Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT

Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong nền kinh tế đều mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả. Kinh doanh đạt hiệu quả thì doanh nghiệp mới đứng vững được trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và cạnh tranh cao. Hiệu quả kinh doanh được phản ánh thông qua chỉ tiêu tổng lợi nhuận và tỷ suất của nó. Để đạt được mục tiêu trên thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phải lớn hơn chi phí bỏ ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác…). Như vậy, doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và kết quả bán hàng là hai mặt của một vấn đề, chúng có mối quan hệ tỷ lệ thuận với nhau trong đó doanh thu là điều kiện tiên quyết, quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh, ngoài việc mua sắm các yếu tố đầu vào, tiến hành sản xuất hoặc thu mua tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu thụ để thu tiền về tạo nên doanh thu của mình. Đây là bộ phận quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp.

Trang 1

MỤC LỤC

Trang 2

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

HÓA ĐƠN 37

GIÁ TRỊ GIA TĂNG 37

HÓA ĐƠN 43

GIÁ TRỊ GIA TĂNG 43

Trang 3

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ một doanh nghiệp nào trong nền kinh tế đều mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả Kinh doanh đạt hiệu quả thì doanh nghiệp mới đứng vững được trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và cạnh tranh cao Hiệu quả kinh doanh được phản ánh thông qua chỉ tiêu tổng lợi nhuận và tỷ suất của nó Để đạt được mục tiêu trên thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phải lớn hơn chi phí bỏ ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác…) Như vậy, doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và kết quả bán hàng là hai mặt của một vấn đề, chúng có mối quan hệ

tỷ lệ thuận với nhau trong đó doanh thu là điều kiện tiên quyết, quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp cũng như hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh, ngoài việc mua sắm các yếu tố đầu vào, tiến hành sản xuất hoặc thu mua tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp phải tiến hành tiêu thụ

để thu tiền về tạo nên doanh thu của mình Đây là bộ phận quan trọng quyết định

sự tồn tại của doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT, được sự giúp đỡ của các anh chị Phòng kế toán và thầy giáo TS Đinh Thế Hùng, em xin đi xâu nghiên cứu đề tài:

“ Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT”

Chuyên đề bao gồm các nội dung chính sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT.

Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí tại Công ty TNHH dịch

vụ hệ thống thông tin FPT.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT.

Trang 4

Mặc dù đã hết sức cố gắng, nhưng do kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, cho nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên đề được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 5

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HỆ THỐNG

lý in tài liệu Đặc biệt, FPT IS Services đã nghiên cứu và chế tạo sản phẩm FPT ATM Guard - Hệ thống báo động dành cho ATM - là sản phẩm hoàn toàn "Made

in Vietnam" và "Made by FPT IS", là giải pháp dành cho các ngân hàng nhằm bảo vệ an toàn cho máy ATM, giúp ngân hàng tránh được rủi ro từ những hình thức tấn công khác nhau của tội phạm Sản phẩm một lần nữa khẳng định kinh nghiệm và năng lực của FPT IS cũng như nỗ lực không ngừng nghiên cứu, tìm ra các giải pháp phù hợp, đáp ứng nhu cầu thiết thực của khách hàng

Sản phẩm chính của công ty là các dịch vụ dịch vụ CNTT, tiêu biểu là các dịch vụ bảo hành, bảo trì các hệ thống máy chủ, mạng, bảo mật, ATM, POS, Data Center, Call Center, dịch vụ quản trị hệ thống và các dịch vụ tích hợp khác…Khách hàng chủ yếu là các ngân hàng ( Vietcombank, BIDV, Agribank), các tổ chức công…

Thị trường kinh doanh rộng khắp, mạng lưới trung tâm dịch vụ tại 10 tỉnh, thành phố lớn, trải dọc theo lãnh thổ Việt Nam đảm bảo cho FPT IS Services đáp ứng các yêu cầu dịch vụ trong thời gian ngắn nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho khách hàng

Trang 6

1.1.2.Đặc điểm doanh thu của Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT.

Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT là một công ty kinh doanh

về mảng dịch vụ, tiêu biểu là các dịch vụ bảo hành, bảo trì các hệ thống máy chủ, mạng, bảo mật, ATM, POS, Data Center, Call Center, dịch vụ quản trị hệ thống

và các dịch vụ tích hợp khác… Vì vậy, phương thức bán hàng chính của công ty

- Bộ phận CBKT: nơi tiến hành xử lý sự cố cho khách hàng

- Dịch vụ bảo hành: bảo hành thiết bị do các công ty khác thuộc công ty

mẹ FIS bán như máy ATM, các thiết bị mạng như Cisco, Firewall, Router…

- Dịch vụ bảo trì: sau khi hết thời hạn bảo hành của thiết bị, nếu khách hàng muốn thực hiện dịch vụ bảo trì cho các thiết bị đó sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ

* Quy trình tổ chức kinh doanh của công ty được diễn ra như sau:

Khách hàng có thiết bị mua từ các công ty của FIS ( Công ty mẹ) hoặc có

ký kết hợp đồng dịch vụ với FIS khi các thiết bị này gặp sự cố, khách hàng sẽ gọi điện vào số hotline của công ty và cung cấp các thông tin về thiết bị như tên thiết

bị, serial thiết bị, số hợp đồng, tình trạng thiết bị… và bộ phận Callcenter là bộ phận đầu tiên nhận thông tin sự cố từ khách hàng Sau khi tiếp nhận thông tin sự

cố, Callcenter kiểm tra thông tin về thiết bị xem thiết bị này trong hợp đồng nào?, loại hợp đồng là gì? còn hay hết bảo hành có nằm trong hợp đồng dịch vụ hay không? Bước tiếp theo, sau khi đã kiểm tra đầy đủ các thông tin trên, Callcenter

sẽ báo bằng điện thoại sau đó viết mail vụ việc cho các cán bộ phụ trách từng nhóm khách hàng tương ứng Lưu ý, thời gian từ khi nhận thông tin sự cố từ khách hàng, kiểm tra thông tin liên quan đến thiết bị và chuyển cho CBKT nhiều nhất là 10 phút Các cán bộ phụ trách nhận thông tin vụ việc và giao nhiệm vụ ( bằng điện thoại và viết mail) cho CBKT chịu trách nhiệm xử lý CBKT sau khi nhận thông tin vụ việc sẽ liên lạc lại với khách hàng Tại thời điểm này, CBKT sẽ

Trang 7

kiểm tra chính xác lỗi, nếu xác định lỗi nhỏ, CBKT sẽ hướng dẫn khách hàng xử

lý qua điện thoại, nếu khách hàng không thể xử lý được hoặc lỗi lớn, CBKT sẽ trực tiếp đến địa điểm của thiết bị để xử lý cho khách hàng

Chú ý: phụ thuộc vào thời gian ký kết trên hợp đồng về thời gian đáp ứng

và xử lý cho khách hàng mà CBKT phải xử lý đúng thời gian quy định

Sau khi xử lý xong cho khách hàng, CBKT có trách nhiệm viết mail về nội dung xử lý, thời gian xử lý cho khách hàng để báo cho cán bộ phụ trách và Callcenter

Tùy theo tình trạng của thiết bị ( mức độ lỗi nặng hay nhẹ ) mà công việc sửa chữa thiết bị có thể kéo dài nhiều này Đối với những trường hợp này, CBKT

có nhiệm vụ cập nhật thông tin vụ việc theo từng ngày cho Callcenter Callcenter cũng là nơi cung cấp cho khách hàng những thông tin xử lý của vụ việc Cuối mỗi chu kỳ ( thời gian của chu kỳ tùy thuộc vào thỏa thuận đã được ký trong hợp đồng) Callcenter có trách nhiệm thống kê các vụ việc và lập thành biên bản báo cáo sang khách hàng Biên bản này có đầy đủ dấu của bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ Biên bản cũng là căn cứ để thanh toán với khách hàng

Sơ đồ 1.1.Quy trình tổ chức dịch vụ của Công ty.

Trong các loại hình dịch vụ của Công ty như bảo hành, bảo trì, dịch vụ quản trị hệ thống, các dịch vụ tích hợp khác… nhưng hiện nay, loại hình dịch vụ bảo trì đang chiếm phần lớn doanh thu của Công ty ( > 50%) Nguyên nhân của việc doanh thu từ dịch vụ bảo trì chiếm phần lớn trong tổng doanh thu của Công ty là

do các hợp đồng bảo trì luôn mang lại giá trị lớn cho Công ty, và hiện nay số lượng hợp đồng bảo trì cũng chiếm số lượng lớn nhất so với các hợp đồng về các dịch vụ còn lại Định hướng trong tương lai, bên cạnh tiếp tục duy trì tốc dộ phát triển của dịch vụ bảo trì, Công ty còn đẩy mạnh vào các dịch vụ quản trị hệ thống

và các dịch vụ tích hợp khác…Vì đây là những dịch vụ có tiềm năng phát triển lớn và thu được lợi nhuận cao

Callcenter

Khách hàng

CBKT

Trưởng nhóm

Trang 8

Doanh thu chính của công ty bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính, các thu nhập khác

1.1.3.Đặc điểm chi phí của Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT.

Công ty có các loại chi phí cơ bản sau:

Đặc điểm phát sinh các loại chi phí trong Công ty:

- Chi phí tài chính: chủ yếu là chi phí về lãi vay ngân hàng, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh

- Chi phí bán hàng: là toán bộ những chi phí có liên quan đến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ Ở Công ty, các chi phí bán hàng chủ yếu bao gồm: chi phí chào dịch vụ, chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng .), lương của nhân viên kinh doanh…

- Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các loại chi phí chủ yếu sau chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, .), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; văn phòng phẩm; khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý Công ty; tiền thuê văn phòng; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ .); các khoản chi phí khác liên quan đến điều hành, quản lý Công ty

- Chi phí khác trong Công ty bao gồm chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ

và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý và nhượng bán TSCĐ và các chi phí khác không thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí bán hàng

- Giá vốn hàng bán: được xác định dựa trên giá trị hợp đồng ký với khách hàng, giá trị hợp đồng ký với đối tác và các chi phí khác như lương CBKT, tất cả các chi phí liên quan đến CBKT đi xử lý cho khách hàng

1.2.Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT.

Trang 9

Phòng kinh doanh của Công ty có một bộ phận nhỏ có tên là CRM, bộ phận này chuyên về quản lý thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng và bộ phận này cũng chịu trách nhiệm trong việc tiếp thị dịch vụ đến từng đối tượng khách hàng Công tác tiếp thị của Công ty chủ yếu là đến từng khách hàng để chào hàng

và quảng cáo dịch vụ Hoạt động này rất quan trọng đến sự phát triển của Công

ty, vì thông qua hoạt động này, Công ty sẽ thu hút và có được những khách hàng mới, giữ được những khách hàng tiềm năng

Sau khi đã chào hàng được một số khách hàng mới và khách hàng đã gửi đơn đặt hàng đến Công ty Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm đàm phán hợp đồng với khách hàng Sau khi đã đàm phán và hai bên cùng thống nhất sẽ đi đến

ký kết hợp đồng Giám đốc Công ty sẽ là người ký hợp đồng Hiện nay, trước những khó khăn của nền kinh tế, để tăng doanh thu và tránh tình trạng khủng hoảng, Công ty đã có chiến lược khuyến khích khả năng tự doanh của các trung tâm dịch vụ trong Công ty ( trung tâm Banking, trung tâm IO, trung tâm Data center), mỗi trung tâm đều có thể tự tìm khách hàng cho mình và giám đốc hoặc phó giám đốc trung tâm có quyền ký trực tiếp hợp đồng với khách hàng và sẽ được hưởng % trên giá trị hợp đồng ký

Là một Công ty dịch vụ về bảo hành, bảo trì các hệ thống máy chủ, mạng, bảo mật, ATM, POS, Data Center, Call Center, dịch vụ quản trị hệ thống và các dịch vụ tích hợp khác… Cho nên, CBKT sẽ là người trực tiếp đi thực hiện các dịch vụ cho khách hàng Khi các thiết bị nằm trong hợp đồng dịch vụ đã ký kết gặp trục trặc trong quá trình vận hành, tùy theo từng loại thiết bị mà các cán bộ quản lý sẽ cử CBKT phụ trách chuyên môn đi xử lý

Các giám đốc, phó giám đốc các trung tâm dịch vụ của công ty là nơi trực tiếp điều hành việc cung cấp dịch vụ đến khách hàng Dưới giám đốc và phó giám đốc trung tâm là các trưởng nhóm phụ trách từng mảng khách hàng, từng mảng dịch vụ Ví dụ như: trung tâm Banking phụ trách thực hiện dịch vụ bảo hành, bảo trì cho các máy ATM của các ngân hàng Trung tâm sẽ chia thành các nhóm quản

lý từng đối tượng khách hàng như nhóm phụ trách về khách hàng Vietcombank, nhóm phụ trách về ngân hàng Agribank…Các trưởng nhóm sẽ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các CBKT trong quá trình cung cấp dịch vụ đến khách hàng,

Trang 10

đảm bảo CBKT đáp ứng kịp thời, xử lý nhanh gọn mà hiệu quả, tạo sự hài lòng đến khách hàng.

Các hoạt động tài chính và các hoạt động khác trong Công ty đều do Giám đốc, phó giám đốc Công ty quản lý

Trang 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HỆ THỐNG

ty sẽ lưu ở bộ phận văn phòng ( trong Công ty bộ phận văn phòng có trách nhiệm lưu giữ HĐ bằng cách lưu bản cứng và scan một bản lên trang web nội bộ mà chỉ

bộ phận có liên quan như ban giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, các giám đốc

và phó giám đốc trung tâm, các trưởng bộ phận mới có quyền xem HĐ)

Khi hợp đồng dịch vụ được ký kết, tính từ ngày có hiệu lực cho đến ngày kết thúc hiệu lực HĐ, nếu thiết bị nằm trong HĐ đã ký kết gặp sự cố thì khách hàng có trách nhiệm báo bằng mail, hotline, fax ( đã được thỏa thuận và thể hiện trên HĐ) và Công ty sẽ cử CBKT đi xử lý cho khách hàng Sau khi xử lý xong, thiết bị đã hoạt động bình thường, CBKT sẽ lập biên bản và có chữ ký và dấu giữa bên sử dụng dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ để khẳng định thiết bị đã hoạt động bình thường

Lưu ý: đối với loại hình dịch vụ bảo trì, Công ty sẽ ký kết trực tiếp với khách hàng và sẽ có chu kỳ thực hiện ( ví dụ như bảo trì 2 tháng/lần) Việc thanh

Trang 12

toán với khách hàng được tiến hành sau khi kết thúc mỗi chu kỳ Kế toán sẽ viết hóa đơn GTGT theo số tiền đã ký kết cộng với bộ biên bản CBKT lập có chữ ký

và dấu của hai bên để làm căn cứ thanh toán với khách hàng

- Hình thức thanh toán:

Hình thức thanh toán chủ yếu mà Công ty áp dụng là hình thức thanh toán qua ngân hàng Khi khách hàng thanh toán, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có cho Công ty Cùng với hồ sơ khách hàng đã được cập nhật vào phần mềm kế toán công nợ, kế toán đối chiếu với giấy báo có sẽ tiến hành nhập liệu và điểu chỉnh công nợ cho khách hàng Sau đó giấy báo có sẽ được chuyển sang cho kế toán ngân hàng nhập liệu vào phần mềm và lưu lại

- Quy trình luân chuyển chứng từ:

Sau một chu kỳ dịch vụ ( thường là hai tháng / lần hoặc ba tháng / lần tùy theo điều kiện ghi trong hợp đồng) dựa vào hợp đồng dịch vụ, các biên bản được

ký trong quá trình CBKT đi xử lý cho khách hàng, kế toán ghi hóa đơn GTGT và chuyển sang khách hàng Hình thức trả tiền chủ yếu là qua ngân hàng Khi kế toán nhận được giấy báo có của ngân hàng, dựa vào hóa đơn GTGT, giấy báo có

kế toán ghi nhận

b Doanh thu tài chính

Doanh thu tài chính phát sinh tại Công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng.Chứng từ sử dụng:

do vi phạm hợp đồng; Thu tiền bảo hiểm được bồi thường; hoàn nhập các khoản

dự phòng, thu khoản nợ khó đòi đã xóa nay đòi được; Thu được các khoản nợ phải thu đã xóa sổ tính vào chi phí kỳ trước; Khoản nợ phải trả nay mất chủ được ghi tăng thu nhập; Thu các khoản thuế được giảm, được hoàn lại…

Chừng từ sử dụng

- Phiếu thu

Trang 13

- Hóa đơn GTGT.

Các ví dụ về cung cấp dịch vụ của Công ty:

Ví dụ 1: cung cấp dịch vụ bảo trì ATM:

Sau khi, bộ phận kinh doanh đàm phán thành công, khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của Công ty Hai bên tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ Mẫu HĐ như sau:

Ngân hàng TMCP Sài Gòn( sau đây được gọi là SAIGONBANK) và Công

ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT ( sau đây được gọi là FIS-SERVICES ) thống nhất ký kết hợp đồng dịch vụ bảo trì máy ATM nhằm cung cấp dịch vụ bảo trì những thiết bị ( được liệt kê trong phụ lục đính kèm) tới SAIGONBANK theo các điều khoản quy định dưới đây

FIS-SERVICES xác nhận vị trí của mình đã được đào tạo chính thức là Nhà phân phối và cung cấp dịch vụ được ủy quyền của nhà sản xuất cho thiết bị nói đến trong hợp đồng này cho vùng lãnh thổ Việt Nam, nơi các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì được cung cấp cho thiết bị theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bảo trì này

Hôm nay, ngày 11 tháng 11 năm 2011 chúng tôi gồm:Bên mua: Ngân Hàng TMCP Sài Gòn

Địa chỉ: 21 phố Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà NộiĐiện thoại: 84 4 39787894 Fax: 84 4 39789208

Đại diện: Bà Lê Hoàng Thu Chức vụ: Quyền Tổng Giám Đốc

Bên bán: Công ty TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT

Địa chỉ: tầng 4, tòa nhà FPT Cầu Giấy, phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội.Điện thoại: 04-35626000 Fax: 04-37340974

Trang 14

Đại diện: Ông Nguyễn Xuân Việt Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thống nhất thỏa thuận ký hợp đồng dịch vụ bảo trì máy ATM ( sau đây gọi là Hợp đồng) với các điều khoản sau:

3 SAIGONBANK – là Ngân hàng TMCP Sài Gòn

4 Thiết bị - có nghĩa là thiết bị được liệt kê trong các Phụ lục đính kèm

5 Điều kiện hoạt động tốt – có nghĩa là thiết bị hoạt động theo đúng cấu hình kỹ thuật thiết bị đó miêu tả

6 Thời gian thực hiện bảo trì – có nghĩa là những giờ đáp ứng và thực hiện dịch vụ bảo dưỡng theo hợp đồng này mà FIS-SERVICES đã ký kết

Phần 2: Các điều khoản của hợp đồng

1 Các điều khoản của hợp đồng sẽ bắt đầu có hiệu lực ngay sau khi hai bên

ký kết ( ngày có hiệu lực ) và sẽ được thực hiện liên tục trong thời gian 3 năm kể

từ ngày ký hợp đồng

2 Trong trường hợp gia hạn Hợp đồng, hai bên sẽ thỏa thuận về giá dịch vụ trong vòng bao mươi ngày trước ngày Hợp đồng hết hiệu lực

Phần 3: Phạm vi công việc

A.Dịch vụ bảo dưỡng định kỳ thiết bị

1 Việc bảo dưỡng định kỳ sẽ được thực hiện bởi FIS-SERVICES với thời gian là 3 tháng/ lần nhằm đảm bảo cho các máy ATM luôn trong trạng thái hoạt động tốt Nội dung bảo trì như sau:

- Phạm vi áp dụng: các máy ATM của SAIGONBANK trong danh sách bảo trì ( Phụ lục 3- Danh sách thiết bị) và trong thời hạn bảo trì

- Nội dung kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ:

Định kỳ 3 tháng/lần, thực hiện kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị trên địa bàn toàn quốc theo danh sách cụ thể đính kèm theo các phụ lục về danh sách thiết bị và giá cả Các nội dung yêu cầu cơ bản như sau:

i Kiểm tra toàn bộ cấu hình kỹ thuật máy ATM

Trang 15

ii Kiểm tra, bảo dưỡng và làm vệ sinh công nghiệp trong và toàn bộ máy ATM:

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bộ phận đọc thẻ

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bộ phận in nhật ký

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bộ phận in hóa đơn

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng màn hình

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bàn phím

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bộ phận trả tiền

 Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng bộ phận Kẹp gắp tiền

iii Phát hiện và cảnh báo nguy cơ và dự đoán các lỗi có thể xảy ra

iv Đánh giá về tình trạng thiết bị và môi trường làm việc nơi đặt thiết bị

v Đề xuất các kiến nghị để đảm bảo an toàn, nâng cao tuổi thọ máy

2.Các linh kiện được cung cấp trong quá trình làm dịch vụ sẽ được miễn phí

và các linh kiện mới có chất lượng tương đương

B Bảo trì sửa chữa đột xuất

1 Phạm vi áp dụng: đối với tất cả các máy ATM đang được cung cấp dịch

vụ bảo trì khi xảy ra sự cố

2 Nội dung thực hiện:

- Thực hiện thay thế, sửa chữa các thiết bị, linh kiện hỏng hóc, phát sinh sự

cố với tất cả các máy ATM trong hợp đồng trên cơ sở thông báo của SAIGONBANK nhằm đảm bảo khả sẵn sang hoạt động ổn định

- Chủ động chuẩn bị và dự trữ các thiết bị, linh kiện dự phòng thay thế khi phát sinh hỏng hóc hay sự cố kỹ thuật nhằm đảm bảo các bộ phận thiết bị của máy ATM luôn trong tình trạng hoạt động tốt

- Đơn vị bảo trì có mặt tại nơi xảy ra sự cố trong thời gian cam kết áp dụng theo phụ lục 1 trong hợp đồng này

4 Hình thức thông báo : điện thoại trực tiếp, thư tín, fax, email…

Hotline: 043 7340911

Fax: 043 7340974

Phần 4: Phạm vi công việc của SAIGONBANK

SAIGONBANK sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc gồm:

1 SAIGONBANK sẽ chỉ định đầu mối liên lạc của phí Ngân hàng trong truwongf hợp có thông báo sự cố

2 Phối hợp với kỹ sư FIS SERVICES trong các công việc bảo trì thiết bị

Trang 16

3 SAIGONBANK sẽ bố trí hoặc chịu các phương tiện vận chuyển cho thiết

bị đến địa điểm đặt mới ( nếu SAIGONBANK thay đổi điểm đặt)

4 SAIGONBANK đảm bảo nếu thiết bị có chứa tiền mặt, ngân quỹ hoặc bất kỳ tài liệu nào có giá trị, đại diện SAIGONBANK chỉ định sẽ có mặt để chứng kiến các kỹ sư cỏ FIS SERVICES mở thiết bị trong quá trình làm dịch vụ.Phần 5: Các phần không nằm trong phạm vi bảo trì

1 FIS SERVICES sẽ không chịu trách nhiệm sửa chữa thiết bị do các nguyên nhân sau:

a, Thiết bị hỏng do các tác nhận như: hỏa hoạn, bão, lũ lụt hoặc những nguyên nhân bất khả kháng theo quy định của bộ luật dân sự Việt Nam

b, Những thiệt hại do việc vận chuyển không được cho phép

c, Những thiệt hại do việc thiếu thận trọng như làm đổ nước vào máy, làm vỡ…

d, Những thiệt hại do việc vận hành không phù hợp với khả năng thiết bị và môi trường

e, Những thiệt hại từ việc sử dụng thiết bị sai với cấu hình của thiết bị đó.Phần 6: Nghĩa vụ và trách nhiệm của SAIGONBANK

Để đảm bảo điều kiện cho việc thực hiện dịch vụ của FIS SERVICES dưới đây, SAIGONBANK có các trách nhiệm sau:

- Theo dõi mạng ATM

- Theo dõi và vận hành hệ thống máy chủ ATM Switch

- Thay thế các phụ kiện như giấy in

- Đảm bảo thiết bị được giữ sạch sẽ và trong điều kiện hoạt động tốt

SAIGONBANK sẽ giám sát điều kiện môi trường địa điểm dặt thiết bị theo chỉ dẫn của Công ty FIS SERVICES và bất cừ thay đổi nào cần thiết sẽ được đưa vào Hợp đồng này

Phần 7: Thời gian thực hiện bảo dưỡng

Thời gian bảo trì định kỳ

Thời gian thực hiện công tác bảo trì từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ ngày

lễ, ngày quốc khánh

Từ thứ 2 đến thứ 6: 8 giờ 00 đến 17 giờ

Phần 8: Giá cả và phương thức thanh toán

1 Phương thức thanh toán chuyển khoản vào số tài khoản của FIS SERVICES

Trang 17

2 Chi phí bảo trì được thanh toán 2 tháng/ lần, thời gian đầu mỗi chu kỳ Việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng VNĐ theo tỷ giá áp dụng thanh toán là tỷ giá trung bình giữa mua vào và bán ra của đồng USD công bố tại thời điểm thanh toán tại sở giao dịch ngân hàng Vietcombank.

3 Việc thanh toán sẽ được thực hiên trong vòng 10 ngày kể từ ngày SAIGONBANK nhận được hóa đơn GTGT

1 Nếu FIS SERVICES vi phạm bất kỳ nghĩa vụ theo Hợp đồng này, FIS SERVICES phải chịu phạt 2% giá trị phí dịch vụ trong 1 kỳ / 01 ngày vi phạm

2 Trường hợp SAIGONBANK thanh toán chậm so với quy định ở phần 8 của Hợp đồng này, SAIGONBANK bị phạt 1% trên số tiền và số ngày trả chậm.Phần 11: Các điều khoản khác

1 Các bên đã cam kết thực hiện các nghĩa vụ trong Hợp đồng bảo trì này.Hợp đồng này sẽ không được hủy bởi bất cứ bên nào khi chưa có xác nhận trên giấy tờ

2 Hợp đồng này được lập thành 6 bản gốc bằng tiếng Việt, có hiệu lực như nhau

3 Hợp đồng có hiệu lực trong vòng 2 năm kể từ ngày ký hợp đồng

Đại diện ngân hàng Đại diện Công Ty TGĐ đã ký GĐ đã ký

Trang 19

Dựa vào HĐ đã ký kết, khi kết thúc chu kỳ bảo trì ( theo HĐ trên là hai

tháng / lần), kế toán ghi hóa đơn GTGT : ( Biểu số 2.2)

Biểu 2.2 Hóa đơn GTGT

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

Địa chỉ : Tầng 4, tòa nhà FPT Cầu Giấy, HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001

Phạm Hùng, Hà Nội GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P Tel: 84.4.3562 6000 Fax: 84.4.3734 0974 ( Liên 1: lưu) Quyển số: 0017

Mã số thuế: 0100835877 Ngày 16 tháng 2 năm 2012 No 0001489

Khách hàng: Ngân hàng TMCP Sài Gòn

Địa chỉ: 21 phố Chùa Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội

Người mua Người viết hóa đơn Thủ kho Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)

trong trường hợp bán hàng hóa)

Trang 20

Hoá đơn GTGT được kế toán lập thành 03 liên:

Biểu 2.3: Mẫu Phiếu báo có

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG (Theo công văn số 21208/CT/AC

Chúng tôi xin thông báo đã ghi có tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau:

Số tiền bằng chữ: Mười lăm triệu bốn trăm ngàn đồng

Trích yếu: Khách hàng thanh toán tiền hàng theo Hoá đơn 0001489 ngày 16/02/2012

Người lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng

Ví dụ 2: cung cấp dịch vụ bảo trì ATM cho ngân hàng Á Đông

- HĐ dịch vụ: tương tự Biểu 2.1

- Khi kết thúc chu kỳ bảo trì, kế toán ghi hóa đơn GTGT: ( Biểu 2.4)

Trang 21

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT

Khách hàng: Ngân hàng TMCP Á Đông

Địa chỉ: 18 Linh Lang, Hà Nội

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

Ví dụ 3: các khoản giảm trừ doanh thu:

Trong kỳ, các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty chủ yếu là chiết khấu

thương mại Kế toán ghi rõ trên hóa đơn GTGT: ( Biểu 2.5 )

Trang 22

Biểu 2.5: Hóa đơn GTGT

Khách hàng: Shell corp

Địa chỉ: 17 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội

STT TÊN, QUY CÁCH HÀNG HÓA MÃ SỐ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÁNH TiỀN 1

Dịch vụ bảo trì hệ

thống máy chủ

Chiết khấu ( 5%)

60015812

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Ví dụ 4: về doanh thu tài chính trong kỳ của Công ty:

Trong kỳ doanh thu tài chính của Công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng

Kế toán dựa vào phiếu báo có ( Biểu 2.6 ) để ghi sổ.

Biểu 2.6: Mẫu Phiếu báo có

Trang 23

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG (Theo công văn số 21208/CT/AC

Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Phạm Hùng, Hà Nội Loại tiền: VND

Mã số thuế: 0100835877 Loại TK: Tiền gửi tt

Số ID khách hàng: 111134577

Chúng tôi xin thông báo đã ghi có tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết sau:

Số tiền bằng chữ: Mười ba triệu bốn bốn mươi ngàn đồng

Trích yếu: Ngân hàng đã ghi có vào TK của khách hàng

2.1.2.Kế toán chi tiết doanh thu và thu nhập khác.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu báo có kế toán ghi sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Nhật

ký chung làm căn cứ để ghi các sổ chi tiết

Trang 24

Từ sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.7) Kế toán tiến hành ghi các sổ chi tiết doanh thu như sau: Sổ kế toán chi tiết TK 511 (Biểu số 2.8), Sổ kế toán chi tiết

TK 521 (Biểu số 2.9), Sổ kế toán chi tiết TK 515 (Biểu số 2.10).

Biểu 2.7: Trích Sổ Nhật ký chung

CÔNG TY TNHH dịch vụ hệ thống thông tin FPT

Tầng 4 toàn nhà FPT Cầu Giấy, đường Phạm Hùng, Q Cầu

Giấy,thành phố Hà Nội

Mẫu số S03b - DN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Quý I/2012 Đơn vị tính:

1000đ

Biểu 2.8: Trích Sổ kế toán chi tiết TK511

Mẫu số S38 - DN

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ATM

TK đối

Chiết khấu thương mại

112 511 3331 521 3331 112

57.640

2.620 262

52.400 5.240

2.882

……….

15/2/12 111245 15/2/12 Thu lãi tiền gửi

ngân hàng

112 515

112 511 3331

15.400

14.000 1.400

………

19/2/12 000149

5

19/3212 Thu tiền bảo trì

máy ATM chu kỳ 1 cho ngân hàng Á Đông

112 511 3331

22.000

20.000 2.000

Trang 25

- Thu tiền cung cấp dịch vụ bảo trì chu kỳ

2 ngân hàng Sài Gòn

Thu tiền cung cấp dịch

vụ bảo trì chu kỳ 1 ngân hàng Á Đông

TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

Quý I/2012 ĐVT: 1.000 đ

Trang 26

TK 515 – Lãi tiền gửi

Trang 27

2.1.3.Kế toán tổng hợp về doanh thu.

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu báo có của các nghiệp vụ phát sinh, kế

toán ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.7) Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi các sổ chi tiết: Sổ kế toán chi tiết TK 511 (Biểu số 2.8), Sổ kế toán chi tiết TK 521 (Biểu số 2.9), Sổ kế toán chi tiết TK 515 (Biểu số 2.10)

Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, và các sổ chi tiết doanh thu, kế toán ghi sổ

cái TK 511 ( Biểu số 2.11) , TK 515 ( Biểu số 2.12) , TK 521 ( Biểu số 2.13).

Biểu 2.11: Trích Sổ Cái TK 511

TK đối ứng

Số tiền

Số hiệu Ngày

tháng

Trang số

STT dòng

Trang 28

…… …… …… ………

01/2/12 0001476 01/2/12 Thu tiền cung cấp

dịch vụ bảo trì máy chủ cho cty Shell

………….

19/2/12 0001495 19/2/12 Thu tiền bảo trì máy

ATM chu kỳ 1 cho ngân hàng Á Đông

31/3/12 31/3/12 Kết chuyển các

khoản giảm trừ doanh thu

521 40.350

31/3/12 31/3/12 Kết chuyển doanh

thu để xác định KQKD

Tầng 4 toàn nhà FPT Cầu Giấy, đường Phạm Hùng, Q

Cầu Giấy,thành phố Hà Nội

STT dòng

Trang 29

STT dòng

Trang 30

doanh thu Cộng số phát sinh 40.350 40.350

- Chứng từ sử dụng:

+ Hợp đồng dịch vụ

+ Hợp đồng ký kết với đối tác

+ Bảng lương CBKT

+ Các chứng từ liên quan đến chi phí CBKT đi xử lý cho khách hàng

- Lương CBKT: trả theo lương thời gian (TLtg) và được tính theo công thức:

TLtg = Lcb + Các khoản phụ cấp

Trong đó: Lcb là lương cơ bản của cán bộ, nhân viên hiện đang hưởng

Lcb = Hi x Ltt x số ngày công thực tế

Hi: là hệ số lương cấp bậc (chức vụ)

Ltt: là tiền lương tối thiểu theo quy định hiện hành của Nhà nước

Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền lương là Bảng chấm công, Bảng tính và phân bổ tiền lương

Trang 31

Ví dụ: Tính lương cho một nhân viên:

Nhân viên Nguyễn Đức Dũng, có hệ số lương là 1,37, số ngày thực tế làm việc là 23 ngày, lương tối thiểu theo quy đinh là 194.300 VNĐ Phụ cấp 100.000 VNĐ Ta có lương của cán bộ như sau:

Lcb= 194.300 x 1,37 x 23= 6.100.000 VNĐ

TLtg= 6.100.000 + 100.000= 6.200.000 VNĐ

Chi tiết xem bảng lương ( Biểu 2.14 )

Các chi phí liên quan đến việc CBKT đi xử lý cho khách hàng, các chứng từ phát sinh như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, giấy đi đường…

Ví dụ như đối với HĐ ký với Saigonbank:

Dựa vào số tiền ký kết hợp đồng với khách hàng và HĐ ký kết với đối tác ( ký kết về mua thiết bị để sử dụng cho hoạt động bảo trì)

Trang 32

Biểu 2.14: Bảng lương CBKT

MÃ NHÂN

VIÊN HỌ TÊN

Hệ số lương

TL theo

DG, Lg khoán, Lg cấp bậc, Chức vụ

Các khoản phụ cấp

Bù trừ trước thuế BHXH BHYT BHTN

Giảm trừ gia cảnh

và tiêu dùng cá nhân

Tổng thu nhập tính thuế

Thuế Thu nhập

CPCĐ

Bù trừ khác sau thuế

Số tiền CK

00025400

Nguyễn

Đức Dũng

Trang 33

Trong chu kỳ bảo trì, kế toán tập hợp các chi phí liên quan đến CBKT đi xử lý

cho khách hàng Các chứng từ bao gồm

- Hóa đơn GTGT

- Giấy đề nghị thanh toán

Biểu 2.15: Giấy đề nghị thanh toán

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Người xin thanh toán: Vũ Thị Thanh Mai

Đơn vị: FPT-IS-SRV/Banking

Lý do xin thanh toán:

Hợp đồng liên quan (nếu có):

Số lượn g

Đơn giá VNĐ

Thành tiền VNĐ

VAT

%

Hoa hồng

Tổng VNĐ

1 Trần Thế Linh - VBA Gia Lâm - Ngày 13/01/2012

Công tác phí ( 4 máy) ngày 2 80.

000

160.

000

16 0.000

Xe ôm cầu Thanh Trì -> Cty

Xe ôm công ty may 10 -> VBA

Xe ôm từ VBA Gia Lâm -> Cầu

Xe Buýt BX Long Biên <->

Xe ôm BX Từ Sơn <-> VBA

Xe ôm VBA Từ Sơn <-> PGD

Trang 34

2 Khuất Đình Đô - VBA Sóc Sơn - Ngày 21/01/2012

Công tác phí (2 máy/ngày) ngày 1

80.00

0

80.000

Xe khách Hà Nội -> Nỷ, Sóc

40.00

0

40.000

Xe khác Nỷ, Sóc Sơn -> Phủ

30.00

0

30.000

Số tiền đã chuyển khoản

Số tiền còn phải chi thêm:

Số tiền thừa nộp lại Công ty:

Giám đốc 3 (Nếu cần)

2.2.1.2.Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán.

Trang 35

Dựa vào hóa đơn GTGT, HĐ dịch vụ ký với khách hàng, Hợp đồng mua thiết

bị ký với đối tác, bảng lương CBKT và các chứng từ liên quan đến chi phí CBKT đi

xử lý cho khách hàng Kế toán tính ra giá vốn và tiến hành ghi sổ chi tiết đối với từng dịch vụ với từng loại thiết bị

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn, chứng từ liên

quan kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung Từ sổ Nhật ký chung ( Biểu 2.16), kế toán ghi các sổ chi tiết TK 631 ( Biểu 2.17)…

Biểu 2.16: Trích Sổ Nhật ký chung

TK đối ứng

Số phát sinh

Số

hiệu

Ngày tháng

632 156

Định dạng
Số trang	71
Dung lượng	1,09 MB