10kỹnăngtổchứcsựkiệnthànhcôngmột
sự kiện.
Lập kế hoạch tổchứcsựkiện. Cứ hàng năm, các chuyên gia tổchứcsựkiện tiêu
hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sựkiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa
cho các sựkiện tập đoàn (corporate events-tổ chứcsự kiện), như hội nghị khách
hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết
được hiệu quả do những hoạt động này mang lại.
Để có được hiệu quả tối ưu, sự
kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định
như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được.
Để thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới
thành công của một lễ tổchứcsự kiện
. Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi đúc
kết thành10 nguyên lý tổchứcsựkiện sau:
Một-Kỹ nang tổchứcsự kiện
: Sựkiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt
động marketing.
Tổ chứcsự kiện
mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động
bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm
nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động
marketing, sựkiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể
gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến d
ịch PR và quảng cáo.
Với mộtsựkiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động
bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà
hoạt động này có thể mang lại.
Hai-Kỹ năngtổchứcsự kiện
: Sựkiện là một hoạt động trong mô hình
marketing-mix.
Tổ chứcsựkiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sựkiện kinh doanh trong suốt thời
gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng
ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen
thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí.
Do đó, hàng năm b
ạn cần phải đánh giá độ tương thích của sựkiện kinh doanh với
mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều
trường hợp, sựkiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục
tiêu của doanh nghiệp.
Ba-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Tổ chứcsựkiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những
người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do
đó khi lên kế hoạch cho mộtsự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn
thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể
thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải
xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ.
Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách
không mời mà tới.
Bốn-Kỹ năngtổchứcsự kiện
: Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
Lập kế hoạch tổchứcsựkiện – lên ngân sách tổchứcsựkiện – xác định thước đo
để đánh giá hiệu quả tổchứcsựkiện – triển khai tổchứcsựkiện – đo lường tổ
chức sựkiện. Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổchứcsựkiện thực hiện m
ột
chương trình sựkiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá
hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất
khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, Sựkiện cũng giồng như các hoạt động
marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người
ta tưởng.
N
ăm-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Sựkiện không phải là công cụ toàn năng
Tổ chứcsựkiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương
hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của
khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ
marketing hiệu quả hơn.
Sáu-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Sựkiện chỉ là một phần trong kế hoạch
marketing.
Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ
nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn
cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sựkiện chỉ
là một phần trong kế
hoạch marketing tổchứcsựkiện.
Bảy-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Truyền thông cho sựkiện của bạn.
Để có được một chương trình tổchứcsựkiệnthành công, bạn không thể chỉ trông
chờ vào ngày diễn ra sựkiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền
thông cho sựkiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sựthành công. Hoạt
động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút
được sự chú ý.
Tám-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Thu thập và tận dụng thông tin từ sựkiện.
Sau sựkiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diển ra sự
kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú tr
ọng chất lượng chứ không nên chú trọng
số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ
ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch tổchứcsựkiện cụ
thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho
những hoạt động khác
Chín-Kỹ năng tổ
chứcsự kiện: Yếu tố con người quyết định tất cả.
Nều chương trình tổchứcsựkiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu
quả, thì điều kiện để giao tiếp thànhcông là sự tích cực tương tác của 2 phía.
Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết
phục, thúc đẩy họ và giúp họ t
ương tác với bạn tại sựkiện. Ngoài ra bạn còn phải
chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm
khán thính giả mục tiêu.
Mười-Kỹ năngtổchứcsự kiện: Sựkiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh
doanh.
Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch tổchứcsựkiện và
triể
n khai tổchứcsựkiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng
bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và
hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác. Tuy nhiên
những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp,
chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu r
ừng. Một khu rừng đúng
nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn
dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong mộtsựkiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những
hiệu quả mà sựkiện đó mang lại.
10kỹnăngtổchứcsựkiệnthànhcôngmộtsựkiện.
. 10 kỹ năng tổ chức sự kiện thành công một
sự kiện.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu
hơn.
thành công của một lễ tổ chức sự kiện
. Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, tôi đúc
kết thành 10 nguyên lý tổ chức sự kiện sau:
Một -Kỹ nang tổ chức sự