giao trinh nghe

Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) PHẦN I: LÝ THUYẾT XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MICROSOFT EXCEL 1. GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel 1.1.1. Khởi động Excel - Nháp đúp vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình hay nháy đúp trên tập tin của Microsoft Excel. - Hay chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2003 Màn hình Excel 1.1.2. Thoát khỏi Excel - Nháy vào nút Close nằm bên phải thanh tiêu đề; - Hay nhấn tổ hợp phím Alt+F4; - Chọn lệnh File/Exit. 2. Cấu trúc của một Workbook 2.1. Workbook: Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc định là .XLS. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook có tối đa 255 sheet Trang 1 / 40 Thanh tiêu đề Thanh công cụ chuẩn (Standard) Thanh công cụ định dạng (Formatting) Tên cột (Columns ) Chỉ số dòng (Rows) Tên các Sheet Thanh công thức (Formula bar) Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) Thanh cuộn đứng (Vertical scroll bar) Địa chỉ ô hiện hành Nút thu nhỏ (Minimize) Nút phục hồi (Restore) Nút đóng (Close) Thanh công cụ vẽ (Drawing) Thanh trạng thái (Status bar) Thanh lệnh đơn Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) 2.2. Worksheet: Mỗi một sheet là một bảng tính gồm các dòng và cột Dòng (Row):có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số thứ tự từ 1 đến 65.536 Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô) Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên cột trước và chỉ số dòng như sau <tên cột><Chỉ số dòng> Ví dụ: Giao giữa cột C và dòng 4 có địa chỉ là C4 Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành. Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): gồm nhiều ô liên tiếp nhau, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 ô này là dấu hai chấm (:). Ví dụ: A1:D5 gồm 20 ô Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô, các đường lưới này sẽ không xuất hiện trong trang in. Lưu ý: Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View/Gridline 2.3. Các thao tác trên sheet - Chọn Sheet làm việc: Nháy vào tên Sheet. - Đổi tên Sheet: Nháy đúp ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới. - Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet. - Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet. Lưu ý: Ta cũng có thể thực hiện các thao tác trên bằng menu tắt được thực hiện bằng cách nháy chuột phải tại Sheet sau đó chọn lệnh tương ứng trong menu tắt. 3. Các kiểu dữ liệu, cách nhập và định dạng 3.1. Dữ liệu kiểu số (Number) Khi nhập vào số bao gồm: 0 9, +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và giờ thì số theo đúng quy ước trong môi trường Windows thì mặc định được canh lề phải trong ô. Lưu ý: Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/Regional Options/Customize/Number • Decimal symbol: quy ước dấu phân cách phần thập phân • No. of digits after decimal : số chữ số thập phân. • Digits grouping symbol : Dấu phân cách hàng ngàn • Digits grouping : Số số hạng trong nhóm • Negative nuber format : định dạng số âm. • List separator : quy ước dấu phân cách giữa các phần tử trong danh sách * Định dạng hiển thị số 1. Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. 2. Chọn Format/Cells/Number hoặc Ctrl+1 để mở hộp thoại Fomat Cells. Trang 2 / 40 Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) 3. Chọn Number trong nhóm Category * Một số định dạng khác Dữ liệu số khi nhập vào một ô trên bảng tính phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và mã định dạng (Format code). Một số có thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,… mỗi loại có nhiều cách chọn mã định dạng. Chọn loại thể hiện trong khung Category Loại Công dụng Ví dụ General Định dạng số mặc định, canh phải, giữ nguyên dạng ban đầu như khi nhập vào 15.75 15234 Number Định dạng số năng động có thễ hỗ trợ bằng các dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ý… 3.14159 (1,234.57) Currency Định dạng đơn vị tiền tệ $12.345 1234VND Accounting Định dạng tiền tệ đặc biệt được thiết kế để canh các cột theo các dấu thập phân của giá trị tiền tệ. $ 75.50 $ 5.50 Date Định dạng ngày tháng chung, ngày tháng được hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn 01/09/2008 Sep-01-03 Time Định dạng giờ chung, giờ được hiển thị theo một số kiểutiêu chuẩn 2:30 PM 14:30:20 Percentage Một cách định dạng mà các giá trị trong các ô được chọn được nhân với 100 và kết quả hiển thị với biểu tượng %. 184% 24.152% Fraction Định dạng dưới dạng phân số 1/5 Scientific Định dang số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho các số có quá nhiều chữ số 1.25E+3 2.0E-2 Text Định dạng số như văn bản 123 Trang 3 / 40 Số chữ số thập phân Sử dụng dấu phân cách hàng nghìn Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) Special Các dạng đặc biệt Zip Code, Phone Number 9810- 123 12-34-56 Custom Danh sách các dạng tiêu chuẩn hoặc các dạng các dạng tùy chọn 15/06/2007 1,000.54 đồng 1,000.54 VNĐ … Ngoài ra có thể định dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách dùng công cụ trên thanh công cụ Formatting 3.2. Dữ liệu dạng ngày (Date) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows, dữ liệu sẽ canh phải trong ô. Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Lưu ý: Để kiểm tra và thay đổi qui định khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options / Regional Options/Customize/ Date * Định dạng hiển thị dữ liệu dạng ngày 1. Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng kiểu ngày 2. Chọn lệnh Format / Cells để mở hộp thoại Format Cells 3. Chọn lớp Number, chọn mục Date trong nhóm Category 4. Chọn kiểu ngày trong mục Type. Nháy OK * Dữ liệu dạng giờ (Time) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập đúng theo qui định của Windows, mặc định là giờ:phút:giây (hh:mm:ss AM/PM). Dữ liệu sẽ canh phải trong ô. 3.3. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Dữ liệu chuỗi bao gồm ký tự chữ và số, khi nhập thì mặc định là canh trái trong ô. Lưu ý: Nếu nhập ký tự đầu tiên là dấu ‘ (dấu nháy đơn) thì Excel luôn xem đó là chuỗi. Ví dụ: ‘005 thì Excel hiểu là chuỗi “005”. 3.4. Dữ liệu kiểu công thức (Formula) Trang 4 / 40 Kiểu dạng ngày. Thông thường ta chọn là dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) Ký hiệu phân cách ngày, tháng, năm Định dạng kiểu tiền tệ Currency Giảm bớt một số lẻ phần thập phân Decrease Decimal Định dạng kiểu phần trăm Percen Style Định dạng kiểu phân cách phần ngàn Comma Style Tăng thêm một số lẻ phần thập phân Increase Decimal Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) Dữ liệu kiểu công thức bắt đầu bằng dấu = (hoặc @, hoặc +) với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức đó, có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi. Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. + Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>. + Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng 3.5. Điều chỉnh dữ liệu trong ô 1. Nháy vào ô muốn điều chỉnh dữ liệu. 2. Nhấn phím F2 hoặc nháy đúp vào ô cần điều chỉnh dữ liệu. 3. Tiến hành điều chỉnh dữ liệu. 4. Điều chỉnh xong, nhấn phím Enter. 4. Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp 4.1. Các loại địa chỉ : 4.1.1. Địa chỉ tương đối Quy ước: Địa chỉ tương đối của ô có dạng <Tên cột><Chỉ số dòng> Ví dụ: A1, B4, C5, … Lưu ý: Trong quá trình sao chép công thức, các địa chỉ này tự động thay đổi theo để bảo toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức 4.1.2. Địa chỉ tuyệt đối Quy ước: Địa chỉ tuyệt đối của ô có dạng $<Tên cột>$<Chỉ số dòng> Ví dụ: $A$1, $A$1:$C$1 Lưu ý: Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ được giữ cố định trong khi copy công thức 4.1.3. Địa chỉ hổn hợp: Quy ước địa chỉ hổn hợp có dạng $<Tên cột><Chỉ số dòng>: giữ cố định cột khi copy công thức Ví dụ: $A1 <Tên cột>$<Chỉ số dòng>: giữ cố định dòng khi copy công thức Cách chuyển đổi giữa các loại địa chỉ Nhấn phím F4 để chuyển từ địa chỉ tương đối sang tuyệt đối và hổn hợp A1 $A$1 A$1 $A1 A1 4.2. Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel Khi Excel không tính được một công thức thì chương trình sẽ báo lỗi sai, bắt đầu bằng dấu #, dưới đây là danh sách các thông báo lỗi thường gặp Thông báo lỗi Nguyên nhân #DIV/0! Trong công thức có phép tính chia cho 0 #N/A Công thức tham chiếu đến ô có giá trị không tìm thấy hoặc nhập hàm thiếu đối số Trang 5 / 40 F4 F4 F4 F4 Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) #NAME? Trong công thức có tên hàm hoặc tên ô sai #NULL Xãy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng vùng giao nhau là rỗng #NUM! Dữ liệu số bị sai #REF! Xãy ra khi trong công thức có tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ #VALUE! Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu 5. Các thao tác cơ bản 5.1. Xử lý trên vùng dữ liệu (Range) 5.1.1. Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define) Để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu được chọn như sau: 1. Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên. 2. Chọn lệnh Insert/ Name/ Define. 3. Nhập tên vùng vào mục Names in workbook. 4. Click OK hoặc Add. 5.1.2. Xóa bỏ dữ liệu (Edit/Clear) 1. Chọn vùng dữ liệu muốn xóa. 2. Chọn lệnh Edit / Clear, một menu xuất hiện 3. Chọn: + All : Xóa nội dung, định dạng, ghi chú. + Formats: Chỉ xóa định dạng. + Contents: Chỉ xóa nội dung (phím Delete) + Comments: Chỉ xóa ghi chú. 5.1.3. Di chuyển dữ liệu: 1. Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. 2. Chọn Edit/ Cut; hoặc nhấn Ctrl + X; hoặc Click vào nút Cut 3. Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. 4. Chọn Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste 5.1.4. Sao chép dữ liệu: * Thông thường: 1. Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép. 2. Chọn Edit/ Copy; hoặc nhấn Ctrl + C; hoặc Click vào nút Copy 3. Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích. 4. Chọn Edit/ Paste; hoặc nhấn Ctrl + V; hoặc Click vào nút Paste 5.2. Thao tác trên hàng và cột 5.2.1. Thêm hàng (Row) 1. Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào. 2. Vào menu Insert/ Rows; hoặc nháy chuột phải, chọn Insert. 5.2.2. Thêm cột (Column) 1. Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào. 2. Vào menu Insert/ Columns; hoặc nháy chuột phải, chọn Insert. Trang 6 / 40 Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) 5.2.3. Thêm ô mới 1. Chọn các ô hoặc đưa con trỏ đến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào. 2. Chọn menu Insert/ Cells; hoặc Nháy chuột phải, chọn Insert , xuất hiện hộp thoại sau: 3. Chọn: • Shift cells right: dữ liệu trong ô hiện hành bị đẩy sang phải • Shift cells down: dữ liệu trong ô hiện hành bị đẩy xuống dưới • Entire row: chèn cả dòng mới • Entire column: chèn cả cột mới 5.2.4. Xóa hàng, cột, hoặc ô: Xóa hàng/ cột: Chọn các hàng/cột cần xóa. Chọn Edit/ Delete; hoặc nháy chuột phải chọn Delete. Xóa ô : Chọn các ô cần xóa. Chọn menu Edit / Delete, hoặc Nháy chuột phải chọn Delete 5.2.5. Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của dòng Có thể thay đổi độ rộng của cột hoặc chiều cao của dòng bằng cách đưa chuột đến biên giữa tên cột/dòng sau đó drag chuột để thay đổi kích thước Hoặc dùng menu Format / Row (hoặc Column) • Chọn Height để thay đổi chiều cao của dòng (chọn Width để thay đổi độ rộng của cột) • Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thước vừa với dữ liệu. 5.3. Gộp và canh giữa dữ liệu 1. Chọn các ô cần gộp. 2. Nháy nút Merge and Center trên thanh công cụ định dạng 5.4. Canh lề dữ liệu trong ô 1. Chọn vùng dữ liệu cần canh lề 2. Chọn lệnh Format/Cells/Alignment. Hộp thoại xuất hiện Trang 7 / 40 Canh lề theo chiều ngang Canh lề theo chiều đứng Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải ô Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô Gộp ô Chọn hướng cho dữ liệu Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) 5.5. Kẻ khung cho bảng tính: 1. Chọn vùng dữ liệu cần kẻ khung. 2. Chọn lệnh Format/ Cells /Border. Hộp thoại Format Cells xuất hiện Lưu ý: Ta có thể kẻ khung nhanh bằng cách nháy vào mũi tên của nút trên thanh công cụ Formatting, rồi chọn các kiểu kẻ cần thiết. 5.6. Tô nền cho bảng tính: 1. Chọn vùng dữ liệu cần kẻ tô nền. 2. Chọn lệnh Format/ Cells /Pattern. Hộp thoại Format Cells xuất hiện Lưu ý: Ta có thể tô nền nhanh bằng nút Fill Color trên thanh công cụ Drawing. 6. MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL 6.1. Cú pháp chung và cách sử dụng 6.1.1. Xem danh sách các hàm Muốn xem danh sách các hàm của Excel ta chọn lệnh Insert/Function hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F3. Hộp thoại sau xuất hiện, lựa chọn hàm và xem cú pháp hàm phía dưới. 6.1.2. Cú pháp chung: + = TÊN HÀM ([Danh sách đối số]) @ Trang 8 / 40 Bỏ kẻ khung Kẻ đường viền xung quanh Kẻ lưới Chọn nét đường Chọn màu cho đường kẻ Chọn màu nền Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) Lưu ý: Đa số các hàm của Excel đều có đối số nhưng cũng có những hàm không có đối số như hàm RAND(), TODAY(), NOW(), PI(),…. Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cách được quy định trong Windows mặc định là dấu phẩy (,). 6.1.3. Cách sử dụng hàm - Nếu công thức bắt đầu là một hàm, thì phải có dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +) ở phía trước. - Nếu hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên. Có 2 cách nhập hàm + Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím 1. Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm. 2. Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +). 3. Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp. 4. Gõ Enter để kết thúc. + Cách 2: thông qua hộp thoại Insert Function 1. Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm. 2. Click chọn Insert/ Function hoặc Shift + F3. 3. Chọn nhóm hàm trong danh sách Function category. 4. Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Select a function. 5. Click OK để chọn hàm. 6. Tuỳ theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số. Tiến hành nhập các đối số. 7. Click OK để kết thúc 6.2. Các hàm thông dụng 6.2.1. Các hàm toán học (Math & Trig) TT Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ 1. ABS(số) Trả về giá trị tuyệt đối của số. =ABS(12 - 20)8 2. INT(số) Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá số. =INT(5.6) 5 =INT(-5.6)  -6 3. MOD(số, số_chia) Trả về số dư của phép chia nguyên số cho số_chia (số, số_chia là các số nguyên). =MOD(5, 3) 2 4. POWER(số, số_mũ) Trả về kết quả là số lũy thừa số_mũ =POWER(3,4)  81 5. PI() Trả về giá trị của π ≈ 3,14159 6. PRODUCT(số_1, số_2, ) Trả về tích của số_1, số_2, =PRODUCT(2, -6, 3, 4) -144 7. RAND( ) Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1. =RAND( )  Số ngẫu nhiên Trang 9 / 40 Trường THPT Mai Thanh Thế GT Tin học nghề (Excel) 8. ROUND(số, số_chữ_số_làm_tròn) Làm tròn số với độ chính xác đến số_chữ_số_làm_tròn chữ số thập phân (với qui ước 0 là làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là lấy 1 chữ số thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, ). =ROUND(5.13687, 2) 5.14 =ROUND(145.13687, -2) 100 9. SQRT(số) Trả về căn bậc 2 của một số dương số. =SQRT(36)  6 =SQRT(-100)  #NUM! 10. SUM(số_1, số_2, ) Trả về tổng của số_1, số_2, =SUM(2, -6, 8, 4) 8 11. SUMIF(vùng_đk, đk, vùng_tính_tổng) Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện. - vùng_đk: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh. - đk : chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: "10", ">15", "<20", … Lưu ý: không sử dụng hàm trong đk, chỉ có thể sử dụng ký tự đại diện * - vùng_tính_tổng: Các ô trong vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng_đk thỏa đk. Lưu ý: Nếu không có đối số vùng_tính_tổng thì vùng vùng_đk sẽ được tính. Ví dụ: A B C 1 Mã HS Điểm TH Mã GT 2 A 6 D1 3 B 10 E1 4 A 9 E2 5 C 7 D2 6 B 8 F1 = SUMIF(A1:A6,“A”,B1:B6)  15 = SUMIF(B1:B6,“>=9”)  19 = SUMIF(C1:C6,“D*”,B1:B6)  13 = SUMIF(C1:C6,“*1”,B1:B6)  24 6.2.2. Các hàm thống kê (Statistical) TT Cú pháp Ý nghĩa và ví dụ 1. MAX(số_1, số_2, ) Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số_1, số_2, =MAX(1, 2, 3, 5) 5 2. MIN(số_1, số_2, ) Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số_1, số_2, =MIN(1, 2, 3, 5)  1 3. AVERAGE(số_1, số_2, ) Trả về giá trị trung bình cộng của các giá trị số_1, số_2, =AVERAGE(1, 2, 3, 5)  2.75 4. COUNT(giá_trị_1, giá_trị_2, ) Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số. =COUNT(2, “hai”, 4, -6)  3 Trang 10 / 40 [...]... hàng c) Diện rộng d) Cục bộ Câu 8: Khi các máy tính đã kết nối lại với nhau bằng các thiết bị vật lí thì chúng chưa chia sẽ tài nguyên cho nhau được là vì? Câu 9: Trong mạng máy tình, http được gọi là giao thức: a) Truyền siêu tập tin b) Truyền siêu văn bản c) Truyền siêu hình ảnh d) Truyền siêu thư mục Câu 10 Để phân toàn quyền với thư mục chia sẽ cho người dùng trong hộp thoại Share Pemission ta chọn: . (Excel) #NAME? Trong công thức có tên hàm hoặc tên ô sai #NULL Xãy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng vùng giao nhau là rỗng #NUM! Dữ liệu số bị sai #REF! Xãy ra khi trong công thức có tham. được xác định bằng tên cột trước và chỉ số dòng như sau <tên cột><Chỉ số dòng> Ví dụ: Giao giữa cột C và dòng 4 có địa chỉ là C4 Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được. 65.536 Cột (Column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV Ô (Cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. Như vậy một