Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo

 Những cá nhân, tổ chức được mời tham gia vào hội nghị – hội thảo  Tại sao phải xác định thành phần?. Thành phần Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:  Nội dung thông tin cần

Kỹ năng Tổ chức

Hội nghị – Hội thảo

Tâm Việt Group

Cuộc họp là gì?

 Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:

 trực tiếp gặp mặt nhau;

 thông qua phương tiện điện tử;

 thông qua điện thoại

 để:

 chia sẻ thông tin;

 ra quyết định, kế hoạch hay hành động.

Phân loại

 Theo mục đích

 Cung cấp thông tin.

 Trao đổi thông tin.

Khâu tổ chức quan trọng?

 Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.

 Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.

 Tạo ấn tượng và thiện cảm.

Thách thức khi tổ chức?

 Phối hợp.

 Xử lý tình huống bất thường.

Mục tiêu

 Xác định mục tiêu là gì?

 Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo

 Tại sao phải xác định mục tiêu?

 Định hướng cho tất cả các hoạt động khác.

Mục tiêu

 Các loại mục tiêu:

 Cung cấp thông tin.

 Trao đổi thông tin.

Thành phần

 Xác định thành phần là gì?

 Những cá nhân, tổ chức được mời

tham gia vào hội nghị – hội thảo

 Tại sao phải xác định thành phần?

 Giúp đạt mục tiêu đề ra.

 Truyền tải nội dung.

 Tiếp nhận nội dung.

Thành phần

 Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:

 Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.

 Khả năng đề xuất ý kiến.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.

 Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.

Thời gian

 Xác định thời gian là gì?

 Xác định thời điểm tổ chức

 Xác định khoảng thời gian phù hợp

 Tại sao phải xác định thời gian?

 Truyền tải thông tin.

 Thu nhận và xử lý thông tin.

 Ra quyết định.

Thời gian

 Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:

 Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.

 Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.

 Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.

 Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.

 Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.

 Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.

Chương trình

 Trình tự phối hợp của các hoạt động

 Thu nhận thông tin

 Tiếp nhận và xử lý thông tin

 Diễn văn/ tiết mục khai mạc.

 Khen thưởng – ghi nhận.

Chương trình

 Kết thúc:

 Thông qua nghị quyết.

 Kêu gọi cam kết.

 Diễn văn bế mạc.

 Hoạt động chung:

• Chụp hình

• Liên hoan…

Chương trình

 Cách xác định chương trình:

 Đủ để đạt mục tiêu.

 Phù hợp với đối tượng tham dự.

 Phù hợp với phân bổ thời gian.

Chương trình

 Lưu ý:

 Lập thời gian chi tiết cụ thể.

 Các phương án dự phòng.

Địa điểm

 Địa điểm diễn ra

 Địa điểm ăn nghỉ và phương tiện đi lại

 Tạo thuận lợi cho việc tham dự

Địa điểm

 Địa điểm tổ chức (tiếp):

 Khu vực thảo luận theo nhóm.

 Khu vực đi lại, lối thoát hiểm, khu vệ sinh.

 Hệ thống điện, điều hoà, ánh sáng.

 Bảng chỉ dẫn.

 Địa điểm của các hoạt động chung.

Địa điểm

 Số lượng thành phần tham dự

 Thời điểm và thời gian diễn ra sự kiện

 Yêu cầu của chương trình

Trang bị và tài liệu

 Liệt kê các trang bị cần phải sử dụng

 Liệt kê các tài liệu cần sử dụng

 Đảm bảo truyền tải thông tin

 Đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin

Trang bị và tài liệu

 LCD, Projector, Slide, VCR, TV, micro

 Flip chart, bảng, bút viết

 Dụng cụ trình diễn và trang trí

 Tai nghe, giấy bút

 Công cụ cho các hoạt động chung

Trang bị và tài liệu

 Nghị quyết, thoả thuận, báo cáo, số liệu

 Các biểu mẫu cần dùng

 Phần thưởng, kỷ niệm chương, quà

Trang bị và tài liệu

 Cách xác định Trang bị & Tài liệu:

 Phù hợp với thành phần tham dự.

 Phù hợp với thời gian phân bổ.

 Phù hợp với từng nội dung.

 Phù hợp với địa điểm tổ chức.

 Tại sao phải xác định nguồn lực?

 Triển khai tổ chức thành công.

 Điều khiển âm thanh, ánh sáng.

 Điều khiển thiết bị, phát tài liệu.

 Điều khiển các hoạt động chung.

Nguồn lực

 Cách xác định nguồn lực:

 Phương án chi tiết cụ thể cho từng khoản.

 Tham khảo số liệu để lập kế hoạch chính xác.

 Đưa ra các phương án dự phòng.

Tài lực

 Phê duyệt.

 Giải ngân.

 Phân bổ cho các phần.

Cách thức chuẩn bị nguồn lực

 Lập đề xuất và kế hoạch chi tiết

 Nêu bật lợi ích và tầm quan trọng của

các nội dung chuẩn bị

 Đặc biệt lưu ý các nguồn lực liên quan đến kế hoạch dự phòng

Địa điểm

 Kiểm soát quyền sử dụng các địa điểm

và phương tiện cần thiết

 Tạo thuận lợi truyền tải nội dung

 Tạo thuận lợi thu nhận nội dung

Địa điểm

 Hợp đồng – văn bản

 Đặt cược – cam kết

 Làm rõ khung thời gian (giờ cụ thể)

 Thời gian để chuẩn bị

 Phương tiện đi lại giữa các địa điểm

Địa điểm

 Cách thức chuẩn bị địa điểm:

 Văn bản – văn bản – văn bản.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Trang bị và Tài liệu

 Hoàn tất và tập kết trang bị & tài liệu

 Hợp đồng cung ứng

 Tập kết, kết nối thử

 Duyệt nội dung các tài liệu

 In ấn, đóng tập, chia bộ

Trang bị và Tài liệu

 Văn bản – văn bản – văn bản

 Mắt thấy – Tai nghe

 Lưu ý các phương án dự phòng

Thành phần

 Chuẩn bị thành phần là gì?

 Thông báo cho các thành phần tham dự.

 Phối hợp với các thành phần tham dự.

 Các yếu tố liên quan:

 Giấy mời, thông báo trước.

 Phối hợp với các nhân sự thuyết trình.

 Kế hoạch các cơ quan truyền thông báo chí

 Họp phân công các nhân sự hỗ trợ.

Thành phần

 Cách thức chuẩn bị thành phần:

 Đảm bảo chắc chắn về địa điểm và thời gian.

 Đánh giá mức độ ưu tiên của các thành phần.

 Kiểm chứng lại để xác nhận thông tin.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Diễn tập

 Diễn tập là gì?

 Tự kiểm định diễn biến thực tế.

 Tại sao phải diễn tập?

 Tìm ra các thiếu sót để điều chỉnh.

Diễn tập

 Địa điểm như dự kiến

 Thời gian như dự kiến

 Chương trình như dự kiến

 Trang bị – tài liệu như dự kiến

 Nhân sự hỗ trợ, thuyết trình như dự kiến

Tại sao phải đón tiếp?

 Hướng dẫn vị trí.

 Gây ấn tượng

 Tạo không khí thân thiện.

Các yếu tố liên quan

 Chào hỏi xã giao.

 Chuyển các văn kiện, tài liệu.

 Chỉ dẫn về địa điểm.

Điều khiển phần đón tiếp

Điều khiển phần khai mạc

 Tuân thủ thời gian.

 Nếu chậm trễ -> thông báo công khai.

 Các nhân sự hỗ trợ vào vị trí.

 Gây chú ý cho những người tham dự.

 Tránh các tác động gây mất tập trung.

 Lưu ý các phương án dự phòng.

Điều khiển phần nội dung

 Phối hợp diễn biến các phần chính của chương trình.

Điều khiển phần nội dung

Tuân thủ thứ tự các phần

Theo dõi tiến độ, tuân thủ thời gian

Nhân sự hỗ trợ cho các phần chuyển tiếp

Hướng dẫn khu vực ngồi (nếu thay đổi)

Hướng dẫn những người đến muộn

Sự ổn định của âm thanh, ánh sáng

Lưu ý các phương án dự phòng

Điều khiển phần kết thúc

Các nội dung đã thống nhất – nghị quyết

Phối hợp trong các hoạt động chung

Hướng dẫn lối đi

Trao quà lưu niệm

Kiểm soát thời gian

Lưu ý phương án dự phòng

Thanh, quyết toán

 Lên kết toán tổng thể trước khi TQT.

 Giải trình đối với tình huống bất thường.

Đánh giá kết quả

 Đánh giá:

 Kết quả đạt được so với mục tiêu.

 Thực tế diễn biến so với kế hoạch ban

đầu.

Cách thức đánh giá

So sánh kết quả thực tế với mục tiêu

Tập trung vào các mục tiêu quan trọng

Số liệu – số liệu – số liệu

Khách quan – khách quan – khách quan

Đánh giá việc chuẩn bị các p/ án dự phòng

Xen xét đến các tình huống bất thường

Rút kinh nghiệm

Phát hiện các điểm mạnh – điểm yếu

Phát huy điểm mạnh, loại trừ điểm yếu

Cách thức rút kinh nghiệm

 Liệt kê các điểm đã làm tốt.

 Liệt kê các điểm còn thiếu sót.

 Liệt kê các điểm có thể làm tốt hơn.

 Mọi người cùng tham gia.

 Ghi nhận các tình huống bất thường.

Chuẩn hóa quy trình

 Đảm bảo khiếm khuyết không lặp lại.

 Cách thức chuẩn hoá quy trình:

 Trọng tâm vào các quy trình then

chốt.

 Mọi người cùng tham gia góp ý.

 Bổ sung các tình huống bất thường.

 Công thức hoá các phần chuẩn bị.

Ôn tập nội dung

 Bước 1 Lập kế hoach.

 Mục tiêu: 6 mục tiêu.

 Thành phần: khả năng, quyền hạn, ảnh hưởng

 Thời gian: trong giờ – ngoài gìờ.

 Chương trình: 4 phần.

 Địa điểm: 3 yếu tố.

 Trang bị và tài liệu: truyền đạt, thu nhận, xử lý

 Nguồn lực: 3 loại nguồn lực.

Ôn tập nội dung

 Nguồn lực: phê duyệt – điều động

 Địa điểm: văn bản – văn bản – văn bản

 Trang bị & tài liệu: mắt thấy – tai nghe

 Thành phần: kiểm chứng – phối hợp

 Diễn tập: sát thực – thời gian

Ôn tập nội dung

 Bước 3: Điều khiển.

 Đón tiếp: thông tin – điều chỉnh.

 Khai mạc: thời gian – gây chú ý.

 Nội dung: tiến độ – phối hợp.

 Kết thúc: thoả thuận – tồn đọng.

Ôn tập nội dung

 Thanh quyết toán: kết toán, thanh toán

 Đánh giá: trọng tâm, khách quan

 Rút kinh nghiệm: ưu điểm, nhược điểm

 Chuẩn hoá: tình huống, công thức hoá