oftHướng dẫn sử dụng Micros PowerPoint 2010 (Chương 1)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 CHƯƠNG GIỚI THIỆU POWER POINT 2010 Các điểm PowerPoint 2010 Phiên PowerPoint 2010 phát triển lên từ phiên PowerPoint 2007 nên giao diện PowerPoint 2010 giống với phiên 2007 giao diên Ribbon Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi việc thao tác cho người dùng với nhiều tính giúp tạo nên thuyết trình sinh động, hấp dẫn cách nhanh chóng Dưới số tính • Ribbon PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon có nút lệnh đồ họa dễ nhận biết chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước Mỗi tab giống công cụ với nút lệnh danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng Các tab không dễ tùy biến dễ công cụ phiên trước, PowerPoint 2010 có thêm công cụ gọi Quick Access Toolbar (QAT - cơng cụ truy cập nhanh) giúp người dùng tùy biến gắn thêm nút lệnh thường dùng cách nhanh chóng dễ dàng Chúng ta thêm vào QAT nút lệnh cách nhấp phải chuột vào chọn Add to Quick Access Toolbar Ribbon xuất thêm ngăn Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide sang slide khác nhanh thuận tiện Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp người dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon Tab chọn Quick Access Toolbar Hình Ribbon tổ chức lại • Ngăn File thay cho nút Office (trong phiên PowerPoint 2007) Ngăn File chứa lệnh liên quan đến thuyết trình soạn thảo thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn chia thuyết trình • Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình Chức Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo thuyết trình khác xem trước hiệu ứng, đoạn phim âm hình Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show • Nhúng, hiệu chỉnh xem video thuyết trình Trong phiên PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh đa phương tiện thuyết trình Cụ thể, nhúng, cắt xén áp dụng hiệu ứng định dạng lên hình ảnh đoạn phim thuyết trình  Cắt xén video Tính cắt xén video PowerPoint 2010 giúp loại bỏ phần không cần thiết giúp nội dung thuyết trình tập trung Hình Cắt xén video  Chuyển thuyết trình sang định dạng video Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Tính chuyển định dạng thuyết trình sang định dạng video giúp việc chia sẻ dễ dàng PowerPoint cho phép xuất định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác từ video cho loại thiết bị di động video có độ phân giải cao Hình Xuất thuyết trình sang video  Tích hợp sẵn tính chuyển sang định dạng PDF/XPS Từ phiên Office 2007 hỗ trợ tính xuất thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS Tuy nhiên tính tùy chọn người dùng phải tải thêm gói cài đặt cài váo máy Phiên Office 2010 tích hợp sẵn tính chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS Hình Tích hợp sẵn tính xuất thuyết trình sang PDF/XPS • Chụp ảnh hình Đây tính hay thú vị, giúp chụp Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 hình ảnh có hình đưa vào thuyết trình nhanh chóng tiện lợi Hình Nút lệnh Screenshot • Xóa phần khơng cần thiết hình Một tính bổ sung vào PowerPoint 2010 cho phép loại bỏ hình chương trình • Nhiều hiệu ứng chuyển slide PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt hiệu ứng 3-D đẹp mắt sinh động Hình Hiệu ứng chuyển slide 3-D • Sao chép hiệu ứng Việc áp dụng hiệu ứng cho đối tượng slide PowerPoint 2010 nhanh nhiều nhờ cơng cụ chép hiệu ứng Animation Painter • Biến trỏ chuột thành trỏ laser Khi muốn nhấn mạnh nội dung trình bày slide, biến trỏ chuột thành trỏ laser cách giữ phím Ctrl nhấp trái chuột chế độ Slide Show Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Con trỏ Laser Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 • Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đơi chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows đường dẫn truy cập đến chương trình giống Các bước khởi động sau: Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start Chọn All Programs Chọn Microsoft Office Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010 • Thốt PowerPoint Để chương trình PowerPoint làm theo cách sau: Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải PowerPoint, Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Khi có thay đổi nội dung thuyết trình mà bạn chưa lưu lại PowerPoint hộp thoại nhắc nhở bạn Hộp thoại nhắc nhở có số tùy chọn sau: - Chọn Save: lưu lại tha đổi trước thoát PowerPoint - Chọn Don’t Save: thoát PowerPoint mà không lưu lại thay đổi - Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Hộp thoại nhắc nhở khỏi PowerPoint mà chưa lưu Hình 10 Giao diện chương trình PowerPoint 2010 Tìm hiểu thành phần cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint Giao diện PowerPoint 2010 khơng có nhiều thay đổi so với phiên 2007 Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau:  Thanh tiêu đề (Title bar):Thể tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hành Nếu cửa sổ chưa tồn hình ta dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ  Ribbon: Chức Ribbon kết hợp thực đơn cơng cụ, trình bày ngăn (tab) chứa nút danh sách lệnh  Quick Access Toolbar: Chứa lệnh tắt lệnh thơng dụng nhất.Bạn thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng  Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng Taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng  Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sổ lại, cửa sổ chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sổ thành tồn hình Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010  Nút Close: Đóng ứng dụng lại Bạn nhận thông báo lưu lại thay đổi trình diễ n  Khu vực soạn thảo trình diễn: Hiển thị slide hành  Ngăn Slides: Hiển thị danh sách slide có thuyết trình  Ngăn Outline: Hiển thị dàn thuyết trình  Thanh trạng thái Status bar : Báo cáo thơng tin trình diễn cung cấp nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo  Ribbon Ribbon tổ chức thành nhiều ngăn theo chức trình xây dựng thuyết trình Trong ngăn lệnh lại tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu dễ sử dụng chức chương trình  File:Mở thực đơn File từ ta truy cập lệnh mở (open), lưu (save), in(print), tạo (new) chia sẻ thuyết trình  Home: Chứa nút lệnh thường xuyên sử dụng trình soạn thảo Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 thuyết trình lệnh chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình lệnh tìm kiếm, thay thế…  Insert: Thực lệnh chèn, thêm đối tượng mà PowePoint hỗ trợ bảng bieeyr, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… Hình 13 Ngăn Insert  Design:Thực lệnh dịnh dạng kích cỡ chiều hướng slide, hadout, áp dụng mẫu định dạng kiểu hình cho slide Hình 14 Ngăn Design  Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành ngăn Ribbon giúp áp dụng thiết lập thơng số cho hiệu ứng chuyển slide nhánh chóng thuận lợi Ngồi ra, xem trước hiệu ứng chuyển slide chế độ soạn thảo Hình 15 Ngăn Transitions  Animations: Danh mục hiệu ứng áp dụng cho đối tượng slide, chép hiệu ứng đối tượng, thiết lập thời gian kiện cho hiệu ứng Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình 16 Ngăn Animations  Slide Show: Chuẩn bị thiết lập cho thuyết trình trước trình diễn, tùy biến mặt nội dung thuyết trình tình báo cáo, broadcast thuyết trình cho khán giả theo dõi từ xa thiết lập thơng số cho hình hiển thị trình diễn Hình 17 Ngăn Slide Show  Review: Ghi cho slide thuyết trình, so sánh trộn nội dung thuyết trình cơng cụ kiểm tra lỗi tả Hình 18 Ngăn Review  View: Chuyển đổi qua lại chế độ hiển thị, cho hiển thị ẩn thước, đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi chế độ màu hiển thị, xếp cửa sổ, Hình 19 Ngăn View  Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở ngăn nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer Hình 20 Ngăn Developer  Add-Ins: Ngăn xuất cài đặt thêm tiện ích cho PowerPoint Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình 21 Ngăn Add-Ins Thay đổi kiểu hiển thị cửa sổ chương trình PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị nhóm Presentation Views dùng q trình sọan thảo nhóm Master Views dùng trình thiết kế slide Normal Slide Show Slide Sorter Reading View Hình 22 Các kiểu hiển thị cửa sổ làm việc  Nhóm Presentation Views có kiểu hiển thị sau: • Normal: Chế độ dùng nhiều q trình biên soạn thuyết trình • Slide Sorter: Chế độ giúp xem tổng thể trình diễn, bố cục, trình tự slide thuyết trình • Notes Page: Chế độ giúp ta thêm ghi o slide ghi khơng hiển thị trình chiếu • Reading View: Xem trước thuyết trình giao diện soạn thảo Muốn chuyển qua lại chế độ hiển thị vào ngăn View Ribbon, sau chọn kiểu hiển thị mong muốn chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc bên phải trang thái Dưới minh họa kiểu hiển thị: Page 10 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình 23 Các kiểu hiển thị  Nhóm Master Views • Slide Master: Lưu trữ thơng tin thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục, … cho slide • Handout Master: Thiết lập thông số cho trang in handout chiều handout, chiều slide bố trí handout, số slide trang in, xếp vị trí header, footer, hộp hiển thị ngày tháng số trang handout,… • Notes Master: Thiết lập thông số cho trang in kèm thông tin ghi slide tương tự handout  Slide Show Ngồi hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint cịn kiểu hiển thị sử dụng trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide xuất theo thứ tự sếp thuyết trình Page 11 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Phím tắt: Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hành Tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT) Ta thêm nhanh nút lệnh tích hợp sẵn cho QAT cách kích chuột trái vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) QAT Sau đó, bạn chọn bỏ chọn nút lệnh cho ẩn QAT Hình 24 Thêm bớt nhanh nút lệnh QAT Chúng ta thêm nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau: Chọn nút Office | Options Hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái Chọn nhóm lệnh từ hộp Choose commands from … Sau đó, bạn chọn nút lệnh từ hộp bên nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải Nếu bạn muốn bỏ nút lệnh khỏi QAT chọn từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải nhấn nút Remove Để trả QAT trạng thái mặc định nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick Access Toolbar Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon QAT xuất bên Ribbon Để hoàn tất việc tùy biến QAT nhấn nút OK Page 12 Hình 25 Tùy biến QAT Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc Bạn phóng to thu nhỏ vùng soạn thảo cửa sổ PowerPoint 2010 cách sử dụng Zoom trạng thái dùng hộp thoại Zoom Bạn phóng to thu nhỏ vùng làm việc khoảng từ 10% đến 400% Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có vùng làm việc tốt Điều chỉnh vùng làm việc vừa vặn theo cửa Mở hộp Zoom sổ hành Tỷ lệ hành Thu nhỏ Phóng to Hình 26 Hộp thọai Zoom Zoom trạng thái Để gọi hộp thoại Zoom bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom Cách nhanh bạn nhấp chuột vào nút số phần trăm trạng thái nhấn tổ hợp phím Thanh thước ngang dọc Các thước ngang dọc giúp việc bố trí thành phần slide xác Bạn vào chọn ngăn View Ribbon, sau chọn Rulers nhóm Show Thanh thước ngang Thanh thước dọc Hình 27 Thanh thước dọc ngang Thanh thước ngang dọc có kiểu hiển thị Normal Notes Page đơn vị tính thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings Control Panel Windows Bạn tắt bớt thước dọc cách vào File | Options | chọn Advance | tìm đến mục Display | bỏ chọn Show vertical ruler Xem thuyết trình chế độ màu sắc khác Khi soạn thảo thuyết trình, thường soạn thảo chế độ đầy đủ màu (Color View) Tuy nhiên, bạn nên kiêm tra thuyết trình hình chế xem đen/ trắng (Black and White) tông màu xám (Grayscale) trước bạn muốn in giấy máy in trắng đen Để chuyển đổi qua lại chế độ màu hiên thị, bạn nhấp chuột vào ngăn View | nhóm Color/ Grayscale | chọn kiểu hiển thị Color, Grayscale Black and White Hình 28 Các tùy chọn kiểu hiển thị Grayscale Sau kiểm tra thuyết trình chế độ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để hình trở chế độ đầy đủ màu sắc Các tùy chọn kiểu màu Black and White Grayscale không làm ảnh hưởng đến màu sắc có slide mà chúng có tác dụng in giấy chế độ Black and White Grayscale Hình 29 Slide xem chế độ Black with White Fill Xem thuyết trình nhiều cửa sổ Tính xem thuyết trình nhiều cửa sổ hữu ích muốn tham khảo, chép, so sánh,… thông tin slide khác biên soạn nội dung cho slide Để mở thêm cửa sổ cho thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window Hình 30 Xem thuyết trình nhiều cửa sổ Mỗi cửa sổ hiển thị đánh số phía sau tên thuyết trình tựa đề cửa sổ PowerPoint 10 Sắp xếp cửa sổ Khi bạn mở nhiều cửa sổ lúc cách nhân mở nhiều tập tin PowerPoint, bạn dùng chức xếp cửa sổ dễ dàng việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, so sánh nội dung thuyết trình Có hai kiểu xếp cửa sổ sau:  Kiểu Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All Các cửa sổ dàn hình khơng bị chồng lên  Kiểu Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade Các cửa sổ xếp theo cách xếp chồng lên nhau, cửa sổ thấy tựa đề Hình 31 Sắp xếp cửa sổ theo kiểu Arrange All Cascade Các lệnh xếp khơng có tác dụng cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm Taskbar Windows 11 Chuyển đổi qua lại cửa sổ Bạn chuyển đổi qua lại cửa sổ làm việc PowerPoint cách vào ngăn View | nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn tên tập tin PowerPoint cần xem Hình 32 Chuyển đổi qua lại cửa sổ ... Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Con trỏ Laser Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 • Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến... hủy lệnh thoát PowerPoint Page Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Hộp thoại nhắc nhở khỏi PowerPoint mà chưa lưu Hình 10 Giao diện chương trình PowerPoint 2010 Tìm hiểu thành...Hướng dẫn sử dụng phần mềm Micosoft PowerPoint 2010 Hình Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show • Nhúng, hiệu chỉnh xem video thuyết trình Trong phiên PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh đa phương