng ở trong Chung cư và hiện tại đang ở trong Chung cư

4.2 Báo cáo danh sách tình hình các phòng :Danh sách các phòng đã đượckhách mua ở ,các phòng hiện còn trống,các phòng bị hư hỏng không sử dụngđựợc

4.3.Báo cáo doanh thu thuê phòng :Doanh thu tiền thuê phòng của kháchhàng từng ngày,tháng ,quý và năm

4.4.Báo cáo doanh thu tiệc : báo cáo tình hình thu từ việc đặt tiệc mà khách

đã sử dụng hàng ngày

4.5.Báo cáo doanh thu các dịch vụ: báo cáo tình hình thu từ các dịch vụ màkhách đã sử dụng hàng ngày

Liệt kê các hồ sơ sử dụng:

7.Phiếu yêu cầu đặt tiệc.

8.Hoá đơn thanh toán.

II-Mô hình luồng dữ liệu:

1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

Lãnh đ o ạo

chung cư

D1 D3

D6

Y/c thuê mua phòng

Phiếu đăng ký đặt tiệc

2.0

ĐĂNG KÝ MUA PHÒNG

Khách

D5 D6

D7

3.0

THANH TOÁN

Khách

Gửi phiếu TT Phiếu trả tiền MP

Hóa đơn thanh toán

Lãnh đ o ạo

chung cư

D3 D1

D6

D7

D8 D9

CHƯƠNG III_MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ

LOẠI PHÒNG : gồm các thuộc tính: Loại , Giá phòng , Đơn vị tiện ,

Thuộc tính khóa là Loại

DỊCH VỤ : gồm các thuộc tính : Mã dịch vụ , tên dịch vụ , Đơn vị tính

Thuộc tính khóa là Mã dịch vụ

NHÂN VIÊN : gồm các thuộc tính : Mã nhân viên , Họ tên , chức vụ , công

việc

Thuộc tính khóa là Mã nhân viên

TIỆC:Gồm các thuộc tính: Mã món ăn,Tên món ăn,Đơn giá.Trong đó:Mã

món ăn là khóa

2- Mô hình E-R

1

1

1

Mã dịch vụ

Địa chỉ

Quốc

tịch

1 n

m m

n n

m

n

M ¸ch

KHÁCH

Họ tên

Ghi chú

Ngày mua

Mu a

Giờ mua

PHÒNG

Tel

Tình trạng

Tiện nghi

Đăng

ký

DỊCH VỤ

Tên dịch vụ

Đáp ứng

Phục vụ

Thu ộc

LOẠI PHÒNG

Đơn vị

Giá phòng ở

Loại

NHÂN VIÊN Công việc

Chức vụ

n

Đơn vị tính

Số tiền

m

n

Ngày SD

Mã khach

Mã món ăn

Đơn giá

Tên món ăn

Số lượng

Thời gian Thẩm mỹy

Tổng tiền

Hình 5: Mô hình E - R

CHƯƠNG IV_MÔ HÌNH QUAN HỆ

1_Các quan hệ:

KHACH(Makhach, Hoten, Diachi, Quoctich,Dienthoai,Ghichu)

MUAPHONG(Sophong, Makhach, Ngayden, Gioden).

DSPHONG(Sophong,Diachiphong,Tel,ManhanvienPV,Tiennghi,Loại) GIAPHONG(Loai, Donvitinh, Gia)

TIEC(Mamonan,Tenmonan,dongia)

DATTIEC(Makhach,Mamonan,Soluong,Thammy,Thoigian,Tongtien) DICHVU(MaDV, TenDV, Donvitinh)

SUDUNGDV(Makhach, MaDV, Ngaysudung, Tongtien)

NHANVIEN(ManhanvienPV, Hoten, Chucvu, Congviec)

Mã nhân viên

Họ tên

#Loai Donvitinh Gia

Dichvu

#MaDV TenDV Donvitinh

NHANVIEN

#ManhanvienPV Hoten

Chucvu Congviec

Thuephon g

#Sophong

#Makhach

Ngayden Gioden

DSPhong

#Sophong Tenphong Diachiphong Tel

ManhanvienPV Tiennghi

Lo i ại

TIEC

#Mamonan Tenmonan Dongia

Hình 6: Mô hình quan hệ

CHƯƠNG V - MÔ HÌNH VẬT LÝ:

1.KHACH(Makhach, Hoten, Diachi, Quoctich,Dienthoai,Ghichu)

2.MUAPHONG(Sophong, Makhach, Ngayden, Gioden,).

3.DSPHONG(Sophong,Diachiphong,Tel,ManhanvienPV,Tiennghi,Loại) 4.GIAPHONG(Loai, Donvitinh, Gia)

5.TIEC(Mamonan,Tenmonan,Dongia)

6.DATTIEC(Makhach,Mamonan,Soluong,Thammy,Thoigian,Tongtien) 7.DICHVU(MaDV, TenDV, Donvitinh)

8.SUDUNGDV(Makhach, MaDV, Ngaysudung, Tongtien)

9.NHANVIEN(ManhanvienPV, Hoten, Chucvu, Congviec)

1 KHÁCH: